在針對「時間管理」這議題往下細寫前，我想要談三個基本概念。 如此可以先統一一下定義，另一方面嘛，也希望大家在技術上追求「優化」前，能先得到正確的心態。 因為我總相信世界所有東西，只要你能掌握核心，總能發展出自己的做法與技術；但若只學技術卻不理解原因時，就很可能被那技術制約甚至反噬。

所以不希望有人誤會說「我只要偷學 Joe 的一兩個手法，我也能一下做好很多事情。」 方法永遠只是思維落實的一種過程與手段罷了，若心態不正確，只學皮毛是絕對沒有成效的喔！ 這是希望讀者往下看之前，能先充分理解的事情。

在這篇中，我要談三個容易混淆的基本概念：

1. 時間管理良好下，能帶來的成功到底是甚麼？
2. 管理其實是有分為主動與被動的差異。
3. 效率提升並不完全是時間管理的關鍵。

那我就依序在這篇談談這三個基本概念。

成功是甚麼?

印象中，每次在文章中提到成功，就會有人酸溜溜的回應說：那些人成功要不是歸因於家世、政商關係、逢迎拍馬、就是純粹的好運，成功不是可以學的啦！ 我與 Bryan 畢竟離巴菲特或是比爾蓋茲那種成就還天差地遠，所以我們雖然盡量都希望大家正面思考，但終究沒甚麼強而有力的論述來否定那些酸溜溜的思維。 嘿，我甚至不否認，人若要得到巴菲特那樣等級的成就，除了努力、天賦以外，或許還真的需要很多好運。

但我在這裡想強調的一個論述，在於我們對於「成功」的定義未必要這麼極端。 並非只有成為巴菲特、選上總統、得諾貝爾獎、或是建立橫跨五大洲的商業帝國才算。

我們一般人或許平凡、或許夢想微小的多、或許只擁有人生某階段的渴望，但對自身而言，若能達到那些夢想，一樣是能帶來人生中高度的圓滿與充實。 這些成功可能是考上某種證照、完成一個設計提案、構築一份企劃、完成婚禮安排、甚至是減肥與健身。

更重要的是，這些目標的成功其實往往是引領我們往更強大的方向前進的里程碑。 就好比學些速記與讀書的手法，雖然不可能讓你拿到諾貝爾獎，但最少會讓你有系統的記得書中的內容，能考個好學校、甚至在起點上超越其他不懂的人。

這在時間管理上也是類似的概念。

學會這些東西，確實不會因此就產生甚麼巨變；但最少會讓你「更有能力」追尋「屬於你的成功」。 大部分人雖然擁有夢想，卻常常因為「現實問題」而把夢想不斷往後延。 「等我有時間了」、「等我有錢了」、「等我升職了」、「等小孩大了後」；總是會有一堆藉口，讓人們把想做的事情一直往後推。 五年、十年回頭來看，很多人講了一輩子的事情，往往連起步都沒有。

但若你知道如何利用時間，其實很多事情或許早就可以起步了，就算如蝸牛般緩慢，五年十年回頭來看也是移動了一些距離啊。

換言之，具備時間管理、或是個人的財務管理的知識後，讓我們有能力提升自己的執行力、增加我們時間或是金錢的利用效率，我們將更有機會追逐並完成我們的夢想。 就算那夢想跟知名人士比起來微不足道，但總是一個起步。 要成為巴菲特，我們也是需要一桶金、一桶金的慢慢累積。

所以成功並不表示一定要 aim high，但若能逐步的達成我們每個人生夢想，就是一種能對自己交代的成功。 而若能把這些中小型目標都達成下，萬一哪天還有好運加持下，搞不好我們就會是另一個能被歷史記錄下來的人物。 當然，後者可能可遇不可求；但能達到前者，最少也能讓自己某種程度衣食無缺、人生了無遺憾了。

這是我想要強調的「成功」 → 一個由我們自己定義夢想，並將其實現的過程。 這成功並不虛無飄渺、也並非是凡人不可觸及的。 重點是你願不願起步，以及是否有個好方法讓自己事半功倍罷了！

