个人管理
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海外工作难的不是工作，是生活！6 个方法从零开始建立「生活社交圈」！
对于我们这样以在线教学维生的老师们，到外县市、国外工作，成为数字游牧，技术上并不困难，只要准备好计算机，事业完全可以带着走。 难的都是工作之外的那些事，也就是生活管理。 几位跟我做过一对一教学事业 coaching 的老师，常常都把这件事挂在嘴巴上讲：「好希望今年就可以实践数字游牧、到国外去边生活边工作的梦想喔！」 我接着问了一下，这几位年轻的老师，单身无家累、不用帮家里还债、也没有养宠物、教学事业 100% 在在线进行、也已经存了一笔紧急预备金，根本就是买了机票就可以飞的状态，有点搞不懂他们是卡在哪里觉得自己还没准备好。 原来，他们是有点难想象，到了一个走出机场就没有认识任何一个人的生活环境，要如何建立人际社交圈。下了班要找谁吃饭？周末要跟谁出去玩？如果都还是只能跟台湾的朋友视讯聊天，这样出国工作的意义是什么？ 这我有经验，相信我的经验可以帮到你。 2008 年，我一个人飞到世界的另一端「多米尼加」去工作，当时是经由国内单位外派过去做华语老师，定义上不算数位游牧，然而要面对的「从零开始建立生活社交圈」是跟现在每一位数字游牧工作者是一样的。 而且，当时 FB、五花八门的社群交友 APP 还不流行，出国前想要透过网络认识已经在多米尼加的台湾人、或像现在这样从脸书社团找到当地共同兴趣的朋友，都不如现在容易。 我搭了 30 小时的飞机，从台湾飞到洛杉矶、洛杉矶再到巴拿马、巴拿马转多米尼加，走出机场，已经头昏脑胀，只想洗个澡，大睡一整天。 隔天出门觅食，我才有「哇！我真的就要在这个全国都没人认识我的地方，生活两年了吗？」 第一天，很新鲜，逛超市很好玩、走进充满人情味的杂货店很好玩、学习当地的公共交通系统要怎么乘车很好玩。 第二天，买买当地小吃、学习如何跟当地人一样在自助餐便当店点菜、走路就能到海边散步，看梦幻的加勒比海，小事情都让人兴奋。 第三天，我开始发现自己下班后没有人可以聊天，想约个姊妹出去喝咖啡？没办法了！想找台湾的朋友视讯一下，时差日夜颠倒，也约不太到。 面对空荡荡的那个房间，一台笔电就是我跟台湾连结的管道，的确有那几个 moment ，我一直问自己「我真的能在这边过两年吗？」几个特别想找人聊天，却只能面对计算机发呆的时候，我也是好几次用眼泪度过。 我还记得我是小年夜那天飞出去的，台湾的朋友们都在跟家人过年，我一个人飞到一个远到不行的国家，因为外派单位联络的信息落差，到了当地才发现教学工作根本一个月之后才要开始，所以我急忙飞过去，虽然有薪水但没工作可做，没工作就没有跟人交流的机会，我到底是来干嘛的啊？ 我不是唯一被这个单位外派的工作者，其实我还有一些台湾同事，只不过大家工作范围不同，并不会常有机会见面。 过了几个周末，我发现台湾同事们大多是这样过的：「到当地的中国餐馆吃饭、到某个人家里唱 KTV 、看台湾电影、打扑克牌…」。 等一下，如果我飞了大半个地球，却是把周末过得比台湾还台湾，那我不如回台湾工作就好了啊？ 知道这个不是我出国工作的目的，我很有意识地和台湾同事们的社交圈维持一个距离，偶尔参加他们的活动，其他时间，我必须靠自己打造另一个生活圈。 以下是我用过的方法，多米尼加朋友都觉得，我只是住了两年，过得比他们还像多米尼加人，我自己也很满意那两年的人生体验，以下与你分享。 当年在多米尼加健身房上飞轮课（图／游皓云 提供） 一、参加当地机构的课程 我当时报名了 salsa 舞蹈课和法文课。 会选这两个，是因为这两个项目都是我在台湾原本就有在学的。 而且这样的课程，很快就能让我认识到有共同兴趣的当地人，下了课可以跟同学一起约练习跳舞，或者跟法文课同学约去喝个东西。 多米尼加是讲西班牙文的，你或许会问为什么不是上西班牙文课？原因有二。 第一，我的西班牙文当时已经算流利了，如果真的要上课，就要上专业等级的讨论课，我找了三五间语言学校，都没有找到适合的课。 第二，上西班牙文课，同学都会是其他外国人，因为当地人不必学西班牙文，这无法帮助我打造当地社交圈。 上法文课，同学就都是多米尼加人，他们对我这个不是多米尼加人的同学，也会很好奇，这样交朋友就快很多。 在多米尼加两年，我最要好的朋友，就是在舞蹈课和法文课认识的，到现在都还有联络，他们其中一位甚至还来台湾学了两个月的中文，我今年去欧洲，也还打算找他碰面，这种朋友都会是可以联络一辈子的好朋友。 二、报名健身房会员 我在台湾本来就有上健身房运动的习惯，要让国外工作的生活有一个秩序感，建立类似的 routine 很重要。 前半年我为了省钱，报了一个比较阳春小型的健身房，因为当地贫富差距颇大，在那间健身房会遇到的人，有点像是另一个世界的族群。 后来我搬家，也就顺势换到了一间会员费比较高、但环境好非常多的健身房，大概就是台湾连锁健身房的这种质量，有氧课程也很多，去久了之后自然会常常遇到一些熟面孔，健身房里面还有咖啡店，渐渐就会多遇到很多可以聊天的对象。 三、在固定的店家出没交朋友 我在多米尼加的首都 Santo Domingo 工作，那个城市只有两间稍具规模的书店，大约就是台湾金石堂的大小，里面有间咖啡店，我常常去那边看书、备课、改作业。 抱着一堆中文书去那边工作，很容易引起注意，有一次，隔壁桌的几位先生，跟我聊了起来，很好奇地问我中文这个语言的逻辑。 没想到他们是一群当地媒体的记者，没事就约在那边喝咖啡，交换新闻信息。 于是我后来就更常到那间咖啡厅报到，只要他们是在闲聊，我就加入，听到的都是当地第一手信息，他们甚至后来也带我去一些当地人才会去的活动、餐厅，帮我开了很多眼界。 四、常主动跟你的工作伙伴分享兴趣 我见到人就讲我很爱看棒球，有棒球的信息拜托他们都告诉我。 很幸运地，有一个学生，就有一个好朋友是棒球记者，介绍给我认识。 那位记者也非常热心，知道我在台湾也做过棒球记者，邀请我去他主持的广播节目分享，还带着我进多米尼加职棒的记者会，后来自然我们也变成好朋友。 不必等别人问，你自己就可以一直把「自己需要什么信息」散播出去，大家都很忙，你要让别人有信息的时候，很容易想到你，顺手就愿意分享给你。 五、上网找兴趣培养类的社团 当年还没有脸书社团这样的管道，我是在 google 搜寻了半天＋询问多米尼加朋友，才终于找到一两个类似台湾 mobile01 的论坛多米尼加版，在上面参加了一个单车团。 几个周日，我就会跟着这个团去骑脚踏车，他们当然认识一些我们这种外国人找不到的路线，我也可以边骑边跟他们练习西班牙文。 现在有脸书社团，要找这样的朋友太容易了，你甚至出发之前就可以去认识一些网友，一下飞机就有人可以约了。 六、对一切保持最大弹性 很多外来者会对当地有所抱怨，工作效率低、不求长进、交通便利度不如台湾、食物不好吃…。 说实在的，如果一个在台湾的外国人，开口闭口都是抱怨台湾，你会不会很想叫他滚出台湾？ 那么我们到了国外，变成那个看什么都不顺眼的外国人的时候，又怎么能期待被当地人接受？ 在多米尼加那两年，我交了很多朋友，做了很多在台湾根本不可能做的事。 包括天天吃那个看起来完全没有卖相的红豆饭便当、在街上、夜店一晚跟十几个陌生异性跳舞、走到那里都跟陌生人交谈、停电邻居约到街上喝酒我就马上冲、在健身房尝试每一种我在台湾根本不会上的课、失恋太难过跑去跟意大利阿嬷同事哭诉…。 既然到了国外生活，不管是现在很流行的数字游牧身份，或者单纯外派工作，我会建议就放掉在台湾的那些「应该」，全心投入去体验这个只有在当地、当时、当下可以体验到的人生版本。 不管那些体验是正面还是负面，它都会成为你成长过程的一部分，如果你跟我一样是老师，相信我，就是这些常理之外的人生经验，会让你未来的教学风格，长出独特的魅力，那会是你参加100次研习都学不到的隐形教学功力。 -- 本文转贴自：游皓云／台湾人的西班牙文老师／外国人的华语老师／云飞语言中心创办人（原文标题：海外工作难的不是工作本身，而是生活管理） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
April 25, 2024
Joe 的时间管理术｜基本知识
在针对「时间管理」这议题往下细写前，我想要谈三个基本概念。 如此可以先统一一下定义，另一方面嘛，也希望大家在技术上追求「优化」前，能先得到正确的心态。 因为我总相信世界所有东西，只要你能掌握核心，总能发展出自己的做法与技术；但若只学技术却不理解原因时，就很可能被那技术制约甚至反噬。 所以不希望有人误会说「我只要偷学 Joe 的一两个手法，我也能一下做好很多事情。」 方法永远只是思维落实的一种过程与手段罢了，若心态不正确，只学皮毛是绝对没有成效的喔！ 这是希望读者往下看之前，能先充分理解的事情。 在这篇中，我要谈三个容易混淆的基本概念： 时间管理良好下，能带来的成功到底是甚么？ 管理其实是有分为主动与被动的差异。 效率提升并不完全是时间管理的关键。 那我就依序在这篇谈谈这三个基本概念。 成功是甚么? 印象中，每次在文章中提到成功，就会有人酸溜溜的响应说：那些人成功要不是归因于家世、政商关系、逢迎拍马、就是纯粹的好运，成功不是可以学的啦！ 我与 Bryan 毕竟离巴菲特或是比尔盖兹那种成就还天差地远，所以我们虽然尽量都希望大家正面思考，但终究没甚么强而有力的论述来否定那些酸溜溜的思维。 嘿，我甚至不否认，人若要得到巴菲特那样等级的成就，除了努力、天赋以外，或许还真的需要很多好运。 但我在这里想强调的一个论述，在于我们对于「成功」的定义未必要这么极端。 并非只有成为巴菲特、选上总统、得诺贝尔奖、或是建立横跨五大洲的商业帝国才算。 我们一般人或许平凡、或许梦想微小的多、或许只拥有人生某阶段的渴望，但对自身而言，若能达到那些梦想，一样是能带来人生中高度的圆满与充实。 这些成功可能是考上某种证照、完成一个设计提案、构筑一份企划、完成婚礼安排、甚至是减肥与健身。 更重要的是，这些目标的成功其实往往是引领我们往更强大的方向前进的里程碑。 就好比学些速记与读书的手法，虽然不可能让你拿到诺贝尔奖，但最少会让你有系统的记得书中的内容，能考个好学校、甚至在起点上超越其他不懂的人。 这在时间管理上也是类似的概念。 学会这些东西，确实不会因此就产生甚么巨变；但最少会让你「更有能力」追寻「属于你的成功」。 大部分人虽然拥有梦想，却常常因为「现实问题」而把梦想不断往后延。 「等我有时间了」、「等我有钱了」、「等我升职了」、「等小孩大了后」；总是会有一堆借口，让人们把想做的事情一直往后推。 五年、十年回头来看，很多人讲了一辈子的事情，往往连起步都没有。 但若你知道如何利用时间，其实很多事情或许早就可以起步了，就算如蜗牛般缓慢，五年十年回头来看也是移动了一些距离啊。 换言之，具备时间管理、或是个人的财务管理的知识后，让我们有能力提升自己的执行力、增加我们时间或是金钱的利用效率，我们将更有机会追逐并完成我们的梦想。 就算那梦想跟知名人士比起来微不足道，但总是一个起步。 要成为巴菲特，我们也是需要一桶金、一桶金的慢慢累积。 所以成功并不表示一定要 aim high，但若能逐步的达成我们每个人生梦想，就是一种能对自己交代的成功。 而若能把这些中小型目标都达成下，万一哪天还有好运加持下，搞不好我们就会是另一个能被历史记录下来的人物。 当然，后者可能可遇不可求；但能达到前者，最少也能让自己某种程度衣食无缺、人生了无遗憾了。 这是我想要强调的「成功」 → 一个由我们自己定义梦想，并将其实现的过程。 这成功并不虚无飘渺、也并非是凡人不可触及的。 