主題 - 數位遊牧 Digital Nomad

個人管理

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嚮往海外職場，你要知道的7個秘密！搞懂跨文化溝通，成為國際化人才

在一場夢想工作的最後一輪面試，來自美國的面試官要我談談在上份工作取得的成就。我竊喜：耶！考古題有猜中，這題有準備。開始侃侃而談預先演練好的過往豐功偉業。回答完畢後，我準備迎接關於更多成就細節的問答，沒想到面試官只問了一個問題：我聽見你一直說「我們」，這些成果究竟是你，還是一群人完成的？我當下愣在那邊，也忘記了自己是怎麼回答的，面試草草結束。最後不意外的，我落選了。時間快轉到年初的一場客戶會議，來自歐洲的客戶正向我們說明專案進度，並提出需求，希望我們能提供顧問諮詢。而會議另一頭的我們正思索著該如何回覆。之前在不同客戶的負面經驗告訴我們，這類需求需要從長計議，如果貿然答應，後果可能一發不可收拾。「We’ll see how it goes」（我們先看看討論進行的如何吧），我的拉美主管跳出來說話了，於是我們沒有承諾、也不拒絕，先將客戶的提問擱置在一邊，繼續下一個議程。我的澳洲同事很不解，私訊問我：我們幹嘛不直接拒絕就好？客戶行程這麼趕，何必拖泥帶水。以上都是我的親身經歷。在數位遊牧、跨國工作、遠距上班越來越普遍的現在，跨文化溝通成了每個職場人的必備技能。Tatiana Kolovou 是印第安納大學凱利商學院的教授。在希臘出生，並在美國求學及發展，她對兩種文化的差異深有所感，也觀察到這些文化差異是如何影響商業世界和人際溝通。在《發展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）這門 LinkedIn 線上課程中，Kolovou 教授整理出七個面向。幫助我們善用語言和非語言的線索，找到對的溝通模式，成為有效的跨文化溝通者。高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures）首先是要了解所有文化可大致分為高情境文化與低情境文化。在高情境文化中，溝通者在傳達訊息時較隱晦，對方需掌握足夠的背景訊息，才能理解語言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中則恰好相反，溝通者會透過清楚、直接的語言傳達訊息，兩者是相對概念，而非絕對。如何快速判斷？來自高情境文化的人喜歡藉由穿著名牌、開好車、拿好包來彰顯自己的地位，而低情境文化的人願意大方分享自己的孩子、寵物，甚至政治觀點。原來所謂的炫富其實是一種來自於高情境文化的表現，背後隱含著該文化會期望：即使我不說，你也該知道我是個值得受到尊重的人物。如何打入不同情境文化的市場以保險廣告為例，高情境文化市場的廣告多會強調家庭，甚至是多代同堂的情況。以及沒有保險的話可能會造成的負面效應。商標部分則可能到廣告尾端才露出一次。相反的，低情境文化市場的廣告會很直白的告訴你這樣保險方案的金錢效益、承保範圍，也會凸顯商標。通常歷史較悠久的國家多是高情境文化，相反的，歷史較短的移民國家，譬如美國、澳洲，則是低情境文化的代表。低情境文化對於移民社會較具有優勢。畢竟初來乍到，權益、義務說得越清晰簡單，大家就越能遵守。最好是表列式，更能減少意見分歧。 1. 個人 vs 團體（Indivisual vs Group）個人主義文化強調個人成就，會訂下個人目標。喜歡自己做決定，競爭意識也高。對於自己的工作貢獻不會羞於表達跟展示。比較常說我，而不說我們，也較不喜歡跟人分享成就。而團體主義強調合作，認為自己是團體中的一份子。家庭觀念大於個人，團體中彼此價值觀較近；家族企業盛行。不喜歡只有個人被褒揚，如果發現團體中的其他人被忽略了，會感到丟臉。個人主義代表國家：美國、西方文化團體主義代表國家：希臘、印尼、日本、中國、韓國 2. 直接 vs 間接（Direct vs Indirect）直接文化通常也是前面所提到的高情境文化國家，當中有許多非語言的溝通，訊息傳遞也比較微妙。例如說不得時後通常回覆很長，也很難拒絕別人，常說再看看。間接文化通常也是低情境文化國家。說不的時候比較沒有罪惡感、回覆很短，溝通會直接講重點。直接代表國家：美國、加拿大、北歐、德國間接代表國家：南歐、亞洲、拉丁美洲 3. 階級 vs 平等（Status vs Equality）還有另一個解釋方法是權力距離（Power Distance），表示這個團體中最高權力者和最低權力者之間的距離，距離越大，則權力距離越大。相反的，則權力距離越低。曾有位朋友剛從日商跳槽到美商，平常講究穿著的他，第一天報到當然也不例外，西裝革履。沒想到一走進辦公室，同事們各個穿著牛仔褲和襯衫，他頓時覺得格格不入，下班馬上去添購幾件較輕鬆的上班服。原來他是從一個權力距離較高的文化進入一個權力距離較低的文化。在權力距離較高的文化中，組織地位越高的人越重視自己的穿著。屬下們以姓氏（Last Name）加上女士先生稱呼上司；相反的，來自權力距離較低的文化的高層會嘗試讓自己看起來不那麼有距離、穿得比較輕鬆，也喜歡被直接叫名字（First Name）。當然，依國家判斷組織的方式也不是絕對，企業文化、產業和領導者風格都會有影響，例如我也曾見過要求西裝革履的美商與喜歡被直接叫名字的日籍主管。平等代表國家：美國、加拿大、澳洲、歐洲階級代表國家：印度、日本、中國、南韓你可以怎麼做？你可以從以下幾點觀察：會議中資淺成員的會不會在資深的面前發問資深成員是否總是坐中間誰先被介紹問問該公司平常怎麼做決策找找該公司的組織圖和流程問問該公司有什麼傳統或需要注意的地方如果要參加一場傾向階級文化組成的會議，你可以預期有較多議會規則，換名片以及正式簡報。也要注意稱謂及穿著；重要文件會希望由公司負責人簽名，而不是由法務負責人簽屬即可。 4. 關係 vs 規則（Relationship vs Rules）關係文化中人與人之間花較長時間建立關係，關心個人需要，認為規則可以協商和改變；規則文化則強調公平、一致，重視系統。面對不同意的事情會直接表達出來。碰上議題時喜歡投票決定、也較容易請律師出馬處理糾紛。關係代表國家（Particularist Society）：中國、希臘、拉丁美洲、俄羅斯規則代表國家（Universalist Society）：荷蘭、瑞士、德國、英國、美國你可以怎麼做？如果要拜訪強調關係的文化，預期在談正事以前，花些時間吃飯和社交，建立關係；如果在強調規則的文化中，則不要期待招聘的流程會因為主管與應徵者的私人關係而有所調整。 5. 風險趨避（Risk vs Restrain）這個面向討論一個文化在面對未知事物時，有多願意嘗試或改變？以及能否適應不確定性。通常歷史越悠久的國家，就越傾向避開風險。因為曾經經歷過較多的政治變動或戰爭，因此相信許多傳統及前車之鑑可以幫助趨吉避凶。低風險趨避代表國家：美國、英國、澳洲高風險趨避代表國家：印度、日本、希臘你可以怎麼做？觀察一個組織招募時願不願意接受從外部招募新人，或是傾向同事的親友。問問這間公司最近的改變、有哪些改善專案？面對突發狀況時，這個組織的回應官僚嗎？是期待有規則可以遵循，還是擁抱改變。 6. 時間觀念（Time）時間對於不同文化代表的意義也大不同，在線性（Monochronic）時間文化中，人們期待工作照著行事曆走，並會做年度計劃；要求開會準時並有效率，喜歡具體化和行動方案；在循環時間（Polychronic）文化中，人們會同時處理多個專案；在下結論前，更關心專案的前因後果。認為時間是線性的（Monochronic）代表國家：加拿大、北美、美國認為時間是循環的（Polychronic）代表國家：拉丁美洲、薩哈拉以南非洲、南地中海、中東地區你可以怎麼做？在面對一群線性時間文化的聽眾時，簡報先講結論，反之，則可以從故事開始。 7. 外控者 vs 內控者（External locus of control vs Internal locus of control）外控者和內控者對於自己對一件事如何發展所帶來的影響力有著截然不同的認知。外控者認為外在環境對於事情發展有決定性的因素，內控者則認為自己能夠控制事情的結果。外控文化通常歷史悠久，例如在希臘會說「希望老天讓事情如願以償」（God willing），較喜歡談論宗教信仰、天文；而新興國家，譬如美國，因為沒有太多悲傷的過往記憶，總是向前看。流行自己動手做（DIY，Do It Yourself）及各種自我啟發類書籍（Self-Help books）。以參加面試為例，如果失敗了，外控者會覺得面試失敗是因為競爭對手太強，而內控者會不斷自我檢討，覺得是因為自己表現不好。外控者雖然容易和他人相處、容易原諒自己，但較缺乏行動力，還喜歡怪罪別人。容易放棄，也比較消極；內控者則很自律、能夠對自我負責，也願意改變，但容易自我懷疑，碰上失敗時挫折感較重，也比較有控制欲。外控者代表國家：希臘內控者代表國家：美國你可以怎麼做？面對外者時請有耐性、面對內控者則要講重點。如何確定自己做對了？有了這些認知，該如何著手？我們可以從自我提問和建立行動計劃開始。自我提問問問自己對於以下問題的掌握程度：我對於將要面對的這個文化有多少了解？他們穿著正式嗎？時間觀念如何？這個文化最近關心什麼大事？成果重要嗎？誰會參加這場會議？這個組織的核心文化是什麼？這個文化對於外來文化的適應度有多少？善用行動計劃（圖／黃婉中提供）後記後來我明白了當時美國面試官對於我的貢獻度感到質疑，可能源自於他的個人主義文化背景，而我總是用「我們」取代「我」則來自於講究群體意識的文化背景；拉美主管的「再看看」其實是用間接的方式表達拒絕，而澳洲同事偏好直接切入重點，而且對拒絕他人沒有障礙。長途開車聽廣播的人，都知道同個電台在不同地區會有不同頻率。譬如中廣的收聽頻率在台北、台中、台南都不同。跨文化溝通也是如此，如果想要理解對方真正表達什麼，就必須知道自己身在何處，做出相應的調整。嚮往國際職場、海外工作的我們費了一番功夫學習當地語言（譬如英文），也都認同語言能力，是能否勝任的重要指標。但許多溝通是非語言的，這時跨文化理解力就是關鍵。文化之間並沒有對錯，重要的是我們能否善用各種線索，找到合適的方式，成為有效的跨文化溝通者。加碼：快速洞察世界各國文化差異的２個好用網站推薦馬上就要開會了，沒時間一一觀察嗎？別擔心，我為你整理了兩個網站，能夠讓你快速抓到各國文化的傾向，以及了解你獨特的處事風格。 Hoftstede Hofstede Insights 將世界各國文化以六個角度做區分，分別是權力距離指數、個人主義與集體主義、男性氣質與女性氣質、不確定性規避指數、長期導向與短期規範導向、放縱與克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比較偏向商業角度的分析，我喜歡這個網站還可以將不同國家拿來做比較，並知道自己的傾向與這些文化的差異。 -- 本文轉貼自：黃婉中中途筆記（原文標題：嚮往海外職場的你可能不知道的7個秘密，搞懂跨文化溝通，成為國際化人才）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

