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向往海外职场，你要知道的7个秘密！搞懂跨文化沟通，成为国际化人才

在一场梦想工作的最后一轮面试，来自美国的面试官要我谈谈在上份工作取得的成就。我窃喜：耶！考古题有猜中，这题有准备。开始侃侃而谈预先演练好的过往丰功伟业。回答完毕后，我准备迎接关于更多成就细节的问答，没想到面试官只问了一个问题：我听见你一直说「我们」，这些成果究竟是你，还是一群人完成的？我当下愣在那边，也忘记了自己是怎么回答的，面试草草结束。最后不意外的，我落选了。时间快转到年初的一场客户会议，来自欧洲的客户正向我们说明项目进度，并提出需求，希望我们能提供顾问咨询。而会议另一头的我们正思索着该如何回复。之前在不同客户的负面经验告诉我们，这类需求需要从长计议，如果贸然答应，后果可能一发不可收拾。「We’ll see how it goes」（我们先看看讨论进行的如何吧），我的拉美主管跳出来说话了，于是我们没有承诺、也不拒绝，先将客户的提问搁置在一边，继续下一个议程。我的澳洲同事很不解，私讯问我：我们干嘛不直接拒绝就好？客户行程这么赶，何必拖泥带水。以上都是我的亲身经历。在数字游牧、跨国工作、远距上班越来越普遍的现在，跨文化沟通成了每个职场人的必备技能。Tatiana Kolovou 是印第安纳大学凯利商学院的教授。在希腊出生，并在美国求学及发展，她对两种文化的差异深有所感，也观察到这些文化差异是如何影响商业世界和人际沟通。在《发展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）这门 LinkedIn 在线课程中，Kolovou 教授整理出七个面向。帮助我们善用语言和非语言的线索，找到对的沟通模式，成为有效的跨文化沟通者。高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures）首先是要了解所有文化可大致分为高情境文化与低情境文化。在高情境文化中，沟通者在传达讯息时较隐晦，对方需掌握足够的背景讯息，才能理解语言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中则恰好相反，沟通者会透过清楚、直接的语言传达讯息，两者是相对概念，而非绝对。如何快速判断？来自高情境文化的人喜欢藉由穿着名牌、开好车、拿好包来彰显自己的地位，而低情境文化的人愿意大方分享自己的孩子、宠物，甚至政治观点。原来所谓的炫富其实是一种来自于高情境文化的表现，背后隐含着该文化会期望：即使我不说，你也该知道我是个值得受到尊重的人物。如何打入不同情境文化的市场以保险广告为例，高情境文化市场的广告多会强调家庭，甚至是多代同堂的情况。以及没有保险的话可能会造成的负面效应。商标部分则可能到广告尾端才露出一次。相反的，低情境文化市场的广告会很直白的告诉你这样保险方案的金钱效益、承保范围，也会凸显商标。通常历史较悠久的国家多是高情境文化，相反的，历史较短的移民国家，譬如美国、澳洲，则是低情境文化的代表。低情境文化对于移民社会较具有优势。毕竟初来乍到，权益、义务说得越清晰简单，大家就越能遵守。最好是表列式，更能减少意见分歧。 1. 个人 vs 团体（Indivisual vs Group）个人主义文化强调个人成就，会订下个人目标。喜欢自己做决定，竞争意识也高。对于自己的工作贡献不会羞于表达跟展示。比较常说我，而不说我们，也较不喜欢跟人分享成就。而团体主义强调合作，认为自己是团体中的一份子。家庭观念大于个人，团体中彼此价值观较近；家族企业盛行。不喜欢只有个人被褒扬，如果发现团体中的其他人被忽略了，会感到丢脸。个人主义代表国家：美国、西方文化团体主义代表国家：希腊、印度尼西亚、日本、中国、韩国 2. 直接 vs 间接（Direct vs Indirect）直接文化通常也是前面所提到的高情境文化国家，当中有许多非语言的沟通，讯息传递也比较微妙。例如说不得时后通常回复很长，也很难拒绝别人，常说再看看。间接文化通常也是低情境文化国家。说不的时候比较没有罪恶感、回复很短，沟通会直接讲重点。直接代表国家：美国、加拿大、北欧、德国间接代表国家：南欧、亚洲、拉丁美洲 3. 阶级 vs 平等（Status vs Equality）还有另一个解释方法是权力距离（Power Distance），表示这个团体中最高权力者和最低权力者之间的距离，距离越大，则权力距离越大。相反的，则权力距离越低。曾有位朋友刚从日商跳槽到美商，平常讲究穿着的他，第一天报到当然也不例外，西装革履。没想到一走进办公室，同事们各个穿着牛仔裤和衬衫，他顿时觉得格格不入，下班马上去添购几件较轻松的上班服。原来他是从一个权力距离较高的文化进入一个权力距离较低的文化。在权力距离较高的文化中，组织地位越高的人越重视自己的穿著。属下们以姓氏（Last Name）加上女士先生称呼上司；相反的，来自权力距离较低的文化的高层会尝试让自己看起来不那么有距离、穿得比较轻松，也喜欢被直接叫名字（First Name）。当然，依国家判断组织的方式也不是绝对，企业文化、产业和领导者风格都会有影响，例如我也曾见过要求西装革履的美商与喜欢被直接叫名字的日籍主管。平等代表国家：美国、加拿大、澳洲、欧洲阶级代表国家：印度、日本、中国、南韩你可以怎么做？你可以从以下几点观察：会议中资浅成员的会不会在资深的面前发问资深成员是否总是坐中间谁先被介绍问问该公司平常怎么做决策找找该公司的组织结构和流程问问该公司有什么传统或需要注意的地方如果要参加一场倾向阶级文化组成的会议，你可以预期有较多议会规则，换名片以及正式简报。也要注意称谓及穿着；重要文件会希望由公司负责人签名，而不是由法务负责人签属即可。 4. 关系 vs 规则（Relationship vs Rules）关系文化中人与人之间花较长时间建立关系，关心个人需要，认为规则可以协商和改变；规则文化则强调公平、一致，重视系统。面对不同意的事情会直接表达出来。碰上议题时喜欢投票决定、也较容易请律师出马处理纠纷。关系代表国家（Particularist Society）：中国、希腊、拉丁美洲、俄罗斯规则代表国家（Universalist Society）：荷兰、瑞士、德国、英国、美国你可以怎么做？如果要拜访强调关系的文化，预期在谈正事以前，花些时间吃饭和社交，建立关系；如果在强调规则的文化中，则不要期待招聘的流程会因为主管与应征者的私人关系而有所调整。 5. 风险趋避（Risk vs Restrain）这个面向讨论一个文化在面对未知事物时，有多愿意尝试或改变？以及能否适应不确定性。通常历史越悠久的国家，就越倾向避开风险。因为曾经经历过较多的政治变动或战争，因此相信许多传统及前车之鉴可以帮助趋吉避凶。低风险趋避代表国家：美国、英国、澳洲高风险趋避代表国家：印度、日本、希腊你可以怎么做？观察一个组织招募时愿不愿意接受从外部招募新人，或是倾向同事的亲友。问问这间公司最近的改变、有哪些改善项目？面对突发状况时，这个组织的响应官僚吗？是期待有规则可以遵循，还是拥抱改变。 6. 时间观念（Time）时间对于不同文化代表的意义也大不同，在线性（Monochronic）时间文化中，人们期待工作照着行事历走，并会做年度计划；要求开会准时并有效率，喜欢具体化和行动方案；在循环时间（Polychronic）文化中，人们会同时处理多个项目；在下结论前，更关心项目的前因后果。认为时间是线性的（Monochronic）代表国家：加拿大、北美、美国认为时间是循环的（Polychronic）代表国家：拉丁美洲、萨哈拉以南非洲、南地中海、中东地区你可以怎么做？在面对一群线性时间文化的听众时，简报先讲结论，反之，则可以从故事开始。 7. 外控者 vs 内控者（External locus of control vs Internal locus of control）外控者和内控者对于自己对一件事如何发展所带来的影响力有着截然不同的认知。外控者认为外在环境对于事情发展有决定性的因素，内控者则认为自己能够控制事情的结果。外控文化通常历史悠久，例如在希腊会说「希望老天让事情如愿以偿」（God willing），较喜欢谈论宗教信仰、天文；而新兴国家，譬如美国，因为没有太多悲伤的过往记忆，总是向前看。流行自己动手做（DIY，Do It Yourself）及各种自我启发类书籍（Self-Help books）。以参加面试为例，如果失败了，外控者会觉得面试失败是因为竞争对手太强，而内控者会不断自我检讨，觉得是因为自己表现不好。外控者虽然容易和他人相处、容易原谅自己，但较缺乏行动力，还喜欢怪罪别人。容易放弃，也比较消极；内控者则很自律、能够对自我负责，也愿意改变，但容易自我怀疑，碰上失败时挫折感较重，也比较有控制欲。外控者代表国家：希腊内控者代表国家：美国你可以怎么做？面对外者时请有耐性、面对内控者则要讲重点。如何确定自己做对了？有了这些认知，该如何着手？我们可以从自我提问和建立行动计划开始。自我提问问问自己对于以下问题的掌握程度：我对于将要面对的这个文化有多少了解？他们穿着正式吗？时间观念如何？这个文化最近关心什么大事？成果重要吗？谁会参加这场会议？这个组织的核心文化是什么？这个文化对于外来文化的适应度有多少？善用行动计划（图／黄婉中提供）后记后来我明白了当时美国面试官对于我的贡献度感到质疑，可能源自于他的个人主义文化背景，而我总是用「我们」取代「我」则来自于讲究群体意识的文化背景；拉美主管的「再看看」其实是用间接的方式表达拒绝，而澳洲同事偏好直接切入重点，而且对拒绝他人没有障碍。长途开车听广播的人，都知道同个电台在不同地区会有不同频率。譬如中广的收听频率在台北、台中、台南都不同。跨文化沟通也是如此，如果想要理解对方真正表达什么，就必须知道自己身在何处，做出相应的调整。向往国际职场、海外工作的我们费了一番功夫学习当地语言（譬如英文），也都认同语言能力，是能否胜任的重要指标。但许多沟通是非语言的，这时跨文化理解力就是关键。文化之间并没有对错，重要的是我们能否善用各种线索，找到合适的方式，成为有效的跨文化沟通者。加码：快速洞察世界各国文化差异的２个好用网站推荐马上就要开会了，没时间一一观察吗？别担心，我为你整理了两个网站，能够让你快速抓到各国文化的倾向，以及了解你独特的处事风格。 Hoftstede Hofstede Insights 将世界各国文化以六个角度做区分，分别是权力距离指数、个人主义与集体主义、男性气质与女性气质、不确定性规避指数、长期导向与短期规范导向、放纵与克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比较偏向商业角度的分析，我喜欢这个网站还可以将不同国家拿来做比较，并知道自己的倾向与这些文化的差异。 -- 本文转贴自：黄婉中中途笔记（原文标题：向往海外职场的你可能不知道的7个秘密，搞懂跨文化沟通，成为国际化人才）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