重点是你愿不愿起步，以及是否有个好方法让自己事半功倍罢了！ 说到这，我想到我最近在看的一本书「改写规则的人，独赢」Page 104 页有这么一句话：「你无法确保成功」美国第二位总统约翰亚当斯(John Adams)写信给妻子艾碧盖儿道，「你只能让自己的作为值得成功」。 这段话让我很有共鸣，因为我一直相信若我们投注心力为自己规画未来，就是「让自己的作为值得成功」。 时间智商的提升，就是让我们的一举一动都更容易达成自己的目标与愿望。 最终，也就是提升了成功的机率。 管理的关键在于主动两字 第二个基础概念是这样的：并非你去买本「万用手册」(如有名的ほぼ日手帐)或是有在用「Calendar 软件」就叫有做时间管理。 我相信很多人都有在用类似工具，可是不表示因此就能有效的完成足够的工作。 问题在哪里呢？ 我自己观察后发现，好的时间管理、跟坏的时间管理，重点的差异在于如何界定「管理」这个字眼。 管理这个字眼很有意思。 他在中文里，只有这一个字；但在英文里头，其实有好几个字眼都代表管理，比方说Administration、以及Management。 management 这个字眼，比较有「介入、干预、并预先改善」的意思；而 administration 有人翻译成行政管理，通常代表的是「做些动作来确保事情运作顺畅」。 像一间公司里头，administration team 通常就是在确保日常运作不出错、大家照着规矩与流程做事。 以政府部门为例，会有着大量的事务人员，他们的责任就是做这样的事情：确认大家都有身分证字号、确认大家都有缴税、确认预算都有执行类似这些事情。 至于为何人人需要身分证字号，预算金额到底合理不合理，那可不是这类单位需要忧心的问题。 management team 才是一个组织中负责要忧心为什么以及去哪里的单位，他们通常负责提供 vision（愿景）、决定优先级、思考资源分配等。 顺带一提，讲到 vision 这个字，就想到我最近看到一段话对这字描述的极为贴切。 这是格理弗游记的作者 Jonathan Swift 说的：Vision is the art of seeing things invisible。 「看到尚不存在的艺术」，这描述还真棒呢！ 一个好的组织需要这两者的平衡。 有些人负责维持日常运作顺畅、照着规矩办事；但也要有些人负责往前看、随时思考规矩是否该改、方向是否该调整。 像我们身体就有着非常完善的行政组织，如呼吸系统、循环系统、消化系统等。 它们巧妙的运作，让身体维持正常运作。 但是呼吸系统可不会帮我们思考如何追求成功与卓越。 你还需要用脑、用心来成立我们的「主动管理」系统，把梦想化为行动纲领并加以实行。 离题的讲了这么一大段，我想说的是：在时间管理上也是一样。 很多人只是被动的把别人来找我们要做的事情记入行事历中，然后照着执行，并以为这就是管理时间。 但这其实不叫时间管理，这充其量只是有个「提醒机制」罢了。 提醒机制只是做到行政管理，让我们不出错、运行顺畅；但若要追求成功，你还需要更多「主动」的成分在其中。 比方说，如何妥善的安排工作、调整优先级、拒绝矛盾的事情、甚至是思考找寻自己的 vision（也就是定义自己想要的成功或是通往成功的里程碑是甚么）。 这才是我觉得在时间管理上重要且该学习之处。 这也说明了，为何虽然有人买了万用手帐、带着 PDA，但是生活效率还是没有很大的提升。 那是因为若管理只做一半，成效当然也只有一半了啊！ 时间管理的关键不只在于节省时间 最后一个要说明的，在于时间管理跟「如何节省时间」很可能是不能直接画上等号的。 若只是思考如何「加快」，有时候是会走入歧途的。 这有两个原因。 第一个原因在于「时间利用的好坏」比「单纯缩短时间」更重要。 这是因为事情怎么样都有最少完成所需的时间，缩短的边际成本是递增的。 比方说吧，每天上班我可以有好几种不同的选择。 可能可以开车、可能可以骑车、可能可以搭捷运、也可能搭出租车。 但除非我能学会瞬间移动或是能得到小叮当的任意门，不然怎么样我都得花些时间。 就算是我最能自我控制的交通工具（如自己开车或骑车），我也不能把通勤时间降到零。 举例而言，搭捷运上班要花 40 分钟，正常骑车也要花 30 分钟，除非拼命闯红灯可能才能省更多。 可是闯红灯风险太高，这策略考虑到风险带来的成本后会变的完全不值得。 但若正常骑车也只能节省个十分钟，那这改善其实也非常有限（虽然就比例而言看似很高）。 甚至在这情况下，我个人反而宁愿多花十分钟来搭捷运。 吓一跳吗？ 因为你若从有效分配时间的角度来看，当我有完整的 40 分钟可用时，我其实可以在捷运旅途中看看书、写文章大纲、看一下待办事项列表、或是做些其他的思考。 骑车虽然看似节省了 10 分钟，但过程中我得注意交通、得提高警觉，对我而言反而是一整段完全无用的过程。 所以时间管理，并非只是要你一味的节省时间，如何能好好的利用时间才是关键。 在此概念下，某些事情多花些时间做，有时候反而才是合理的选择。 这也是为何我把这分类取名叫个人时商、而不叫时间管理；因为需要提升的是判断的智慧、而非只是一味求快。 这也带出一味思索加快为何会误入歧途的另一个原因。 一般人常常因为过份求快的「Cost-Down」，而造成工作质量的低落。 像华人就最多这种毛病。 别人订好的标准作业程序，大家都会因为抄快捷方式、省掉几个步骤而得意洋洋。 殊不知，这些流程可能都是必要的。 跳过某些程序虽然短期看起来没问题，但反而可能增加日后的麻烦，如增加日后修改机率、或是因为出错造成评价低落等后遗症。 比方说我们公司规定有开案前要签 charter 的规则。 很多人就会质疑，我都准备好了，为何不让我先动？ 甚至有些小组会想偷偷先跑。 但 charter 没有被签，通常理由不外乎就是高阶主管觉得还没有 ready、觉得还有疑虑。 但所谓疑虑是甚么呢？ 通常不外乎就是针对项目的「内容」、「规格」、「预算」、或「时间」还有歧见或是不确定。 那你可以想象，若是高阶主管对这四个东西有疑虑，这代表案子的走向有可能还会大幅偏移。 规格或内容随便一改，做法可能都完全不同。 先跑或许能抢些时间，但更可能跑了两周后发现怎么方向大幅转变了？ 这时后发现要重头来过，不是很冤枉吗？ 所以我自己虽然也会在某些情境偷跑，可是这其实需要充分的信息收集以及风险判断的；大部分时候，我会在这种时刻先把力气放在别的工作上，等到态势明确了，才会进行准备。 如此，一方面避免了重工的风险，又能先完成别的事情。 这才是妥善的分配时间与管理时间。 说了这两个例子，我只是想要强调一个观念。 时间管理的重点并非仅在想办法节省时间或是赶快把事情做完。 有时候多花时间反而才是提升效率、有时候耐心等待反而才是提升效率、甚至有时候多做些事情反而才是提升效率。 总结 时间管理并非只是做做纪录、或是想办法做快一些。 核心的基础是上面提到的三项事情。 首先，你要能界定你自己要甚么东西，也就是你的人生目标。 再来，要能主动的规划与管理自己的人生，让自己的所做所为都能配合我们期待的成功目标。 第三，大处着眼的思考，不要一心求快。 真正的效率常常是在眼睛看不到、反直觉的地方。 多花时间在前期，有时候才能带来后期、甚至长期的收益与效率。 别忘了要把眼光放远，永远看着将来的那个成功目标，这才会带给你真正具备系统观点的「时商」提升。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
February 20, 2024
想要数字游牧，却害怕入不敷出？学习「预算与财务管理」是你自由的第一步！
数字游牧（Digital Nomad）生活，即远端办公与旅行的融合，无疑是一种充满魅力的生活方式，但并没有想像中的浪漫。然而，有效的预算规划成为了这种生活方式的重要挑战。常有人问我，如果要过上 Digital Nomad 的生活，要花多少钱？这没有一个标准答案。我将分享一些我的经验和方法，希望能够助你在数字游牧的路上更好进行预算规划。 事先存钱 虽然“事先存钱”这个建议看似理所当然，但实际上却常被忽视，特别是自由工作者型态的数字牧者，收入主要来自于接案，相对不稳定，甚至还有可能面临客户拖款的风险。有一种情况是，他们期望借由待收帐款来支付旅行费用，然而在旅行途中却因客户拖款而导致款项延迟进帐，进而引发现金流断裂的危机，旅游的品质和心情大打折扣。因此确保旅费充足再出发就很重要。透过准备充足的旅费，让自己在 Workation 中更加轻松。 掌握大项支出 旅行的主要支出通常为机票和住宿，因此，明确了解并预测这两项支出是数字游牧生活的预算规划首要之务。 如果你偏向于长期留在一个地方，或者你的 Workation 划得相对短暂，那么你可以提前订好住宿，这样住宿费用就可以相对准确。然而，如果你更喜欢边旅行边选择下一站，像我一样，那你就需要在头脑中有一个明确的住宿费用范围。 例如，假设你为自己设定的住宿预算每晚不超过 80 美金。在房价较高的城市，你可能会超出这个预算。但是，当你到房价较低的地方，你就需要将之前的超支部分弥补回来。这样，你就能精准掌握大项支出，确保数位游牧生活的经济弹性。 利用全球数据估算生活费 许多人问我身为 Digital Nomad 怎么抓预算，其实我的方法论是用大数据去推算。 首先，我平时就有记帐的习惯，因此清楚自身日常开销的金额和架构。有了这些基础数据，我就能够参考全球物价水平比较网站（例如 Numbeo） 来做规划。这网站能比较你当前居住地和可能的目的地的物价，进一步到单一商品的价格比较。 例如，以 2023 年 Q3 台北和京都的物价为例进行比较，根据 Numbeo的数据，京都的外食普遍比台北贵，但购买食材的费用却较低，像是牛奶的价格甚至只有台北的一半。然而，京都的公共交通费却是台北的 1.5 倍。 利用 Numbeo 的数据做 Digital Nomad 生活费预算推估 Numbeo 可以细看到个品项的价格差异 透过这样的数据，你可以根据同样的天数（例如旅行两个月）你平时的生活消费模式，来推算在不同地方的生活费。此外，也可以根据当地的物价变动来调整自己的生活方式，进一步做好预算把控。 打造预算缓冲区 在对大额支出和推估的生活费作了初步加总后，再加上 10%-15% 作为缓冲金。无论我们的预算规划再精确，始终有些费用是无法完全预料的，特别是在旅途中遇到的紧急情况，例如电脑荧幕坏掉需要送修、或是买外接荧幕应急等等。这些状况往往需要即时的金钱来解决。 有了这个缓冲区，可以让你在遭遇突发状况时有更多弹性和安心，而不会打乱你原本的预算规划。此外，缓冲金也可以为你的旅行体验带来更大的自由度。例如，你可能会在旅程中被推荐新的景点，或是遇见一场错过会很可惜的活动。如果有了这份额外的预算，你就可以更自由去探索和享受这些旅行中的惊喜，而不必担心这会超出你的预算范围。 确保海外提款的便利性 出发前，确保你的银行卡可以海外提款。携带大量现金既不便又危险，因此拥有一张全球通行的银行卡更为方便。选择银行时，别忘了比较各家的海外取款费用与汇率，避免不必要的损失。一旦确认可以海外提款，记得将提款卡设定为“国际使用”，以防银行误判为诈骗行为并封卡。 了解自己消费的优先顺序 清楚自己的消费优先顺序也是要素。或许对你来说，旅行就是要购物，或是可以探索新事物获得新体验，也可能是品尝美食或米其林摘星的大好机会。了解自己的消费优先顺序可以帮助你在预算规划时更加明确。比如，如果你是个饕客，那就预留更多预算在饮食上；如果你热衷于购物，那就将购物列为预算的主要部分。明确自己的消费优先顺序，不仅可以最大程度的满足你的需求，同时也能在旅程中，实现最适合自己的 Digital Nomad 生活方式。 