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該認真的時候總是分心？3 個改變讓時間一到就有專注力

設定每天的專注時間，推進一件重要的任務，這個道理大家都懂，只是為什麼這樣安排出來的時間，卻往往無法真正的專注呢？如果你也有類似困擾，可以搭配這篇文章想跟大家分享的 3 個技巧來解決。我們都希望每天可以有更多的時間專注在重要的任務上，但是，有時候我們規劃了一些時間，但是時間到了卻還是三心兩意、拖延分心，無法真正的專注。又有些時候則是我們工作生活上的雜事太多，感覺時間都被切割得很零碎，最後這些零散時間也往往在忙亂或偷閒中渡過。我們甚至也試過很多「專注工具」，但無論是限制自己上網，還是聽專注音樂，卻都不一定能夠真正保護好專注時間，還是很容易分心、拖延或陷入忙亂狀態。我們當然也知道「保護專注時間」的重要，問題是「安排時間」跟「專注」好像是兩件事情，有沒有什麼樣具體的技巧，可以讓我們真正保護每天有限的專注時間呢？無論是你希望可以有更多時間專注在重要工作上，還是你希望可以每天都掌控一點點有限的專注時間來推進自己的斜槓，今天這篇文章，就跟大家分享我保護自己專注時間，並讓自己在這些時間可以保持專注的幾個技巧。對上網生產力有要求的朋友，可以試試看： Arc 瀏覽器 windows 版測試心得，用四大介面改造升級專注工作流 1. 專注前，要先完成準備步驟。專注時，要立即進入核心。可以讓我們專注去完成一個任務的時間是很寶貴的，但是，如果一個任務要「從零開始」，卻往往是難以進入專注狀態的。所以，我們第一個要避免的錯誤，就是在專注時間中從零開始做一個任務。反過來說，我們應該讓任務在進入專注時間之前，已經是準備好可以專注進入重要核心部分的狀態，這樣專注時間才會真正實現。例如我打算利用每天固定的時間寫一篇部落格文章，假設我設定在晚上 8 點，但我到了晚上 8 點時，連文章的題目都還沒確定？或是也沒有準備好大綱？還缺少一些關鍵的案例與資料？試想看看，這時候要分心找資料，要游移不定的想題目，還有辦法進入專注的狀態嗎？反過來說，我可以先利用其他零碎的時間來完成這些「準備步驟」。先利用空檔設定題目、完成大綱、找到一些基本資料，這時候到了晚上 8 點，我的寫作任務已經準備要進入「最核心的寫作」部份了，這樣我就真的可以專注在寫作上。（延伸閱讀：[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟） 2. 確認自己在專注時間要產出的成果，才能保持專注。上述的問題在於，我們很可能只是安排了專注時間，但是任務到底要做什麼？卻等到專注時間才開始想，「東想西想」是最容易讓人分心、拖延的，這就是我們為什麼安排了時間依然無法專注，可能的原因之一。這時候可能延伸第二個問題，我們希望自己有更多專注時間，但要在專注時間產出什麼具體成果卻很模糊，這樣一來，有可能我們連自己要專注去完成什麼都不知道，又如何有效地專注呢？例如在生活中有孩子的父母，可能意識到專注在親子時間的重要，或許設定了一些想要專心陪伴孩子的時間，但在這些時間中我們卻很容易放不下那些自己的工作、興趣，忍不住開始拿起手機看個郵件、滑個資訊。甚至很有可能在這樣的專注時間中，大人小孩一起分心，最後無法創造優質的親子時間。反過來說，或許我們可以設定一些親子時間明確要產出的成果，像是我想創造孩子能有更多的動手做做看的體驗，所以我整理了一則摺紙筆記任務、一則積木筆記任務、一則畫圖筆記任務，裡面我會設定一些下次要玩玩看的成果，例如摺出一個恐龍樂園。而當我進入安排的親子時間時，我會跟孩子討論並選擇主動完成其中一個有趣的遊戲任務成果，這樣的過程，幫助我和孩子都可以更專注地投入在這段時間中，心無旁鶩，因為我們明確知道自己想要挑戰完成什麼新的成果，並且這樣的成果也會讓這段時間變得更有價值與收穫。（延伸閱讀：如何從生活小事培養專注力？我的 5 個親子練習技巧經驗談）目標明確、成果明確，知道自己在這段時間要產出什麼，才有專注的內在誘因。而且，因為自己對這段專注時間要產出的成果有明確定義，就比較不會被其他任務拉走而分心，像是上述的親子時間成果的設定，就讓我看到這段時間跟工作有同等重要性與價值。通常分心都是在於我們也不知道自己到底要做什麼，以及沒有明確設定有價值、有意思的成果。 3. 固定時間可以是彈性的、分段的，關鍵在於時間品質。我們在安排專注時間時，常常會想要擁有固定的專注時間，例如早起的兩個小時，晚上回家後的三個小時等等。我自己的經驗是，如果是我一個人生活的安排，這樣的專注時間或許還能做到，但有了家庭與小孩後，這樣的專注時間確實有點奢求，而且變動性也很大。但也因為這樣的機會，讓我慢慢體悟到，所謂「固定專注時間」其實可以是彈性的，關鍵不是哪一段時間要專注，而是每天要固定累積多少專注在某件事情上的時間，任務可以分段推進，更重要的是專注時的時間品質。例如我很想早上早起專注兩個小時寫文章，但現實的情況是有時候小孩早起了就要陪他，也需要花更多時間準備小孩早餐與上學，更重要的是有時候逼自己早起反而精神不好，這段時間的產出品質不佳。反過來說，或許我先比家人早起 30 分鐘就好，但這 30 分鐘就投入在我的文章寫作，幫我完成文章的第一段開場。接著上班的午休時間，我再利用 30 分鐘完成文章的第二段論述。通勤的時候處理前面說的那些準備步驟，這樣晚上回到家，小孩睡著後，我給自己 60 分鐘的時間把文章的論述與結尾完成。這樣一來，我還是每天固定「累積」兩個小時的專注寫文章時間，只是每一段專注產出一部分的成果，並且利用我更容易掌控、更有精力的幾段專注時間，分段把重要任務完成，這樣的專注時間其實也有很高產出。而且，比起早起或晚睡的專注時間卻因此精神不好，前面這樣分段的專注時間，反而讓我在這些時間中都是相對有足夠精力處理重要核心任務的狀態，這樣的專注時間也更有品質。後來我的工作上有更多同時進行的專案任務時，我也發現上述這樣的「分段專注時間」的方法更適合我們大多數人的工作、生活狀態。我們要追求的是每天「固定累積」某個數量的有品質時間在某件重要事情上，並接受我的工作流程就是會被會議與臨時意外干擾的現實。有了上面三個技巧：專注前，要先完成準備步驟。專注時，要立即進入核心。確認自己在專注時間要產出的成果，才能保持專注。固定時間可以是彈性的、分段的，關鍵在於時間品質。那麼我們搭配「番茄鐘」來推進分段專注時間的成果，或是搭配「專注音樂」來讓自己專注在重要內容產出上，還是透過「時間追蹤工具」計算自己每天累積的專注時間，有上面三種技巧的搭配，這些專注工具才會真正產生效果。這就是我幫自己設計專注時間，並且在專注時間可以保持專注力的技巧，提供大家參考，也歡迎回饋討論。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文標題：2023 試試看這樣安排專注時間，3 個改變讓時間一到就有專注力）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 9, 2024

