主題 - 數位遊牧 Digital Nomad

个人管理

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5分钟的晨间待办清单整理，从混乱到掌控的生产力习惯

当一天事情很多很乱时，两个小动作，可以帮助自己获得更有掌控力的一天。第一个小动作是：每天早上花个 5 分钟回看一下待办清单，确认今天的重心，帮助自己减少混乱中的失误，在繁忙中掌握关键，并且懂得取舍，知道如何停止。（延伸参考：8 种待办列表方法指南，从 GTD 到子弹笔记，选择适合你的更有用）第二个小动作是：一边处理事情，一边把各种意外行动记录到待办列表，让自己可以随时回顾在忙什么，即使乱中也有序，避免空忙。以免一天最后结束时，忘了自己做了什么重要行动。（延伸参考：用写「间歇式日记」取代规划待办清单，不会再写了一堆却做不到）在大多数时候，我们通常认为待办清单与时间管理息息相关，似乎是为了计划的制定与准时、准确执行。但基于我多年来使用待办清单的经验，我发现它的真正价值其实在两个方面：第一，它帮助我们能够安心地推进每天的工作。第二，它让我们在一天结束时，能够清晰地知道自己完成了哪些事情。或许这才是待办清单对大多数人来说最重要的功能。所以，上面提到的两个小策略，其实目的不仅是进行时间管理的规划，而是让我们在每天开始之前，清楚地知道今天可以做些什么。并在每天结束时，让我们能够安心地回顾自己所完成的事情。这样做能够帮助我们在忙碌且复杂的日子中，至少有一个更清晰的方向。（延伸参考：设计好下班后待办清单， 5 个常忽略却重要的技巧）每一回看待办清单，都是在强化目标比如说，每天早上调整待办清单，面对一长串待完成的事务，我会首先筛选出与「长期目标」最为相关的任务。这是确定待办清单优先级中最有效的策略。当我发现今天需要完成的任务过于繁多，而我不可能全部处理完成时，我会选择那些与我的长期目标最为相关的任务来优先处理。这个动作虽然简单，但却也「最有效益」：长期目标累积出来的价值是最大的，先投资长期目标，回报最大。长期目标的意外往往更难处理，降低长期目标的风险，回报最大。而这些回报，往往也足以抵销自己可能舍弃的那些次要任务。在执行待办清单的过程中，无论是纪录自己当下的行动，或是要新增未完成任务时，我们也可以从长期目标的角度出发，思考哪些真正与长期目标相关，优先处理它们，或是思考如何往目标的方向前进，而不只是纪录上去一件事情而已。对于那些与目标无关的待办事项，我可能会选择在今天的清单中先不予考虑，这种针对目标的调整和纪录，是我在管理待办清单时，用来强化目标导向行动的具体做法。延伸阅读，目标化待办列表的具体格式：比较持续 5 年的列每周行动清单习惯，复盘我的待办列表笔记技巧（图／Esor 提供）每一回看待办清单，都要决定下一步行动当我决定将与大目标相关的某个任务加入待办列表时，（无论是早晨的待办清单调整，或是随时的待办列表记录）我会进一步思考当下能立即采取的下一步行动是什么。放在每日待办清单上的，应该是我今天真正能够完成的具体下一步行动，而不是那些抽象的项目或任务名称。比如，今天突然多了一个必须完成的报告，这份报告与我今年上半年的一个大项目密切相关，但「制作报告」这个任务，我今天具体能采取的下一步行动是什么呢？可能我的下一步行动会是：从我的笔记系统中找出与报告相关的信息，并快速归纳出一份报告大纲。这就是一个具体可行的下一步行动，我会将这样的行动写入待办清单，而不是仅仅写上「制作报告」。具体的下一步行动能够让我们明确知道在每个空档时间应该做些什么，而泛泛的任务描述则会使待办清单变得难以实施。延伸阅读，拆解下一步行动的技巧：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤（图／Esor 提供）整理待办清单的目的是决定可行性前两步骤其实对我在整理早上的待办列表，以及在执行任务的同时记录代办列表这过程中，都补足了一个时间管理的关键细节，那就是「可行性」。我们经常会制定一些不切实际的计划，结果往往只会导致无止境的拖延，只有真正可行的清单，才能成为今日完成有效任务的强大工具。当今天突然多了一些临时会议，使得可用时间变得更加紧张时，从强化目标的角度出发，我会更清楚地知道哪些次要的任务可以放弃，而专注于与最大目标相关的关键任务。当我明确下一步的具体行动时，我就会了解到在有限的时间内，或许无法完成整个重要任务，但至少能推进任务的几个步骤，实现百分之四五十的进度也是很棒的。这种方法让我们在时间被不断压缩、分割、占用的过程中，不会完全放弃待办清单，仍能逐步有效前进。只有真正具备可行性的代办清单，才不会变成增加压力和挫折感的清单，反而帮助我们避免更容易陷入拖延的困境。延伸阅读：时间管理Q&A：从安排行动到引诱行动，5种设计不强迫计划技巧好的待办清单，可以得到休息平衡结合上述小技巧，实际上能够帮我们在每日的时间管理过程中找到更适当的休息时机，也让我们明白何时可以放下心头大石，无需再担忧。（延伸思考：设计「停战领域」与「行动边界」，我建立健康时间管理的小秘诀）往往我们列出的待办清单，可能因各种原因而没有进展，即使到了晚上，我们可能仍处于一种焦虑的状态。但若我们在执行任务的同时记录下自己的行动，就更容易感觉到自己确实完成了一些事情，这样我们便有了更多安心休息的空间。有时，我们的一天真的会因为各种临时的意外、不可预期的杂事、突发状况而被打乱，但如果我们每天早上先确认当日的重点目标及可采取的下一步行动，就能利用日间的零星空档，逐步推动这些小步骤。即便一天被打乱且零散，至少我们知道自己的重要目标仍然在进展，这让我们更容易对自己说，可以停下来休息一下，准备迎接明天的挑战。春节假期后，我们又要面对更多零散繁杂的工作流程和生活任务。这篇文章分享的两个简单实用的待办清单技巧：第一是每天早上调整目标化的待办列表。第二是在执行中记录行动。这可能无法让我们的工作生活完全井然有序，那是不现实的。但在混乱中至少让我们知道自己在做什么、向何处推进，找到一种更安心的时间管理方式，并懂得适时休息，这才是最为关键的。 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 6, 2024

Joe的时间管理术｜以遗忘为前提的管理术

以遗忘为前提的管理？有人看了这标题或许会觉得很奇怪，但我自己一开始会想做时间管理的原因还真的是「为了遗忘」。后来开始看一些时间管理的书籍，才发现很多大师也反复强调这个要点。这样讲或许有点往自己脸上贴金，但看来世界上的道理总是殊途同归；大家不管用甚么起点出发，最后总会在某个类似的点上靠拢。但，甚么叫做「以遗忘为前提」呢？在我自己还没有一个有系统的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被记得」。比方说「明天要交力学实验的报告」、「后天工程数学有个小考」、「星期四要准备测量学的笔记」、「此外还要买下礼拜程序课程的课本」等。像有时候去 Mall 买东西，到了店里却又突然想不起来要买甚么。等回家才懊恼的想起来说，「啊，刚刚忘了买电池。」我想，这种经验对很多人而言并不陌生。我们随时，无论是工作或是人生，都有很多的「待办事项」。但要把这些事情都记得，几乎是不可能的。可是不记得，事情就会落东落西的。到了课堂，发现报告没写；到了公司，才想起来客户要的东西昨天忘了寄；到了情人节，才想起来礼物忘了买；回到家，才发现刚刚超市忘了带牛奶。所以我自己在学生时代，总觉得上学很辛苦。因为每天都得战战兢兢的，要努力记得所有该做与要做的事情。去一个地方要想我来这里是要干嘛、有没有甚么东西没带？离开一个地方担心有甚么漏了或忘了做？睡前总觉得有甚么事情没做，醒来又得要聚精去思考今天得干嘛。在这种常态紧张下，反而很难专心的做事情。等到开始上班时，发现要记忆的东西变更多。当时就很忧虑，想说若是持续让自己处在紧绷的状态下，可不是没办法把任何事情做好了？也刚巧，那时候开始有 PDA 出现。我也就开始尝试使用这类工具来管理我的人生，自己第一台 PDA 还是黑白 WinCE 的接口(记得是大众出的)。当然，后来又经历了一些变革，变成我目前跟大家分享：一半用万用手册，一半用电子工具的方法。但无论如何，我要说的是，我在开始使用工具后，发现一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出来，放在一个「待办事项」的 pool 中，我就可以安心的把这些事情「暂时忘掉」。但我又不用担心事情最后会真正被忘记，因为我若要查都可以在这 pool 中找出来。我就可以先忘掉那些事情，安心专注的处理目前手上的事情。等手上的事情告一段落后，我再到我的「待办事项」 pool 中，把其他还没做的事情找出来。这样我既可以专心做一件事不用担心其他工作会漏掉，也不用随时惶惶恐恐的害怕自己忘记甚么。把东西写下，然后遗忘它；反而就能确保所有事情都不被忘记。所以，要想专注的好好把事情做好，就该建立一个「待办事项」的仓库。至于执行流程上首先，你该把要完成甚么转换成条列式的 Check List。对我而言，这些 Check List 大部分时候，其实就是一项一项的工作。有些工作你可以很快设定何时要完成，有些工作则只是一个提醒，甚至于是对未来的规划。再来，我会把这些无论何时想到的工作、不管是工作中、乘车时、出外看到甚么好 Idea 时，都立刻记录并存在我的 Task Pool 中。我会把所有想到的工作都先分门别类的加入「待办清单」中。在计算机边，就用 Web 平台加入。那工作加入同时，我也可以给一个预估要完成的时间。 (指定时间、重复与否、标签、以及地点) 系统就会根据设定的 Due Date 列出工作清单，甚至在时间点提醒我。而待办事项这东西比 Calendar 方便之处，在于你不去勾选「完成」它就会一直留在 pool 中。但 Calendar 工具（如 Google Calendar）虽然也会提醒，但若你当下没办法去处理，之后它就不会再提醒了。有时候明明一整天排了三五样工作，可是刚巧那天有突发状况你忙着开会解决，等第二天那些通知也就不会出现了。这也是为何我工作不用 Calendar 而用待办事项工具的原因。然后我每天会几个时间去检视我的工作 pool。比方说早上乘车时，或是中午吃饭后，看看今天有哪些事情该处理，并安排一个时间；若今天太忙，有些事情需要推延、则改变成新的完成时间。所以，在透过这样的模式下，我就不用再刻意记得工作以及 due date 了。我只需要把所有需要的工作键入我的 Task Pool 中，再定时来整理与规划，就能确保重要事项都会被妥善关注。心力也就能完全放在目前的工作上了。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