海外工作难的不是工作，是生活！6 个方法从零开始建立「生活社交圈」！

对于我们这样以在线教学维生的老师们，到外县市、国外工作，成为数字游牧，技术上并不困难，只要准备好计算机，事业完全可以带着走。难的都是工作之外的那些事，也就是生活管理。几位跟我做过一对一教学事业 coaching 的老师，常常都把这件事挂在嘴巴上讲：「好希望今年就可以实践数字游牧、到国外去边生活边工作的梦想喔！」我接着问了一下，这几位年轻的老师，单身无家累、不用帮家里还债、也没有养宠物、教学事业 100% 在在线进行、也已经存了一笔紧急预备金，根本就是买了机票就可以飞的状态，有点搞不懂他们是卡在哪里觉得自己还没准备好。原来，他们是有点难想象，到了一个走出机场就没有认识任何一个人的生活环境，要如何建立人际社交圈。下了班要找谁吃饭？周末要跟谁出去玩？如果都还是只能跟台湾的朋友视讯聊天，这样出国工作的意义是什么？这我有经验，相信我的经验可以帮到你。 2008 年，我一个人飞到世界的另一端「多米尼加」去工作，当时是经由国内单位外派过去做华语老师，定义上不算数位游牧，然而要面对的「从零开始建立生活社交圈」是跟现在每一位数字游牧工作者是一样的。而且，当时 FB、五花八门的社群交友 APP 还不流行，出国前想要透过网络认识已经在多米尼加的台湾人、或像现在这样从脸书社团找到当地共同兴趣的朋友，都不如现在容易。我搭了 30 小时的飞机，从台湾飞到洛杉矶、洛杉矶再到巴拿马、巴拿马转多米尼加，走出机场，已经头昏脑胀，只想洗个澡，大睡一整天。隔天出门觅食，我才有「哇！我真的就要在这个全国都没人认识我的地方，生活两年了吗？」第一天，很新鲜，逛超市很好玩、走进充满人情味的杂货店很好玩、学习当地的公共交通系统要怎么乘车很好玩。第二天，买买当地小吃、学习如何跟当地人一样在自助餐便当店点菜、走路就能到海边散步，看梦幻的加勒比海，小事情都让人兴奋。第三天，我开始发现自己下班后没有人可以聊天，想约个姊妹出去喝咖啡？没办法了！想找台湾的朋友视讯一下，时差日夜颠倒，也约不太到。面对空荡荡的那个房间，一台笔电就是我跟台湾连结的管道，的确有那几个 moment ，我一直问自己「我真的能在这边过两年吗？」几个特别想找人聊天，却只能面对计算机发呆的时候，我也是好几次用眼泪度过。我还记得我是小年夜那天飞出去的，台湾的朋友们都在跟家人过年，我一个人飞到一个远到不行的国家，因为外派单位联络的信息落差，到了当地才发现教学工作根本一个月之后才要开始，所以我急忙飞过去，虽然有薪水但没工作可做，没工作就没有跟人交流的机会，我到底是来干嘛的啊？我不是唯一被这个单位外派的工作者，其实我还有一些台湾同事，只不过大家工作范围不同，并不会常有机会见面。过了几个周末，我发现台湾同事们大多是这样过的：「到当地的中国餐馆吃饭、到某个人家里唱 KTV 、看台湾电影、打扑克牌…」。等一下，如果我飞了大半个地球，却是把周末过得比台湾还台湾，那我不如回台湾工作就好了啊？知道这个不是我出国工作的目的，我很有意识地和台湾同事们的社交圈维持一个距离，偶尔参加他们的活动，其他时间，我必须靠自己打造另一个生活圈。以下是我用过的方法，多米尼加朋友都觉得，我只是住了两年，过得比他们还像多米尼加人，我自己也很满意那两年的人生体验，以下与你分享。当年在多米尼加健身房上飞轮课（图／游皓云提供）一、参加当地机构的课程我当时报名了 salsa 舞蹈课和法文课。会选这两个，是因为这两个项目都是我在台湾原本就有在学的。而且这样的课程，很快就能让我认识到有共同兴趣的当地人，下了课可以跟同学一起约练习跳舞，或者跟法文课同学约去喝个东西。多米尼加是讲西班牙文的，你或许会问为什么不是上西班牙文课？原因有二。第一，我的西班牙文当时已经算流利了，如果真的要上课，就要上专业等级的讨论课，我找了三五间语言学校，都没有找到适合的课。第二，上西班牙文课，同学都会是其他外国人，因为当地人不必学西班牙文，这无法帮助我打造当地社交圈。上法文课，同学就都是多米尼加人，他们对我这个不是多米尼加人的同学，也会很好奇，这样交朋友就快很多。在多米尼加两年，我最要好的朋友，就是在舞蹈课和法文课认识的，到现在都还有联络，他们其中一位甚至还来台湾学了两个月的中文，我今年去欧洲，也还打算找他碰面，这种朋友都会是可以联络一辈子的好朋友。二、报名健身房会员我在台湾本来就有上健身房运动的习惯，要让国外工作的生活有一个秩序感，建立类似的 routine 很重要。前半年我为了省钱，报了一个比较阳春小型的健身房，因为当地贫富差距颇大，在那间健身房会遇到的人，有点像是另一个世界的族群。后来我搬家，也就顺势换到了一间会员费比较高、但环境好非常多的健身房，大概就是台湾连锁健身房的这种质量，有氧课程也很多，去久了之后自然会常常遇到一些熟面孔，健身房里面还有咖啡店，渐渐就会多遇到很多可以聊天的对象。三、在固定的店家出没交朋友我在多米尼加的首都 Santo Domingo 工作，那个城市只有两间稍具规模的书店，大约就是台湾金石堂的大小，里面有间咖啡店，我常常去那边看书、备课、改作业。抱着一堆中文书去那边工作，很容易引起注意，有一次，隔壁桌的几位先生，跟我聊了起来，很好奇地问我中文这个语言的逻辑。没想到他们是一群当地媒体的记者，没事就约在那边喝咖啡，交换新闻信息。于是我后来就更常到那间咖啡厅报到，只要他们是在闲聊，我就加入，听到的都是当地第一手信息，他们甚至后来也带我去一些当地人才会去的活动、餐厅，帮我开了很多眼界。四、常主动跟你的工作伙伴分享兴趣我见到人就讲我很爱看棒球，有棒球的信息拜托他们都告诉我。很幸运地，有一个学生，就有一个好朋友是棒球记者，介绍给我认识。那位记者也非常热心，知道我在台湾也做过棒球记者，邀请我去他主持的广播节目分享，还带着我进多米尼加职棒的记者会，后来自然我们也变成好朋友。不必等别人问，你自己就可以一直把「自己需要什么信息」散播出去，大家都很忙，你要让别人有信息的时候，很容易想到你，顺手就愿意分享给你。五、上网找兴趣培养类的社团当年还没有脸书社团这样的管道，我是在 google 搜寻了半天＋询问多米尼加朋友，才终于找到一两个类似台湾 mobile01 的论坛多米尼加版，在上面参加了一个单车团。几个周日，我就会跟着这个团去骑脚踏车，他们当然认识一些我们这种外国人找不到的路线，我也可以边骑边跟他们练习西班牙文。现在有脸书社团，要找这样的朋友太容易了，你甚至出发之前就可以去认识一些网友，一下飞机就有人可以约了。六、对一切保持最大弹性很多外来者会对当地有所抱怨，工作效率低、不求长进、交通便利度不如台湾、食物不好吃…。说实在的，如果一个在台湾的外国人，开口闭口都是抱怨台湾，你会不会很想叫他滚出台湾？那么我们到了国外，变成那个看什么都不顺眼的外国人的时候，又怎么能期待被当地人接受？在多米尼加那两年，我交了很多朋友，做了很多在台湾根本不可能做的事。包括天天吃那个看起来完全没有卖相的红豆饭便当、在街上、夜店一晚跟十几个陌生异性跳舞、走到那里都跟陌生人交谈、停电邻居约到街上喝酒我就马上冲、在健身房尝试每一种我在台湾根本不会上的课、失恋太难过跑去跟意大利阿嬷同事哭诉…。既然到了国外生活，不管是现在很流行的数字游牧身份，或者单纯外派工作，我会建议就放掉在台湾的那些「应该」，全心投入去体验这个只有在当地、当时、当下可以体验到的人生版本。不管那些体验是正面还是负面，它都会成为你成长过程的一部分，如果你跟我一样是老师，相信我，就是这些常理之外的人生经验，会让你未来的教学风格，长出独特的魅力，那会是你参加100次研习都学不到的隐形教学功力。 -- 本文转贴自：游皓云／台湾人的西班牙文老师／外国人的华语老师／云飞语言中心创办人（原文标题：海外工作难的不是工作本身，而是生活管理）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 25, 2024