Joe 的時間管理術｜電視轉台、追連戲劇、看新聞台都在浪費時間？ Push VS Pull 我的「看電視」策略

這兩日有網友寫信來問我問題，其中問到我對看電視的看法。我自己不排斥看電視，雖然平常沒有看的習慣，但休閒時間當然一定也會看看電視。唯一我跟其他人可能不太一樣的，是看電視的方式。因為我總覺得大部分人看電視的方式是非常浪費時間的，那會把你的時間切成零碎，減低了我們做正事的「時間完整性」。所以在此把我的原則分享給各位，或許對些較年輕的朋友能有所幫助 – 好的電視策略，能讓你拿回自己「時間的主控權」。不要轉電視很多人習慣吃完飯後就躺在沙發上漫無目的的轉台。每台就算只看一兩分鐘，以現在第四台的台數而言，隨便兩小時也過去了。當然，對很多人而言，可能也沒在認真看，只是在放空。可是，也不至於每天都需要這樣放空吧？更不需要每天都花這麼長的時間放空。轉電視這行為除了對於放空與放鬆有幫助以外，在「時間投資」上其實效用是非常低的。首先，這樣看電視，你根本甚麼內容也沒看進去。二來，就算看到甚麼內容也只是從一半開始，終究那節目也看不完整。很多人或許會反駁，本來我也沒打算看完整，就隨便看看「打發時間」。那這其實更是個警訊。因為除非你已經很成功了，不然哪有這麼多時間好打發的？就算要打發時間，又幹嘛非要待在電視前？你應該還有更多別的事情可以做吧？讀兩本書、運動運動、聯絡朋友、去外面散散步，最少都會得到些甚麼；只是單在沙發上轉電視、除了讓自己變胖以及虛擲時間外，其實毫無任何正面回饋。就算自己需要一些時間放鬆，也可以盡量把這樣放空的時間縮短，或是不要每天都這樣轉電視。若每天都要花一兩小時這樣待在沙發前，實在也太浪費人生了吧？不要透過有線電視看連續劇連續劇的可怕，在於它剝奪了你的自由度。明明你該讀本書、回封信、整理房間、甚至運動運動，可是你記掛著 9 點要看連續劇的事情，就打斷了你整個晚上的作息。因為你要看固定連續劇，你得把這時段空出來。比方說早早吃飯洗澡、8 點 50 就打開電視等節目開始；好不容易到 10 點節目看完，可能還又轉了電視半個鐘頭才離開。結果為了一個連續劇，你其實賠上一整個晚上的時間。最後對你真正有意義的事情可能一件都沒做。不要看新聞從我的觀點而言，新聞已經是比連續劇更浪費時間且沒有意義的節目了。這幾日趁中午在外吃飯的時間，我稍微聽了幾則。「散佈李宗瑞的影片，有人被逮捕」「大S是否懷孕」「酸菜漲價了，牛肉麵店叫苦連天」其他當然還有哪裡做了甚麼創意料理、某人發生甚麼客訴新聞記者去採訪、捷運站告示牌北方不在圖的上面這類內容。總之，都是一些莫名其妙、且對你我人生毫無意義的消息。現在的新聞，就算是打著「獨家」二字，也往往是些讓人啼笑皆非的內容。我自己是已經接近十年不看新聞，最多是中午吃飯時店家有放就順便看看。不看新聞這概念最近終於有比較多人能理解了，但早先每次我說我不看新聞大家都覺得很訝異。老是有人反問我「不看新聞？那怎麼接收新知呢？」當然還有很多別的方法可以接收新知。事實上，電視新聞根本無法給我們甚麼新知。而且最可怕的是，他是一種「被動接收」的管道。被動接收的意思是：你不知道今天的內容有多空泛，除非你從頭到尾看完為止。可是若你真的需要知道最近的大事，你應該嘗試「主動接收」的途徑。比方說報紙，或是新聞網站。報紙、新聞網站與電視新聞最大的差異，在於新聞網站以及報紙要細讀甚麼的主控權完全在你手上。新聞從業人員當然可以認為「大 S 有沒有懷孕」、或是「 36 度的車內、奶油幾秒會融化」這類事情很重要是讀者需要知道的事情，並堅持放在版面上。但你在瀏覽標題後，卻「可以選擇」你是否細讀這些事情。如果標題翻過後發現今天的報紙或新聞網站沒有你感興趣的事情，五分鐘就可以把報紙放下或是跳離新聞網站。可是看電視新聞，你得忍受一小時毫無內容的「訊息」以及「獨家」，然後等到一小時過後，才發現看了一堆對你人生毫無意義的資訊。這在時間利用上，就天差地遠了！學習以Pull策略來看電視事實上，電視是個好媒體，只是你要以主動的方式來看，也就是要採取 Pull 策略，而不要被動地待在電視前面，被節目 Push 資訊。可是怎麼叫做 Pull 策略呢？像我自己偶爾也會看些連續劇也看些日本的大河劇，可是我很少是每天定時守在電視機前面看。大部分都是等連續劇做完後，一次買 DVD 回來看。這方法讓我可以控制「何時觀看」、「以及每次投入的時間長度」。此外，我也可以避開廣告、可以避開廣告所造成想轉去別台晃晃的誘惑，可以讓我專注在「我空閒的時間段」內看到想看的東西。時間多，可以一次看三四集；時間少，看一集也可以關掉。讓節目填補零碎時間，這就是主控權；而不是讓自己被電視節目奴役著。電影也是一樣，看第四台的電影除了畫質音質不好外，最大的困擾是時間被綁住。可是看 DVD 或是壹網通，你則有最高的主控權。就算中途來了個電話甚麼，你都能暫停去處理。這樣才是讓娛樂配合自己的時間，讓自己在忙碌的空檔、或是特別的休息時間中進行娛樂，而不是把時間這重要的資產拿來配合電視節目。電視新聞更是如此。透過網路，你一樣可以看到各類大事，可是你可以「主動篩選要看哪些、不看哪些」。有興趣的事情你還能繼續透過 Google 去做「延伸閱讀」。你想知道香港學運、敘利亞的狀況、油價狀況，都能主動再去查。這是電視新聞無法帶給你的東西。至於電視新聞雖然有圖、有訪談、有記者會，可是你我都知道那些東西大多沒意思。找路人的訪談通常都是篩選過、支持特定論點的結論。退一百步想，我又有甚麼道理非要知道那些路人在想甚麼？他們覺得某件事情好與不好，跟我有甚麼相干？大S有沒有承認懷孕，跟我的人生又有何關聯？我為何非要知道新聞當事人在麥克風前面說了甚麼？更重要的是，我需要知道甚麼東西，為何是讓這些新聞從業人員來主導呢？避開電視新聞，就等於把自己的主導權拿回來。至於想採取 Pull 電視法的朋友，除了透過 DVD 、壹網通、MOD、Apple TV、GoogleTV 這類方法外， Bryan 之前介紹的 TIVO 也是個好方法。這機器讓你能把想看的電視透過點選節目表的方式記錄，並在該時段自動啟動幫你錄下來。你就可以等到自己空檔的時候慢慢地觀賞。這也是一種讓電視節目配合你的時段，並讓你能把時間利用最大化的一個方法。別忘了，電視終究只是休閒與消遣。應該讓這類事情用來填滿你重要事情間隔的零碎時間；而非讓電視主導了你每日的時間安排，甚至把你的時間切的零碎。所以把被動看電視( TV Push )轉換成主動看電視( TV Pull )，會是有效利用時間的一個重要關鍵喔！ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 1, 2024

接案、自由工作者與創業者，勞健保與退休金怎麼安排？

上班族偶爾斜槓兼差，或是創業前做準備前兼差試水溫，還有一群人是以接案維生，網紅、攝影師、藝人等職業，這些職業該怎麼為自己安排勞健保與退休金呢？我們先來看一張圖！（圖／優雅阿姨提供）（左半）正職工作與部分工時，雇主與員工屬於「雇傭關係」，勞保與退休金容易被遺漏。（右半）多元接案與一人公司，業主與接案者屬於「承攬關係」，接案者要自己規劃保障。 (下方）補充保費依所得性質課徵，對象為「自然人」與「雇主或業主」。接案者若設立公司開立發票或收據給業主，屬於「營業稅或營所稅」範圍。接下來，我來說明一下。有正職工作的斜槓雇用關係正職工作雇主應負擔勞保、健保與退休金，缺一不可，但下班後偶爾打點工，在兼差的公司屬於「部分工時人員」就與打工族一樣。部分工時人員屬於「勞工」，指有一定規律時間須依雇主指令工作，通常需要待在固定地點，每周或每月有固定的工作時間。便利商店、餐廳、寒暑期打工，都是屬於這種情況，雇主與勞工屬於「雇傭關係」。勞保與勞退的計算，可以參考《打工族要注意！部分工時勞工的勞保、健保與退休金怎麼算？》勞保要保、健保不用、勞退要提撥健保：屬於國民保險，只要在一個單位投保即可。勞保：受雇者只要是勞工，不論正職或兼職，都要加保。勞退：事業單位只要適用勞動基準法，就需要為員工提繳。勞保與勞退都是可以重複的保，與事業單位有幾人無關。提醒老闆們還是照法規走，如果沒有為員工加保勞保，若員工工傷就會是雇主的責任。承攬關係接案工作者可以自由決定工作地點、時間、方式與內容，具備高度自主性，與雇主沒有從屬關係，這屬於「承攬」。例如：影片剪輯、活動攝影、網頁建置、平面設計等等。如果接案工作者本身有原本正職工作，勞健保與退休金，就是跟著正職工作的公司處理。承攬關係，勞保與退休金不需要，但可能會有補充保費。對公司而言，承攬關係叫「外包工作」，讓公司資源做最有效的運作。有些企業會為了減省人力成本，而選擇「承攬契約」的模式與勞工簽約，但是要提醒的是，老闆們承攬關係不是依照契約上的名稱，而是依照實際工作的情形。接案工作者、一人公司當接案工作者無正職工作，專心接案「無一定雇主或自營作業」時會選擇參加職業工會。投保勞保與健保，但無勞退。健保：藉由職業工會投保，不讓保障中斷，屬一般保費範圍。勞保：藉由職業工會加保，不同工會職災保險費率不同。勞退：因無雇主，因此不需提繳。「公司投保」與「職業工會」的差別，因無雇主，簡單來說自己負擔的比例會比較多，有機會再來寫職業工會的勞健保計算。老闆叫你自己去保，通常就是走職業工會這條路，自己投保等同幫老闆省了公司負擔的部分，也不是不行，但就跟老闆談高一點的薪水，為自己的保障打算。但保障不給、錢也沒給到位，去檢舉吧！讓勞動局教教老闆法律常識。勞保中有老年給付屬退休金，但沒有勞退可以領，透過職業工會投保，要自行規畫退休金。補充保費參加職業工會繳納的是「一般保費」，接案工作者經常也得面臨「補充保費」。起扣點2萬元常見是薪資所得或執行業務收入補充保費費率2.11% 如果投保職業工會，可提供業主「在保證明」不須被扣補充保費。但有正職工作的接案者，如果難以向雇主開口「我在兼職」，補充保費省不到。業主無論有無幫外包繳補充保費，仍會被扣屬於雇主負擔的補充保費，金額計算與國稅局所得資料有連線，逃不掉。接案工作者可能還想知道「執行業務所得」是什麼？薪資與執行業務所得的差別「各類所得扣繳制度」保護自己「不被欠款三步驟」創業準備軍，四面向判斷設立公司與否「我要開公司嗎？」 -- 本文轉貼自：優雅阿姨（原文標題：協槓接案族、創業預備軍與一人公司，勞健保與退休金怎麼安排？）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 29, 2024

