個人管理
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5 個時間管理技巧！讓你在家工作也能維持高效，兼顧生活平衡
大家好，我是電腦玩物的站長 Esor。 平常除了大量文章產出，開設各種課程講座，其實我還有跟大家一樣上下班的正職工作。所以，像是寫文章、準備課程，都要利用自己在家的時間。多年來這樣的斜槓經驗，也累積了另類在家工作提升生產力的心得。 如何利用剩餘時間累積個人專業，並且，還能夠兼顧生活的平衡呢？ 這次就來跟大家分享。 第一個關鍵技巧，是為任務設定「有截止時間」的「階段性成果」 在家工作、做自己的工作，相對沒人逼我，但是沒有一點點壓力，反而無法真正提升效率。 這時候可以主動為自己設計有「截止時間」的「階段性成果」。 什麼是「設定截止時間」？ 在家工作，可能沒有交期，可能沒有人在旁邊隨時要進度，很多事情就開始不知不覺拖延，這時候可以自己設定截止時間。 什麼是「設定階段性成果」？ 如果我直接設定今天要寫完一篇文章，難度太高。難度超過自己可以掌握，就很容易拖延。這時候可以把任務分成幾個階段性成果，逐段推進。 設計有「截止時間」的「階段性成果」，就是如果要寫一篇文章，就設定今天要把大綱資料全部整理完成，這是一個自己可以做得到，有截止時間，也看得到階段性成果的任務。 「給自己能夠負荷的正向壓力」：讓在家工作時，遇到有彈性、可掌控的時間，更容易全力投入到這個任務上去完成。 那如果我提早完成怎麼辦呢？這沒有什麼好擔心，那就繼續推進這個任務的下一個階段成果就可以啦！ 關於階段性成果的設定，可參考：克服拖延 5 個進階步驟，以養成閱讀學習等生活習慣為例 第二個關鍵技巧，是每個任務盡可能拆解出步驟清單 什麼是拆解出步驟清單？例如寫一篇文章，我會把它拆解成： 設計一個好題目 列出目前想法大綱 研究相關文章 回頭修改大綱 補充相關案例 設計教學方法 製作圖表或截圖 寫好開場白 寫出草稿 這其實就是我多年來在家寫文章、準備課程的一個技巧。 在家工作的環境，可能比辦公室更容易受到干擾、更容易被打斷。我沒辦法一直安排那種週末半天完全不理家人，只做自己工作的時間。 但是如果可以列出步驟清單，我就能充分利用隨時出現的零碎空檔，每次充分推進一個小步驟。 其實，空檔時間比我們想像得多，只是很零碎，如果能充分利用，累積起來就有足夠完成任務的時間。 可參考：工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動 第三個關鍵技巧，當覺得時間變得很混亂時，利用工具做統計反省 有時候覺得一天工作的產能變低，好像很忙碌，卻不知道自己到底在忙什麼。真正重要的任務反而沒時間做。 遇到這樣的情況，我會利用一個時間計時的工具，例如 Toggl 。 我會開始來計算自己每一天時間真實利用情況。 當我開始在做某個工作的時候，按下計時器，暫時離開工作就暫停。看看自己到底花了多少的時間。 這樣計算一兩個禮拜之後，我就可以在一個統整報表上，看到自己每週真正工作時數，以及在不同任務分配的時間。 我就可以開始準確地知道，自己到底把時間花在哪裡？ 說不定我常常打開網頁逛 Facebook，常常在即時通上回訊聊天，沒有去做真正實質的工作，只是自己不自覺。 Toggl 是我使用了很多年的計時工具，教學可參考：打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器 第四個關鍵技巧，準備行動中也能工作的工具 一個任務中，確實有些步驟是必須回到辦公桌才能執行，但有些步驟不是。 所以，我們前面有一個任務拆解步驟的方法，讓我們知道哪些步驟是辦公桌才能做，但哪些步驟在行動端也可以快速完成。 例如要寫一篇文章，大綱難道不能在手機的 App 上處理嗎？故事難道不能在手機 App 上寫完嗎？ 只要有一個可以在行動端易用的工具即可。 這樣一來，我們就更能適應那些不是非常完美的工作環境，也都可以推進我們的工作任務。 讓自己任何環境都能快速專注，可參考：工作愈忙愈要能快速專注，方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間 第五個關鍵技巧，設定要被保護的時間 要注意的是，這個保護時間，應該要跟我們的家庭生活環境來配合。 我的意思是，不影響他人，但如果不保護起來，自己也沒辦法好好利用的時間。 例如，晚上小孩睡覺之後的一兩個小時空檔、小孩午休時的空檔。 保護時間的意思是，在這些時間中，優先執行那些設定好的重要任務。 可參考：畫時間盒的練習：如何在更少時間完成更多事情 那麼如果生活時間也都在工作，又如何達到生活的平衡呢？ 