高效能会议的 7 个习惯！远程工作靠它保持在线开会效率

有时候开会变成聊天，结果一件事情讨论了很多次，最后项目却还是没有什么进度。有时候开会时大家都很努力，但讨论的时间拉得太长，讲的话失去焦点，让会议变成一件累人的事情。我自己也是上班族，每天面对许多公司内行政会议、客户项目开会，甚至有时需要谈判决策的会议。回顾自己亲身经歷过的各种冗长会议、高效率会议，两者对比，或许可以从我自己的经验，整理出让会议变得「高效能」的七个习惯。你或许也发现这篇文章题目，借用了史蒂芬.柯维的经典着作书名：《高效能人士的七种习惯》，当然我不是管理学大师，这里整理的七个习惯，只是我的个人经验，所以也很欢迎大家一起讨论，分享你的看法。开会前，有个基本一定要做的事情：「准备自己要报告的资料」。如果要跟客户讨论产品，我就要先准备好市场分析资料。如果要说明项目进度，我就要准备好工作报告。因为太基本，所以不列入下面的七个习惯中，就让我们从已经准备好开会资料开始，看看还能「为高效能会议做些什么事」？这些习惯包含了会议前、中、后的不同行动。（可以延伸参考两年前的这篇文章：我如何用「有效」企划进行高效率会议讨论？） 1. 列出这一次要确认的重点问题清单会议有时候会不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什么讨论什么，最后离题而拖长不必要的讨论时间。有时候会议会有议程，但有时候没有。无论如何，我都会有个习惯，就是自己先列出这一次我想讨论的重点清单，以及我想确认的问题清单。所谓「重点问题清单」，不是报告资料，而是里面真正需要釐清的问题是什么？真正值得凸显的重点是什么？我通常会问自己，假设会议时间很少，假设最后没时间才轮到我讲，但我一定要确认的重点与问题是什么？无论我是不是会议主导者都需要这份清单。如果我是主导者，有了重点问题清单，我就知道什么时候离题，可以把会议拉回讨论主轴。如果我只是报告者，有了重点问题清单，我也知道如何简洁扼要的说明，并且知道我应该花时间在哪些重点上讨论。 2. 排出重点问题清单的讨论逻辑会议有时候会卡在一些关键问题，结果陷入无解的讨论迴圈。会议有时候让人觉得很混乱，最后好像讨论了很多，但心中对项目的整体架构却还是很茫然。在前面列出重点问题清单后，我还会多一个习惯，就是我会排列出要怎么讨论这些重点、问题的顺序与流程？把这些重点与问题，用逻辑重新整理一次，先确认简单的、要先确认的问题，然后才慢慢引导到困难的讨论。我通常会问自己，这些重点与问题要怎么依序提出，对方会被我说服？这样的习惯，可以让会议过程中，对方更容易对你建立信心，并且困难问题也会从简单开始，逐步拆解，这样整个会议过程都会更加顺畅。 3. 确认我自己对问题的解答与底线有时当会议讨论到关键问题，但是大家都不确定解答是什么，不确定能不能这样做，于是不能做出决定，可是又在讨论上无限迴圈。当然会遇到一些很难抉择的问题讨论，但在前面决定好重点问题的讨论顺序后，我还会再有一个习惯，就是先想好自己对这些问题的可能答案，或是这些问题我的最后底线是什么。如果底线不是我能决定的，我会在会议前先去问可以做决定的主管，然后才去跟客户开会。我会问自己，这个问题如何大家没有更好答案时，我的目前最好答案是什么？这个问题如果对方提出要求时，我可以答应的最后底线是什么？前面三个步骤是环环相扣的，如果没有准备好问题清单，又怎么知道要准备好底线答案？而当我准备好自己的答案，就能在会议时明快地给出回应，有意外时也能自在的应变、调整甚至推翻。 4. 一开始就先说明会议的待办清单尤其是一些企划构思会议时，与会者抱持着聊聊看的想法，但会议也很容易就变成真正的聊聊看，最后却无法拉回需要的结论。在会议一开始时，如果可以的话，我通常有个习惯，就是会先跟客户、与会者，说明这次会议我们要讨论的逐项重点与问题是什么，也就是说明前面第二个习惯列出来的有逻辑的讨论顺序清单。我会说，今天会议想要逐步讨论这几项问题，然后最后我们要确认什么结论？只需要一个很简单，可能不超过一分钟的说明，但这个简单动作有两个效果。虽然会议中不一定能阻止喜爱天南地北聊天的人，但起码我们有个名正言顺的理由可以拉回讨论，例如「让我们先回到我刚刚说的下一项重点」，大家心中也有个底，容易接受被打断。并且这样可以有效先暂缓抱持着疑惑的人，防止他们太快提出现在还不能解决的问题讨论，这会让会议失速失焦。让他们知道等一下会讨论到那个问题，而现在先解决这个问题，并且现在这个问题，有助于解答等等那个难题。 5. 事先做好会议笔记当然，我们都会做会议笔记。但我有一个习惯，就是会在「开会前」先做好会议笔记，也就是先把我要讨论的问题清单、我的解答与想法，都先做好笔记，然后才去开会。那么会议时要做什么笔记呢？我的会议笔记主要在记录：接下来我要做什么应变，下一个接续讨论的问题要不要调整？因为基本的重点问题与答案，我可能会议前都做好笔记了。这时候会议中的笔记其实主要聚焦在让接下来的会议更加高效率的方法，我听到对方提到什么事情，接下来我要提出什么回应或询问？接下来要怎么调整流程会让讨论更顺畅？ 6. 最后确认一次所有结论当会议结束，大家对于这次会议其实已经讨论了后面，忘了前面。这时候我会习惯重新说明一次每个问题的结论，不用超过一分钟，但可以有很多好处。说明一次会议结论，让大家确认是不是每个结论都没问题，也让大家快速对这次会议有了整体概念。当然，最好能在会后，立刻把这次结论 mail 给大家一份。 7. 讨论接下来每个人的下一步行动一次会议可能讨论了一整个项目的流程，对每个人来说都是长期而庞大的工作，但这样的会议回去后，不一定能立刻推动项目的进行。所以我还有最后一个习惯，就是在说明完这次会议的所有结论后，我会问大家，那么接下来我们每个人的下一步行动是什么呢？可能是 Esor 要列出大纲、 A 要拟出合约、 C 要把会议纪录发送给相关人并收集回馈。我习惯在会议最后，跟对方确认回去后「立刻可以做」的行动是什么？如果不是立刻可以做的，就要设定一个近期检查时间。透过上面几个会议习惯，在我的经验里，更容易创造高效能的会议，让会议进行得更快速，在准确的时间结束，并且会议之后会真正产生一些有效的行动。 -- 本文转贴自：电脑玩物 ( 原文标题：高效能会议的七个习惯，不能只是开会前准备资料而已 )

December 7, 2023

《远距工作这样做》选摘：远距工作沟通效率差？想提高沟通质量，试着从「降低沟通次数」开始

我一直认为，在工作上，如果需要频繁与对方沟通才能办成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什么地方出了错。我想在职场上，下面这些问题的提问语句，对你来说应该不陌生：「在吗？」「你有没有什么方向？」「你觉得黄色好吗？」「你觉得老板想要什么？」这类问题给人的感觉十分黏腻与烦躁。表面上这些问句看起来好像很平凡，但实际上，这些问句在协作上带给的队友负担其实挺大的。平常在办公室里这样有一搭没一搭的乱聊，看起来还没什么。但是如果在远距中，这类问题一旦出现在通讯软件内，看到时自己内心常有一股冲动想掐死对方。为什么有这么大的差异呢？这些问题都有个共通特点：每当这些问题出现前，你总需要再多问好几句，才能明白对方最终要什么？以前，在办公室里这种问题很常见，但大家其实不太在意，主要原因是因为以前这类问题，多来回几句的成本只要几秒钟。但是切换到远距工具后，光是响应问句的时间成本，加上远距工具的操作，就是多了几十倍，所以往往让人不由自主的无名火起。这些问句的成因很多，有可能是当初对方没想清楚，随口就丢出问题，而没有好好把核心要求表达出来。但还有一种更可怕的情况，就是问这些问题的人，平常就有不好的工作习惯，习惯将「思考作业」扔给对方。建立不要丢思考炸弹的提问原则平常在办公室里，我们对这种「思考作业」炸弹没感觉，但是一切转换到远距工作模式，就觉得跟这样的人工作十分吃力，沟通上很抓狂。但是最重要的是，我们要如何改变「结果」？不管你是炸弹接收者，还是无意中成为了炸弹制造者。如果我们不想陷入这种讨厌的情形，我建议团队里面针对问问题的原则，应该改成：在问对方一个问题时，先思考自己想要得到什么答案？尽量将问题的答案选项，用手段集中限制成你想要的结果。将一个「开放问题」，改造成有限的多选题。比如说上面举这些无脑例子，就可以重构成如此：「在吗？」「在吗？我想跟你沟通 A 项目的事。我在 15 分钟里面都在线。如果你在的话尽快回我。如果等下要找我，我可能整点才在，到时候可以打我电话 XXXXXX。」「你有没有什么方向？」「关于目前这个问题，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我个人比较偏好 A 方向。你有没有其他想法？」「你觉得黄色好吗？」「关于这张海报，我做了红橙黄绿色，我个人觉得黄色在这个场景比较适合，理由是 XXXX。你比较偏好哪一款。选个两组给我。」「你觉得老板想要什么？」「我认为老板因为 AA、BB、CC 因素。他可能比较偏好 CC 选项。你有什么的看法？可以给我你的方案与理由吗？」让我们看看，前后两种提问有什么差别。你会发现，这些问题经过「改写」后具备几个特征：相对比较长。一次性的表达了自己相对完整的看法。如果对方没有什么想法，提供封闭式选项，让双方能对结论快速收敛。容易得到具体的沟通成效，时间可控，结果可控。「过度沟通」（在一句话里面塞满了可能的选项，以及上下文场景）。先拆解问题，沟通才能获得有效答案我们平日之所以会「没有效率」的原因。是因为「走过去沟通」的「时间成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距离高频率的快速修正。然而，这种走过去沟通的「坏习惯」被带进远距工作时，大家就会觉得「沟通」上很费劲。我们可以把「时间」比喻成水，「沟通」当成洗澡。以前在办公室，我们有自来水，当然是拿莲蓬头快乐地冲澡。但是如果我们到了高原上，洗澡需要打水，非常的费力。你还会想要在高原密集的打水进行快乐地冲澡吗？当然不可能！这时候，我们采取的策略，就会变成可能两天才洗一次澡，每次都采取擦澡的方式，并且集中在某些时段里面大家一起洗。在远距工作上，为什么我在开篇第一个原则，就是「限制直接、立即沟通次数，一天最好在两次以下」？目的是，反过来设计一个极限场景，如果说话机会这么珍贵，大家就不会浪费时间找寻更好的语音沟通工具，或想开更长的会。而是回过头来，促使自己在遇到问题时更深入地思考：自己要如何提问题？又期待得到什么样的结果？在提问之前，先把问题拆解清楚，反而可以更有效地获得答案、缩短沟通时间。 -- 本文摘自创意市集《远距工作这样做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在这里》

December 8, 2023

Joe的时间管理术｜以遗忘为前提的管理术

以遗忘为前提的管理？有人看了这标题或许会觉得很奇怪，但我自己一开始会想做时间管理的原因还真的是「为了遗忘」。后来开始看一些时间管理的书籍，才发现很多大师也反复强调这个要点。这样讲或许有点往自己脸上贴金，但看来世界上的道理总是殊途同归；大家不管用甚么起点出发，最后总会在某个类似的点上靠拢。但，甚么叫做「以遗忘为前提」呢？在我自己还没有一个有系统的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被记得」。比方说「明天要交力学实验的报告」、「后天工程数学有个小考」、「星期四要准备测量学的笔记」、「此外还要买下礼拜程序课程的课本」等。像有时候去 Mall 买东西，到了店里却又突然想不起来要买甚么。等回家才懊恼的想起来说，「啊，刚刚忘了买电池。」我想，这种经验对很多人而言并不陌生。我们随时，无论是工作或是人生，都有很多的「待办事项」。但要把这些事情都记得，几乎是不可能的。可是不记得，事情就会落东落西的。到了课堂，发现报告没写；到了公司，才想起来客户要的东西昨天忘了寄；到了情人节，才想起来礼物忘了买；回到家，才发现刚刚超市忘了带牛奶。所以我自己在学生时代，总觉得上学很辛苦。因为每天都得战战兢兢的，要努力记得所有该做与要做的事情。去一个地方要想我来这里是要干嘛、有没有甚么东西没带？离开一个地方担心有甚么漏了或忘了做？睡前总觉得有甚么事情没做，醒来又得要聚精去思考今天得干嘛。在这种常态紧张下，反而很难专心的做事情。等到开始上班时，发现要记忆的东西变更多。当时就很忧虑，想说若是持续让自己处在紧绷的状态下，可不是没办法把任何事情做好了？也刚巧，那时候开始有 PDA 出现。我也就开始尝试使用这类工具来管理我的人生，自己第一台 PDA 还是黑白 WinCE 的接口(记得是大众出的)。当然，后来又经历了一些变革，变成我目前跟大家分享：一半用万用手册，一半用电子工具的方法。但无论如何，我要说的是，我在开始使用工具后，发现一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出来，放在一个「待办事项」的 pool 中，我就可以安心的把这些事情「暂时忘掉」。但我又不用担心事情最后会真正被忘记，因为我若要查都可以在这 pool 中找出来。我就可以先忘掉那些事情，安心专注的处理目前手上的事情。等手上的事情告一段落后，我再到我的「待办事项」 pool 中，把其他还没做的事情找出来。这样我既可以专心做一件事不用担心其他工作会漏掉，也不用随时惶惶恐恐的害怕自己忘记甚么。把东西写下，然后遗忘它；反而就能确保所有事情都不被忘记。所以，要想专注的好好把事情做好，就该建立一个「待办事项」的仓库。至于执行流程上首先，你该把要完成甚么转换成条列式的 Check List。对我而言，这些 Check List 大部分时候，其实就是一项一项的工作。有些工作你可以很快设定何时要完成，有些工作则只是一个提醒，甚至于是对未来的规划。再来，我会把这些无论何时想到的工作、不管是工作中、乘车时、出外看到甚么好 Idea 时，都立刻记录并存在我的 Task Pool 中。我会把所有想到的工作都先分门别类的加入「待办清单」中。在计算机边，就用 Web 平台加入。那工作加入同时，我也可以给一个预估要完成的时间。 (指定时间、重复与否、标签、以及地点) 系统就会根据设定的 Due Date 列出工作清单，甚至在时间点提醒我。而待办事项这东西比 Calendar 方便之处，在于你不去勾选「完成」它就会一直留在 pool 中。但 Calendar 工具（如 Google Calendar）虽然也会提醒，但若你当下没办法去处理，之后它就不会再提醒了。有时候明明一整天排了三五样工作，可是刚巧那天有突发状况你忙着开会解决，等第二天那些通知也就不会出现了。这也是为何我工作不用 Calendar 而用待办事项工具的原因。然后我每天会几个时间去检视我的工作 pool。比方说早上乘车时，或是中午吃饭后，看看今天有哪些事情该处理，并安排一个时间；若今天太忙，有些事情需要推延、则改变成新的完成时间。所以，在透过这样的模式下，我就不用再刻意记得工作以及 due date 了。我只需要把所有需要的工作键入我的 Task Pool 中，再定时来整理与规划，就能确保重要事项都会被妥善关注。心力也就能完全放在目前的工作上了。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

