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嚮往海外職場，你要知道的7個秘密！搞懂跨文化溝通，成為國際化人才

在一場夢想工作的最後一輪面試，來自美國的面試官要我談談在上份工作取得的成就。我竊喜：耶！考古題有猜中，這題有準備。開始侃侃而談預先演練好的過往豐功偉業。回答完畢後，我準備迎接關於更多成就細節的問答，沒想到面試官只問了一個問題：我聽見你一直說「我們」，這些成果究竟是你，還是一群人完成的？我當下愣在那邊，也忘記了自己是怎麼回答的，面試草草結束。最後不意外的，我落選了。時間快轉到年初的一場客戶會議，來自歐洲的客戶正向我們說明專案進度，並提出需求，希望我們能提供顧問諮詢。而會議另一頭的我們正思索著該如何回覆。之前在不同客戶的負面經驗告訴我們，這類需求需要從長計議，如果貿然答應，後果可能一發不可收拾。「We’ll see how it goes」（我們先看看討論進行的如何吧），我的拉美主管跳出來說話了，於是我們沒有承諾、也不拒絕，先將客戶的提問擱置在一邊，繼續下一個議程。我的澳洲同事很不解，私訊問我：我們幹嘛不直接拒絕就好？客戶行程這麼趕，何必拖泥帶水。以上都是我的親身經歷。在數位遊牧、跨國工作、遠距上班越來越普遍的現在，跨文化溝通成了每個職場人的必備技能。Tatiana Kolovou 是印第安納大學凱利商學院的教授。在希臘出生，並在美國求學及發展，她對兩種文化的差異深有所感，也觀察到這些文化差異是如何影響商業世界和人際溝通。在《發展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）這門 LinkedIn 線上課程中，Kolovou 教授整理出七個面向。幫助我們善用語言和非語言的線索，找到對的溝通模式，成為有效的跨文化溝通者。高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures）首先是要了解所有文化可大致分為高情境文化與低情境文化。在高情境文化中，溝通者在傳達訊息時較隱晦，對方需掌握足夠的背景訊息，才能理解語言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中則恰好相反，溝通者會透過清楚、直接的語言傳達訊息，兩者是相對概念，而非絕對。如何快速判斷？來自高情境文化的人喜歡藉由穿著名牌、開好車、拿好包來彰顯自己的地位，而低情境文化的人願意大方分享自己的孩子、寵物，甚至政治觀點。原來所謂的炫富其實是一種來自於高情境文化的表現，背後隱含著該文化會期望：即使我不說，你也該知道我是個值得受到尊重的人物。如何打入不同情境文化的市場以保險廣告為例，高情境文化市場的廣告多會強調家庭，甚至是多代同堂的情況。以及沒有保險的話可能會造成的負面效應。商標部分則可能到廣告尾端才露出一次。相反的，低情境文化市場的廣告會很直白的告訴你這樣保險方案的金錢效益、承保範圍，也會凸顯商標。通常歷史較悠久的國家多是高情境文化，相反的，歷史較短的移民國家，譬如美國、澳洲，則是低情境文化的代表。低情境文化對於移民社會較具有優勢。畢竟初來乍到，權益、義務說得越清晰簡單，大家就越能遵守。最好是表列式，更能減少意見分歧。 1. 個人 vs 團體（Indivisual vs Group）個人主義文化強調個人成就，會訂下個人目標。喜歡自己做決定，競爭意識也高。對於自己的工作貢獻不會羞於表達跟展示。比較常說我，而不說我們，也較不喜歡跟人分享成就。而團體主義強調合作，認為自己是團體中的一份子。家庭觀念大於個人，團體中彼此價值觀較近；家族企業盛行。不喜歡只有個人被褒揚，如果發現團體中的其他人被忽略了，會感到丟臉。個人主義代表國家：美國、西方文化團體主義代表國家：希臘、印尼、日本、中國、韓國 2. 直接 vs 間接（Direct vs Indirect）直接文化通常也是前面所提到的高情境文化國家，當中有許多非語言的溝通，訊息傳遞也比較微妙。例如說不得時後通常回覆很長，也很難拒絕別人，常說再看看。間接文化通常也是低情境文化國家。說不的時候比較沒有罪惡感、回覆很短，溝通會直接講重點。直接代表國家：美國、加拿大、北歐、德國間接代表國家：南歐、亞洲、拉丁美洲 3. 階級 vs 平等（Status vs Equality）還有另一個解釋方法是權力距離（Power Distance），表示這個團體中最高權力者和最低權力者之間的距離，距離越大，則權力距離越大。相反的，則權力距離越低。曾有位朋友剛從日商跳槽到美商，平常講究穿著的他，第一天報到當然也不例外，西裝革履。沒想到一走進辦公室，同事們各個穿著牛仔褲和襯衫，他頓時覺得格格不入，下班馬上去添購幾件較輕鬆的上班服。原來他是從一個權力距離較高的文化進入一個權力距離較低的文化。在權力距離較高的文化中，組織地位越高的人越重視自己的穿著。屬下們以姓氏（Last Name）加上女士先生稱呼上司；相反的，來自權力距離較低的文化的高層會嘗試讓自己看起來不那麼有距離、穿得比較輕鬆，也喜歡被直接叫名字（First Name）。當然，依國家判斷組織的方式也不是絕對，企業文化、產業和領導者風格都會有影響，例如我也曾見過要求西裝革履的美商與喜歡被直接叫名字的日籍主管。平等代表國家：美國、加拿大、澳洲、歐洲階級代表國家：印度、日本、中國、南韓你可以怎麼做？你可以從以下幾點觀察：會議中資淺成員的會不會在資深的面前發問資深成員是否總是坐中間誰先被介紹問問該公司平常怎麼做決策找找該公司的組織圖和流程問問該公司有什麼傳統或需要注意的地方如果要參加一場傾向階級文化組成的會議，你可以預期有較多議會規則，換名片以及正式簡報。也要注意稱謂及穿著；重要文件會希望由公司負責人簽名，而不是由法務負責人簽屬即可。 4. 關係 vs 規則（Relationship vs Rules）關係文化中人與人之間花較長時間建立關係，關心個人需要，認為規則可以協商和改變；規則文化則強調公平、一致，重視系統。面對不同意的事情會直接表達出來。碰上議題時喜歡投票決定、也較容易請律師出馬處理糾紛。關係代表國家（Particularist Society）：中國、希臘、拉丁美洲、俄羅斯規則代表國家（Universalist Society）：荷蘭、瑞士、德國、英國、美國你可以怎麼做？如果要拜訪強調關係的文化，預期在談正事以前，花些時間吃飯和社交，建立關係；如果在強調規則的文化中，則不要期待招聘的流程會因為主管與應徵者的私人關係而有所調整。 5. 風險趨避（Risk vs Restrain）這個面向討論一個文化在面對未知事物時，有多願意嘗試或改變？以及能否適應不確定性。通常歷史越悠久的國家，就越傾向避開風險。因為曾經經歷過較多的政治變動或戰爭，因此相信許多傳統及前車之鑑可以幫助趨吉避凶。低風險趨避代表國家：美國、英國、澳洲高風險趨避代表國家：印度、日本、希臘你可以怎麼做？觀察一個組織招募時願不願意接受從外部招募新人，或是傾向同事的親友。問問這間公司最近的改變、有哪些改善專案？面對突發狀況時，這個組織的回應官僚嗎？是期待有規則可以遵循，還是擁抱改變。 6. 時間觀念（Time）時間對於不同文化代表的意義也大不同，在線性（Monochronic）時間文化中，人們期待工作照著行事曆走，並會做年度計劃；要求開會準時並有效率，喜歡具體化和行動方案；在循環時間（Polychronic）文化中，人們會同時處理多個專案；在下結論前，更關心專案的前因後果。認為時間是線性的（Monochronic）代表國家：加拿大、北美、美國認為時間是循環的（Polychronic）代表國家：拉丁美洲、薩哈拉以南非洲、南地中海、中東地區你可以怎麼做？在面對一群線性時間文化的聽眾時，簡報先講結論，反之，則可以從故事開始。 7. 外控者 vs 內控者（External locus of control vs Internal locus of control）外控者和內控者對於自己對一件事如何發展所帶來的影響力有著截然不同的認知。外控者認為外在環境對於事情發展有決定性的因素，內控者則認為自己能夠控制事情的結果。外控文化通常歷史悠久，例如在希臘會說「希望老天讓事情如願以償」（God willing），較喜歡談論宗教信仰、天文；而新興國家，譬如美國，因為沒有太多悲傷的過往記憶，總是向前看。流行自己動手做（DIY，Do It Yourself）及各種自我啟發類書籍（Self-Help books）。以參加面試為例，如果失敗了，外控者會覺得面試失敗是因為競爭對手太強，而內控者會不斷自我檢討，覺得是因為自己表現不好。外控者雖然容易和他人相處、容易原諒自己，但較缺乏行動力，還喜歡怪罪別人。容易放棄，也比較消極；內控者則很自律、能夠對自我負責，也願意改變，但容易自我懷疑，碰上失敗時挫折感較重，也比較有控制欲。外控者代表國家：希臘內控者代表國家：美國你可以怎麼做？面對外者時請有耐性、面對內控者則要講重點。如何確定自己做對了？有了這些認知，該如何著手？我們可以從自我提問和建立行動計劃開始。自我提問問問自己對於以下問題的掌握程度：我對於將要面對的這個文化有多少了解？他們穿著正式嗎？時間觀念如何？這個文化最近關心什麼大事？成果重要嗎？誰會參加這場會議？這個組織的核心文化是什麼？這個文化對於外來文化的適應度有多少？善用行動計劃（圖／黃婉中提供）後記後來我明白了當時美國面試官對於我的貢獻度感到質疑，可能源自於他的個人主義文化背景，而我總是用「我們」取代「我」則來自於講究群體意識的文化背景；拉美主管的「再看看」其實是用間接的方式表達拒絕，而澳洲同事偏好直接切入重點，而且對拒絕他人沒有障礙。長途開車聽廣播的人，都知道同個電台在不同地區會有不同頻率。譬如中廣的收聽頻率在台北、台中、台南都不同。跨文化溝通也是如此，如果想要理解對方真正表達什麼，就必須知道自己身在何處，做出相應的調整。嚮往國際職場、海外工作的我們費了一番功夫學習當地語言（譬如英文），也都認同語言能力，是能否勝任的重要指標。但許多溝通是非語言的，這時跨文化理解力就是關鍵。文化之間並沒有對錯，重要的是我們能否善用各種線索，找到合適的方式，成為有效的跨文化溝通者。加碼：快速洞察世界各國文化差異的２個好用網站推薦馬上就要開會了，沒時間一一觀察嗎？別擔心，我為你整理了兩個網站，能夠讓你快速抓到各國文化的傾向，以及了解你獨特的處事風格。 Hoftstede Hofstede Insights 將世界各國文化以六個角度做區分，分別是權力距離指數、個人主義與集體主義、男性氣質與女性氣質、不確定性規避指數、長期導向與短期規範導向、放縱與克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比較偏向商業角度的分析，我喜歡這個網站還可以將不同國家拿來做比較，並知道自己的傾向與這些文化的差異。 -- 本文轉貼自：黃婉中中途筆記（原文標題：嚮往海外職場的你可能不知道的7個秘密，搞懂跨文化溝通，成為國際化人才）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