想進外商，英文拚的並非單字量！外商人資最注重的 3 類軟實力與練習法

大家都知道想進外商英文要好，但「好」的定義又是什麼呢？在我職涯相關的演講中，有不少年輕聽眾表示自己想轉職到外商。但又害怕自己單字量不夠、文章寫得不夠好、以前考試都考不高。如果這樣想，你在第一步就已經搞錯方向了。比起英文考試拿高分、很會背單字，其實外商人資注重的是你英文的「表達力」、「語言靈活度」和「領域知識」。如果說「背單字」、「拚考試」是硬實力，外商看重的就是你英文的「軟實力」。然而這也是台灣傳統英文教育不太重視的一塊。因此今天想來為大家分析，這三種英文的「軟實力」和練習方式。表達力外商面試官在評估你的英文表達力時，大概會聚焦在以下三件事：說話流暢度論點邏輯肢體語言針對第一點的評估，你可以先試試看對鏡頭做 3 分鐘的英文自我介紹，然後回看自己卡詞的次數。如果超過六次，建議你先寫稿練習。從帶稿的方式把內容植入腦中，再慢慢過渡到無稿。除了自我介紹，其他面試考古題也適用這樣的練習方式。大部分學員無法流暢表達的原因在於對內容不夠熟悉，因此先帶稿大量練習，會是進步的好方法。針對第二點的評估，在於你提出的每一個意見或論點，後面都必須要有理由支持。此外，在陳述理由時必須有邏輯順序，例如時間由先到後、重要性由高到低，而非雜亂地 free-style。針對第三點的評估，面試官很喜歡觀察你是否過度緊張，因為這多少也反映出抗壓性的不足。建議透過鏡頭錄影練習，提醒自己減少握拳、眼神飄忽、咬嘴唇等等的肢體語言，就能有效提升面試官對你的信任。語言靈活度「請幫我寫兩封 e-mail，主旨內容一樣，一封給關係普普且不熟的客戶、一封給熟識且關係良好的老客戶。」這是知名外商的筆試考古題，也是讓台灣學員很頭痛的題型。因為我們學的英文，從來沒告訴我們「不熟」和「熟識」在書寫上該如何區辨。要解決這個問題，你必須先有「語域」(register) 的概念。簡單來說，就是英文有正式的表達法，也有輕鬆的表達法，相當於中文的「很美」、「很辣」、「沈魚落雁」、「傾國傾城」聽起來正式程度就不同。對於關係普普且陌生的客戶，我們書寫時語域自然要提高，例如第一句可以寫成：I am writing to extend my gratitude for your recent assistance. 對於已經很熟的客戶，我們就可以輕鬆一點，寫成：I would like to thank you for your recent help. 如果你想進外商，平時閱讀文章、觀看新聞時，就可以一邊思考：「這是比較正式禮貌的說法，還是輕鬆的說法呢？」如果不清楚，也可以去問 ChatGPT：Is ______ a formal usage? 領域知識外商面試問題通常分成兩種：technical questions（技術面試題）、behavioral questions（行為面試題）。前者會依據你的領域而定，通常深入且附帶許多的追問 (follow-up questions)。所以在面試之前，你必須確保自己能用英文清楚表達自己領域裡的概念，這並不只是講得出專有名詞，而是要能用英文去解釋現象和機制。例如你應徵的是 portfolio manager（投資組合經理），對方可能就會問你 Can you describe your approach to portfolio diversification post 2010?（請描述你在 2010 年後的多元投資組合策略。）如果你應徵的是營運長 (COO)，對方可能就會問：What methodologies or frameworks have you used to streamline processes and improve quality in your previous roles?（你在先前的職位中，使用了哪些方法或框架來優化流程並提升質量？）這些問題，都需要先擬稿、鑽研，考驗的是你把英文和專業知識結合的能力。想成功過關斬將，降落在外商理想的職位，需要的絕對不是記憶大量單字、模板的那種「英文硬實力」，而是溝通、應用和有效練習。這也是我在每一堂課程中，一直強調「實用」、「操作」、「應變」，而非依賴大量模板的原因。 -- 本文轉貼自：Sonny老師的英文國際力（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 26, 2024

如何解決不在線 / 不即時打開訊息處理的焦慮？數位遊牧者必學的生活平衡 3 招

當我們隨時都在線上時，大量的即時通、社群訊息通知會讓我們失去很多專注時間。睡前如果還在保持上線，可能因為使用手機的藍光，加上訊息干擾帶來的焦慮，以及未完成事情的煩惱，導致我們睡不好。在生活中隨時保持上線時間，可能讓我們無法專心享受休閒、家庭樂趣。在工作中如果每分每秒都在線上，也可能造成工作更頻繁的切換，於是效率降低。不知道你有沒有遇過這樣的情況：假日的時候還是隨時拿著手機在回應各種臨時訊息，或是忍不住拿著手機上網追各種新資訊，但是同一時間又要兼顧假日的生活活動，例如那時候可能正在跟家人一起旅遊，或是跟好友一起用餐。結果兩頭忙碌下來，一天過後，我們只覺得整個人依然處在焦躁狀態：假日的活動因為不斷的其他干擾而沒有留下充分體驗的回憶，但是工作上的訊息、網路上的資訊也因為當下其實沒有時間好好處理，也是回應得零零落落，整理得不夠到位，結果只覺得事情變得愈來愈繁瑣，沒有因為自己隨時上線而變得更好。可是，有時候工作上就是有許多難以掌控什麼時候出現的訊息、郵件，也確實需要處理怎麼辦？或者最近每天那麼多 AI 工具與新聞，如果我不隨時追蹤，會不會錯失了某些關鍵機會？而且有時候確實就是無聊沒事做，這時候忍不住上線，卻也往往造成上線時間比預期更久，流失掉的時間換來的還是只有焦慮？或許離線專注處理要事的優點，我們可以想像，只是很難做到。而且現在的工作與生活都很難完全離線，甚至有時候必須上線才能解決問題。那麼，我們可以如何設計自己的上線、下線時間呢？先設計上線時間，而非先強制隔離時間要讓自己離線，對於已經習慣隨時接收通知與消息的你我來說，反而壓力很大，因為擔心自己是否會遺漏重要的消息（雖然結果是往往不會）。但也因此，其實要設計自己離線時間的第一步，反而應該先設定自己的上線時間，只有我們明確知道自己上線的節奏與時間，並且知道這樣的時間足夠應付我們的需求，我們才會放下壓力，開始設計真正的離線時間。例如我分析自己查看電子郵件的節奏（每個人都不一樣，並非是建議這樣的節奏），是每個中午前、下班前各查看一次即可。有時候遇到工作特別忙，我便明確在待辦清單寫上這樣的安排，讓自己知道會有時間查看郵件，但現在先專注在目前工作吧！又或者我也有設定自己要用來查看 Feedly 或社群的時間，主要是早上出門前、中午剛吃完飯的時候，這個節奏是幫助我可以接收到有助部落格寫作的新消息、新素材的節奏。這樣一來，其他時間就是專注完成任務或真正寫作的時間。到了假日，我也會設定什麼時候要查看即時通的時間，例如早上一起床先處理一輪未讀且需要處理的部分，傍晚跟家人的休閒活動結束後，再處理一輪。先設定自己真的需要、真的有效的處理郵件即時通、社群消息的時間。這樣在真正工作或生活中，反而會放下還沒看、該不該看的焦慮。我們聚焦的不是離線，而是設計最適合的上線節奏。設計休閒、工作任務，專注在具體產出直接設定離線、隔離時間雖然很直覺，但我的經驗是，就算用了再厲害的「斷線」工具，在我身上的效果也往往只是暫時的。一旦忍不住想要上線，我有無數種方法可以讓這些工具失效。或許換個角度思考，有可以讓自己專注投入的生活活動、工作任務，是不是自然就會切斷線上干擾呢？例如當我希望週末時間可以專注陪伴家人，養成不要沒事拿出手機來看的習慣，那麼除了利用工具禁止上網外，或許更應該先做的是設計一個有趣又可以專注投入的生活任務。（延伸思考：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！）當我希望通勤等零碎時間不要被滑手機上網快速消耗，而可以在離線思考時產出一些文章草稿、節目企劃等等具體內容。但是，這時候後者的產出往往也需要依靠手機（例如筆記軟體），所以不太可能只是禁止使用手機或上網，而如果一旦拿出手機又不知不覺被其他分心事物拉去注意力怎麼辦？或許我們因此更需要先設定好零碎時間想要並且可以產出的明確成果，這時候才不會因為「不知道要做什麼，以及不知道做了什麼有什麼結果」，而總是不知不覺被打發時間的其他事物干擾。設計更集中的工作節奏與流程擔心沒有隨時上線回應最新訊息，或是焦慮沒有隨時上線跟蹤到最新新聞，這在所難免，我也會有這樣的心情。只是我們可以進一步思考，隨時上線處理最新訊息、跟蹤最新新聞，是處理這些訊息、新聞最有效的方式嗎？例如在通勤的過程中追著新訊息、新文章，看到一個重要訊息想要回應，可是手機上打字不方便，於是很可能犧牲了好好回應一個完整訊息的方式，變成只是簡單回覆初步想法。有時候重要訊息需要我們去查詢資料、在筆記中仔細思考，撰寫正式有效的回應，但是在通勤中很難這樣做，於是只傳出了片段的訊息。而對方也開始回應一些片段的訊息，最後在這個斷斷續續的通勤上線處理過程中，一件事情有可能資訊變得更破碎，處理過程產生失誤，失去了完整有效把任務確認好的機會。最後任務有可能因此更容易漏東漏西，要花更多時間追逐補充，而處理任務的雙方也變得更瑣碎焦躁。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）一直處在上線狀態讓我們容易陷入焦慮，事情也不一定處理得更好，反而很多時候一直在回應破碎的訊息，最後工作流程也變得很破碎，並且很多當下的回應還來不及深思熟慮，更會增加事情的變動。於是一直上線，讓我們工作流程更分散，卻也讓我們無法好好處理完最重要的任務。如果結合前面兩個方法：先設計集中上線時間，於是就有離線專注時間先設定有產出的任務，於是相對不會被線上干擾我們或許可以思考這樣的工作流程：有固定的上線時間，目的是在上線處理時自己保持一個「真正可以處理」的狀態。意思是那時候自己可以把破碎的線上訊息進行統整，可以在遇到新訊息時重新思考自己任務的流程。這樣一來反而比隨時上線但無法充分處理，達到更好的任務處理效果。並且在固定集中的上線時間，可以把破碎的線上訊息真正有效統整成任務系統。可以用節奏作為概念，例如先一個小時專注完成一個任務階段產出，然後再上線 20 分鐘快速旦專注處理雜亂訊息。這樣一來，無論是重要任務，還是新的雜亂線上訊息，反而都能各自獲得最佳的處理。小結常見的時間管理方法，可能會告訴我們無論如何就是要給自己一個完整的離線專注時間，徹底斷絕與線上的往來，這當然也不失為一個沉澱心情與思考的好辦法。不過或許我們可以每一個月有一次像是這樣的「休耕期」來與世隔絕，做一個轉換。可是平常大量的工作與生活任務，在每一天、每一課的日常流程中，我認為也需要有適度的離線設計。而常見的離線工具、專注工具，如果有時候真的對忙碌的我們沒什麼效果時，或許我們可以思考真正的問題不在工具上，而在工作流程的調整上。所以這篇文章嘗試從設計工作流程的角度，提供大家幾個可以試試看的方法：先設計上線時間，而非先強制隔離時間設計休閒、工作任務，專注在具體產出：產出過程，往往就讓我們更容易專注在當下，自然就沒有離線、上線的問題設計更集中的工作節奏與流程這篇文章不是要鼓吹透過離線來充足心靈，而是因為隨時上線本身，就可能是一個更沒有效率，更無法有效處理工作的流程。如果你正處於好像隨時工作、生活、各種不同任務混雜在一起的焦慮，稍稍感覺到在不斷回應訊息、追資訊的過程中好像反而失去了好好處理的餘裕，那麼希望這篇文章提供的三個不同思考、設計角度，可以讓你試試看是否有效。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文標題：這樣設計離線、上線時間，不依賴專注工具，兼顧工作與生活平衡）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！延伸閱讀：專訪馬大元醫師》馬大元：快樂會用進廢退，靠 4 件事情來鍛鍊