在新加坡当产品经理，英文要多好？会用到英文的场合有哪些？

这篇想来聊聊在海外工作时，会用到英文的场合、情境与准备方式；如果是想出国工作的人，或许也可以依此确认自己需要加强的目标与范围。虽说坊间有很多英文检定，比如台湾有多益、美国多半用托福、欧洲用雅思，但只要是考试，都有一些「偷吃步」或准备方向，最后就衍伸出各种题库、口说模板、写作必备佳句等，而这些内容能否应用到真实的工作或生活环境，反而就不一定了。所以，真正的英文能力难以用考试分数衡量，且随着工作领域和职能不同，需要具备的字汇量、表达方式也有所差异，这篇文章只能依照我自己作为产品经理（Product Manager）、坐标新加坡的经验来分享。以下依照时间轴一一细说。 Step 1：找工作＆准备面试在真正开始到海外工作前，其实有超～～～多关卡要准备，第一个就是得先找工作。而找工作其实还有分写履历、写求职信、面试等，但因为前两者涉及很多专业，之前已写过中文版的：菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得菜鸟产品经理来去新加坡（上）：海外求职 — — 准备篇菜鸟产品经理来去新加坡（下）：海外求职 — — 面试篇菜鸟 PM（产品经理）的 70 道面试考前猜题菜鸟产品经理的求职路：2020 年，我没录取的那两场面试一封好的求职信，让你在用人主管的履历海中脱颖而出以上这些可以稍微参考。但我毕竟不是英文母语者，也不是写英文履历和求职信的高手，这边就不献丑了。写好履历和求职信后，就可以开始筛选自己想投的公司了。在这个过程中，最需要的就是英文阅读能力，包括：工作内容、公司简介公司新闻公司评价、面试心得：可以参考 Glassdoor。最近朋友推了 Teamblind，也是类似服务。未来同事：LinkedIn Step 2：面试时投递履历后，如果拿到面试机会，接下来就是英文听说读写并重的考验了，主要分为：阅读＆写作：面试过程中的书信往来虽说这部分都是「非实时沟通」，收到讯息后，不用马上做出反应，但「书到用时方恨少」大概就是这种感觉，想当初只要一有问题想回信问人资或面试官，对于每个英文句子都要字斟句酌，很怕自己问得不够清楚、文法用错、口吻不够专业等。听力＆口说：面试这当然就是最紧张的一关了，毕竟整个找工作的流程中，这算是定生死的唯一指标了。之前也写过一些准备英文面试的心得，网址已在上段列出，这边不赘述。 Step 3：正式录取前如果顺利拿到口头 offer，或者即将要被录取的话，通常还会有一个「薪资谈判」的过程，有时候是人资在面试中直接询问，有些则是透过 email 正式沟通。之前面试时，人资在第一关的结尾时，就直接询问薪资期待，当下因为还不确定是否会录取，也还没有深入研究薪资水平，我就回复：「毕竟接下来还有其他面试关卡，而且我也需要时间了解当地物价水平，所以希望之后再来讨论薪资。」人资也同意了，所以就没有马上给出数字。不过，之前在台湾时也碰过一些比较坚持的人资，无论如何就是希望当下在电话或面试中给出一个数字。如果碰到这种，也就只能先给一个区间了，不过会建议大家：那个区间的最小值也要是自己可以心甘情愿接受的数字，不要太期待公司会直接同意区间的中上值。举个简单的例子，比如现职薪水是 $30,000，期待跳槽后可以涨到 $36,000，那给区间时就直接说 $36,000-$40,000；但当然也可以用其他福利代替薪资，比如股票、假期、职等、弹性工时等。至于如何用英文谈判薪资，可以参考这篇。 Step 4：到职前再来若收到正式的纸本 offer，也就等于要阅读无尽的英文文件……光是合约就超过 40 页 A4，另外也要填写无尽的英文文件，比如申请签证、申请入境、申请健检、安排筛检等。不过因为这些过程都是书信往来，若有看不懂的字都还有时间查字典，所以整体来说，不至于太过困难，就只是花时间而已。 Step 5：终于真正上工最后，历经重重关卡，终于上工了……殊不知这才是真正的考验。坦白说，在经历过英文面试后，当下对于自己的英文能力还算是稍有信心，毕竟至少面试官问的问题都听得懂，也答得出来，且从对方的反应与结果来看，回答的内容应该也还可以。然而，真正抵达新加坡国土后，即使已经待了半年，我也无法说自己能 100% 应付生活与工作中遇到的英文场景。阅读对「典型」的台湾人来说，最在行的应该就是英文阅读，毕竟从小就背了很多单字跟文法，所以公司内部有再多英文 email、文件与公告，通常都难不倒人；真的遇到生字，也还能查字典。写作再来次简单的应该是写作。即使英文再破、文法有错误，但毕竟新加坡公司本来就充满各种非母语人士，所以通常只要意思无误，大家都算是能正常沟通。会需要写英文的地方就是内部通讯软件或 email，作为 PM 的话，还需要写 PRD、开票、写数据分析报告，但其实因为应用领域很明确（就是产品管理与规格确立），所以会用到的单字就是那些，若真的写不清楚，也能搭配图解。听力＆口说大魔王当然就是「英文听力」与「英文口说」。最需要用到听说的场合包含但不限于：产品功能 kick-off、内部 sharing（组内成员轮流分享某个专业知识）、weekly stand-up（每周进度同步的例会）、demo（时不时需要跟各个 stakeholder 或在各种团体会议介绍产品功能）。之所以说这是大魔王，一是因为这都是需要「同步沟通」的场合，一旦对方发问，就是得马上做出反应；二是面试有考古题，这些会议可没有。即使会议是在讨论 A 主题，同事仍有可能天外飞来一笔，或者突然要确认某个原本以为无关联的事情，所以要事先准备也很困难。常用的偷吃步上面依照时间轴先后，细数了在海外工作会用到英文的各种工作场合，接下来就野人献曝一下，分享自己常用的偷吃步与心态调整方式。阅读这部分通常是相对简单的，毕竟现在有 Google 翻译，甚至能将整个网页直接英翻中。若想提升阅读速度，「多看」则是不二法门。不管是看新闻、看 Medium 文章，还是看公司内部的产品文件，第一步一定是先扫描，先看看整篇文章的排版、有没有副标题或段落标题，有的话，就能先掌握这篇文章的重点分布，不用很老实地从头读到尾。此外，虽说看不懂的就拿去 Google，但重要的是学会怎么用、怎么念。许多人应该常碰到一个窘境：阅读、写作都能写出或认得某个字，但某天听到这个字时，却无法反应过来；或者自己想说这个字时，却不知道怎么发音。另一个情况是，先以中文举例：常有人把「吸吮」讲成「西陨」（这个字念「ㄕㄨㄣˇ」）、「兑换」讲成「月幻」（这个字念ㄉㄨㄟˋ），英文当然也有这个状况，或多或少会有人重音放错、自行省略某几个音节或尾音，或者甚至完全念错，这都会造成对方的理解困难，所以：重要的不只看懂、能写出这个英文字，还得认识这个字的声音。写作正式写作通常会讲求文法与拼字正确、内容简洁有力，但现在人很少写字了，都用数字沟通居多，导致很多单字可能看得懂，但无法靠自己拼出来，加上工作的场合可能只是透过实时通讯软件，而非正式书信，所以大家对于文法和拼字可能也没那么讲究。不过「内容简洁有力」在工作上就是非常、非常、非常必备的技能，尤其 PM 一天要跟超多人沟通，如果花太多时间拟稿打字，工作效率一定会被质疑。刚上工时，我花了超多时间在斟酌字句：这样写够清楚吗？有办法更直白简单吗？有没有漏掉什么人事时地物？经过一番整理后，现在通常会用这样的方式跟内部沟通：先 tag 需要看到这则讯息的人注明 tag 他们的理由＆需要他们采取什么动作（call to action）比如：plz check it and let me know if you have any questions by tmr 5pm 或者：just FYI. NO action required 列点说明，不要把内容都塞在一个段落要改动产品规格，我会直接写： now: no button change: add an ‘Edit’ button 或者 current: text is black-colored proposal: change black into white (#FFFFFF) 也可以用一些简写缩小篇幅，最常见的就是 FYI (For Your Information，供你参考 / 知会你一声) 或 FYR (For Your Reference，供你参考 / 知会你一声)、ASAP (As Soon As Possible，越快越好)、u (you)、w (with)。另外看过的还有 nvm (never mind)、mtg (meeting)、cob (close of business，下班前)。口说练习即使上工已半年，比起刚开始，多少比较习惯说英文了，但直到现在，每场要讲英文的会议之前，我仍会从头到尾把要讲的内容说一次，主要是确认自己能（尽量）流利表达要讲的内容，并且确认其中没有不太会发音的字。计时如果是时间较紧的会议，也会在练习时用手机计时，可藉此确认自己会讲多长的时间，以便控时。列点每次说话前，一定要先整理自己要讲什么，列点写下主要的内容！其实这与语言无关，而是在工作场合都很适合这么做，主要是让自己说话更有条理，对方若要响应时，也可以很清楚地说「我想问一下刚刚第二点说的……」，毕竟无效、杂乱或冗长的沟通只是拖垮团队进度。听力在分享撇步时，想先提一下心态的部分：不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，反而可以先回想讲中文时，是不是总会有那么一两个口齿不清或逻辑跳跃的朋友或同事呢？这情况不分语言或国籍，在英文的工作场合也会有。有时无关口音，而是有些同事讲的东西就是很难听懂。如果当下还搞不清楚是听力程度问题，还是对方表达能力的问题，建议可以先观察大家反应，如果自己不是唯一，内心可能会安慰一点，至少不会产生太多自我质疑；然而，如果只有自己听不懂，就该去找解法了……。在找解法时，也请不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，再回到中文语境，即使作为中文母语者，听完对方说了一段中文后，自己真的能一字不漏地复述并且确保每个字都听得一清二楚吗？即使自己没有每个字都听懂，但仍无碍理解、仍能掌握意思，对吧？既然如此，面对英文时也一样，不需要求自己 100% 听懂，更重要的是知道对方想表达的重点是什么、自己是否有掌握到人事时地物等关键讯息，至于一些介系词、修饰用的副词等，听不懂或完全碰到生字，通常不会太过严重。最后，想提升英文程度，还是得在这个环境里，才能不断进步。即使现在人在新加坡，但因为疫情，已远程了大半年，生活娱乐少、外食少、人也不在办公室里，社交机会极少的情况下，我和其他朋友都觉得自己的口说能力退步不少，甚至不少是英文，连要用中文讲话都会显得支离破碎，因为这段期间的输入（听到中文）和输出（开口说中文）都大幅减低……。总之，最重要的还是得帮自己塑造英文环境，这个可参考先前的文章〈菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得〉。 -- 本文转贴自：MH（原文标题：想出国工作，英文到底要有多好？会用到英文的场合有哪些？）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