海外工作難的不是工作，是生活！6 個方法從零開始建立「生活社交圈」！

對於我們這樣以線上教學維生的老師們，到外縣市、國外工作，成為數位遊牧，技術上並不困難，只要準備好電腦，事業完全可以帶著走。難的都是工作之外的那些事，也就是生活管理。幾位跟我做過一對一教學事業 coaching 的老師，常常都把這件事掛在嘴巴上講：「好希望今年就可以實踐數位遊牧、到國外去邊生活邊工作的夢想喔！」我接著問了一下，這幾位年輕的老師，單身無家累、不用幫家裡還債、也沒有養寵物、教學事業 100% 在線上進行、也已經存了一筆緊急預備金，根本就是買了機票就可以飛的狀態，有點搞不懂他們是卡在哪裡覺得自己還沒準備好。原來，他們是有點難想像，到了一個走出機場就沒有認識任何一個人的生活環境，要如何建立人際社交圈。下了班要找誰吃飯？週末要跟誰出去玩？如果都還是只能跟台灣的朋友視訊聊天，這樣出國工作的意義是什麼？這我有經驗，相信我的經驗可以幫到你。 2008 年，我一個人飛到世界的另一端「多明尼加」去工作，當時是經由國內單位外派過去做華語老師，定義上不算數位遊牧，然而要面對的「從零開始建立生活社交圈」是跟現在每一位數位遊牧工作者是一樣的。而且，當時 FB、五花八門的社群交友 APP 還不流行，出國前想要透過網路認識已經在多明尼加的台灣人、或像現在這樣從臉書社團找到當地共同興趣的朋友，都不如現在容易。我搭了 30 小時的飛機，從台灣飛到洛杉磯、洛杉磯再到巴拿馬、巴拿馬轉多明尼加，走出機場，已經頭昏腦脹，只想洗個澡，大睡一整天。隔天出門覓食，我才有「哇！我真的就要在這個全國都沒人認識我的地方，生活兩年了嗎？」第一天，很新鮮，逛超市很好玩、走進充滿人情味的雜貨店很好玩、學習當地的公共交通系統要怎麼搭車很好玩。第二天，買買當地小吃、學習如何跟當地人一樣在自助餐便當店點菜、走路就能到海邊散步，看夢幻的加勒比海，小事情都讓人興奮。第三天，我開始發現自己下班後沒有人可以聊天，想約個姊妹出去喝咖啡？沒辦法了！想找台灣的朋友視訊一下，時差日夜顛倒，也約不太到。面對空蕩蕩的那個房間，一台筆電就是我跟台灣連結的管道，的確有那幾個 moment ，我一直問自己「我真的能在這邊過兩年嗎？」幾個特別想找人聊天，卻只能面對電腦發呆的時候，我也是好幾次用眼淚度過。我還記得我是小年夜那天飛出去的，台灣的朋友們都在跟家人過年，我一個人飛到一個遠到不行的國家，因為外派單位聯絡的資訊落差，到了當地才發現教學工作根本一個月之後才要開始，所以我急忙飛過去，雖然有薪水但沒工作可做，沒工作就沒有跟人交流的機會，我到底是來幹嘛的啊？我不是唯一被這個單位外派的工作者，其實我還有一些台灣同事，只不過大家工作範圍不同，並不會常有機會見面。過了幾個週末，我發現台灣同事們大多是這樣過的：「到當地的中國餐館吃飯、到某個人家裡唱 KTV 、看台灣電影、打撲克牌…」。等一下，如果我飛了大半個地球，卻是把週末過得比台灣還台灣，那我不如回台灣工作就好了啊？知道這個不是我出國工作的目的，我很有意識地和台灣同事們的社交圈維持一個距離，偶爾參加他們的活動，其他時間，我必須靠自己打造另一個生活圈。以下是我用過的方法，多明尼加朋友都覺得，我只是住了兩年，過得比他們還像多明尼加人，我自己也很滿意那兩年的人生體驗，以下與你分享。當年在多明尼加健身房上飛輪課（圖／游皓雲提供）一、參加當地機構的課程我當時報名了 salsa 舞蹈課和法文課。會選這兩個，是因為這兩個項目都是我在台灣原本就有在學的。而且這樣的課程，很快就能讓我認識到有共同興趣的當地人，下了課可以跟同學一起約練習跳舞，或者跟法文課同學約去喝個東西。多明尼加是講西班牙文的，你或許會問為什麼不是上西班牙文課？原因有二。第一，我的西班牙文當時已經算流利了，如果真的要上課，就要上專業等級的討論課，我找了三五間語言學校，都沒有找到適合的課。第二，上西班牙文課，同學都會是其他外國人，因為當地人不必學西班牙文，這無法幫助我打造當地社交圈。上法文課，同學就都是多明尼加人，他們對我這個不是多明尼加人的同學，也會很好奇，這樣交朋友就快很多。在多明尼加兩年，我最要好的朋友，就是在舞蹈課和法文課認識的，到現在都還有聯絡，他們其中一位甚至還來台灣學了兩個月的中文，我今年去歐洲，也還打算找他碰面，這種朋友都會是可以聯絡一輩子的好朋友。二、報名健身房會員我在台灣本來就有上健身房運動的習慣，要讓國外工作的生活有一個秩序感，建立類似的 routine 很重要。前半年我為了省錢，報了一個比較陽春小型的健身房，因為當地貧富差距頗大，在那間健身房會遇到的人，有點像是另一個世界的族群。後來我搬家，也就順勢換到了一間會員費比較高、但環境好非常多的健身房，大概就是台灣連鎖健身房的這種品質，有氧課程也很多，去久了之後自然會常常遇到一些熟面孔，健身房裡面還有咖啡店，漸漸就會多遇到很多可以聊天的對象。三、在固定的店家出沒交朋友我在多明尼加的首都 Santo Domingo 工作，那個城市只有兩間稍具規模的書店，大約就是台灣金石堂的大小，裡面有間咖啡店，我常常去那邊看書、備課、改作業。抱著一堆中文書去那邊工作，很容易引起注意，有一次，隔壁桌的幾位先生，跟我聊了起來，很好奇地問我中文這個語言的邏輯。沒想到他們是一群當地媒體的記者，沒事就約在那邊喝咖啡，交換新聞資訊。於是我後來就更常到那間咖啡廳報到，只要他們是在閒聊，我就加入，聽到的都是當地第一手資訊，他們甚至後來也帶我去一些當地人才會去的活動、餐廳，幫我開了很多眼界。四、常主動跟你的工作夥伴分享興趣我見到人就講我很愛看棒球，有棒球的資訊拜託他們都告訴我。很幸運地，有一個學生，就有一個好朋友是棒球記者，介紹給我認識。那位記者也非常熱心，知道我在台灣也做過棒球記者，邀請我去他主持的廣播節目分享，還帶著我進多明尼加職棒的記者會，後來自然我們也變成好朋友。不必等別人問，你自己就可以一直把「自己需要什麼資訊」散播出去，大家都很忙，你要讓別人有資訊的時候，很容易想到你，順手就願意分享給你。五、上網找興趣培養類的社團當年還沒有臉書社團這樣的管道，我是在 google 搜尋了半天＋詢問多明尼加朋友，才終於找到一兩個類似台灣 mobile01 的論壇多明尼加版，在上面參加了一個單車團。幾個週日，我就會跟著這個團去騎腳踏車，他們當然認識一些我們這種外國人找不到的路線，我也可以邊騎邊跟他們練習西班牙文。現在有臉書社團，要找這樣的朋友太容易了，你甚至出發之前就可以去認識一些網友，一下飛機就有人可以約了。六、對一切保持最大彈性很多外來者會對當地有所抱怨，工作效率低、不求長進、交通便利度不如台灣、食物不好吃…。說實在的，如果一個在台灣的外國人，開口閉口都是抱怨台灣，你會不會很想叫他滾出台灣？那麼我們到了國外，變成那個看什麼都不順眼的外國人的時候，又怎麼能期待被當地人接受？在多明尼加那兩年，我交了很多朋友，做了很多在台灣根本不可能做的事。包括天天吃那個看起來完全沒有賣相的紅豆飯便當、在街上、夜店一晚跟十幾個陌生異性跳舞、走到那裡都跟陌生人交談、停電鄰居約到街上喝酒我就馬上衝、在健身房嘗試每一種我在台灣根本不會上的課、失戀太難過跑去跟義大利阿嬤同事哭訴…。既然到了國外生活，不管是現在很流行的數位遊牧身份，或者單純外派工作，我會建議就放掉在台灣的那些「應該」，全心投入去體驗這個只有在當地、當時、當下可以體驗到的人生版本。不管那些體驗是正面還是負面，它都會成為你成長過程的一部分，如果你跟我一樣是老師，相信我，就是這些常理之外的人生經驗，會讓你未來的教學風格，長出獨特的魅力，那會是你參加100次研習都學不到的隱形教學功力。 -- 本文轉貼自：游皓雲／台灣人的西班牙文老師／外國人的華語老師／雲飛語言中心創辦人（原文標題：海外工作難的不是工作本身，而是生活管理）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 25, 2024

