Joe 的时间管理术｜时间管理关键可不是时间喔！

我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在于目前似乎没有一个能涵盖整个时间管理需求的工具存在。讲到这个，很多人可能会发出「咦」的声音。毕竟各类 calendar 工具这么的普遍，很多专家与名人也都针对如何使用行事历写过一堆文章，为何我会觉得不够呢？事实上，我在写这文章前还真的买了一堆日本人写的「万用手帐应用术」、或是「记事本应用术」、甚至「时间管理术」。但我发现大部分的文章都没办法解决我一直以来的「疑问」。疑问是甚么，我先晚点说。这里先来谈谈我在读了这些书、以及观察大部分人对于 calendar 的用法后，我觉得的缺点。一般人既然是要做时间管理，会很自然的从「时间」为出发点；无论是分配时间、切割时间、或是工作安排，都是些很直觉想到的议题。这也是为何几乎所有人都把 calendar 当成时间管理的起点以及核心。但只用 calendar 管理时间有甚么缺点呢？一般用 calendar 的人，我归纳起来有三种做法与行为模式 a. 只记录邀约、或只用很小的时幅（如日计划） b. 勉强有用到月或周计划 c. 真正是从年计划一路拆解下来Ａ的状况就是我前篇文章（Joe 的时间管理术 01 - 基本知识）中第二点提到的「被动管理」。只是把别人邀约的事情，不加以分类的填入记事本或是软件 calendar 中。这样的做法其实只仰赖工具达到「提醒功能」罢了。能做到这一步，当然比甚么都不做而老是忘东忘西来的好。可是对于有效的时间规划而言，这样只是「被动的在接受别人的安排」，而非在管理自己的工作与人生。 B 的状况当然好一些，可是也还是看得不够远。只写下月计划，还是有可能见树不见林。那到底该怎么主动管理呢？我对时间管理的看法我一直有个观念，在此正好可以先分享给大家。时间管理跟金钱管理的基本理念是很类似的。大部分的理财杂志在个人金钱管理上，都会教一个浅显易懂的存钱方法。那就是，在发薪水的那天就把要存的钱存起来。无法存钱的大部分人，通常都是在拿到薪水后，先享乐、先做些快乐的事情（如吃饭、看电影、买奢侈品），想说月底再把剩余存下来就好。但当你没有先移开这笔打算储蓄的资金时，你就很可能不知不觉的把它花光了。所以，先把重要的资金保留下来，这是能否存钱的关键。时间管理也很类似。若你只是被动的让别人来找你，并把这些事情记入行事历，那其实你的时间会被切的零碎。这些零碎的时间无法好好使用，最后也往往只会被浪费掉。这也是为何很多人年初时发奋图强说「今年一定要如何如何」，但等岁末一回顾，却一件事都没达成。但你请他们认真思考原因，却常常完全不知道时间用到哪里去了。所以很多书会教你，最好在每年开始时，就先拿出一份年计划表（大概类似下图）请你把一年的计划先思考并排入。比方说有人打算明年要报考 PMP。这类书会教你，应该在年初时把这些事情优先列在你打算进行的时间与月份。然后每个月再细部规划月行事历，每周再规划周行事历或日行事历，如此就能好好利用时间。所以呢，以上面的例子来看，写一写可能会类似下面这张图。然后，你想到今年还要完成一个企画案的提案，所以你想想可能的发生时间，也把该企画案的事项填入。那结果可能类似下图：然后，你可能再思考到还有其他重要但更次要的目标。你再陆续的把这些相关事项填入。以此类推，直到所有重大计划都能安排进入为止。换言之，当你把时间先分配给「最重要」的事情之后，剩下未填满的时间则可以再在月规划或是周规划时，分配给当时才要做但相对「次重要」的事情。而最后才把别人邀约的行程塞在空档之中。这样就像一般致富书籍教导先存钱的概念一样→ 把重要的时间先预占下来，这样就不会让自己的时间被别人切碎。先分配关键时间，再把剩余时间分给其他琐事，时间利用或是工作进行，自然能较有效率。概念是对的，但这「方法」可还不够完美！这样的做法比被动的让别人来安排我们的时间绝对是好的多，也确实能让人生规划更积极。