February 26, 2024

數位遊牧時，如何克服不同語言間的溝通障礙？3 個你可能沒想過的學習方法與資源推薦

多數人對於數位遊牧生活的想像常有幾個要素，包含不同於台灣的異國景致、身邊來來往往的外國面孔、搭配大家常說「很 Chill」的工作空間與氛圍。但在這些夢幻要素背後，其實有個非常現實的挑戰，那就是語言。最常用來溝通的英語，你說得流利嗎？去到中文不通、英語也不通的國家，你能以基本程度的當地語言確保生活無礙嗎？甚至，哪天你發現共事的夥伴或客戶只會講他們國家的語言，你該怎麼辦呢？有的人可能會想：「靠 Google 翻譯不行嗎？」Google 翻譯或越來越多的 AI 翻譯工具當然可以帶來幫助，但我們不能否認的是，在日常生活中很難以這些輔助工具解決所有溝通情境，甚至在一些工作場合中，這看起來還是稍微「有失專業」。正因跨語言溝通能力在數位遊牧過程及全球化時代下都非常重要，一位數位遊牧者 Jay 在他的部落格上，就以溝通為導向，提及幾個學習方式與資源。包含： 1. 善用語言學習網站 / App 在分享中，Jay 推薦使用 Lingoda 這個語言學習網站，並提到它特別之處在於強調實戰應用，且除了一般語言教學，課程中也會融入文化層面的內容，幫助你更透徹認識個別語言。目前，Lingoda 提供德語、英語、法語及西班牙語課程。除了以上語言，若有需要，你也可以選擇報名商務英語課程，學習包含談判、演講或書信寫作等更進階的應用面向。當然，若你本來就有習慣使用的語言學習網站或 App，也未必需要因此改用 Lingoda。畢竟語言學習的核心是持之以恆，在習慣且喜歡的平台持續學習與應用，語言能力也才能逐步提升。 (Photo from Freepik) 2. 邊旅遊，邊學習在語言學習網站中，我們可以透過擬真的情境來學習，但除此之外，我們也可以在日常生活中多聽、多用，讓語言能力進步。不過要讓我們願意多聽、多用，「有趣」當然是關鍵要素之一，很多人常利用追劇來提升語言能力，在 Jay 看來，旅遊也能起到同樣的效果。如果你具備基本的英文聽力程度，他建議可以參與如 WegoTrip、Tigets 等旅遊網站的行程。這些網站的旅遊產品相對注重當地文化內涵，大多也會提供英語語音導覽服務，你可以在旅遊的同時了解當地文化，並且透過語音導覽吸收更多英語表達方式。不透過刻意和痛苦的學習，也提升語言能力！ (Photo from iStock) 3. 參與線上社群在網路時代，線上社群也是我們接觸使用不同語言者的好用管道。除了尋覓興趣性質或者與你的專業技能相關的社群，Jay 也特別提及 Teemyco 這個提供 B2B 線上辦公室服務的網站。如果你任職的公司有跨國部門，且有使用這類服務，你也可以把握機會多和使用不同語言的同事互動。在具備基本對話能力後，向該語言使用者學習更道地的用詞、表達方式甚至俗諺，不正能幫助你把一個語言講得更溜、更 Pro 嗎？若你正在數位遊牧中且為以不同語言溝通所苦，不妨參考以上方法來試試看；若你是正在規劃開啟數位遊牧生活，也可以提早開始準備，幫助接下來的遊牧生活更順利！ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！讀者若對文章內容有疑問或需要進一步的討論，歡迎直接透過電子郵件 info@ftpm.com.tw 與我們聯絡。

February 23, 2024

時間管理 Q&A：不一定是沒時間？用「時間顆粒度」打敗拖延與干擾

每一次在上時間管理課程的時候，常常會遇到有人提出這類問題：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾，所以排好的計畫也往往拖延。」這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」不過，上述幾個解決辦法，其實很容易在現實中撞牆：「如何減少干擾與臨時任務？」如果是一個職場中的工作者，有可能要求客戶、老闆都不要打斷自己工作，都不要有臨時任務嗎？「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」有很長的專注時間，當然不是壞事，但真的有很長的時間時，我們就能立刻變得很專注嗎？「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」都已經很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就會想做嗎？還是更不想做？而或許從一個小小的觀念做個轉念，我們就能更從容有餘裕的面對上述問題，找到自己可以掌控的時間，並且打敗拖延，克服干擾。這個小小的轉念，稱為「時間的顆粒度」。「時間的顆粒度」，可以概略定義為「完成行動的一個基本時間單位」。讓我們一起來思考看看，不同的「時間的顆粒度」，會發生什麼不同的情況。假設現在我要做一份報告，如果我的「時間顆粒度」是早上時段、下午時段、晚上時段這麼大的單位，例如做一份報告「感覺」大概要 3 個小時，所以想要找到「3 小時」的時間空檔來完成這份報告，那麼我的「時間顆粒度」就是 3 小時。這時候，我開始在未來的行事曆上，想辦法找出 3 小時的空檔，有可能找不到（因為被各種會議、行程佔滿了），於是我叫苦連天，想說只能晚上加班來把這個報告完成了。當然，一旦要占用到加班時間，一定覺得更加痛苦，更不想做。也或許，我在未來的行事曆上，真的找到一個 3 小時的時段，於是我把做完報告這個任務安排上去。但是，現實往往是到了那一天的這一個時段，我發現出現一個臨時會議，或者做到一半時來了客戶電話，還是說當下我很累沒有心情去做。於是，無論是哪一種理由被打斷，我往往會拖延到另外一個覺得有 3 小時空檔的時段來執行，這往往還是那個晚上加班的時間。同樣假設現在我要做一份報告，但當我們的「時間顆粒度」是 30 分鐘，甚至更短的單位時，會發生什麼事情呢？這個意思不是我想辦法把做報告變成可以 30 分鐘內完成，而是當我們意識到「時間顆粒度」是 30 分鐘為單位時，我會主動地把一個可能需要 3 小時的報告任務，分割成「 6 個 30 分鐘的小行動」，例如：先寫出目前我腦中有的大綱設定報告的目標，以及目前尚未解決的問題詢問有經驗的人如何解決問題針對問題去找三份補充資料調整大綱並確立報告的關鍵論點和老闆（客戶）確認關鍵論點可以推進撰寫報告開場撰寫報告分析撰寫報告結論咦？你說怎麼拆一拆，超過 6 個行動耶？這時候你就會發現，原本我們設想的那種「3 小時時間顆粒度」還會遇到一個麻煩，那就是最後真正需要的時間，往往超出自己模糊預估的時間，以為半天能完成的任務，結果根本不夠！原來根本需要快 5 個小時才能好好完成這份報告，於是晚上加班現在要變成凌晨熬夜了！！只有當「時間顆粒度」變小後，我們放下對任務的模糊想像，開始具體的拆解出每一個小小時間單位要推進的行動，這時候反而可以更精準的估算需要的總共時間。但是，也不是要找另外一個 5 個小時空檔來一口氣完成這個任務。當時間顆粒度變小，我們還會看到幾件事。首先，我們可以「看見」更多可以拿出來運用的時間空檔，例如原本早上的通勤時間，可能覺得也就 20 到 30 分鐘，應該只能滑滑手機吧？但是當「時間顆粒度」變小後，你就會看到「寫出腦中大綱」、「設定報告目標」、「傳訊息問個有經驗的人」等等，其實都有可能在這個小小的空檔執行。接著，我們可以開始「接受」被打斷，並且被打斷也不會太大程度影響自己的時間安排。如果早上原本的專注時間被叫去開會了，回來後還有一個小時，依然還是可以推進兩個行動單位，不需要完全放棄。然後，我們可以「意識」到有些行動可以馬上開始做（甚至，必須現在就開始做）。例如要趕快有大綱，才能找有經驗的人問問題，那麼我只要趕快找到今天有空檔的 30 分鐘把大綱產出就好，甚至現在你在看這篇文章的當下就一定是一個對你來說的空檔，不如就馬上來產出。「時間顆粒度」愈小，我們安排時間就愈有彈性，並且更能面對各種被打斷的變化，也能看見更多原本看不到但其實可以運用的空檔時間，甚至我們能夠更精確的計算推估時間。（延伸閱讀：克服拖延 5 個進階步驟，以養成閱讀學習等生活習慣為例）我常常在時間管理課程中，讓學員練習把「時間顆粒度」變小，重新看到任務的可能性。最近的時間管理課程，我就收到不少學員回饋，提到這為他們找到、發現原本有很多可以運用的時間，並且開始能真正推進目標。這裡我就挑選兩位朋友練習的很棒的例子，給大家參考看看（有適度改寫）。第一位朋友原本有一個目標是：「半年把家中亂丟的數百本書，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好幾個小時的空檔來做，但是當然一直拖延，畢竟周末有更好玩的事情啊！但是當重新切割「時間顆粒度」後，這位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分鐘清理一落 15 到 20 本不需要的書。」這樣一來，當「時間顆粒度」變小，我們會發現原來不用刻意安排一個大段時間去做某件事，回家一點點空檔，順手一做，進度也可以往前推進。而且，或許就在這順手一做的 10 分鐘，發現一本之前買了但亂丟，可是對現在自己很需要的書，那麼或許這個禮拜的讀書計畫就可以用上這本書了！（可以延伸閱讀：工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟）第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性質時常會被中斷、電話接不完，自認一天沒有完整的一小時可以做完交辦事項。從沒想過零碎時間使用，十分鐘至三十分鐘，只要工作有一小點的進度，終會積沙成塔。」而最後這位朋友上完課後，對於自己處理公事進行了「時間顆粒度」的改善，並跟我分享了他的方法：以前的做法，想要等到完整長時間一次整理好會議記錄：每日有很多人員面談會議結束後要完成記錄回報主管但這樣的記錄，時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出這時候要花很多時間在整理當初的會議紀錄而且因為遺忘等，需要回想的時間變得更多現在縮小「時間顆粒度」後的方法：面談時就記錄關鍵字並完成大綱（利用會議中的小型「時間顆粒度」，開始採取行動）利用面談後，那一天的其他零碎空檔，把關鍵字延伸成完整記錄，一次推進一段即可（例如午休吃完飯後，下午開會前、後，其他工作之間的片段等等，每次15分鐘左右其實就能推進一小段記錄補完）於是面談完第二天，透過幾次的空檔推進，就能發出會議紀錄最後的問題是，會有哪些原因，導致我們無法輕易的縮小「時間顆粒度」，總是不知不覺的往很大的「時間顆粒度」去設想呢？我這邊列出幾個可能的原因，做為這篇文章的最後提醒： 1. 接收到任務後沒有拆解要做一個報告，沒有主動拆解成幾個可以分段完成的小步驟延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟 2. 之前沒有記錄自己實際執行的步驟不知道做報告可以拆解成多少步驟，那就先記錄一次自己做了什麼步驟，下次就知道怎麼拆解了延伸閱讀：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 3. 完美心態、定型心態作祟，沒有轉變成成長心態要把書都整理好，只想到要一口氣整理好，沒辦法接受每次處理掉一點點沒有完美整理好，但找到需要的書，其實就可以了延伸閱讀：覺察時間管理習慣中的定型心態，開啟「成長心態」的轉變 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 22, 2024