【2024 遠端工作】工具推薦（下）「外接鍵盤」、「無線滑鼠」挑選原則與推薦

每逢要去外地，或咖啡廳工作，我都會帶上我戲稱為「遠距工作三本柱」的工具們出門，包含主動降噪耳機、外接鍵盤、無線滑鼠。上一篇，我先介紹了主動降噪耳機的選購與評測，請看《【2024 遠端工作】工具推薦（上）「主動降噪耳機」挑選原則與推薦》這一篇文章，我要來介紹外接鍵盤、無線滑鼠。在咖啡廳用筆電用久了，姿勢容易痠痛的問題，可以靠把筆電架高稍稍緩解；可是筆電架高後，用起來又會很不順手的問題，怎麼辦呢？後來我發現，只要有外接鍵盤、無線滑鼠的幫忙，就不是問題！遠端工作必備｜外接鍵盤通常在咖啡廳工作，我喜歡用筆電架將電腦稍微架高。但這樣做的代價，就是雙手往往得異常扭曲，才有辦法使用筆電本身的鍵盤。怎麼辦？只好外接一塊鍵盤囉！第一優選， Logitech K380 對於外出鍵盤，我對它的期待很單純：輕便好攜帶：不然我還要你幹嘛！無線首選，最好還要能同時連接多個設備：不是每家咖啡廳，都有寬大且附上插座的座位，因此線材的空間還是能省則省。篩選過一輪後，最後我入手的是 Logitech 的 K380 。重量輕、尺寸薄，最大程度滿足了好攜帶的需求。同時它也支援跨平台使用，不管你是 Apple, Windows 還是 Chrome 系統的使用者，這把鍵盤都能無痛連線使用。此外，它最多能同時連線三台設備的功能，也解決了我外出工作時，偶爾需要在不同設備上打字時的困擾。比較可惜的是，在極大化輕便、好攜帶優勢之餘，這把鍵盤也捨棄了獨立的數字鍵盤，鍵程也多有妥協，所以敲打起來的手感，終究比不上機械鍵盤來得爽快。不過，如果你願意在重量上稍微退讓，那麼市面上也有很多小尺寸的無線機械鍵盤，可以滿足你挑剔的手指。又或者，你也可以像我一樣……專門準備一把機械鍵盤放在家裡用，輕便、手感我全都要（握拳）。遠端工作必備｜巧控板（或無線滑鼠）筆電架起來、接上外接鍵盤之後，最後一個令我頭痛的問題，就是得找一顆好用的無線滑鼠（對，我的外出工具幾乎都是選無線）。原因是，若你繼續使用電腦原本的觸控板，整個使用體驗會非常詭異：每當你想要移動鼠標，就得伸長手去使用觸控板；之後再把手縮回來，繼續使用鍵盤。這流程實在反直覺，我始終更習慣左鍵盤、右滑鼠的使用流程。由於我是 Macbook 的使用者，加上我平常沒有重度設計需求，所以這回倒是不需要太多比較，馬上就入手了蘋果的巧控板。你可能會懷疑，不就是塊功能都一樣的觸控板，有差這麼多嗎？有，差非常多！這塊巧控板讓我感到最值回票價的部分，大致有以下兩點：改善操作流程：在外接鍵盤的右邊擺上一塊巧控板後，整個使用體驗就再次回到最熟悉的「左鍵盤、右滑鼠」的配置裡。跑到咖啡廳工作，難免會有一些需要妥協的地方，若你的工具能讓你舒服進入專注狀態，絕對值得投資。觸控面積加大：巧控板帶來的另一個優勢，是更大的使用面積。雖然 Macbook 本身所附的觸控板的面積，早屬於市售筆電的前段班，但在運用三指拖曳、上下滑動等手勢的時候，我還是常常「出界」。若你也有相似的問題，面積更大的巧控板，肯定會讓你心滿意足。同場加映， Logitech Mx Master 3S 若你是比較喜歡用滑鼠的人，那麼我很推薦你給這顆滑鼠一個機會。講求攜帶性的人，同系列也有 Mx Anywhere 3 可以考慮，但這顆滑鼠尺寸跟我的手掌不大合，握起來不太舒服，所以最後我還是決定犧牲一點攜帶性，選擇 Mx Master 3s。長話短說，Mx Master 3s 在滿足改善操作流程、無線等基本需求之餘，它讓我最滿意的部分，在於可以快速捲動的電磁滾輪，還有充滿無窮潛力的 Logi Options+ 自訂功能。電磁滾輪提供了絲滑、流暢的滾動手感（滾起來不會像一般滾輪一樣，有很明顯的顆粒感，推薦親自體驗！），Logi Options+，則讓你能自訂 Mx Master 3s 各個按鍵的功能（ex. 將翻頁鍵指定為全選功能），甚至還能設定捷徑，按一顆按鈕就觸發一連串指令！若你熟悉 RPA / Zapier / Mac Automator 等設定，這顆滑鼠絕對能為你帶來無窮樂趣。怎麼選購外出工作設備？最後，來聊一聊到你底該怎麼選購外出工作的設備。或許會出乎你意料，我其實不推薦你網購，也不推薦你直接照著我的推薦，入手上述產品。原因是，選購這些工具的終極目標，是要幫助你在外出工作的時候，能輕鬆進入專注狀態。每個人的需求，進入專注狀態的方式也都不一樣，適合我的工具，未必適合你。所以，在掏錢之前，我建議你應該先仔細思考 4 個問題：通常，我都怎麼進入「專注」狀態？是靠音樂、白噪音，還是完成特定的前置準備？外出工作 / 遠距工作的時候，有哪些因素，讓我無法按照習慣的方式，進入專注的工作狀態？有哪些工具，可以滿足我的需求，幫助我能用最習慣的方式，進入專注狀態？這些工具，彼此「組合」起來的效果好嗎？在最一開始，我從沒仔細想過上面這 4 個問題。所以一路走來，花了很多冤枉錢、買了一堆根本於我無益的產品，最後才摸索出這 4 個採買原則。基於類似的理由，我也推薦你優先選擇現場購買，而不是直接網購。因為只有實際到場試用，你才能評估它們究竟能否相互搭配，替你的工作狀態加分。就連我自己，當初也是帶著我手上的家當，到實體店跑了好幾次，才做最後選擇。總之，花點力氣想想自己的需求、別忘記選購工具的目的，把握這兩項原則，我相信你也能找到用得順手的利器！如果你想了解更多遠端工作好用的工具與設備，可以參考這一篇《把家改造成辦公室！「遠距工作」過來人分享 3 類設備升級考量，遠離痠痛更能專注》！ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 28, 2024

【2024 遠端工作】工具推薦（上）「主動降噪耳機」挑選原則與推薦

「哇噻，不過就是來咖啡廳做點事情，你的『傢俬』也太多了吧？」每當和朋友相約在咖啡廳做點事情，看著我從背包裡翻出一樣又一樣的道具，朋友們往往會搖著頭、發出類似的讚嘆。的確，每逢要去外地，或咖啡廳工作，我都會帶上我戲稱為「遠距工作三本柱」的工具們出門，包含主動降噪耳機、外接鍵盤、無線滑鼠。今天就趁著這個機會，來開箱我的三本柱，以及聊聊我挑選工具的重要原則。遠端工作必備｜主動降噪耳機先從「主動降噪耳機」開始吧！我的遠距工作三本柱中的一本柱，是主動降噪耳機。如果你跟我一樣，是工作時喜歡聽點音樂的人，那麼準備一點預算入手一副無線主動降噪耳機（若能買到耳罩式的更好），絕對是筆划算的投資。你可能會想問：一定要耳罩式的嗎？我平常也在戴像 Airpods Pro 這種入耳式的主動降噪耳機阿，有什麼不好嗎？為什麼建議選耳罩式耳機？這幾年，市面上推出很多真無線耳機，這類耳機雖然輕便好帶，但其中一個硬傷，就是「入耳式」的設計，本身其實不太適合長時間配戴。其中一個原因是，大部分入耳式耳機所附贈的耳帽（也就是耳機上的矽膠套子），大小都並非為每個人的耳道量身打造，因此長時間使用下來，多少會感到有些不舒服。以我自己為例，入耳式的耳機我最多只能連續使用半小時，再多耳朵就會開始不舒服。跟入耳式耳機天生命中相剋的屬性，讓我早早就將目光，投向耳罩式耳機。第一優選 WH-1000XM4／WH-1000XM5 做了一堆功課後，最後獲選的選手是 Sony 的 WH-1000XM4。（註：以下主要介紹 WH-1000XM4 主力使用，目前已經推出新一代的 WH-1000XM5，既保留了大部分優點，還解決了摺疊容易壞的問題，超讚！）對於這副外出工作用的耳機，我的需求很簡單：音質不需要攻頂，有平均以上就好。主動降噪很重要：我喜歡在咖啡廳工作，但咖啡廳的環境噪音很多變，遇到聊太開心的客人、或是離座位離咖啡機太近，多少都會令人分心。藍芽連線，可連接多設備佳：之前戴有線耳機，一站起身手機當場從桌上跳樓的經驗太可怕了…，新耳機必須是無線！綜合來看，Sony 的 WH-1000XM4 幾乎符合了我最核心的需求。它讓我愛不釋手的優勢主要有以下三個：降噪效果顯著： Sony 家的降噪真的是一時之選。戴著 WH-1000XM4 坐在咖啡廳裡，就算你只打開降噪功能而不播放任何音樂，也足以把旁人的閒聊模糊成背景音，降噪效果絕對是水準之上。有的人可能會擔心全天打開主動降噪功能，會影響耳機的續航力。這點倒是不用太擔心，在經過我近 3 年、幾乎每天使用之後，至今我的耳機在充飽電後，都還能應付連續 10 小時開著降噪功能聽音樂的使用，續航力相當可靠。 Speak to Chat 功能：只要你一講話，耳機就會自動暫停播放中的音樂，等你講完話後再重新播放。這點在點餐，或者在需要和同事講話的時候很方便！解決了以往使用耳罩式耳機每當想講話，就得大費周章拿下耳機、講完話再戴起來的煩惱。藍芽多設備連線：戴著耳機正在用電腦看影片，突然間手機響了，怎麼辦？戴著 WH-1000XM4，你完全可以絲滑地暫停影片，使用同一支耳機轉換到手機上講電話；掛上電話後，再轉向你的電腦繼續看影片。中間的轉換，完全不需要處理耳機和不同設備的連線問題。不過，經過一段時間的實驗後，我發現想在咖啡廳裡高效率地工作，光靠製造一個相對安靜的環境遠遠不夠，因為除了環境，「姿勢」也是另一大問題。由於使用筆電的時候，你通常得長時間低頭，若想架高筆電，讓視線與螢幕幾近平行，又會造成很不順手的問題。怎麼辦呢？趕快去下篇看看我的解決方案吧！【2024 遠端工作】工具推薦（下）外接鍵盤、無線滑鼠挑選原則與推薦 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 27, 2024