在线会议如同摸黑吃饭？远程会议必备 3 关键，成功打造高效会议

摸黑吃饭是什么感觉？伸手不见五指，少了视觉的辅助，我们的判断力开始下降，完完全全只能仰赖服务人员的引导，手脚并用小心翼翼地坐上了椅子，上菜后，依旧是战战兢兢地摸来摸去，深怕弄翻了碗盘，对于入口的食物更是感到不安，就连与他人的对话也相对变得被动，其实这样的无光体验在职场上并不少见，不就正好像在线会议吗？在线会议往往与会者沉默，要不来回重复厘清任务内容，整个沟通过程彷佛摸黑进行。在远程沟通的情境下，没有视觉辅助，声音成了唯一的引导，没有额外台词的鼓励，人和人之间很难掌握互动的节奏。隔着屏幕看不到表情和肢体语言，对于别人究竟在想些什么，是因为听不懂而皱眉、频点头表示认同、还是眉毛一高一低觉得怀疑等完全不得而知，更糟的是主讲者自说自话，怕尴尬开始疯狂塞话，整场会议的沟通成效就差强人意了。再加上比起传统面对面会议，在线会议的进行实在很难快狠准。多数用户为了不被视讯带宽影响，又或者个性害羞，许多参与者不会开启镜头，往往按下静音键后就开始「多任务」，回个 Email 或 line ，甚至滑起脸书或 IG 、又或者一边开会一边打扫，洗碗扫地、帮小孩换尿布等等。于是主持人确认问题时没人反应，直到听到自己的名字或指派任务时，分心的人们才急急忙忙回头厘清任务或目标，搞得大伙又得花更多时间重新确认，拖延了整场会议时间… 无论是会议主持人，亦或是希望会议可以准时结束的参与者，我们都希望会议进行能兼顾效率和效益。那么，撇开不可控因素（例如：人），又有哪些观念和技巧是可以由我们「主动」去掌握，促进在线会议进行更加顺畅呢？会议前先做好「心理」和「技术」的准备，与会者的期待管理不能不做为了让会议当天更「有效率」和「有效益」地进行，主持人在开会前要先针对以下内容，透过信件、电话、口头等适合的管道，「先」做好所有与会者的「期待管理」，包含：会议日期会议时间会议主持人会议与会者及各自角色（例：主席、会议记录者、议题解说员、决策者等）会议目的及预计产出（例：方案抉择确认、向上提案方向、价格策略、营销计划的具体时程）会前准备（例：各单位要确认目前调查的最新数据、竞品分析、与厂商沟通的成果、长官对决策的喜好倾向、产品目前状况）议题相关辅助资料（例：报告、图文件、系统、信件、网页）就像进入无光餐厅前，服务人员「搞刚（台语：费工）」地「预告」我们即将会发生的事，以及该有的「心理准备」：像是当时店员说「稍后请您抓好我的手臂，慢慢向前走即可。」以及「稍后餐点上桌后，服务人员会跟各位告知，桌上也都已放好叉子，若不小心弄掉，只要举手就可以，我们都有戴夜视镜，能马上过去协助您。」像这样帮客人做好「心理」和「技术」的准备，自然会让人放心不少，而能尽情体会过程。同理可证，一场远程会议要有效，主持人务必要在所有人上线前，让每个人知道会议进行的相关细节，尤其是会议的「预计产出」，在沟通条件的局限下，比起告诉大家之所以要开会是「希望可以找到副总能接受的营销方案」，不如具体说明「在下周 30 分钟的会议内，要找出能在下一季以预算 300 万内进行的 3 项方案，供副总在本季结束前做最后裁策。」会议中时刻紧盯会议进程，就像导演一样，确保剧情顺畅推动那次无光餐厅吃饭的体验虽然觉得很有趣，不过也觉得很「空虚」，对于自己到底吃了什么真的是个大问号，「是猪肉吗？我怎么觉得是鱼？他们给我们的菜是一样的吗？」，只知道东西有下肚，但无法和友人分享东西好吃与否，整个过程累积的就是一堆问号……。然而在线会议的过程也是如此，当所有人的认知完全不同步，即使发布同一个消息，每个与会者听到和感觉到的都不太一样，若没有在中间做好「引导」，加上众多分心的事物下，彻底影响会议进行的效率和效益。因此身为会议主持人，在过程中有 3 个关键事要做：让所有与会者「看得到」讨论中及最终结论，有「画面」地推动进程虽然在线会议看不到彼此表情的微讯息，但至少要「看到」会议究竟在讨论什么，所以主持人可以事先寄送像是 Google doc 的连结，让与会者有地方可以共笔记录彼此的观点及共识，有画面地推动讨论，白纸黑字写下来，完全没有误会的空间，同时也能知道目前讨论的进度和结果。针对 5 方向，全程时刻提醒，让车一直在轨道上提醒「时间」：有限时间内，讨论要具体、想法要落地在远程的情境下，主持人必须把大家就当作瞎子一样，去思考一群看不到彼此的人，要如何知道此时此刻发生什么事、以及要预期什么，除了一开始就要提醒会议要花多少时间外，还必须在讨论过程中，随时提醒还剩多少时间，时间若非常充足，要让与会者知道大家可以放心脑力激荡，但若时间有限，则必须强调讨论要具体、想法要落地。你可以这样引导与会者：「接下请 Jack 针对 300 万的操作来简单说明」「目前这个议题还有 10 分钟可以讨论」「至于副总的决策倾向，稍后将请 Andy 做进一步解释」提醒「开会目的和目标」：做好把关，避免无效的对话例如早知道产品预计推出的时程，那么提出相关能执行的做法，配套的营销措施要能相互配合，就像下一季要推出跟下一年度要推出产品，时间条件不同，提案内容就会有很大的差异。在与会者脱离此次开会的目的时，你可以试图这样提醒：「Sam，你这个提议很好，不过我们今天开会的目的是找出在下一季立刻推出的做法，所以请先限缩在最快时间内能提供的做法」提醒「角色和产出」：直接点名各项议题的讨论参与者，迅速集中注意力主持人除了在会前通知各项议题的讲者外，也要在会议过程中「直接点名」哪些人，在哪个议题的讨论上需要更多的投入。例如在开口请PM 介绍下一年度的 product roadmap 时，同时也提醒业务或研发单位，稍后等 PM 讲完会需要发言给予相关回馈、或提供各部门的意见等。如此一来，就能迅速集中大家的注意力，避免出现恍神、不知要给什么意见的窘境。当与会者有了「明确的任务」后，「预期」自己稍后得给予讲者回馈，自然提高注意力。你可以详细地说明交代：「接下来换 Nolan 说明最新的 product roadmap ，等 Nolan 说完后，再请 Mary 和 Lora 直接以业务和研发单位的角度给予反馈，务必确保在今日会议结束前，让三方都有共识，以便下周跟副总提案说明」不只综观大局，更要成为各项议题讲者间的桥梁另外，针对每个项目发言的「讲者」，主持人也需要特别做好「控场」。远程会议全程只靠声音在沟通，若声音本质不好，音量不够、音调过低、语速过快、音质沙哑等，很容易让与会者分心，更不用提万一讲者本身表达能力也有问题，内容不够专业、讲老半天不知所云，或是回答问题鸡同鸭讲等，都会拖累会议的进度，造成沟通成本过高。因此对于「每一位发言的讲者」，主持人要适时做到以下几件事：介绍讲者出场时，摘要为何由这位讲者发表或说明讲者若内容失焦，主持人要视情况打断并厘清确认讲者在一番话后的「重点」为何，必要时可「换句话说」再重申一次在介绍下一位讲者开口前，先简单复习上一位讲者的重点讲者讲话的过程中，随时点名相关的与会者，针对具体内容发言会议即将结束时，再次请与会者确认共笔的内容，若有后续的追踪行动，则提醒所有单位各自在何时该完成什么目标或作业，又或者简单摘要全程会议的结论。一场会议有效无效，关键绝对不只主持人一人，与会者也很重要，因此以上内容对于任何角色都是个提醒，不管是你主动发起这个在线会议，或是被动通知出席，都要对整场会议做好应变准备，即使主持人没有帮讲者总结论点，与会者也能自行发问确认「所以你刚刚的意是是… ，对吗？」，或是发现大家同时在讲话，可以让别人先说，等到一个段落再问「现在我可以补充几句吗？」，以及发现没有结论就要换下一位讲者时，也可以主动说「不好意思，所以刚才的结论是？」总之关镜头的沟通就像闭着眼睛讲话，很容易因认知不同步，造成开会的沟通成本提高，因此不管作为主持人或是与会者都有责任，做好前置作业及会议中的控场，运用辅助沟通的工具，确保大家脑袋都有开机，在会议当下顺畅运作。 -- 本文转贴自：我是黄乔伊（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