时间管理 Q&A：不一定是没时间？用「时间颗粒度」打败拖延与干扰

每一次在上时间管理课程的时候，常常会遇到有人提出这类问题：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目标常常都无法推进。」、「太常被打断、干扰，所以排好的计划也往往拖延。」这时候，通常我们第一时间的反应大多是：「如何减少干扰与临时任务？」、「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」、「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」不过，上述几个解决办法，其实很容易在现实中撞墙：「如何减少干扰与临时任务？」如果是一个职场中的工作者，有可能要求客户、老板都不要打断自己工作，都不要有临时任务吗？「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」有很长的专注时间，当然不是坏事，但真的有很长的时间时，我们就能立刻变得很专注吗？「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」都已经很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就会想做吗？还是更不想做？而或许从一个小小的观念做个转念，我们就能更从容有余裕的面对上述问题，找到自己可以掌控的时间，并且打败拖延，克服干扰。这个小小的转念，称为「时间的颗粒度」。「时间的颗粒度」，可以概略定义为「完成行动的一个基本时间单位」。让我们一起来思考看看，不同的「时间的颗粒度」，会发生什么不同的情况。假设现在我要做一份报告，如果我的「时间颗粒度」是早上时段、下午时段、晚上时段这么大的单位，例如做一份报告「感觉」大概要 3 个小时，所以想要找到「3 小时」的时间空档来完成这份报告，那么我的「时间颗粒度」就是 3 小时。这时候，我开始在未来的行事历上，想办法找出 3 小时的空档，有可能找不到（因为被各种会议、行程占满了），于是我叫苦连天，想说只能晚上加班来把这个报告完成了。当然，一旦要占用到加班时间，一定觉得更加痛苦，更不想做。也或许，我在未来的行事历上，真的找到一个 3 小时的时段，于是我把做完报告这个任务安排上去。但是，现实往往是到了那一天的这一个时段，我发现出现一个临时会议，或者做到一半时来了客户电话，还是说当下我很累没有心情去做。于是，无论是哪一种理由被打断，我往往会拖延到另外一个觉得有 3 小时空档的时段来执行，这往往还是那个晚上加班的时间。同样假设现在我要做一份报告，但当我们的「时间颗粒度」是 30 分钟，甚至更短的单位时，会发生什么事情呢？这个意思不是我想办法把做报告变成可以 30 分钟内完成，而是当我们意识到「时间颗粒度」是 30 分钟为单位时，我会主动地把一个可能需要 3 小时的报告任务，分割成「 6 个 30 分钟的小行动」，例如：先写出目前我脑中有的大纲设定报告的目标，以及目前尚未解决的问题询问有经验的人如何解决问题针对问题去找三份补充资料调整大纲并确立报告的关键论点和老板（客户）确认关键论点可以推进撰写报告开场撰写报告分析撰写报告结论咦？你说怎么拆一拆，超过 6 个行动耶？这时候你就会发现，原本我们设想的那种「3 小时时间颗粒度」还会遇到一个麻烦，那就是最后真正需要的时间，往往超出自己模糊预估的时间，以为半天能完成的任务，结果根本不够！原来根本需要快 5 个小时才能好好完成这份报告，于是晚上加班现在要变成凌晨熬夜了！！只有当「时间颗粒度」变小后，我们放下对任务的模糊想象，开始具体的拆解出每一个小小时间单位要推进的行动，这时候反而可以更精准的估算需要的总共时间。但是，也不是要找另外一个 5 个小时空档来一口气完成这个任务。当时间颗粒度变小，我们还会看到几件事。首先，我们可以「看见」更多可以拿出来运用的时间空档，例如原本早上的通勤时间，可能觉得也就 20 到 30 分钟，应该只能滑滑手机吧？但是当「时间颗粒度」变小后，你就会看到「写出脑中大纲」、「设定报告目标」、「传讯息问个有经验的人」等等，其实都有可能在这个小小的空档执行。接着，我们可以开始「接受」被打断，并且被打断也不会太大程度影响自己的时间安排。如果早上原本的专注时间被叫去开会了，回来后还有一个小时，依然还是可以推进两个行动单位，不需要完全放弃。然后，我们可以「意识」到有些行动可以马上开始做（甚至，必须现在就开始做）。例如要赶快有大纲，才能找有经验的人问问题，那么我只要赶快找到今天有空档的 30 分钟把大纲产出就好，甚至现在你在看这篇文章的当下就一定是一个对你来说的空档，不如就马上来产出。「时间颗粒度」愈小，我们安排时间就愈有弹性，并且更能面对各种被打断的变化，也能看见更多原本看不到但其实可以运用的空档时间，甚至我们能够更精确的计算推估时间。（延伸阅读：克服拖延 5 个进阶步骤，以养成阅读学习等生活习惯为例）我常常在时间管理课程中，让学员练习把「时间颗粒度」变小，重新看到任务的可能性。最近的时间管理课程，我就收到不少学员回馈，提到这为他们找到、发现原本有很多可以运用的时间，并且开始能真正推进目标。这里我就挑选两位朋友练习的很棒的例子，给大家参考看看（有适度改写）。第一位朋友原本有一个目标是：「半年把家中乱丢的数百本书，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好几个小时的空档来做，但是当然一直拖延，毕竟周末有更好玩的事情啊！但是当重新切割「时间颗粒度」后，这位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分钟清理一落 15 到 20 本不需要的书。」这样一来，当「时间颗粒度」变小，我们会发现原来不用刻意安排一个大段时间去做某件事，回家一点点空档，顺手一做，进度也可以往前推进。而且，或许就在这顺手一做的 10 分钟，发现一本之前买了但乱丢，可是对现在自己很需要的书，那么或许这个礼拜的读书计划就可以用上这本书了！（可以延伸阅读：工作愈忙愈要学习，问题不在没时间、没效果，试试这三步骤）第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性质时常会被中断、电话接不完，自认一天没有完整的一小时可以做完交办事项。从没想过零碎时间使用，十分钟至三十分钟，只要工作有一小点的进度，终会积沙成塔。」而最后这位朋友上完课后，对于自己处理公事进行了「时间颗粒度」的改善，并跟我分享了他的方法：以前的做法，想要等到完整长时间一次整理好会议记录：每日有很多人员面谈会议结束后要完成记录回报主管但这样的记录，时常堆积到星期五才将星期一的会议纪录发出这时候要花很多时间在整理当初的会议纪录而且因为遗忘等，需要回想的时间变得更多现在缩小「时间颗粒度」后的方法：面谈时就记录关键词并完成大纲（利用会议中的小型「时间颗粒度」，开始采取行动）利用面谈后，那一天的其他零碎空档，把关键词延伸成完整记录，一次推进一段即可（例如午休吃完饭后，下午开会前、后，其他工作之间的片段等等，每次15分钟左右其实就能推进一小段记录补完）于是面谈完第二天，透过几次的空档推进，就能发出会议纪录最后的问题是，会有哪些原因，导致我们无法轻易的缩小「时间颗粒度」，总是不知不觉的往很大的「时间颗粒度」去设想呢？我这边列出几个可能的原因，做为这篇文章的最后提醒： 1. 接收到任务后没有拆解要做一个报告，没有主动拆解成几个可以分段完成的小步骤延伸阅读：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤 2. 之前没有记录自己实际执行的步骤不知道做报告可以拆解成多少步骤，那就先记录一次自己做了什么步骤，下次就知道怎么拆解了延伸阅读：工作愈忙愈要记录与回顾，写「任务日志」是提升效率关键 3. 完美心态、定型心态作祟，没有转变成成长心态要把书都整理好，只想到要一口气整理好，没办法接受每次处理掉一点点没有完美整理好，但找到需要的书，其实就可以了延伸阅读：觉察时间管理习惯中的定型心态，开启「成长心态」的转变 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 22, 2024

