当一天事情很多很乱时，两个小动作，可以帮助自己获得更有掌控力的一天。第一个小动作是：每天早上花个 5 分钟回看一下待办清单，确认今天的重心，帮助自己减少混乱中的失误，在繁忙中掌握关键，并且懂得取舍，知道如何停止。（延伸参考：8 种待办列表方法指南，从 GTD 到子弹笔记，选择适合你的更有用）

第二个小动作是：一边处理事情，一边把各种意外行动记录到待办列表，让自己可以随时回顾在忙什么，即使乱中也有序，避免空忙。以免一天最后结束时，忘了自己做了什么重要行动。（延伸参考：用写「间歇式日记」取代规划待办清单，不会再写了一堆却做不到）

在大多数时候，我们通常认为待办清单与时间管理息息相关，似乎是为了计划的制定与准时、准确执行。但基于我多年来使用待办清单的经验，我发现它的真正价值其实在两个方面：

• 第一，它帮助我们能够安心地推进每天的工作。
• 第二，它让我们在一天结束时，能够清晰地知道自己完成了哪些事情。

或许这才是待办清单对大多数人来说最重要的功能。

所以，上面提到的两个小策略，其实目的不仅是进行时间管理的规划，而是让我们在每天开始之前，清楚地知道今天可以做些什么。并在每天结束时，让我们能够安心地回顾自己所完成的事情。这样做能够帮助我们在忙碌且复杂的日子中，至少有一个更清晰的方向。（延伸参考：设计好下班后待办清单， 5 个常忽略却重要的技巧）

每一回看待办清单，都是在强化目标

比如说，每天早上调整待办清单，面对一长串待完成的事务，我会首先筛选出与「长期目标」最为相关的任务。这是确定待办清单优先级中最有效的策略。

当我发现今天需要完成的任务过于繁多，而我不可能全部处理完成时，我会选择那些与我的长期目标最为相关的任务来优先处理。

这个动作虽然简单，但却也「最有效益」：

• 长期目标累积出来的价值是最大的，先投资长期目标，回报最大。
• 长期目标的意外往往更难处理，降低长期目标的风险，回报最大。
• 而这些回报，往往也足以抵销自己可能舍弃的那些次要任务。

在执行待办清单的过程中，无论是纪录自己当下的行动，或是要新增未完成任务时，我们也可以从长期目标的角度出发，思考哪些真正与长期目标相关，优先处理它们，或是思考如何往目标的方向前进，而不只是纪录上去一件事情而已。

对于那些与目标无关的待办事项，我可能会选择在今天的清单中先不予考虑，这种针对目标的调整和纪录，是我在管理待办清单时，用来强化目标导向行动的具体做法。

延伸阅读，目标化待办列表的具体格式：比较持续 5 年的列每周行动清单习惯，复盘我的待办列表笔记技巧

每一回看待办清单，都要决定下一步行动

当我决定将与大目标相关的某个任务加入待办列表时，（无论是早晨的待办清单调整，或是随时的待办列表记录）我会进一步思考当下能立即采取的下一步行动是什么。

放在每日待办清单上的，应该是我今天真正能够完成的具体下一步行动，而不是那些抽象的项目或任务名称。

比如，今天突然多了一个必须完成的报告，这份报告与我今年上半年的一个大项目密切相关，但「制作报告」这个任务，我今天具体能采取的下一步行动是什么呢？

可能我的下一步行动会是：从我的笔记系统中找出与报告相关的信息，并快速归纳出一份报告大纲。

这就是一个具体可行的下一步行动，我会将这样的行动写入待办清单，而不是仅仅写上「制作报告」。具体的下一步行动能够让我们明确知道在每个空档时间应该做些什么，而泛泛的任务描述则会使待办清单变得难以实施。

延伸阅读，拆解下一步行动的技巧：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤

整理待办清单的目的是决定可行性

前两步骤其实对我在整理早上的待办列表，以及在执行任务的同时记录代办列表这过程中，都补足了一个时间管理的关键细节，那就是「可行性」。

我们经常会制定一些不切实际的计划，结果往往只会导致无止境的拖延，只有真正可行的清单，才能成为今日完成有效任务的强大工具。

当今天突然多了一些临时会议，使得可用时间变得更加紧张时，从强化目标的角度出发，我会更清楚地知道哪些次要的任务可以放弃，而专注于与最大目标相关的关键任务。

当我明确下一步的具体行动时，我就会了解到在有限的时间内，或许无法完成整个重要任务，但至少能推进任务的几个步骤，实现百分之四五十的进度也是很棒的。

这种方法让我们在时间被不断压缩、分割、占用的过程中，不会完全放弃待办清单，仍能逐步有效前进。

只有真正具备可行性的代办清单，才不会变成增加压力和挫折感的清单，反而帮助我们避免更容易陷入拖延的困境。

延伸阅读：时间管理Q&A：从安排行动到引诱行动，5种设计不强迫计划技巧

好的待办清单，可以得到休息平衡

结合上述小技巧，实际上能够帮我们在每日的时间管理过程中找到更适当的休息时机，也让我们明白何时可以放下心头大石，无需再担忧。（延伸思考：设计「停战领域」与「行动边界」，我建立健康时间管理的小秘诀）

往往我们列出的待办清单，可能因各种原因而没有进展，即使到了晚上，我们可能仍处于一种焦虑的状态。但若我们在执行任务的同时记录下自己的行动，就更容易感觉到自己确实完成了一些事情，这样我们便有了更多安心休息的空间。

有时，我们的一天真的会因为各种临时的意外、不可预期的杂事、突发状况而被打乱，但如果我们每天早上先确认当日的重点目标及可采取的下一步行动，就能利用日间的零星空档，逐步推动这些小步骤。

即便一天被打乱且零散，至少我们知道自己的重要目标仍然在进展，这让我们更容易对自己说，可以停下来休息一下，准备迎接明天的挑战。

春节假期后，我们又要面对更多零散繁杂的工作流程和生活任务。这篇文章分享的两个简单实用的待办清单技巧：

• 第一是每天早上调整目标化的待办列表。
• 第二是在执行中记录行动。

这可能无法让我们的工作生活完全井然有序，那是不现实的。

但在混乱中至少让我们知道自己在做什么、向何处推进，找到一种更安心的时间管理方式，并懂得适时休息，这才是最为关键的。

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本文转贴自： 电脑玩物 （原文连结）

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