高效能會議的 7 個習慣！遠端工作靠它保持線上開會效率

有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。我自己也是上班族，每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會，甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議，兩者對比，或許可以從我自己的經驗，整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。你或許也發現這篇文章題目，借用了史蒂芬.柯維的經典著作書名：《高效能人士的七種習慣》，當然我不是管理學大師，這裡整理的七個習慣，只是我的個人經驗，所以也很歡迎大家一起討論，分享你的看法。開會前，有個基本一定要做的事情：「準備自己要報告的資料」。如果要跟客戶討論產品，我就要先準備好市場分析資料。如果要說明專案進度，我就要準備好工作報告。因為太基本，所以不列入下面的七個習慣中，就讓我們從已經準備好開會資料開始，看看還能「為高效能會議做些什麼事」？這些習慣包含了會議前、中、後的不同行動。（可以延伸參考兩年前的這篇文章：我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？） 1. 列出這一次要確認的重點問題清單會議有時候會不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什麼討論什麼，最後離題而拖長不必要的討論時間。有時候會議會有議程，但有時候沒有。無論如何，我都會有個習慣，就是自己先列出這一次我想討論的重點清單，以及我想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」，不是報告資料，而是裡面真正需要釐清的問題是什麼？真正值得凸顯的重點是什麼？我通常會問自己，假設會議時間很少，假設最後沒時間才輪到我講，但我一定要確認的重點與問題是什麼？無論我是不是會議主導者都需要這份清單。如果我是主導者，有了重點問題清單，我就知道什麼時候離題，可以把會議拉回討論主軸。如果我只是報告者，有了重點問題清單，我也知道如何簡潔扼要的說明，並且知道我應該花時間在哪些重點上討論。 2. 排出重點問題清單的討論邏輯會議有時候會卡在一些關鍵問題，結果陷入無解的討論迴圈。會議有時候讓人覺得很混亂，最後好像討論了很多，但心中對專案的整體架構卻還是很茫然。在前面列出重點問題清單後，我還會多一個習慣，就是我會排列出要怎麼討論這些重點、問題的順序與流程？把這些重點與問題，用邏輯重新整理一次，先確認簡單的、要先確認的問題，然後才慢慢引導到困難的討論。我通常會問自己，這些重點與問題要怎麼依序提出，對方會被我說服？這樣的習慣，可以讓會議過程中，對方更容易對你建立信心，並且困難問題也會從簡單開始，逐步拆解，這樣整個會議過程都會更加順暢。 3. 確認我自己對問題的解答與底線有時當會議討論到關鍵問題，但是大家都不確定解答是什麼，不確定能不能這樣做，於是不能做出決定，可是又在討論上無限迴圈。當然會遇到一些很難抉擇的問題討論，但在前面決定好重點問題的討論順序後，我還會再有一個習慣，就是先想好自己對這些問題的可能答案，或是這些問題我的最後底線是什麼。如果底線不是我能決定的，我會在會議前先去問可以做決定的主管，然後才去跟客戶開會。我會問自己，這個問題如何大家沒有更好答案時，我的目前最好答案是什麼？這個問題如果對方提出要求時，我可以答應的最後底線是什麼？前面三個步驟是環環相扣的，如果沒有準備好問題清單，又怎麼知道要準備好底線答案？而當我準備好自己的答案，就能在會議時明快地給出回應，有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。 4. 一開始就先說明會議的待辦清單尤其是一些企劃構思會議時，與會者抱持著聊聊看的想法，但會議也很容易就變成真正的聊聊看，最後卻無法拉回需要的結論。在會議一開始時，如果可以的話，我通常有個習慣，就是會先跟客戶、與會者，說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼，也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。我會說，今天會議想要逐步討論這幾項問題，然後最後我們要確認什麼結論？只需要一個很簡單，可能不超過一分鐘的說明，但這個簡單動作有兩個效果。雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人，但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論，例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」，大家心中也有個底，容易接受被打斷。並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人，防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論，這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題，而現在先解決這個問題，並且現在這個問題，有助於解答等等那個難題。 5. 事先做好會議筆記當然，我們都會做會議筆記。但我有一個習慣，就是會在「開會前」先做好會議筆記，也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法，都先做好筆記，然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢？我的會議筆記主要在記錄：接下來我要做什麼應變，下一個接續討論的問題要不要調整？因為基本的重點問題與答案，我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法，我聽到對方提到什麼事情，接下來我要提出什麼回應或詢問？接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢？ 6. 最後確認一次所有結論當會議結束，大家對於這次會議其實已經討論了後面，忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論，不用超過一分鐘，但可以有很多好處。說明一次會議結論，讓大家確認是不是每個結論都沒問題，也讓大家快速對這次會議有了整體概念。當然，最好能在會後，立刻把這次結論 mail 給大家一份。 7. 討論接下來每個人的下一步行動一次會議可能討論了一整個專案的流程，對每個人來說都是長期而龐大的工作，但這樣的會議回去後，不一定能立刻推動專案的進行。所以我還有最後一個習慣，就是在說明完這次會議的所有結論後，我會問大家，那麼接下來我們每個人的下一步行動是什麼呢？可能是 Esor 要列出大綱、 A 要擬出合約、 C 要把會議紀錄發送給相關人並收集回饋。我習慣在會議最後，跟對方確認回去後「立刻可以做」的行動是什麼？如果不是立刻可以做的，就要設定一個近期檢查時間。透過上面幾個會議習慣，在我的經驗裡，更容易創造高效能的會議，讓會議進行得更快速，在準確的時間結束，並且會議之後會真正產生一些有效的行動。 -- 本文轉貼自：電腦玩物 ( 原文標題：高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已 )

December 7, 2023

《遠距工作這樣做》選摘：遠距工作溝通效率差？想提高溝通品質，試著從「降低溝通次數」開始

我一直認為，在工作上，如果需要頻繁與對方溝通才能辦成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什麼地方出了錯。我想在職場上，下面這些問題的提問語句，對你來說應該不陌生：「在嗎？」「你有沒有什麼方向？」「你覺得黃色好嗎？」「你覺得老闆想要什麼？」這類問題給人的感覺十分黏膩與煩躁。表面上這些問句看起來好像很平凡，但實際上，這些問句在協作上帶給的隊友負擔其實挺大的。平常在辦公室裡這樣有一搭沒一搭的亂聊，看起來還沒什麼。但是如果在遠距中，這類問題一旦出現在通訊軟體內，看到時自己內心常有一股衝動想掐死對方。為什麼有這麼大的差異呢？這些問題都有個共通特點：每當這些問題出現前，你總需要再多問好幾句，才能明白對方最終要什麼？以前，在辦公室裡這種問題很常見，但大家其實不太在意，主要原因是因為以前這類問題，多來回幾句的成本只要幾秒鐘。但是切換到遠距工具後，光是回應問句的時間成本，加上遠距工具的操作，就是多了幾十倍，所以往往讓人不由自主的無名火起。這些問句的成因很多，有可能是當初對方沒想清楚，隨口就丟出問題，而沒有好好把核心訴求表達出來。但還有一種更可怕的情況，就是問這些問題的人，平常就有不好的工作習慣，習慣將「思考作業」扔給對方。建立不要丟思考炸彈的提問原則平常在辦公室裡，我們對這種「思考作業」炸彈沒感覺，但是一切轉換到遠距工作模式，就覺得跟這樣的人工作十分吃力，溝通上很抓狂。但是最重要的是，我們要如何改變「結果」？不管你是炸彈接收者，還是無意中成為了炸彈製造者。如果我們不想陷入這種討厭的情形，我建議團隊裡面針對問問題的原則，應該改成：在問對方一個問題時，先思考自己想要得到什麼答案？盡量將問題的答案選項，用手段集中限制成你想要的結果。將一個「開放問題」，改造成有限的多選題。比如說上面舉這些無腦例子，就可以重構成如此：「在嗎？」「在嗎？我想跟你溝通 A 專案的事。我在 15 分鐘裡面都在線。如果你在的話盡快回我。如果等下要找我，我可能整點才在，到時候可以打我電話 XXXXXX。」「你有沒有什麼方向？」「關於目前這個問題，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我個人比較偏好 A 方向。你有沒有其他想法？」「你覺得黃色好嗎？」「關於這張海報，我做了紅橙黃綠色，我個人覺得黃色在這個場景比較適合，理由是 XXXX 。你比較偏好哪一款？選個兩組給我。」「你覺得老闆想要什麼？」「我認為老闆因為 AA、BB、CC 因素。他可能比較偏好 CC 選項。你有什麼的看法？可以給我你的方案與理由嗎？」讓我們看看，前後兩種提問有什麼差別。你會發現，這些問題經過「改寫」後具備幾個特徵：相對比較長。一次性的表達了自己相對完整的看法。如果對方沒有什麼想法，提供封閉式選項，讓雙方能對結論快速收斂。容易得到具體的溝通成效，時間可控，結果可控。「過度溝通」（在一句話裡面塞滿了可能的選項，以及上下文場景）。先拆解問題，溝通才能獲得有效答案我們平日之所以會「沒有效率」的原因。是因為「走過去溝通」的「時間成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距離高頻率的快速修正。然而，這種走過去溝通的「壞習慣」被帶進遠距工作時，大家就會覺得「溝通」上很費勁。我們可以把「時間」比喻成水，「溝通」當成洗澡。以前在辦公室，我們有自來水，當然是拿蓮蓬頭快樂地沖澡。但是如果我們到了高原上，洗澡需要打水，非常的費力。你還會想要在高原密集的打水進行快樂地沖澡嗎？當然不可能！這時候，我們採取的策略，就會變成可能兩天才洗一次澡，每次都採取擦澡的方式，並且集中在某些時段裡面大家一起洗。在遠距工作上，為什麼我在開篇第一個原則，就是「限制直接、立即溝通次數，一天最好在兩次以下」？目的是，反過來設計一個極限場景，如果說話機會這麼珍貴，大家就不會浪費時間找尋更好的語音溝通工具，或想開更長的會。而是回過頭來，促使自己在遇到問題時更深入地思考：自己要如何提問題？又期待得到什麼樣的結果？在提問之前，先把問題拆解清楚，反而可以更有效地獲得答案、縮短溝通時間。 -- 本文摘自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在這裡》