前面五個技巧，我都用工作性質的任務來舉例。其實同樣的方法，用在生活目標一樣有效果。 我們從頭快速梳理一遍。 可參考：「專案」「管理」我的生活，才是及時行樂的幸福方法 如果是生活目標，我們有沒有為生活目標設定有截止時限的階段性任務呢？ 例如想要研究烘焙麵包蛋糕，一個有截止時間的階段性成果，是在小孩今年生日前幫他做一個生日蛋糕。 然後這個禮拜要先學會做戚風蛋糕，下個禮拜要練習在蛋糕上面塗奶油，再下個禮拜要做出一個夾芋泥餡的奶油蛋糕。不斷的往前，推進每一個階段性成果。 當生活目標也可以設定有截止時間的階段性成果，你會發現真正可以充分地利用時間，投注在那些以前都沒辦法推進的生活目標上面。 更進一步，有沒有為生活任務，拆解出步驟清單呢？如果我這禮拜必須要練習做一個戚風蛋糕，有哪些步驟要做？ 要去研究一下網路上的食譜 要列出自己的食譜 列出食材的清單 去烘焙材料行把食材、器具買好 如果前面這些步驟沒有拆解出來，沒有利用週間空檔去做，到了週末，什麼都還沒開始，那麼就算我有兩個小時的空檔，也做不出一個戚風蛋糕了！ 我們的空檔時間，往往就是這樣被浪費掉的。我們當然也要為生活目標保護時間。 例如每天洗澡之後，陪小孩一起唸故事書或玩玩具，然後才去睡覺，這是固定的家庭時間。 我們必須把自己的時間保護好，先保護好，才不會隨意安插更多雜七雜八的事情。 同樣的處理流程，幫助我們推進工作目標，也推進生活目標。如果工作上的重要目標能達成，生活中的重要目標能推進，那麼自然就是工作與生活的平衡了。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文標題：這5個時間管理技巧，幫助我在家也能高效率工作，兼顧生活平衡） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
January 1, 2024
在台灣跨國遠端工作，「外幣薪資」所得稅申報指南！
科技的進步使得「遠距工作」（work remotely）成為可能，Covid-19 讓「在家辦公」（WFH, work from home）漸漸成為常態。 在國際化浪潮下，臺灣人不用遠赴海外。年輕人長住臺灣，為外國公司「在臺灣遠距工作」（work remotely in Taiwan）或「從臺灣工作」（work from Taiwan）的情形愈來愈普遍。 有所得就要繳稅，若每年收入金額高且穩定，那成立一家公司其實會比較省稅，否則用申報「個人綜合所得稅」的方式報稅，也是可行的選項。 Work Remotely in Taiwan 賺的是中華民國來源所得 所得稅法第二條規定，凡有中華民國來源所得之個人，應就其中華民國來源之所得，依本法規定，課徵綜合所得稅。 玄機就在「中華民國來源所得」的定義上。因為所得稅法第八條規定，「在中華民國境內提供勞務之報酬」就是中華民國來源所得。 在臺灣遠距工作者的收入，因為是在臺灣提供勞務，就算領的是外幣，也要在臺灣繳綜合所得稅。 Work Remotely in Taiwan 不是海外所得 很多人會誤以為替外國公司工作，薪水領外幣，就是屬於「海外所得」，可以依所得基本稅額條例，每年享有 670 萬的免稅額。 事實上，所得基本稅額條例第 12 條有明確規定，只有未計入綜合所得總額之「非」中華民國來源所得，才是可以計入基本稅額計算的海外所得。 當作薪資所得申報綜合所得稅 在臺灣遠距工作者，所領的外幣薪資，雖然國稅局沒有明確規定，但在申報個人綜合所得稅時，實際上還是屬於「薪資所得」。 若是未婚，那每年能享有 20 萬元的薪資特別扣除額；加上 8.8 萬元的免稅額；再加上 12 萬元的標準扣除額，合計來自於海內外，每年收入在 40.8 萬元以下，其實是免繳綜合所得稅的。 若收入超過 40.8 萬元，首先必需先恭喜你，然後建議可以到國稅局免費提供的「綜合所得稅試算」網頁，試算要繳納的稅金有多少。 要提供屬於薪資所得的證明文件 被臺灣公司雇用的員工，都會收到公司開立的「薪資扣繳憑單」，這份扣繳憑單也會同時由公司申報給國稅局知道。 因為申報的是「薪資」扣繳憑單，所以國稅局很清楚這名員工可以享受每年 20 萬元的「薪資特別扣除額」。 但國稅局並不知道，在臺灣遠距工作的人申報綜合所得稅時「宣稱」的收入到底是不是薪資所得。 這很重要，因為關係到你可不可以享受權利合法的少繳稅金；相對的就是國家會不會吃虧少收到稅金。 所以在申報綜合所得稅時，要檢附能證明有受雇事實的文件，如合約、聘書、薪資等等。 