Joe 的時間管理術｜時間管理關鍵可不是時間喔！

我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在於目前似乎沒有一個能涵蓋整個時間管理需求的工具存在。講到這個，很多人可能會發出「咦」的聲音。畢竟各類 calendar 工具這麼的普遍，很多專家與名人也都針對如何使用行事曆寫過一堆文章，為何我會覺得不夠呢？事實上，我在寫這文章前還真的買了一堆日本人寫的「萬用手帳應用術」、或是「記事本應用術」、甚至「時間管理術」。但我發現大部分的文章都沒辦法解決我一直以來的「疑問」。疑問是甚麼，我先晚點說。這裡先來談談我在讀了這些書、以及觀察大部分人對於 calendar 的用法後，我覺得的缺點。一般人既然是要做時間管理，會很自然的從「時間」為出發點；無論是分配時間、切割時間、或是工作安排，都是些很直覺想到的議題。這也是為何幾乎所有人都把 calendar 當成時間管理的起點以及核心。但只用 calendar 管理時間有甚麼缺點呢？一般用 calendar 的人，我歸納起來有三種做法與行為模式 a. 只記錄邀約、或只用很小的時幅（如日計畫） b. 勉強有用到月或週計畫 c. 真正是從年計畫一路拆解下來Ａ的狀況就是我前篇文章（Joe 的時間管理術 01 - 基本知識）中第二點提到的「被動管理」。只是把別人邀約的事情，不加以分類的填入記事本或是軟體 calendar 中。這樣的做法其實只仰賴工具達到「提醒功能」罷了。能做到這一步，當然比甚麼都不做而老是忘東忘西來的好。可是對於有效的時間規劃而言，這樣只是「被動的在接受別人的安排」，而非在管理自己的工作與人生。 B 的狀況當然好一些，可是也還是看得不夠遠。只寫下月計劃，還是有可能見樹不見林。那到底該怎麼主動管理呢？我對時間管理的看法我一直有個觀念，在此正好可以先分享給大家。時間管理跟金錢管理的基本理念是很類似的。大部分的理財雜誌在個人金錢管理上，都會教一個淺顯易懂的存錢方法。那就是，在發薪水的那天就把要存的錢存起來。無法存錢的大部分人，通常都是在拿到薪水後，先享樂、先做些快樂的事情（如吃飯、看電影、買奢侈品），想說月底再把剩餘存下來就好。但當你沒有先移開這筆打算儲蓄的資金時，你就很可能不知不覺的把它花光了。所以，先把重要的資金保留下來，這是能否存錢的關鍵。時間管理也很類似。若你只是被動的讓別人來找你，並把這些事情記入行事曆，那其實你的時間會被切的零碎。這些零碎的時間無法好好使用，最後也往往只會被浪費掉。這也是為何很多人年初時發奮圖強說「今年一定要如何如何」，但等歲末一回顧，卻一件事都沒達成。但你請他們認真思考原因，卻常常完全不知道時間用到哪裡去了。所以很多書會教你，最好在每年開始時，就先拿出一份年計畫表（大概類似下圖）請你把一年的計劃先思考並排入。比方說有人打算明年要報考 PMP。這類書會教你，應該在年初時把這些事情優先列在你打算進行的時間與月份。然後每個月再細部規劃月行事曆，每周再規劃周行事曆或日行事曆，如此就能好好利用時間。所以呢，以上面的例子來看，寫一寫可能會類似下面這張圖。然後，你想到今年還要完成一個企畫案的提案，所以你想想可能的發生時間，也把該企畫案的事項填入。那結果可能類似下圖：然後，你可能再思考到還有其他重要但更次要的目標。你再陸續的把這些相關事項填入。以此類推，直到所有重大計畫都能安排進入為止。換言之，當你把時間先分配給「最重要」的事情之後，剩下未填滿的時間則可以再在月規劃或是周規劃時，分配給當時才要做但相對「次重要」的事情。而最後才把別人邀約的行程塞在空檔之中。這樣就像一般致富書籍教導先存錢的概念一樣→ 把重要的時間先預佔下來，這樣就不會讓自己的時間被別人切碎。先分配關鍵時間，再把剩餘時間分給其他瑣事，時間利用或是工作進行，自然能較有效率。概念是對的，但這「方法」可還不夠完美！這樣的做法比被動的讓別人來安排我們的時間絕對是好的多，也確實能讓人生規劃更積極。但我自己試過幾次後，卻覺得這方法其實還不完美，僅是個理論上很好的方式。為何說理論上很好呢？因為除非自己是很有條理的人，能讓事情大多精確的順序發生；否則實際執行下來時，很有可能會發現一開始苦心做好的年計劃在一旦走亂了後，將會完全無法調整與更新。就如同大部分人在專案排程一樣的結果 → 排了個漂亮的計劃，可是因為規劃經驗不足，規劃無法也不會因應變動，所以最後只變成牆上的裝飾品。為何這麼說呢？還記得我在之前的文章《預估不準，但那又如何?》有提到一個觀念。專案規劃的目的並非是我們有自信能完全一字不漏的執行計畫，而是要透過計劃來因應變化。也在那邊文章引用過艾森豪將軍的一段話：「Plan is nothing, planning is everything」（計劃本身不值錢，但制訂計劃卻很重要）我總強調，專案管理的知識其實在任何情境都是通用的。這在人生與時間管理上也是一樣。我們計劃的結果其實不重要，反而要是讓那為基礎，方面隨時根據現狀來評估可行度、考量是否要調整、並反應在我們「當下的計畫」中（所以注意喔，年初寫好的年計劃表可不是當下的計劃了喔）。如果還有人看不懂，那請試想想看。你在年初提出了一堆「今年的希望」並寫入年計劃表中。可是事情總會有新發展、人生總會碰到變化吧？可能有哪些變化呢？原來設想很容易的事情，真正開始時發現變得很複雜。（如需追加一堆工作）原來設想的發生時間發生變化。（延遲或是得提早開始，可是因為關連的事情很多，所以後續的安排都得調整）原來排序的優先順序改變了。（比方說本來年初預定的目標，等三個月後發現不重要了）某些計畫被取消了。某些計畫臨時察覺並加入了。一旦碰到事情有變時，你就會發現這方法最大的困難點 →若年初安排的事情很多，且都訂好時間後，你其實將不知道該如何重新調整。最後很可能得重做一份。以上圖而言，這只是一個我隨便做的範例，都已經讓人看得眼花撩亂了。若是個真實的人生規劃，整個畫面恐怕更會是密密麻麻的。到底哪些工作屬於哪個目標？到底哪些工作已經有所調整？其中是不是有可能漏安排某些事情？萬一計畫有變要把原來的工作改去哪裡？你其實根本無從檢查起。比方說 PMP 的規劃來說吧。若你二月時並沒找到合適的 PMP 補習班，你要如何快速的調整計畫？用這方法時，你得要先整個看過，辨識出哪些事情跟 PMP 有關，然後每個事情要重新調整到新的時間段。可是新的時間段，可能早有別的事情安排在那裡。你要調整那些工作，你又得去分析這些工作跟哪些工作有關連。最後你可能覺得整個打結，就放棄不做了。當然，另一個方法就是每個月都重新規劃一次年計畫表。可是若每個月都必須從各類目標重新 review 一次，這其實是很花時間的。當然，你也可以選擇根本不調整年計畫，而是只在月計畫或是週計畫中反應就好。但這卻不方便我們進行追蹤。比方說若某些目標進行了一半卻要調整，你有可能根本不記得哪些做完，又哪些沒做。所以我覺得好的解決方案是甚麼？我自己思考了很久，最後的結論是「最上層的計畫不該涉及時間」，該像專案管理一樣，最高的計畫應該是 WBS、也就是 Deliverable。在時間管理這件事情上，第一步不該去考慮時間，而是該考慮專案。而計畫安排也不該是以時間為切點，而該以事件為切點。這句的意思是說，人生目標不該是只在年初才來定、而是隨時該有、隨時能規劃，並要能方便的併入時間軸且方便管理與追蹤。否則，如果方法不方便好用，我們會被自己的方法卡住，最後就會選擇放棄。這也是為何很多人有夢想，最後卻無法達到的原因。因為他們不知道怎麼讓自己接近夢想並了解進度狀況，最後就被動的希望命運能帶我們去那裡。但這是不切實際，也是可惜的。所以，下一篇我將跟大家分享。行程計畫的前端到底該是甚麼東西？為何那樣控制能讓我們更高度的掌握我們的人生，並進而達成人生目標。 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024

