《遠距工作這樣做》選摘：遠距工作溝通效率差？想提高溝通品質，試著從「降低溝通次數」開始

我一直認為，在工作上，如果需要頻繁與對方溝通才能辦成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什麼地方出了錯。

我想在職場上，下面這些問題的提問語句，對你來說應該不陌生：

「在嗎？」

「你有沒有什麼方向？」

「你覺得黃色好嗎？」

「你覺得老闆想要什麼？」

這類問題給人的感覺十分黏膩與煩躁。

表面上這些問句看起來好像很平凡，但實際上，這些問句在協作上帶給的隊友負擔其實挺大的。平常在辦公室裡這樣有一搭沒一搭的亂聊，看起來還沒什麼。但是如果在遠距中，這類問題一旦出現在通訊軟體內，看到時自己內心常有一股衝動想掐死對方。

為什麼有這麼大的差異呢？

這些問題都有個共通特點：每當這些問題出現前，你總需要再多問好幾句，才能明白對方最終要什麼？

以前，在辦公室裡這種問題很常見，但大家其實不太在意，主要原因是因為以前這類問題，多來回幾句的成本只要幾秒鐘。但是切換到遠距工具後，光是回應問句的時間成本，加上遠距工具的操作，就是多了幾十倍，所以往往讓人不由自主的無名火起。

這些問句的成因很多，有可能是當初對方沒想清楚，隨口就丟出問題，而沒有好好把核心訴求表達出來。

但還有一種更可怕的情況，就是問這些問題的人，平常就有不好的工作習慣，習慣將「思考作業」扔給對方。

建立不要丟思考炸彈的提問原則

平常在辦公室裡，我們對這種「思考作業」炸彈沒感覺，但是一切轉換到遠距工作模式，就覺得跟這樣的人工作十分吃力，溝通上很抓狂。

但是最重要的是，我們要如何改變「結果」？

不管你是炸彈接收者，還是無意中成為了炸彈製造者。如果我們不想陷入這種討厭的情形，我建議團隊裡面針對問問題的原則，應該改成：

1. 在問對方一個問題時，先思考自己想要得到什麼答案？
2. 盡量將問題的答案選項，用手段集中限制成你想要的結果。
3. 將一個「開放問題」，改造成有限的多選題。

比如說上面舉這些無腦例子，就可以重構成如此：

「在嗎？」

「在嗎？我想跟你溝通 A 專案的事。我在 15 分鐘裡面都在線。如果你在的話盡快回我。如果等下要找我，我可能整點才在，到時候可以打我電話 XXXXXX。 」

「你有沒有什麼方向？」

「關於目前這個問題，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我個人比較偏好 A 方向。你有沒有其他想法？」

「你覺得黃色好嗎？ 」

「關於這張海報，我做了紅橙黃綠色，我個人覺得黃色在這個場景比較適合，理由是 XXXX 。你比較偏好哪一款？選個兩組給我。」

「你覺得老闆想要什麼？」

「我認為老闆因為 AA、BB、CC 因素。他可能比較偏好 CC 選項。你有什麼的看法？可以給我你的方案與理由嗎？」

讓我們看看，前後兩種提問有什麼差別。你會發現，這些問題經過「改寫」後具備幾個特徵：

1. 相對比較長。
2. 一次性的表達了自己相對完整的看法。
3. 如果對方沒有什麼想法，提供封閉式選項，讓雙方能對結論快速收斂。
4. 容易得到具體的溝通成效，時間可控，結果可控。
5. 「過度溝通」（在一句話裡面塞滿了可能的選項，以及上下文場景）。

先拆解問題，溝通才能獲得有效答案

我們平日之所以會「沒有效率」的原因。是因為「走過去溝通」的「時間成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距離高頻率的快速修正。

然而，這種走過去溝通的「壞習慣」被帶進遠距工作時，大家就會覺得「溝通」上很費勁。

我們可以把「時間」比喻成水，「溝通」當成洗澡。以前在辦公室，我們有自來水，當然是拿蓮蓬頭快樂地沖澡。但是如果我們到了高原上，洗澡需要打水，非常的費力。你還會想要在高原密集的打水進行快樂地沖澡嗎？當然不可能！

這時候，我們採取的策略，就會變成可能兩天才洗一次澡，每次都採取擦澡的方式，並且集中在某些時段裡面大家一起洗。

在遠距工作上，為什麼我在開篇第一個原則，就是「限制直接、立即溝通次數，一天最好在兩次以下」？

目的是，反過來設計一個極限場景，如果說話機會這麼珍貴，大家就不會浪費時間找尋更好的語音溝通工具，或想開更長的會。

而是回過頭來，促使自己在遇到問題時更深入地思考：自己要如何提問題？又期待得到什麼樣的結果？

在提問之前，先把問題拆解清楚，反而可以更有效地獲得答案、縮短溝通時間。

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本文摘自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在這裡》