积极记帐以掌握消费动向 在数字游牧生活中，尤其是使用外币支付时，记帐显得格外重要。在消费的当下，我们虽然也是会换算汇率来衡量这笔消费是（相对）便宜还是贵，但长时间下来，金额的掌握可能因为汇率和繁忙而变模糊。 透过记帐，可以精确掌握每笔消费金额和整体金流。记帐习惯让你清楚自己的消费模式，有助于调整 Workation 中的花费，以及优化未来预算规划的能力，并察觉任何财务问题。在数位游牧生活中，记帐是有效管理预算、确保远端办公和旅行生活顺利进行的关键工具。 策略性使用信用卡 许多人在旅行时会选择携带大量现金，但我个人更建议策略性地利用信用卡。原因有几个： 首先，长时间旅行所需的费用不菲，随身带着如此大笔现金不仅不便，也较为不安全。一旦现金遗失，基本上就无法找回。 其次，信用卡消费都有详细纪录，如有消费争议时，这些纪录可以作为参考依据，退款程序也相对简便。我就曾经被店家超收费用，当下请店家查看他们的刷卡纪录，我也出示银行寄给我的即时消费明细作为证明，才顺利解决问题。 最后，虽然有些人会因为汇差而选择在出国前买外币，但如果能选择一张国外刷卡回馈高的信用卡，其实也能有效抵销一部分汇差，而且汇率变动情况往往难以预测，把外币先买起来也不一定更划算呢。 绝对不能省旅平险 绝对不能忽视的一点是，旅行保险绝对不能省。尤其是当你身为 Digital Nomad，在国外边旅行边工作，旅行保险的保障更是不可或缺。在海外接受医疗服务的费用往往非常高昂，如果没有旅行保险，你可能需要承担巨大的经济压力。因此，无论你打算在哪里进行远端办公或工作假期，一份完善的旅行保险都是你在外生活的重要保障。 旅行与工作两者兼具，虽然充满挑战，却也相当吸引人。能一边为生活增添色彩，一边不打断工作并保持收入，这就是数字游牧（Digital Nomad）生活的魅力所在。 2019 年的疫情加速了远程工作的发展，各国更为数字游牧者推出专属的签证。许多人向往这种工作方式，想要向数字游牧生活迈进，却不知从何开始。因此，我开始提供转职谘询服务，希望能协助想转职或成为远程工作者的朋友。以策略性的规划和有系统的方法，缩短你与理想生活的距离。有兴趣的朋友，可以到 Career Talk with Ivy页面 了解更多。 Digital Nomad 的实际生活充满独特性与挑战，妥善的预算规划是让旅程够顺利的关键。除了以上提到的几个要点，最重要的是，依照你自己的实际需求来做出最适合自己的调整与规划，才能尽兴享受 Digital Nomad 生活的魅力。 延伸阅读： 你与远程工作的距离 如何Digital Nomad — 行李篇 如何Digital Nomad — 跨时区篇 -- 本文转贴自：Ivy is Out of Office（原文标题：如何 Digital Nomad — 预算与财务篇） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
January 12, 2024
时间管理 Q&A：不一定是没时间？用「时间颗粒度」打败拖延与干扰
每一次在上时间管理课程的时候，常常会遇到有人提出这类问题：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目标常常都无法推进。」、「太常被打断、干扰，所以排好的计划也往往拖延。」 这时候，通常我们第一时间的反应大多是：「如何减少干扰与临时任务？」、「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」、「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」 不过，上述几个解决办法，其实很容易在现实中撞墙： 「如何减少干扰与临时任务？」 如果是一个职场中的工作者，有可能要求客户、老板都不要打断自己工作，都不要有临时任务吗？ 「如何让自己可以拥有更多更长的专注时间？」 有很长的专注时间，当然不是坏事，但真的有很长的时间时，我们就能立刻变得很专注吗？ 「如何逼自己去做当下因为很累、很忙而不想做的重要事情？」 都已经很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就会想做吗？还是更不想做？ 而或许从一个小小的观念做个转念，我们就能更从容有余裕的面对上述问题，找到自己可以掌控的时间，并且打败拖延，克服干扰。这个小小的转念，称为「时间的颗粒度」。 「时间的颗粒度」，可以概略定义为「完成行动的一个基本时间单位」。 让我们一起来思考看看，不同的「时间的颗粒度」，会发生什么不同的情况。 假设现在我要做一份报告，如果我的「时间颗粒度」是早上时段、下午时段、晚上时段这么大的单位，例如做一份报告「感觉」大概要 3 个小时，所以想要找到「3 小时」的时间空档来完成这份报告，那么我的「时间颗粒度」就是 3 小时。 这时候，我开始在未来的行事历上，想办法找出 3 小时的空档，有可能找不到（因为被各种会议、行程占满了），于是我叫苦连天，想说只能晚上加班来把这个报告完成了。当然，一旦要占用到加班时间，一定觉得更加痛苦，更不想做。 也或许，我在未来的行事历上，真的找到一个 3 小时的时段，于是我把做完报告这个任务安排上去。但是，现实往往是到了那一天的这一个时段，我发现出现一个临时会议，或者做到一半时来了客户电话，还是说当下我很累没有心情去做。于是，无论是哪一种理由被打断，我往往会拖延到另外一个觉得有 3 小时空档的时段来执行，这往往还是那个晚上加班的时间。 同样假设现在我要做一份报告，但当我们的「时间颗粒度」是 30 分钟，甚至更短的单位时，会发生什么事情呢？ 这个意思不是我想办法把做报告变成可以 30 分钟内完成，而是当我们意识到「时间颗粒度」是 30 分钟为单位时，我会主动地把一个可能需要 3 小时的报告任务，分割成「 6 个 30 分钟的小行动」，例如： 先写出目前我脑中有的大纲 设定报告的目标，以及目前尚未解决的问题 询问有经验的人如何解决问题 针对问题去找三份补充资料 调整大纲并确立报告的关键论点 和老板（客户）确认关键论点可以推进 撰写报告开场 撰写报告分析 撰写报告结论 咦？你说怎么拆一拆，超过 6 个行动耶？这时候你就会发现，原本我们设想的那种「3 小时时间颗粒度」还会遇到一个麻烦，那就是最后真正需要的时间，往往超出自己模糊预估的时间，以为半天能完成的任务，结果根本不够！原来根本需要快 5 个小时才能好好完成这份报告，于是晚上加班现在要变成凌晨熬夜了！！ 只有当「时间颗粒度」变小后，我们放下对任务的模糊想象，开始具体的拆解出每一个小小时间单位要推进的行动，这时候反而可以更精准的估算需要的总共时间。 但是，也不是要找另外一个 5 个小时空档来一口气完成这个任务。 当时间颗粒度变小，我们还会看到几件事。首先，我们可以「看见」更多可以拿出来运用的时间空档，例如原本早上的通勤时间，可能觉得也就 20 到 30 分钟，应该只能滑滑手机吧？但是当「时间颗粒度」变小后，你就会看到「写出脑中大纲」、「设定报告目标」、「传讯息问个有经验的人」等等，其实都有可能在这个小小的空档执行。 接着，我们可以开始「接受」被打断，并且被打断也不会太大程度影响自己的时间安排。如果早上原本的专注时间被叫去开会了，回来后还有一个小时，依然还是可以推进两个行动单位，不需要完全放弃。 然后，我们可以「意识」到有些行动可以马上开始做（甚至，必须现在就开始做）。例如要赶快有大纲，才能找有经验的人问问题，那么我只要赶快找到今天有空档的 30 分钟把大纲产出就好，甚至现在你在看这篇文章的当下就一定是一个对你来说的空档，不如就马上来产出。 「时间颗粒度」愈小，我们安排时间就愈有弹性，并且更能面对各种被打断的变化，也能看见更多原本看不到但其实可以运用的空档时间，甚至我们能够更精确的计算推估时间。 （延伸阅读：克服拖延 5 个进阶步骤，以养成阅读学习等生活习惯为例） 我常常在时间管理课程中，让学员练习把「时间颗粒度」变小，重新看到任务的可能性。最近的时间管理课程，我就收到不少学员回馈，提到这为他们找到、发现原本有很多可以运用的时间，并且开始能真正推进目标。 这里我就挑选两位朋友练习的很棒的例子，给大家参考看看（有适度改写）。 第一位朋友原本有一个目标是：「半年把家中乱丢的数百本书，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好几个小时的空档来做，但是当然一直拖延，毕竟周末有更好玩的事情啊！但是当重新切割「时间颗粒度」后，这位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分钟清理一落 15 到 20 本不需要的书。」 这样一来，当「时间颗粒度」变小，我们会发现原来不用刻意安排一个大段时间去做某件事，回家一点点空档，顺手一做，进度也可以往前推进。 而且，或许就在这顺手一做的 10 分钟，发现一本之前买了但乱丢，可是对现在自己很需要的书，那么或许这个礼拜的读书计划就可以用上这本书了！ （可以延伸阅读：工作愈忙愈要学习，问题不在没时间、没效果，试试这三步骤） 第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性质时常会被中断、电话接不完，自认一天没有完整的一小时可以做完交办事项。从没想过零碎时间使用，十分钟至三十分钟，只要工作有一小点的进度，终会积沙成塔。」 而最后这位朋友上完课后，对于自己处理公事进行了「时间颗粒度」的改善，并跟我分享了他的方法： 以前的做法，想要等到完整长时间一次整理好会议记录： 每日有很多人员面谈会议 结束后要完成记录回报主管 但这样的记录，时常堆积到星期五才将星期一的会议纪录发出 这时候要花很多时间在整理当初的会议纪录 而且因为遗忘等，需要回想的时间变得更多 现在缩小「时间颗粒度」后的方法： 面谈时就记录关键词并完成大纲（利用会议中的小型「时间颗粒度」，开始采取行动） 利用面谈后，那一天的其他零碎空档，把关键词延伸成完整记录，一次推进一段即可（例如午休吃完饭后，下午开会前、后，其他工作之间的片段等等，每次15分钟左右其实就能推进一小段记录补完） 于是面谈完第二天，透过几次的空档推进，就能发出会议纪录 最后的问题是，会有哪些原因，导致我们无法轻易的缩小「时间颗粒度」，总是不知不觉的往很大的「时间颗粒度」去设想呢？ 我这边列出几个可能的原因，做为这篇文章的最后提醒： 1. 接收到任务后没有拆解 要做一个报告，没有主动拆解成几个可以分段完成的小步骤 延伸阅读：拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤 2. 之前没有记录自己实际执行的步骤 不知道做报告可以拆解成多少步骤，那就先记录一次自己做了什么步骤，下次就知道怎么拆解了 延伸阅读：工作愈忙愈要记录与回顾，写「任务日志」是提升效率关键 3. 完美心态、定型心态作祟，没有转变成成长心态 要把书都整理好，只想到要一口气整理好，没办法接受每次处理掉一点点 没有完美整理好，但找到需要的书，其实就可以了 延伸阅读：觉察时间管理习惯中的定型心态，开启「成长心态」的转变 -- 本文转贴自： 电脑玩物 （原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
February 22, 2024
【时间管理】从学会怎么玩开始！「高强度休闲」帮助恢复高强度工作动力
