在上「防弹笔记法」课程时，常常接收到类似问题：「Esor 你是不是每天要花很多时间写笔记？或者晚上要空出时间整理笔记？」、「透过笔记建立工作系统看起来效果美好，但工作已非常忙碌，还有时间做这么完整的笔记规划吗？」、「虽然建构出第二大脑能提升效率，但会不会在建立过程就花掉许多时间？」在繁忙工作生活中，我们还有力气和时间去建构第二大脑吗？虽然系统和工具起来都很好，但真正的问题可能在于我们没有强大的执行力去完成。

这样的困境，往往来自我们对「整理」、「系统」的默认心态，其中有几个可以反思的问题：

• 建立第二大脑系统，真的需要花很多时间吗？
• 要建立完整的工作规划流程，真的需要额外空出时间整理吗？
• 要能建构并保持自己的个人知识管理系统、项目管理系统，真的需要强大执行力吗？

这正是「防弹笔记法」这套方法想要解决的问题。（还可以搭配这篇文章，一起思考我对「生产力成瘾」的更完整看法：摆脱生产力成瘾，别再为效率而筋疲力尽，我的 5 个真实案例分享）

我们觉得建立系统似乎需要花很多时间和力气，想让系统完美往往反而更无法长久坚持。甚至常常在建构系统的过程中，花了很多时间，却没有真正推进任务的效益，还拖慢了任务进度。（延伸阅读：面对拖延纠结、恐惧没时间，我帮助自己进入心流靠一个关键步骤）

但是「防弹笔记法」的逻辑却认为：

• 要把最多时间花在任务执行，整理只要简单且可行就好。
• 不要额外花时间整理，执行的当下就可以是整理。
• 让步骤简单可行，就能有执行力，而且可以长久维持。

例如，就算相对复杂的 Notion 系统，我们也可以简单化管理，而不一定要建构繁复的系统架构：打造 Notion 防弹笔记系统教学：建立大脑防护罩，抵抗混乱工作）。

「Esor 你是不是每天要花很多时间写笔记？是不是每天晚上要空出时间整理笔记？」

答：「随手笔记，就是最佳整理。」

我实际上没有安排时间单独整理笔记的习惯。我不会每天晚上刻意腾出一小时来整理当日笔记，也不会每个周末计划两小时回顾一周笔记。因为对于多数人来说，这样的整理习惯实际上难以做到。

晚上已经筋疲力尽，周末可能需要花时间与家人相处或外出休闲。即使有意回顾并整理笔记系统，可能已经忘记了数周前进行任务时的细节。这样偶尔进行的笔记回顾，非常困难，需要花费更多时间，而这些都使得整理笔记习惯难以持续，甚至难以执行。

然而，如果不进行笔记整理，我们又该如何维持第二大脑系统的健康与有效运作呢？

因此，我的习惯是在执行任务的同时进行笔记整理。

举例来说，当我在进行一个产品项目设计的过程中，我会同时开启该产品的项目笔记。在项目笔记中，我会确认接下来要执行的任务，任务进行过程中可能会产生一些文件，或者引发一些新的想法，这时，我会直接将这些数据和想法，写入已经在旁边打开的项目笔记中。这样做只需花费大约 10 到 30 秒的时间，并且这个行动之后不需要额外整理。

当下次我需要执行任何任务时，只要打开相应的任务笔记或项目笔记，我自然能看到该项目目前的进展状态，以及上次留下的数据片段和行动计划，这样就可以继续推进项目任务了。

什么是随手整理的实际流程？例如：

我最近在进行一项产品校对的任务。在校对过程中，我会开启我的任务笔记，确认之前累积的校对重点和细节，并将它们融入这次的校对流程。但在校对时，我可能会想到一些后续需要再次确认的细节。这时，我会花大约十秒钟的时间，将这些想法记录在已经打开的校对任务笔记中。

有时，我可能会在这过程中接到一通电话，这通电话可能是关于另一项任务的某些细节。通话结束后，我会立即开启对应那项任务的笔记，并在大约三十秒内记下交代的细节。这就是所谓的随手整理。

这种随手整理方式让我不需要额外花时间在每天、每周或每月的固定时段做整理。所有任务所需的数据碎片、想法与行动计划已经随手记录在各自的项目任务笔记中。如此一来，当执行这些项目任务时，自然可以顺利进行。

这就形成了一个稳固的系统，不需要投入大量时间去整理，就能保持其效率与稳定性。

「工作已经非常忙碌，还有时间做好这么完整的笔记规划吗？」

答：「持续累积，日久自然就有完整规划。」

在课堂上，我常展示自己在不同工作项目和生活目标中使用的项目笔记，如婚礼规划、育儿成长计划、产品项目、课程研究计划或技能学习项目。我的朋友们经常对这些项目笔记中精细且完整的规划结构，以及大量的笔记链接感到惊讶，并好奇一般人如何有时间和精力去进行这么详尽的笔记规划？（延伸阅读：2023 试试看这样记录理财、饮食、运动笔记，把流水账变成目标）

然而，这其实是一个误解。笔记是从无到有的过程：

即便每天只新增一百个字的纪录，一个月后它们也会累积成为一份三千字以上的项目、任务思考笔记。同样，如果每天增加一项可行的行动，一个月后我就拥有三十项有效的行动计划。