Joe的時間管理術｜單價判斷與時間投資術

前篇我提到「時間的單價」這一概念。也就是把我們的時間，換算成錢一樣的價值。並透過「做某件事情對你未來能產生的價值」來做為行動上的決策依據。那篇文末，有讀者留言問說： Joe 你好，第一次在這個網站回文:)我也有類似於文章所說的時間價值的想法，但是我有點好奇：如何能知道自己所下的主觀價值真能為未來帶來效益？這確實是一個好問題。雖然我在前文中提到價值來自於未來效益，可是若不知道是否真能帶來未來效益，那不就可能錯估情勢了嗎？做了一堆事情以為能帶來未來價值，結果後來發現根本弄錯了。所以，這篇要更深入的談談「到底甚麼是未來效益」，以便讓大家能更正確的使用「時間單價」這一概念。我自己做了個整理，發現一般人的時間利用大致可以分成三大類：投資導向的不得不為的休閒與浪費而所謂「未來效益」，簡單的講就是要評估一個人的時間有沒有用在「第一大類」的活動上。大部分我們平常的時間，其實都花在第二大類，也就一些不得不為，為了眼前的生存或是責任執行而的事情。比方說每天八到十小時的上班、上學、睡眠、吃飯、或參加一些不一定喜歡但不得不去的聚會等。這些事情讓我們目前免於失業、或是保護住人際關係、或是獲得繼續生存的能量。但那僅僅是一種維護性的行為，對於未來的人生而言，並不會有甚麼加分的作用。唯有你每日有部分時間是放在「投資上」，那對未來才會帶來正價值。下一個可能有人會問的問題會是：「但到底該是甚麼事情，算投資導向的呢」？對很多人而言，投資理財還可以理解，投資時間可能就覺得怪怪的了。時間總是一去不復返，難道時間也可以賺取利息或是獲得資本利得嗎？我的看法是，確實有可能喔！如果我們做些事情，能「增大未來不同領域的報酬」或是「讓未來自己能更省時省力」，這就可以算是一種時間上的投資。以圖型的方式來解釋：一般人的時間利用可能是這樣（圖/張國洋提供）目標遠大的人，他的一天可能是這樣（圖/張國洋提供）最後變成能利用時間的人，他可能一天的時間分配最後變這樣（圖/張國洋提供）為何能利用時間者的時間，在不得不為的比例減少了呢？不得不為的時間之所以減少了，並非他就不工作了，而是可能他的工作能越來越有效率的完成。或是他增加別的條件(如有錢雇用人)，透過別人的時間來縮減自己需要投入的時間。所以這兩點，也就是我前面提到的能「增大未來不同領域的報酬」以及「讓未來自己能更省時省力」的含意！如果這樣還讓你覺得抽象，那我再舉些例子。 1. 讓未來能得到更大報酬的可能包含有 : 甲、智慧乙、職位丙、眼界丁、獲利能力戊、成就己、愛庚、友情/親情辛、幸福壬、更多的時間比方說，讀一兩本書或是擴充生活經歷，有可能可以增加我們的智慧。學習新技能可能增加我們未來職位上的競爭力。跟不同領域的人交流，或是走出去看看世界，或是做自己沒做過的工作，有機會提升自己的眼界。其它如獲利能力、成就、愛等也都是讓我們未來能比現在更好的東西。所以若做的事情能促進上列清單的提升，就是一種直接投資。 2. 讓未來能省時省力的事情可能包含甲、SOP 乙、系統丙、紀錄丁、規劃這部分的事情，則讓我們把平常會「不斷發生」的事情做個有效的整理。讓日後再次要做時，能以一個有系統、統一的方式來執行。甚至如前段提到，如果有這些在手上，必要時我們可以把這些工作指派或是轉移給別人來做。這樣，自己就能空出時間去追求其他更重要的目標，而不是讓自己一直被纏在某些重複度很高的事情上，並把其他更重要的事情不斷往後推延。所以， SOP 也好、規則、流程設計也好，必須考慮對於未來真正的節能省時為出發點。如果一個規則或流程反而讓自己得重工的話，那也是得重頭思考怎麼調整的喔。畢竟花了時間去做某些事情，就是希望能帶來價值。再來，有人可能又會問：「我如何知道做一件事到底能帶來多少未來價值呢？」答案是，我也不知道。從絕對值的角度來看。沒人能告訴你，讀一本專案管理的書、或是來我們網站看文章能增加多少的未來的價值或提升未來成功機率多少%。但時間單價永遠是個「相對問題」，你是拿好幾件事情在相互比較，並透過高低差來決定你該做哪些事情。看電視、讀書、玩 Online Game ，這些放在一起比較，總是可以得出一個對未來幫助誰高誰低的比較出來。也未必人人都相同的。比方說，你的工作是遊戲設計，那多玩遊戲的價值可能比多讀專案管理書來的有幫助也說不定。再比方說，你短期目標是要找到對象結婚，那參加聯誼約會的價值可能就高過讀一本講地殼變動的書。但我也要再次強調的是，並非我很八股的說我們不該懶散、睡覺、休閒、或玩玩遊戲。而是強調，每個人「每天總該」要有些「高時間單價」的事情。如果每天只是吃喝玩樂，或只是求做好分內的事情(如上班下班)，那長期而言人生怎麼樣也不會突然有甚麼好事發生吧？所以，做這些高單價的事情，其實就是讓我們增加未來自我的可能性；講的玄一些，這是在增加自己「帶來好運」的機會。這也是個重要觀念喔。如果你都不提升自己未來價值的話，未來就很難有好事(如加薪升職)。若人生好事發生的機率很低，可是出意外的機率不變，那未來就有可能每況愈下喔。這也是很多人會覺得人生越來越走下坡的原因，因為他都沒有在之前的時間為未來做些投資嘛。另一件要講的是：花時間去省錢通常也不是高時間單價的事情。我就有認識一些人會去剪量販店的 coupon 然後去排隊買特價的絲瓜或是高麗菜之類的。那種事情常常是耗費來回加排隊共數個小時，就算買了 1 元的絲瓜又如何？長期而言，對人生的任何面向其實都沒幫助的！這點有人可能會不以為然，會覺得能省一元是一元啊。所以我要說一下我這觀點的核心思維。錢是我們可以靠資歷累積、以及知識能力所獲取的一種東西。當你累積能力到一定成就時，錢通常會等同的增加。但時間卻不是。時間是一去不復返的，不管你多有錢、多有名、多有能力，你永遠無法賺取更多的時間。所以，我自己的思維中心是，要想辦法增加自己能去追尋夢想的時間。換言之，用錢換時間，值得；但用時間換錢，就得小心考量了。在這前提下，你現在的時間，最該去累積日後的資本。不管是提升自我能力、增加未來賺錢的競爭力、交朋友、增加名望、或是任何事情都好。但排隊買特價品，剛好是反過來的一個概念。我們把寶貴的時間，拿去節流一些小錢。可是這節流下來的小錢，將來能對人生有甚麼助益？能帶來更多的機會？更多的錢？幫我們未來節省更多時間？其實常常都不會。不是嗎？他只是讓我們得到了一次性便宜的蔬菜或是衛生紙。這些東西用完，也就沒了。但同樣，你那不會再回頭的時間，也隨著這行為消耗掉了。這是我覺得排隊買特價品不應該之處。賺大錢能提升未來的效用，省小錢卻只是消耗罷了。這也是為何我會建議大家把時間的單價列出來的原因。因為當你用同樣的單位考慮問題時，花數小時卻只能省個 30-50 元的事情，就絕對會讓人覺得很笨的了，不是嗎？ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 26, 2024

美國職場分享｜美國企業紛紛要求員工回辦公室！我如何逆風，向老闆要求遠距工作？

2020 年初，COVID-19 疫情蔓延到北美。三月初我從猶他滑雪旅行回來，沒隔幾天公司突然宣布 shutdown，然後基本全美國白領都開始了遠端工作。時間快轉到2023年，疫情已經基本上在美國結束了。而灣區各大公司的高層們，看著蓋得美輪美奐的辦公園區，員工餐廳冉起的炊煙，和那放眼望去寥寥可數的幾名員工，心想：該讓大家回來了吧...然後一個接著一個，宣佈了 back to office 的政策，然後冠上一個冠冕堂皇的 “for better collaboration”。從一開始軟性勸導，出台各種誘因，到後面開始統計各部門員工刷 badge 的次數，給各部門的 VP 施壓，到全公司都必須起碼回公司三天，變成大部分公司的標準政策。我的公司也不例外。我在灣區一家上萬人生技藥廠的全球供應鏈部門工作，負責公司抗癌症生物藥的生產規劃和全球分配。而我和老婆，在疫情開始後的前半年，求婚，結婚，買房，一下子全到位，隔兩年也生了寶寶，正在享受在家上班的彈性，以及加州陽光下愉快的小家庭生活。回去上班？接受那灣區上下班交通堵塞的煎熬，一天花兩三個小時卡在路上，回來之後還得忙孩子吃飯睡覺？ No way！當時新來的 SVP 已經正式宣佈：我們希望大家都回來上班，特別是未來新開出來的缺都會是 on-site 的。我開始到處打聽，終於聽到了我想聽的 - ” 遠端工作的申請會是例外中的例外，但公司政策永遠可以有例外，而我們需要證明自己為什麼值得是那個例外。“ 於是我開啟了幾個月和老闆們以及公司上層談判的過程，最終順利在全公司回流的 2023 年後半，逆風轉成全遠端工作的員工。我說服公司，轉成遠端工作的 4 大主因回過頭來看，我回歸納這幾個點，是我能順利從公司拿到遠端工作的主因： 1. Reputation 對公司來說，遠端工作需要比基本還要高的信任，而我們過往的工作表現（前幾年的Performance Review）和同儕對我們職業道德的回饋，就成了最好的背書。可能因為亞洲教育背景，我對自己工作的要求挺高，過去幾年都拿到最高的績效考核，也連續幾年拿到公司所謂 Key Contributor Award。在這幾年工作的累積，同事、自己或其他部門合作過的主管們都可以為我的責任感和效率背書，這些名聲上的支撐讓我的要求充滿底氣。 2. Criticality 我認為，如果你手頭上持有著不可取代的 portfolio ，或有很強的專業技能讓公司不想失去你，這也是很可以在談判桌上加分的一個點。這幾年來我一直在全球供應鏈部門裡轉換角色，每一兩年就掌握更多技能、經驗、推動專案，並且開始負責更重要的產品，一直到現在，我掌管規劃公司未來重點發展的生物抗癌症用藥在全世界的生產運輸，而這是 CEO 在未來十年內要持續專注投入的地方。所以以一個在部門裡角色的重要性來說，我在階層內佔到了最有能見度的位置，雖然組織裡沒有人是不可以被取代的，但我讓同事和上層們都很清楚，失去我會是一個很大的損失！ 3. Transparency 讓公司知道，你有一個需要遠端工作的好理由，以及你會怎麼完成工作上的任務和期待，我認為是一個很好開啟對話的方式。首先，你要有一個可以說服其他人的理由。最好的幾個理由我認為：第一，是家庭，工作基本就是為了支持家庭，而我們是剛有寶寶而且無後援的移民新手爸媽，這變成很直接也合理的要求。第二，可以是交通和住家距離，疫情之中很多人往遠處搬，而我們也是其中之一，在灣區外圍負擔得起的地方買了一個小窩，如果要上下班，起碼會耗掉兩個半小時。然後我認為可以做的是重申這個遠端工作只會維持甚至增進我的工作效率，如果硬要回公司，除了得邊開車邊開會，也失去體力和效率，反而會有負面的影響。 4.Management Backing 最後到真的要遞申請了，直屬上司們的大力支持的就真的很重要了。主管的完全信任是第一關，而這很大一部分是上面三點的累積。遠端工作對應的是自主作業能力和責任感，每次的1 on 1，我會在起碼幾小時之前送去一份agenda，列出當天我想討論的點，他應該知道的事和我需要幫忙的地方，證明是我積極主動而且是有組織性的人。除了職業操守和能力之外，我認為跟主管有健康的個人關係很有幫助，讓他願意為你挺身而出爭取想要的東西，我個人是一直維持很透明的溝通，包含偶爾分享一些家裡的狀況，這讓主管知道我是真的有需要而不是只是懶得來公司。我和主管合作把上面幾點整合起來：在給部門 SVP 的信裡面，首先寫到我的個人生活在過去幾年疫情有了很大轉變，結婚搬家生子，回到公司工作已經不再是容易的事。然後老闆把我過去幾年的豐功偉業都加油添醋地寫出來，加上我目前負責的產品和專案重要性，接著是聲明他完全支持的態度以及理由，最後也許是很關鍵的，他寫了一句如果這個要求被拒絕，我可能會把我的天賦帶到其他公司去（NBA 梗）。就這樣，我得到一封回信，請我正式把申請從 Workday 系統裡送出，於是我順利正式的變成遠端工作者了！成為遠端工作者後，４個方法與同事協作遠端工作，最需要調適的除了工作和生活的時間切割之外，我認為還有自己心態的調整。在大家都固定回公司碰面，而自己老是在家視訊開會的時候，我得清楚知道，因為追求家庭生活的平衡，我選擇性地犧牲了跟同事的交流，也許還有在職涯上更好的發展。職涯成長到一個程度之後，和同部門/跨部門同事之間的關係和人脈，很多時候不比工作上的表現來得次要。雖然我們選擇家庭和生活為重，但也未必一定得完全犧牲發展。在這裡也建議幾個小方法，我自己會用的給大家參考：盡量開視訊攝影機：這樣做的好處應該不用多談，畢竟我們人不在現場，不管跟在哪裡的人開會，露個臉，別人在 present 的同時，時不時做個表情還是應該的，"virtual collaboration"嘛。在會議裡多發言：我在職涯初期就開始要求自己這樣做，一直到現在遠端工作更覺得這件事的重要性，畢竟很多人即使在開會現場，心也是飄到其他地方的，如果你在遠端卻是非常engaged，給人的感覺就不再那麼遠了。定期的和重要人士約 1 on 1 的聊天：科技讓距離不一定跟現實的一樣遙遠，我們既然失去了跟大家面對面 chit-chat 的機會，就不要忘了付出多一點努力建立橋樑！在有重要會議或重要的人來拜訪時，還是跑一趟露露臉吧：如果大家知道你平常在遙遠的家裡工作的話，還會覺得你特別在意這次碰面的機會呢！祝遠端工作的大家也能身心平衡！想追求遠端工作的人早日成功！ – 本文由 Justin Lee 投稿刊出（本篇文章不代表平台立場）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 25, 2024