December 8, 2023

Joe的時間管理術｜以遺忘為前提的管理術

以遺忘為前提的管理？有人看了這標題或許會覺得很奇怪，但我自己一開始會想做時間管理的原因還真的是「為了遺忘」。後來開始看一些時間管理的書籍，才發現很多大師也反覆強調這個要點。這樣講或許有點往自己臉上貼金，但看來世界上的道理總是殊途同歸；大家不管用甚麼起點出發，最後總會在某個類似的點上靠攏。但，甚麼叫做「以遺忘為前提」呢？在我自己還沒有一個有系統的管理方法之前，每天生活有很多事情「得被記得」。比方說「明天要交力學實驗的報告」、「後天工程數學有個小考」、「星期四要準備測量學的筆記」、「此外還要買下禮拜程式課程的課本」等。像有時候去 Mall 買東西，到了店裡卻又突然想不起來要買甚麼。等回家才懊惱的想起來說，「啊，剛剛忘了買電池。」我想，這種經驗對很多人而言並不陌生。我們隨時，無論是工作或是人生，都有很多的「待辦事項」。但要把這些事情都記得，幾乎是不可能的。可是不記得，事情就會落東落西的。到了課堂，發現報告沒寫；到了公司，才想起來客戶要的東西昨天忘了寄；到了情人節，才想起來禮物忘了買；回到家，才發現剛剛超市忘了帶牛奶。所以我自己在學生時代，總覺得上學很辛苦。因為每天都得戰戰兢兢的，要努力記得所有該做與要做的事情。去一個地方要想我來這裡是要幹嘛、有沒有甚麼東西沒帶？離開一個地方擔心有甚麼漏了或忘了做？睡前總覺得有甚麼事情沒做，醒來又得要聚精去思考今天得幹嘛。在這種常態緊張下，反而很難專心的做事情。等到開始上班時，發現要記憶的東西變更多。當時就很憂慮，想說若是持續讓自己處在緊繃的狀態下，可不是沒辦法把任何事情做好了？也剛巧，那時候開始有PDA出現。我也就開始嘗試使用這類工具來管理我的人生，自己第一台 PDA 還是黑白 WinCE 的介面(記得是大眾出的)。當然，後來又經歷了一些變革，變成我目前跟大家分享：一半用萬用手冊，一半用電子工具的方法。但無論如何，我要說的是，我在開始使用工具後，發現一件事 → 若我把所有要做的事情全部清出來，放在一個「待辦事項」的 pool 中，我就可以安心的把這些事情「暫時忘掉」。但我又不用擔心事情最後會真正被忘記，因為我若要查都可以在這 pool 中找出來。我就可以先忘掉那些事情，安心專注的處理目前手上的事情。等手上的事情告一段落後，我再到我的「待辦事項」 pool 中，把其他還沒做的事情找出來。這樣我既可以專心做一件事不用擔心其他工作會漏掉，也不用隨時惶惶恐恐的害怕自己忘記甚麼。把東西寫下，然後遺忘它；反而就能確保所有事情都不被忘記。所以，要想專注的好好把事情做好，就該建立一個「待辦事項」的倉庫。至於執行流程上首先，你該把要完成甚麼轉換成條列式的Check List。對我而言，這些 Check List 大部分時候，其實就是一項一項的工作。有些工作你可以很快設定何時要完成，有些工作則只是一個提醒，甚至於是對未來的規劃。再來，我會把這些無論何時想到的工作、不管是工作中、搭車時、出外看到甚麼好 Idea 時，都立刻記錄並存在我的 Task Pool 中。我會把所有想到的工作都先分門別類的加入「待辦清單」中。在電腦邊，就用 Web 平台加入。那工作加入同時，我也可以給一個預估要完成的時間。指定時間、重複與否、標籤、以及地點系統就會根據設定的 Due Date 列出工作清單，甚至在時間點提醒我。而待辦事項這東西比 Calendar 方便之處，在於你不去勾選「完成」它就會一直留在 pool 中。但 Calendar 工具（如 Google Calendar）雖然也會提醒，但若你當下沒辦法去處理，之後它就不會再提醒了。有時候明明一整天排了三五樣工作，可是剛巧那天有突發狀況你忙著開會解決，等第二天那些通知也就不會出現了。這也是為何我工作不用Calendar而用待辦事項工具的原因。然後我每天會幾個時間去檢視我的工作 pool。比方說早上搭車時，或是中午吃飯後，看看今天有哪些事情該處理，並安排一個時間；若今天太忙，有些事情需要推延、則改變成新的完成時間。所以，在透過這樣的模式下，我就不用再刻意記得工作以及 due date 了。我只需要把所有需要的工作鍵入我的 Task Pool 中，再定時來整理與規劃，就能確保重要事項都會被妥善關注。心力也就能完全放在目前的工作上了。 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