时间管理，从学会怎么玩，怎么休息开始。 一个有效的时间管理方法，不会是一直逼迫自己，不会是一直用更多时间补救工作。而是带着充饱电的精神动力去完成有价值的事情。 所以，时间管理不只看到执行面的管理，更要看到恢复面的管理。 当工作非常忙碌，面对的项目难度很高。我们常常觉得自己的休息、休闲、放假时间，远远不够恢复那些困难工作所需要的动力。觉得工作与休闲的时间无法平衡。 于是容易陷入一个恶性循环：工作越忙，休闲的时候，越无法充分休闲，可是无法充分休闲的情况下，就需要更多休闲时间，而且下一次回到工作中，动力、意志力又比上次减少，于是困难的工作更加觉得困难。 这个恶性循环，导致我们可能一直在逼迫自己，或可能一直在逃避，或是在这两种既无法充份工作，也无法充分休闲的情况下摆荡。 而关键的解决方法之一，就在于提高休闲的强度。 所谓的强度，不一定是时间的多寡，而是休闲的时候，有没有进入专注、投入、充分自我实现的「深戏模式」。 面对愈困难的工作，高强度「深戏」，愈可以帮助我们在休息、放假时找回真正的动力。 深戏（deep play），指得是专注投入某种既具有挑战，但又快乐充满的游戏状态。 「普通休闲」 只能转移注意力，但没有任何问题被解决，没有获得充分成就感，没有学会新的技能、想法。所以常常需要更多的时间来获得满足感，甚至除了当下的转移注意，事后有可能永远不会感到「被恢复」。 但「深戏」的状态，可以在相对较短的时间，感受到相对更强的恢复力，让我们更快带着新的技能、知识与意志，重返战场。 就像你可能看过身边那些最有成就的朋友，工作上常常挑战许多困难的项目，而在休闲时却也喜欢挑战像是登山、潜水、马拉松这些相对考验体能、技能的活动。并且常常看到他们会在高强度工作、高强度休闲之间快速切换，不会有「好想放更多假」这类的感叹。 专注去挑战可以获得某种自我升级的活动，也就是深戏，确实可以有这样的效果。 不过，「深戏」的状态，或许不一定要在被认为困难、特殊的休闲上才能获得，例如登山、马拉松，当然，或许这些挑战效果更好，但我们也可以在一般的休闲中，练习进入深戏的状态，而获得部分深戏的效果，也就是「更有强度的恢复力」。 有时候当我认真挑选了一款有难度、有深度的电玩游戏，并且在短时间完全投入到游戏时，我会感受到深戏的效果。我会因为游戏世界的精密与启示，而感受到完全的专注投入。我会因为游戏的难度，感受到不断挑战，但因为是游戏而没有压力的放松。然后，我会在这一到两个小时的过程中，很充分的让脑袋做了一轮切换，刺激出新的想法与动力，回去面对有难度且有压力的工作挑战。 有一段时间我特别热衷于研究做料理，我会去对每一道料理做深入的研究，尝试各种可能方法，做了大量的笔记，里面有大量失败的实验，但因为是料理，所以都能快乐以对，并且在获得某种发现与成功时，感受到更大的喜悦。然后，我发现自己也因此更能带着勇于学习、尝试，并且面对失败的心情，回到那些困难的工作上继续努力。 而这几年来，我的兴趣：「写作」，更延伸到教学，成为我的一个重要副业。但我依然将写作这件事情当作休闲乐趣来经营，让我在其中也能彻底享受深戏带来的恢复，而非消耗。并且也确实能享受到充分的玩，玩出成果，也能带来额外巨大的成就感。 在最近一年中，我开始养成的「跑步」兴趣，更让我体验到，有强度的休闲，提供更有强度恢复的效果。因为这样的休闲强度提升，面对更有强度的问题解决，同时也在身体、心理、知识上更快带来自我的升级。回过头来，这样的自我更新，也会展现在工作上的精力、态度与情绪上。 于是根据这样的经验，我认为任何人都可以试试看利用高强度休闲，来恢复高强度工作动力。而且高强度休闲不一定只能是无法一蹴可几的登山、潜水等活动。如果能符合下面四个条件的其中几个，都能提升休闲强度，进入深戏模式。 1. 能够进入专注心流：这项活动能够引人入胜，带领我进入心流状态，不会像是走马看花一样分心。于是我可以真正从原本的某些焦虑、烦恼、压力状态抽离，感受到进入一个专注、自主的状态。所以，深戏不一定是剧烈活动，像是冥想也会有深戏效果。 2. 获得解决问题的满足感：这个休闲是有难度的，有问题需要解决，有关卡需要突破。所以我必须练习、尝试、思考，才能完成。然而关键不同是，没有外加非解决不可的压力，或是失败的外在指责。所以我可以单纯享受解题乐趣，体验失败与再次挑战的过程，从而锻炼自己的心态。有些好的电玩游戏，就可以有这样的效果。 3. 学会可以应用的新事物：这件事情是有知识性的，或是一种技能，于是当我完成它后，这个知识与技能还可以延伸到其他事情上。例如一个深入的书籍阅读与心得产出，就能获得类似效果。 4. 了解提升自己的方法：工作、休闲，都是人生。但在有强度的休闲时，我们和工作时一样挑战难题、克服难关、享受成果。只是这时候我们只跟自己赛跑，透过这样更放松的方式，去认识自己身体、心理的弱点，尝试去锻炼与提升。例如逐渐增进强度的运动，就可以达到深戏的效果。 好的游戏，就是对困难工作与人生的模拟。不是说要玩有什么大道理的游戏，但是一个挑战、过关、获得成果与策略规划的过程，如果够深刻，那么也是在游戏过程中体验人生需要的态度与方法。而这样的深戏过程，正是我们在休闲时需要的。 如果工作很忙、很乱、很焦虑，除了还是要想办法找出休息、休闲的时间，同时也可以设法增加玩的「强度」，找到可以达到深戏效果的休闲，帮助自己恢复高强度的工作动力： 「能够进入专注心流」 「获得解决问题的满足感」 「学会可以应用的新事物」 「了解提升自己的方法」 -- 本文转贴自：计算机玩物（原文标题：工作愈忙愈要懂得深戏，高强度休闲帮助恢复高强度工作动力） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
April 23, 2024
「待办清单」到底有用无用？避开完成焦虑，符合人性的使用待办清单
待办清单的效率陷阱？ 「待办清单」几乎成了一讲到时间管理就好像不可或缺的工具，它不仅是一张简单的纸条或是数字列表，更是许多人记住与管理无数工作生活事务的方式。然而，这个看似有用的工具真的就是时间管理的最佳解药吗？或者它更常是一个让我们陷入无止境焦虑的效率陷阱？ 在时间管理课程中，我最常被问的一种问题是：「如何把待办清单做完？」或是「如何列出做得完的待办清单？」比起带来安定与动力，待办清单似乎更常带来做不完的恐惧。 不断累积而总是过长的待办事项往往使人感到压力山大，因为它提醒我们还有多少事情待做，而时间却总是不够用 。 我自己的体悟是，直觉上很容易把待办清单当作时间管理中心， 同时把下面三种事情交给待办清单来做：「记住交办」、「提醒去做」、与「要求做完」，这反而会让待办清单变成效率陷阱，甚至成为工作上的干扰！ 「记住交办」 当我们把所有通知都放入待办清单，例如被提醒要买个东西、接到一个电话指示，最后就会获得一个非常琐碎，又缺乏目标的流水账，表面上帮我记住，事实上永远不可能做完，也难以再管理。甚至可能开始避而不看待办清单。 「提醒去做」 有时候我们会在待办清单上设定无数提醒，希望自己不要忘记那些要做的各种事项，但过度的提醒，尤其是对各种琐事的提醒，可能转移了我们对真正重要事项的注意力，反而降低了我们的整体生产力。提醒变成干扰的情况，可能更常发生。 「要求做完」 打勾完成事项，好像是使用待办列表必然的功能。「完成」虽然是时间管理中很重要的指标，但是如果把「做完」当作待办清单的指针，似乎太过高估自己做计划的能力，以及低估环境变动的弹性，当我们觉得自己可以设计出明天、后天完美完成的待办清单，事实上那往往会是一个做不到的清单。 所以现在的我随然还是规画每周、每日的待办清单，但我不是把他们当作记住交办、提醒一定要做完的清单。我让待办列表回归他最基本的功能： 就是指引今日空档时可以选择的行动而已。 不打勾没关系，只要能够告诉我今日方向，反而给我更自由去调配自己的时间、喜好、动力、重要与紧急任务的弹性。 2024/5/27 新增：连续写了 101 则每月待办清单，为何我仍坚持手动撰写子弹笔记？ 延伸阅读： 8 种待办列表方法指南，从 GTD 到子弹笔记，选择适合你的更有用 用「做了什么列表」翻转待办列表，克服拖延症 间歇日记结合每周清单，要事完成率大提升 区分任务笔记、待办列表，从被动交办，到主动选择 把被交办的事情全部都列上待办清单，不是很直觉的做法吗？但是这样一来，待办清单上就会充满着： 还不确定为什么要做、做了有什么效益的事情。 还很模糊不确定要怎么展开行动的事情。 不需要现在就开始做的事情。 根本不需要做的事情。 然后这些交办如果全部都挤在待办清单上，更会把待办清单中那些真正重要的事情淹没。最后待办列表反而失去了判断轻重缓急的功能。 那要怎么办比较好呢？ 我自己的流程是这样： 任何交办，第一时间先写进两种笔记：（参考：防弹笔记法） 暂存箱：收集那些跟其他项目、任务无关，也还不知道如何执行的临时交办。 项目、任务笔记：如果交办跟特定任务有关，直接写进任务笔记中。 项目、任务笔记逐渐累积，会整合出任务陆续被交办的细节，这时候可以从项目、任务目标的角度，调整这些交办的执行顺序。 也可以在项目、任务笔记中，针对交办拆解我需要执行的下一步行动。 延伸阅读：为什么我会「避免」在邮件、实时通，甚至待办清单中直接完成工作？ 不记录交办，那「待办清单」还要用来干嘛呢？待办清单对我来说，应该是过滤出不同项目、任务笔记中，那些需要今天、这周执行的行动。 这样一来： 项目、任务笔记是各种交办、数据有序整理后的记录，真正帮助我们不要忘记，可以快速找到。 而「待办清单」则是「主动选择」出我决定要做的行动。 透过第一步先做出任务笔记、待办列表的区分，我们可以把待办清单变成一个主动的清单，而不是被动接收的清单。 有些时候，待办清单反而不能有严格提醒 回顾我们真正的工作流程，有些时刻当下沟通就会成为下一步行动的依据（例如每天临时但重要的意外需要处理），有些时刻则是自己心中很明确的知道要做什么、想做什么。这时候，还需要回到待办清单确认？不在待办清单上的就不做？还是赶快执行当下这个重要行动再说？ 这时候直接执行当下要做、想做的那件事，不一定就比跟着待办清单执行不好，因为无论我们怎么使用待办清单，无非就是希望自己在单位时间内有优质的产出，这也是生产力真正的定义。 而至于这个产出有没有需要被待办清单严格限制？好像是不需要的。 就以我自己的写作习惯为例，写作这样的创意思考流程，用列出待办清单或设计一大堆行动提醒，反而往往是做不到的。我哪有办法事先规划自己什么时候有灵感要完成什么写作步骤？什么时候有想法要思考哪个写作题目呢？或者应该说，就算我这样规划，事后往往大多数都不可能照着规划去执行。 所以在规划写作这类创意思考任务时，我会这样做： 先设定出有机会完成的「写作成果」即可：例如两到三个题目觉得应该有机会写成完整的心得文章，就先把这三个成果的任务笔记开设出来。 很多时候各种想法就是在执行别的任务时被刺激出来的，反而不是在刻意执行写作任务时产生，有想法就记录到写作成果笔记，累积久了，其实也就推进不少。 不是用提醒的方式去写作，通常创意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是设定「写作时空」，预设进入特定的时间或空间，就可以开始写作。 当开始写作时，不被待办清单所局限，而是写自己当下想写的，甚至有可能在两三个题目之间跳跃，能够产出内容往前推进，都是有效的累积。 延伸阅读：跟分心和平共处，不一定要移除干扰也能专心致志的专注力策略 这时候，我还是会把要推进的写作题目设定在待办清单上，但跟传统「一定要做」的待办清单有了不一样的提醒意义。 