Joe 的時間管理術｜時間的單價

前面講了一些工具使用，這篇要來談談一個我覺得很重要的概念，就是關於「如何決定事情的優先順序」。前篇我提到：我會在我待辦事項清單中，把所有事情都列入。通常也都會暫抓一個預計完成時間。而每天會在捷運上稍微瀏覽過一遍今日到期的待辦事項，並考慮哪些是一定要今天做，哪些可以往後調整。（前一篇：Joe的時間管理術｜以遺忘為前提的管理術）但我知道，一定很多人會問：「到底這調整的邏輯是甚麼？」是根據急迫度嗎？急迫度當然是一個條件。但我得提醒的一個重要觀念是：你要想辦法跟時間賽跑，如果你每日要做甚麼事情全是根據急迫度來決定時，那表示你的人生已經處在一個非常危險的邊緣了。這表示你的生活已經幾乎是被命運推著跑，大部分事情你都只能被動的因應，而有些不由自主了。如果不改善，最後你將完全失去自主選擇的權利，只能完全被動的讓自己到處救火。很多 PM 覺得做專案很慘，因為得到處救火；但這起點其實完全是因為在一開始還不用救火時沒有正確的把自己時間分配出去。讓自己不用救火的事情之前沒做好，之後自己就得被動反應了。所以，你必須在還沒有變成那樣前，先有「另一個篩選機制」。那另一個篩選機制是甚麼呢？有些人會建議，最好以「做這些事情，對於未來目標的符合程度」來做決定。這有點像在玩養成遊戲一樣：你想自己將來變成一個音樂家，那就多排些練琴讀譜之類的事情在自己的生活中。這方法很棒，確實的讓我們當下的行為能 Mapping 到自己長期的目標上。只是，對很多人而言，這也不這麼簡單。因為他們可能沒有非常具體的目標，也可能同時有多個目標，比方說又想在職場上出人頭地、又想成為一個好的老公、又想是個好孩子。這就又讓他們很難有個簡單的主軸來安排自己一天到底該做哪些事情了。對，我早先也有類似的困擾。最少在我學生時代，我根本不知道自己要成為甚麼樣的人。但不知道自己成為甚麼樣的人，不就等於沒有主軸嗎？那如果抓不到主軸，我又怎麼知道我選擇做的事情到底是否對自己有益呢？還是我其實根本是每天渾渾噩噩的過日子，但是自己完全不自知呢？後來我學得一個方法，我覺得滿有啟發性的。所以希望在這篇中跟大家分享。我目前的做法，是把自己的時間，換算成類似錢一樣的價值。認真願意的話，你其實是可以把自己每小時，或是每分鐘花去做某件事情，都可以類推出一個「主觀報酬」出來。若同一時段，剛好有好幾件事情都衝突時，那我會根據時間價值的高低，來決定到底我要做哪些事情。如果時間價值低到不可思議時，我將根本不會參與那樣的活動。舉個例子而言，之前日本某平價服飾來台開幕時，就有人卯起來排隊要進去消費。這對我來說，就是一個不可思議，也不會想去參與的活動。主要的原因在於，若我把時間換算成錢，會覺得這樣的投資根本不划算。就算只是排兩三個小時，得到的也只是提早一些拿到衣服，或獲得這些衣物的優惠。可是既然已經標榜平價，那這折扣其實也沒多少。換言之，產出與投入其實是不成正比的。當然，我相信有人看到這一段可能會立刻在心裡反駁說：「Joe，那是以你而言。但我只是個大學生，就算不去排隊把這時間拿去打工，一小時也只有 95 元。我若去排五個小時，能省下個 600-700 元的話，好像也是很不錯的啊？打工 5 小時不到 500；但排隊省更多的話，不就賺了嗎？」乍聽起來這是言之成理。可是我要提醒的是：大家要思考的，並不該是現在的時間價值，而是「做某件事情對你未來能產生的價值」。今天雖然打工一小時只有 95 元，但這會是你希望永遠存續的狀態嗎？若你不是去排隊省小錢，而是把這空閒時間去做其他自我充實的事情。很可能明年你就有辦法把你的時間單價變成 150/h。持續抱持這樣的思維，不斷做些能創造長期時間價值的事情。十年之後，或許你一小時的單價不是 95 元，而是 950 元。換言之，若人只看著眼前，那就會做出錯誤的判斷。因為某些事情看似小賺了，但對長期而言卻是賠的。但若只做那些眼前有小利的事情，你就將停滯不前。若看著的是未來，做些會創造未來價值的事情，那其實我們的長期時間價值將會跟著提升。有人可能會說，這樣不是過的很辛苦嗎？做任何事情還都得計算成本。當然，也不用這麼過火，我也不是說你就只能緊盯著這規則來分配你的時間。像我自己平時也會做些吃喝玩樂或是癱在沙發上看電視的事情。也會週末一整天只窩在家裡打電動或是看電視。重點只在於，你每週或是每天總要分配一些時間來做「高時間價值」的事情，而且要認真把這些事情做好。這才會對未來有幫助。寫到這裡，我想到之前王建煊曾在電視上說「大學生打工很笨」這樣的一段話。當時很多人跳出來批評說他那是何不食肉糜的發言。但我覺得，其實應該是很多人沒完全聽懂他的含意。大學生若需要賺學費、需要賺錢度日，去打工當然無可厚非。但若把時間「全都」花在打工，或閒暇就是把打工錢拿去吃喝玩樂、玩 Online Game 等事情上，那就是有問題了。因為你等於完全沒有把任何時間投資在未來。理時間就如同理財一樣，若你都把時間（與錢）花光光，那將來就註定不會有得益了！不管怎麼樣，每天應該都要擠出一些時間，做一些能培養長期時間價值的事情。尤其若衣食無缺下，更應該想想該怎麼樣讓自己未來能更有競爭力，而非只是看著眼前的 95 而把時間完全投入。我們人生最寶貴的資產，真的就是時間。錢、能力、知識、學位、職稱你都可以重頭來過。你也都有可能拿別的東西去交換。但唯有時間，這是我們永遠無法更新或是重來的一項資產。時間資產也恐怕是世界上人們唯一最平等的條件。每個人一天都只有24小時。放眼回顧，跟自己相同背景與資質的同學，有人比較有成就，也有人就是混的較不如意。一些人多怪責命或運，但為何不思考或比較彼此於時間的利用性這議題呢？如果我們改變我們的思維。如果我們了解自己時間單價的狀態，並思考每一分鐘該如何利用，並提升自己未來的時間單價。就算某些行動最後失敗，你不覺得還是會比那些只是懵懵懂懂過日子的人更厲害了嗎？每天有一小部份投資在將來會有回報的事情上，累積下來，不也就能有效的改善你我的命運了嗎？請思考看看，並試著把這樣的概念導入你的生活中，我相信假以時日後，會有一些明顯的改變的。最少，從我周圍認識的人來看，能把自己時間管理好的人，通常也都能管理好自己的人生！ If you always do what you've always done, you'll always get what you've always got! －Alan Scott -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 15, 2024

