Joe 的時間管理術|時間管理關鍵可不是時間喔!

February 20, 2024

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【本文想讓你知道的是】
1. 只用 calendar 管理時間的缺點
2. 時間管理關鍵為何不是時間?
3. Joe 如何主動管理時間

我之所以用到很多工具,其中主要的原因,在於目前似乎沒有一個能涵蓋整個時間管理需求的工具存在。 講到這個,很多人可能會發出「咦」的聲音。畢竟各類 calendar 工具這麼的普遍,很多專家與名人也都針對如何使用行事曆寫過一堆文章,為何我會覺得不夠呢?

事實上,我在寫這文章前還真的買了一堆日本人寫的「萬用手帳應用術」、或是「記事本應用術」、甚至「時間管理術」。但我發現大部分的文章都沒辦法解決我一直以來的「疑問」。

疑問是甚麼,我先晚點說。 這裡先來談談我在讀了這些書、以及觀察大部分人對於 calendar 的用法後,我覺得的缺點。

一般人既然是要做時間管理,會很自然的從「時間」為出發點;無論是分配時間、切割時間、或是工作安排,都是些很直覺想到的議題。這也是為何幾乎所有人都把 calendar 當成時間管理的起點以及核心。

但只用 calendar 管理時間有甚麼缺點呢?

一般用 calendar 的人,我歸納起來有三種做法與行為模式

  1. 只記錄邀約、或只用很小的時幅(如日計畫)
  2. 勉強有用到月或週計畫
  3. 真正是從年計畫一路拆解下來

A 的狀況就是我前篇文章(Joe 的時間管理術 01 - 基本知識)中第二點提到的「被動管理」。 只是把別人邀約的事情,不加以分類的填入記事本或是軟體 calendar 中。 這樣的做法其實只仰賴工具達到「提醒功能」罷了。 能做到這一步,當然比甚麼都不做而老是忘東忘西來的好。 可是對於有效的時間規劃而言,這樣只是「被動的在接受別人的安排」,而非在管理自己的工作與人生。

B 的狀況當然好一些,可是也還是看得不夠遠。 只寫下月計劃,還是有可能見樹不見林。

那到底該怎麼主動管理呢?

我對時間管理的看法

我一直有個觀念,在此正好可以先分享給大家。 時間管理跟金錢管理的基本理念是很類似的。 大部分的理財雜誌在個人金錢管理上,都會教一個淺顯易懂的存錢方法。 那就是,在發薪水的那天就把要存的錢存起來。 無法存錢的大部分人,通常都是在拿到薪水後,先享樂、先做些快樂的事情(如吃飯、看電影、買奢侈品),想說月底再把剩餘存下來就好。 但當你沒有先移開這筆打算儲蓄的資金時,你就很可能不知不覺的把它花光了。 所以,先把重要的資金保留下來,這是能否存錢的關鍵。

時間管理也很類似。 若你只是被動的讓別人來找你,並把這些事情記入行事曆,那其實你的時間會被切的零碎。 這些零碎的時間無法好好使用,最後也往往只會被浪費掉。 這也是為何很多人年初時發奮圖強說「今年一定要如何如何」,但等歲末一回顧,卻一件事都沒達成。 但你請他們認真思考原因,卻常常完全不知道時間用到哪裡去了。

所以很多書會教你,最好在每年開始時,就先拿出一份年計畫表(大概類似下圖)

年計畫表

請你把一年的計劃先思考並排入。

比方說有人打算明年要報考 PMP。 這類書會教你,應該在年初時把這些事情優先列在你打算進行的時間與月份。 然後每個月再細部規劃月行事曆,每周再規劃周行事曆或日行事曆,如此就能好好利用時間。

所以呢,以上面的例子來看,寫一寫可能會類似下面這張圖。

某人的年計畫

然後,你想到今年還要完成一個企畫案的提案,所以你想想可能的發生時間,也把該企畫案的事項填入。 那結果可能類似下圖:

加入了其他年計畫後

然後,你可能再思考到還有其他重要但更次要的目標。 你再陸續的把這些相關事項填入。 以此類推,直到所有重大計畫都能安排進入為止。

換言之,當你把時間先分配給「最重要」的事情之後,剩下未填滿的時間則可以再在月規劃或是周規劃時,分配給當時才要做但相對「次重要」的事情。 而最後才把別人邀約的行程塞在空檔之中。 這樣就像一般致富書籍教導先存錢的概念一樣→ 把重要的時間先預佔下來,這樣就不會讓自己的時間被別人切碎。先分配關鍵時間,再把剩餘時間分給其他瑣事,時間利用或是工作進行,自然能較有效率。

概念是對的,但這「方法」可還不夠完美!