因为平常我累积了很多正在研究、想要撰写的题目，有些可能还在很初期的测试与累积想法的阶段，这些我不会放入待办清单，而是收集在自己的写作笔记中即可，有想法就随时补充进去。 但是我通常会在今天的待办清单中列出两到三个写作题目（近期最想写的），每当进入写作时空，这帮助我先聚焦在这两到三个写作题目优先推进，不一定要写哪一个，也不一定要写完，甚至有可能最后真正产出内容的题目都不在这三个之中。 但是这样的待办清单，可以帮助我减少犹豫迷惑的时间，更快进入可以推进的任务切入点，我不要求要照章行事完成，甚至更多时候都保持弹性，目的只是有一个指引，可以更快进入产出状态即可。 有些时候，待办清单不一定要全部做完 其实工作上的很多任务也可以这样安排待办清单，例如我今天可能要想个企划案、回复某个客户提案、撰写某活动文案。当我把这三件事情列在今天待办清单时，不会刻意去设定几点几分做的提醒，也不会刻意去安排前后执行顺序，就是让他们经过「主动选择」后，出现在今日待办清单上即可。 而在实际工作流程中，遇到空档又一下子不知道做什么（脑中这时没有出现任何强力提示，甚至开始觉得迷惑），那就打开待办清单： 「挑一个现在最想做」的任务来做，能不能做到打勾完成也不是那么重要，有持续累积成果、往前推进就是好事。 这样一来，在保留弹性与自由的同时，也聚焦在真正需要做的事情上，反而更能有效利用时间。 要不然，强制性的待办清单让自己一打开就做不下去第一步行动，一旦提醒时间过了又开始重新安排，甚至陷入焦虑后悔的循环，反而无法成为有用的待办清单。 延伸阅读：不想做就别做！感性自动聚焦时间管理法 如何设计符合人性的待办清单？我的待办清单使用步骤 我也会使用待办清单作为时间管理的辅助，不是把待办清单当作牢不可破的时间管理中心，而是帮助自己减少迷惑、看到目标、增加弹性的选择列表、指引列表。 以下是我自己实现待办清单的步骤： 1. 主动选择 我会在周日晚上快速浏览一遍重要的项目、任务笔记，搭配进攻行事历，「过滤」「选择」出下周我需要推进的任务，列上下周的待办清单。 2. 简化焦点 我自己有个选择的小法则：「每天起码一个长期目标，三个近期项目，保留一些空间给临时出现的琐事」，每天不是要列出很多待办清单，反而发现太多时可以先移动到其他日期。 待办清单在这个阶段是帮我确认每天最重要任务的列表，而不是所有要做的事情的清单。 延伸阅读：比较持续 5 年的列每周行动清单习惯，复盘我的待办列表笔记技巧 3. 保持弹性 我几乎不会在待办清单上设定任何时间提醒，也不太做精密的排序，这也节省很多不必要的规划待办清单时间。（千万不要时间都花在规划，反而没有时间执行。） 每一天的清单不需要告诉我什么时候做什么事，我更喜欢：「当我有一个空档，打开今天的待办清单，可以挑得出一件当下想做的事情来做，而且这件事情还足够重要。」 4. 记录成果 我不会把随时跑出来的「临时交办」记录在待办列表，但相对的，我会把自己不在预期中「完成的成果」记录到待办列表。 例如，客户传来一个课程调整需求，这样的临时交办，先记录回课程任务笔记中，而非直接写上待办清单。 例如，我忽然有了灵感，意外地完成了一个课程演练设计，这样的临时完成成果，我反而会记录到今天的待办列表上。 为什么呢？因为今日的待办清单上愈多完成的成果，会让我更有动力去推进剩下的成果。并且一天回顾时，也会更清楚看到自己把时间花费在哪些成果上，更有成就感，也更有办法做修正。 延伸阅读：用写「间歇式日记」取代规划待办清单，不会再写了一堆却做不到 5. 每日调整 待办清单上会不会有今天做不完的事情？会。待办清单上会不会有些事情一直没有在空档被挑出来做？会。待办列表上会不会临时有重要任务需要插入进来？当然也会。 当我们待办列表足够简化、弹性，调整其实也不用花掉太多时间，我自己习惯每天早上调整一下，把昨天没做完的适度改写行动，看看今天是否能找到方法推进？把可能变得比较不重要或重要的，在接下来几天的待办列表调换一下位置？ 让待办清单可以成为我今日空档时有效的指引即可。 延伸阅读：5 分钟的晨间待办清单整理，从混乱到掌控的生产力习惯 比起完成列表，把待办列表当作是减轻压力的检查清单 如果你常常觉得待办清单变成自己的压力来源，而自己总是管理不好待办清单，但又需要待办清单的指引，否则每天的工作就像是无头苍蝇？ 那么，或许可以试试看上面分享的方法，让待办列表跳脱完成列表的思维，变成： 以主动选择、记录成果的角度，让待办清单成为我的辅助指引，而不是我的强制管理。 那么，或许在待办清单的帮忙下，我们可以有更多完成，更有满足感，也减轻原本不必要的心理压力。毕竟，项目、任务已经够有压力，何必让待办清单反而带给我们更多压力呢？ -- 本文转贴自：计算机玩物（原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
June 28, 2024
数字游牧时，如何克服不同语言间的沟通障碍？3 个你可能没想过的学习方法与资源推荐
多数人对于数字游牧生活的想象常有几个要素，包含不同于台湾的异国景致、身边来来往往的外国面孔、搭配大家常说「很 Chill」的工作空间与氛围。但在这些梦幻要素背后，其实有个非常现实的挑战，那就是语言。 最常用来沟通的英语，你说得流利吗？去到中文不通、英语也不通的国家，你能以基本程度的当地语言确保生活无碍吗？甚至，哪天你发现共事的伙伴或客户只会讲他们国家的语言，你该怎么办呢？ 有的人可能会想：「靠 Google 翻译不行吗？」Google 翻译或越来越多的 AI 翻译工具当然可以带来帮助，但我们不能否认的是，在日常生活中很难以这些辅助工具解决所有沟通情境，甚至在一些工作场合中，这看起来还是稍微「有失专业」。 正因跨语言沟通能力在数字游牧过程及全球化时代下都非常重要，一位数字游牧者 Jay 在他的部落格上，就以沟通为导向，提及几个学习方式与资源。包含： 1. 善用语言学习网站 / App 在分享中，Jay 推荐使用 Lingoda 这个语言学习网站 ，并提到它特别之处在于强调实战应用，且除了一般语言教学，课程中也会融入文化层面的内容，帮助你更透彻认识个别语言。目前，Lingoda 提供德语、英语、法语及西班牙语课程。 除了以上语言，若有需要，你也可以选择报名商务英语课程，学习包含谈判、演讲或书信写作等更进阶的应用面向。 当然，若你本来就有习惯使用的语言学习网站或 App，也未必需要因此改用 Lingoda。毕竟语言学习的核心是持之以恒，在习惯且喜欢的平台持续学习与应用，语言能力也才能逐步提升。 (Photo from Freepik) 2. 边旅游，边学习 在语言学习网站中，我们可以透过拟真的情境来学习，但除此之外，我们也可以在日常生活中多听、多用，让语言能力进步。不过要让我们愿意多听、多用，「有趣」当然是关键要素之一，很多人常利用追剧来提升语言能力，在 Jay 看来，旅游也能起到同样的效果。 如果你具备基本的英文听力程度，他建议可以参与如 WegoTrip、Tigets 等旅游网站的行程。这些网站的旅游产品相对注重当地文化内涵，大多也会提供英语语音导览服务，你可以在旅游的同时了解当地文化，并且透过语音导览吸收更多英语表达方式。 不透过刻意和痛苦的学习，也提升语言能力！ (Photo from iStock) 3. 参与在线社群 在网络时代，在线社群也是我们接触使用不同语言者的好用管道。除了寻觅兴趣性质或者与你的专业技能相关的社群，Jay 也特别提及 Teemyco 这个提供 B2B 在线办公室服务的网站。如果你任职的公司有跨国部门，且有使用这类型的服务，你也可以把握机会，多和使用不同语言的同事互动。 在具备基本对话能力后，向该语言使用者学习更地道的用词、表达方式甚至俗谚，不正能帮助你把一个语言讲得更溜、更 Pro 吗？ 若你正在数字游牧中且为以不同语言沟通所苦，不妨参考以上方法来试试看；若你是正在规划开启数字游牧生活，也可以提早开始准备，帮助接下来的游牧生活更顺利！ -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！ 读者若对文章内容有疑问或需要进一步的讨论，欢迎直接透过电子邮件 info@ftpm.com.tw 与我们联络。
February 23, 2024
《远距工作这样做》选摘：远距工作沟通效率差？想提高沟通质量，试着从「降低沟通次数」开始
我一直认为，在工作上，如果需要频繁与对方沟通才能办成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什么地方出了错。 我想在职场上，下面这些问题的提问语句，对你来说应该不陌生： 「在吗？」 「你有没有什么方向？」 「你觉得黄色好吗？」 「你觉得老板想要什么？」 这类问题给人的感觉十分黏腻与烦躁。 表面上这些问句看起来好像很平凡，但实际上，这些问句在协作上带给的队友负担其实挺大的。平常在办公室里这样有一搭没一搭的乱聊，看起来还没什么。但是如果在远距中，这类问题一旦出现在通讯软件内，看到时自己内心常有一股冲动想掐死对方。 为什么有这么大的差异呢？ 这些问题都有个共通特点：每当这些问题出现前，你总需要再多问好几句，才能明白对方最终要什么？ 以前，在办公室里这种问题很常见，但大家其实不太在意，主要原因是因为以前这类问题，多来回几句的成本只要几秒钟。但是切换到远距工具后，光是响应问句的时间成本，加上远距工具的操作，就是多了几十倍，所以往往让人不由自主的无名火起。 这些问句的成因很多，有可能是当初对方没想清楚，随口就丢出问题，而没有好好把核心要求表达出来。 但还有一种更可怕的情况，就是问这些问题的人，平常就有不好的工作习惯，习惯将「思考作业」扔给对方。 建立不要丢思考炸弹的提问原则 平常在办公室里，我们对这种「思考作业」炸弹没感觉，但是一切转换到远距工作模式，就觉得跟这样的人工作十分吃力，沟通上很抓狂。 但是最重要的是，我们要如何改变「结果」？ 不管你是炸弹接收者，还是无意中成为了炸弹制造者。如果我们不想陷入这种讨厌的情形，我建议团队里面针对问问题的原则，应该改成： 在问对方一个问题时，先思考自己想要得到什么答案？ 尽量将问题的答案选项，用手段集中限制成你想要的结果。 将一个「开放问题」，改造成有限的多选题。 比如说上面举这些无脑例子，就可以重构成如此： 「在吗？」 「在吗？我想跟你沟通 A 项目的事。我在 15 分钟里面都在线。如果你在的话尽快回我。如果等下要找我，我可能整点才在，到时候可以打我电话 XXXXXX。 」 「你有没有什么方向？」 「关于目前这个问题，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我个人比较偏好 A 方向。你有没有其他想法？」 「你觉得黄色好吗？ 」 「关于这张海报，我做了红橙黄绿色，我个人觉得黄色在这个场景比较适合，理由是 XXXX。你比较偏好哪一款。选个两组给我。」 「你觉得老板想要什么？」 「我认为老板因为 AA、BB、CC 因素。他可能比较偏好 CC 选项。你有什么的看法？可以给我你的方案与理由吗？」 让我们看看，前后两种提问有什么差别。你会发现，这些问题经过「改写」后具备几个特征： 相对比较长。 一次性的表达了自己相对完整的看法。 如果对方没有什么想法，提供封闭式选项，让双方能对结论快速收敛。 容易得到具体的沟通成效，时间可控，结果可控。 「过度沟通」（在一句话里面塞满了可能的选项，以及上下文场景）。 先拆解问题，沟通才能获得有效答案 我们平日之所以会「没有效率」的原因。是因为「走过去沟通」的「时间成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距离高频率的快速修正。 然而，这种走过去沟通的「坏习惯」被带进远距工作时，大家就会觉得「沟通」上很费劲。 我们可以把「时间」比喻成水，「沟通」当成洗澡。以前在办公室，我们有自来水，当然是拿莲蓬头快乐地冲澡。但是如果我们到了高原上，洗澡需要打水，非常的费力。你还会想要在高原密集的打水进行快乐地冲澡吗？当然不可能！ 这时候，我们采取的策略，就会变成可能两天才洗一次澡，每次都采取擦澡的方式，并且集中在某些时段里面大家一起洗。 在远距工作上，为什么我在开篇第一个原则，就是「限制直接、立即沟通次数，一天最好在两次以下」？ 目的是，反过来设计一个极限场景，如果说话机会这么珍贵，大家就不会浪费时间找寻更好的语音沟通工具，或想开更长的会。 而是回过头来，促使自己在遇到问题时更深入地思考：自己要如何提问题？又期待得到什么样的结果？ 在提问之前，先把问题拆解清楚，反而可以更有效地获得答案、缩短沟通时间。 -- 本文摘自创意市集《 远距工作这样做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在这里》