5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣

當一天事情很多很亂時，兩個小動作，可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。第一個小動作是：每天早上花個 5 分鐘回看一下待辦清單，確認今天的重心，幫助自己減少混亂中的失誤，在繁忙中掌握關鍵，並且懂得取捨，知道如何停止。（延伸參考：8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用）第二個小動作是：一邊處理事情，一邊把各種意外行動記錄到待辦清單，讓自己可以隨時回顧在忙什麼，即使亂中也有序，避免空忙。以免一天最後結束時，忘了自己做了什麼重要行動。（延伸參考：用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到）在大多數時候，我們通常認為待辦清單與時間管理息息相關，似乎是為了計畫的制定與準時、準確執行。但基於我多年來使用待辦清單的經驗，我發現它的真正價值其實在兩個方面：第一，它幫助我們能夠安心地推進每天的工作。第二，它讓我們在一天結束時，能夠清晰地知道自己完成了哪些事情。或許這才是待辦清單對大多數人來說最重要的功能。所以，上面提到的兩個小策略，其實目的不僅是進行時間管理的規劃，而是讓我們在每天開始之前，清楚地知道今天可以做些什麼。並在每天結束時，讓我們能夠安心地回顧自己所完成的事情。這樣做能夠幫助我們在忙碌且複雜的日子中，至少有一個更清晰的方向。（延伸參考：設計好下班後待辦清單， 5 個常忽略卻重要的技巧）每一回看待辦清單，都是在強化目標比如說，每天早上調整待辦清單，面對一長串待完成的事務，我會首先篩選出與「長期目標」最為相關的任務。這是確定待辦清單優先順序中最有效的策略。當我發現今天需要完成的任務過於繁多，而我不可能全部處理完成時，我會選擇那些與我的長期目標最為相關的任務來優先處理。這個動作雖然簡單，但卻也「最有效益」：長期目標累積出來的價值是最大的，先投資長期目標，回報最大。長期目標的意外往往更難處理，降低長期目標的風險，回報最大。而這些回報，往往也足以抵銷自己可能捨棄的那些次要任務。在執行待辦清單的過程中，無論是紀錄自己當下的行動，或是要新增未完成任務時，我們也可以從長期目標的角度出發，思考哪些真正與長期目標相關，優先處理它們，或是思考如何往目標的方向前進，而不只是紀錄上去一件事情而已。對於那些與目標無關的待辦事項，我可能會選擇在今天的清單中先不予考慮，這種針對目標的調整和紀錄，是我在管理待辦清單時，用來強化目標導向行動的具體做法。延伸閱讀，目標化待辦清單的具體格式：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧（圖／Esor 提供）每一回看待辦清單，都要決定下一步行動當我決定將與大目標相關的某個任務加入待辦清單時，（無論是早晨的待辦清單調整，或是隨時的待辦清單記錄）我會進一步思考當下能立即採取的下一步行動是什麼。放在每日待辦清單上的，應該是我今天真正能夠完成的具體下一步行動，而不是那些抽象的專案或任務名稱。比如，今天突然多了一個必須完成的報告，這份報告與我今年上半年的一個大專案密切相關，但「製作報告」這個任務，我今天具體能採取的下一步行動是什麼呢？可能我的下一步行動會是：從我的筆記系統中找出與報告相關的資訊，並快速歸納出一份報告大綱。這就是一個具體可行的下一步行動，我會將這樣的行動寫入待辦清單，而不是僅僅寫上「製作報告」。具體的下一步行動能夠讓我們明確知道在每個空檔時間應該做些什麼，而泛泛的任務描述則會使待辦清單變得難以實施。延伸閱讀，拆解下一步行動的技巧：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟（圖／Esor 提供）整理待辦清單的目的是決定可行性前兩步驟其實對我在整理早上的待辦清單，以及在執行任務的同時記錄代辦清單這過程中，都補足了一個時間管理的關鍵細節，那就是「可行性」。我們經常會制定一些不切實際的計畫，結果往往只會導致無止境的拖延，只有真正可行的清單，才能成為今日完成有效任務的強大工具。當今天突然多了一些臨時會議，使得可用時間變得更加緊張時，從強化目標的角度出發，我會更清楚地知道哪些次要的任務可以放棄，而專注於與最大目標相關的關鍵任務。當我明確下一步的具體行動時，我就會了解到在有限的時間內，或許無法完成整個重要任務，但至少能推進任務的幾個步驟，實現百分之四五十的進度也是很棒的。這種方法讓我們在時間被不斷壓縮、分割、占用的過程中，不會完全放棄待辦清單，仍能逐步有效前進。只有真正具備可行性的代辦清單，才不會變成增加壓力和挫折感的清單，反而幫助我們避免更容易陷入拖延的困境。延伸閱讀：時間管理Q&A：從安排行動到引誘行動，5種設計不強迫計畫技巧好的待辦清單，可以得到休息平衡結合上述小技巧，實際上能夠幫我們在每日的時間管理過程中找到更適當的休息時機，也讓我們明白何時可以放下心頭大石，無需再擔憂。（延伸思考：設計「停戰領域」與「行動邊界」，我建立健康時間管理的小秘訣）往往我們列出的待辦清單，可能因各種原因而沒有進展，即使到了晚上，我們可能仍處於一種焦慮的狀態。但若我們在執行任務的同時記錄下自己的行動，就更容易感覺到自己確實完成了一些事情，這樣我們便有了更多安心休息的空間。有時，我們的一天真的會因為各種臨時的意外、不可預期的雜事、突發狀況而被打亂，但如果我們每天早上先確認當日的重點目標及可採取的下一步行動，就能利用日間的零星空檔，逐步推動這些小步驟。即便一天被打亂且零散，至少我們知道自己的重要目標仍然在進展，這讓我們更容易對自己說，可以停下來休息一下，準備迎接明天的挑戰。春節假期後，我們又要面對更多零散繁雜的工作流程和生活任務。這篇文章分享的兩個簡單實用的待辦清單技巧：第一是每天早上調整目標化的待辦清單。第二是在執行中記錄行動。這可能無法讓我們的工作生活完全井然有序，那是不現實的。但在混亂中至少讓我們知道自己在做什麼、向何處推進，找到一種更安心的時間管理方式，並懂得適時休息，這才是最為關鍵的。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 6, 2024

Joe的時間管理術｜以遺忘為前提的管理術

以遺忘為前提的管理？有人看了這標題或許會覺得很奇怪，但我自己一開始會想做時間管理的原因還真的是「為了遺忘」。後來開始看一些時間管理的書籍，才發現很多大師也反覆強調這個要點。這樣講或許有點往自己臉上貼金，但看來世界上的道理總是殊途同歸；大家不管用甚麼起點出發，最後總會在某個類似的點上靠攏。但，甚麼叫做「以遺忘為前提」呢？在我自己還沒有一個有系統的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被記得」。比方說「明天要交力學實驗的報告」、「後天工程數學有個小考」、「星期四要準備測量學的筆記」、「此外還要買下禮拜程式課程的課本」等。像有時候去 Mall 買東西，到了店裡卻又突然想不起來要買甚麼。等回家才懊惱的想起來說，「啊，剛剛忘了買電池。」我想，這種經驗對很多人而言並不陌生。我們隨時，無論是工作或是人生，都有很多的「待辦事項」。但要把這些事情都記得，幾乎是不可能的。可是不記得，事情就會落東落西的。到了課堂，發現報告沒寫；到了公司，才想起來客戶要的東西昨天忘了寄；到了情人節，才想起來禮物忘了買；回到家，才發現剛剛超市忘了帶牛奶。所以我自己在學生時代，總覺得上學很辛苦。因為每天都得戰戰兢兢的，要努力記得所有該做與要做的事情。去一個地方要想我來這裡是要幹嘛、有沒有甚麼東西沒帶？離開一個地方擔心有甚麼漏了或忘了做？睡前總覺得有甚麼事情沒做，醒來又得要聚精去思考今天得幹嘛。在這種常態緊張下，反而很難專心的做事情。等到開始上班時，發現要記憶的東西變更多。當時就很憂慮，想說若是持續讓自己處在緊繃的狀態下，可不是沒辦法把任何事情做好了？也剛巧，那時候開始有PDA出現。我也就開始嘗試使用這類工具來管理我的人生，自己第一台 PDA 還是黑白 WinCE 的介面(記得是大眾出的)。當然，後來又經歷了一些變革，變成我目前跟大家分享：一半用萬用手冊，一半用電子工具的方法。但無論如何，我要說的是，我在開始使用工具後，發現一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出來，放在一個「待辦事項」的 pool 中，我就可以安心的把這些事情「暫時忘掉」。但我又不用擔心事情最後會真正被忘記，因為我若要查都可以在這 pool 中找出來。我就可以先忘掉那些事情，安心專注的處理目前手上的事情。等手上的事情告一段落後，我再到我的「待辦事項」 pool 中，把其他還沒做的事情找出來。這樣我既可以專心做一件事不用擔心其他工作會漏掉，也不用隨時惶惶恐恐的害怕自己忘記甚麼。把東西寫下，然後遺忘它；反而就能確保所有事情都不被忘記。所以，要想專注的好好把事情做好，就該建立一個「待辦事項」的倉庫。至於執行流程上首先，你該把要完成甚麼轉換成條列式的Check List。對我而言，這些 Check List 大部分時候，其實就是一項一項的工作。有些工作你可以很快設定何時要完成，有些工作則只是一個提醒，甚至於是對未來的規劃。再來，我會把這些無論何時想到的工作、不管是工作中、搭車時、出外看到甚麼好 Idea 時，都立刻記錄並存在我的 Task Pool 中。我會把所有想到的工作都先分門別類的加入「待辦清單」中。在電腦邊，就用 Web 平台加入。那工作加入同時，我也可以給一個預估要完成的時間。指定時間、重複與否、標籤、以及地點系統就會根據設定的 Due Date 列出工作清單，甚至在時間點提醒我。而待辦事項這東西比 Calendar 方便之處，在於你不去勾選「完成」它就會一直留在 pool 中。但 Calendar 工具（如 Google Calendar）雖然也會提醒，但若你當下沒辦法去處理，之後它就不會再提醒了。有時候明明一整天排了三五樣工作，可是剛巧那天有突發狀況你忙著開會解決，等第二天那些通知也就不會出現了。這也是為何我工作不用Calendar而用待辦事項工具的原因。然後我每天會幾個時間去檢視我的工作 pool。比方說早上搭車時，或是中午吃飯後，看看今天有哪些事情該處理，並安排一個時間；若今天太忙，有些事情需要推延、則改變成新的完成時間。所以，在透過這樣的模式下，我就不用再刻意記得工作以及 due date 了。我只需要把所有需要的工作鍵入我的 Task Pool 中，再定時來整理與規劃，就能確保重要事項都會被妥善關注。心力也就能完全放在目前的工作上了。 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