向往海外职场，你要知道的7个秘密！搞懂跨文化沟通，成为国际化人才

在一场梦想工作的最后一轮面试，来自美国的面试官要我谈谈在上份工作取得的成就。我窃喜：耶！考古题有猜中，这题有准备。开始侃侃而谈预先演练好的过往丰功伟业。回答完毕后，我准备迎接关于更多成就细节的问答，没想到面试官只问了一个问题：我听见你一直说「我们」，这些成果究竟是你，还是一群人完成的？我当下愣在那边，也忘记了自己是怎么回答的，面试草草结束。最后不意外的，我落选了。时间快转到年初的一场客户会议，来自欧洲的客户正向我们说明项目进度，并提出需求，希望我们能提供顾问咨询。而会议另一头的我们正思索着该如何回复。之前在不同客户的负面经验告诉我们，这类需求需要从长计议，如果贸然答应，后果可能一发不可收拾。「We’ll see how it goes」（我们先看看讨论进行的如何吧），我的拉美主管跳出来说话了，于是我们没有承诺、也不拒绝，先将客户的提问搁置在一边，继续下一个议程。我的澳洲同事很不解，私讯问我：我们干嘛不直接拒绝就好？客户行程这么赶，何必拖泥带水。以上都是我的亲身经历。在数字游牧、跨国工作、远距上班越来越普遍的现在，跨文化沟通成了每个职场人的必备技能。Tatiana Kolovou 是印第安纳大学凯利商学院的教授。在希腊出生，并在美国求学及发展，她对两种文化的差异深有所感，也观察到这些文化差异是如何影响商业世界和人际沟通。在《发展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）这门 LinkedIn 在线课程中，Kolovou 教授整理出七个面向。帮助我们善用语言和非语言的线索，找到对的沟通模式，成为有效的跨文化沟通者。高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures）首先是要了解所有文化可大致分为高情境文化与低情境文化。在高情境文化中，沟通者在传达讯息时较隐晦，对方需掌握足够的背景讯息，才能理解语言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中则恰好相反，沟通者会透过清楚、直接的语言传达讯息，两者是相对概念，而非绝对。如何快速判断？来自高情境文化的人喜欢藉由穿着名牌、开好车、拿好包来彰显自己的地位，而低情境文化的人愿意大方分享自己的孩子、宠物，甚至政治观点。原来所谓的炫富其实是一种来自于高情境文化的表现，背后隐含着该文化会期望：即使我不说，你也该知道我是个值得受到尊重的人物。如何打入不同情境文化的市场以保险广告为例，高情境文化市场的广告多会强调家庭，甚至是多代同堂的情况。以及没有保险的话可能会造成的负面效应。商标部分则可能到广告尾端才露出一次。相反的，低情境文化市场的广告会很直白的告诉你这样保险方案的金钱效益、承保范围，也会凸显商标。通常历史较悠久的国家多是高情境文化，相反的，历史较短的移民国家，譬如美国、澳洲，则是低情境文化的代表。低情境文化对于移民社会较具有优势。毕竟初来乍到，权益、义务说得越清晰简单，大家就越能遵守。最好是表列式，更能减少意见分歧。 1. 个人 vs 团体（Indivisual vs Group）个人主义文化强调个人成就，会订下个人目标。喜欢自己做决定，竞争意识也高。对于自己的工作贡献不会羞于表达跟展示。比较常说我，而不说我们，也较不喜欢跟人分享成就。而团体主义强调合作，认为自己是团体中的一份子。家庭观念大于个人，团体中彼此价值观较近；家族企业盛行。不喜欢只有个人被褒扬，如果发现团体中的其他人被忽略了，会感到丢脸。个人主义代表国家：美国、西方文化团体主义代表国家：希腊、印度尼西亚、日本、中国、韩国 2. 直接 vs 间接（Direct vs Indirect）直接文化通常也是前面所提到的高情境文化国家，当中有许多非语言的沟通，讯息传递也比较微妙。例如说不得时后通常回复很长，也很难拒绝别人，常说再看看。间接文化通常也是低情境文化国家。说不的时候比较没有罪恶感、回复很短，沟通会直接讲重点。直接代表国家：美国、加拿大、北欧、德国间接代表国家：南欧、亚洲、拉丁美洲 3. 阶级 vs 平等（Status vs Equality）还有另一个解释方法是权力距离（Power Distance），表示这个团体中最高权力者和最低权力者之间的距离，距离越大，则权力距离越大。相反的，则权力距离越低。曾有位朋友刚从日商跳槽到美商，平常讲究穿着的他，第一天报到当然也不例外，西装革履。没想到一走进办公室，同事们各个穿着牛仔裤和衬衫，他顿时觉得格格不入，下班马上去添购几件较轻松的上班服。原来他是从一个权力距离较高的文化进入一个权力距离较低的文化。在权力距离较高的文化中，组织地位越高的人越重视自己的穿著。属下们以姓氏（Last Name）加上女士先生称呼上司；相反的，来自权力距离较低的文化的高层会尝试让自己看起来不那么有距离、穿得比较轻松，也喜欢被直接叫名字（First Name）。当然，依国家判断组织的方式也不是绝对，企业文化、产业和领导者风格都会有影响，例如我也曾见过要求西装革履的美商与喜欢被直接叫名字的日籍主管。平等代表国家：美国、加拿大、澳洲、欧洲阶级代表国家：印度、日本、中国、南韩你可以怎么做？你可以从以下几点观察：会议中资浅成员的会不会在资深的面前发问资深成员是否总是坐中间谁先被介绍问问该公司平常怎么做决策找找该公司的组织结构和流程问问该公司有什么传统或需要注意的地方如果要参加一场倾向阶级文化组成的会议，你可以预期有较多议会规则，换名片以及正式简报。也要注意称谓及穿着；重要文件会希望由公司负责人签名，而不是由法务负责人签属即可。 4. 关系 vs 规则（Relationship vs Rules）关系文化中人与人之间花较长时间建立关系，关心个人需要，认为规则可以协商和改变；规则文化则强调公平、一致，重视系统。面对不同意的事情会直接表达出来。碰上议题时喜欢投票决定、也较容易请律师出马处理纠纷。关系代表国家（Particularist Society）：中国、希腊、拉丁美洲、俄罗斯规则代表国家（Universalist Society）：荷兰、瑞士、德国、英国、美国你可以怎么做？如果要拜访强调关系的文化，预期在谈正事以前，花些时间吃饭和社交，建立关系；如果在强调规则的文化中，则不要期待招聘的流程会因为主管与应征者的私人关系而有所调整。 5. 风险趋避（Risk vs Restrain）这个面向讨论一个文化在面对未知事物时，有多愿意尝试或改变？以及能否适应不确定性。通常历史越悠久的国家，就越倾向避开风险。因为曾经经历过较多的政治变动或战争，因此相信许多传统及前车之鉴可以帮助趋吉避凶。低风险趋避代表国家：美国、英国、澳洲高风险趋避代表国家：印度、日本、希腊你可以怎么做？观察一个组织招募时愿不愿意接受从外部招募新人，或是倾向同事的亲友。问问这间公司最近的改变、有哪些改善项目？面对突发状况时，这个组织的响应官僚吗？是期待有规则可以遵循，还是拥抱改变。 6. 时间观念（Time）时间对于不同文化代表的意义也大不同，在线性（Monochronic）时间文化中，人们期待工作照着行事历走，并会做年度计划；要求开会准时并有效率，喜欢具体化和行动方案；在循环时间（Polychronic）文化中，人们会同时处理多个项目；在下结论前，更关心项目的前因后果。认为时间是线性的（Monochronic）代表国家：加拿大、北美、美国认为时间是循环的（Polychronic）代表国家：拉丁美洲、萨哈拉以南非洲、南地中海、中东地区你可以怎么做？在面对一群线性时间文化的听众时，简报先讲结论，反之，则可以从故事开始。 7. 外控者 vs 内控者（External locus of control vs Internal locus of control）外控者和内控者对于自己对一件事如何发展所带来的影响力有着截然不同的认知。外控者认为外在环境对于事情发展有决定性的因素，内控者则认为自己能够控制事情的结果。外控文化通常历史悠久，例如在希腊会说「希望老天让事情如愿以偿」（God willing），较喜欢谈论宗教信仰、天文；而新兴国家，譬如美国，因为没有太多悲伤的过往记忆，总是向前看。流行自己动手做（DIY，Do It Yourself）及各种自我启发类书籍（Self-Help books）。以参加面试为例，如果失败了，外控者会觉得面试失败是因为竞争对手太强，而内控者会不断自我检讨，觉得是因为自己表现不好。外控者虽然容易和他人相处、容易原谅自己，但较缺乏行动力，还喜欢怪罪别人。容易放弃，也比较消极；内控者则很自律、能够对自我负责，也愿意改变，但容易自我怀疑，碰上失败时挫折感较重，也比较有控制欲。外控者代表国家：希腊内控者代表国家：美国你可以怎么做？面对外者时请有耐性、面对内控者则要讲重点。如何确定自己做对了？有了这些认知，该如何着手？我们可以从自我提问和建立行动计划开始。自我提问问问自己对于以下问题的掌握程度：我对于将要面对的这个文化有多少了解？他们穿着正式吗？时间观念如何？这个文化最近关心什么大事？成果重要吗？谁会参加这场会议？这个组织的核心文化是什么？这个文化对于外来文化的适应度有多少？善用行动计划（图／黄婉中提供）后记后来我明白了当时美国面试官对于我的贡献度感到质疑，可能源自于他的个人主义文化背景，而我总是用「我们」取代「我」则来自于讲究群体意识的文化背景；拉美主管的「再看看」其实是用间接的方式表达拒绝，而澳洲同事偏好直接切入重点，而且对拒绝他人没有障碍。长途开车听广播的人，都知道同个电台在不同地区会有不同频率。譬如中广的收听频率在台北、台中、台南都不同。跨文化沟通也是如此，如果想要理解对方真正表达什么，就必须知道自己身在何处，做出相应的调整。向往国际职场、海外工作的我们费了一番功夫学习当地语言（譬如英文），也都认同语言能力，是能否胜任的重要指标。但许多沟通是非语言的，这时跨文化理解力就是关键。文化之间并没有对错，重要的是我们能否善用各种线索，找到合适的方式，成为有效的跨文化沟通者。加码：快速洞察世界各国文化差异的２个好用网站推荐马上就要开会了，没时间一一观察吗？别担心，我为你整理了两个网站，能够让你快速抓到各国文化的倾向，以及了解你独特的处事风格。 Hoftstede Hofstede Insights 将世界各国文化以六个角度做区分，分别是权力距离指数、个人主义与集体主义、男性气质与女性气质、不确定性规避指数、长期导向与短期规范导向、放纵与克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比较偏向商业角度的分析，我喜欢这个网站还可以将不同国家拿来做比较，并知道自己的倾向与这些文化的差异。 -- 本文转贴自：黄婉中中途笔记（原文标题：向往海外职场的你可能不知道的7个秘密，搞懂跨文化沟通，成为国际化人才）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

想进外商，英文拚的并非单字量！外商人资最注重的 3 类软实力与练习法

大家都知道想进外商英文要好，但「好」的定义又是什么呢？在我职涯相关的演讲中，有不少年轻听众表示自己想转职到外商。但又害怕自己单字量不够、文章写得不够好、以前考试都考不高。如果这样想，你在第一步就已经搞错方向了。比起英文考试拿高分、很会背单字，其实外商人资注重的是你英文的「表达力」、「语言灵活度」和「领域知识」。如果说「背单字」、「拚考试」是硬实力，外商看重的就是你英文的「软实力」。然而这也是台湾传统英文教育不太重视的一块。因此今天想来为大家分析，这三种英文的「软实力」和练习方式。表达力外商面试官在评估你的英文表达力时，大概会聚焦在以下三件事：说话流畅度论点逻辑肢体语言针对第一点的评估，你可以先试试看对镜头做 3 分钟的英文自我介绍，然后回看自己卡词的次数。如果超过六次，建议你先写稿练习。从带稿的方式把内容植入脑中，再慢慢过渡到无稿。除了自我介绍，其他面试考古题也适用这样的练习方式。大部分学员无法流畅表达的原因在于对内容不够熟悉，因此先带稿大量练习，会是进步的好方法。针对第二点的评估，在于你提出的每一个意见或论点，后面都必须要有理由支持。此外，在陈述理由时必须有逻辑顺序，例如时间由先到后、重要性由高到低，而非杂乱地 free-style。针对第三点的评估，面试官很喜欢观察你是否过度紧张，因为这多少也反映出抗压性的不足。建议透过镜头录像练习，提醒自己减少握拳、眼神飘忽、咬嘴唇等等的肢体语言，就能有效提升面试官对你的信任。语言灵活度「请帮我写两封 e-mail，主旨内容一样，一封给关系普普且不熟的客户、一封给熟识且关系良好的老客户。」这是知名外商的笔试考古题，也是让台湾学员很头痛的题型。因为我们学的英文，从来没告诉我们「不熟」和「熟识」在书写上该如何区辨。要解决这个问题，你必须先有「语域」(register) 的概念。简单来说，就是英文有正式的表达法，也有轻松的表达法，相当于中文的「很美」、「很辣」、「沈鱼落雁」、「倾国倾城」听起来正式程度就不同。对于关系普普且陌生的客户，我们书写时语域自然要提高，例如第一句可以写成：I am writing to extend my gratitude for your recent assistance. 对于已经很熟的客户，我们就可以轻松一点，写成：I would like to thank you for your recent help. 如果你想进外商，平时阅读文章、观看新闻时，就可以一边思考：「这是比较正式礼貌的说法，还是轻松的说法呢？」如果不清楚，也可以去问 ChatGPT：Is ______ a formal usage? 领域知识外商面试问题通常分成两种：technical questions（技术面试题）、behavioral questions（行为面试题）。前者会依据你的领域而定，通常深入且附带许多的追问 (follow-up questions)。所以在面试之前，你必须确保自己能用英文清楚表达自己领域里的概念，这并不只是讲得出专有名词，而是要能用英文去解释现象和机制。例如你应征的是 portfolio manager（投资组合经理），对方可能就会问你 Can you describe your approach to portfolio diversification post 2010?（请描述你在 2010 年后的多元投资组合策略。）如果你应征的是营运长 (COO)，对方可能就会问：What methodologies or frameworks have you used to streamline processes and improve quality in your previous roles?（你在先前的职位中，使用了哪些方法或框架来优化流程并提升质量？）这些问题，都需要先拟稿、钻研，考验的是你把英文和专业知识结合的能力。想成功过关斩将，降落在外商理想的职位，需要的绝对不是记忆大量单字、模板的那种「英文硬实力」，而是沟通、应用和有效练习。这也是我在每一堂课程中，一直强调「实用」、「操作」、「应变」，而非依赖大量模板的原因。 -- 本文转贴自：Sonny老师的英文国际力（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 26, 2024

