在针对「时间管理」这议题往下细写前，我想要谈三个基本概念。 如此可以先统一一下定义，另一方面嘛，也希望大家在技术上追求「优化」前，能先得到正确的心态。 因为我总相信世界所有东西，只要你能掌握核心，总能发展出自己的做法与技术；但若只学技术却不理解原因时，就很可能被那技术制约甚至反噬。

所以不希望有人误会说「我只要偷学 Joe 的一两个手法，我也能一下做好很多事情。」 方法永远只是思维落实的一种过程与手段罢了，若心态不正确，只学皮毛是绝对没有成效的喔！ 这是希望读者往下看之前，能先充分理解的事情。

在这篇中，我要谈三个容易混淆的基本概念：

1. 时间管理良好下，能带来的成功到底是甚么？
2. 管理其实是有分为主动与被动的差异。
3. 效率提升并不完全是时间管理的关键。

那我就依序在这篇谈谈这三个基本概念。

成功是甚么?

印象中，每次在文章中提到成功，就会有人酸溜溜的响应说：那些人成功要不是归因于家世、政商关系、逢迎拍马、就是纯粹的好运，成功不是可以学的啦！ 我与 Bryan 毕竟离巴菲特或是比尔盖兹那种成就还天差地远，所以我们虽然尽量都希望大家正面思考，但终究没甚么强而有力的论述来否定那些酸溜溜的思维。 嘿，我甚至不否认，人若要得到巴菲特那样等级的成就，除了努力、天赋以外，或许还真的需要很多好运。

但我在这里想强调的一个论述，在于我们对于「成功」的定义未必要这么极端。 并非只有成为巴菲特、选上总统、得诺贝尔奖、或是建立横跨五大洲的商业帝国才算。

我们一般人或许平凡、或许梦想微小的多、或许只拥有人生某阶段的渴望，但对自身而言，若能达到那些梦想，一样是能带来人生中高度的圆满与充实。 这些成功可能是考上某种证照、完成一个设计提案、构筑一份企划、完成婚礼安排、甚至是减肥与健身。

更重要的是，这些目标的成功其实往往是引领我们往更强大的方向前进的里程碑。 就好比学些速记与读书的手法，虽然不可能让你拿到诺贝尔奖，但最少会让你有系统的记得书中的内容，能考个好学校、甚至在起点上超越其他不懂的人。

这在时间管理上也是类似的概念。

学会这些东西，确实不会因此就产生甚么巨变；但最少会让你「更有能力」追寻「属于你的成功」。 大部分人虽然拥有梦想，却常常因为「现实问题」而把梦想不断往后延。 「等我有时间了」、「等我有钱了」、「等我升职了」、「等小孩大了后」；总是会有一堆借口，让人们把想做的事情一直往后推。 五年、十年回头来看，很多人讲了一辈子的事情，往往连起步都没有。

但若你知道如何利用时间，其实很多事情或许早就可以起步了，就算如蜗牛般缓慢，五年十年回头来看也是移动了一些距离啊。

换言之，具备时间管理、或是个人的财务管理的知识后，让我们有能力提升自己的执行力、增加我们时间或是金钱的利用效率，我们将更有机会追逐并完成我们的梦想。 就算那梦想跟知名人士比起来微不足道，但总是一个起步。 要成为巴菲特，我们也是需要一桶金、一桶金的慢慢累积。

所以成功并不表示一定要 aim high，但若能逐步的达成我们每个人生梦想，就是一种能对自己交代的成功。 而若能把这些中小型目标都达成下，万一哪天还有好运加持下，搞不好我们就会是另一个能被历史记录下来的人物。 当然，后者可能可遇不可求；但能达到前者，最少也能让自己某种程度衣食无缺、人生了无遗憾了。

这是我想要强调的「成功」 → 一个由我们自己定义梦想，并将其实现的过程。 这成功并不虚无飘渺、也并非是凡人不可触及的。 重点是你愿不愿起步，以及是否有个好方法让自己事半功倍罢了！

