2023 年，Notion 2.30 更新，官方根据企业团队用户的研究观察，推出了全新的「团队工作用模版」——Notion Project。

甚至为此全面更新了品牌标语：Your wiki, docs & projects Together.

透过强调知识库（wiki）、文檔（docs）、项目（projects）还有整合（Together）的这些关键词，告诉我们 Notion 的核心功能是这些数据的彼此关联，在一个工具内快速看到、方便找到、有效取用所需数据。

实际将这套 Notion Project 引入团队协作一个多月后，我会说 Notion 非常聪明地避免掉了「太过自由，以致于无所适从」的学习门坎过高的困扰，也透过提供一套完整的工作管理系统，解决许多企业团队难以导入 Notion 的原因；另外，从官网的标语更新，也能察觉到他们想正式脱离「笔记工具」（完全没有提到 note-taking）的用户认知，而是用于「工作＆项目管理」的生产力工具。

怎么开始免费使用 Notion Projects？

以往在 Notion 进行工作任务管理时，需要自己花大量时间规划构建、筛选、排序。

现在直接套用 Notion Project，你不再需要从零开始建立规则，可以直接利用 Notion Template 快速的搭建项目管理的页面，它也会自动帮你做好几种常用的检视模式。

在 Notion 的免费版本就能使用 Notion Project 的功能，直接使用 Page Template（新建页面后，点击 Template 模版），或者在左侧功能栏的最下方（图一），选择 Template，就能使用模版库，叫出整个 Notion Project 系统：

【官方英文模板一键领取】

Notion 根据研究大多数团队的需求，提供了一整套基础的工作管理系统，包含项目项目（Project）、任务行动（Task）、任务周期（Sprint）、会议记录（Meeting）、团队知识库（Wiki），只不过是全英文的，也有很多团队执行会需要的小细节没有被注意到 😅（中文化的优化模版，我在文末会提供）。

Notion Project 带来的改变、优势特色？

2023 年 8 月我刚好有场企业内训，发现一般公司如果没有项目管理系统，无论是老板或主管，还是职场工作者，每次要查找数据，都是直接在 LINE 群喊人，弄得大家整天无法专心工作，时间／精力分配是：

• 📂 20% 时间在找档案（使用 Google Drive，但因为没有规范，每个人不一定会上传建档，大多都是放在自己的计算机中）
• ⏳ 30% 时间开会（没有共同的任务系统，大家很难知道彼此的执行状况、遇到什么问题，只好一直开会来确认，或者走过去拍肩膀打扰，中断专注）
• 🤖 30% 时间做重复的事（没有共同的数据库和文文件，经验无法累积，遇到新的事情只好再来一遍）
• 🤯 20% 时间，才能做真正有价值、有产出的事

除了分散在太多的工具，无法顺利让项目、任务、会议文文件、人员和行事历相互关联，不仅是同一项目零散的问题，长久下来也会演变成工作流破碎，协作成本大幅提高。

现在你可以试着使用 Notion Project 直接将团队所需的工作管理一次性整合，它也会自动帮你做好几种常用的检视模式。

特殊机制：防误删设计、内建多种检视方式

为了保护工作系统的完整性，方便大家上手，Notion Project 牺牲了一些「自由度」，避免有人破坏到系统的关联，所以将关键的数据库功能锁起来，无法删除更改，例如图一 Project 到 Task 的关联（Relation）。

还有（图二）的数据库检视方式建议，系统将常见的 View 默认在（+）内，就不用再自己去从 0 到 1 去调整 Filter、Sort 和 Layout 了！

全远距团队怎么使用／优化 Notion Project？

我们团队一开始因为人数少、分配下去的项目任务也相对简单直觉，不需要建立一个共同工作台，只有一个团队的共同文档库，例如会议记录、WIki。个人的任务就放在每个负责人自己的工作台，里面有他个人的待办任务库。

但随着人数增多、项目项目越来越复杂，我们发现需要个「一体式」的共享项目和任务区，才能让我们有效减少会议、不需要在不同 Pages 频繁切换、迷路，也能更清楚每一个人的工作状态（每个任务的 Working Hour？在等谁而无法前行？明确的优先级别……等），所以我们决定引入 Notion Project，并透过一个月的使用期，逐步将原有的官方模版，优化成「非开发的全远距、综合项目性质团队」的样子。