December 8, 2023
目标 Deadline 怎么订才不会累死自己？面对死线还有动力完成？
在工作上有时候我们需要为任务设定截止日期，或者当他人交付我们任务时直接给我们订了一条死线，无论哪一种 Deadline，这时候太逼人的截止线会累死自己，太遥远的截止线让人现在没有动力去做（太无解的也是）。 订出「有效」的死线、截止线是一种艺术，而且面对不同项目会有不同需要解决的问题与情况，所以我不敢说精通所有设定截止线的技巧，但毕竟在职场工作十几年，还是有一些属于我自己的经验可以分享。 就像去年（2022 年）我个人推出的两个产品：《防弹笔记法》书籍、「个人数字生产力」在线课程，刚好有两种不同的设定截止线需求。 《防弹笔记法》的书相对没有来自外力的额外要求，我需要自己负责，意思是我可以在任何时间完成，那么我要如何设定出有效的截止线，是让自己会有动力去推进，而不会死线一延再延，最后变成不断拖延的目标呢？ 「个人数字生产力」在线课程又是另外一种情况，有来自合作单位的时间要求，某个程度是对方订出了一个截止线，而我必须在截止线之前交付出产品。这时候要如何知道这个截止线是可行的？如果可行的话又如何真的可以如期完成呢？ 近期在我和赵胤丞老师一起合作的 Podcast 节目：「高效人生商学院」中，谈论了「两人对谈｜EP.0034｜不累死又有动力的死线要怎么订才好？（欢迎订阅收听，和本篇文章内容会有不同启发），今天这篇文章，跟大家分享其中几个属于我们的关键技巧。 短期内可以产出什么成果 VS. 最终成果需要多少时间产出 我自己在设定截止线的时候有一个核心的指导原则： 就是优先处理「短期内可以产出什么成果」，而不是「这个成果需要多少时间产出」。 这是什么意思呢？ 例如我要撰写一本书，若是从「这个成果需要多少时间产出」来思考，我可能就要开始计算这本书要写多少字数，如果要写 10 万字，这样每个礼拜如果产出起码 4000 字的一篇文章。那每个月可以产出 2 万字，这个项目就需要安排五个月的时间。 但是这样的规划，截止线看起来很长，很容易一开始就拖延着，加上会遇到各种意外，慢慢地过了几个月，发现前面进度不理想，而后面来不及完成 10 万字的份量，最后就会整个大拖延。 反过来，如果从「短期内可以产出什么成果」设想，我会设计「一个礼拜内要把现有想法、数据整理成一个拥有完整细节的大纲」，于是一个礼拜后产出一个草稿大纲的成果。接着我看到大纲中的第一个章节已经具备基本数据，于是我设计「一个礼拜后要完成第一章节的草稿文字」。 结果这一次发现还缺少某些关键方法论的分析，于是下一个礼拜设计出「一个礼拜后完成相关四种方法论的对比分析」，让自己短期内继续推进下一个需要的关键成果。 后面这个方法，或许在四到五次的短期成果推进后，大概经过一个多月的时间，这本书的结构细节、草稿数据就已经顺利产出。 让项目的进度处在一个我拥有项目基本成果，进可攻、退可守的状态。 如果这时候觉得还有更多时间处理项目，我会安排更多短期的进度成果，去设计例如流程图表（就像这次的《防弹笔记法》的最终成果）。如果发现时间不够，项目需要赶快上线，我也不会是赶鸭子上架，而是可以在既有的基本成果中，完成最重要的加工，就能推出项目。 我之前读过《Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters》这本书，他的作者是知名项目管理软件 Basecamp 的设计团队，他在里面提到了跟设定项目、任务截止线有关的两个具体技巧： 先设定边界 尝试从项目的中间部分开始 这两个技巧对我来说很有启发，所谓「先设定边界」，就是我们可以先思考「自己拥有多少时间」，或是「自己想要在多少时间内先产出」，然后根据自己拥有的时间来设定可以产出的成果，而不是根据成果来计算时间。 从这个角度来做时间管理，确实会增加很多弹性，比起烦恼要写完一本书到底需要多少时间，不如思考如果我只有一个礼拜，我可以产出什么成果。 另外一个关键就是「尝试从项目的中间部分开始」，当我要思考一个礼拜可以产出的成果时，与其从头开始先去看看一个礼拜可以找多少数据，不如从中间开始，也就是一个礼拜可以先产出的跟项目核心成果最有关的成果会是什么？这时候可能是一份具体的大纲，或是一个章节的草稿等等。 透过这样的方式，我们可以更有弹性也更具体地去设计截止线，这时候或许不要称呼他死线或是 Deadline ，而是应该叫做「成果线」。 也就是当要安排一个大项目、长期计划的时间时，要思考的是「在哪一条时间线前我可以先产出什么关键有效的成果」，然后透过一个成果线、一个成果线的累积，最终我们更有效率地完成项目需要的最终成果。 尤其面对一些变动性很大的项目目标，或是全新且不熟悉的项目时，更要把握这样的技巧，用一个一个短期的「成果线」让自己有把握的往前逐步推进，可以边做边修改，而且短期就能看到产出成果也会让我们更有动力。 三种截止线：应对别人已经订好死线的项目 但是，也有很多时候我们要实现的是别人交付的项目、任务，并且对方已经帮我们设定了一个最终的 Deadline，例如年度业绩目标最后结算的日期、某个产品需要交货的最终时间等等。 当我遇到这类型的项目时，我会帮自己设定「三种截止线」： 最终 Deadline：对方期望的最终截止日 中期专案验证线：为了达成最终截止日，拆解成几个阶段进度的检验期限，设定每一阶段应该达到什么样的成果，这样推进下一阶段成果才来得及。 短期内冲刺成果：为了满足下一阶段成果，现在我应该立刻开始冲刺、测试的成果是什么。 （我在十年前的这篇时间管理文章中，就有提到类似做法，但现在的方法也有了一些修正：10 个真的可以被具体执行的时间管理技巧） 让我提供一个比较小型的案例，有一次我收到国外客户要求，希望两个月后可以收到某个我们正在制作中的产品。于是第一个比较简单的截止线出现了，也就是两个月后必须让国外客户收到这个产品，这是「最终 Deadline」。 但是在我要明确答应这个 Deadline 之前，我先做了一个项目的「阶段性成果拆解」，我需要推进几个进度才能完成上述的 Deadline，如果从最终截止线倒推来看，包含： 需要多少运送日期可以把产品寄送到国外客户手上。 产品制作完成到捡货、包装需要多少时间。 目前还剩下多少时间可以把产品制作完成。 于是我可能设定出这样的几个中期项目验证线（里程碑）： 最后留下两个礼拜处理产品运送事宜。 中间留下一个礼拜处理产品捡货包装事宜。 我从现在开始有一个月多一点点的时间要把产品制作完成。 这是「中期项目验证线」，设定这个中期里程碑的好处是可以更具体的了解死线前的风险，因为要项目完全如期如计划推进真的「很难」，但起码我们需要让自己掌控的是：如果我在任何时候发现无法在一个月后把产品制作完成，那么我就应该赶快研究有什么让产品如期完成的替代方案，或是研究有没有更快的包装流程，或是询问有没有更快的货运方式，乃至于可能要跟客户沟通是否可以改期。 起码不要等到最后一刻才知道自己做不完，而这时候往往没有任何沟通转圜的余地了。 那么第三条截止线：「短期内冲刺成果」呢？这是为了确保我设定的下一个中期项目里程碑有办法相对如期完成，所以我会以一个礼拜、两个礼拜为区间，去设定自己能够在这段时间赶快先产出的项目（中间的）关键成果。 例如这个产品可能有附加产品、行程流程、产品的主要图像、产品宣传素材等等工作要做，这时候为了确保第一阶段的里程碑完成，或许我会设定一个「短期内冲刺成果」是一个礼拜后确认产品的主要图像。 那如果一个礼拜后这个「短期内冲刺成果」无法如期完成怎么办？这时候我就会有「警惕」，要赶快寻求支持，要赶快找替代方式，要赶快开始沟通协调，或者必须舍下某些比较次要的琐事。 三条截止线： 最终 Deadline 中期专案验证线 短期内冲刺成果 并非是说我们会设定出「完美无缺」的项目、任务期限，起码我自己工作十几年的经验，无论面对自己可以完全掌控，还是自己无法完全掌控的项目，我觉得都很难订出没有修改的完美进度截止线。 那为什么还要设定三条截止线呢？我觉得最大的好处是，让我下一个礼拜（或者短期内）就能警觉项目可能有时间上的风险了，并且开始找解决问题的方法了。 项目要好好完成，本来就是在不断修正变动的过程中进行，关键在于我们「提早意识到需要调整」，才不会等到最终时限要到了，只能两手一摊，无能为力，或是只能累死自己。 延伸阅读： 2022 起始：九个立即提升生产力技巧值得试试看而且简单可行 2022 起始：停止花太多时间做计划与整理，执行就是你的计划 2024/1/27 更新：设计「停战领域」与「行动边界」，我建立健康时间管理的小秘诀 搭配进攻型行事历的做法 前面分享了两种做法，第一种作法：「短期内可以产出什么成果」，是我应对不同项目、任务的大原则，先给自己一个短时间去产出一部分核心成果，测试到底还有什么风险与问题，提早解决问题，就是让时限如期完成最有效的做法。 而第二种作法：「三条截止线」就是第一作法的延伸版本，尤其面对他人直接交付给我截止日期的时候，我要懂得自己设定几个阶段的验证线，意识到什么时候就要开始改变作法。甚至懂得设定最近期的冲刺成果线，这样这个当下我就可以更好的预判未来的风险，现在就开始改变作法。 而这些做法的背后有一个共通的原则，就是要设定好的死线，来自于「项目、任务的拆解」，把项目拆解出几个阶段成果，把任务拆解出具体的下一步行动，可以帮助我们更好的设定多层次的截止线，并且也知道如何调整与变动。 我在这篇文章曾经分享过很完成的项目拆解流程，而这和时间安排一直都是最紧密相关的，没有拆解，就没有真正的时间安排：「拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤」。 于是有些项目、任务拆解了几次后，会更明确的掌控他们具体的执行流程，这时候我就可以更有效的利用「进攻行事历」的做法，预先在行事历上为不同项目留下足够时间。 因为我们最后必须意识到一个问题：身为执行者的我，通常手上有很几个项目、任务在进行，而且未来还可能随时插入新的任务。 所以当我们看一个项目的时限安排时，不能只看到这个项目，还要看到我自己剩下多少时间？每天可以同时推进多少进度？要预留多少应付意外的时间？而「进攻行事历」的方法帮助我把这些需要预留的时间都先预留在行事历上。 不敢说我百分之百都会照着执行（事实上根本没办法），但同样的道理，我总是可以提早预知来得及？来不及？时间够还不够？这时候要怎么应对，有没有哪些可以调整，还是哪些可以放弃，我才有一个明确的依据，而这同样是让我们看起来项目可以相对如期完成的方法。 -- 本文转贴自：计算机玩物（原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