如何解决不在线 / 不实时打开讯息处理的焦虑？数位游牧者必学的生活平衡 3 招

当我们随时都在在线时，大量的实时通、社群讯息通知会让我们失去很多专注时间。睡前如果还在保持上线，可能因为使用手机的蓝光，加上讯息干扰带来的焦虑，以及未完成事情的烦恼，导致我们睡不好。在生活中随时保持上线时间，可能让我们无法专心享受休闲、家庭乐趣。在工作中如果每分每秒都在在线，也可能造成工作更频繁的切换，于是效率降低。不知道你有没有遇过这样的情况：假日的时候还是随时拿着手机在响应各种临时讯息，或是忍不住拿着手机上网追各种新信息，但是同一时间又要兼顾假日的生活活动，例如那时候可能正在跟家人一起旅游，或是跟好友一起用餐。结果两头忙碌下来，一天过后，我们只觉得整个人依然处在焦躁状态：假日的活动因为不断的其他干扰而没有留下充分体验的回忆，但是工作上的讯息、网络上的信息也因为当下其实没有时间好好处理，也是响应得零零落落，整理得不够到位，结果只觉得事情变得愈来愈繁琐，没有因为自己随时上线而变得更好。可是，有时候工作上就是有许多难以掌控什么时候出现的讯息、邮件，也确实需要处理怎么办？或者最近每天那么多 AI 工具与新闻，如果我不随时追踪，会不会错失了某些关键机会？而且有时候确实就是无聊没事做，这时候忍不住上线，却也往往造成上线时间比预期更久，流失掉的时间换来的还是只有焦虑？或许脱机专注处理要事的优点，我们可以想象，只是很难做到。而且现在的工作与生活都很难完全脱机，甚至有时候必须上线才能解决问题。那么，我们可以如何设计自己的上线、下线时间呢？先设计上线时间，而非先强制隔离时间要让自己脱机，对于已经习惯随时接收通知与消息的你我来说，反而压力很大，因为担心自己是否会遗漏重要的消息（虽然结果是往往不会）。但也因此，其实要设计自己脱机时间的第一步，反而应该先设定自己的上线时间，只有我们明确知道自己上线的节奏与时间，并且知道这样的时间足够应付我们的需求，我们才会放下压力，开始设计真正的脱机时间。例如我分析自己查看电子邮件的节奏（每个人都不一样，并非是建议这样的节奏），是每个中午前、下班前各查看一次即可。有时候遇到工作特别忙，我便明确在待办清单写上这样的安排，让自己知道会有时间查看邮件，但现在先专注在目前工作吧！又或者我也有设定自己要用来查看 Feedly 或社群的时间，主要是早上出门前、中午刚吃完饭的时候，这个节奏是帮助我可以接收到有助部落格写作的新消息、新素材的节奏。这样一来，其他时间就是专注完成任务或真正写作的时间。到了假日，我也会设定什么时候要查看实时通的时间，例如早上一起床先处理一轮未读且需要处理的部分，傍晚跟家人的休闲活动结束后，再处理一轮。先设定自己真的需要、真的有效的处理邮件实时通、社群消息的时间。这样在真正工作或生活中，反而会放下还没看、该不该看的焦虑。我们聚焦的不是脱机，而是设计最适合的上线节奏。设计休闲、工作任务，专注在具体产出直接设定脱机、隔离时间虽然很直觉，但我的经验是，就算用了再厉害的「断线」工具，在我身上的效果也往往只是暂时的。一旦忍不住想要上线，我有无数种方法可以让这些工具失效。或许换个角度思考，有可以让自己专注投入的生活活动、工作任务，是不是自然就会切断在线干扰呢？例如当我希望周末时间可以专注陪伴家人，养成不要没事拿出手机来看的习惯，那么除了利用工具禁止上网外，或许更应该先做的是设计一个有趣又可以专注投入的生活任务。（延伸思考：简单把生活变成任务，就能赢得意想不到的成就感！）当我希望通勤等零碎时间不要被滑手机上网快速消耗，而可以在脱机思考时产出一些文章草稿、节目企划等等具体内容。但是，这时候后者的产出往往也需要依靠手机（例如笔记软件），所以不太可能只是禁止使用手机或上网，而如果一旦拿出手机又不知不觉被其他分心事物拉去注意力怎么办？或许我们因此更需要先设定好零碎时间想要并且可以产出的明确成果，这时候才不会因为「不知道要做什么，以及不知道做了什么有什么结果」，而总是不知不觉被打发时间的其他事物干扰。设计更集中的工作节奏与流程担心没有随时上线响应最新讯息，或是焦虑没有随时上线跟踪到最新新闻，这在所难免，我也会有这样的心情。只是我们可以进一步思考，随时上线处理最新讯息、跟踪最新新闻，是处理这些讯息、新闻最有效的方式吗？例如在通勤的过程中追着新讯息、新文章，看到一个重要讯息想要响应，可是手机上打字不方便，于是很可能牺牲了好好响应一个完整讯息的方式，变成只是简单回复初步想法。有时候重要讯息需要我们去查询数据、在笔记中仔细思考，撰写正式有效的响应，但是在通勤中很难这样做，于是只传出了片段的讯息。而对方也开始响应一些片段的讯息，最后在这个断断续续的通勤上线处理过程中，一件事情有可能信息变得更破碎，处理过程产生失误，失去了完整有效把任务确认好的机会。最后任务有可能因此更容易漏东漏西，要花更多时间追逐补充，而处理任务的双方也变得更琐碎焦躁。（延伸阅读：为什么我会避免在邮件、实时通，甚至待办清单中直接完成工作？）一直处在上线状态让我们容易陷入焦虑，事情也不一定处理得更好，反而很多时候一直在响应破碎的讯息，最后工作流程也变得很破碎，并且很多当下的回应还来不及深思熟虑，更会增加事情的变动。于是一直上线，让我们工作流程更分散，却也让我们无法好好处理完最重要的任务。如果结合前面两个方法：先设计集中上线时间，于是就有脱机专注时间先设定有产出的任务，于是相对不会被在线干扰我们或许可以思考这样的工作流程：有固定的上线时间，目的是在上线处理时自己保持一个「真正可以处理」的状态。意思是那时候自己可以把破碎的在线讯息进行统整，可以在遇到新讯息时重新思考自己任务的流程。这样一来反而比随时上线但无法充分处理，达到更好的任务处理效果。并且在固定集中的上线时间，可以把破碎的在线讯息真正有效统整成任务系统。可以用节奏作为概念，例如先一个小时专注完成一个任务阶段产出，然后再上线 20 分钟快速旦专注处理杂乱讯息。这样一来，无论是重要任务，还是新的杂乱在线讯息，反而都能各自获得最佳的处理。小结常见的时间管理方法，可能会告诉我们无论如何就是要给自己一个完整的脱机专注时间，彻底断绝与在线的往来，这当然也不失为一个沉淀心情与思考的好办法。不过或许我们可以每一个月有一次像是这样的「休耕期」来与世隔绝，做一个转换。可是平常大量的工作与生活任务，在每一天、每一课的日常流程中，我认为也需要有适度的脱机设计。而常见的脱机工具、专注工具，如果有时候真的对忙碌的我们没什么效果时，或许我们可以思考真正的问题不在工具上，而在工作流程的调整上。所以这篇文章尝试从设计工作流程的角度，提供大家几个可以试试看的方法：先设计上线时间，而非先强制隔离时间设计休闲、工作任务，专注在具体产出：产出过程，往往就让我们更容易专注在当下，自然就没有脱机、上线的问题设计更集中的工作节奏与流程这篇文章不是要鼓吹透过脱机来充足心灵，而是因为随时上线本身，就可能是一个更没有效率，更无法有效处理工作的流程。如果你正处于好像随时工作、生活、各种不同任务混杂在一起的焦虑，稍稍感觉到在不断响应消息、追信息的过程中好像反而失去了好好处理的余裕，那么希望这篇文章提供的三个不同思考、设计角度，可以让你试试看是否有效。 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文标题：这样设计离线、上线时间，不依赖专注工具，兼顾工作与生活平衡）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 26, 2024

数字游牧时，如何克服不同语言间的沟通障碍？3 个你可能没想过的学习方法与资源推荐

多数人对于数字游牧生活的想象常有几个要素，包含不同于台湾的异国景致、身边来来往往的外国面孔、搭配大家常说「很 Chill」的工作空间与氛围。但在这些梦幻要素背后，其实有个非常现实的挑战，那就是语言。最常用来沟通的英语，你说得流利吗？去到中文不通、英语也不通的国家，你能以基本程度的当地语言确保生活无碍吗？甚至，哪天你发现共事的伙伴或客户只会讲他们国家的语言，你该怎么办呢？有的人可能会想：「靠 Google 翻译不行吗？」Google 翻译或越来越多的 AI 翻译工具当然可以带来帮助，但我们不能否认的是，在日常生活中很难以这些辅助工具解决所有沟通情境，甚至在一些工作场合中，这看起来还是稍微「有失专业」。正因跨语言沟通能力在数字游牧过程及全球化时代下都非常重要，一位数字游牧者 Jay 在他的部落格上，就以沟通为导向，提及几个学习方式与资源。包含： 1. 善用语言学习网站 / App 在分享中，Jay 推荐使用 Lingoda 这个语言学习网站，并提到它特别之处在于强调实战应用，且除了一般语言教学，课程中也会融入文化层面的内容，帮助你更透彻认识个别语言。目前，Lingoda 提供德语、英语、法语及西班牙语课程。除了以上语言，若有需要，你也可以选择报名商务英语课程，学习包含谈判、演讲或书信写作等更进阶的应用面向。当然，若你本来就有习惯使用的语言学习网站或 App，也未必需要因此改用 Lingoda。毕竟语言学习的核心是持之以恒，在习惯且喜欢的平台持续学习与应用，语言能力也才能逐步提升。 (Photo from Freepik) 2. 边旅游，边学习在语言学习网站中，我们可以透过拟真的情境来学习，但除此之外，我们也可以在日常生活中多听、多用，让语言能力进步。不过要让我们愿意多听、多用，「有趣」当然是关键要素之一，很多人常利用追剧来提升语言能力，在 Jay 看来，旅游也能起到同样的效果。如果你具备基本的英文听力程度，他建议可以参与如 WegoTrip、Tigets 等旅游网站的行程。这些网站的旅游产品相对注重当地文化内涵，大多也会提供英语语音导览服务，你可以在旅游的同时了解当地文化，并且透过语音导览吸收更多英语表达方式。不透过刻意和痛苦的学习，也提升语言能力！ (Photo from iStock) 3. 参与在线社群在网络时代，在线社群也是我们接触使用不同语言者的好用管道。除了寻觅兴趣性质或者与你的专业技能相关的社群，Jay 也特别提及 Teemyco 这个提供 B2B 在线办公室服务的网站。如果你任职的公司有跨国部门，且有使用这类型的服务，你也可以把握机会，多和使用不同语言的同事互动。在具备基本对话能力后，向该语言使用者学习更地道的用词、表达方式甚至俗谚，不正能帮助你把一个语言讲得更溜、更 Pro 吗？若你正在数字游牧中且为以不同语言沟通所苦，不妨参考以上方法来试试看；若你是正在规划开启数字游牧生活，也可以提早开始准备，帮助接下来的游牧生活更顺利！ -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！读者若对文章内容有疑问或需要进一步的讨论，欢迎直接透过电子邮件 info@ftpm.com.tw 与我们联络。