時間管理 Q&A：不一定是沒時間？用「時間顆粒度」打敗拖延與干擾

每一次在上時間管理課程的時候，常常會遇到有人提出這類問題：「工作上太忙碌了，所以真正重要的目標常常都無法推進。」、「太常被打斷、干擾，所以排好的計畫也往往拖延。」這時候，通常我們第一時間的反應大多是：「如何減少干擾與臨時任務？」、「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」、「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」不過，上述幾個解決辦法，其實很容易在現實中撞牆：「如何減少干擾與臨時任務？」如果是一個職場中的工作者，有可能要求客戶、老闆都不要打斷自己工作，都不要有臨時任務嗎？「如何讓自己可以擁有更多更長的專注時間？」有很長的專注時間，當然不是壞事，但真的有很長的時間時，我們就能立刻變得很專注嗎？「如何逼自己去做當下因為很累、很忙而不想做的重要事情？」都已經很累、很忙、很不想做，逼自己去做，真的就會想做嗎？還是更不想做？而或許從一個小小的觀念做個轉念，我們就能更從容有餘裕的面對上述問題，找到自己可以掌控的時間，並且打敗拖延，克服干擾。這個小小的轉念，稱為「時間的顆粒度」。「時間的顆粒度」，可以概略定義為「完成行動的一個基本時間單位」。讓我們一起來思考看看，不同的「時間的顆粒度」，會發生什麼不同的情況。假設現在我要做一份報告，如果我的「時間顆粒度」是早上時段、下午時段、晚上時段這麼大的單位，例如做一份報告「感覺」大概要 3 個小時，所以想要找到「3 小時」的時間空檔來完成這份報告，那麼我的「時間顆粒度」就是 3 小時。這時候，我開始在未來的行事曆上，想辦法找出 3 小時的空檔，有可能找不到（因為被各種會議、行程佔滿了），於是我叫苦連天，想說只能晚上加班來把這個報告完成了。當然，一旦要占用到加班時間，一定覺得更加痛苦，更不想做。也或許，我在未來的行事曆上，真的找到一個 3 小時的時段，於是我把做完報告這個任務安排上去。但是，現實往往是到了那一天的這一個時段，我發現出現一個臨時會議，或者做到一半時來了客戶電話，還是說當下我很累沒有心情去做。於是，無論是哪一種理由被打斷，我往往會拖延到另外一個覺得有 3 小時空檔的時段來執行，這往往還是那個晚上加班的時間。同樣假設現在我要做一份報告，但當我們的「時間顆粒度」是 30 分鐘，甚至更短的單位時，會發生什麼事情呢？這個意思不是我想辦法把做報告變成可以 30 分鐘內完成，而是當我們意識到「時間顆粒度」是 30 分鐘為單位時，我會主動地把一個可能需要 3 小時的報告任務，分割成「 6 個 30 分鐘的小行動」，例如：先寫出目前我腦中有的大綱設定報告的目標，以及目前尚未解決的問題詢問有經驗的人如何解決問題針對問題去找三份補充資料調整大綱並確立報告的關鍵論點和老闆（客戶）確認關鍵論點可以推進撰寫報告開場撰寫報告分析撰寫報告結論咦？你說怎麼拆一拆，超過 6 個行動耶？這時候你就會發現，原本我們設想的那種「3 小時時間顆粒度」還會遇到一個麻煩，那就是最後真正需要的時間，往往超出自己模糊預估的時間，以為半天能完成的任務，結果根本不夠！原來根本需要快 5 個小時才能好好完成這份報告，於是晚上加班現在要變成凌晨熬夜了！！只有當「時間顆粒度」變小後，我們放下對任務的模糊想像，開始具體的拆解出每一個小小時間單位要推進的行動，這時候反而可以更精準的估算需要的總共時間。但是，也不是要找另外一個 5 個小時空檔來一口氣完成這個任務。當時間顆粒度變小，我們還會看到幾件事。首先，我們可以「看見」更多可以拿出來運用的時間空檔，例如原本早上的通勤時間，可能覺得也就 20 到 30 分鐘，應該只能滑滑手機吧？但是當「時間顆粒度」變小後，你就會看到「寫出腦中大綱」、「設定報告目標」、「傳訊息問個有經驗的人」等等，其實都有可能在這個小小的空檔執行。接著，我們可以開始「接受」被打斷，並且被打斷也不會太大程度影響自己的時間安排。如果早上原本的專注時間被叫去開會了，回來後還有一個小時，依然還是可以推進兩個行動單位，不需要完全放棄。然後，我們可以「意識」到有些行動可以馬上開始做（甚至，必須現在就開始做）。例如要趕快有大綱，才能找有經驗的人問問題，那麼我只要趕快找到今天有空檔的 30 分鐘把大綱產出就好，甚至現在你在看這篇文章的當下就一定是一個對你來說的空檔，不如就馬上來產出。「時間顆粒度」愈小，我們安排時間就愈有彈性，並且更能面對各種被打斷的變化，也能看見更多原本看不到但其實可以運用的空檔時間，甚至我們能夠更精確的計算推估時間。（延伸閱讀：克服拖延 5 個進階步驟，以養成閱讀學習等生活習慣為例）我常常在時間管理課程中，讓學員練習把「時間顆粒度」變小，重新看到任務的可能性。最近的時間管理課程，我就收到不少學員回饋，提到這為他們找到、發現原本有很多可以運用的時間，並且開始能真正推進目標。這裡我就挑選兩位朋友練習的很棒的例子，給大家參考看看（有適度改寫）。第一位朋友原本有一個目標是：「半年把家中亂丟的數百本書，清掉不需要的，留下需要的」，原本想要找周末完整好幾個小時的空檔來做，但是當然一直拖延，畢竟周末有更好玩的事情啊！但是當重新切割「時間顆粒度」後，這位朋友找到的方法是「每天下班一回到家，花十分鐘清理一落 15 到 20 本不需要的書。」這樣一來，當「時間顆粒度」變小，我們會發現原來不用刻意安排一個大段時間去做某件事，回家一點點空檔，順手一做，進度也可以往前推進。而且，或許就在這順手一做的 10 分鐘，發現一本之前買了但亂丟，可是對現在自己很需要的書，那麼或許這個禮拜的讀書計畫就可以用上這本書了！（可以延伸閱讀：工作愈忙愈要學習，問題不在沒時間、沒效果，試試這三步驟）第二位朋友原本遇到的困境是：「工作性質時常會被中斷、電話接不完，自認一天沒有完整的一小時可以做完交辦事項。從沒想過零碎時間使用，十分鐘至三十分鐘，只要工作有一小點的進度，終會積沙成塔。」而最後這位朋友上完課後，對於自己處理公事進行了「時間顆粒度」的改善，並跟我分享了他的方法：以前的做法，想要等到完整長時間一次整理好會議記錄：每日有很多人員面談會議結束後要完成記錄回報主管但這樣的記錄，時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出這時候要花很多時間在整理當初的會議紀錄而且因為遺忘等，需要回想的時間變得更多現在縮小「時間顆粒度」後的方法：面談時就記錄關鍵字並完成大綱（利用會議中的小型「時間顆粒度」，開始採取行動）利用面談後，那一天的其他零碎空檔，把關鍵字延伸成完整記錄，一次推進一段即可（例如午休吃完飯後，下午開會前、後，其他工作之間的片段等等，每次15分鐘左右其實就能推進一小段記錄補完）於是面談完第二天，透過幾次的空檔推進，就能發出會議紀錄最後的問題是，會有哪些原因，導致我們無法輕易的縮小「時間顆粒度」，總是不知不覺的往很大的「時間顆粒度」去設想呢？我這邊列出幾個可能的原因，做為這篇文章的最後提醒： 1. 接收到任務後沒有拆解要做一個報告，沒有主動拆解成幾個可以分段完成的小步驟延伸閱讀：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟 2. 之前沒有記錄自己實際執行的步驟不知道做報告可以拆解成多少步驟，那就先記錄一次自己做了什麼步驟，下次就知道怎麼拆解了延伸閱讀：工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵 3. 完美心態、定型心態作祟，沒有轉變成成長心態要把書都整理好，只想到要一口氣整理好，沒辦法接受每次處理掉一點點沒有完美整理好，但找到需要的書，其實就可以了延伸閱讀：覺察時間管理習慣中的定型心態，開啟「成長心態」的轉變 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 22, 2024

該認真的時候總是分心？3 個改變讓時間一到就有專注力

設定每天的專注時間，推進一件重要的任務，這個道理大家都懂，只是為什麼這樣安排出來的時間，卻往往無法真正的專注呢？如果你也有類似困擾，可以搭配這篇文章想跟大家分享的 3 個技巧來解決。我們都希望每天可以有更多的時間專注在重要的任務上，但是，有時候我們規劃了一些時間，但是時間到了卻還是三心兩意、拖延分心，無法真正的專注。又有些時候則是我們工作生活上的雜事太多，感覺時間都被切割得很零碎，最後這些零散時間也往往在忙亂或偷閒中渡過。我們甚至也試過很多「專注工具」，但無論是限制自己上網，還是聽專注音樂，卻都不一定能夠真正保護好專注時間，還是很容易分心、拖延或陷入忙亂狀態。我們當然也知道「保護專注時間」的重要，問題是「安排時間」跟「專注」好像是兩件事情，有沒有什麼樣具體的技巧，可以讓我們真正保護每天有限的專注時間呢？無論是你希望可以有更多時間專注在重要工作上，還是你希望可以每天都掌控一點點有限的專注時間來推進自己的斜槓，今天這篇文章，就跟大家分享我保護自己專注時間，並讓自己在這些時間可以保持專注的幾個技巧。對上網生產力有要求的朋友，可以試試看： Arc 瀏覽器 windows 版測試心得，用四大介面改造升級專注工作流 1. 專注前，要先完成準備步驟。專注時，要立即進入核心。可以讓我們專注去完成一個任務的時間是很寶貴的，但是，如果一個任務要「從零開始」，卻往往是難以進入專注狀態的。所以，我們第一個要避免的錯誤，就是在專注時間中從零開始做一個任務。反過來說，我們應該讓任務在進入專注時間之前，已經是準備好可以專注進入重要核心部分的狀態，這樣專注時間才會真正實現。例如我打算利用每天固定的時間寫一篇部落格文章，假設我設定在晚上 8 點，但我到了晚上 8 點時，連文章的題目都還沒確定？或是也沒有準備好大綱？還缺少一些關鍵的案例與資料？試想看看，這時候要分心找資料，要游移不定的想題目，還有辦法進入專注的狀態嗎？反過來說，我可以先利用其他零碎的時間來完成這些「準備步驟」。先利用空檔設定題目、完成大綱、找到一些基本資料，這時候到了晚上 8 點，我的寫作任務已經準備要進入「最核心的寫作」部份了，這樣我就真的可以專注在寫作上。（延伸閱讀：[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟） 2. 確認自己在專注時間要產出的成果，才能保持專注。上述的問題在於，我們很可能只是安排了專注時間，但是任務到底要做什麼？卻等到專注時間才開始想，「東想西想」是最容易讓人分心、拖延的，這就是我們為什麼安排了時間依然無法專注，可能的原因之一。這時候可能延伸第二個問題，我們希望自己有更多專注時間，但要在專注時間產出什麼具體成果卻很模糊，這樣一來，有可能我們連自己要專注去完成什麼都不知道，又如何有效地專注呢？例如在生活中有孩子的父母，可能意識到專注在親子時間的重要，或許設定了一些想要專心陪伴孩子的時間，但在這些時間中我們卻很容易放不下那些自己的工作、興趣，忍不住開始拿起手機看個郵件、滑個資訊。甚至很有可能在這樣的專注時間中，大人小孩一起分心，最後無法創造優質的親子時間。反過來說，或許我們可以設定一些親子時間明確要產出的成果，像是我想創造孩子能有更多的動手做做看的體驗，所以我整理了一則摺紙筆記任務、一則積木筆記任務、一則畫圖筆記任務，裡面我會設定一些下次要玩玩看的成果，例如摺出一個恐龍樂園。而當我進入安排的親子時間時，我會跟孩子討論並選擇主動完成其中一個有趣的遊戲任務成果，這樣的過程，幫助我和孩子都可以更專注地投入在這段時間中，心無旁鶩，因為我們明確知道自己想要挑戰完成什麼新的成果，並且這樣的成果也會讓這段時間變得更有價值與收穫。（延伸閱讀：如何從生活小事培養專注力？我的 5 個親子練習技巧經驗談）目標明確、成果明確，知道自己在這段時間要產出什麼，才有專注的內在誘因。而且，因為自己對這段專注時間要產出的成果有明確定義，就比較不會被其他任務拉走而分心，像是上述的親子時間成果的設定，就讓我看到這段時間跟工作有同等重要性與價值。通常分心都是在於我們也不知道自己到底要做什麼，以及沒有明確設定有價值、有意思的成果。 3. 固定時間可以是彈性的、分段的，關鍵在於時間品質。我們在安排專注時間時，常常會想要擁有固定的專注時間，例如早起的兩個小時，晚上回家後的三個小時等等。我自己的經驗是，如果是我一個人生活的安排，這樣的專注時間或許還能做到，但有了家庭與小孩後，這樣的專注時間確實有點奢求，而且變動性也很大。但也因為這樣的機會，讓我慢慢體悟到，所謂「固定專注時間」其實可以是彈性的，關鍵不是哪一段時間要專注，而是每天要固定累積多少專注在某件事情上的時間，任務可以分段推進，更重要的是專注時的時間品質。例如我很想早上早起專注兩個小時寫文章，但現實的情況是有時候小孩早起了就要陪他，也需要花更多時間準備小孩早餐與上學，更重要的是有時候逼自己早起反而精神不好，這段時間的產出品質不佳。反過來說，或許我先比家人早起 30 分鐘就好，但這 30 分鐘就投入在我的文章寫作，幫我完成文章的第一段開場。接著上班的午休時間，我再利用 30 分鐘完成文章的第二段論述。通勤的時候處理前面說的那些準備步驟，這樣晚上回到家，小孩睡著後，我給自己 60 分鐘的時間把文章的論述與結尾完成。這樣一來，我還是每天固定「累積」兩個小時的專注寫文章時間，只是每一段專注產出一部分的成果，並且利用我更容易掌控、更有精力的幾段專注時間，分段把重要任務完成，這樣的專注時間其實也有很高產出。而且，比起早起或晚睡的專注時間卻因此精神不好，前面這樣分段的專注時間，反而讓我在這些時間中都是相對有足夠精力處理重要核心任務的狀態，這樣的專注時間也更有品質。後來我的工作上有更多同時進行的專案任務時，我也發現上述這樣的「分段專注時間」的方法更適合我們大多數人的工作、生活狀態。我們要追求的是每天「固定累積」某個數量的有品質時間在某件重要事情上，並接受我的工作流程就是會被會議與臨時意外干擾的現實。有了上面三個技巧：專注前，要先完成準備步驟。專注時，要立即進入核心。確認自己在專注時間要產出的成果，才能保持專注。固定時間可以是彈性的、分段的，關鍵在於時間品質。那麼我們搭配「番茄鐘」來推進分段專注時間的成果，或是搭配「專注音樂」來讓自己專注在重要內容產出上，還是透過「時間追蹤工具」計算自己每天累積的專注時間，有上面三種技巧的搭配，這些專注工具才會真正產生效果。這就是我幫自己設計專注時間，並且在專注時間可以保持專注力的技巧，提供大家參考，也歡迎回饋討論。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文標題：2023 試試看這樣安排專注時間，3 個改變讓時間一到就有專注力）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 9, 2024