收入的計算時的匯率 既然是薪水，就算每次發的金額因為受獎金或請假影響而不太一樣，但無論是季季發、月月發，還是周周發，應該還是照有規律的週期發放。 但因為收的是外幣，但報稅時收入金額卻要填台幣，所以申報時要依「 外僑綜稅匯率明細表」所戴每月平均匯率，來換算應申報薪資收入的金額。 勞健保和退休金 因為任職的公司在臺灣並沒有任何形式的常設機構，這包含了子公司（subsidiary）、分公司（branch）、代表處（representative office）等，所以事實上無法成立投保單位，為員工投保勞健保和退休金。 這時在臺灣遠距工作者，可以用「無一定雇主」的身份，向相關職業類別的「工會」投保勞健保，但是 6% 的退休金就沒有辦法保了。 開公司領國外的錢不見得划算 以開個一人有限公司的方式，提供外國公司 invoice，因為是屬於勞務外銷，所以營業稅是零稅率。簡單的說就是不用繳營業稅。 但還是要就獲利繳 20% 的「營利事業所得稅」，加上盈餘分配給股東產生的股利收入，還要考慮若借址登記的「租金支出」、還有每月帳務處理的「記帳費」。估算後，再與申報綜合所得稅要繳的稅金相比較，看那一種模式劃的來。 若差沒有多少的話，建議還是選簡單的申報綜所稅為佳，這樣省了很多行政作業上的麻煩。 在大陸的收入也是中華民國來源所得 依據臺灣地區與大陸地區人民關係條例（兩岸人民關係條例）第 24 條，臺灣地區人民有大陸地區來源所得者，應並同臺灣地區來源所得課徵所得稅。 也就是說，無論你認同與否，在法令修改前，在臺灣為大陸公司遠距工作者，繳納個人綜合所得稅和勞健保的規則，和前面所提到狀況是一樣的。 不要以為政府都不知道你在賺錢 只要自己的銀行帳戶有收到錢，自己也有提領的記錄，那會留下金流的軌跡。 當大人物（大數據、人工智慧、物聯網）扮演的角色愈來愈重要時，政府想在什麼時侯查，查的多仔細，都只是分分鐘的事，而且稽查的成本也因為大人物的能力愈來愈強，而愈變愈低。 愛臺灣的具體表現之一，就是在能力範圍內適度繳稅。否則，依據稅捐稽徵法第 21 條，國稅局有最多七年的追稅期間，與其擔心害怕，不如以正面的態度面對應繳的稅金。 相對的，也可以在與外國公司談薪資時，把預計稅金的負擔考慮進去，爭取更合理的報酬。 -- 本文轉貼自：銓興會計師事務所（原文標題：WFH 在台灣工作；薪水領外幣的稅要這樣繳）
December 13, 2023
定義你的「營業時間」是成為跨國工作者的第一步：數位遊牧民族的跨時區工作心法
許多人嚮往 digital nomad 數位遊牧生活，能夠邊旅行邊工作。隨著遠端工作風潮在後疫情時代崛起，能實現這個生活型態的機會愈來愈大。但實際的數位遊牧生活，有很多現實困難需要克服。首當其衝的問題就是：如何克服時差、跨時區工作？ 以下是我在六週多的旅程、在超過十個城市間移動、跨八至十五個小時時差工作的心得。 先決條件確認 在你繼續往下閱讀之前，必須先確認一個先決條件：你的工作內容和團隊可以接受彈性工時以及自主分配時間。如果你的工作是偏向高度獨立作業、只需要在期限內完成任務，那跨時區工作的可行性相對地高。但是如果你的工作內容是偏向需要 follow 固定的時間，那不建議你跨太多時區工作。 此外，也需要確定你的團隊和主管能夠允許、支持你跨時區工作，確保你的旅行計劃不會影響工作產出。 將工作依照類型細分 符合以上的先決條件後，我會把 tasks and schedule 分成兩種：Type-I 和 Type-C。 Type-I (Independent)： 可以獨自完成的 tasks , 以及需要花時間思考、研究、閱讀、產出的事。 Type-C (Collaboration)： 需要共事合作的 tasks , 以及需要開會和溝通的 schedule。 接下來，我會把工時做切割，Type-C 的事會集中在原本時區的上班時間完成；Type-I 的事情，就可以運用其他的時間完成。 舉個例子，假設你原本是在東八區（UTC+8）的 9am 至 6pm 工作，你可以把 Type-C 的工作集中在東八區的 2pm 到 5pm 完成，剩下 Type-I 的工作，再另外找適合自己作息的五個小時完成。 通常在進行 Type-I 的工作同時，自然會衍生出一些需要和同事討論的事，這時我會把要問的、要確認的、要討論的事情條列記下來，做成 agenda，等進入Type-C 工作狀態時，就可以很有效率地把該釐清的事情定案，也可以減少來回溝通的成本。 在營業時間與時差之間取得平衡 另一個困難之處，是怎麼定錨自己的生理時鐘和睡眠時間。 在旅行剛開始時，一開始你還會有時差因素，能夠維持和原本工作時區一致的行程。但大約三至五天後，只要你有行程要跑，你的身體就會很容易開始進入混亂狀態：該睡的時候睡不著，不該睡的時候又很睏。