Joe 的時間管理術｜基本知識

在針對「時間管理」這議題往下細寫前，我想要談三個基本概念。如此可以先統一一下定義，另一方面嘛，也希望大家在技術上追求「優化」前，能先得到正確的心態。因為我總相信世界所有東西，只要你能掌握核心，總能發展出自己的做法與技術；但若只學技術卻不理解原因時，就很可能被那技術制約甚至反噬。所以不希望有人誤會說「我只要偷學 Joe 的一兩個手法，我也能一下做好很多事情。」方法永遠只是思維落實的一種過程與手段罷了，若心態不正確，只學皮毛是絕對沒有成效的喔！這是希望讀者往下看之前，能先充分理解的事情。在這篇中，我要談三個容易混淆的基本概念：時間管理良好下，能帶來的成功到底是甚麼？管理其實是有分為主動與被動的差異。效率提升並不完全是時間管理的關鍵。那我就依序在這篇談談這三個基本概念。成功是甚麼? 印象中，每次在文章中提到成功，就會有人酸溜溜的回應說：那些人成功要不是歸因於家世、政商關係、逢迎拍馬、就是純粹的好運，成功不是可以學的啦！我與 Bryan 畢竟離巴菲特或是比爾蓋茲那種成就還天差地遠，所以我們雖然盡量都希望大家正面思考，但終究沒甚麼強而有力的論述來否定那些酸溜溜的思維。嘿，我甚至不否認，人若要得到巴菲特那樣等級的成就，除了努力、天賦以外，或許還真的需要很多好運。但我在這裡想強調的一個論述，在於我們對於「成功」的定義未必要這麼極端。並非只有成為巴菲特、選上總統、得諾貝爾獎、或是建立橫跨五大洲的商業帝國才算。我們一般人或許平凡、或許夢想微小的多、或許只擁有人生某階段的渴望，但對自身而言，若能達到那些夢想，一樣是能帶來人生中高度的圓滿與充實。這些成功可能是考上某種證照、完成一個設計提案、構築一份企劃、完成婚禮安排、甚至是減肥與健身。更重要的是，這些目標的成功其實往往是引領我們往更強大的方向前進的里程碑。就好比學些速記與讀書的手法，雖然不可能讓你拿到諾貝爾獎，但最少會讓你有系統的記得書中的內容，能考個好學校、甚至在起點上超越其他不懂的人。這在時間管理上也是類似的概念。學會這些東西，確實不會因此就產生甚麼巨變；但最少會讓你「更有能力」追尋「屬於你的成功」。大部分人雖然擁有夢想，卻常常因為「現實問題」而把夢想不斷往後延。「等我有時間了」、「等我有錢了」、「等我升職了」、「等小孩大了後」；總是會有一堆藉口，讓人們把想做的事情一直往後推。五年、十年回頭來看，很多人講了一輩子的事情，往往連起步都沒有。但若你知道如何利用時間，其實很多事情或許早就可以起步了，就算如蝸牛般緩慢，五年十年回頭來看也是移動了一些距離啊。換言之，具備時間管理、或是個人的財務管理的知識後，讓我們有能力提升自己的執行力、增加我們時間或是金錢的利用效率，我們將更有機會追逐並完成我們的夢想。就算那夢想跟知名人士比起來微不足道，但總是一個起步。要成為巴菲特，我們也是需要一桶金、一桶金的慢慢累積。所以成功並不表示一定要 aim high，但若能逐步的達成我們每個人生夢想，就是一種能對自己交代的成功。而若能把這些中小型目標都達成下，萬一哪天還有好運加持下，搞不好我們就會是另一個能被歷史記錄下來的人物。當然，後者可能可遇不可求；但能達到前者，最少也能讓自己某種程度衣食無缺、人生了無遺憾了。這是我想要強調的「成功」 → 一個由我們自己定義夢想，並將其實現的過程。這成功並不虛無飄渺、也並非是凡人不可觸及的。重點是你願不願起步，以及是否有個好方法讓自己事半功倍罷了！說到這，我想到我最近在看的一本書「改寫規則的人，獨贏」Page 104 頁有這麼一句話：「你無法確保成功」美國第二位總統約翰亞當斯(John Adams)寫信給妻子艾碧蓋兒道，「你只能讓自己的作為值得成功」。這段話讓我很有共鳴，因為我一直相信若我們投注心力為自己規畫未來，就是「讓自己的作為值得成功」。時間智商的提升，就是讓我們的一舉一動都更容易達成自己的目標與願望。最終，也就是提升了成功的機率。管理的關鍵在於主動兩字第二個基礎概念是這樣的：並非你去買本「萬用手冊」(如有名的ほぼ日手帳)或是有在用「Calendar 軟體」就叫有做時間管理。我相信很多人都有在用類似工具，可是不表示因此就能有效的完成足夠的工作。問題在哪裡呢？我自己觀察後發現，好的時間管理、跟壞的時間管理，重點的差異在於如何界定「管理」這個字眼。管理這個字眼很有意思。他在中文裡，只有這一個字；但在英文裡頭，其實有好幾個字眼都代表管理，比方說Administration、以及Management。 management 這個字眼，比較有「介入、干預、並預先改善」的意思；而 administration 有人翻譯成行政管理，通常代表的是「做些動作來確保事情運作順暢」。像一間公司裡頭，administration team 通常就是在確保日常運作不出錯、大家照著規矩與流程做事。以政府部門為例，會有著大量的事務人員，他們的責任就是做這樣的事情：確認大家都有身分證字號、確認大家都有繳稅、確認預算都有執行類似這些事情。至於為何人人需要身分證字號，預算金額到底合理不合理，那可不是這類單位需要憂心的問題。 management team 才是一個組織中負責要憂心為什麼以及去哪裡的單位，他們通常負責提供 vision（願景）、決定優先順序、思考資源配置等。順帶一提，講到 vision 這個字，就想到我最近看到一段話對這字描述的極為貼切。這是格理弗遊記的作者 Jonathan Swift 說的：Vision is the art of seeing things invisible。「看到尚不存在的藝術」，這描述還真棒呢！一個好的組織需要這兩者的平衡。有些人負責維持日常運作順暢、照著規矩辦事；但也要有些人負責往前看、隨時思考規矩是否該改、方向是否該調整。像我們身體就有著非常完善的行政組織，如呼吸系統、循環系統、消化系統等。它們巧妙的運作，讓身體維持正常運作。但是呼吸系統可不會幫我們思考如何追求成功與卓越。你還需要用腦、用心來成立我們的「主動管理」系統，把夢想化為行動綱領並加以實行。離題的講了這麼一大段，我想說的是：在時間管理上也是一樣。很多人只是被動的把別人來找我們要做的事情記入行事曆中，然後照著執行，並以為這就是管理時間。但這其實不叫時間管理，這充其量只是有個「提醒機制」罷了。提醒機制只是做到行政管理，讓我們不出錯、運行順暢；但若要追求成功，你還需要更多「主動」的成分在其中。比方說，如何妥善的安排工作、調整優先順序、拒絕矛盾的事情、甚至是思考找尋自己的 vision（也就是定義自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚麼）。這才是我覺得在時間管理上重要且該學習之處。這也說明了，為何雖然有人買了萬用手帳、帶著 PDA，但是生活效率還是沒有很大的提升。那是因為若管理只做一半，成效當然也只有一半了啊！時間管理的關鍵不只在於節省時間最後一個要說明的，在於時間管理跟「如何節省時間」很可能是不能直接畫上等號的。若只是思考如何「加快」，有時候是會走入歧途的。這有兩個原因。第一個原因在於「時間利用的好壞」比「單純縮短時間」更重要。這是因為事情怎麼樣都有最少完成所需的時間，縮短的邊際成本是遞增的。比方說吧，每天上班我可以有好幾種不同的選擇。可能可以開車、可能可以騎車、可能可以搭捷運、也可能搭計程車。但除非我能學會瞬間移動或是能得到小叮噹的任意門，不然怎麼樣我都得花些時間。就算是我最能自我控制的交通工具（如自己開車或騎車），我也不能把通勤時間降到零。舉例而言，搭捷運上班要花 40 分鐘，正常騎車也要花 30 分鐘，除非拼命闖紅燈可能才能省更多。可是闖紅燈風險太高，這策略考量到風險帶來的成本後會變的完全不值得。但若正常騎車也只能節省個十分鐘，那這改善其實也非常有限（雖然就比例而言看似很高）。甚至在這情況下，我個人反而寧願多花十分鐘來搭捷運。嚇一跳嗎？因為你若從有效分配時間的角度來看，當我有完整的 40 分鐘可用時，我其實可以在捷運旅途中看看書、寫文章大綱、看一下待辦事項清單、或是做些其他的思考。騎車雖然看似節省了 10 分鐘，但過程中我得注意交通、得提高警覺，對我而言反而是一整段完全無用的過程。所以時間管理，並非只是要你一味的節省時間，如何能好好的利用時間才是關鍵。在此概念下，某些事情多花些時間做，有時候反而才是合理的選擇。這也是為何我把這分類取名叫個人時商、而不叫時間管理；因為需要提升的是判斷的智慧、而非只是一味求快。這也帶出一味思索加快為何會誤入歧途的另一個原因。一般人常常因為過份求快的「Cost-Down」，而造成工作品質的低落。像華人就最多這種毛病。別人訂好的標準作業程序，大家都會因為抄捷徑、省掉幾個步驟而得意洋洋。殊不知，這些流程可能都是必要的。跳過某些程序雖然短期看起來沒問題，但反而可能增加日後的麻煩，如增加日後修改機率、或是因為出錯造成評價低落等後遺症。比方說我們公司規定有開案前要簽 charter 的規則。很多人就會質疑，我都準備好了，為何不讓我先動？甚至有些小組會想偷偷先跑。但 charter 沒有被簽，通常理由不外乎就是高階主管覺得還沒有 ready、覺得還有疑慮。但所謂疑慮是甚麼呢？通常不外乎就是針對專案的「內容」、「規格」、「預算」、或「時間」還有歧見或是不確定。那你可以想像，若是高階主管對這四個東西有疑慮，這代表案子的走向有可能還會大幅偏移。規格或內容隨便一改，做法可能都完全不同。先跑或許能搶些時間，但更可能跑了兩周後發現怎麼方向大幅轉變了？這時後發現要重頭來過，不是很冤枉嗎？所以我自己雖然也會在某些情境偷跑，可是這其實需要充分的資訊收集以及風險判斷的；大部分時候，我會在這種時刻先把力氣放在別的工作上，等到態勢明確了，才會進行準備。如此，一方面避免了重工的風險，又能先完成別的事情。這才是妥善的分配時間與管理時間。說了這兩個例子，我只是想要強調一個觀念。時間管理的重點並非僅在想辦法節省時間或是趕快把事情做完。有時候多花時間反而才是提升效率、有時候耐心等待反而才是提升效率、甚至有時候多做些事情反而才是提升效率。總結時間管理並非只是做做紀錄、或是想辦法做快一些。核心的基礎是上面提到的三項事情。首先，你要能界定你自己要甚麼東西，也就是你的人生目標。再來，要能主動的規劃與管理自己的人生，讓自己的所做所為都能配合我們期待的成功目標。第三，大處著眼的思考，不要一心求快。真正的效率常常是在眼睛看不到、反直覺的地方。多花時間在前期，有時候才能帶來後期、甚至長期的收益與效率。別忘了要把眼光放遠，永遠看著將來的那個成功標的，這才會帶給你真正具備系統觀點的「時商」提升。 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024