February 23, 2024

时间管理 Q&A：不一定是没时间？用「时间颗粒度」打败拖延与干扰

每一次在上时间管理课程的时候，常常会遇到有人提出这类问题：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目标常常都无法推进。」、「太常被打断、干扰，所以排好的计划也往往拖延。」这时候，通常我们第一时间的反应大多是：「如何减少干扰与临时任务？」、「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」、「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」不过，上述几个解决办法，其实很容易在现实中撞墙：「如何减少干扰与临时任务？」如果是一个职场中的工作者，有可能要求客户、老板都不要打断自己工作，都不要有临时任务吗？「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」有很长的专注时间，当然不是坏事，但真的有很长的时间时，我们就能立刻变得很专注吗？「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」都已经很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就会想做吗？还是更不想做？而或许从一个小小的观念做个转念，我们就能更从容有余裕的面对上述问题，找到自己可以掌控的时间，并且打败拖延，克服干扰。这个小小的转念，称为「时间的颗粒度」。「时间的颗粒度」，可以概略定义为「完成行动的一个基本时间单位」。让我们一起来思考看看，不同的「时间的颗粒度」，会发生什么不同的情况。假设现在我要做一份报告，如果我的「时间颗粒度」是早上时段、下午时段、晚上时段这么大的单位，例如做一份报告「感觉」大概要 3 个小时，所以想要找到「3 小时」的时间空档来完成这份报告，那么我的「时间颗粒度」就是 3 小时。这时候，我开始在未来的行事历上，想办法找出 3 小时的空档，有可能找不到（因为被各种会议、行程占满了），于是我叫苦连天，想说只能晚上加班来把这个报告完成了。当然，一旦要占用到加班时间，一定觉得更加痛苦，更不想做。也或许，我在未来的行事历上，真的找到一个 3 小时的时段，于是我把做完报告这个任务安排上去。但是，现实往往是到了那一天的这一个时段，我发现出现一个临时会议，或者做到一半时来了客户电话，还是说当下我很累没有心情去做。于是，无论是哪一种理由被打断，我往往会拖延到另外一个觉得有 3 小时空档的时段来执行，这往往还是那个晚上加班的时间。同样假设现在我要做一份报告，但当我们的「时间颗粒度」是 30 分钟，甚至更短的单位时，会发生什么事情呢？这个意思不是我想办法把做报告变成可以 30 分钟内完成，而是当我们意识到「时间颗粒度」是 30 分钟为单位时，我会主动地把一个可能需要 3 小时的报告任务，分割成「 6 个 30 分钟的小行动」，例如：先写出目前我脑中有的大纲设定报告的目标，以及目前尚未解决的问题询问有经验的人如何解决问题针对问题去找三份补充资料调整大纲并确立报告的关键论点和老板（客户）确认关键论点可以推进撰写报告开场撰写报告分析撰写报告结论咦？你说怎么拆一拆，超过 6 个行动耶？这时候你就会发现，原本我们设想的那种「3 小时时间颗粒度」还会遇到一个麻烦，那就是最后真正需要的时间，往往超出自己模糊预估的时间，以为半天能完成的任务，结果根本不够！原来根本需要快 5 个小时才能好好完成这份报告，于是晚上加班现在要变成凌晨熬夜了！！只有当「时间颗粒度」变小后，我们放下对任务的模糊想象，开始具体的拆解出每一个小小时间单位要推进的行动，这时候反而可以更精准的估算需要的总共时间。但是，也不是要找另外一个 5 个小时空档来一口气完成这个任务。当时间颗粒度变小，我们还会看到几件事。首先，我们可以「看见」更多可以拿出来运用的时间空档，例如原本早上的通勤时间，可能觉得也就 20 到 30 分钟，应该只能滑滑手机吧？但是当「时间颗粒度」变小后，你就会看到「写出脑中大纲」、「设定报告目标」、「传讯息问个有经验的人」等等，其实都有可能在这个小小的空档执行。接着，我们可以开始「接受」被打断，并且被打断也不会太大程度影响自己的时间安排。如果早上原本的专注时间被叫去开会了，回来后还有一个小时，依然还是可以推进两个行动单位，不需要完全放弃。然后，我们可以「意识」到有些行动可以马上开始做（甚至，必须现在就开始做）。例如要赶快有大纲，才能找有经验的人问问题，那么我只要赶快找到今天有空档的 30 分钟把大纲产出就好，甚至现在你在看这篇文章的当下就一定是一个对你来说的空档，不如就马上来产出。「时间颗粒度」愈小，我们安排时间就愈有弹性，并且更能面对各种被打断的变化，也能看见更多原本看不到但其实可以运用的空档时间，甚至我们能够更精确的计算推估时间。（延伸阅读：克服拖延 5 个进阶步骤，以养成阅读学习等生活习惯为例）我常常在时间管理课程中，让学员练习把「时间颗粒度」变小，重新看到任务的可能性。最近的时间管理课程，我就收到不少学员回馈，提到这为他们找到、发现原本有很多可以运用的时间，并且开始能真正推进目标。这里我就挑选两位朋友练习的很棒的例子，给大家参考看看（有适度改写）。第一位朋友原本有一个目标是：「半年把家中乱丢的数百本书，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好几个小时的空档来做，但是当然一直拖延，毕竟周末有更好玩的事情啊！但是当重新切割「时间颗粒度」后，这位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分钟清理一落 15 到 20 本不需要的书。」这样一来，当「时间颗粒度」变小，我们会发现原来不用刻意安排一个大段时间去做某件事，回家一点点空档，顺手一做，进度也可以往前推进。而且，或许就在这顺手一做的 10 分钟，发现一本之前买了但乱丢，可是对现在自己很需要的书，那么或许这个礼拜的读书计划就可以用上这本书了！（可以延伸阅读：工作愈忙愈要学习，问题不在没时间、没效果，试试这三步骤）第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性质时常会被中断、电话接不完，自认一天没有完整的一小时可以做完交办事项。从没想过零碎时间使用，十分钟至三十分钟，只要工作有一小点的进度，终会积沙成塔。」而最后这位朋友上完课后，对于自己处理公事进行了「时间颗粒度」的改善，并跟我分享了他的方法：以前的做法，想要等到完整长时间一次整理好会议记录：每日有很多人员面谈会议结束后要完成记录回报主管但这样的记录，时常堆积到星期五才将星期一的会议纪录发出这时候要花很多时间在整理当初的会议纪录而且因为遗忘等，需要回想的时间变得更多现在缩小「时间颗粒度」后的方法：面谈时就记录关键词并完成大纲（利用会议中的小型「时间颗粒度」，开始采取行动）利用面谈后，那一天的其他零碎空档，把关键词延伸成完整记录，一次推进一段即可（例如午休吃完饭后，下午开会前、后，其他工作之间的片段等等，每次15分钟左右其实就能推进一小段记录补完）于是面谈完第二天，透过几次的空档推进，就能发出会议纪录最后的问题是，会有哪些原因，导致我们无法轻易的缩小「时间颗粒度」，总是不知不觉的往很大的「时间颗粒度」去设想呢？我这边列出几个可能的原因，做为这篇文章的最后提醒： 1. 接收到任务后没有拆解要做一个报告，没有主动拆解成几个可以分段完成的小步骤延伸阅读：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤 2. 之前没有记录自己实际执行的步骤不知道做报告可以拆解成多少步骤，那就先记录一次自己做了什么步骤，下次就知道怎么拆解了延伸阅读：工作愈忙愈要记录与回顾，写「任务日志」是提升效率关键 3. 完美心态、定型心态作祟，没有转变成成长心态要把书都整理好，只想到要一口气整理好，没办法接受每次处理掉一点点没有完美整理好，但找到需要的书，其实就可以了延伸阅读：觉察时间管理习惯中的定型心态，开启「成长心态」的转变 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 22, 2024