该认真的时候总是分心？3 个改变让时间一到就有专注力

设定每天的专注时间，推进一件重要的任务，这个道理大家都懂，只是为什么这样安排出来的时间，却往往无法真正的专注呢？如果你也有类似困扰，可以搭配这篇文章想跟大家分享的 3 个技巧来解决。我们都希望每天可以有更多的时间专注在重要的任务上，但是，有时候我们规划了一些时间，但是时间到了却还是三心两意、拖延分心，无法真正的专注。又有些时候则是我们工作生活上的杂事太多，感觉时间都被切割得很零碎，最后这些零散时间也往往在忙乱或偷闲中渡过。我们甚至也试过很多「专注工具」，但无论是限制自己上网，还是听专注音乐，却都不一定能够真正保护好专注时间，还是很容易分心、拖延或陷入忙乱状态。我们当然也知道「保护专注时间」的重要，问题是「安排时间」跟「专注」好像是两件事情，有没有什么样具体的技巧，可以让我们真正保护每天有限的专注时间呢？无论是你希望可以有更多时间专注在重要工作上，还是你希望可以每天都掌控一点点有限的专注时间来推进自己的斜杠，今天这篇文章，就跟大家分享我保护自己专注时间，并让自己在这些时间可以保持专注的几个技巧。对上网生产力有要求的朋友，可以试试看： Arc 浏览器 windows 版测试心得，用四大接口改造升级专注工作流 1. 专注前，要先完成准备步骤。专注时，要立即进入核心。可以让我们专注去完成一个任务的时间是很宝贵的，但是，如果一个任务要「从零开始」，却往往是难以进入专注状态的。所以，我们第一个要避免的错误，就是在专注时间中从零开始做一个任务。反过来说，我们应该让任务在进入专注时间之前，已经是准备好可以专注进入重要核心部分的状态，这样专注时间才会真正实现。例如我打算利用每天固定的时间写一篇部落格文章，假设我设定在晚上 8 点，但我到了晚上 8 点时，连文章的题目都还没确定？或是也没有准备好大纲？还缺少一些关键的案例与数据？试想看看，这时候要分心找数据，要游移不定的想题目，还有办法进入专注的状态吗？反过来说，我可以先利用其他零碎的时间来完成这些「准备步骤」。先利用空档设定题目、完成大纲、找到一些基本数据，这时候到了晚上 8 点，我的写作任务已经准备要进入「最核心的写作」部份了，这样我就真的可以专注在写作上。（延伸阅读：[卡片盒笔记法-1] 建立相对无压力、高产出写作流程的 4 个步骤） 2. 确认自己在专注时间要产出的成果，才能保持专注。上述的问题在于，我们很可能只是安排了专注时间，但是任务到底要做什么？却等到专注时间才开始想，「东想西想」是最容易让人分心、拖延的，这就是我们为什么安排了时间依然无法专注，可能的原因之一。这时候可能延伸第二个问题，我们希望自己有更多专注时间，但要在专注时间产出什么具体成果却很模糊，这样一来，有可能我们连自己要专注去完成什么都不知道，又如何有效地专注呢？例如在生活中有孩子的父母，可能意识到专注在亲子时间的重要，或许设定了一些想要专心陪伴孩子的时间，但在这些时间中我们却很容易放不下那些自己的工作、兴趣，忍不住开始拿起手机看个邮件、滑个信息。甚至很有可能在这样的专注时间中，大人小孩一起分心，最后无法创造优质的亲子时间。反过来说，或许我们可以设定一些亲子时间明确要产出的成果，像是我想创造孩子能有更多的动手做做看的体验，所以我整理了一则折纸笔记任务、一则积木笔记任务、一则画图笔记任务，里面我会设定一些下次要玩玩看的成果，例如折出一个恐龙乐园。而当我进入安排的亲子时间时，我会跟孩子讨论并选择主动完成其中一个有趣的游戏任务成果，这样的过程，帮助我和孩子都可以更专注地投入在这段时间中，心无旁鹜，因为我们明确知道自己想要挑战完成什么新的成果，并且这样的成果也会让这段时间变得更有价值与收获。（延伸阅读：如何从生活小事培养专注力？我的 5 个亲子练习技巧经验谈）目标明确、成果明确，知道自己在这段时间要产出什么，才有专注的内在诱因。而且，因为自己对这段专注时间要产出的成果有明确定义，就比较不会被其他任务拉走而分心，像是上述的亲子时间成果的设定，就让我看到这段时间跟工作有同等重要性与价值。通常分心都是在于我们也不知道自己到底要做什么，以及没有明确设定有价值、有意思的成果。 3. 固定时间可以是弹性的、分段的，关键在于时间质量。我们在安排专注时间时，常常会想要拥有固定的专注时间，例如早起的两个小时，晚上回家后的三个小时等等。我自己的经验是，如果是我一个人生活的安排，这样的专注时间或许还能做到，但有了家庭与小孩后，这样的专注时间确实有点奢求，而且变动性也很大。但也因为这样的机会，让我慢慢体悟到，所谓「固定专注时间」其实可以是弹性的，关键不是哪一段时间要专注，而是每天要固定累积多少专注在某件事情上的时间，任务可以分段推进，更重要的是专注时的时间质量。例如我很想早上早起专注两个小时写文章，但现实的情况是有时候小孩早起了就要陪他，也需要花更多时间准备小孩早餐与上学，更重要的是有时候逼自己早起反而精神不好，这段时间的产出质量不佳。反过来说，或许我先比家人早起 30 分钟就好，但这 30 分钟就投入在我的文章写作，帮我完成文章的第一段开场。接着上班的午休时间，我再利用 30 分钟完成文章的第二段论述。通勤的时候处理前面说的那些准备步骤，这样晚上回到家，小孩睡着后，我给自己 60 分钟的时间把文章的论述与结尾完成。这样一来，我还是每天固定「累积」两个小时的专注写文章时间，只是每一段专注产出一部分的成果，并且利用我更容易掌控、更有精力的几段专注时间，分段把重要任务完成，这样的专注时间其实也有很高产出。而且，比起早起或晚睡的专注时间却因此精神不好，前面这样分段的专注时间，反而让我在这些时间中都是相对有足够精力处理重要核心任务的状态，这样的专注时间也更有质量。后来我的工作上有更多同时进行的项目任务时，我也发现上述这样的「分段专注时间」的方法更适合我们大多数人的工作、生活状态。我们要追求的是每天「固定累积」某个数量的有质量时间在某件重要事情上，并接受我的工作流程就是会被会议与临时意外干扰的现实。有了上面三个技巧：专注前，要先完成准备步骤。专注时，要立即进入核心。确认自己在专注时间要产出的成果，才能保持专注。固定时间可以是弹性的、分段的，关键在于时间质量。那么我们搭配「西红柿钟」来推进分段专注时间的成果，或是搭配「专注音乐」来让自己专注在重要内容产出上，还是透过「时间追踪工具」计算自己每天累积的专注时间，有上面三种技巧的搭配，这些专注工具才会真正产生效果。这就是我帮自己设计专注时间，并且在专注时间可以保持专注力的技巧，提供大家参考，也欢迎回馈讨论。 -- 本文转贴自：计算机玩物（原文标题：2023 试试看这样安排专注时间，3 个改变让时间一到就有专注力）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 9, 2024

数字游牧时，如何克服不同语言间的沟通障碍？3 个你可能没想过的学习方法与资源推荐

多数人对于数字游牧生活的想象常有几个要素，包含不同于台湾的异国景致、身边来来往往的外国面孔、搭配大家常说「很 Chill」的工作空间与氛围。但在这些梦幻要素背后，其实有个非常现实的挑战，那就是语言。最常用来沟通的英语，你说得流利吗？去到中文不通、英语也不通的国家，你能以基本程度的当地语言确保生活无碍吗？甚至，哪天你发现共事的伙伴或客户只会讲他们国家的语言，你该怎么办呢？有的人可能会想：「靠 Google 翻译不行吗？」Google 翻译或越来越多的 AI 翻译工具当然可以带来帮助，但我们不能否认的是，在日常生活中很难以这些辅助工具解决所有沟通情境，甚至在一些工作场合中，这看起来还是稍微「有失专业」。正因跨语言沟通能力在数字游牧过程及全球化时代下都非常重要，一位数字游牧者 Jay 在他的部落格上，就以沟通为导向，提及几个学习方式与资源。包含： 1. 善用语言学习网站 / App 在分享中，Jay 推荐使用 Lingoda 这个语言学习网站，并提到它特别之处在于强调实战应用，且除了一般语言教学，课程中也会融入文化层面的内容，帮助你更透彻认识个别语言。目前，Lingoda 提供德语、英语、法语及西班牙语课程。除了以上语言，若有需要，你也可以选择报名商务英语课程，学习包含谈判、演讲或书信写作等更进阶的应用面向。当然，若你本来就有习惯使用的语言学习网站或 App，也未必需要因此改用 Lingoda。毕竟语言学习的核心是持之以恒，在习惯且喜欢的平台持续学习与应用，语言能力也才能逐步提升。 (Photo from Freepik) 2. 边旅游，边学习在语言学习网站中，我们可以透过拟真的情境来学习，但除此之外，我们也可以在日常生活中多听、多用，让语言能力进步。不过要让我们愿意多听、多用，「有趣」当然是关键要素之一，很多人常利用追剧来提升语言能力，在 Jay 看来，旅游也能起到同样的效果。如果你具备基本的英文听力程度，他建议可以参与如 WegoTrip、Tigets 等旅游网站的行程。这些网站的旅游产品相对注重当地文化内涵，大多也会提供英语语音导览服务，你可以在旅游的同时了解当地文化，并且透过语音导览吸收更多英语表达方式。不透过刻意和痛苦的学习，也提升语言能力！ (Photo from iStock) 3. 参与在线社群在网络时代，在线社群也是我们接触使用不同语言者的好用管道。除了寻觅兴趣性质或者与你的专业技能相关的社群，Jay 也特别提及 Teemyco 这个提供 B2B 在线办公室服务的网站。如果你任职的公司有跨国部门，且有使用这类型的服务，你也可以把握机会，多和使用不同语言的同事互动。在具备基本对话能力后，向该语言使用者学习更地道的用词、表达方式甚至俗谚，不正能帮助你把一个语言讲得更溜、更 Pro 吗？若你正在数字游牧中且为以不同语言沟通所苦，不妨参考以上方法来试试看；若你是正在规划开启数字游牧生活，也可以提早开始准备，帮助接下来的游牧生活更顺利！ -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！读者若对文章内容有疑问或需要进一步的讨论，欢迎直接透过电子邮件 info@ftpm.com.tw 与我们联络。

February 23, 2024

想进外商，英文拚的并非单字量！外商人资最注重的 3 类软实力与练习法

大家都知道想进外商英文要好，但「好」的定义又是什么呢？在我职涯相关的演讲中，有不少年轻听众表示自己想转职到外商。但又害怕自己单字量不够、文章写得不够好、以前考试都考不高。如果这样想，你在第一步就已经搞错方向了。比起英文考试拿高分、很会背单字，其实外商人资注重的是你英文的「表达力」、「语言灵活度」和「领域知识」。如果说「背单字」、「拚考试」是硬实力，外商看重的就是你英文的「软实力」。然而这也是台湾传统英文教育不太重视的一块。因此今天想来为大家分析，这三种英文的「软实力」和练习方式。表达力外商面试官在评估你的英文表达力时，大概会聚焦在以下三件事：说话流畅度论点逻辑肢体语言针对第一点的评估，你可以先试试看对镜头做 3 分钟的英文自我介绍，然后回看自己卡词的次数。如果超过六次，建议你先写稿练习。从带稿的方式把内容植入脑中，再慢慢过渡到无稿。除了自我介绍，其他面试考古题也适用这样的练习方式。大部分学员无法流畅表达的原因在于对内容不够熟悉，因此先带稿大量练习，会是进步的好方法。针对第二点的评估，在于你提出的每一个意见或论点，后面都必须要有理由支持。此外，在陈述理由时必须有逻辑顺序，例如时间由先到后、重要性由高到低，而非杂乱地 free-style。针对第三点的评估，面试官很喜欢观察你是否过度紧张，因为这多少也反映出抗压性的不足。建议透过镜头录像练习，提醒自己减少握拳、眼神飘忽、咬嘴唇等等的肢体语言，就能有效提升面试官对你的信任。语言灵活度「请帮我写两封 e-mail，主旨内容一样，一封给关系普普且不熟的客户、一封给熟识且关系良好的老客户。」这是知名外商的笔试考古题，也是让台湾学员很头痛的题型。因为我们学的英文，从来没告诉我们「不熟」和「熟识」在书写上该如何区辨。要解决这个问题，你必须先有「语域」(register) 的概念。简单来说，就是英文有正式的表达法，也有轻松的表达法，相当于中文的「很美」、「很辣」、「沈鱼落雁」、「倾国倾城」听起来正式程度就不同。对于关系普普且陌生的客户，我们书写时语域自然要提高，例如第一句可以写成：I am writing to extend my gratitude for your recent assistance. 对于已经很熟的客户，我们就可以轻松一点，写成：I would like to thank you for your recent help. 如果你想进外商，平时阅读文章、观看新闻时，就可以一边思考：「这是比较正式礼貌的说法，还是轻松的说法呢？」如果不清楚，也可以去问 ChatGPT：Is ______ a formal usage? 领域知识外商面试问题通常分成两种：technical questions（技术面试题）、behavioral questions（行为面试题）。前者会依据你的领域而定，通常深入且附带许多的追问 (follow-up questions)。所以在面试之前，你必须确保自己能用英文清楚表达自己领域里的概念，这并不只是讲得出专有名词，而是要能用英文去解释现象和机制。例如你应征的是 portfolio manager（投资组合经理），对方可能就会问你 Can you describe your approach to portfolio diversification post 2010?（请描述你在 2010 年后的多元投资组合策略。）如果你应征的是营运长 (COO)，对方可能就会问：What methodologies or frameworks have you used to streamline processes and improve quality in your previous roles?（你在先前的职位中，使用了哪些方法或框架来优化流程并提升质量？）这些问题，都需要先拟稿、钻研，考验的是你把英文和专业知识结合的能力。想成功过关斩将，降落在外商理想的职位，需要的绝对不是记忆大量单字、模板的那种「英文硬实力」，而是沟通、应用和有效练习。这也是我在每一堂课程中，一直强调「实用」、「操作」、「应变」，而非依赖大量模板的原因。 -- 本文转贴自：Sonny老师的英文国际力（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 26, 2024