海外接案、跨國遠端工作英文能力要多好？面試書籍與課程推薦

開始遠距工作後，偶爾回收到讀者來信，最常被問到是的海外遠距工作該怎麼開始？「透過 Freelancer 或是 Remote job 的方式接海外案子或海外遠距工作，需要多少的英語能力呢？另外有什麼推薦的方式來提升英語力呢？」像這樣的問題太常被問到了，所以直接寫成文章分享，希望可以幫到更多人。 Remote job 的方式接海外案子或海外遠距工作，需要多少的英語能力呢？我的回答是：這很難給出一個量化的答案，因為會需要用到多少的英語能力取決於你的工作內容、應對的合作夥伴、老闆、客戶以及服務的市場。但我可以分享我自己的經驗，我一開始操作跨國廣告時，我的多益（大概五年前）在裸考的狀況下是 905 分，我的經驗包含去國外參展、並用英文介紹當時的公司產品，平常聽有聲書、Podcast、Ted 影片，不需要字幕也能理解 9 成以上。最近一次的英文測驗中，我是 CEFR level是 C2 Profieient。即便分數乍看之下很高，但很多時候我需要用英文開會時，我仍然會覺得窘迫、擔心沒辦法抓住對方的注意力或興趣繼續講下去。其實這已經不是英文能力的問題，因為我即便用中文應對類似的場合，我一樣感到窘迫和彆扭、而且覺得自己講的東西很蠢，說到底就是我的業務溝通技巧沒那麼厲害的關係。英文能力要多好：用空服員的招考標準當參考如果你真的需要一個 benchmark 的來當一個起點或努力的方向，我覺得拿空服員的英文能力當參考是個不錯的開始，如果你現在的英文能力足夠勝任航空公司的空服員工作內容的話。我覺得你就已經可以和開始你的跨國的公司工作旅程了。但當然會取決你本身的產業、專業能力和工作產出，需要的英文能力也會隨之變化。就我的觀察，如果你要接案做設計、拍影片動畫、寫網頁程式，英文到此應該游刃有餘了。但如果你走廣告行銷或是客戶、顧問服務、產品經理類的，大概跟我一樣需要一輩子都持續進修英文吧！有什麼推薦的方式來提升英語力呢？提升英語力又分成輸入和輸出，你有分析過你哪邊強、哪邊弱嗎？針對你想要的工作內容，哪些能力比較重要呢？所謂的提升英語力，是要從哪種程度提升到哪種程度呢？如果是輸入的技能，聽 Podcast、脫口秀、有聲書，對我來說不僅有娛樂效果還能練習聽力，我很推薦給任何持續進修英文的人。話說大三那年我要去捷克參加實習專案，我那個暑假把《Pitch Perfect》這個電影看了 30 次，然後把每個沒聽懂的對話都抄下來，這些年一直有類似的習慣，所以聽力確實有繼續越來越好，你可以試試看看。我的輸出能力相較之下比較弱，我英文口說雖然流暢、出國時很會陌生人喇賽、英文書寫也完全不是問題，但還沒到言之有物和言之有序的等級，也就是我即便理解了一個概念或內容，我仍舊沒辦法系統化的告訴另外一個人我的想法和心得，我也還在找方式進步。我覺得里茲螞蟻的老師在這方面提供我很多想法和進步的方式，我很喜歡梅姨的教學觀念、也有上過他的課，你可以上他的網站去看看，他網站上提供了很多免費學習資源給學生練習。如何提升優化英文履歷、英文面試能力？關於英文履歷優化，我用過很多不同的服務和課程來幫助自己優化履歷，下面兩個是我這一兩年最推薦的課程和書籍：提升英文履歷，好課推薦：大人學-A103履歷優化與個人品牌重塑這堂實體課讓20-30個上課的同學，互相以一分鐘看完每一份履歷，模擬公司人資招募時的真實情況，課堂上 30 份履歷就佔掉 30 分了，更何況是熱門的公司一天會湧進 300 份履歷！真的可藉此發現哪些履歷留下了好印象、哪些又沒有，對我來說很真實又很震撼。然後這堂課會有創辦人跟你一對一時間討論，一針見血的告訴你你現在履歷問題在哪裡，幫你梳理工作經驗、優化內容。上課完可以寄改好的履歷給老師看，一直改到他們覺得夠好了。如果你有三五年的工作經驗，我第一個推這堂課給你。提升英文面試，好書推薦：《追不到夢想就創一個》by 矽谷阿雅阿雅本身在美國科技業工作十幾年，他的書《追不到夢想就創一個》裡面最後一篇都是在講履歷優化的方式還有產業招募時的真實情況，我覺得如果你要優化履歷，特別是針對英文市場，書裡面的條列式內容會非常有幫助。其他我還有用過線上修改履歷服務，一次大概六至八千塊台幣的那種，他會幫你寫好 Cover letter 和重寫履歷，也有很多線上免費的履歷工具，搜尋「Resume Template」、「Cover letter teamplate」類似的關鍵字，可以找到很多履歷有關的免費線上工具，有機會我在寫另外一篇文章分享。結語對遠距工作、海外市場有興趣，平時就加入社團或收集資料，機會來時，立刻上前，才最有可能得到你想要的工作。參考這片文章，看看有哪寫海外工作或遠距工作機會：數位遊牧 Digital Nomad 是什麼？數位遊牧、遠距工作相關社團推薦遠距工作、英文面試相關文章：英文面試：我雇用了一個職涯教練來幫我獲得工作機會? Cambly 平台的Interview Coach 該如何有效學習英文？三個步驟，設計自己的高效英文學習旅程：建立目標、獲得回饋、進步優化數位遊牧工作者的特質？自律和英文溝通能力為首要條件 -- 本文轉貼自：Farry H（原文標題：讀者來信： Remote Job 的方式接海外案子或海外遠距工作，需要多少的英語能力呢？面試書籍與課程推薦）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 19, 2024

線上會議／視訊面試 3 大準備指南！該怎麼在鏡頭前呈現你的專業感？

過去這幾年因為做的是智慧家庭領域的產品，無論是潛在客戶、合作夥伴或是消費者，我面對的主力市場都在歐美，大大小小的 meeting 很常透過 Google Meet、Zoom 或 Skype 等網路通訊軟體連線完成。我記得人生第一場視訊會議，是跟一個義大利的經銷商介紹我們當時的產品，對方義式英文口音超級無敵重，整場討論我大概三句有一句半都聽不懂（掩面），如果我需要回話，都是靠著抓關鍵字在瞎掰；然後我當時老闆的台灣口音也頗重，再加上中間視訊一度有些延遲，現在回想起來，我有點懷疑當時我們雙方是否有六成是在雞同鴨講？而這兩年更因為替在加拿大的公司獨立操作社群廣告，跨越多個時區的電話會議，自然也成為每月必備的工作項目之一。另外從我自己和身邊朋友的例子，也看到越來越多台灣的團隊在招募時，為了增加雙方的便利性，採用視訊的方式進行工作面試。（我去年也和 Facebook 進行了好幾次的電話面試，結果最後被發無聲卡，現在想想大概當下的反應表現太差所以被刷下來吧，XD）雖然已經開過數百次這種線上 meeting 了，但老實說每次開會前我都還是很緊張（緊張到會想烙賽的那種），特別是如果需要視訊的會議，前一晚想到仍舊會焦慮到輾轉反側。如果你也需要準備線上會議或是視訊面試，以下是我從過去經驗裡列出來的準備清單，希望可以在你需要時派上用場。軟體連線測試準備：不要「未戰先敗」，多一個備案多一份安心隨著各家通訊軟體百家爭鳴，越來越多的公司／團隊都有自己的軟體偏好，就我所知，Facebook 公司的視訊會議／面試是用 BlueJeans，北美市場的公司常用的則有 Zoom、Microsoft Teams 或 Google Meet。因此開會前請務必先確認 3 件事：下載指定的視訊軟體：不要到開會才發現原來對方是說用ooo軟體軟體更新很重要：你確定上次電腦裡的軟體是最新版了嗎？備用的連線方案：免登入的 Google Meet 和直撥電話號碼是你的好朋友我知道第一點聽起來很像廢話，但很多時候最簡單也是最容易被忘記的一步（有點像為了重要事情出門卻忘記帶手機的蠢事，這件事雖然夠蠢但還是很有可能會發生），如果是在不熟悉的 Wifi 連線環境時，我則會進一步確認我的手機和電腦同時都有下載這個軟體，以備不時之需。而且，無論你多熟悉或多常使用這個軟體，我建議你如果和新的合作夥伴開會或是進行工作的視訊面試時，在正式開始前都先登入一下，測試連線品質和版號。我平常很常用 Zoom 進行線上會議，我記得有次和新的團隊進行視訊 interview，前一晚隨手測試了一下對方發來的會議代碼，Zoom 竟然叫我先更新！還好是在 interview 前就發現，否則讓對方枯等的後果，怎麼樣都會讓人覺得你專業度不足吧！除了軟體版號的更新會整到你，軟體的連線問題也是一個大魔王。有次不知道為何，我的 Zoom 就是連不進會議室，還好現在的 Google Meet 是免費的，而且不需要註冊就能透過 URL 邀請對方進行視訊會議，算是有及時解救當時的尷尬處境。因為不知道什麼時候會被軟體整到，所以我覺得備有第二個會議連線的方案也很重要，除了緊急採用免登入的視訊連線當作替代方案，也可以在事先提供自己的直撥號碼給對方，表明萬一發生連線問題時，也可以用電話直撥當成備案。這種有備而來的態度，不僅會讓人提升第一印象，也能稍加緩和會議前的焦慮。衣著與視覺準備：在鏡頭前呈現「專業感」的藝術和工作有關的視訊會議，以展現自己的專業為主，由於缺少了面對面的真實接觸，如何在鏡頭前呈現自己看起來「最有工作價值」的衣服組合，是一件很值得花點心力去研究的小事。而我後來的經驗是：有領子的上衣勝過無領，有袖勝過無袖乾淨的背景為重點，並且不要露出床或衣櫃和鏡頭的距離以「對話時可以展露手部動作」的呈現為基準在商場上，無論男女，有領的衣服在鏡頭前都會讓人感覺比較專業；另外無論你的手臂線條多健美，都留給你的曖昧對象或交往對象欣賞就好；而床和衣櫃就不用多說了，即便對方知道你在家工作，一旦畫面裡出現床和衣櫃就是居家感，怎麼樣都應該極力避免。而我後來發現，我每次視訊開會時幾乎都穿習慣同一件上衣，後來就乾脆不煩惱了，只要視訊開會我就穿那件，如果你的衣櫃裡面少了一件有領的上衣，買一下這種「工作制服」省下每次開會前要穿什麼的煩惱，也是一個好投資。另外一開始還是個菜逼八時，我會找一兩個比較信任的朋友，逼迫對方假裝跟我視訊開會或視訊面試，同時錄影下來看看自己哪裡可以優化。這樣做不但容易透過他人的視角來發掘自己的盲點，同時也因為「彩排」過開場，心裡也會感到比較踏實。記得以前上過簡報課練習上台簡報時，老師說如果時間來不及，只要練好簡報第一頁、做好開場後面幾乎就能順利走完，我覺得找朋友視訊大概也有這種道理。而遠距溝通最為人詬病的，就是少了非語言的交流，有時會產生不必要的麻煩。根據心理學家提出的「麥拉賓法則」，人在溝通時有 55% 都透過非語言的訊息傳遞的。我緊張或專注的時候，表情看起來非常兇，或是常讓人覺得我在不爽，但天知道我只是很專注的在思考某個問題，再加上我注意到自己在面對鏡頭回答問題時，很常會皺眉或是眼神飄來飄去的，給人一種不太可靠的感覺。所以如果鏡頭只呈現我的臉，和我不熟的人大概會想問我，為什麼要這麼痛苦的和他開會或面試吧？因此在對話中，適當的呈現手部動作，可以優化我在鏡頭前的不自在和緊繃感，同時如果對方螢幕開全屏，我也不至於一張大臉佔據了對方整個螢幕。準備背景音／環境音：降低不必要的音訊干擾，累積溝通流暢度我去年在波士頓遊蕩時，因為臨時要電話開會討論下一波的活動，我在 hostel 的大廳裡和老闆連線，巧的是那時剛好那時是工作人員的打掃時間，老闆一直問我是不是人家餐廳要打烊了，我還賴在那裡不走？當下真的是哭笑不得。還有一次我回到彰化的家，用 Skype 和荷蘭的客戶開會，在一樓客廳和對方聊到一半時，結果鄰居家的狗在門外莫名亂叫，我只能打哈哈的笑著說：「Sorry, that’s my dog~」但當下內心真的是尷尬到不行。還有手機 app 通知聲音或聊天訊息的對話框，用電話開會結果一直聽到對方 app 的通知音其實很惱人；有些開會是甚至需要分享螢幕畫面，如果右下角跳出一個朋友的通知問說：「誒幹，今天晚餐吃什麼？」或是在家視訊到一半，發生了像前幾年 BBC 連線直播，教授女兒卻闖進房間唱歌的爆紅畫面，都會尷尬到讓人想挖洞跳進去躲起來。所以這部分我覺得比較需要注意的是：確保手機靜音，並關掉所有 app 通知畫面或聲音戴耳機永遠勝過沒戴耳機遠離家人或你家（鄰居家）的狗為了避免這種不必要的尷尬，關掉通知、鎖好房間門、事先告訴家人請他們不要來找你講話，到一個你家貓狗亂叫不會被聽見的房間，用耳機確保雙方有最好的收音品質，降低一切不必要的干擾，不僅提高當下溝通的流暢度，也能在對方心中累積好的印象。工作上的信任資產，都是透過這些不起眼的小地方慢慢累積的，當雙方有了一定程度的信任資產，後續的合作也就會更加順利了！ -- 本文轉貼自：Farry H（原文標題：線上會議／面試3大準備指南！該怎麼在視訊鏡頭前呈現你的專業感？）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 5, 2024