Joe 的时间管理术｜时间管理关键可不是时间喔！

我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在于目前似乎没有一个能涵盖整个时间管理需求的工具存在。讲到这个，很多人可能会发出「咦」的声音。毕竟各类 calendar 工具这么的普遍，很多专家与名人也都针对如何使用行事历写过一堆文章，为何我会觉得不够呢？事实上，我在写这文章前还真的买了一堆日本人写的「万用手帐应用术」、或是「记事本应用术」、甚至「时间管理术」。但我发现大部分的文章都没办法解决我一直以来的「疑问」。疑问是甚么，我先晚点说。这里先来谈谈我在读了这些书、以及观察大部分人对于 calendar 的用法后，我觉得的缺点。一般人既然是要做时间管理，会很自然的从「时间」为出发点；无论是分配时间、切割时间、或是工作安排，都是些很直觉想到的议题。这也是为何几乎所有人都把 calendar 当成时间管理的起点以及核心。但只用 calendar 管理时间有甚么缺点呢？一般用 calendar 的人，我归纳起来有三种做法与行为模式 a. 只记录邀约、或只用很小的时幅（如日计划） b. 勉强有用到月或周计划 c. 真正是从年计划一路拆解下来Ａ的状况就是我前篇文章（Joe 的时间管理术 01 - 基本知识）中第二点提到的「被动管理」。只是把别人邀约的事情，不加以分类的填入记事本或是软件 calendar 中。这样的做法其实只仰赖工具达到「提醒功能」罢了。能做到这一步，当然比甚么都不做而老是忘东忘西来的好。可是对于有效的时间规划而言，这样只是「被动的在接受别人的安排」，而非在管理自己的工作与人生。 B 的状况当然好一些，可是也还是看得不够远。只写下月计划，还是有可能见树不见林。那到底该怎么主动管理呢？我对时间管理的看法我一直有个观念，在此正好可以先分享给大家。时间管理跟金钱管理的基本理念是很类似的。大部分的理财杂志在个人金钱管理上，都会教一个浅显易懂的存钱方法。那就是，在发薪水的那天就把要存的钱存起来。无法存钱的大部分人，通常都是在拿到薪水后，先享乐、先做些快乐的事情（如吃饭、看电影、买奢侈品），想说月底再把剩余存下来就好。但当你没有先移开这笔打算储蓄的资金时，你就很可能不知不觉的把它花光了。所以，先把重要的资金保留下来，这是能否存钱的关键。时间管理也很类似。若你只是被动的让别人来找你，并把这些事情记入行事历，那其实你的时间会被切的零碎。这些零碎的时间无法好好使用，最后也往往只会被浪费掉。这也是为何很多人年初时发奋图强说「今年一定要如何如何」，但等岁末一回顾，却一件事都没达成。但你请他们认真思考原因，却常常完全不知道时间用到哪里去了。所以很多书会教你，最好在每年开始时，就先拿出一份年计划表（大概类似下图）请你把一年的计划先思考并排入。比方说有人打算明年要报考 PMP。这类书会教你，应该在年初时把这些事情优先列在你打算进行的时间与月份。然后每个月再细部规划月行事历，每周再规划周行事历或日行事历，如此就能好好利用时间。所以呢，以上面的例子来看，写一写可能会类似下面这张图。然后，你想到今年还要完成一个企画案的提案，所以你想想可能的发生时间，也把该企画案的事项填入。那结果可能类似下图：然后，你可能再思考到还有其他重要但更次要的目标。你再陆续的把这些相关事项填入。以此类推，直到所有重大计划都能安排进入为止。换言之，当你把时间先分配给「最重要」的事情之后，剩下未填满的时间则可以再在月规划或是周规划时，分配给当时才要做但相对「次重要」的事情。而最后才把别人邀约的行程塞在空档之中。这样就像一般致富书籍教导先存钱的概念一样→ 把重要的时间先预占下来，这样就不会让自己的时间被别人切碎。先分配关键时间，再把剩余时间分给其他琐事，时间利用或是工作进行，自然能较有效率。概念是对的，但这「方法」可还不够完美！这样的做法比被动的让别人来安排我们的时间绝对是好的多，也确实能让人生规划更积极。但我自己试过几次后，却觉得这方法其实还不完美，仅是个理论上很好的方式。为何说理论上很好呢？因为除非自己是很有条理的人，能让事情大多精确的顺序发生；否则实际执行下来时，很有可能会发现一开始苦心做好的年计划在一旦走乱了后，将会完全无法调整与更新。就如同大部分人在项目排程一样的结果 → 排了个漂亮的计划，可是因为规划经验不足，规划无法也不会因应变动，所以最后只变成墙上的装饰品。为何这么说呢？还记得我在之前的文章《预估不准，但那又如何?》有提到一个观念。项目规划的目的并非是我们有自信能完全一字不漏的执行计划，而是要透过计划来因应变化。也在那边文章引用过艾森豪威尔将军的一段话：「Plan is nothing, planning is everything」（计划本身不值钱，但制订计划却很重要）我总强调，项目管理的知识其实在任何情境都是通用的。这在人生与时间管理上也是一样。我们计划的结果其实不重要，反而要是让那为基础，方面随时根据现状来评估可行度、考虑是否要调整、并反应在我们「当下的计划」中（所以注意喔，年初写好的年计划表可不是当下的计划了喔）。如果还有人看不懂，那请试想想看。你在年初提出了一堆「今年的希望」并写入年计划表中。可是事情总会有新发展、人生总会碰到变化吧？可能有哪些变化呢？原来设想很容易的事情，真正开始时发现变得很复杂。（如需追加一堆工作）原来设想的发生时间发生变化。（延迟或是得提早开始，可是因为关连的事情很多，所以后续的安排都得调整）原来排序的优先级改变了。（比方说本来年初预定的目标，等三个月后发现不重要了）某些计划被取消了。某些计划临时察觉并加入了。一旦碰到事情有变时，你就会发现这方法最大的困难点 →若年初安排的事情很多，且都订好时间后，你其实将不知道该如何重新调整。最后很可能得重做一份。以上图而言，这只是一个我随便做的范例，都已经让人看得眼花撩乱了。若是个真实的人生规划，整个画面恐怕更会是密密麻麻的。到底哪些工作属于哪个目标？到底哪些工作已经有所调整？其中是不是有可能漏安排某些事情？万一计划有变要把原来的工作改去哪里？你其实根本无从检查起。比方说 PMP 的规划来说吧。若你二月时并没找到合适的 PMP 补习班，你要如何快速的调整计划？用这方法时，你得要先整个看过，辨识出哪些事情跟 PMP 有关，然后每个事情要重新调整到新的时间段。可是新的时间段，可能早有别的事情安排在那里。你要调整那些工作，你又得去分析这些工作跟哪些工作有关连。最后你可能觉得整个打结，就放弃不做了。当然，另一个方法就是每个月都重新规划一次年计划表。可是若每个月都必须从各类目标重新 review 一次，这其实是很花时间的。当然，你也可以选择根本不调整年计划，而是只在月计划或是周计划中反应就好。但这却不方便我们进行追踪。比方说若某些目标进行了一半却要调整，你有可能根本不记得哪些做完，又哪些没做。所以我觉得好的解决方案是甚么？我自己思考了很久，最后的结论是「最上层的计划不该涉及时间」，该像项目管理一样，最高的计划应该是 WBS、也就是 Deliverable。在时间管理这件事情上，第一步不该去考虑时间，而是该考虑项目。而计划安排也不该是以时间为切点，而该以事件为切点。这句的意思是说，人生目标不该是只在年初才来定、而是随时该有、随时能规划，并要能方便的并入时间轴且方便管理与追踪。否则，如果方法不方便好用，我们会被自己的方法卡住，最后就会选择放弃。这也是为何很多人有梦想，最后却无法达到的原因。因为他们不知道怎么让自己接近梦想并了解进度状况，最后就被动的希望命运能带我们去那里。但这是不切实际，也是可惜的。所以，下一篇我将跟大家分享。行程计划的前端到底该是甚么东西？为何那样控制能让我们更高度的掌握我们的人生，并进而达成人生目标。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024