說到這，我想到我最近在看的一本書「改寫規則的人，獨贏」Page 104 頁有這麼一句話：「你無法確保成功」美國第二位總統約翰亞當斯(John Adams)寫信給妻子艾碧蓋兒道，「你只能讓自己的作為值得成功」。

這段話讓我很有共鳴，因為我一直相信若我們投注心力為自己規畫未來，就是「讓自己的作為值得成功」。 時間智商的提升，就是讓我們的一舉一動都更容易達成自己的目標與願望。 最終，也就是提升了成功的機率。

管理的關鍵在於主動兩字

第二個基礎概念是這樣的：並非你去買本「萬用手冊」(如有名的ほぼ日手帳)或是有在用「Calendar 軟體」就叫有做時間管理。 我相信很多人都有在用類似工具，可是不表示因此就能有效的完成足夠的工作。

問題在哪裡呢？ 我自己觀察後發現，好的時間管理、跟壞的時間管理，重點的差異在於如何界定「管理」這個字眼。

管理這個字眼很有意思。 他在中文裡，只有這一個字；但在英文裡頭，其實有好幾個字眼都代表管理，比方說Administration、以及Management。

management 這個字眼，比較有「介入、干預、並預先改善」的意思；而 administration 有人翻譯成行政管理，通常代表的是「做些動作來確保事情運作順暢」。 像一間公司裡頭，administration team 通常就是在確保日常運作不出錯、大家照著規矩與流程做事。 以政府部門為例，會有著大量的事務人員，他們的責任就是做這樣的事情：確認大家都有身分證字號、確認大家都有繳稅、確認預算都有執行類似這些事情。 至於為何人人需要身分證字號，預算金額到底合理不合理，那可不是這類單位需要憂心的問題。

management team 才是一個組織中負責要憂心為什麼以及去哪裡的單位，他們通常負責提供 vision（願景）、決定優先順序、思考資源配置等。 順帶一提，講到 vision 這個字，就想到我最近看到一段話對這字描述的極為貼切。 這是格理弗遊記的作者 Jonathan Swift 說的：Vision is the art of seeing things invisible。 「看到尚不存在的藝術」，這描述還真棒呢！

一個好的組織需要這兩者的平衡。 有些人負責維持日常運作順暢、照著規矩辦事；但也要有些人負責往前看、隨時思考規矩是否該改、方向是否該調整。 像我們身體就有著非常完善的行政組織，如呼吸系統、循環系統、消化系統等。

它們巧妙的運作，讓身體維持正常運作。 但是呼吸系統可不會幫我們思考如何追求成功與卓越。 你還需要用腦、用心來成立我們的「主動管理」系統，把夢想化為行動綱領並加以實行。

離題的講了這麼一大段，我想說的是：在時間管理上也是一樣。 很多人只是被動的把別人來找我們要做的事情記入行事曆中，然後照著執行，並以為這就是管理時間。 但這其實不叫時間管理，這充其量只是有個「提醒機制」罷了。 提醒機制只是做到行政管理，讓我們不出錯、運行順暢；但若要追求成功，你還需要更多「主動」的成分在其中。

比方說，如何妥善的安排工作、調整優先順序、拒絕矛盾的事情、甚至是思考找尋自己的 vision（也就是定義自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚麼）。 這才是我覺得在時間管理上重要且該學習之處。

這也說明了，為何雖然有人買了萬用手帳、帶著 PDA，但是生活效率還是沒有很大的提升。 那是因為若管理只做一半，成效當然也只有一半了啊！

時間管理的關鍵不只在於節省時間

最後一個要說明的，在於時間管理跟「如何節省時間」很可能是不能直接畫上等號的。 若只是思考如何「加快」，有時候是會走入歧途的。

這有兩個原因。

第一個原因在於「時間利用的好壞」比「單純縮短時間」更重要。 這是因為事情怎麼樣都有最少完成所需的時間，縮短的邊際成本是遞增的。 比方說吧，每天上班我可以有好幾種不同的選擇。 可能可以開車、可能可以騎車、可能可以搭捷運、也可能搭計程車。 但除非我能學會瞬間移動或是能得到小叮噹的任意門，不然怎麼樣我都得花些時間。 就算是我最能自我控制的交通工具（如自己開車或騎車），我也不能把通勤時間降到零。

