每一次在上时间管理课程的时候，常常会遇到有人提出这类问题：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目标常常都无法推进。」、「太常被打断、干扰，所以排好的计划也往往拖延。」

这时候，通常我们第一时间的反应大多是：「如何减少干扰与临时任务？」、「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」、「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」

不过，上述几个解决办法，其实很容易在现实中撞墙：

• 「如何减少干扰与临时任务？」如果是一个职场中的工作者，有可能要求客户、老板都不要打断自己工作，都不要有临时任务吗？
• 「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」有很长的专注时间，当然不是坏事，但真的有很长的时间时，我们就能立刻变得很专注吗？
• 「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」都已经很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就会想做吗？还是更不想做？

而或许从一个小小的观念做个转念，我们就能更从容有余裕的面对上述问题，找到自己可以掌控的时间，并且打败拖延，克服干扰。这个小小的转念，称为「时间的颗粒度」。

「时间的颗粒度」，可以概略定义为「完成行动的一个基本时间单位」。

让我们一起来思考看看，不同的「时间的颗粒度」，会发生什么不同的情况。

假设现在我要做一份报告，如果我的「时间颗粒度」是早上时段、下午时段、晚上时段这么大的单位，例如做一份报告「感觉」大概要 3 个小时，所以想要找到「3 小时」的时间空档来完成这份报告，那么我的「时间颗粒度」就是 3 小时。

这时候，我开始在未来的行事历上，想办法找出 3 小时的空档，有可能找不到（因为被各种会议、行程占满了），于是我叫苦连天，想说只能晚上加班来把这个报告完成了。当然，一旦要占用到加班时间，一定觉得更加痛苦，更不想做。

也或许，我在未来的行事历上，真的找到一个 3 小时的时段，于是我把做完报告这个任务安排上去。但是，现实往往是到了那一天的这一个时段，我发现出现一个临时会议，或者做到一半时来了客户电话，还是说当下我很累没有心情去做。于是，无论是哪一种理由被打断，我往往会拖延到另外一个觉得有 3 小时空档的时段来执行，这往往还是那个晚上加班的时间。

同样假设现在我要做一份报告，但当我们的「时间颗粒度」是 30 分钟，甚至更短的单位时，会发生什么事情呢？

这个意思不是我想办法把做报告变成可以 30 分钟内完成，而是当我们意识到「时间颗粒度」是 30 分钟为单位时，我会主动地把一个可能需要 3 小时的报告任务，分割成「 6 个 30 分钟的小行动」，例如：

• 先写出目前我脑中有的大纲
• 设定报告的目标，以及目前尚未解决的问题
• 询问有经验的人如何解决问题
• 针对问题去找三份补充资料
• 调整大纲并确立报告的关键论点
• 和老板（客户）确认关键论点可以推进
• 撰写报告开场
• 撰写报告分析
• 撰写报告结论

咦？你说怎么拆一拆，超过 6 个行动耶？这时候你就会发现，原本我们设想的那种「3 小时时间颗粒度」还会遇到一个麻烦，那就是最后真正需要的时间，往往超出自己模糊预估的时间，以为半天能完成的任务，结果根本不够！原来根本需要快 5 个小时才能好好完成这份报告，于是晚上加班现在要变成凌晨熬夜了！！

只有当「时间颗粒度」变小后，我们放下对任务的模糊想象，开始具体的拆解出每一个小小时间单位要推进的行动，这时候反而可以更精准的估算需要的总共时间。

但是，也不是要找另外一个 5 个小时空档来一口气完成这个任务。

当时间颗粒度变小，我们还会看到几件事。首先，我们可以「看见」更多可以拿出来运用的时间空档，例如原本早上的通勤时间，可能觉得也就 20 到 30 分钟，应该只能滑滑手机吧？但是当「时间颗粒度」变小后，你就会看到「写出脑中大纲」、「设定报告目标」、「传讯息问个有经验的人」等等，其实都有可能在这个小小的空档执行。