數位遊牧時，如何克服不同語言間的溝通障礙？3 個你可能沒想過的學習方法與資源推薦

多數人對於數位遊牧生活的想像常有幾個要素，包含不同於台灣的異國景致、身邊來來往往的外國面孔、搭配大家常說「很 Chill」的工作空間與氛圍。但在這些夢幻要素背後，其實有個非常現實的挑戰，那就是語言。最常用來溝通的英語，你說得流利嗎？去到中文不通、英語也不通的國家，你能以基本程度的當地語言確保生活無礙嗎？甚至，哪天你發現共事的夥伴或客戶只會講他們國家的語言，你該怎麼辦呢？有的人可能會想：「靠 Google 翻譯不行嗎？」Google 翻譯或越來越多的 AI 翻譯工具當然可以帶來幫助，但我們不能否認的是，在日常生活中很難以這些輔助工具解決所有溝通情境，甚至在一些工作場合中，這看起來還是稍微「有失專業」。正因跨語言溝通能力在數位遊牧過程及全球化時代下都非常重要，一位數位遊牧者 Jay 在他的部落格上，就以溝通為導向，提及幾個學習方式與資源。包含： 1. 善用語言學習網站 / App 在分享中，Jay 推薦使用 Lingoda 這個語言學習網站，並提到它特別之處在於強調實戰應用，且除了一般語言教學，課程中也會融入文化層面的內容，幫助你更透徹認識個別語言。目前，Lingoda 提供德語、英語、法語及西班牙語課程。除了以上語言，若有需要，你也可以選擇報名商務英語課程，學習包含談判、演講或書信寫作等更進階的應用面向。當然，若你本來就有習慣使用的語言學習網站或 App，也未必需要因此改用 Lingoda。畢竟語言學習的核心是持之以恆，在習慣且喜歡的平台持續學習與應用，語言能力也才能逐步提升。 (Photo from Freepik) 2. 邊旅遊，邊學習在語言學習網站中，我們可以透過擬真的情境來學習，但除此之外，我們也可以在日常生活中多聽、多用，讓語言能力進步。不過要讓我們願意多聽、多用，「有趣」當然是關鍵要素之一，很多人常利用追劇來提升語言能力，在 Jay 看來，旅遊也能起到同樣的效果。如果你具備基本的英文聽力程度，他建議可以參與如 WegoTrip、Tigets 等旅遊網站的行程。這些網站的旅遊產品相對注重當地文化內涵，大多也會提供英語語音導覽服務，你可以在旅遊的同時了解當地文化，並且透過語音導覽吸收更多英語表達方式。不透過刻意和痛苦的學習，也提升語言能力！ (Photo from iStock) 3. 參與線上社群在網路時代，線上社群也是我們接觸使用不同語言者的好用管道。除了尋覓興趣性質或者與你的專業技能相關的社群，Jay 也特別提及 Teemyco 這個提供 B2B 線上辦公室服務的網站。如果你任職的公司有跨國部門，且有使用這類服務，你也可以把握機會多和使用不同語言的同事互動。在具備基本對話能力後，向該語言使用者學習更道地的用詞、表達方式甚至俗諺，不正能幫助你把一個語言講得更溜、更 Pro 嗎？若你正在數位遊牧中且為以不同語言溝通所苦，不妨參考以上方法來試試看；若你是正在規劃開啟數位遊牧生活，也可以提早開始準備，幫助接下來的遊牧生活更順利！ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！讀者若對文章內容有疑問或需要進一步的討論，歡迎直接透過電子郵件 info@ftpm.com.tw 與我們聯絡。

February 23, 2024

想進外商，英文拚的並非單字量！外商人資最注重的 3 類軟實力與練習法

大家都知道想進外商英文要好，但「好」的定義又是什麼呢？在我職涯相關的演講中，有不少年輕聽眾表示自己想轉職到外商。但又害怕自己單字量不夠、文章寫得不夠好、以前考試都考不高。如果這樣想，你在第一步就已經搞錯方向了。比起英文考試拿高分、很會背單字，其實外商人資注重的是你英文的「表達力」、「語言靈活度」和「領域知識」。如果說「背單字」、「拚考試」是硬實力，外商看重的就是你英文的「軟實力」。然而這也是台灣傳統英文教育不太重視的一塊。因此今天想來為大家分析，這三種英文的「軟實力」和練習方式。表達力外商面試官在評估你的英文表達力時，大概會聚焦在以下三件事：說話流暢度論點邏輯肢體語言針對第一點的評估，你可以先試試看對鏡頭做 3 分鐘的英文自我介紹，然後回看自己卡詞的次數。如果超過六次，建議你先寫稿練習。從帶稿的方式把內容植入腦中，再慢慢過渡到無稿。除了自我介紹，其他面試考古題也適用這樣的練習方式。大部分學員無法流暢表達的原因在於對內容不夠熟悉，因此先帶稿大量練習，會是進步的好方法。針對第二點的評估，在於你提出的每一個意見或論點，後面都必須要有理由支持。此外，在陳述理由時必須有邏輯順序，例如時間由先到後、重要性由高到低，而非雜亂地 free-style。針對第三點的評估，面試官很喜歡觀察你是否過度緊張，因為這多少也反映出抗壓性的不足。建議透過鏡頭錄影練習，提醒自己減少握拳、眼神飄忽、咬嘴唇等等的肢體語言，就能有效提升面試官對你的信任。語言靈活度「請幫我寫兩封 e-mail，主旨內容一樣，一封給關係普普且不熟的客戶、一封給熟識且關係良好的老客戶。」這是知名外商的筆試考古題，也是讓台灣學員很頭痛的題型。因為我們學的英文，從來沒告訴我們「不熟」和「熟識」在書寫上該如何區辨。要解決這個問題，你必須先有「語域」(register) 的概念。簡單來說，就是英文有正式的表達法，也有輕鬆的表達法，相當於中文的「很美」、「很辣」、「沈魚落雁」、「傾國傾城」聽起來正式程度就不同。對於關係普普且陌生的客戶，我們書寫時語域自然要提高，例如第一句可以寫成：I am writing to extend my gratitude for your recent assistance. 對於已經很熟的客戶，我們就可以輕鬆一點，寫成：I would like to thank you for your recent help. 如果你想進外商，平時閱讀文章、觀看新聞時，就可以一邊思考：「這是比較正式禮貌的說法，還是輕鬆的說法呢？」如果不清楚，也可以去問 ChatGPT：Is ______ a formal usage? 領域知識外商面試問題通常分成兩種：technical questions（技術面試題）、behavioral questions（行為面試題）。前者會依據你的領域而定，通常深入且附帶許多的追問 (follow-up questions)。所以在面試之前，你必須確保自己能用英文清楚表達自己領域裡的概念，這並不只是講得出專有名詞，而是要能用英文去解釋現象和機制。例如你應徵的是 portfolio manager（投資組合經理），對方可能就會問你 Can you describe your approach to portfolio diversification post 2010?（請描述你在 2010 年後的多元投資組合策略。）如果你應徵的是營運長 (COO)，對方可能就會問：What methodologies or frameworks have you used to streamline processes and improve quality in your previous roles?（你在先前的職位中，使用了哪些方法或框架來優化流程並提升質量？）這些問題，都需要先擬稿、鑽研，考驗的是你把英文和專業知識結合的能力。想成功過關斬將，降落在外商理想的職位，需要的絕對不是記憶大量單字、模板的那種「英文硬實力」，而是溝通、應用和有效練習。這也是我在每一堂課程中，一直強調「實用」、「操作」、「應變」，而非依賴大量模板的原因。 -- 本文轉貼自：Sonny老師的英文國際力（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 26, 2024