英文求職信該怎麼寫？吸引目光的 4 大關鍵！

我每年都會遇到不少台灣學員夢想到外商工作，但從小到大學的英文，卻從來沒教我們如何用英文求職。事實上，只要掌握以下的四個關鍵，你也能輕鬆寫出好的求職信！ 1. 正式開頭不少台灣求職者在失利後來找我諮詢，一看他們的求職信，開頭幾乎都是：I want to… / I can…。這兩種用法都是「直接語氣」，在正式信件中讀來相對不禮貌。如果是正式的詢問或請求，我們應該使用以下的起手式： I am writing to express my interest in the ______ position.（來信旨在表達對...職位的興趣） This is in regard to the ______ position posted on the ______ website.（此信是關於張貼在...網站上的...職位）起手式用對了，就等於過了第一關，讓收信人願意繼續閱讀。（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 2. 求職動機我也發現許多求職者，花了許多篇幅敘述自己的豐功偉業、能力組合，卻忘了說最重要的一件事：「你來求職的原因和目的是什麼？」沒有說明這點，人資或主管也很難放心地發面試通知給你，因為不知道你到底是不是認真的。我們可以用以下句型來表達自己的求職動機： I am excited by the opportunity to ______ at your company.（對於貴司... 的機會，我非常期待） I am excited about the prospect of contributing to the ______ team at your company.（很期待能為貴司的...團隊帶來貢獻。） I am confident that my background in ______ makes me a strong candidate for this role.（我相信自身的...背景讓我在...職位是不二人選。）（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 3. 個人優勢特別注意，在敘述個人優勢時，不要只使用一些含糊的詞語來描述，例如：good, excellent, great amount of, a great deal of 等等，而是要用「包含數據和實績的兩三句話」，吸引人資或主管的目光。例如你參與過哪個知名的專案，協助公司達到某個數字的里程碑，甚至打破某項紀錄，都比空泛的形容詞來得有利許多。比方說下面的第一句話，遠勝於第二句的描述： I have managed the operations of the ______ project and cut down the logistics cost by 12% compared to 2022.（我曾主導...企劃的營運，並讓物流成本比 2022 年減少了 12%。） I have managed a major project and achieved excellent results.（我曾管理一個主要專案，結果非常優異。）（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 4. 結尾 CTA 求職信最終目的只有一個：吸引對方打開並閱讀附檔履歷、主動聯絡，因此簡短有力的結尾很重要。我們可以參考以下句型，客製出最切合自身狀況的結尾： I look forward to the opportunity to explore how I can positively impact your company as a ______.（我期待能夠探索自己在...職位上，為貴司帶來正面影響的機會。） Please kindly refer to my CV for more about my skill sets and achievements.（歡迎參閱我的 CV，了解我更多職能和成就。） Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing my candidacy further.（感謝您考量我的申請，期待有機會能和您進一步討論我的能力狀態。）一個好的外商職位，通常都有幾十個人，甚至幾百人投履歷競爭。如果你能把求職信寫得禮貌而得體，就能先勝過至少 30% 的對手。（圖／Sonny老師的英文國際力提供）如果你也有意爭取外商公司工作，面試通常也是免不了的。我在大人學開設的【V023通往一流外商的英文面試準備指南】線上課程中，也彙整了我多年擔任外商面試官的觀察及必勝心法。歡迎進入課程頁面，了解更多關於這門課的內容。 -- 原文轉貼自：Sonny老師的英文國際力（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

January 22, 2024

《 WFH 也能發展國際職涯》選摘：勞健保、外幣薪資轉帳怎麼弄？跨國遠端工作 6 大問題一次解！

跨國遠距工作和在國內遠距工作不同，尤其若是你的跨國遠距工作公司在臺灣沒有設立分公司，關於稅務和法規的部分會比非跨國的遠距工作複雜許多，員工需要自行打理的事項也較多。因此本文的目的是向讀者朋友們簡單介紹一些在臺灣從事跨國遠距工作時需要注意的眉角，希望幫助大家在開始向國際遠距工作職場投遞履歷前，先了解可能會面臨哪些需要思考的問題。當然，每個國家的法規都不一樣，每間公司的制度和規模也不同，這些都會影響他們在雇用國外員工時採取的行政作業方式，在此提供的是普遍的大原則，實際情況還是會因個別情況略有差異。一般來說，如果你的遠距工作雇主不是在臺灣登記立案的註冊公司，可能會遇到的問題包括： 1. 需要自己辦理勞保、健保、勞退提撥根據臺灣的跨國遠距工作者在臉書社團遠距工作者在臺灣（work remotely in Taiwan）上的分享，想解決這個問題可以找一間工會投保，投保時請記得主動聲明要扣勞退，並務必提供真實薪資，以避免之後若要調整比較困難。投保必須要在雇主第一次匯薪水到你的帳戶前完成。 2. 較難申請到高額度的信用卡由於銀行沒有你的薪資轉帳紀錄，無論是申請信用卡或貸款都可能比一般上班族困難一些。幸好遠距工作者在臺灣（work remotely in Taiwan）臉書社團內有許多熱心的團友是資深跨國遠距工作者，他們分享解決這個問題的撇步就是不要將職業填為「自由業」，建議可以向發卡銀行說明，你領的是薪資，而且每年都有報稅，只是公司在國外，並主動提供勞動合約、薪資單與薪資轉帳證明等，要知道自由業和一般受薪階級的信用卡額度相差可達四倍以上。 3. 轉帳匯率問題需要留意匯率損失以及國際轉帳手續費，否則談好的薪資和實際領到的會有出入，等於變相減薪。再次感謝遠距工作者在臺灣（work remotely in Taiwan）裡的大神建議不妨在談薪水時直接乘以 1.25，因為雇主原本應該負擔的勞保、健保、勞退提撥、匯損、轉帳手續費等，全部加起來大約是薪資的 25%。為了避免匯差問題，談薪資時盡量以新臺幣為單位，要求雇主每月薪資先轉成臺幣後再匯款給你，或是以轉帳當天匯率換算成談好的臺幣金額，如果可以，請記得在合約裡面註明轉帳手續費由資方負擔。 4. 需要承擔較高風險跨國遠距工作的勞動合約基本上不會以臺灣為主要法律約束地，一旦出事（例如不幸被裁員），臺灣勞基法規範的離職預告期與對遣散費的要求，對於外國公司沒有約束力。因此有經驗的跨國遠距工作者也在遠距工作者在臺灣（work remotely in Taiwan）上提醒大家，第三點提到薪水乘以 1.25 單純是指計算雇主本身應該負擔、卻因為在臺灣沒有註冊而無法負擔的部分，但實際上員工談薪資時，應該要再多加一點以保障自己的權利，才能負擔可能發生的風險。目前臺灣國內公司的薪資與歐美等國外企業相較，普遍偏低，不需要太擔心提出薪資過高而國外雇主無法接受的情況。譬如美國軟體工程師的年薪大約是十萬美元，折合臺幣約為三百萬，只要你要求的薪資在這個範圍內，大部分美國軟體公司應該都會接受。 5. 需要提供許多書面文件依照各國法律規定，簽約時可能會被要求提供各種文件或資訊，譬如美國公司會要求 W-8BEN （預扣稅實際收益者的外籍人士身分證明）與其他表格，以及移民署入出國日期證明，若沒有提供，薪資會先被預扣 30% 留在美國，雖然最後會被退回你的帳戶，但可能會延遲一段時間才拿得到。每個月收到國外公司的薪資匯款時，請記得向銀行索取水單，以便報稅時可用。報稅時請自行在報稅介面輸入資料，一張水單一筆，金額是扣除跨國轉帳費用後實際進到你戶頭的薪資金額，如果薪資不是用臺幣發的，請再乘以水單上的匯率。總之，跨國遠距工作要配合兩邊國家的法規，可能造成許多額外的 paperwork，請務必將這個部分的時間成本也考慮進去。 6. 簽約形式可能不太一樣如果跨國遠距工作的是規模較小的新創公司，或還沒有能力在海外設新據點的企業，你可能會被要求簽訂和一般勞動合同稍微不一樣的合約。有可能是以自雇者（self-employed）或約聘人員（contractor）的形式和雇主合作，也有可能不是永久合約（permanent contract），而是以一年一約的方式續簽，這個部分求職者也應多加留意。如果運氣較差，遇到黑心雇主，你要考慮的問題有可能會進階成以下這些：雇主薪水少付，難道要自費花錢請律師打國際仲裁？雇主提出不合理的要求，但臺灣勞工局說雇主不在境內，所以幫不上忙？或是哪天需要一張在職證明來申請某些文件或貸款，但因不是在臺灣註冊的公司，在職證明開出來也很少單位可以接受？也有可能是你覺得以上說的那些額外的風險和多出來的 paperwork 實在太煩人，彷彿除了當員工還要身兼HR，那麼這時「EoR（Employer of Record，中譯為「名義雇主」）」的模式就可以妥善解決這些問題。臺灣的讀者朋友們對 EoR 這個專有名詞或許很陌生，為了幫大家解惑，我特別專訪了新加坡 Slasify 公司創辦人王祥宇（Carlos Wang），Slasify 是一間提供 EoR 服務的跨國企業，感謝身為 CEO 的 Carlos 特別抽空詳細解釋，讓我對 EoR 有了更深入的認識，以下簡單介紹 EoR 模式的雇傭關係。跨國 EoR 模式指的是境外雇主透過一個本地的「名義雇主」來雇用當地員工，由「名義雇主」處理所有當地員工在受雇期間被當地勞動法規保障的事項，包括這些臺灣員工的社會保險、退休金、勞動合約、稅務申報、管理記錄等。對雇主來說，無論是初試聲啼的新創團隊，或是已具有一定規模、正在拓展國際市場的跨國公司，使用 EoR 服務都不失為省時省力的好方法，因為跨國遠距工作模式下的雇傭關係必須符合雙方國家的各種法規，如果雇主的HR團隊不夠大，或沒有餘力辦理這些複雜又耗時的手續，選擇和有經驗、合規化的「名義雇主」合作，只要支付合理的服務費，就能讓專業的「名義雇主」來搞定一切。 Slasify 的客戶中，有一間企業在短短兩個月內將事業版圖拓展到全球十二個國家，能達到這個驚人的成果，絕對要歸功於 EoR 模式，它幫助該企業省下許多寶貴的時間成本，才能將真正的資源用在開疆闢土上。對跨國遠距工作者而言，「名義雇主」更是員工的一大福音，它能保障員工所有依法規定的權利與義務，如果發生任何爭議，可在員工所在地解決，不會有國際訴訟的疑慮；萬一發生勞動糾紛，「名義雇主」也會承擔大部分法規的風險，小到簡單的遣散費糾紛，大至員工違法、工傷甚至死亡等賠償問題都包含在內。「名義雇主」還能確保員工獲得正常的薪轉記錄，以及本地公司的聘用記錄，可大大提高銀行往來的信用；同時因為「名義雇主」可以支付當地貨幣的薪資，匯率和匯差不會成為需要考慮的問題。總而言之，EoR 模式對跨國遠距工作下的雇主和員工來說，是個皆大歡喜的人事行政解決方案。Slasify 於 2016 年在新加坡成立，臺灣也有辦公室，2017 年開始提供 EoR 服務，疫情後業務成長迅速，目前服務範圍遍及全球一百五十多個國家，主要集中在亞洲和美洲。服務過這麼多跨國遠距工作型態的企業主，Carlos 表示遠距工作的趨勢在未來會繼續成長，意味著遠距工作的職缺將會愈來愈多，想要在不出國的前提下發展國際職涯，絕對會成為臺灣求職者的新選擇。但他也提醒讀者，遠距工作的勞動市場競爭非常激烈，職缺非常搶手，以 Slasify 本身為例，做為一間完全遠距的中型跨國企業，公司職缺的平均錄取率是 0.2%。以上歸納跨國遠距工作者一定要注意的法規問題與權益須知，並介紹了因應跨國遠距模式而生的 EoR 服務，希望對有心成為跨國遠距工作者能帶來一點幫助。 -- 本文摘自時報出版《WFH 也能發展國際職涯：遠距工作者的職場攻略》追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