July 12, 2024
该认真的时候总是分心？3 个改变让时间一到就有专注力
设定每天的专注时间，推进一件重要的任务，这个道理大家都懂，只是为什么这样安排出来的时间，却往往无法真正的专注呢？如果你也有类似困扰，可以搭配这篇文章想跟大家分享的 3 个技巧来解决。 我们都希望每天可以有更多的时间专注在重要的任务上，但是，有时候我们规划了一些时间，但是时间到了却还是三心两意、拖延分心，无法真正的专注。又有些时候则是我们工作生活上的杂事太多，感觉时间都被切割得很零碎，最后这些零散时间也往往在忙乱或偷闲中渡过。 我们甚至也试过很多「专注工具」，但无论是限制自己上网，还是听专注音乐，却都不一定能够真正保护好专注时间，还是很容易分心、拖延或陷入忙乱状态。 我们当然也知道「保护专注时间」的重要，问题是「安排时间」跟「专注」好像是两件事情，有没有什么样具体的技巧，可以让我们真正保护每天有限的专注时间呢？ 无论是你希望可以有更多时间专注在重要工作上，还是你希望可以每天都掌控一点点有限的专注时间来推进自己的斜杠，今天这篇文章，就跟大家分享我保护自己专注时间，并让自己在这些时间可以保持专注的几个技巧。 对上网生产力有要求的朋友，可以试试看： Arc 浏览器 windows 版测试心得，用四大接口改造升级专注工作流 1. 专注前，要先完成准备步骤。专注时，要立即进入核心。 可以让我们专注去完成一个任务的时间是很宝贵的，但是，如果一个任务要「从零开始」，却往往是难以进入专注状态的。所以，我们第一个要避免的错误，就是在专注时间中从零开始做一个任务。 反过来说，我们应该让任务在进入专注时间之前，已经是准备好可以专注进入重要核心部分的状态，这样专注时间才会真正实现。 例如我打算利用每天固定的时间写一篇部落格文章，假设我设定在晚上 8 点，但我到了晚上 8 点时，连文章的题目都还没确定？或是也没有准备好大纲？还缺少一些关键的案例与数据？试想看看，这时候要分心找数据，要游移不定的想题目，还有办法进入专注的状态吗？ 反过来说，我可以先利用其他零碎的时间来完成这些「准备步骤」。 先利用空档设定题目、完成大纲、找到一些基本数据，这时候到了晚上 8 点，我的写作任务已经准备要进入「最核心的写作」部份了，这样我就真的可以专注在写作上。（延伸阅读：[卡片盒笔记法-1] 建立相对无压力、高产出写作流程的 4 个步骤） 2. 确认自己在专注时间要产出的成果，才能保持专注。 上述的问题在于，我们很可能只是安排了专注时间，但是任务到底要做什么？却等到专注时间才开始想，「东想西想」是最容易让人分心、拖延的，这就是我们为什么安排了时间依然无法专注，可能的原因之一。 这时候可能延伸第二个问题，我们希望自己有更多专注时间，但要在专注时间产出什么具体成果却很模糊，这样一来，有可能我们连自己要专注去完成什么都不知道，又如何有效地专注呢？ 例如在生活中有孩子的父母，可能意识到专注在亲子时间的重要，或许设定了一些想要专心陪伴孩子的时间，但在这些时间中我们却很容易放不下那些自己的工作、兴趣，忍不住开始拿起手机看个邮件、滑个信息。甚至很有可能在这样的专注时间中，大人小孩一起分心，最后无法创造优质的亲子时间。 反过来说，或许我们可以设定一些亲子时间明确要产出的成果，像是我想创造孩子能有更多的动手做做看的体验，所以我整理了一则折纸笔记任务、一则积木笔记任务、一则画图笔记任务，里面我会设定一些下次要玩玩看的成果，例如折出一个恐龙乐园。 而当我进入安排的亲子时间时，我会跟孩子讨论并选择主动完成其中一个有趣的游戏任务成果，这样的过程，帮助我和孩子都可以更专注地投入在这段时间中，心无旁鹜，因为我们明确知道自己想要挑战完成什么新的成果，并且这样的成果也会让这段时间变得更有价值与收获。（延伸阅读：如何从生活小事培养专注力？我的 5 个亲子练习技巧经验谈） 目标明确、成果明确，知道自己在这段时间要产出什么，才有专注的内在诱因。 而且，因为自己对这段专注时间要产出的成果有明确定义，就比较不会被其他任务拉走而分心，像是上述的亲子时间成果的设定，就让我看到这段时间跟工作有同等重要性与价值。通常分心都是在于我们也不知道自己到底要做什么，以及没有明确设定有价值、有意思的成果。 3. 固定时间可以是弹性的、分段的，关键在于时间质量。 我们在安排专注时间时，常常会想要拥有固定的专注时间，例如早起的两个小时，晚上回家后的三个小时等等。我自己的经验是，如果是我一个人生活的安排，这样的专注时间或许还能做到，但有了家庭与小孩后，这样的专注时间确实有点奢求，而且变动性也很大。 但也因为这样的机会，让我慢慢体悟到，所谓「固定专注时间」其实可以是弹性的，关键不是哪一段时间要专注，而是每天要固定累积多少专注在某件事情上的时间， 任务可以分段推进，更重要的是专注时的时间质量。 例如我很想早上早起专注两个小时写文章，但现实的情况是有时候小孩早起了就要陪他，也需要花更多时间准备小孩早餐与上学，更重要的是有时候逼自己早起反而精神不好，这段时间的产出质量不佳。 反过来说，或许我先比家人早起 30 分钟就好，但这 30 分钟就投入在我的文章写作，帮我完成文章的第一段开场。接着上班的午休时间，我再利用 30 分钟完成文章的第二段论述。通勤的时候处理前面说的那些准备步骤，这样晚上回到家，小孩睡着后，我给自己 60 分钟的时间把文章的论述与结尾完成。 这样一来，我还是每天固定「累积」两个小时的专注写文章时间，只是每一段专注产出一部分的成果，并且利用我更容易掌控、更有精力的几段专注时间，分段把重要任务完成，这样的专注时间其实也有很高产出。 而且，比起早起或晚睡的专注时间却因此精神不好，前面这样分段的专注时间，反而让我在这些时间中都是相对有足够精力处理重要核心任务的状态，这样的专注时间也更有质量。 后来我的工作上有更多同时进行的项目任务时，我也发现上述这样的「分段专注时间」的方法更适合我们大多数人的工作、生活状态。我们要追求的是每天「固定累积」某个数量的有质量时间在某件重要事情上，并接受我的工作流程就是会被会议与临时意外干扰的现实。 有了上面三个技巧： 专注前，要先完成准备步骤。专注时，要立即进入核心。 确认自己在专注时间要产出的成果，才能保持专注。 固定时间可以是弹性的、分段的，关键在于时间质量。 那么我们搭配「西红柿钟」来推进分段专注时间的成果，或是搭配「专注音乐」来让自己专注在重要内容产出上，还是透过「时间追踪工具」计算自己每天累积的专注时间，有上面三种技巧的搭配，这些专注工具才会真正产生效果。 这就是我帮自己设计专注时间，并且在专注时间可以保持专注力的技巧，提供大家参考，也欢迎回馈讨论。 -- 本文转贴自：计算机玩物（原文标题：2023 试试看这样安排专注时间，3 个改变让时间一到就有专注力） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
April 9, 2024
Joe的时间管理术｜以遗忘为前提的管理术
以遗忘为前提的管理？ 有人看了这标题或许会觉得很奇怪，但我自己一开始会想做时间管理的原因还真的是「为了遗忘」。 后来开始看一些时间管理的书籍，才发现很多大师也反复强调这个要点。 这样讲或许有点往自己脸上贴金，但看来世界上的道理总是殊途同归；大家不管用甚么起点出发，最后总会在某个类似的点上靠拢。 但，甚么叫做「以遗忘为前提」呢？ 在我自己还没有一个有系统的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被记得」。 比方说「明天要交力学实验的报告」、「后天工程数学有个小考」、「星期四要准备测量学的笔记」、「此外还要买下礼拜程序课程的课本」等。 像有时候去 Mall 买东西，到了店里却又突然想不起来要买甚么。 等回家才懊恼的想起来说，「啊，刚刚忘了买电池。」 我想，这种经验对很多人而言并不陌生。 我们随时，无论是工作或是人生，都有很多的「待办事项」。 但要把这些事情都记得，几乎是不可能的。 可是不记得，事情就会落东落西的。 到了课堂，发现报告没写；到了公司，才想起来客户要的东西昨天忘了寄；到了情人节，才想起来礼物忘了买；回到家，才发现刚刚超市忘了带牛奶。 所以我自己在学生时代，总觉得上学很辛苦。 因为每天都得战战兢兢的，要努力记得所有该做与要做的事情。 去一个地方要想我来这里是要干嘛、有没有甚么东西没带？ 离开一个地方担心有甚么漏了或忘了做？ 睡前总觉得有甚么事情没做，醒来又得要聚精去思考今天得干嘛。 在这种常态紧张下，反而很难专心的做事情。 等到开始上班时，发现要记忆的东西变更多。 当时就很忧虑，想说若是持续让自己处在紧绷的状态下，可不是没办法把任何事情做好了？ 也刚巧，那时候开始有 PDA 出现。 我也就开始尝试使用这类工具来管理我的人生，自己第一台 PDA 还是黑白 WinCE 的接口(记得是大众出的)。 当然，后来又经历了一些变革，变成我目前跟大家分享：一半用万用手册，一半用电子工具的方法。 但无论如何，我要说的是，我在开始使用工具后，发现一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出来，放在一个「待办事项」的 pool 中，我就可以安心的把这些事情「暂时忘掉」。 但我又不用担心事情最后会真正被忘记，因为我若要查都可以在这 pool 中找出来。 我就可以先忘掉那些事情，安心专注的处理目前手上的事情。 等手上的事情告一段落后，我再到我的「待办事项」 pool 中，把其他还没做的事情找出来。 这样我既可以专心做一件事不用担心其他工作会漏掉，也不用随时惶惶恐恐的害怕自己忘记甚么。 把东西写下，然后遗忘它；反而就能确保所有事情都不被忘记。 所以，要想专注的好好把事情做好，就该建立一个「待办事项」的仓库。 至于执行流程上 首先，你该把要完成甚么转换成条列式的 Check List。 对我而言，这些 Check List 大部分时候，其实就是一项一项的工作。 有些工作你可以很快设定何时要完成，有些工作则只是一个提醒，甚至于是对未来的规划。 再来，我会把这些无论何时想到的工作、不管是工作中、乘车时、出外看到甚么好 Idea 时，都立刻记录并存在我的 Task Pool 中。 我会把所有想到的工作都先分门别类的加入「待办清单」中。 在计算机边，就用 Web 平台加入。 那工作加入同时，我也可以给一个预估要完成的时间。 (指定时间、重复与否、标签、以及地点) 系统就会根据设定的 Due Date 列出工作清单，甚至在时间点提醒我。 而待办事项这东西比 Calendar 方便之处，在于你不去勾选「完成」它就会一直留在 pool 中。 但 Calendar 工具（如 Google Calendar）虽然也会提醒，但若你当下没办法去处理，之后它就不会再提醒了。 有时候明明一整天排了三五样工作，可是刚巧那天有突发状况你忙着开会解决，等第二天那些通知也就不会出现了。 这也是为何我工作不用 Calendar 而用待办事项工具的原因。 然后我每天会几个时间去检视我的工作 pool。 比方说早上乘车时，或是中午吃饭后，看看今天有哪些事情该处理，并安排一个时间；若今天太忙，有些事情需要推延、则改变成新的完成时间。 所以，在透过这样的模式下，我就不用再刻意记得工作以及 due date 了。 我只需要把所有需要的工作键入我的 Task Pool 中，再定时来整理与规划，就能确保重要事项都会被妥善关注。 心力也就能完全放在目前的工作上了。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 1, 2024