在新加坡当产品经理，英文要多好？会用到英文的场合有哪些？

这篇想来聊聊在海外工作时，会用到英文的场合、情境与准备方式；如果是想出国工作的人，或许也可以依此确认自己需要加强的目标与范围。虽说坊间有很多英文检定，比如台湾有多益、美国多半用托福、欧洲用雅思，但只要是考试，都有一些「偷吃步」或准备方向，最后就衍伸出各种题库、口说模板、写作必备佳句等，而这些内容能否应用到真实的工作或生活环境，反而就不一定了。所以，真正的英文能力难以用考试分数衡量，且随着工作领域和职能不同，需要具备的字汇量、表达方式也有所差异，这篇文章只能依照我自己作为产品经理（Product Manager）、坐标新加坡的经验来分享。以下依照时间轴一一细说。 Step 1：找工作＆准备面试在真正开始到海外工作前，其实有超～～～多关卡要准备，第一个就是得先找工作。而找工作其实还有分写履历、写求职信、面试等，但因为前两者涉及很多专业，之前已写过中文版的：菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得菜鸟产品经理来去新加坡（上）：海外求职 — — 准备篇菜鸟产品经理来去新加坡（下）：海外求职 — — 面试篇菜鸟 PM（产品经理）的 70 道面试考前猜题菜鸟产品经理的求职路：2020 年，我没录取的那两场面试一封好的求职信，让你在用人主管的履历海中脱颖而出以上这些可以稍微参考。但我毕竟不是英文母语者，也不是写英文履历和求职信的高手，这边就不献丑了。写好履历和求职信后，就可以开始筛选自己想投的公司了。在这个过程中，最需要的就是英文阅读能力，包括：工作内容、公司简介公司新闻公司评价、面试心得：可以参考 Glassdoor。最近朋友推了 Teamblind，也是类似服务。未来同事：LinkedIn Step 2：面试时投递履历后，如果拿到面试机会，接下来就是英文听说读写并重的考验了，主要分为：阅读＆写作：面试过程中的书信往来虽说这部分都是「非实时沟通」，收到讯息后，不用马上做出反应，但「书到用时方恨少」大概就是这种感觉，想当初只要一有问题想回信问人资或面试官，对于每个英文句子都要字斟句酌，很怕自己问得不够清楚、文法用错、口吻不够专业等。听力＆口说：面试这当然就是最紧张的一关了，毕竟整个找工作的流程中，这算是定生死的唯一指标了。之前也写过一些准备英文面试的心得，网址已在上段列出，这边不赘述。 Step 3：正式录取前如果顺利拿到口头 offer，或者即将要被录取的话，通常还会有一个「薪资谈判」的过程，有时候是人资在面试中直接询问，有些则是透过 email 正式沟通。之前面试时，人资在第一关的结尾时，就直接询问薪资期待，当下因为还不确定是否会录取，也还没有深入研究薪资水平，我就回复：「毕竟接下来还有其他面试关卡，而且我也需要时间了解当地物价水平，所以希望之后再来讨论薪资。」人资也同意了，所以就没有马上给出数字。不过，之前在台湾时也碰过一些比较坚持的人资，无论如何就是希望当下在电话或面试中给出一个数字。如果碰到这种，也就只能先给一个区间了，不过会建议大家：那个区间的最小值也要是自己可以心甘情愿接受的数字，不要太期待公司会直接同意区间的中上值。举个简单的例子，比如现职薪水是 $30,000，期待跳槽后可以涨到 $36,000，那给区间时就直接说 $36,000-$40,000；但当然也可以用其他福利代替薪资，比如股票、假期、职等、弹性工时等。至于如何用英文谈判薪资，可以参考这篇。 Step 4：到职前再来若收到正式的纸本 offer，也就等于要阅读无尽的英文文件……光是合约就超过 40 页 A4，另外也要填写无尽的英文文件，比如申请签证、申请入境、申请健检、安排筛检等。不过因为这些过程都是书信往来，若有看不懂的字都还有时间查字典，所以整体来说，不至于太过困难，就只是花时间而已。 Step 5：终于真正上工最后，历经重重关卡，终于上工了……殊不知这才是真正的考验。坦白说，在经历过英文面试后，当下对于自己的英文能力还算是稍有信心，毕竟至少面试官问的问题都听得懂，也答得出来，且从对方的反应与结果来看，回答的内容应该也还可以。然而，真正抵达新加坡国土后，即使已经待了半年，我也无法说自己能 100% 应付生活与工作中遇到的英文场景。阅读对「典型」的台湾人来说，最在行的应该就是英文阅读，毕竟从小就背了很多单字跟文法，所以公司内部有再多英文 email、文件与公告，通常都难不倒人；真的遇到生字，也还能查字典。写作再来次简单的应该是写作。即使英文再破、文法有错误，但毕竟新加坡公司本来就充满各种非母语人士，所以通常只要意思无误，大家都算是能正常沟通。会需要写英文的地方就是内部通讯软件或 email，作为 PM 的话，还需要写 PRD、开票、写数据分析报告，但其实因为应用领域很明确（就是产品管理与规格确立），所以会用到的单字就是那些，若真的写不清楚，也能搭配图解。听力＆口说大魔王当然就是「英文听力」与「英文口说」。最需要用到听说的场合包含但不限于：产品功能 kick-off、内部 sharing（组内成员轮流分享某个专业知识）、weekly stand-up（每周进度同步的例会）、demo（时不时需要跟各个 stakeholder 或在各种团体会议介绍产品功能）。之所以说这是大魔王，一是因为这都是需要「同步沟通」的场合，一旦对方发问，就是得马上做出反应；二是面试有考古题，这些会议可没有。即使会议是在讨论 A 主题，同事仍有可能天外飞来一笔，或者突然要确认某个原本以为无关联的事情，所以要事先准备也很困难。常用的偷吃步上面依照时间轴先后，细数了在海外工作会用到英文的各种工作场合，接下来就野人献曝一下，分享自己常用的偷吃步与心态调整方式。阅读这部分通常是相对简单的，毕竟现在有 Google 翻译，甚至能将整个网页直接英翻中。若想提升阅读速度，「多看」则是不二法门。不管是看新闻、看 Medium 文章，还是看公司内部的产品文件，第一步一定是先扫描，先看看整篇文章的排版、有没有副标题或段落标题，有的话，就能先掌握这篇文章的重点分布，不用很老实地从头读到尾。此外，虽说看不懂的就拿去 Google，但重要的是学会怎么用、怎么念。许多人应该常碰到一个窘境：阅读、写作都能写出或认得某个字，但某天听到这个字时，却无法反应过来；或者自己想说这个字时，却不知道怎么发音。另一个情况是，先以中文举例：常有人把「吸吮」讲成「西陨」（这个字念「ㄕㄨㄣˇ」）、「兑换」讲成「月幻」（这个字念ㄉㄨㄟˋ），英文当然也有这个状况，或多或少会有人重音放错、自行省略某几个音节或尾音，或者甚至完全念错，这都会造成对方的理解困难，所以：重要的不只看懂、能写出这个英文字，还得认识这个字的声音。写作正式写作通常会讲求文法与拼字正确、内容简洁有力，但现在人很少写字了，都用数字沟通居多，导致很多单字可能看得懂，但无法靠自己拼出来，加上工作的场合可能只是透过实时通讯软件，而非正式书信，所以大家对于文法和拼字可能也没那么讲究。不过「内容简洁有力」在工作上就是非常、非常、非常必备的技能，尤其 PM 一天要跟超多人沟通，如果花太多时间拟稿打字，工作效率一定会被质疑。刚上工时，我花了超多时间在斟酌字句：这样写够清楚吗？有办法更直白简单吗？有没有漏掉什么人事时地物？经过一番整理后，现在通常会用这样的方式跟内部沟通：先 tag 需要看到这则讯息的人注明 tag 他们的理由＆需要他们采取什么动作（call to action）比如：plz check it and let me know if you have any questions by tmr 5pm 或者：just FYI. NO action required 列点说明，不要把内容都塞在一个段落要改动产品规格，我会直接写： now: no button change: add an ‘Edit’ button 或者 current: text is black-colored proposal: change black into white (#FFFFFF) 也可以用一些简写缩小篇幅，最常见的就是 FYI (For Your Information，供你参考 / 知会你一声) 或 FYR (For Your Reference，供你参考 / 知会你一声)、ASAP (As Soon As Possible，越快越好)、u (you)、w (with)。另外看过的还有 nvm (never mind)、mtg (meeting)、cob (close of business，下班前)。口说练习即使上工已半年，比起刚开始，多少比较习惯说英文了，但直到现在，每场要讲英文的会议之前，我仍会从头到尾把要讲的内容说一次，主要是确认自己能（尽量）流利表达要讲的内容，并且确认其中没有不太会发音的字。计时如果是时间较紧的会议，也会在练习时用手机计时，可藉此确认自己会讲多长的时间，以便控时。列点每次说话前，一定要先整理自己要讲什么，列点写下主要的内容！其实这与语言无关，而是在工作场合都很适合这么做，主要是让自己说话更有条理，对方若要响应时，也可以很清楚地说「我想问一下刚刚第二点说的……」，毕竟无效、杂乱或冗长的沟通只是拖垮团队进度。听力在分享撇步时，想先提一下心态的部分：不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，反而可以先回想讲中文时，是不是总会有那么一两个口齿不清或逻辑跳跃的朋友或同事呢？这情况不分语言或国籍，在英文的工作场合也会有。有时无关口音，而是有些同事讲的东西就是很难听懂。如果当下还搞不清楚是听力程度问题，还是对方表达能力的问题，建议可以先观察大家反应，如果自己不是唯一，内心可能会安慰一点，至少不会产生太多自我质疑；然而，如果只有自己听不懂，就该去找解法了……。在找解法时，也请不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，再回到中文语境，即使作为中文母语者，听完对方说了一段中文后，自己真的能一字不漏地复述并且确保每个字都听得一清二楚吗？即使自己没有每个字都听懂，但仍无碍理解、仍能掌握意思，对吧？既然如此，面对英文时也一样，不需要求自己 100% 听懂，更重要的是知道对方想表达的重点是什么、自己是否有掌握到人事时地物等关键讯息，至于一些介系词、修饰用的副词等，听不懂或完全碰到生字，通常不会太过严重。最后，想提升英文程度，还是得在这个环境里，才能不断进步。即使现在人在新加坡，但因为疫情，已远程了大半年，生活娱乐少、外食少、人也不在办公室里，社交机会极少的情况下，我和其他朋友都觉得自己的口说能力退步不少，甚至不少是英文，连要用中文讲话都会显得支离破碎，因为这段期间的输入（听到中文）和输出（开口说中文）都大幅减低……。总之，最重要的还是得帮自己塑造英文环境，这个可参考先前的文章〈菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得〉。 -- 本文转贴自：MH（原文标题：想出国工作，英文到底要有多好？会用到英文的场合有哪些？）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