這樣的做法比被動的讓別人來安排我們的時間絕對是好的多,也確實能讓人生規劃更積極。 但我自己試過幾次後,卻覺得這方法其實還不完美,僅是個理論上很好的方式。

為何說理論上很好呢? 因為除非自己是很有條理的人,能讓事情大多精確的順序發生;否則實際執行下來時,很有可能會發現一開始苦心做好的年計劃在一旦走亂了後,將會完全無法調整與更新。就如同大部分人在專案排程一樣的結果 → 排了個漂亮的計劃,可是因為規劃經驗不足,規劃無法也不會因應變動,所以最後只變成牆上的裝飾品。

為何這麼說呢?

還記得我在之前的文章《預估不準,但那又如何?》有提到一個觀念。 專案規劃的目的並非是我們有自信能完全一字不漏的執行計畫,而是要透過計劃來因應變化。 也在那邊文章引用過艾森豪將軍的一段話:「Plan is nothing, planning is everything」(計劃本身不值錢,但制訂計劃卻很重要)

我總強調,專案管理的知識其實在任何情境都是通用的。 這在人生與時間管理上也是一樣。 我們計劃的結果其實不重要,反而要是讓那為基礎,方面隨時根據現狀來評估可行度、考量是否要調整、並反應在我們「當下的計畫」中(所以注意喔,年初寫好的年計劃表可不是當下的計劃了喔)。

如果還有人看不懂,那請試想想看。 你在年初提出了一堆「今年的希望」並寫入年計劃表中。 可是事情總會有新發展、人生總會碰到變化吧?

可能有哪些變化呢?

  • 原來設想很容易的事情,真正開始時發現變得很複雜。(如需追加一堆工作)
  • 原來設想的發生時間發生變化。(延遲或是得提早開始,可是因為關連的事情很多,所以後續的安排都得調整)
  • 原來排序的優先順序改變了。(比方說本來年初預定的目標,等三個月後發現不重要了)
  • 某些計畫被取消了。
  • 某些計畫臨時察覺並加入了。

一旦碰到事情有變時,你就會發現這方法最大的困難點 →若年初安排的事情很多,且都訂好時間後,你其實將不知道該如何重新調整。最後很可能得重做一份。

某人完成的年計畫表

以上圖而言,這只是一個我隨便做的範例,都已經讓人看得眼花撩亂了。 若是個真實的人生規劃,整個畫面恐怕更會是密密麻麻的。到底哪些工作屬於哪個目標? 到底哪些工作已經有所調整? 其中是不是有可能漏安排某些事情? 萬一計畫有變要把原來的工作改去哪裡? 你其實根本無從檢查起。

比方說 PMP 的規劃來說吧。 若你二月時並沒找到合適的 PMP 補習班,你要如何快速的調整計畫? 用這方法時,你得要先整個看過,辨識出哪些事情跟 PMP 有關,然後每個事情要重新調整到新的時間段。可是新的時間段,可能早有別的事情安排在那裡。 你要調整那些工作,你又得去分析這些工作跟哪些工作有關連。 最後你可能覺得整個打結,就放棄不做了。

當然,另一個方法就是每個月都重新規劃一次年計畫表。 可是若每個月都必須從各類目標重新 review 一次,這其實是很花時間的。 當然,你也可以選擇根本不調整年計畫,而是只在月計畫或是週計畫中反應就好。 但這卻不方便我們進行追蹤。比方說若某些目標進行了一半卻要調整,你有可能根本不記得哪些做完,又哪些沒做。

所以我覺得好的解決方案是甚麼?

我自己思考了很久,最後的結論是「最上層的計畫不該涉及時間」,該像專案管理一樣,最高的計畫應該是 WBS、也就是 Deliverable。

在時間管理這件事情上,第一步不該去考慮時間,而是該考慮專案。而計畫安排也不該是以時間為切點,而該以事件為切點。 這句的意思是說,人生目標不該是只在年初才來定、而是隨時該有、隨時能規劃,並要能方便的併入時間軸且方便管理與追蹤。

否則,如果方法不方便好用,我們會被自己的方法卡住,最後就會選擇放棄。

這也是為何很多人有夢想,最後卻無法達到的原因。 因為他們不知道怎麼讓自己接近夢想並了解進度狀況,最後就被動的希望命運能帶我們去那裡。但這是不切實際,也是可惜的。

所以,下一篇我將跟大家分享。 行程計畫的前端到底該是甚麼東西? 為何那樣控制能讓我們更高度的掌握我們的人生,並進而達成人生目標。

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張國洋 Joe Chang

張國洋 Joe Chang

Joe 創立了「大人學」及「專案管理生活思維」兩個知識平台,現在也是「數位遊牧」媒體平台的創辦人,在台灣多家上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。文章多以理性思維與邏輯分析問題,長期關注職涯規劃、個人成長、商業管理等議題。其線上課程《用經營公司的思維經營你的人生》、《銷售專業服務的系統化做法》等深受歡迎。

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