说到这，我想到我最近在看的一本书「改写规则的人，独赢」Page 104 页有这么一句话：「你无法确保成功」美国第二位总统约翰亚当斯(John Adams)写信给妻子艾碧盖儿道，「你只能让自己的作为值得成功」。

这段话让我很有共鸣，因为我一直相信若我们投注心力为自己规画未来，就是「让自己的作为值得成功」。 时间智商的提升，就是让我们的一举一动都更容易达成自己的目标与愿望。 最终，也就是提升了成功的机率。

管理的关键在于主动两字

第二个基础概念是这样的：并非你去买本「万用手册」(如有名的ほぼ日手帐)或是有在用「Calendar 软件」就叫有做时间管理。 我相信很多人都有在用类似工具，可是不表示因此就能有效的完成足够的工作。

问题在哪里呢？ 我自己观察后发现，好的时间管理、跟坏的时间管理，重点的差异在于如何界定「管理」这个字眼。

管理这个字眼很有意思。 他在中文里，只有这一个字；但在英文里头，其实有好几个字眼都代表管理，比方说Administration、以及Management。

management 这个字眼，比较有「介入、干预、并预先改善」的意思；而 administration 有人翻译成行政管理，通常代表的是「做些动作来确保事情运作顺畅」。 像一间公司里头，administration team 通常就是在确保日常运作不出错、大家照着规矩与流程做事。 以政府部门为例，会有着大量的事务人员，他们的责任就是做这样的事情：确认大家都有身分证字号、确认大家都有缴税、确认预算都有执行类似这些事情。 至于为何人人需要身分证字号，预算金额到底合理不合理，那可不是这类单位需要忧心的问题。

management team 才是一个组织中负责要忧心为什么以及去哪里的单位，他们通常负责提供 vision（愿景）、决定优先级、思考资源分配等。 顺带一提，讲到 vision 这个字，就想到我最近看到一段话对这字描述的极为贴切。 这是格理弗游记的作者 Jonathan Swift 说的：Vision is the art of seeing things invisible。 「看到尚不存在的艺术」，这描述还真棒呢！

一个好的组织需要这两者的平衡。 有些人负责维持日常运作顺畅、照着规矩办事；但也要有些人负责往前看、随时思考规矩是否该改、方向是否该调整。 像我们身体就有着非常完善的行政组织，如呼吸系统、循环系统、消化系统等。

它们巧妙的运作，让身体维持正常运作。 但是呼吸系统可不会帮我们思考如何追求成功与卓越。 你还需要用脑、用心来成立我们的「主动管理」系统，把梦想化为行动纲领并加以实行。

离题的讲了这么一大段，我想说的是：在时间管理上也是一样。 很多人只是被动的把别人来找我们要做的事情记入行事历中，然后照着执行，并以为这就是管理时间。 但这其实不叫时间管理，这充其量只是有个「提醒机制」罢了。 提醒机制只是做到行政管理，让我们不出错、运行顺畅；但若要追求成功，你还需要更多「主动」的成分在其中。

比方说，如何妥善的安排工作、调整优先级、拒绝矛盾的事情、甚至是思考找寻自己的 vision（也就是定义自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚么）。 这才是我觉得在时间管理上重要且该学习之处。

这也说明了，为何虽然有人买了万用手帐、带着 PDA，但是生活效率还是没有很大的提升。 那是因为若管理只做一半，成效当然也只有一半了啊！

时间管理的关键不只在于节省时间

最后一个要说明的，在于时间管理跟「如何节省时间」很可能是不能直接画上等号的。 若只是思考如何「加快」，有时候是会走入歧途的。

这有两个原因。

第一个原因在于「时间利用的好坏」比「单纯缩短时间」更重要。 这是因为事情怎么样都有最少完成所需的时间，缩短的边际成本是递增的。 比方说吧，每天上班我可以有好几种不同的选择。 可能可以开车、可能可以骑车、可能可以搭捷运、也可能搭出租车。 但除非我能学会瞬间移动或是能得到小叮当的任意门，不然怎么样我都得花些时间。 就算是我最能自我控制的交通工具（如自己开车或骑车），我也不能把通勤时间降到零。