在新加坡當產品經理，英文要多好？會用到英文的場合有哪些？

這篇想來聊聊在海外工作時，會用到英文的場合、情境與準備方式；如果是想出國工作的人，或許也可以依此確認自己需要加強的目標與範圍。雖說坊間有很多英文檢定，比如台灣有多益、美國多半用托福、歐洲用雅思，但只要是考試，都有一些「偷吃步」或準備方向，最後就衍伸出各種題庫、口說模板、寫作必備佳句等，而這些內容能否應用到真實的工作或生活環境，反而就不一定了。所以，真正的英文能力難以用考試分數衡量，且隨著工作領域和職能不同，需要具備的字彙量、表達方式也有所差異，這篇文章只能依照我自己作為產品經理（Product Manager）、座標新加坡的經驗來分享。以下依照時間軸一一細說。 Step 1：找工作＆準備面試在真正開始到海外工作前，其實有超～～～多關卡要準備，第一個就是得先找工作。而找工作其實還有分寫履歷、寫求職信、面試等，但因為前兩者涉及很多專業，之前已寫過中文版的：菜鳥產品經理來去新加坡：準備英文面試的心得菜鳥產品經理來去新加坡（上）：海外求職 — — 準備篇菜鳥產品經理來去新加坡（下）：海外求職 — — 面試篇菜鳥 PM（產品經理）的 70 道面試考前猜題菜鳥產品經理的求職路：2020 年，我沒錄取的那兩場面試一封好的求職信，讓你在用人主管的履歷海中脫穎而出以上這些可以稍微參考。但我畢竟不是英文母語者，也不是寫英文履歷和求職信的高手，這邊就不獻醜了。寫好履歷和求職信後，就可以開始篩選自己想投的公司了。在這個過程中，最需要的就是英文閱讀能力，包括：工作內容、公司簡介公司新聞公司評價、面試心得：可以參考 Glassdoor。最近朋友推了 Teamblind，也是類似服務。未來同事：LinkedIn Step 2：面試時投遞履歷後，如果拿到面試機會，接下來就是英文聽說讀寫並重的考驗了，主要分為：閱讀＆寫作：面試過程中的書信往來雖說這部分都是「非即時溝通」，收到訊息後，不用馬上做出反應，但「書到用時方恨少」大概就是這種感覺，想當初只要一有問題想回信問人資或面試官，對於每個英文句子都要字斟句酌，很怕自己問得不夠清楚、文法用錯、口吻不夠專業等。聽力＆口說：面試這當然就是最緊張的一關了，畢竟整個找工作的流程中，這算是定生死的唯一指標了。之前也寫過一些準備英文面試的心得，網址已在上段列出，這邊不贅述。 Step 3：正式錄取前如果順利拿到口頭 offer，或者即將要被錄取的話，通常還會有一個「薪資談判」的過程，有時候是人資在面試中直接詢問，有些則是透過 email 正式溝通。之前面試時，人資在第一關的結尾時，就直接詢問薪資期待，當下因為還不確定是否會錄取，也還沒有深入研究薪資水準，我就回覆：「畢竟接下來還有其他面試關卡，而且我也需要時間了解當地物價水準，所以希望之後再來討論薪資。」人資也同意了，所以就沒有馬上給出數字。不過，之前在台灣時也碰過一些比較堅持的人資，無論如何就是希望當下在電話或面試中給出一個數字。如果碰到這種，也就只能先給一個區間了，不過會建議大家：那個區間的最小值也要是自己可以心甘情願接受的數字，不要太期待公司會直接同意區間的中上值。舉個簡單的例子，比如現職薪水是 $30,000，期待跳槽後可以漲到 $36,000，那給區間時就直接說 $36,000-$40,000；但當然也可以用其他福利代替薪資，比如股票、假期、職等、彈性工時等。至於如何用英文談判薪資，可以參考這篇。 Step 4：到職前再來若收到正式的紙本 offer，也就等於要閱讀無盡的英文文件……光是合約就超過 40 頁 A4，另外也要填寫無盡的英文文件，比如申請簽證、申請入境、申請健檢、安排篩檢等。不過因為這些過程都是書信往來，若有看不懂的字都還有時間查字典，所以整體來說，不至於太過困難，就只是花時間而已。 Step 5：終於真正上工最後，歷經重重關卡，終於上工了……殊不知這才是真正的考驗。坦白說，在經歷過英文面試後，當下對於自己的英文能力還算是稍有信心，畢竟至少面試官問的問題都聽得懂，也答得出來，且從對方的反應與結果來看，回答的內容應該也還可以。然而，真正抵達新加坡國土後，即使已經待了半年，我也無法說自己能 100% 應付生活與工作中遇到的英文場景。閱讀對「典型」的台灣人來說，最在行的應該就是英文閱讀，畢竟從小就背了很多單字跟文法，所以公司內部有再多英文 email、文件與公告，通常都難不倒人；真的遇到生字，也還能查字典。寫作再來次簡單的應該是寫作。即使英文再破、文法有錯誤，但畢竟新加坡公司本來就充滿各種非母語人士，所以通常只要意思無誤，大家都算是能正常溝通。會需要寫英文的地方就是內部通訊軟體或 email，作為 PM 的話，還需要寫 PRD、開票、寫數據分析報告，但其實因為應用領域很明確（就是產品管理與規格確立），所以會用到的單字就是那些，若真的寫不清楚，也能搭配圖解。聽力＆口說大魔王當然就是「英文聽力」與「英文口說」。最需要用到聽說的場合包含但不限於：產品功能 kick-off、內部 sharing（組內成員輪流分享某個專業知識）、weekly stand-up（每週進度同步的例會）、demo（時不時需要跟各個 stakeholder 或在各種團體會議介紹產品功能）。之所以說這是大魔王，一是因為這都是需要「同步溝通」的場合，一旦對方發問，就是得馬上做出反應；二是面試有考古題，這些會議可沒有。即使會議是在討論 A 主題，同事仍有可能天外飛來一筆，或者突然要確認某個原本以為無關聯的事情，所以要事先準備也很困難。常用的偷吃步上面依照時間軸先後，細數了在海外工作會用到英文的各種工作場合，接下來就野人獻曝一下，分享自己常用的偷吃步與心態調整方式。閱讀這部分通常是相對簡單的，畢竟現在有 Google 翻譯，甚至能將整個網頁直接英翻中。若想提升閱讀速度，「多看」則是不二法門。不管是看新聞、看 Medium 文章，還是看公司內部的產品文件，第一步一定是先掃描，先看看整篇文章的排版、有沒有副標題或段落標題，有的話，就能先掌握這篇文章的重點分佈，不用很老實地從頭讀到尾。此外，雖說看不懂的就拿去 Google，但重要的是學會怎麼用、怎麼念。許多人應該常碰到一個窘境：閱讀、寫作都能寫出或認得某個字，但某天聽到這個字時，卻無法反應過來；或者自己想說這個字時，卻不知道怎麼發音。另一個情況是，先以中文舉例：常有人把「吸吮」講成「西隕」（這個字念「ㄕㄨㄣˇ」）、「兌換」講成「月幻」（這個字念ㄉㄨㄟˋ），英文當然也有這個狀況，或多或少會有人重音放錯、自行省略某幾個音節或尾音，或者甚至完全念錯，這都會造成對方的理解困難，所以：重要的不只看懂、能寫出這個英文字，還得認識這個字的聲音。寫作正式寫作通常會講求文法與拼字正確、內容簡潔有力，但現在人很少寫字了，都用數位溝通居多，導致很多單字可能看得懂，但無法靠自己拼出來，加上工作的場合可能只是透過即時通訊軟體，而非正式書信，所以大家對於文法和拼字可能也沒那麼講究。不過「內容簡潔有力」在工作上就是非常、非常、非常必備的技能，尤其 PM 一天要跟超多人溝通，如果花太多時間擬稿打字，工作效率一定會被質疑。剛上工時，我花了超多時間在斟酌字句：這樣寫夠清楚嗎？有辦法更直白簡單嗎？有沒有漏掉什麼人事時地物？經過一番整理後，現在通常會用這樣的方式跟內部溝通：先 tag 需要看到這則訊息的人註明 tag 他們的理由＆需要他們採取什麼動作（call to action）比如：plz check it and let me know if you have any questions by tmr 5pm 或者：just FYI. NO action required 列點說明，不要把內容都塞在一個段落要改動產品規格，我會直接寫： now: no button change: add an ‘Edit’ button 或者 current: text is black-colored proposal: change black into white (#FFFFFF) 也可以用一些簡寫縮小篇幅，最常見的就是 FYI (For Your Information，供你參考 / 知會你一聲) 或 FYR (For Your Reference，供你參考 / 知會你一聲)、ASAP (As Soon As Possible，越快越好)、u (you)、w (with)。另外看過的還有 nvm (never mind)、mtg (meeting)、cob (close of business，下班前)。口說練習即使上工已半年，比起剛開始，多少比較習慣說英文了，但直到現在，每場要講英文的會議之前，我仍會從頭到尾把要講的內容說一次，主要是確認自己能（盡量）流利表達要講的內容，並且確認其中沒有不太會發音的字。計時如果是時間較緊的會議，也會在練習時用手機計時，可藉此確認自己會講多長的時間，以便控時。列點每次說話前，一定要先整理自己要講什麼，列點寫下主要的內容！其實這與語言無關，而是在工作場合都很適合這麼做，主要是讓自己說話更有條理，對方若要回應時，也可以很清楚地說「我想問一下剛剛第二點說的……」，畢竟無效、雜亂或冗長的溝通只是拖垮團隊進度。聽力在分享撇步時，想先提一下心態的部分：不要想著「我要 100% 聽懂大家在說什麼」，反而可以先回想講中文時，是不是總會有那麼一兩個口齒不清或邏輯跳躍的朋友或同事呢？這情況不分語言或國籍，在英文的工作場合也會有。有時無關口音，而是有些同事講的東西就是很難聽懂。如果當下還搞不清楚是聽力程度問題，還是對方表達能力的問題，建議可以先觀察大家反應，如果自己不是唯一，內心可能會安慰一點，至少不會產生太多自我質疑；然而，如果只有自己聽不懂，就該去找解法了……。在找解法時，也請不要想著「我要 100% 聽懂大家在說什麼」，再回到中文語境，即使作為中文母語者，聽完對方說了一段中文後，自己真的能一字不漏地複述並且確保每個字都聽得一清二楚嗎？即使自己沒有每個字都聽懂，但仍無礙理解、仍能掌握意思，對吧？既然如此，面對英文時也一樣，不需要求自己 100% 聽懂，更重要的是知道對方想表達的重點是什麼、自己是否有掌握到人事時地物等關鍵訊息，至於一些介系詞、修飾用的副詞等，聽不懂或完全碰到生字，通常不會太過嚴重。最後，想提升英文程度，還是得在這個環境裡，才能不斷進步。即使現在人在新加坡，但因為疫情，已遠端了大半年，生活娛樂少、外食少、人也不在辦公室裡，社交機會極少的情況下，我和其他朋友都覺得自己的口說能力退步不少，甚至不少是英文，連要用中文講話都會顯得支離破碎，因為這段期間的輸入（聽到中文）和輸出（開口說中文）都大幅減低……。總之，最重要的還是得幫自己塑造英文環境，這個可參考先前的文章〈菜鳥產品經理來去新加坡：準備英文面試的心得〉。 -- 本文轉貼自：MH（原文標題：想出國工作，英文到底要有多好？會用到英文的場合有哪些？）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