在线会议如同摸黑吃饭？远程会议必备 3 关键，成功打造高效会议

摸黑吃饭是什么感觉？伸手不见五指，少了视觉的辅助，我们的判断力开始下降，完完全全只能仰赖服务人员的引导，手脚并用小心翼翼地坐上了椅子，上菜后，依旧是战战兢兢地摸来摸去，深怕弄翻了碗盘，对于入口的食物更是感到不安，就连与他人的对话也相对变得被动，其实这样的无光体验在职场上并不少见，不就正好像在线会议吗？在线会议往往与会者沉默，要不来回重复厘清任务内容，整个沟通过程彷佛摸黑进行。在远程沟通的情境下，没有视觉辅助，声音成了唯一的引导，没有额外台词的鼓励，人和人之间很难掌握互动的节奏。隔着屏幕看不到表情和肢体语言，对于别人究竟在想些什么，是因为听不懂而皱眉、频点头表示认同、还是眉毛一高一低觉得怀疑等完全不得而知，更糟的是主讲者自说自话，怕尴尬开始疯狂塞话，整场会议的沟通成效就差强人意了。再加上比起传统面对面会议，在线会议的进行实在很难快狠准。多数用户为了不被视讯带宽影响，又或者个性害羞，许多参与者不会开启镜头，往往按下静音键后就开始「多任务」，回个 Email 或 line ，甚至滑起脸书或 IG 、又或者一边开会一边打扫，洗碗扫地、帮小孩换尿布等等。于是主持人确认问题时没人反应，直到听到自己的名字或指派任务时，分心的人们才急急忙忙回头厘清任务或目标，搞得大伙又得花更多时间重新确认，拖延了整场会议时间… 无论是会议主持人，亦或是希望会议可以准时结束的参与者，我们都希望会议进行能兼顾效率和效益。那么，撇开不可控因素（例如：人），又有哪些观念和技巧是可以由我们「主动」去掌握，促进在线会议进行更加顺畅呢？会议前先做好「心理」和「技术」的准备，与会者的期待管理不能不做为了让会议当天更「有效率」和「有效益」地进行，主持人在开会前要先针对以下内容，透过信件、电话、口头等适合的管道，「先」做好所有与会者的「期待管理」，包含：会议日期会议时间会议主持人会议与会者及各自角色（例：主席、会议记录者、议题解说员、决策者等）会议目的及预计产出（例：方案抉择确认、向上提案方向、价格策略、营销计划的具体时程）会前准备（例：各单位要确认目前调查的最新数据、竞品分析、与厂商沟通的成果、长官对决策的喜好倾向、产品目前状况）议题相关辅助资料（例：报告、图文件、系统、信件、网页）就像进入无光餐厅前，服务人员「搞刚（台语：费工）」地「预告」我们即将会发生的事，以及该有的「心理准备」：像是当时店员说「稍后请您抓好我的手臂，慢慢向前走即可。」以及「稍后餐点上桌后，服务人员会跟各位告知，桌上也都已放好叉子，若不小心弄掉，只要举手就可以，我们都有戴夜视镜，能马上过去协助您。」像这样帮客人做好「心理」和「技术」的准备，自然会让人放心不少，而能尽情体会过程。同理可证，一场远程会议要有效，主持人务必要在所有人上线前，让每个人知道会议进行的相关细节，尤其是会议的「预计产出」，在沟通条件的局限下，比起告诉大家之所以要开会是「希望可以找到副总能接受的营销方案」，不如具体说明「在下周 30 分钟的会议内，要找出能在下一季以预算 300 万内进行的 3 项方案，供副总在本季结束前做最后裁策。」会议中时刻紧盯会议进程，就像导演一样，确保剧情顺畅推动那次无光餐厅吃饭的体验虽然觉得很有趣，不过也觉得很「空虚」，对于自己到底吃了什么真的是个大问号，「是猪肉吗？我怎么觉得是鱼？他们给我们的菜是一样的吗？」，只知道东西有下肚，但无法和友人分享东西好吃与否，整个过程累积的就是一堆问号……。然而在线会议的过程也是如此，当所有人的认知完全不同步，即使发布同一个消息，每个与会者听到和感觉到的都不太一样，若没有在中间做好「引导」，加上众多分心的事物下，彻底影响会议进行的效率和效益。因此身为会议主持人，在过程中有 3 个关键事要做：让所有与会者「看得到」讨论中及最终结论，有「画面」地推动进程虽然在线会议看不到彼此表情的微讯息，但至少要「看到」会议究竟在讨论什么，所以主持人可以事先寄送像是 Google doc 的连结，让与会者有地方可以共笔记录彼此的观点及共识，有画面地推动讨论，白纸黑字写下来，完全没有误会的空间，同时也能知道目前讨论的进度和结果。针对 5 方向，全程时刻提醒，让车一直在轨道上提醒「时间」：有限时间内，讨论要具体、想法要落地在远程的情境下，主持人必须把大家就当作瞎子一样，去思考一群看不到彼此的人，要如何知道此时此刻发生什么事、以及要预期什么，除了一开始就要提醒会议要花多少时间外，还必须在讨论过程中，随时提醒还剩多少时间，时间若非常充足，要让与会者知道大家可以放心脑力激荡，但若时间有限，则必须强调讨论要具体、想法要落地。你可以这样引导与会者：「接下请 Jack 针对 300 万的操作来简单说明」「目前这个议题还有 10 分钟可以讨论」「至于副总的决策倾向，稍后将请 Andy 做进一步解释」提醒「开会目的和目标」：做好把关，避免无效的对话例如早知道产品预计推出的时程，那么提出相关能执行的做法，配套的营销措施要能相互配合，就像下一季要推出跟下一年度要推出产品，时间条件不同，提案内容就会有很大的差异。在与会者脱离此次开会的目的时，你可以试图这样提醒：「Sam，你这个提议很好，不过我们今天开会的目的是找出在下一季立刻推出的做法，所以请先限缩在最快时间内能提供的做法」提醒「角色和产出」：直接点名各项议题的讨论参与者，迅速集中注意力主持人除了在会前通知各项议题的讲者外，也要在会议过程中「直接点名」哪些人，在哪个议题的讨论上需要更多的投入。例如在开口请PM 介绍下一年度的 product roadmap 时，同时也提醒业务或研发单位，稍后等 PM 讲完会需要发言给予相关回馈、或提供各部门的意见等。如此一来，就能迅速集中大家的注意力，避免出现恍神、不知要给什么意见的窘境。当与会者有了「明确的任务」后，「预期」自己稍后得给予讲者回馈，自然提高注意力。你可以详细地说明交代：「接下来换 Nolan 说明最新的 product roadmap ，等 Nolan 说完后，再请 Mary 和 Lora 直接以业务和研发单位的角度给予反馈，务必确保在今日会议结束前，让三方都有共识，以便下周跟副总提案说明」不只综观大局，更要成为各项议题讲者间的桥梁另外，针对每个项目发言的「讲者」，主持人也需要特别做好「控场」。远程会议全程只靠声音在沟通，若声音本质不好，音量不够、音调过低、语速过快、音质沙哑等，很容易让与会者分心，更不用提万一讲者本身表达能力也有问题，内容不够专业、讲老半天不知所云，或是回答问题鸡同鸭讲等，都会拖累会议的进度，造成沟通成本过高。因此对于「每一位发言的讲者」，主持人要适时做到以下几件事：介绍讲者出场时，摘要为何由这位讲者发表或说明讲者若内容失焦，主持人要视情况打断并厘清确认讲者在一番话后的「重点」为何，必要时可「换句话说」再重申一次在介绍下一位讲者开口前，先简单复习上一位讲者的重点讲者讲话的过程中，随时点名相关的与会者，针对具体内容发言会议即将结束时，再次请与会者确认共笔的内容，若有后续的追踪行动，则提醒所有单位各自在何时该完成什么目标或作业，又或者简单摘要全程会议的结论。一场会议有效无效，关键绝对不只主持人一人，与会者也很重要，因此以上内容对于任何角色都是个提醒，不管是你主动发起这个在线会议，或是被动通知出席，都要对整场会议做好应变准备，即使主持人没有帮讲者总结论点，与会者也能自行发问确认「所以你刚刚的意是是… ，对吗？」，或是发现大家同时在讲话，可以让别人先说，等到一个段落再问「现在我可以补充几句吗？」，以及发现没有结论就要换下一位讲者时，也可以主动说「不好意思，所以刚才的结论是？」总之关镜头的沟通就像闭着眼睛讲话，很容易因认知不同步，造成开会的沟通成本提高，因此不管作为主持人或是与会者都有责任，做好前置作业及会议中的控场，运用辅助沟通的工具，确保大家脑袋都有开机，在会议当下顺畅运作。 -- 本文转贴自：我是黄乔伊（原文连结）追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