特別是人體自然的生理時鐘是和日出日落有關，只要你有外出、曬到太陽，就很難不被影響。 這時，先前定義的「營業時間」就很重要，確保自己在 Type-C 的營業時間內狀態是好的，並且在營業時間前有充分時間休息。假設我的 Type-C 工時是當地時間 11pm 至 4am，我會在 9pm 至 10:30pm 間先小睡一下，等到 4am 完成工作後，再進行較長時間的睡眠。或是在營業時間的空檔中，做 30 分鐘的 power napping。不要小看這些短時間的睡眠，這些睡眠都能協助你維持專注度和續航力。 此外，如果有需要，可以攝取一些睡眠輔助品（有些需要醫生處方），並且確保睡眠時間內，房間能夠保持陰暗。淺眠的人，可以用耳塞、眼罩、舒眠精油協助。睡前喝薰衣草茶、洋甘菊茶等等，也能幫助放鬆。但不建議睡前一小時喝太多水，會影響睡眠品質。 旅行同時維持工作質量 運用旅行中零碎時間完成 Type-I 的工作也是很好的策略。例如轉機、等待登機、搭飛機或火車的時間，都可以善加運用，確保自己產出的質量不被旅行影響。 保持行程彈性也是很重要，最怕的就是沒睡好、玩不到、工作又被影響。行程安排不要太密集，即便有一整天沒有出去玩，你心態上也不會覺得懊悔、可惜。因為有時候你真的會需要一整天好好補眠、休息。 在因為時差失眠、睡不著的時候，也盡量不要焦慮，可以趁這時候完成 Type-I 的工作，有時候真的弄一弄就會有睡意了。 跨時區工作要特別注意和同事溝通時的時區換算。推薦使用時區換算器，確保雙方約定的時間一致。 如何開啟數位遊牧的可能性 digital nomad 的生活沒有想像中的浪漫，肯定也沒有在家工作舒服。但能夠一邊看世界一邊工作保持收入，這就是數位遊牧的魅力。 許多人嚮往 digital nomad 生活，想要轉職遠端工作，卻又不知道從何準備。因此，我開始接受委託，為想轉職到遠端工作的職場人做「轉職諮商」。透過有系統和策略的規劃，協助職場人開啟數位遊牧的可能性。有興趣的朋友可到 Career Talk with Ivy 頁面 看細節。 在旅行的途中，確實也會想念家中的大螢幕、升降桌、辦公椅等等。不過有捨就有得，只要能做好行前準備，有方法平衡旅行和工作的時程，就能夠享受數位遊牧的魅力。 延伸閱讀： 如何digital nomad — 行李篇 你與遠端工作的距離 轉職前，你必須要知道的幾件事 -- 本文轉貼自：Ivy is Out of Office（原文標題：如何 digital nomad — 跨時區篇）
December 9, 2023
《遠距工作這樣做》選摘：遠距工作溝通效率差？想提高溝通品質，試著從「降低溝通次數」開始
我一直認為，在工作上，如果需要頻繁與對方溝通才能辦成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什麼地方出了錯。 我想在職場上，下面這些問題的提問語句，對你來說應該不陌生： 「在嗎？」 「你有沒有什麼方向？」 「你覺得黃色好嗎？」 「你覺得老闆想要什麼？」 這類問題給人的感覺十分黏膩與煩躁。 表面上這些問句看起來好像很平凡，但實際上，這些問句在協作上帶給的隊友負擔其實挺大的。平常在辦公室裡這樣有一搭沒一搭的亂聊，看起來還沒什麼。但是如果在遠距中，這類問題一旦出現在通訊軟體內，看到時自己內心常有一股衝動想掐死對方。 為什麼有這麼大的差異呢？ 這些問題都有個共通特點：每當這些問題出現前，你總需要再多問好幾句，才能明白對方最終要什麼？ 以前，在辦公室裡這種問題很常見，但大家其實不太在意，主要原因是因為以前這類問題，多來回幾句的成本只要幾秒鐘。但是切換到遠距工具後，光是回應問句的時間成本，加上遠距工具的操作，就是多了幾十倍，所以往往讓人不由自主的無名火起。 這些問句的成因很多，有可能是當初對方沒想清楚，隨口就丟出問題，而沒有好好把核心訴求表達出來。 但還有一種更可怕的情況，就是問這些問題的人，平常就有不好的工作習慣，習慣將「思考作業」扔給對方。 建立不要丟思考炸彈的提問原則 平常在辦公室裡，我們對這種「思考作業」炸彈沒感覺，但是一切轉換到遠距工作模式，就覺得跟這樣的人工作十分吃力，溝通上很抓狂。 但是最重要的是，我們要如何改變「結果」？ 不管你是炸彈接收者，還是無意中成為了炸彈製造者。如果我們不想陷入這種討厭的情形，我建議團隊裡面針對問問題的原則，應該改成： 在問對方一個問題時，先思考自己想要得到什麼答案？ 盡量將問題的答案選項，用手段集中限制成你想要的結果。 將一個「開放問題」，改造成有限的多選題。 