Joe 的时间管理术｜基本知识

在针对「时间管理」这议题往下细写前，我想要谈三个基本概念。如此可以先统一一下定义，另一方面嘛，也希望大家在技术上追求「优化」前，能先得到正确的心态。因为我总相信世界所有东西，只要你能掌握核心，总能发展出自己的做法与技术；但若只学技术却不理解原因时，就很可能被那技术制约甚至反噬。所以不希望有人误会说「我只要偷学 Joe 的一两个手法，我也能一下做好很多事情。」方法永远只是思维落实的一种过程与手段罢了，若心态不正确，只学皮毛是绝对没有成效的喔！这是希望读者往下看之前，能先充分理解的事情。在这篇中，我要谈三个容易混淆的基本概念：时间管理良好下，能带来的成功到底是甚么？管理其实是有分为主动与被动的差异。效率提升并不完全是时间管理的关键。那我就依序在这篇谈谈这三个基本概念。成功是甚么? 印象中，每次在文章中提到成功，就会有人酸溜溜的响应说：那些人成功要不是归因于家世、政商关系、逢迎拍马、就是纯粹的好运，成功不是可以学的啦！我与 Bryan 毕竟离巴菲特或是比尔盖兹那种成就还天差地远，所以我们虽然尽量都希望大家正面思考，但终究没甚么强而有力的论述来否定那些酸溜溜的思维。嘿，我甚至不否认，人若要得到巴菲特那样等级的成就，除了努力、天赋以外，或许还真的需要很多好运。但我在这里想强调的一个论述，在于我们对于「成功」的定义未必要这么极端。并非只有成为巴菲特、选上总统、得诺贝尔奖、或是建立横跨五大洲的商业帝国才算。我们一般人或许平凡、或许梦想微小的多、或许只拥有人生某阶段的渴望，但对自身而言，若能达到那些梦想，一样是能带来人生中高度的圆满与充实。这些成功可能是考上某种证照、完成一个设计提案、构筑一份企划、完成婚礼安排、甚至是减肥与健身。更重要的是，这些目标的成功其实往往是引领我们往更强大的方向前进的里程碑。就好比学些速记与读书的手法，虽然不可能让你拿到诺贝尔奖，但最少会让你有系统的记得书中的内容，能考个好学校、甚至在起点上超越其他不懂的人。这在时间管理上也是类似的概念。学会这些东西，确实不会因此就产生甚么巨变；但最少会让你「更有能力」追寻「属于你的成功」。大部分人虽然拥有梦想，却常常因为「现实问题」而把梦想不断往后延。「等我有时间了」、「等我有钱了」、「等我升职了」、「等小孩大了后」；总是会有一堆借口，让人们把想做的事情一直往后推。五年、十年回头来看，很多人讲了一辈子的事情，往往连起步都没有。但若你知道如何利用时间，其实很多事情或许早就可以起步了，就算如蜗牛般缓慢，五年十年回头来看也是移动了一些距离啊。换言之，具备时间管理、或是个人的财务管理的知识后，让我们有能力提升自己的执行力、增加我们时间或是金钱的利用效率，我们将更有机会追逐并完成我们的梦想。就算那梦想跟知名人士比起来微不足道，但总是一个起步。要成为巴菲特，我们也是需要一桶金、一桶金的慢慢累积。所以成功并不表示一定要 aim high，但若能逐步的达成我们每个人生梦想，就是一种能对自己交代的成功。而若能把这些中小型目标都达成下，万一哪天还有好运加持下，搞不好我们就会是另一个能被历史记录下来的人物。当然，后者可能可遇不可求；但能达到前者，最少也能让自己某种程度衣食无缺、人生了无遗憾了。这是我想要强调的「成功」 → 一个由我们自己定义梦想，并将其实现的过程。这成功并不虚无飘渺、也并非是凡人不可触及的。重点是你愿不愿起步，以及是否有个好方法让自己事半功倍罢了！说到这，我想到我最近在看的一本书「改写规则的人，独赢」Page 104 页有这么一句话：「你无法确保成功」美国第二位总统约翰亚当斯(John Adams)写信给妻子艾碧盖儿道，「你只能让自己的作为值得成功」。这段话让我很有共鸣，因为我一直相信若我们投注心力为自己规画未来，就是「让自己的作为值得成功」。时间智商的提升，就是让我们的一举一动都更容易达成自己的目标与愿望。最终，也就是提升了成功的机率。管理的关键在于主动两字第二个基础概念是这样的：并非你去买本「万用手册」(如有名的ほぼ日手帐)或是有在用「Calendar 软件」就叫有做时间管理。我相信很多人都有在用类似工具，可是不表示因此就能有效的完成足够的工作。问题在哪里呢？我自己观察后发现，好的时间管理、跟坏的时间管理，重点的差异在于如何界定「管理」这个字眼。管理这个字眼很有意思。他在中文里，只有这一个字；但在英文里头，其实有好几个字眼都代表管理，比方说Administration、以及Management。 management 这个字眼，比较有「介入、干预、并预先改善」的意思；而 administration 有人翻译成行政管理，通常代表的是「做些动作来确保事情运作顺畅」。像一间公司里头，administration team 通常就是在确保日常运作不出错、大家照着规矩与流程做事。以政府部门为例，会有着大量的事务人员，他们的责任就是做这样的事情：确认大家都有身分证字号、确认大家都有缴税、确认预算都有执行类似这些事情。至于为何人人需要身分证字号，预算金额到底合理不合理，那可不是这类单位需要忧心的问题。 management team 才是一个组织中负责要忧心为什么以及去哪里的单位，他们通常负责提供 vision（愿景）、决定优先级、思考资源分配等。顺带一提，讲到 vision 这个字，就想到我最近看到一段话对这字描述的极为贴切。这是格理弗游记的作者 Jonathan Swift 说的：Vision is the art of seeing things invisible。「看到尚不存在的艺术」，这描述还真棒呢！一个好的组织需要这两者的平衡。有些人负责维持日常运作顺畅、照着规矩办事；但也要有些人负责往前看、随时思考规矩是否该改、方向是否该调整。像我们身体就有着非常完善的行政组织，如呼吸系统、循环系统、消化系统等。它们巧妙的运作，让身体维持正常运作。但是呼吸系统可不会帮我们思考如何追求成功与卓越。你还需要用脑、用心来成立我们的「主动管理」系统，把梦想化为行动纲领并加以实行。离题的讲了这么一大段，我想说的是：在时间管理上也是一样。很多人只是被动的把别人来找我们要做的事情记入行事历中，然后照着执行，并以为这就是管理时间。但这其实不叫时间管理，这充其量只是有个「提醒机制」罢了。提醒机制只是做到行政管理，让我们不出错、运行顺畅；但若要追求成功，你还需要更多「主动」的成分在其中。比方说，如何妥善的安排工作、调整优先级、拒绝矛盾的事情、甚至是思考找寻自己的 vision（也就是定义自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚么）。这才是我觉得在时间管理上重要且该学习之处。这也说明了，为何虽然有人买了万用手帐、带着 PDA，但是生活效率还是没有很大的提升。那是因为若管理只做一半，成效当然也只有一半了啊！时间管理的关键不只在于节省时间最后一个要说明的，在于时间管理跟「如何节省时间」很可能是不能直接画上等号的。若只是思考如何「加快」，有时候是会走入歧途的。这有两个原因。第一个原因在于「时间利用的好坏」比「单纯缩短时间」更重要。这是因为事情怎么样都有最少完成所需的时间，缩短的边际成本是递增的。比方说吧，每天上班我可以有好几种不同的选择。可能可以开车、可能可以骑车、可能可以搭捷运、也可能搭出租车。但除非我能学会瞬间移动或是能得到小叮当的任意门，不然怎么样我都得花些时间。就算是我最能自我控制的交通工具（如自己开车或骑车），我也不能把通勤时间降到零。举例而言，搭捷运上班要花 40 分钟，正常骑车也要花 30 分钟，除非拼命闯红灯可能才能省更多。可是闯红灯风险太高，这策略考虑到风险带来的成本后会变的完全不值得。但若正常骑车也只能节省个十分钟，那这改善其实也非常有限（虽然就比例而言看似很高）。甚至在这情况下，我个人反而宁愿多花十分钟来搭捷运。吓一跳吗？因为你若从有效分配时间的角度来看，当我有完整的 40 分钟可用时，我其实可以在捷运旅途中看看书、写文章大纲、看一下待办事项列表、或是做些其他的思考。骑车虽然看似节省了 10 分钟，但过程中我得注意交通、得提高警觉，对我而言反而是一整段完全无用的过程。所以时间管理，并非只是要你一味的节省时间，如何能好好的利用时间才是关键。在此概念下，某些事情多花些时间做，有时候反而才是合理的选择。这也是为何我把这分类取名叫个人时商、而不叫时间管理；因为需要提升的是判断的智慧、而非只是一味求快。这也带出一味思索加快为何会误入歧途的另一个原因。一般人常常因为过份求快的「Cost-Down」，而造成工作质量的低落。像华人就最多这种毛病。别人订好的标准作业程序，大家都会因为抄快捷方式、省掉几个步骤而得意洋洋。殊不知，这些流程可能都是必要的。跳过某些程序虽然短期看起来没问题，但反而可能增加日后的麻烦，如增加日后修改机率、或是因为出错造成评价低落等后遗症。比方说我们公司规定有开案前要签 charter 的规则。很多人就会质疑，我都准备好了，为何不让我先动？甚至有些小组会想偷偷先跑。但 charter 没有被签，通常理由不外乎就是高阶主管觉得还没有 ready、觉得还有疑虑。但所谓疑虑是甚么呢？通常不外乎就是针对项目的「内容」、「规格」、「预算」、或「时间」还有歧见或是不确定。那你可以想象，若是高阶主管对这四个东西有疑虑，这代表案子的走向有可能还会大幅偏移。规格或内容随便一改，做法可能都完全不同。先跑或许能抢些时间，但更可能跑了两周后发现怎么方向大幅转变了？这时后发现要重头来过，不是很冤枉吗？所以我自己虽然也会在某些情境偷跑，可是这其实需要充分的信息收集以及风险判断的；大部分时候，我会在这种时刻先把力气放在别的工作上，等到态势明确了，才会进行准备。如此，一方面避免了重工的风险，又能先完成别的事情。这才是妥善的分配时间与管理时间。说了这两个例子，我只是想要强调一个观念。时间管理的重点并非仅在想办法节省时间或是赶快把事情做完。有时候多花时间反而才是提升效率、有时候耐心等待反而才是提升效率、甚至有时候多做些事情反而才是提升效率。总结时间管理并非只是做做纪录、或是想办法做快一些。核心的基础是上面提到的三项事情。首先，你要能界定你自己要甚么东西，也就是你的人生目标。再来，要能主动的规划与管理自己的人生，让自己的所做所为都能配合我们期待的成功目标。第三，大处着眼的思考，不要一心求快。真正的效率常常是在眼睛看不到、反直觉的地方。多花时间在前期，有时候才能带来后期、甚至长期的收益与效率。别忘了要把眼光放远，永远看着将来的那个成功目标，这才会带给你真正具备系统观点的「时商」提升。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024

海外接案、跨国远程工作英文能力要多好？面试书籍与课程推荐

开始远距工作后，偶尔回收到读者来信，最常被问到是的海外远距工作该怎么开始？「透过 Freelancer 或是 Remote job 的方式接海外案子或海外远距工作，需要多少的英语能力呢？另外有什么推荐的方式来提升英语力呢？」像这样的问题太常被问到了，所以直接写成文章分享，希望可以帮到更多人。 Remote job 的方式接海外案子或海外远距工作，需要多少的英语能力呢？我的回答是：这很难给出一个量化的答案，因为会需要用到多少的英语能力取决于你的工作内容、应对的合作伙伴、老板、客户以及服务的市场。但我可以分享我自己的经验，我一开始操作跨国广告时，我的多益（大概五年前）在裸考的状况下是 905 分，我的经验包含去国外参展、并用英文介绍当时的公司产品，平常听有声书、Podcast、Ted 影片，不需要字幕也能理解 9 成以上。最近一次的英文测验中，我是 CEFR level是 C2 Profieient。即便分数乍看之下很高，但很多时候我需要用英文开会时，我仍然会觉得窘迫、担心没办法抓住对方的注意力或兴趣继续讲下去。其实这已经不是英文能力的问题，因为我即便用中文应对类似的场合，我一样感到窘迫和别扭、而且觉得自己讲的东西很蠢，说到底就是我的业务沟通技巧没那么厉害的关系。英文能力要多好：用空服员的招考标准当参考如果你真的需要一个 benchmark 的来当一个起点或努力的方向，我觉得拿空服员的英文能力当参考是个不错的开始，如果你现在的英文能力足够胜任航空公司的空服员工作内容的话。我觉得你就已经可以和开始你的跨国的公司工作旅程了。但当然会取决你本身的产业、专业能力和工作产出，需要的英文能力也会随之变化。就我的观察，如果你要接案做设计、拍影片动画、写网页程序，英文到此应该游刃有余了。但如果你走广告营销或是客户、顾问服务、产品经理类的，大概跟我一样需要一辈子都持续进修英文吧！有什么推荐的方式来提升英语力呢？提升英语力又分成输入和输出，你有分析过你哪边强、哪边弱吗？针对你想要的工作内容，哪些能力比较重要呢？所谓的提升英语力，是要从哪种程度提升到哪种程度呢？如果是输入的技能，听 Podcast、脱口秀、有声书，对我来说不仅有娱乐效果还能练习听力，我很推荐给任何持续进修英文的人。话说大三那年我要去捷克参加实习项目，我那个暑假把《Pitch Perfect》这个电影看了 30 次，然后把每个没听懂的对话都抄下来，这些年一直有类似的习惯，所以听力确实有继续越来越好，你可以试试看看。我的输出能力相较之下比较弱，我英文口说虽然流畅、出国时很会陌生人喇赛、英文书写也完全不是问题，但还没到言之有物和言之有序的等级，也就是我即便理解了一个概念或内容，我仍旧没办法系统化的告诉另外一个人我的想法和心得，我也还在找方式进步。我觉得利兹蚂蚁的老师在这方面提供我很多想法和进步的方式，我很喜欢梅姨的教学观念、也有上过他的课，你可以上他的网站去看看，他网站上提供了很多免费学习资源给学生练习。如何提升优化英文履历、英文面试能力？关于英文履历优化，我用过很多不同的服务和课程来帮助自己优化履历，下面两个是我这一两年最推荐的课程和书籍：提升英文履历，好课推荐：大人学-A103履历优化与个人品牌重塑这堂实体课让20-30个上课的同学，互相以一分钟看完每一份履历，模拟公司人资招募时的真实情况，课堂上 30 份履历就占掉 30 分了，更何况是热门的公司一天会涌进 300 份履历！真的可藉此发现哪些履历留下了好印象、哪些又没有，对我来说很真实又很震撼。然后这堂课会有创办人跟你一对一时间讨论，一针见血的告诉你你现在履历问题在哪里，帮你梳理工作经验、优化内容。上课完可以寄改好的履历给老师看，一直改到他们觉得够好了。如果你有三五年的工作经验，我第一个推这堂课给你。提升英文面试，好书推荐：《追不到梦想就创一个》by 硅谷阿雅阿雅本身在美国科技业工作十几年，他的书《追不到梦想就创一个》里面最后一篇都是在讲履历优化的方式还有产业招募时的真实情况，我觉得如果你要优化履历，特别是针对英文市场，书里面的条列式内容会非常有帮助。其他我还有用过在线修改履历服务，一次大概六至八千块台币的那种，他会帮你写好 Cover letter 和重写履历，也有很多在线免费的履历工具，搜寻「Resume Template」、「Cover letter teamplate」类似的关键词，可以找到很多履历有关的免费在线工具，有机会我在写另外一篇文章分享。结语对远距工作、海外市场有兴趣，平时就加入社团或收集资料，机会来时，立刻上前，才最有可能得到你想要的工作。参考这片文章，看看有哪写海外工作或远距工作机会：数字游牧 Digital Nomad 是什么？数字游牧、远距工作相关社团推荐远距工作、英文面试相关文章：英文面试：我雇用了一个职涯教练来帮我获得工作机会? Cambly 平台的Interview Coach 该如何有效学习英文？三个步骤，设计自己的高效英文学习旅程：建立目标、获得回馈、进步优化数字游牧工作者的特质？自律和英文沟通能力为首要条件 -- 本文转贴自：Farry H（原文标题：读者来信： Remote Job 的方式接海外案子或海外远距工作，需要多少的英语能力呢？面试书籍与课程推荐）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 19, 2024