January 17, 2024

想要數位遊牧，卻害怕入不敷出？學習「預算與財務管理」是你自由的第一步！

數位遊牧（Digital Nomad）生活，即遠端辦公與旅行的融合，無疑是一種充滿魅力的生活方式，但並沒有想像中的浪漫。然而，有效的預算規劃成為了這種生活方式的重要挑戰。常有人問我，如果要過上 Digital Nomad 的生活，要花多少錢？這沒有一個標準答案。我將分享一些我的經驗和方法，希望能夠助你在數位遊牧的路上更好進行預算規劃。事先存錢雖然「事先存錢」這個建議看似理所當然，但實際上卻常被忽視，特別是自由工作者型態的數位遊牧者，收入主要來自於接案，相對不穩定，甚至還有可能面臨客戶拖款的風險。有一種情況是，他們期望藉由待收帳款來支付旅行費用，然而在旅行途中卻因客戶拖款而導致款項延遲進帳，進而引發現金流斷裂的危機，旅遊的品質和心情大打折扣。因此確保旅費充足再出發就很重要。透過準備充足的旅費，讓自己在 Workation 中更加輕鬆。掌握大項支出旅行的主要支出通常為機票和住宿，因此，明確了解並預測這兩項支出是數位遊牧生活的預算規劃首要之務。如果你偏向於長期留在一個地方，或者你的 Workation 劃得相對短暫，那麼你可以提前訂好住宿，這樣住宿費用就可以相對準確。然而，如果你更喜歡邊旅行邊選擇下一站，像我一樣，那你就需要在頭腦中有一個明確的住宿費用範圍。例如，假設你為自己設定的住宿預算每晚不超過 80 美金。在房價較高的城市，你可能會超出這個預算。但是，當你到房價較低的地方，你就需要將之前的超支部分彌補回來。這樣，你就能精準掌握大項支出，確保數位遊牧生活的經濟彈性。利用全球數據估算生活費許多人問我身為 Digital Nomad 怎麼抓預算，其實我的方法論是用大數據去推算。首先，我平時就有記帳的習慣，因此清楚自身日常開銷的金額和架構。有了這些基礎數據，我就能夠參考全球物價水平比較網站（例如 Numbeo）來做規劃。這網站能比較你當前居住地和可能的目的地的物價，進一步到單一商品的價格比較。例如，以 2023 年 Q3 台北和京都的物價為例進行比較，根據 Numbeo的數據，京都的外食普遍比台北貴，但購買食材的費用卻較低，像是牛奶的價格甚至只有台北的一半。然而，京都的公共交通費卻是台北的 1.5 倍。利用 Numbeo 的數據做 Digital Nomad 生活費預算推估 Numbeo 可以細看到個品項的價格差異透過這樣的數據，你可以根據同樣的天數（例如旅行兩個月）你平時的生活消費模式，來推算在不同地方的生活費。此外，也可以根據當地的物價變動來調整自己的生活方式，進一步做好預算把控。打造預算緩衝區在對大額支出和推估的生活費作了初步加總後，再加上 10%-15% 作為緩衝金。無論我們的預算規劃再精確，始終有些費用是無法完全預料的，特別是在旅途中遇到的緊急情況，例如電腦螢幕壞掉需要送修、或是買外接螢幕應急等等。這些狀況往往需要即時的金錢來解決。有了這個緩衝區，可以讓你在遭遇突發狀況時有更多彈性和安心，而不會打亂你原本的預算規劃。此外，緩衝金也可以為你的旅行體驗帶來更大的自由度。例如，你可能會在旅程中被推薦新的景點，或是遇見一場錯過會很可惜的活動。如果有了這份額外的預算，你就可以更自由去探索和享受這些旅行中的驚喜，而不必擔心這會超出你的預算範圍。確保海外提款的便利性出發前，確保你的銀行卡可以海外提款。攜帶大量現金既不便又危險，因此擁有一張全球通行的銀行卡更為方便。選擇銀行時，別忘了比較各家的海外取款費用與匯率，避免不必要的損失。一旦確認可以海外提款，記得將提款卡設定為「國際使用」，以防銀行誤判為詐騙行為並封卡。了解自己消費的優先順序清楚自己的消費優先順序也是要素。或許對你來說，旅行就是要購物，或是可以探索新事物獲得新體驗，也可能是品嚐美食或米其林摘星的大好機會。了解自己的消費優先順序可以幫助你在預算規劃時更加明確。比如，如果你是個饕客，那就預留更多預算在飲食上；如果你熱衷於購物，那就將購物列為預算的主要部分。明確自己的消費優先順序，不僅可以最大程度的滿足你的需求，同時也能在旅程中，實現最適合自己的 Digital Nomad 生活方式。積極記帳以掌握消費動向在數位遊牧生活中，尤其是使用外幣支付時，記帳顯得格外重要。在消費的當下，我們雖然也是會換算匯率來衡量這筆消費是（相對）便宜還是貴，但長時間下來，金額的掌握可能因為匯率和繁忙而變模糊。透過記帳，可以精確掌握每筆消費金額和整體金流。記帳習慣讓你清楚自己的消費模式，有助於調整 Workation 中的花費，以及優化未來預算規劃的能力，並察覺任何財務問題。在數位遊牧生活中，記帳是有效管理預算、確保遠端辦公和旅行生活順利進行的關鍵工具。策略性使用信用卡許多人在旅行時會選擇攜帶大量現金，但我個人更建議策略性地利用信用卡。原因有幾個：首先，長時間旅行所需的費用不菲，隨身帶著如此大筆現金不僅不便，也較為不安全。一旦現金遺失，基本上就無法找回。其次，信用卡消費都有詳細紀錄，如有消費爭議時，這些紀錄可以作為參考依據，退款程序也相對簡便。我就曾經被店家超收費用，當下請店家查看他們的刷卡紀錄，我也出示銀行寄給我的即時消費明細作為證明，才順利解決問題。最後，雖然有些人會因為匯差而選擇在出國前買外幣，但如果能選擇一張國外刷卡回饋高的信用卡，其實也能有效抵銷一部分匯差，而且匯率變動情況往往難以預測，把外幣先買起來也不一定更划算呢。絕對不能省旅平險絕對不能忽視的一點是，旅行保險絕對不能省。尤其是當你身為 Digital Nomad，在國外邊旅行邊工作，旅行保險的保障更是不可或缺。在海外接受醫療服務的費用往往非常高昂，如果沒有旅行保險，你可能需要承擔巨大的經濟壓力。因此，無論你打算在哪裡進行遠端辦公或工作假期，一份完善的旅行保險都是你在外生活的重要保障。旅行與工作兩者兼具，雖然充滿挑戰，卻也相當吸引人。能一邊為生活增添色彩，一邊不打斷工作並保持收入，這就是數位遊牧（Digital Nomad）生活的魅力所在。 2019 年的疫情加速了遠端工作的發展，各國更為數位遊牧者推出專屬的簽證。許多人嚮往這種工作方式，想要向數位遊牧生活邁進，卻不知從何開始。因此，我開始提供轉職諮詢服務，希望能協助想轉職或成為遠端工作者的朋友。以策略性的規劃和有系統的方法，縮短你與理想生活的距離。有興趣的朋友，可以到 Career Talk with Ivy頁面了解更多。 Digital Nomad 的實際生活充滿獨特性與挑戰，妥善的預算規劃是讓旅程夠順利的關鍵。除了以上提到的幾個要點，最重要的是，依照你自己的實際需求來做出最適合自己的調整與規劃，才能盡興享受 Digital Nomad 生活的魅力。延伸閱讀：你與遠端工作的距離如何Digital Nomad — 行李篇如何Digital Nomad — 跨時區篇 -- 本文轉貼自：Ivy is Out of Office（原文標題：如何 Digital Nomad — 預算與財務篇）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

January 12, 2024