比如說上面舉這些無腦例子，就可以重構成如此： 「在嗎？」 「在嗎？我想跟你溝通 A 專案的事。我在 15 分鐘裡面都在線。如果你在的話盡快回我。如果等下要找我，我可能整點才在，到時候可以打我電話 XXXXXX。 」 「你有沒有什麼方向？」 「關於目前這個問題，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我個人比較偏好 A 方向。你有沒有其他想法？」 「你覺得黃色好嗎？ 」 「關於這張海報，我做了紅橙黃綠色，我個人覺得黃色在這個場景比較適合，理由是 XXXX 。你比較偏好哪一款？選個兩組給我。」 「你覺得老闆想要什麼？」 「我認為老闆因為 AA、BB、CC 因素。他可能比較偏好 CC 選項。你有什麼的看法？可以給我你的方案與理由嗎？」 讓我們看看，前後兩種提問有什麼差別。你會發現，這些問題經過「改寫」後具備幾個特徵： 相對比較長。 一次性的表達了自己相對完整的看法。 如果對方沒有什麼想法，提供封閉式選項，讓雙方能對結論快速收斂。 容易得到具體的溝通成效，時間可控，結果可控。 「過度溝通」（在一句話裡面塞滿了可能的選項，以及上下文場景）。 先拆解問題，溝通才能獲得有效答案 我們平日之所以會「沒有效率」的原因。是因為「走過去溝通」的「時間成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距離高頻率的快速修正。 然而，這種走過去溝通的「壞習慣」被帶進遠距工作時，大家就會覺得「溝通」上很費勁。 我們可以把「時間」比喻成水，「溝通」當成洗澡。以前在辦公室，我們有自來水，當然是拿蓮蓬頭快樂地沖澡。但是如果我們到了高原上，洗澡需要打水，非常的費力。你還會想要在高原密集的打水進行快樂地沖澡嗎？當然不可能！ 這時候，我們採取的策略，就會變成可能兩天才洗一次澡，每次都採取擦澡的方式，並且集中在某些時段裡面大家一起洗。 在遠距工作上，為什麼我在開篇第一個原則，就是「限制直接、立即溝通次數，一天最好在兩次以下」？ 目的是，反過來設計一個極限場景，如果說話機會這麼珍貴，大家就不會浪費時間找尋更好的語音溝通工具，或想開更長的會。 而是回過頭來，促使自己在遇到問題時更深入地思考：自己要如何提問題？又期待得到什麼樣的結果？ 在提問之前，先把問題拆解清楚，反而可以更有效地獲得答案、縮短溝通時間。 -- 本文摘自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在這裡》
December 8, 2023
高效能會議的 7 個習慣！遠端工作靠它保持線上開會效率
有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。 我自己也是上班族，每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會，甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議，兩者對比，或許可以從我自己的經驗，整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。 你或許也發現這篇文章題目，借用了史蒂芬.柯維的經典著作書名：《高效能人士的七種習慣》，當然我不是管理學大師，這裡整理的七個習慣，只是我的個人經驗，所以也很歡迎大家一起討論，分享你的看法。 開會前，有個基本一定要做的事情：「準備自己要報告的資料」。如果要跟客戶討論產品，我就要先準備好市場分析資料。如果要說明專案進度，我就要準備好工作報告。 因為太基本，所以不列入下面的七個習慣中，就讓我們從已經準備好開會資料開始，看看還能「為高效能會議做些什麼事」？這些習慣包含了會議前、中、後的不同行動。（可以延伸參考兩年前的這篇文章：我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？） 1. 列出這一次要確認的重點問題清單 會議有時候會不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什麼討論什麼，最後離題而拖長不必要的討論時間。 有時候會議會有議程，但有時候沒有。無論如何，我都會有個習慣，就是自己先列出這一次我想討論的重點清單，以及我想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」，不是報告資料，而是裡面真正需要釐清的問題是什麼？真正值得凸顯的重點是什麼？ 