線上會議如同摸黑吃飯？遠端會議必備 3 關鍵，成功打造高效會議

摸黑吃飯是什麼感覺？伸手不見五指，少了視覺的輔助，我們的判斷力開始下降，完完全全只能仰賴服務人員的引導，手腳並用小心翼翼地坐上了椅子，上菜後，依舊是戰戰兢兢地摸來摸去，深怕弄翻了碗盤，對於入口的食物更是感到不安，就連與他人的對話也相對變得被動，其實這樣的無光體驗在職場上並不少見，不就正好像線上會議嗎？線上會議往往與會者沉默，要不來回重複釐清任務內容，整個溝通過程彷彿摸黑進行。在遠端溝通的情境下，沒有視覺輔助，聲音成了唯一的引導，沒有額外台詞的鼓勵，人和人之間很難掌握互動的節奏。隔著螢幕看不到表情和肢體語言，對於別人究竟在想些什麼，是因為聽不懂而皺眉、頻點頭表示認同、還是眉毛一高一低覺得懷疑等完全不得而知，更糟的是主講者自說自話，怕尷尬開始瘋狂塞話，整場會議的溝通成效就差強人意了。再加上比起傳統面對面會議，線上會議的進行實在很難快狠準。多數使用者為了不被視訊頻寬影響，又或者個性害羞，許多參與者不會開啟鏡頭，往往按下靜音鍵後就開始「多工」，回個 Email 或 line ，甚至滑起臉書或 IG 、又或者一邊開會一邊打掃，洗碗掃地、幫小孩換尿布等等。於是主持人確認問題時沒人反應，直到聽到自己的名字或指派任務時，分心的人們才急急忙忙回頭釐清任務或目標，搞得大夥又得花更多時間重新確認，拖延了整場會議時間… 無論是會議主持人，亦或是希望會議可以準時結束的參與者，我們都希望會議進行能兼顧效率和效益。那麼，撇開不可控因素（例如：人），又有哪些觀念和技巧是可以由我們「主動」去掌握，促進線上會議進行更加順暢呢？會議前先做好「心理」和「技術」的準備，與會者的期待管理不能不做為了讓會議當天更「有效率」和「有效益」地進行，主持人在開會前要先針對以下內容，透過信件、電話、口頭等適合的管道，「先」做好所有與會者的「期待管理」，包含：會議日期會議時間會議主持人會議與會者及各自角色（例：主席、會議記錄者、議題解說員、決策者等）會議目的及預計產出（例：方案抉擇確認、向上提案方向、價格策略、行銷計劃的具體時程）會前準備（例：各單位要確認目前調查的最新數據、競品分析、與廠商溝通的成果、長官對決策的喜好傾向、產品目前狀況）議題相關輔助資料（例：報告、圖檔、系統、信件、網頁）就像進入無光餐廳前，服務人員「搞剛（台語：費工）」地「預告」我們即將會發生的事，以及該有的「心理準備」：像是當時店員說「稍後請您抓好我的手臂，慢慢向前走即可。」以及「稍後餐點上桌後，服務人員會跟各位告知，桌上也都已放好叉子，若不小心弄掉，只要舉手就可以，我們都有戴夜視鏡，能馬上過去協助您。」像這樣幫客人做好「心理」和「技術」的準備，自然會讓人放心不少，而能盡情體會過程。同理可證，一場遠端會議要有效，主持人務必要在所有人上線前，讓每個人知道會議進行的相關細節，尤其是會議的「預計產出」，在溝通條件的侷限下，比起告訴大家之所以要開會是「希望可以找到副總能接受的行銷方案」，不如具體說明「在下週 30 分鐘的會議內，要找出能在下一季以預算 300 萬內進行的 3 項方案，供副總在本季結束前做最後裁策。」會議中時刻緊盯會議進程，就像導演一樣，確保劇情順暢推動那次無光餐廳吃飯的體驗雖然覺得很有趣，不過也覺得很「空虛」，對於自己到底吃了什麼真的是個大問號，「是豬肉嗎？我怎麼覺得是魚？他們給我們的菜是一樣的嗎？」，只知道東西有下肚，但無法和友人分享東西好吃與否，整個過程累積的就是一堆問號……。然而線上會議的過程也是如此，當所有人的認知完全不同步，即使發佈同一個消息，每個與會者聽到和感覺到的都不太一樣，若沒有在中間做好「引導」，加上眾多分心的事物下，徹底影響會議進行的效率和效益。因此身為會議主持人，在過程中有 3 個關鍵事要做：讓所有與會者「看得到」討論中及最終結論，有「畫面」地推動進程雖然線上會議看不到彼此表情的微訊息，但至少要「看到」會議究竟在討論什麼，所以主持人可以事先寄送像是 Google doc 的連結，讓與會者有地方可以共筆記錄彼此的觀點及共識，有畫面地推動討論，白紙黑字寫下來，完全沒有誤會的空間，同時也能知道目前討論的進度和結果。針對 5 方向，全程時刻提醒，讓車一直在軌道上提醒「時間」：有限時間內，討論要具體、想法要落地在遠端的情境下，主持人必須把大家就當作瞎子一樣，去思考一群看不到彼此的人，要如何知道此時此刻發生什麼事、以及要預期什麼，除了一開始就要提醒會議要花多少時間外，還必須在討論過程中，隨時提醒還剩多少時間，時間若非常充足，要讓與會者知道大家可以放心腦力激盪，但若時間有限，則必須強調討論要具體、想法要落地。你可以這樣引導與會者：「接下請 Jack 針對 300 萬的操作來簡單說明」「目前這個議題還有 10 分鐘可以討論」「至於副總的決策傾向，稍後將請 Andy 做進一步解釋」提醒「開會目的和目標」：做好把關，避免無效的對話例如早知道產品預計推出的時程，那麼提出相關能執行的做法，配套的行銷措施要能相互配合，就像下一季要推出跟下一年度要推出產品，時間條件不同，提案內容就會有很大的差異。在與會者脫離此次開會的目的時，你可以試圖這樣提醒：「Sam，你這個提議很好，不過我們今天開會的目的是找出在下一季立刻推出的做法，所以請先限縮在最快時間內能提供的做法」提醒「角色和產出」：直接點名各項議題的討論參與者，迅速集中注意力主持人除了在會前通知各項議題的講者外，也要在會議過程中「直接點名」哪些人，在哪個議題的討論上需要更多的投入。例如在開口請PM 介紹下一年度的 product roadmap 時，同時也提醒業務或研發單位，稍後等 PM 講完會需要發言給予相關回饋、或提供各部門的意見等。如此一來，就能迅速集中大家的注意力，避免出現恍神、不知要給什麼意見的窘境。當與會者有了「明確的任務」後，「預期」自己稍後得給予講者回饋，自然提高注意力。你可以詳細地說明交代：「接下來換 Nolan 說明最新的 product roadmap ，等 Nolan 說完後，再請 Mary 和 Lora 直接以業務和研發單位的角度給予反饋，務必確保在今日會議結束前，讓三方都有共識，以便下週跟副總提案說明」不只綜觀大局，更要成為各項議題講者間的橋梁另外，針對每個項目發言的「講者」，主持人也需要特別做好「控場」。遠端會議全程只靠聲音在溝通，若聲音本質不好，音量不夠、音調過低、語速過快、音質沙啞等，很容易讓與會者分心，更不用提萬一講者本身表達能力也有問題，內容不夠專業、講老半天不知所云，或是回答問題雞同鴨講等，都會拖累會議的進度，造成溝通成本過高。因此對於「每一位發言的講者」，主持人要適時做到以下幾件事：介紹講者出場時，摘要為何由這位講者發表或說明講者若內容失焦，主持人要視情況打斷並釐清確認講者在一番話後的「重點」為何，必要時可「換句話說」再重申一次在介紹下一位講者開口前，先簡單複習上一位講者的重點講者講話的過程中，隨時點名相關的與會者，針對具體內容發言會議即將結束時，再次請與會者確認共筆的內容，若有後續的追蹤行動，則提醒所有單位各自在何時該完成什麼目標或作業，又或者簡單摘要全程會議的結論。一場會議有效無效，關鍵絕對不只主持人一人，與會者也很重要，因此以上內容對於任何角色都是個提醒，不管是你主動發起這個線上會議，或是被動通知出席，都要對整場會議做好應變準備，即使主持人沒有幫講者總結論點，與會者也能自行發問確認「所以你剛剛的意是是… ，對嗎？」，或是發現大家同時在講話，可以讓別人先說，等到一個段落再問「現在我可以補充幾句嗎？」，以及發現沒有結論就要換下一位講者時，也可以主動說「不好意思，所以剛才的結論是？」總之關鏡頭的溝通就像閉著眼睛講話，很容易因認知不同步，造成開會的溝通成本提高，因此不管作為主持人或是與會者都有責任，做好前置作業及會議中的控場，運用輔助溝通的工具，確保大家腦袋都有開機，在會議當下順暢運作。 -- 本文轉貼自：我是黃喬伊（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024