当别人看到我展示的项目笔记范例时，他们看到的可能是我已经完成，甚至累积五、六年以上的项目成果，他们会对这其中的详细性感到震惊，但往往忘记了这一切都是从零开始建立起来的。

有些朋友会问我：「Esor，如果你需要花时间去先写好笔记的规划，那这样会不会让你说的工作进度反而无法有效地推进呢？」这实际上是另外一个很大的误解。我很少做所谓的规划笔记。当我要执行一个项目任务的时候，很少刻意花时间对着一张空白的笔记，然后想要从 0 到 100 去制定一套这个项目任务的规划。

长期追踪计算机玩物文章的朋友，甚至应该也知道，我常说自己实际上没有做年度目标规划的习惯，但这不代表我做事情没有目标，没有项目。

反而，我有很强烈的项目和目标的思考，我只是不刻意花时间规划。

这是什么意思呢？其实我是用累积来取代规划。当我要开始一个目标，我确实会开启一则项目笔记，但这个当下，我只会把目前脑中可以想到的目标想法记录下来就好，也就是我不刻意去做规划这件事情，不刻意去把我现在没有想到，没有感觉的事情刻意要把它挤出来。（延伸阅读：停止花太多时间做计划与整理，执行就是你的计划）

但是，一旦我建立了一则项目笔记，或许它一开始真的只有一百多个字，但是有可能今天、明天、下个礼拜，在做其他事情的时候，脑中涌出了对这个项目的某些想法，这时候结合前面随手笔记的原则，把它快速记录到这个项目笔记中。

就在这样日积月累、积沙成塔的过程里，我的项目笔记就慢慢从一百个字累积到数千个字，甚至常常累积到上万个字，因为常常在修改，而愈来愈完整。就像我之前曾经分享过的一篇文章，我每天比起新增笔记，实际在做的是至少更新三十则以上的笔记，也就是我每一天至少会在三十个项目和任务中累积新的内容。（参考：每天新增 30 则笔记？还是更新 30 则笔记？两步骤建立稳定笔记系统）

就是这样子的累积精神和更新技巧，我的那些项目任务会逐步成长为一个完整的结构，但它绝对不是一开始刻意花时间去做规划整理。

「如果要随手做笔记，是不是需要强大的执行力，才能养成习惯？」

答：「做最简单但有效的步骤，简化才能长久。」

前面提到了随手笔记和逐步累积，自然就会完成一则又一则完整有效的项目笔记，也建构出一个有效的个人知识管理「第二大脑」系统。但要随手记笔记并持之以恒，日积月累地整理，这难道不需要庞大的执行力和高度的专注力吗？从另一个角度来看，虽然这看似不花时间，但这好像也是一般人难以做到的。

所以，这时候，我们就要想办法把这种随手累积的步骤设计得足够简单，简单到我真的能够随手执行。

什么是「简单到能够随手执行」呢？我自己会进行以下几种设计：

第一，我只要把碎片化的想法行动放到它需要的任务项目笔记中就可以了。

仔细想想，这个步骤其实简化到只需要打开任务页面，放入一条信息，就这么简单。这意味着，比如额外设定参数、分类、设计标签、各式各样的整理或美化等，我都不去做。我只做最简单但最关键的事情：把碎片放入任务笔记，这一个动作简单到我可以马上执行，但已经足够确保我之后确认任务时不会漏掉任何细节。

既然这么简单，它就能帮助我有效地维持这个习惯，因为它不是那么困难，不会占用我额外的时间，甚至不会干扰我的工作状态和进度，但效果却是足够的。（延伸阅读：为什么我的生产力工具或系统执行起来总是缺乏动力？也容易放弃？）

在我的防弹笔记法中，另一个重点是刻意将维护系统的方法设计得也简单但足够有效。

我非常提倡利用搜寻功能来找到所需的项目和任务笔记。

这表示，即使我没有复杂的分类系统，即使我不花时间去维护和整理这个系统，甚至不刻意去创造许多手动的连结和分类，只要通过搜寻就能够找到目前在工作生活中所需要的任务笔记，并且这些笔记中包含了我随手累积的信息碎片，那么这个系统就是有效的。（延伸阅读：你如何记得写过什么文章？我建立大脑辅助搜寻系统）

为什么要如此刻意地简化？目的是为了让我能够长期维护这套系统。

• 如果系统需要我每天花时间去调整和维护，一旦我忘了做这些工作，系统就会变得混乱，难以查找所需数据。
• 或者，如果我的系统有非常繁琐的分类，每次加入一条数据都需要很多设定和调整才能融入系统，那么维护这个系统的个人时间成本就过高了。

在这种情况下，大多数人实际上没有那么强的执行力、专注力，或者简单地说，没有那么多时间去维护一个复杂的系统。即便换了更厉害的工具，也无法保证能够持续使用，反而可能因为工具太过强大，导致我花更多时间去维护它，这样就更难以建构起有效的「第二大脑」系统。

小结

维持有效的第二大脑系统，核心在于简化流程，减少个人执行力和专注力的消耗。

在防弹笔记法的系统中，强调随手纪录重要碎片，并透过简易的方法，直接搜寻而非繁复的分类，来有效地存取这些信息。这样的设计理念降低了维护系统的时间成本，又避免了系统因过度复杂而造成的维护障碍。

建立一个高效的个人知识管理系统，应便于随手记录，并易于日后回顾，这样才能够长期维持，而不会因为系统维护的负担而放弃。

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本文转贴自：电脑玩物（原文连结）

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