《远距团队》书摘：远距工作如何让团队有默契、沟通顺畅？试试 3C 模型！

针对团队及文化设计的三 C 模型几个月来，胡里欧一直在思考我们在本书中提出的许多问题。他不停地自问：「在构思如何在这个新的工作环境中设计团队时，我需要考虑哪些因素？」以及「我怎么知道我们是否成功了？」在他想着要打造一种理想的团队文化时，他不知道应该纳入哪些内容。他之所以在这些关键问题上犹豫不决，部分原因就在于这些重要问题本身。他知道自己需要采取行动，但不知道从哪里开始。我们为像胡里欧这样的人写了本书。我们知道团队设计和文化议题向来都很重要，然而，现今的每个人都身陷于工作场所快速改变的时代。我们正在研究新的工作方式和方法，而成功团队和优秀文化的关键因素，则需要被简单明了地阐明。在《带领远程团队》中，我们介绍了领导力的三个 O 模型；在《远距队友》一书中，我们则提出了远程工作成功的三个 P 模型。在发展这些模型时，更重要的是，在我们不断改善并将这些模型应用在客户身上的过程，我们在其运用的简单性和丰富性之中，找到了力量。自从新冠疫情在二〇二〇年三月开始侵袭美国和欧洲的大多数公司以来，混合型团队的采用率就愈来愈高。尽管这个词汇经常被广泛使用，但它通常被用来泛指任何既非完全远程、也非完全同地办公的团队。我们对这种工作方式愈是了解，就愈会意识到，如果我们的团队要成为真正的混合型团队，那么它们必须与我们只是在尝试重建办公环境时，所设计的团队大不相同。我们已经知道，沿用旧有模式会导致会议过多、电子邮件超载，也让员工的工作时间缺乏弹性。如果你要设计一个混合型团队，请将其视为设计一项独特的事物，并抓住机会真正改变你和团队的工作方式。我们的目标是打造出一个同样有帮助且实用的模型，来协助你设计或重新设计团队，以符合远距工作的需求。我们相信三 C 模型的力量在于简单，就像其他模型一样；它将帮助你设计团队及其文化。开始之前，让我们先介绍一下它是什么。三 C 模型图（图／时报出版提供）设计团队及其文化的三 C 模型三 C 模型由三个因素组成，其力量来自于这些因素之间的整合，并认知到它们之间是互相依存的。这三个 C 分别是：沟通（Communication）合作（Collaboration）团结（Cohesion）这些组成要件不只都是以同个字母开头而已（这让它们记起来更容易），也是很常见的词汇。要理解这个模型的威力（见三 C 模型图），我们需要在设计团队及其文化的脉络下，定义和描述这些术语。沟通沟通是人类生活的基础—我们一生都在进行沟通；它也是工作的基础。尽管我们都会沟通，但其技巧、准确度和是否有效却各不相同。在讯息已送出、依照预期被接收并达成相互理解之后，沟通才算成功。简而言之，沟通就是讯息的发送、接收与理解。每个人的工作都需要沟通，如果沟通能够更有效且迅速地达成目的，所有工作都会更顺利。在一个互相连结和互相依赖的世界中，即使是独立的手艺人也需要和客户及供货商进行沟通。因此，沟通是所有工作的关键和基础，无论我们已经做了多久、做得有多好，都还能有改进的空间。当每个人都身在相同建筑物中或同一地点时，我们可以进行直接、实时、丰富的面对面交谈。随着优质沟通的障碍和挑战与日俱增，我们对提高沟通效率的需求也增加了。我们最喜欢的一个关于沟通有多难的例子，来自于一项对手术室沟通的研究 2，内容是经过训练的观察员所观看的四十八个手术过程中，共九十个小时的团队沟通。而根据以下原则，在所有被观察到的沟通中，有将近三分之一被归类为「沟通失败」：时机：该沟通是否在最适合或最需要的时间点传达完成？内容：讯息是否完整且准确？受众：是否由正确的对象听到且接收到了讯息？目的：问题是否得到妥善的解决？此外，研究发现，有 36.4% 的失败导致了效率低下、团队紧张、资源浪费、延误、为患者带来不便及造成流程上的错误。这带给我们两个结论：倘若连在进行重要工作时，与身边人们的实时沟通都有可能失败或只是差强人意的话，那我们就会知道如果再加上距离和其他障碍，情况将变得更具挑战性。其次，看看沟通失误的结果：你不必在手术室工作，也能意识到这些失误可能带来灾难性的后果。在组织活动的每一个环节，以及下列所有的群体与个人之间，沟通都必须是有效的：团队内部团队中的个人之间跨团队同事之间与主管之间与客户和供货商之间（内部及外部）当沟通不顺畅、不实时、不完整或完全缺乏沟通时，结果会造成：误解冲突缺乏一致性领导不力错失良机关系疏远信任度降低承诺和参与度降低责任感降低完成工作的速度变慢改革缓慢或无效合作减少挫折感增加人员流动率变高（请根据你个人的经验新增）从这个角度来看我们就不难理解，为何即使是在最优秀、最成功的企业中，也经常听到以下说法：「我们需要改善沟通。」沟通一直都很困难，但在一个日益复杂且远距进行的新工作世界中，它比以往任何时候都更加重要。合作《韦氏字典》对合作（collaborate）一词的定义是：与他人共同或一起工作，尤其是在智力活动方面。当每个人都在相同建筑物中一起工作时，共同和一起所意味的似乎更为明白。例如吉娜需要和乔治合作的时候，只要走到他的办公室或隔间借几分钟就可以了；这样的合作通常会立即发生。如果胡安想针对某个问题征求一些意见，他可能会召集三四个人（或在会议室快速开个会），来创造合作的时刻。但若你想合作的人在该城里、国内的其他地方甚至是世界各地，似乎就没那么容易了。长久以来，人们一直是透过下列事物，来看待合作这件事的：实时互动会议室白板或挂图 PowerPoint 投影片或其他分享数据的方式虽然上述各点皆可以在虚拟环境中复制，但大多数人都发现，虚拟合作比面对面合作要来得更难。面对面的合作毫无疑问有其优势（我们历史悠久的虚拟团队一直期待着偶尔才举行的实体会议）。然而，远距会议也可能具有正面、且往往是出乎意料的优点。「我们必须见面才能合作」的思维模式，至少有三个缺点： 1. 合作不只是单单一次的活动而已合作可以在没有会议的情况下、也可以在会议之外存在。面对面会议也许可以带来能量，但关于人们针对会议有多没效率的抱怨，我们也听了好几十年。如果你所认为的合作只在正式（甚至非正式）的会议中进行，那么你对这个主题的思考，其实能够或应该更加广泛。 2. 合作不仅仅是同步的活动回到定义：我们知道，「共同」工作不一定意味着同时进行。尽管电子邮件存在着种种挑战和不足，但它还是为我们提供了许多正面的合作范例。还有许多其他较新的合作工具，包括用来取代历史悠久的白板和强化其功能的工具，它们可以创造出了不起的合作结果。你是否常在会议结束后才想到一个后续问题或附加想法，但却因为来不及提出而觉得扼腕？在 Microsoft Teams 或 Slack 中持续进行的讨论区或对话串，可以提高你们在决策方面的质量，或促进产生有创意的问题解决方案。 3. 面对面的合作不总是办得到如果团队的一部分人位于美国缅因州的邦哥，其他人却在印度邦加罗尔，那么你们很可能永远都不会出现在同一间会议室（甚至在同个时区）。你必须学会在这种情况下尽力而为。合作成功与否取决于许多因素。你在设计团队及其文化时，下列这些都需要加以考虑。会议／小组会议和聚会一对一的合作脑力激荡解决问题事先规划建立共同的愿景及目标如果将这份清单与合作一词分开来看，你会发现当我们制定计划、流程和协议来支持成功时，所有这些事情都可以有效地远距完成。需要注意的是，并不是说我们不应该或不能够聚在一起；而是倘若我们以一种呆板和保守的方式来思考合作的话，当我们在团队设计中加入远距和异步的元素时，就可能会错失完美合作的良机。团结三 C 模型的第三部分是团结（cohesion）。以下是来自《韦氏字典》的第一个定义：紧密凝聚在一起的行为或状态。如果我们从未（或很少）在一起工作，那么紧密凝聚在一起是否自相矛盾？也许从字面上看来是如此，但让我们接着看下去。第二个定义将这个词与生物学和生命科学链接起来：植物相似部分或器官之间的结合。我们喜欢这个词在生物学上的链接和内涵，这也是我们选择它的原因。工作和工作关系不单纯是机械性的，也不仅仅由组织结构图、时间和空间来定义。团结所意味的远不只是这些事物而已，其面向还包括明显非结构性的事物，如下所示：关系连结相关性信任信仰目的意义投入参与包容责任感这些面向中的每一项都对团队成功非常重要。这里也是如此，我们的经验可能会影响我们的判断，我们可能会想，上述内容在面对面时，可能更容易建立或维持。虽然这一点可以成立，但看看这些项目中的任何一项，你也可以为远距进行这些项目，找到支持的论据。请提出下列问题：我们能否在弹性的工作环境中建立关系？人们在远距或混合型的工作环境中，是否还能高度参与？人们能否在很少见面的情况下，还得以维持责任感？答案是可以、可以，还是可以。传统上，此列表的大多数项目通常被视为技能（因此属于培训或辅导的议题）或希望（「我们希望能做到这些」或「我们在最优秀的员工身上看到了这些」），而不是作为我们团队的期望和设计元素。但我们鼓励你这么做，也会在本书的其他部分告诉你，如何将这些事项纳入你的团队及其文化的设计中，而不是让它们继续维持在希望与愿望的层次而已。如何使用三 C 模型你可以将此架构用于设计团队和打造团队文化，我们将帮助你同时进行。在上述两个目的中，你可以使用三 C 模型来做三件事：评估：独立或整体检视每个面向，以确定团队目前在该层面的表现如何（下一节将进一步讨论）。设计：利用这些面向来帮助我们建立一个完整且清晰的团队设计，如此一来，团队就能朝着每个面向实现目标；我们也可以运用各个面向来厘清我们的团队文化愿景。发展：设计或决定我们想要什么是一回事，但实现目标却是另一回事。三 C 模型可以为我们指明实现团队和文化目标所需的发展方向。进一步界定这些面向的问题尽管我们正在讨论为新的工作环境设计团队及有意识地打造团队文化，但我们知道，大多数人并不是从零开始的。如果你在读这本书的时候，已经存在着现有的团队，那你很可能会想：我们现在的状况如何？无论现在或以后（其实是随时），你都可以使用三 C 模型作为评估工具，来衡量自己目前的状态。你可以将以下问题作为个人的心理练习、将它们运用在与团队的对话中，或以调查的形式使用这些问题，这是更有价值、更可靠的利用方式。即使你决定先进行个人评估，我们也鼓励你在团队中使用这些问题。关于沟通的问题我们对团队沟通的挫折程度是多少？沟通上的失误有多常导致冲突或重工？从讯息接收者的角度来看，团队目标的传达有多清楚？我们在整个团队及组织间的沟通效率如何？团队以非正式和正式方式进行沟通的频率为何？团队成员的同步及异步沟通进行得有多顺利？我们有多常预设使用最自在、而不是最有效的沟通工具和做法？各方在分担沟通的责任方面做得如何（在发送者和接收者之间）？若要改善团队沟通，我们现在可以做些什么？在 1 分到 10 分之间，所有团队成员如何评价团队的沟通成功程度？关于合作的问题我们的会议在实现预期结果和满足工作需求方面的效果如何？我们的会议是在维系、改善信任与关系，还是在对其造成伤害？我们在使用异步的合作工具时有多顺手？我们进行非正式合作的频率为何、是否顺利？我们的跨团队合作是什么样子的？阶层结构或从属关系妨碍我们合作的程度有多高？在我们的规划过程中，有多少是经由合作进行的？人们是否感受到自己被倾听，并觉得他们的想法获得考虑？在预算内准时完成项目的频率为何？在 1 分到 10 分之间，所有团队成员如何评价我们团队的合作？关于团结的问题我们的团队提供了多少心理安全感？每个人是否都以相同的方式评价这一点？我们团队的整体信任等级为何？我们团队的工作关系有多稳固？人们和其主管或经理的关系如何、是否愿意给予支持？我们与工作使命和目的的一致性如何？我们会如何评价团队的整体参与度？团队成员对团队的成果抱持并展现出多少责任感？整个团队的期望有多明确？在 1 分到 10 分之间，所有成员如何评价我们团队的团结力？如果你选择以团队的形式来回答这些问题，你可能需要从团队外部找一位主持人，以让所有团队成员都能有效地提出想法。根据我们的经验，即便团队认为他们还有很长的路要走、他们需要透过对话本身来改善沟通、加强合作和建立信任，这些对话也会带来很多好处。小结三 C 模型既全面又简单，它就是设计来让主管、团队和个人使用的，目标是协助你在一个可能会有人员的部分或全部时间都在远距离工作的世界中，打造并让你的团队升级。此模型图暗示了一个重要观点：只有一根支柱的状态良好是不够的。要想拥有结实的地基和坚固的屋顶，我们需要在所有三个层面都有强大的实力。当然，即使是面对面，要做到这一点已经不容易了；在远距的情况下虽然可能更难，但还是办得到。这个模型可以帮助我们从可能走向成功。本书的其他部分将帮助你在致力于所有团队设计、重新设计，以及打造团队的大文化及微文化时，运用这个模型。 -- 本文摘自时报出版《远距团队：打造沟通无碍合作无间的成功团队》追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

May 10, 2024