舉例而言，搭捷運上班要花 40 分鐘，正常騎車也要花 30 分鐘，除非拼命闖紅燈可能才能省更多。 可是闖紅燈風險太高，這策略考量到風險帶來的成本後會變的完全不值得。 但若正常騎車也只能節省個十分鐘，那這改善其實也非常有限（雖然就比例而言看似很高）。 甚至在這情況下，我個人反而寧願多花十分鐘來搭捷運。

嚇一跳嗎？

因為你若從有效分配時間的角度來看，當我有完整的 40 分鐘可用時，我其實可以在捷運旅途中看看書、寫文章大綱、看一下待辦事項清單、或是做些其他的思考。

騎車雖然看似節省了 10 分鐘，但過程中我得注意交通、得提高警覺，對我而言反而是一整段完全無用的過程。 所以時間管理，並非只是要你一味的節省時間，如何能好好的利用時間才是關鍵。 在此概念下，某些事情多花些時間做，有時候反而才是合理的選擇。 這也是為何我把這分類取名叫個人時商、而不叫時間管理；因為需要提升的是判斷的智慧、而非只是一味求快。

這也帶出一味思索加快為何會誤入歧途的另一個原因。 一般人常常因為過份求快的「Cost-Down」，而造成工作品質的低落。 像華人就最多這種毛病。 別人訂好的標準作業程序，大家都會因為抄捷徑、省掉幾個步驟而得意洋洋。

殊不知，這些流程可能都是必要的。 跳過某些程序雖然短期看起來沒問題，但反而可能增加日後的麻煩，如增加日後修改機率、或是因為出錯造成評價低落等後遺症。

比方說我們公司規定有開案前要簽 charter 的規則。 很多人就會質疑，我都準備好了，為何不讓我先動？ 甚至有些小組會想偷偷先跑。 但 charter 沒有被簽，通常理由不外乎就是高階主管覺得還沒有 ready、覺得還有疑慮。 但所謂疑慮是甚麼呢？ 通常不外乎就是針對專案的「內容」、「規格」、「預算」、或「時間」還有歧見或是不確定。 那你可以想像，若是高階主管對這四個東西有疑慮，這代表案子的走向有可能還會大幅偏移。

規格或內容隨便一改，做法可能都完全不同。 先跑或許能搶些時間，但更可能跑了兩周後發現怎麼方向大幅轉變了？ 這時後發現要重頭來過，不是很冤枉嗎？ 所以我自己雖然也會在某些情境偷跑，可是這其實需要充分的資訊收集以及風險判斷的；大部分時候，我會在這種時刻先把力氣放在別的工作上，等到態勢明確了，才會進行準備。 如此，一方面避免了重工的風險，又能先完成別的事情。 這才是妥善的分配時間與管理時間。

說了這兩個例子，我只是想要強調一個觀念。 時間管理的重點並非僅在想辦法節省時間或是趕快把事情做完。 有時候多花時間反而才是提升效率、有時候耐心等待反而才是提升效率、甚至有時候多做些事情反而才是提升效率。

總結

時間管理並非只是做做紀錄、或是想辦法做快一些。 核心的基礎是上面提到的三項事情。

首先，你要能界定你自己要甚麼東西，也就是你的人生目標。 再來，要能主動的規劃與管理自己的人生，讓自己的所做所為都能配合我們期待的成功目標。

第三，大處著眼的思考，不要一心求快。 真正的效率常常是在眼睛看不到、反直覺的地方。 多花時間在前期，有時候才能帶來後期、甚至長期的收益與效率。 別忘了要把眼光放遠，永遠看著將來的那個成功標的，這才會帶給你真正具備系統觀點的「時商」提升。

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