我通常會問自己，假設會議時間很少，假設最後沒時間才輪到我講，但我一定要確認的重點與問題是什麼？ 無論我是不是會議主導者都需要這份清單。 如果我是主導者，有了重點問題清單，我就知道什麼時候離題，可以把會議拉回討論主軸。如果我只是報告者，有了重點問題清單，我也知道如何簡潔扼要的說明，並且知道我應該花時間在哪些重點上討論。 2. 排出重點問題清單的討論邏輯 會議有時候會卡在一些關鍵問題，結果陷入無解的討論迴圈。會議有時候讓人覺得很混亂，最後好像討論了很多，但心中對專案的整體架構卻還是很茫然。 在前面列出重點問題清單後，我還會多一個習慣，就是我會排列出要怎麼討論這些重點、問題的順序與流程？把這些重點與問題，用邏輯重新整理一次，先確認簡單的、要先確認的問題，然後才慢慢引導到困難的討論。 我通常會問自己，這些重點與問題要怎麼依序提出，對方會被我說服？ 這樣的習慣，可以讓會議過程中，對方更容易對你建立信心，並且困難問題也會從簡單開始，逐步拆解，這樣整個會議過程都會更加順暢。 3. 確認我自己對問題的解答與底線 有時當會議討論到關鍵問題，但是大家都不確定解答是什麼，不確定能不能這樣做，於是不能做出決定，可是又在討論上無限迴圈。 當然會遇到一些很難抉擇的問題討論，但在前面決定好重點問題的討論順序後，我還會再有一個習慣，就是先想好自己對這些問題的可能答案，或是這些問題我的最後底線是什麼。如果底線不是我能決定的，我會在會議前先去問可以做決定的主管，然後才去跟客戶開會。 我會問自己，這個問題如何大家沒有更好答案時，我的目前最好答案是什麼？這個問題如果對方提出要求時，我可以答應的最後底線是什麼？ 前面三個步驟是環環相扣的，如果沒有準備好問題清單，又怎麼知道要準備好底線答案？ 而當我準備好自己的答案，就能在會議時明快地給出回應，有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。 4. 一開始就先說明會議的待辦清單 尤其是一些企劃構思會議時，與會者抱持著聊聊看的想法，但會議也很容易就變成真正的聊聊看，最後卻無法拉回需要的結論。 在會議一開始時，如果可以的話，我通常有個習慣，就是會先跟客戶、與會者，說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼，也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。 我會說，今天會議想要逐步討論這幾項問題，然後最後我們要確認什麼結論？ 只需要一個很簡單，可能不超過一分鐘的說明，但這個簡單動作有兩個效果。 雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人，但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論，例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」，大家心中也有個底，容易接受被打斷。 並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人，防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論，這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題，而現在先解決這個問題，並且現在這個問題，有助於解答等等那個難題。 5. 事先做好會議筆記 當然，我們都會做會議筆記。 但我有一個習慣，就是會在「開會前」先做好會議筆記，也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法，都先做好筆記，然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢？ 我的會議筆記主要在記錄：接下來我要做什麼應變，下一個接續討論的問題要不要調整？ 因為基本的重點問題與答案，我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法，我聽到對方提到什麼事情，接下來我要提出什麼回應或詢問？接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢？ 6. 最後確認一次所有結論 當會議結束，大家對於這次會議其實已經討論了後面，忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論，不用超過一分鐘，但可以有很多好處。 