接着，我们可以开始「接受」被打断，并且被打断也不会太大程度影响自己的时间安排。如果早上原本的专注时间被叫去开会了，回来后还有一个小时，依然还是可以推进两个行动单位，不需要完全放弃。

然后，我们可以「意识」到有些行动可以马上开始做（甚至，必须现在就开始做）。例如要赶快有大纲，才能找有经验的人问问题，那么我只要赶快找到今天有空档的 30 分钟把大纲产出就好，甚至现在你在看这篇文章的当下就一定是一个对你来说的空档，不如就马上来产出。

「时间颗粒度」愈小，我们安排时间就愈有弹性，并且更能面对各种被打断的变化，也能看见更多原本看不到但其实可以运用的空档时间，甚至我们能够更精确的计算推估时间。

（延伸阅读：克服拖延 5 个进阶步骤，以养成阅读学习等生活习惯为例）

我常常在时间管理课程中，让学员练习把「时间颗粒度」变小，重新看到任务的可能性。最近的时间管理课程，我就收到不少学员回馈，提到这为他们找到、发现原本有很多可以运用的时间，并且开始能真正推进目标。

这里我就挑选两位朋友练习的很棒的例子，给大家参考看看（有适度改写）。

第一位朋友原本有一个目标是：「半年把家中乱丢的数百本书，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好几个小时的空档来做，但是当然一直拖延，毕竟周末有更好玩的事情啊！但是当重新切割「时间颗粒度」后，这位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分钟清理一落 15 到 20 本不需要的书。」

这样一来，当「时间颗粒度」变小，我们会发现原来不用刻意安排一个大段时间去做某件事，回家一点点空档，顺手一做，进度也可以往前推进。

而且，或许就在这顺手一做的 10 分钟，发现一本之前买了但乱丢，可是对现在自己很需要的书，那么或许这个礼拜的读书计划就可以用上这本书了！

（可以延伸阅读：工作愈忙愈要学习，问题不在没时间、没效果，试试这三步骤）

第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性质时常会被中断、电话接不完，自认一天没有完整的一小时可以做完交办事项。从没想过零碎时间使用，十分钟至三十分钟，只要工作有一小点的进度，终会积沙成塔。」

而最后这位朋友上完课后，对于自己处理公事进行了「时间颗粒度」的改善，并跟我分享了他的方法：

以前的做法，想要等到完整长时间一次整理好会议记录：

• 每日有很多人员面谈会议
• 结束后要完成记录回报主管
• 但这样的记录，时常堆积到星期五才将星期一的会议纪录发出
• 这时候要花很多时间在整理当初的会议纪录
• 而且因为遗忘等，需要回想的时间变得更多

现在缩小「时间颗粒度」后的方法：

• 面谈时就记录关键词并完成大纲（利用会议中的小型「时间颗粒度」，开始采取行动）
• 利用面谈后，那一天的其他零碎空档，把关键词延伸成完整记录，一次推进一段即可（例如午休吃完饭后，下午开会前、后，其他工作之间的片段等等，每次15分钟左右其实就能推进一小段记录补完）
• 于是面谈完第二天，透过几次的空档推进，就能发出会议纪录

最后的问题是，会有哪些原因，导致我们无法轻易的缩小「时间颗粒度」，总是不知不觉的往很大的「时间颗粒度」去设想呢？

我这边列出几个可能的原因，做为这篇文章的最后提醒：

1. 接收到任务后没有拆解

• 要做一个报告，没有主动拆解成几个可以分段完成的小步骤
• 延伸阅读：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤

2. 之前没有记录自己实际执行的步骤

• 不知道做报告可以拆解成多少步骤，那就先记录一次自己做了什么步骤，下次就知道怎么拆解了
• 延伸阅读：工作愈忙愈要记录与回顾，写「任务日志」是提升效率关键

3. 完美心态、定型心态作祟，没有转变成成长心态

• 要把书都整理好，只想到要一口气整理好，没办法接受每次处理掉一点点
• 没有完美整理好，但找到需要的书，其实就可以了
• 延伸阅读：觉察时间管理习惯中的定型心态，开启「成长心态」的转变

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本文转贴自： 电脑玩物 （原文连结）

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