在新加坡當產品經理，英文要多好？會用到英文的場合有哪些？

這篇想來聊聊在海外工作時，會用到英文的場合、情境與準備方式；如果是想出國工作的人，或許也可以依此確認自己需要加強的目標與範圍。雖說坊間有很多英文檢定，比如台灣有多益、美國多半用托福、歐洲用雅思，但只要是考試，都有一些「偷吃步」或準備方向，最後就衍伸出各種題庫、口說模板、寫作必備佳句等，而這些內容能否應用到真實的工作或生活環境，反而就不一定了。所以，真正的英文能力難以用考試分數衡量，且隨著工作領域和職能不同，需要具備的字彙量、表達方式也有所差異，這篇文章只能依照我自己作為產品經理（Product Manager）、座標新加坡的經驗來分享。以下依照時間軸一一細說。 Step 1：找工作＆準備面試在真正開始到海外工作前，其實有超～～～多關卡要準備，第一個就是得先找工作。而找工作其實還有分寫履歷、寫求職信、面試等，但因為前兩者涉及很多專業，之前已寫過中文版的：菜鳥產品經理來去新加坡：準備英文面試的心得菜鳥產品經理來去新加坡（上）：海外求職 — — 準備篇菜鳥產品經理來去新加坡（下）：海外求職 — — 面試篇菜鳥 PM（產品經理）的 70 道面試考前猜題菜鳥產品經理的求職路：2020 年，我沒錄取的那兩場面試一封好的求職信，讓你在用人主管的履歷海中脫穎而出以上這些可以稍微參考。但我畢竟不是英文母語者，也不是寫英文履歷和求職信的高手，這邊就不獻醜了。寫好履歷和求職信後，就可以開始篩選自己想投的公司了。在這個過程中，最需要的就是英文閱讀能力，包括：工作內容、公司簡介公司新聞公司評價、面試心得：可以參考 Glassdoor。最近朋友推了 Teamblind，也是類似服務。未來同事：LinkedIn Step 2：面試時投遞履歷後，如果拿到面試機會，接下來就是英文聽說讀寫並重的考驗了，主要分為：閱讀＆寫作：面試過程中的書信往來雖說這部分都是「非即時溝通」，收到訊息後，不用馬上做出反應，但「書到用時方恨少」大概就是這種感覺，想當初只要一有問題想回信問人資或面試官，對於每個英文句子都要字斟句酌，很怕自己問得不夠清楚、文法用錯、口吻不夠專業等。聽力＆口說：面試這當然就是最緊張的一關了，畢竟整個找工作的流程中，這算是定生死的唯一指標了。之前也寫過一些準備英文面試的心得，網址已在上段列出，這邊不贅述。 Step 3：正式錄取前如果順利拿到口頭 offer，或者即將要被錄取的話，通常還會有一個「薪資談判」的過程，有時候是人資在面試中直接詢問，有些則是透過 email 正式溝通。之前面試時，人資在第一關的結尾時，就直接詢問薪資期待，當下因為還不確定是否會錄取，也還沒有深入研究薪資水準，我就回覆：「畢竟接下來還有其他面試關卡，而且我也需要時間了解當地物價水準，所以希望之後再來討論薪資。」人資也同意了，所以就沒有馬上給出數字。不過，之前在台灣時也碰過一些比較堅持的人資，無論如何就是希望當下在電話或面試中給出一個數字。如果碰到這種，也就只能先給一個區間了，不過會建議大家：那個區間的最小值也要是自己可以心甘情願接受的數字，不要太期待公司會直接同意區間的中上值。舉個簡單的例子，比如現職薪水是 $30,000，期待跳槽後可以漲到 $36,000，那給區間時就直接說 $36,000-$40,000；但當然也可以用其他福利代替薪資，比如股票、假期、職等、彈性工時等。至於如何用英文談判薪資，可以參考這篇。 Step 4：到職前再來若收到正式的紙本 offer，也就等於要閱讀無盡的英文文件……光是合約就超過 40 頁 A4，另外也要填寫無盡的英文文件，比如申請簽證、申請入境、申請健檢、安排篩檢等。不過因為這些過程都是書信往來，若有看不懂的字都還有時間查字典，所以整體來說，不至於太過困難，就只是花時間而已。 Step 5：終於真正上工最後，歷經重重關卡，終於上工了……殊不知這才是真正的考驗。坦白說，在經歷過英文面試後，當下對於自己的英文能力還算是稍有信心，畢竟至少面試官問的問題都聽得懂，也答得出來，且從對方的反應與結果來看，回答的內容應該也還可以。然而，真正抵達新加坡國土後，即使已經待了半年，我也無法說自己能 100% 應付生活與工作中遇到的英文場景。閱讀對「典型」的台灣人來說，最在行的應該就是英文閱讀，畢竟從小就背了很多單字跟文法，所以公司內部有再多英文 email、文件與公告，通常都難不倒人；真的遇到生字，也還能查字典。寫作再來次簡單的應該是寫作。即使英文再破、文法有錯誤，但畢竟新加坡公司本來就充滿各種非母語人士，所以通常只要意思無誤，大家都算是能正常溝通。會需要寫英文的地方就是內部通訊軟體或 email，作為 PM 的話，還需要寫 PRD、開票、寫數據分析報告，但其實因為應用領域很明確（就是產品管理與規格確立），所以會用到的單字就是那些，若真的寫不清楚，也能搭配圖解。聽力＆口說大魔王當然就是「英文聽力」與「英文口說」。最需要用到聽說的場合包含但不限於：產品功能 kick-off、內部 sharing（組內成員輪流分享某個專業知識）、weekly stand-up（每週進度同步的例會）、demo（時不時需要跟各個 stakeholder 或在各種團體會議介紹產品功能）。之所以說這是大魔王，一是因為這都是需要「同步溝通」的場合，一旦對方發問，就是得馬上做出反應；二是面試有考古題，這些會議可沒有。即使會議是在討論 A 主題，同事仍有可能天外飛來一筆，或者突然要確認某個原本以為無關聯的事情，所以要事先準備也很困難。常用的偷吃步上面依照時間軸先後，細數了在海外工作會用到英文的各種工作場合，接下來就野人獻曝一下，分享自己常用的偷吃步與心態調整方式。閱讀這部分通常是相對簡單的，畢竟現在有 Google 翻譯，甚至能將整個網頁直接英翻中。若想提升閱讀速度，「多看」則是不二法門。不管是看新聞、看 Medium 文章，還是看公司內部的產品文件，第一步一定是先掃描，先看看整篇文章的排版、有沒有副標題或段落標題，有的話，就能先掌握這篇文章的重點分佈，不用很老實地從頭讀到尾。此外，雖說看不懂的就拿去 Google，但重要的是學會怎麼用、怎麼念。許多人應該常碰到一個窘境：閱讀、寫作都能寫出或認得某個字，但某天聽到這個字時，卻無法反應過來；或者自己想說這個字時，卻不知道怎麼發音。另一個情況是，先以中文舉例：常有人把「吸吮」講成「西隕」（這個字念「ㄕㄨㄣˇ」）、「兌換」講成「月幻」（這個字念ㄉㄨㄟˋ），英文當然也有這個狀況，或多或少會有人重音放錯、自行省略某幾個音節或尾音，或者甚至完全念錯，這都會造成對方的理解困難，所以：重要的不只看懂、能寫出這個英文字，還得認識這個字的聲音。寫作正式寫作通常會講求文法與拼字正確、內容簡潔有力，但現在人很少寫字了，都用數位溝通居多，導致很多單字可能看得懂，但無法靠自己拼出來，加上工作的場合可能只是透過即時通訊軟體，而非正式書信，所以大家對於文法和拼字可能也沒那麼講究。不過「內容簡潔有力」在工作上就是非常、非常、非常必備的技能，尤其 PM 一天要跟超多人溝通，如果花太多時間擬稿打字，工作效率一定會被質疑。剛上工時，我花了超多時間在斟酌字句：這樣寫夠清楚嗎？有辦法更直白簡單嗎？有沒有漏掉什麼人事時地物？經過一番整理後，現在通常會用這樣的方式跟內部溝通：先 tag 需要看到這則訊息的人註明 tag 他們的理由＆需要他們採取什麼動作（call to action）比如：plz check it and let me know if you have any questions by tmr 5pm 或者：just FYI. NO action required 列點說明，不要把內容都塞在一個段落要改動產品規格，我會直接寫： now: no button change: add an ‘Edit’ button 或者 current: text is black-colored proposal: change black into white (#FFFFFF) 也可以用一些簡寫縮小篇幅，最常見的就是 FYI (For Your Information，供你參考 / 知會你一聲) 或 FYR (For Your Reference，供你參考 / 知會你一聲)、ASAP (As Soon As Possible，越快越好)、u (you)、w (with)。另外看過的還有 nvm (never mind)、mtg (meeting)、cob (close of business，下班前)。口說練習即使上工已半年，比起剛開始，多少比較習慣說英文了，但直到現在，每場要講英文的會議之前，我仍會從頭到尾把要講的內容說一次，主要是確認自己能（盡量）流利表達要講的內容，並且確認其中沒有不太會發音的字。計時如果是時間較緊的會議，也會在練習時用手機計時，可藉此確認自己會講多長的時間，以便控時。列點每次說話前，一定要先整理自己要講什麼，列點寫下主要的內容！其實這與語言無關，而是在工作場合都很適合這麼做，主要是讓自己說話更有條理，對方若要回應時，也可以很清楚地說「我想問一下剛剛第二點說的……」，畢竟無效、雜亂或冗長的溝通只是拖垮團隊進度。聽力在分享撇步時，想先提一下心態的部分：不要想著「我要 100% 聽懂大家在說什麼」，反而可以先回想講中文時，是不是總會有那麼一兩個口齒不清或邏輯跳躍的朋友或同事呢？這情況不分語言或國籍，在英文的工作場合也會有。有時無關口音，而是有些同事講的東西就是很難聽懂。如果當下還搞不清楚是聽力程度問題，還是對方表達能力的問題，建議可以先觀察大家反應，如果自己不是唯一，內心可能會安慰一點，至少不會產生太多自我質疑；然而，如果只有自己聽不懂，就該去找解法了……。在找解法時，也請不要想著「我要 100% 聽懂大家在說什麼」，再回到中文語境，即使作為中文母語者，聽完對方說了一段中文後，自己真的能一字不漏地複述並且確保每個字都聽得一清二楚嗎？即使自己沒有每個字都聽懂，但仍無礙理解、仍能掌握意思，對吧？既然如此，面對英文時也一樣，不需要求自己 100% 聽懂，更重要的是知道對方想表達的重點是什麼、自己是否有掌握到人事時地物等關鍵訊息，至於一些介系詞、修飾用的副詞等，聽不懂或完全碰到生字，通常不會太過嚴重。最後，想提升英文程度，還是得在這個環境裡，才能不斷進步。即使現在人在新加坡，但因為疫情，已遠端了大半年，生活娛樂少、外食少、人也不在辦公室裡，社交機會極少的情況下，我和其他朋友都覺得自己的口說能力退步不少，甚至不少是英文，連要用中文講話都會顯得支離破碎，因為這段期間的輸入（聽到中文）和輸出（開口說中文）都大幅減低……。總之，最重要的還是得幫自己塑造英文環境，這個可參考先前的文章〈菜鳥產品經理來去新加坡：準備英文面試的心得〉。 -- 本文轉貼自：MH（原文標題：想出國工作，英文到底要有多好？會用到英文的場合有哪些？）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 1, 2024