但我自己试过几次后，却觉得这方法其实还不完美，仅是个理论上很好的方式。为何说理论上很好呢？因为除非自己是很有条理的人，能让事情大多精确的顺序发生；否则实际执行下来时，很有可能会发现一开始苦心做好的年计划在一旦走乱了后，将会完全无法调整与更新。就如同大部分人在项目排程一样的结果 → 排了个漂亮的计划，可是因为规划经验不足，规划无法也不会因应变动，所以最后只变成墙上的装饰品。为何这么说呢？还记得我在之前的文章《预估不准，但那又如何?》有提到一个观念。项目规划的目的并非是我们有自信能完全一字不漏的执行计划，而是要透过计划来因应变化。也在那边文章引用过艾森豪威尔将军的一段话：「Plan is nothing, planning is everything」（计划本身不值钱，但制订计划却很重要）我总强调，项目管理的知识其实在任何情境都是通用的。这在人生与时间管理上也是一样。我们计划的结果其实不重要，反而要是让那为基础，方面随时根据现状来评估可行度、考虑是否要调整、并反应在我们「当下的计划」中（所以注意喔，年初写好的年计划表可不是当下的计划了喔）。如果还有人看不懂，那请试想想看。你在年初提出了一堆「今年的希望」并写入年计划表中。可是事情总会有新发展、人生总会碰到变化吧？可能有哪些变化呢？原来设想很容易的事情，真正开始时发现变得很复杂。（如需追加一堆工作）原来设想的发生时间发生变化。（延迟或是得提早开始，可是因为关连的事情很多，所以后续的安排都得调整）原来排序的优先级改变了。（比方说本来年初预定的目标，等三个月后发现不重要了）某些计划被取消了。某些计划临时察觉并加入了。一旦碰到事情有变时，你就会发现这方法最大的困难点 →若年初安排的事情很多，且都订好时间后，你其实将不知道该如何重新调整。最后很可能得重做一份。以上图而言，这只是一个我随便做的范例，都已经让人看得眼花撩乱了。若是个真实的人生规划，整个画面恐怕更会是密密麻麻的。到底哪些工作属于哪个目标？到底哪些工作已经有所调整？其中是不是有可能漏安排某些事情？万一计划有变要把原来的工作改去哪里？你其实根本无从检查起。比方说 PMP 的规划来说吧。若你二月时并没找到合适的 PMP 补习班，你要如何快速的调整计划？用这方法时，你得要先整个看过，辨识出哪些事情跟 PMP 有关，然后每个事情要重新调整到新的时间段。可是新的时间段，可能早有别的事情安排在那里。你要调整那些工作，你又得去分析这些工作跟哪些工作有关连。最后你可能觉得整个打结，就放弃不做了。当然，另一个方法就是每个月都重新规划一次年计划表。可是若每个月都必须从各类目标重新 review 一次，这其实是很花时间的。当然，你也可以选择根本不调整年计划，而是只在月计划或是周计划中反应就好。但这却不方便我们进行追踪。比方说若某些目标进行了一半却要调整，你有可能根本不记得哪些做完，又哪些没做。所以我觉得好的解决方案是甚么？我自己思考了很久，最后的结论是「最上层的计划不该涉及时间」，该像项目管理一样，最高的计划应该是 WBS、也就是 Deliverable。在时间管理这件事情上，第一步不该去考虑时间，而是该考虑项目。而计划安排也不该是以时间为切点，而该以事件为切点。这句的意思是说，人生目标不该是只在年初才来定、而是随时该有、随时能规划，并要能方便的并入时间轴且方便管理与追踪。否则，如果方法不方便好用，我们会被自己的方法卡住，最后就会选择放弃。这也是为何很多人有梦想，最后却无法达到的原因。因为他们不知道怎么让自己接近梦想并了解进度状况，最后就被动的希望命运能带我们去那里。但这是不切实际，也是可惜的。所以，下一篇我将跟大家分享。行程计划的前端到底该是甚么东西？为何那样控制能让我们更高度的掌握我们的人生，并进而达成人生目标。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024