說明一次會議結論，讓大家確認是不是每個結論都沒問題，也讓大家快速對這次會議有了整體概念。 當然，最好能在會後，立刻把這次結論 mail 給大家一份。 7. 討論接下來每個人的下一步行動 一次會議可能討論了一整個專案的流程，對每個人來說都是長期而龐大的工作，但這樣的會議回去後，不一定能立刻推動專案的進行。 所以我還有最後一個習慣，就是在說明完這次會議的所有結論後，我會問大家，那麼接下來我們每個人的下一步行動是什麼呢？可能是 Esor 要列出大綱、 A 要擬出合約、 C 要把會議紀錄發送給相關人並收集回饋。 我習慣在會議最後，跟對方確認回去後「立刻可以做」的行動是什麼？如果不是立刻可以做的，就要設定一個近期檢查時間。 透過上面幾個會議習慣，在我的經驗裡，更容易創造高效能的會議，讓會議進行得更快速，在準確的時間結束，並且會議之後會真正產生一些有效的行動。 -- 本文轉貼自：電腦玩物 ( 原文標題：高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已 )
December 7, 2023
遠端工作社交只有一個人怎麼做？7 個方法讓你再也不當邊緣人
當我開始遠距工作，大多時間都是一個人，不管是在家工作還是邊旅行邊工作，除非是講電話或視訊會議，不然幾乎一整天都不會和真人講到話，也因此遠距工作社交成為我必須要好好關注的一件事情，不然我很容易耐不住寂寞 XD 。 隨著遠距工作愈來愈盛行，我也開始發現有愈來愈多人有這樣的困擾，所以這篇文章我會來和你分享有哪些遠距工作者可以進行社交的方法和平台，讓你即使身邊沒有了同事，還是可以交到新朋友，擴大自己的人際網絡。 遠距工作社交的方法有哪些 1. 到 Co-working space 工作 co-working space 中文是共同工作空間，通常會由某個公司或團體租下一棟大樓，然後把裡面打造成適合工作的空間，有適合各種人數和需求的獨立辦公室，也有公開的公共空間，大部分都是需要付費的，不過有些也會有參觀日讓你「試工作」看看。 對我來說， co-working space 一直都是個很容易認識人的地方，你可以攜帶自己的名片，搞不好就有機會認識到很厲害的人，產生意想不到的合作機會，想知道你所在的地方有沒有 co-working space ，可以 Google 「共同工作空間 + 你的所在地」，或是參考下面幾個平台： WeWork ：適合在美國的人或是四、五人的新創公司，月租不便宜，基本上都是 300 美金起跳。不過裡面的設備豪華、應有盡有，根本可以當家住了！ Workfrom ：我最愛用的網站之一，可以選擇「開很晚」、「不吵鬧」之類的 feature ，也可以根據你的位置，在地圖上偵測哪間咖啡廳或 workspace 離你最近。 Nomads list ：除了有查詢咖啡廳、workspace 的功能外，也有很棒的線上交友、聊天功能，以及入住新國家的 new arrival guideline 。 Meetup ：你在上面可以找到各式各樣的免費 & 付費活動，可以依照個人興趣，分類不同活動，但是台灣目前使用的人並不多。 Eventbrite ：類似 Meetup ，但付費居多，也有販售劇場、演唱會的門票，比起一群人一起相約社交，這個平台比較能找到工作坊、演講、課程之類的活動。 2. 約人一起到咖啡廳工作 你可以上臉書搜尋到很多類似「台灣人在美國」、「台灣人在新加坡」、「在法國工作的台灣人」的社團，當你在邊旅行邊工作的時候想找人聊聊天，這些社團就是很好找到朋友的方式。 上去社團發個文，說明你現在在哪裡？會待多久的時間？搞不好就會有人留言回覆，你們兩個就可以立刻約去咖啡廳一起聊天、一起工作，這也是我非常喜歡的做法，也因為雙方都已經在線上主動聯繫過了，實際見面的時候就會比較不尷尬，交友的壓力也會小一些。 3. 主動和在咖啡廳工作的人閒聊 你也可以把它想成是一種搭訕，在美國，大家都很習慣跟陌生人說話，只要稍微閒聊幾句，馬上就可以知道彼此的工作、興趣、住的地方等等，成功深交的機率也大幅提升，甚至之後再約出來一起郊遊、一起工作也是很有可能的。 但對於害羞的台灣人來說，雖然需要一點厚臉皮，但也絕對是個值得嘗試的方法，如果你不知道要怎麼開頭，可以先默默地觀察對方在電腦上正在做什麼事情，手上正拿著什麼物品，或是簡單觀察周圍的環境，這些都是很好的切入點，讓你跟對方快速展開話題。 4. 