在新加坡当产品经理，英文要多好？会用到英文的场合有哪些？
这篇想来聊聊在海外工作时，会用到英文的场合、情境与准备方式；如果是想出国工作的人，或许也可以依此确认自己需要加强的目标与范围。 虽说坊间有很多英文检定，比如台湾有多益、美国多半用托福、欧洲用雅思，但只要是考试，都有一些「偷吃步」或准备方向，最后就衍伸出各种题库、口说模板、写作必备佳句等，而这些内容能否应用到真实的工作或生活环境，反而就不一定了。 所以，真正的英文能力难以用考试分数衡量，且随着工作领域和职能不同，需要具备的字汇量、表达方式也有所差异，这篇文章只能依照我自己作为产品经理（Product Manager）、坐标新加坡的经验来分享。以下依照时间轴一一细说。 Step 1：找工作＆准备面试 在真正开始到海外工作前，其实有超～～～多关卡要准备，第一个就是得先找工作。而找工作其实还有分写履历、写求职信、面试等，但因为前两者涉及很多专业，之前已写过中文版的： 菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得 菜鸟产品经理来去新加坡（上）：海外求职 — — 准备篇 菜鸟产品经理来去新加坡（下）：海外求职 — — 面试篇 菜鸟 PM（产品经理）的 70 道面试考前猜题 菜鸟产品经理的求职路：2020 年，我没录取的那两场面试 一封好的求职信，让你在用人主管的履历海中脱颖而出 以上这些可以稍微参考。但我毕竟不是英文母语者，也不是写英文履历和求职信的高手，这边就不献丑了。 写好履历和求职信后，就可以开始筛选自己想投的公司了。在这个过程中，最需要的就是英文阅读能力，包括： 工作内容、公司简介 公司新闻 公司评价、面试心得：可以参考 Glassdoor。最近朋友推了 Teamblind，也是类似服务。 未来同事：LinkedIn Step 2：面试时 投递履历后，如果拿到面试机会，接下来就是英文听说读写并重的考验了，主要分为： 阅读＆写作：面试过程中的书信往来 虽说这部分都是「非实时沟通」，收到讯息后，不用马上做出反应，但「书到用时方恨少」大概就是这种感觉，想当初只要一有问题想回信问人资或面试官，对于每个英文句子都要字斟句酌，很怕自己问得不够清楚、文法用错、口吻不够专业等。 听力＆口说：面试 这当然就是最紧张的一关了，毕竟整个找工作的流程中，这算是定生死的唯一指标了。之前也写过一些准备英文面试的心得，网址已在上段列出，这边不赘述。 Step 3：正式录取前 如果顺利拿到口头 offer，或者即将要被录取的话，通常还会有一个「薪资谈判」的过程，有时候是人资在面试中直接询问，有些则是透过 email 正式沟通。 之前面试时，人资在第一关的结尾时，就直接询问薪资期待，当下因为还不确定是否会录取，也还没有深入研究薪资水平，我就回复：「毕竟接下来还有其他面试关卡，而且我也需要时间了解当地物价水平，所以希望之后再来讨论薪资。」人资也同意了，所以就没有马上给出数字。 不过，之前在台湾时也碰过一些比较坚持的人资，无论如何就是希望当下在电话或面试中给出一个数字。如果碰到这种，也就只能先给一个区间了，不过会建议大家：那个区间的最小值也要是自己可以心甘情愿接受的数字，不要太期待公司会直接同意区间的中上值。 举个简单的例子，比如现职薪水是 $30,000，期待跳槽后可以涨到 $36,000，那给区间时就直接说 $36,000-$40,000；但当然也可以用其他福利代替薪资，比如股票、假期、职等、弹性工时等。 至于如何用英文谈判薪资，可以参考这篇。 Step 4：到职前 再来若收到正式的纸本 offer，也就等于要阅读无尽的英文文件……光是合约就超过 40 页 A4，另外也要填写无尽的英文文件，比如申请签证、申请入境、申请健检、安排筛检等。 不过因为这些过程都是书信往来，若有看不懂的字都还有时间查字典，所以整体来说，不至于太过困难，就只是花时间而已。 Step 5：终于真正上工 最后，历经重重关卡，终于上工了……殊不知这才是真正的考验。 坦白说，在经历过英文面试后，当下对于自己的英文能力还算是稍有信心，毕竟至少面试官问的问题都听得懂，也答得出来，且从对方的反应与结果来看，回答的内容应 该也还可以。 然而，真正抵达新加坡国土后，即使已经待了半年，我也无法说自己能 100% 应付生活与工作中遇到的英文场景。 阅读 对「典型」的台湾人来说，最在行的应该就是英文阅读，毕竟从小就背了很多单字跟文法，所以公司内部有再多英文 email、文件与公告，通常都难不倒人；真的遇到生字，也还能查字典。 写作 再来次简单的应该是写作。即使英文再破、文法有错误，但毕竟新加坡公司本来就充满各种非母语人士，所以通常只要意思无误，大家都算是能正常沟通。 会需要写英文的地方就是内部通讯软件或 email，作为 PM 的话，还需要写 PRD、开票、写数据分析报告，但其实因为应用领域很明确（就是产品管理与规格确立），所以会用到的单字就是那些，若真的写不清楚，也能搭配图解。 听力＆口说 大魔王当然就是「英文听力」与「英文口说」。最需要用到听说的场合包含但不限于：产品功能 kick-off、内部 sharing（组内成员轮流分享某个专业知识）、weekly stand-up（每周进度同步的例会）、demo（时不时需要跟各个 stakeholder 或在各种团体会议介绍产品功能）。 之所以说这是大魔王，一是因为这都是需要「同步沟通」的场合，一旦对方发问，就是得马上做出反应；二是面试有考古题，这些会议可没有。即使会议是在讨论 A 主题，同事仍有可能天外飞来一笔，或者突然要确认某个原本以为无关联的事情，所以要事先准备也很困难。 常用的偷吃步 上面依照时间轴先后，细数了在海外工作会用到英文的各种工作场合，接下来就野人献曝一下，分享自己常用的偷吃步与心态调整方式。 阅读 这部分通常是相对简单的，毕竟现在有 Google 翻译，甚至能将整个网页直接英翻中。若想提升阅读速度，「多看」则是不二法门。 不管是看新闻、看 Medium 文章，还是看公司内部的产品文件，第一步一定是先扫描，先看看整篇文章的排版、有没有副标题或段落标题，有的话，就能先掌握这篇文章的重点分布，不用很老实地从头读到尾。 此外，虽说看不懂的就拿去 Google，但重要的是学会怎么用、怎么念。许多人应该常碰到一个窘境：阅读、写作都能写出或认得某个字，但某天听到这个字时，却无法反应过来；或者自己想说这个字时，却不知道怎么发音。 另一个情况是，先以中文举例：常有人把「吸吮」讲成「西陨」（这个字念「ㄕㄨㄣˇ」）、「兑换」讲成「月幻」（这个字念ㄉㄨㄟˋ），英文当然也有这个状况，或多或少会有人重音放错、自行省略某几个音节或尾音，或者甚至完全念错，这都会造成对方的理解困难，所以： 重要的不只看懂、能写出这个英文字，还得认识这个字的声音。 写作 正式写作通常会讲求文法与拼字正确、内容简洁有力，但现在人很少写字了，都用数字沟通居多，导致很多单字可能看得懂，但无法靠自己拼出来，加上工作的场合可能只是透过实时通讯软件，而非正式书信，所以大家对于文法和拼字可能也没那么讲究。 不过「内容简洁有力」在工作上就是非常、非常、非常必备的技能，尤其 PM 一天要跟超多人沟通，如果花太多时间拟稿打字，工作效率一定会被质疑。 刚上工时，我花了超多时间在斟酌字句：这样写够清楚吗？有办法更直白简单吗？有没有漏掉什么人事时地物？经过一番整理后，现在通常会用这样的方式跟内部沟通： 先 tag 需要看到这则讯息的人 注明 tag 他们的理由＆需要他们采取什么动作（call to action） 比如：plz check it and let me know if you have any questions by tmr 5pm 或者：just FYI. NO action required 列点说明，不要把内容都塞在一个段落 要改动产品规格，我会直接写： now: no button change: add an ‘Edit’ button 或者 current: text is black-colored proposal: change black into white (#FFFFFF) 也可以用一些简写缩小篇幅，最常见的就是 FYI (For Your Information，供你参考 / 知会你一声) 或 FYR (For Your Reference，供你参考 / 知会你一声)、ASAP (As Soon As Possible，越快越好)、u (you)、w (with)。 另外看过的还有 nvm (never mind)、mtg (meeting)、cob (close of business，下班前)。 口说 练习 即使上工已半年，比起刚开始，多少比较习惯说英文了，但直到现在，每场要讲英文的会议之前，我仍会从头到尾把要讲的内容说一次，主要是确认自己能（尽量）流利表达要讲的内容，并且确认其中没有不太会发音的字。 计时 如果是时间较紧的会议，也会在练习时用手机计时，可藉此确认自己会讲多长的时间，以便控时。 列点 每次说话前，一定要先整理自己要讲什么，列点写下主要的内容！其实这与语言无关，而是在工作场合都很适合这么做，主要是让自己说话更有条理，对方若要响应时，也可以很清楚地说「我想问一下刚刚第二点说的……」，毕竟无效、杂乱或冗长的沟通只是拖垮团队进度。 听力 在分享撇步时，想先提一下心态的部分：不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，反而可以先回想讲中文时，是不是总会有那么一两个口齿不清或逻辑跳跃的朋友或同事呢？ 这情况不分语言或国籍，在英文的工作场合也会有。有时无关口音，而是有些同事讲的东西就是很难听懂。 如果当下还搞不清楚是听力程度问题，还是对方表达能力的问题，建议可以先观察大家反应，如果自己不是唯一，内心可能会安慰一点，至少不会产生太多自我质疑；然而，如果只有自己听不懂，就该去找解法了……。 在找解法时，也请不要想着「我要 100% 听懂大家在说什么」，再回到中文语境，即使作为中文母语者，听完对方说了一段中文后，自己真的能一字不漏地复述并且确保每个字都听得一清二楚吗？ 即使自己没有每个字都听懂，但仍无碍理解、仍能掌握意思，对吧？既然如此，面对英文时也一样，不需要求自己 100% 听懂，更重要的是知道对方想表达的重点是什么、自己是否有掌握到人事时地物等关键讯息，至于一些介系词、修饰用的副词等，听不懂或完全碰到生字，通常不会太过严重。 最后，想提升英文程度，还是得在这个环境里，才能不断进步。即使现在人在新加坡，但因为疫情，已远程了大半年，生活娱乐少、外食少、人也不在办公室里，社交机会极少的情况下，我和其他朋友都觉得自己的口说能力退步不少，甚至不少是英文，连要用中文讲话都会显得支离破碎，因为这段期间的输入（听到中文）和输出（开口说中文）都大幅减低……。 总之，最重要的还是得帮自己塑造英文环境，这个可参考先前的文章〈菜鸟产品经理来去新加坡：准备英文面试的心得〉。 -- 本文转贴自：MH（原文标题：想出国工作，英文到底要有多好？会用到英文的场合有哪些？） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 1, 2024