接下来，我会先以 2 个工作流来演示，我们是怎么使用并将原版 Notion Project 进行删减、优化的？

分别是我日常工作的「Task 任务行动库」的使用方式，以及让所有工作者最头疼恼人的「会议文档」，我们是怎么优化让一周只需要开 1 次不到 1 小时的会议？让你用我们的「工作流程和原则」来认识这套系统。（文末也会提供模版 👇🏼）

最后补充 Notion Project 系统上的两个一般人可能不太熟悉的模块（Wiki＆Sprint）使用方式，我们是怎么让工作进度可视化、帮助团队更有效地管理自己的时间与精力、沉淀可复制再次使用的经验？

准备好了吗～那我们开始啰 🤘🏼！

一、建立不同用途的任务检视方式

先讲讲我对于整个 Notion Project 的两个主数据库定义：

• 项目项目库（Project）：是我们的作品／产品（能有数值指标的项目，至少需要追踪一季或半年），阶段性的知识＆数字累积在这，能长期使用的智能则是沉淀到 Wiki。
• 任务行动库（Aciton）：单一负责人负责的具体任务，可进一步细分为子行动（至多两层）。Deadline 由行动负责人自己分配，必须在团队共识会上安排的 Sprint 内；Backlog 为没有截止日的点子，等待下一次会议或未来分配。
• 一个项目项目会有多个任务行动，所以这两个数据库是互相关联的。

原版的 Project 还有设定子 Project，这我认为会让项目项目库过于复杂，所以精简掉；原版的 Task 只有一个「By Project」的检视，让你能用项目的视角来看任务的执行状况，但不够我们使用，所以我们多新增了不同用途的任务库检视方式：

｜原版

只有「根据项目的检视方式」不够我们使用；里面的 GitHub 字段我们不是开发团队也用不上，所以删除。

｜Mine（自己的任务）

这个检视方式（1）的需求是：「我想要一键看到『跟我有关、未完成的任务，并按照截止日与优先级由上往下排序』」

所以我设置了一个，根据所点击的人（3），呈现出属于这个人的任务，并按照上述的排序（2），而且只呈现「正在执行、还没开始执行」的任务，不会显示已完成的（4）。

帮助所有伙伴能一键了解自己的任务状况。

｜工作任务时数

除了看到自己的，我也希望能看到团队中的每一个伙伴的工作任务状态，所以我们新增了「针对个人」的检视，用来：

看到这位伙伴完成的任务（2）行动中，花了多少工作时数（3）。我们团队是超过 0.5 hr 就要记录，也因为有记录，每个月的个人 1 on 1 Review 中，能从这些数据中去评估有什么优先级 Low 的任务却花了太多时间，可能要删减任务，或者用更聪明的方法解决。毕竟每一个人的时间资源运用，代表着整个团队的生产力。 也可透过筛选时间区间（Sprint），让我们快速知道这位伙伴的这个月的「工作完成状态」＆「工作时数总计」。

二、会议是行动指南：80% 无声沟通 + 20% 实时对齐

任何团队，应该要做的是「减少会议、专注行动」，但不是完全消除会议，而是让会议真正有效达到「行动指南」的目的，而不是消耗时间精力的恼人事项。

所以我们打造了一份「会议模版」，里面放置了 5 个数据库检视，是使用 /view 将不同的数据库整合在一块检视，只需要点击 Tab，可直接查看：「未完成的 Task」、「双周任务时数、达成状况」、「本周行事历排序优先级」、「项目数值指标变化」、「上周完成任务检视」

💡 我们每周会有一次 1 小时的在线对齐会，主要解决的问题是：

1. 项目是否有进度落后、卡住的状况？（查看 Due 检视 → 负责人回报、大家共同分析原因）
2. 任务的完成度？给予的时间是否相互匹配？（查看 Sprint 检视 → 了解本周完成度、Working Hour 和资源分配）
3. 每位团队成员前进的方向是否正确？（查看 Calendar 检视 → 核对任务优先级的正确性）
4. 会后行动，目标拆分是否足够明确？（SMART 原则 → 会后自行在 Task 新增任务卡片）

以上是我们利用每周一次会议快速对齐，其余时间则是用 Notion 与 Discord 回报工作进度、实时讨论。

｜会议模版

透过这份简易又完整的会议文文件模板，能让我们在每周在线会议开始前，先用文档协作，大约有 80% 的事项能直接用文字确认，因为 Notion 可以针对每一个 Block 进行 Comment，讨论的颗粒度很细致。