举例而言，搭捷运上班要花 40 分钟，正常骑车也要花 30 分钟，除非拼命闯红灯可能才能省更多。 可是闯红灯风险太高，这策略考虑到风险带来的成本后会变的完全不值得。 但若正常骑车也只能节省个十分钟，那这改善其实也非常有限（虽然就比例而言看似很高）。 甚至在这情况下，我个人反而宁愿多花十分钟来搭捷运。

吓一跳吗？

因为你若从有效分配时间的角度来看，当我有完整的 40 分钟可用时，我其实可以在捷运旅途中看看书、写文章大纲、看一下待办事项列表、或是做些其他的思考。

骑车虽然看似节省了 10 分钟，但过程中我得注意交通、得提高警觉，对我而言反而是一整段完全无用的过程。 所以时间管理，并非只是要你一味的节省时间，如何能好好的利用时间才是关键。 在此概念下，某些事情多花些时间做，有时候反而才是合理的选择。 这也是为何我把这分类取名叫个人时商、而不叫时间管理；因为需要提升的是判断的智慧、而非只是一味求快。

这也带出一味思索加快为何会误入歧途的另一个原因。 一般人常常因为过份求快的「Cost-Down」，而造成工作质量的低落。 像华人就最多这种毛病。 别人订好的标准作业程序，大家都会因为抄快捷方式、省掉几个步骤而得意洋洋。

殊不知，这些流程可能都是必要的。 跳过某些程序虽然短期看起来没问题，但反而可能增加日后的麻烦，如增加日后修改机率、或是因为出错造成评价低落等后遗症。

比方说我们公司规定有开案前要签 charter 的规则。 很多人就会质疑，我都准备好了，为何不让我先动？ 甚至有些小组会想偷偷先跑。 但 charter 没有被签，通常理由不外乎就是高阶主管觉得还没有 ready、觉得还有疑虑。 但所谓疑虑是甚么呢？ 通常不外乎就是针对项目的「内容」、「规格」、「预算」、或「时间」还有歧见或是不确定。 那你可以想象，若是高阶主管对这四个东西有疑虑，这代表案子的走向有可能还会大幅偏移。

规格或内容随便一改，做法可能都完全不同。 先跑或许能抢些时间，但更可能跑了两周后发现怎么方向大幅转变了？ 这时后发现要重头来过，不是很冤枉吗？ 所以我自己虽然也会在某些情境偷跑，可是这其实需要充分的信息收集以及风险判断的；大部分时候，我会在这种时刻先把力气放在别的工作上，等到态势明确了，才会进行准备。 如此，一方面避免了重工的风险，又能先完成别的事情。 这才是妥善的分配时间与管理时间。

说了这两个例子，我只是想要强调一个观念。 时间管理的重点并非仅在想办法节省时间或是赶快把事情做完。 有时候多花时间反而才是提升效率、有时候耐心等待反而才是提升效率、甚至有时候多做些事情反而才是提升效率。

总结

时间管理并非只是做做纪录、或是想办法做快一些。 核心的基础是上面提到的三项事情。

首先，你要能界定你自己要甚么东西，也就是你的人生目标。 再来，要能主动的规划与管理自己的人生，让自己的所做所为都能配合我们期待的成功目标。

第三，大处着眼的思考，不要一心求快。 真正的效率常常是在眼睛看不到、反直觉的地方。 多花时间在前期，有时候才能带来后期、甚至长期的收益与效率。 别忘了要把眼光放远，永远看着将来的那个成功目标，这才会带给你真正具备系统观点的「时商」提升。

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