在社團上交同工作性質的朋友 如果你比較想認識的是工作上的朋友，最好還是跟自己同樣的工作性質的，就可以到「LinkedIn」、「Women Who Code Taipei」、「Graphic Designers of LA」、「Photographers in Berlin」，這些職場專門的社團去找工作同好。 這些社團已經幫你做過第一層過濾，只留下跟你的工作性質、職場領域相關的人，當你想要找到適合的合作對象、客戶時，這些人都是你可以主動接觸的對象，也因為領域、工作性質類似，溝通起來相信會比陌生人還要更容易，也更有針對性。 5. CouchSurfing CouchSurfing 直翻就是去外面旅行時，睡在別人家沙發的一個活動，好聽一點的講法可以說借住一宿，現在有愈來愈多平台在幫忙做屋主和旅行者的媒合，你只要在網上設定條件，都有機會找到適合借住到他家的當地居民，會登錄在上面的人多半也喜歡認識新朋友。 除非你借住的那家屋主真的很忙，常常出門工作，不然你通常會有很多機會可以跟屋主聊天、吃飯，甚至是一起到附近的觀光景點晃一晃，這時就容易建立出不錯的感情，CouchSurfing 結束後也幾乎都會保持聯絡，因為雙方都有認真花時間在對方身上。 6. 住進青年旅社或背包客棧 當你去外面旅行，假設不做 CouchSurfing ，你就不免俗的會需要找地方住，這時便宜的青年旅社或背包客棧就是個好選擇，在外旅行的人也不會只有你一個，你可能會遇到很多的台灣人或是來自世界各地的外國人。 這時只要像第三點一樣，主動找人家閒聊，用周圍的事物或是對方正在做的事情來開話題，就很有機會打開人與人之間的連結，如果你不是住這些地方，也應該會有 lobby 、交誼廳、餐桌或工作空間，也都有機會促進聊天，想認識朋友，就不要再把自己關在房間裡了。 7. 參加線下講座或工作坊 如果你想找的是喜歡學習的朋友，那來參加線下講座絕對是最快的方法，要知道，現在很多人離開學校後就不再繼續學習了，會在忙碌的工作與日常生活中特別撥時間來參加線下講座或工作坊的人，相信都有一定的上進心。 如果是參加工作坊，甚至還有可能會有分組活動，這時跟陌生人之間就自動有了話題，透過一起合作完成一件事情，也可以讓你們的關係瞬間加溫喔！ 在台灣的遠距工作社交活動 剛剛我們講了六種你可以嘗試遠距社交的方式，但大多都是適合用在美國，或是台灣以外的地方，假設你是一個只會待在台灣的遠距工作者，我額外整理了三個台灣特別活躍，可以找到許多活動來社交的方式。 1. ACCUPASS 活動通是目前我所知道，在台灣十分知名的活動售票網站，上面的活動有免費的，也有付費的，付費的價格看活動規模而定，但依照我自己參加過的經驗，也不乏很多免費、小額，但內容卻十分豐富的優質活動，活動種類也是非常的多，台灣各地都有。 在 ACCUPASS 線下講座和線上課程特別多，如果你是熱愛學習的人，優先來這邊找活動通常都不會失望，更新速度也挺快的，交友、學習一次涵蓋。 ( 點此前往 ) 2. Facebook event 臉書上的活動數量也是不可小覷，你可以在這邊找到各式各樣的活動，只要設定好類別、地點、舉辦時間等條件，就能夠立刻列出所有你可能可以參加的活動。 但 Facebook event 的缺點就是活動資訊寫得比較少，你需要額外點到官網或是舉辦者附上的相關連結才能更清楚更多的資訊和報名方式，據我的觀察， Facebook event 上面的志工活動比較多，如果你比較喜歡當志工的話可以優先參考。 ( 點此前往 ) 3. Remote Taiwan 遠距工作 這是我目前看過全台灣最棒的遠距工作者交流社團，上面時不時會有辦相關講座、彼此分享遠距工作者的心得、或是遠距工作的最新趨勢，你可以在上面多跟大家多多互動，主動跟別人互相認識。 如同上面第四點所提到的，這邊已經幫你篩過一輪了，要找到同樣對遠距工作有共鳴的人一起交流應該不難，剩下的就看你怎麼聊囉~ (點此前往 ) 遠距工作社交，你有一部份的責任 我現在最主要的方式還是去咖啡廳工作，我在咖啡廳遇見過很多人，有些聊得非常開心，卻再也沒有見過下一次面；也有遇過只見了幾分鐘，馬上留下電話，後來用訊息聊天卻意外合拍的人，我認為能不能變成朋友，是需要天時地利人和的。 天時地利我們無法掌握，但人和我認為我們起碼可以掌握一半的責任，也就是我們要主動去連結別人，剩下的一半我們也不能控制，就看對方接不接球，重點是在社交的時候就放輕鬆，不需要帶有太多目的，以「了解對方」為主要聊天的方向。 我相信人類的快樂和健康的社交絕對是成正比的，適度地與其他人交流，會有助於你的身心健康，認識來自世界各地的人，未來到哪都可以被照應，這也是一邊旅行一邊工作最棒的事情之一，希望今天的分享有幫助到你。 -- 本文轉貼自：理想生活設計（原文連結）
December 5, 2023