使用 /view 将不同的数据库整合在一块检视，这些都是当周的进度，是传统会议最浪费时间的元素，大家只要先看过，有问题在文文件中先用文字提出，能文字、异步解决的东西，就不需要占用会议时间。

｜AI 会议摘要

这是我们会议数据库的一般 Table 检视＆Notion AI 摘要会议记录。

｜请假用／勿扰时段

这个检视是让团队伙伴能直接点击、拖拉，就能建立请假时段。

因为我们是全远距团队，如果你哪一天的哪个时段有事外出、不想被打扰，透过这个检视快速建立，我们就会知道这个时候找不到人是正常的。不频繁打扰，是远距团队的温柔 🥰。

三、项目（Project）与知识库（Wiki）的差异？

• Wiki：不受时间跟年份影响的长期知识、行动指南（我有写过一篇 Notion Wiki 介绍）
• Project：特定周期内（通常是半年、一年）的特化 SOP，知识沉淀中继站

举例：Notion 模版商店 3.0（Project）中，写的是 Notion 模版商店 2023 年的经营作法、累积的 Know-how。每一段时间（通常是一个月或一个季度）梳理并沉淀这些 Know-how 到 Wiki，让 2024 以及往后的模版商店经营都能参考运用。

我们再用一个新员工加入团队的阅读顺序，更能了解其中差异：

先阅读：Wiki（了解团队做事方法、行为底线、各个项目的 SOP） → Project（了解当前年度目标与资源分配，以及怎么使用 Wiki 来解决面对的难题挑战）→ Task（个人行动认领）

四、Sprint：以双周为单位冲刺进度，定期盘点工作时数和达标率

Sprint 是敏捷开发常用的模块，直译是「冲刺」，在 Notion Project 里我们可以将 Sprints 理解为：

与任务相关，做为一个容器来组织工作时间。

Sprint 的好处在于：让你可以区隔「现在」与「未来」的任务，专注在当前目标避免分心。

以上图为例，我们团队目前的用法是，以两周为周期来做冲刺与回顾，：

1. 每月团队共识会时，会分配每一个任务的 Sprint，例如【文章】PAI 系统这个任务是属于 Sprint 3。
2. 行动负责人自行分配 Deadline，必须在 Sprint 内。
3. 若要临时更动任务的 Sprints，请找项目负责人到大群询问，不能自行更改。

这样一来，能确保团队成员的任务自主性，也能确保任务会在该周期内完成，如果提前做完，按照远距项目小组的文化，就能提前放假 🥳，比起传统职场被绑在办公室来说，更鼓励大家用把效能提高提前把任务做完！

至于 Backlog，则是尚未分配 Sprint 和截止日的点子，等待下一次会议或未来分配。

💡另外若有些任务在当前 Sprint 内无法完成，Notion 也是有一个功能，能一键移动所有上个周期的任务到下一个 Sprint：

中文优化版的 Notion Project 模版领取

我将我们团队整份的中文化、优化版的 Notion 团队工作、项目管理系统打包成一个模版，放在下方连结内，如果你需要一个完整能有效追踪团队工作进度、减少会议时间，不再档案管理上迷失方向，建议你收藏这个模版，相信能省下你自己建置的 10+ 个小时，并且真正升级团队的工作生产力：

🎁 结账时输入「NProject200」，即可获得限量的 200 元折扣码！

个人知识任务管理系统 PAI？

如果你有参加过我们的 Notion 在线训练营，会知道我有基于 PARA 这套系统，重新优化、提出一套我认为更适合现代人的【PAI 个人知识＆任务管理系统】。

除了简化了 PARA 又多又繁杂的数据库，只剩下 3 个（项目项目、行动任务、外部信息箱），舍弃 GTD 一堆无效的文件夹标签，留下收集箱和一个任务一张卡片的原则，最后再把 TTL 生产力日记整合进去，让写日记时能一眼看到自己今天完成的任务和行动，不再需要空想。

我近期会找时间再来把 PAI 系统也写成文章，或者拍成影片教学。

基本上只要熟练这两套系统（多人团队 Notion Project、个人应用 Notion PAI），你可以说是完整掌握 Notion 的精髓核心了，真正将人生放进 Notion 里 🤘🏼。

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本文转贴自：雷蒙三十（原文连结）

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