線上會議如同摸黑吃飯？遠端會議必備 3 關鍵，成功打造高效會議

摸黑吃飯是什麼感覺？伸手不見五指，少了視覺的輔助，我們的判斷力開始下降，完完全全只能仰賴服務人員的引導，手腳並用小心翼翼地坐上了椅子，上菜後，依舊是戰戰兢兢地摸來摸去，深怕弄翻了碗盤，對於入口的食物更是感到不安，就連與他人的對話也相對變得被動，其實這樣的無光體驗在職場上並不少見，不就正好像線上會議嗎？線上會議往往與會者沉默，要不來回重複釐清任務內容，整個溝通過程彷彿摸黑進行。在遠端溝通的情境下，沒有視覺輔助，聲音成了唯一的引導，沒有額外台詞的鼓勵，人和人之間很難掌握互動的節奏。隔著螢幕看不到表情和肢體語言，對於別人究竟在想些什麼，是因為聽不懂而皺眉、頻點頭表示認同、還是眉毛一高一低覺得懷疑等完全不得而知，更糟的是主講者自說自話，怕尷尬開始瘋狂塞話，整場會議的溝通成效就差強人意了。再加上比起傳統面對面會議，線上會議的進行實在很難快狠準。多數使用者為了不被視訊頻寬影響，又或者個性害羞，許多參與者不會開啟鏡頭，往往按下靜音鍵後就開始「多工」，回個 Email 或 line ，甚至滑起臉書或 IG 、又或者一邊開會一邊打掃，洗碗掃地、幫小孩換尿布等等。於是主持人確認問題時沒人反應，直到聽到自己的名字或指派任務時，分心的人們才急急忙忙回頭釐清任務或目標，搞得大夥又得花更多時間重新確認，拖延了整場會議時間… 無論是會議主持人，亦或是希望會議可以準時結束的參與者，我們都希望會議進行能兼顧效率和效益。那麼，撇開不可控因素（例如：人），又有哪些觀念和技巧是可以由我們「主動」去掌握，促進線上會議進行更加順暢呢？會議前先做好「心理」和「技術」的準備，與會者的期待管理不能不做為了讓會議當天更「有效率」和「有效益」地進行，主持人在開會前要先針對以下內容，透過信件、電話、口頭等適合的管道，「先」做好所有與會者的「期待管理」，包含：會議日期會議時間會議主持人會議與會者及各自角色（例：主席、會議記錄者、議題解說員、決策者等）會議目的及預計產出（例：方案抉擇確認、向上提案方向、價格策略、行銷計劃的具體時程）會前準備（例：各單位要確認目前調查的最新數據、競品分析、與廠商溝通的成果、長官對決策的喜好傾向、產品目前狀況）議題相關輔助資料（例：報告、圖檔、系統、信件、網頁）就像進入無光餐廳前，服務人員「搞剛（台語：費工）」地「預告」我們即將會發生的事，以及該有的「心理準備」：像是當時店員說「稍後請您抓好我的手臂，慢慢向前走即可。」以及「稍後餐點上桌後，服務人員會跟各位告知，桌上也都已放好叉子，若不小心弄掉，只要舉手就可以，我們都有戴夜視鏡，能馬上過去協助您。」像這樣幫客人做好「心理」和「技術」的準備，自然會讓人放心不少，而能盡情體會過程。同理可證，一場遠端會議要有效，主持人務必要在所有人上線前，讓每個人知道會議進行的相關細節，尤其是會議的「預計產出」，在溝通條件的侷限下，比起告訴大家之所以要開會是「希望可以找到副總能接受的行銷方案」，不如具體說明「在下週 30 分鐘的會議內，要找出能在下一季以預算 300 萬內進行的 3 項方案，供副總在本季結束前做最後裁策。」會議中時刻緊盯會議進程，就像導演一樣，確保劇情順暢推動那次無光餐廳吃飯的體驗雖然覺得很有趣，不過也覺得很「空虛」，對於自己到底吃了什麼真的是個大問號，「是豬肉嗎？我怎麼覺得是魚？他們給我們的菜是一樣的嗎？」，只知道東西有下肚，但無法和友人分享東西好吃與否，整個過程累積的就是一堆問號……。然而線上會議的過程也是如此，當所有人的認知完全不同步，即使發佈同一個消息，每個與會者聽到和感覺到的都不太一樣，若沒有在中間做好「引導」，加上眾多分心的事物下，徹底影響會議進行的效率和效益。因此身為會議主持人，在過程中有 3 個關鍵事要做：讓所有與會者「看得到」討論中及最終結論，有「畫面」地推動進程雖然線上會議看不到彼此表情的微訊息，但至少要「看到」會議究竟在討論什麼，所以主持人可以事先寄送像是 Google doc 的連結，讓與會者有地方可以共筆記錄彼此的觀點及共識，有畫面地推動討論，白紙黑字寫下來，完全沒有誤會的空間，同時也能知道目前討論的進度和結果。針對 5 方向，全程時刻提醒，讓車一直在軌道上提醒「時間」：有限時間內，討論要具體、想法要落地在遠端的情境下，主持人必須把大家就當作瞎子一樣，去思考一群看不到彼此的人，要如何知道此時此刻發生什麼事、以及要預期什麼，除了一開始就要提醒會議要花多少時間外，還必須在討論過程中，隨時提醒還剩多少時間，時間若非常充足，要讓與會者知道大家可以放心腦力激盪，但若時間有限，則必須強調討論要具體、想法要落地。你可以這樣引導與會者：「接下請 Jack 針對 300 萬的操作來簡單說明」「目前這個議題還有 10 分鐘可以討論」「至於副總的決策傾向，稍後將請 Andy 做進一步解釋」提醒「開會目的和目標」：做好把關，避免無效的對話例如早知道產品預計推出的時程，那麼提出相關能執行的做法，配套的行銷措施要能相互配合，就像下一季要推出跟下一年度要推出產品，時間條件不同，提案內容就會有很大的差異。在與會者脫離此次開會的目的時，你可以試圖這樣提醒：「Sam，你這個提議很好，不過我們今天開會的目的是找出在下一季立刻推出的做法，所以請先限縮在最快時間內能提供的做法」提醒「角色和產出」：直接點名各項議題的討論參與者，迅速集中注意力主持人除了在會前通知各項議題的講者外，也要在會議過程中「直接點名」哪些人，在哪個議題的討論上需要更多的投入。例如在開口請PM 介紹下一年度的 product roadmap 時，同時也提醒業務或研發單位，稍後等 PM 講完會需要發言給予相關回饋、或提供各部門的意見等。如此一來，就能迅速集中大家的注意力，避免出現恍神、不知要給什麼意見的窘境。當與會者有了「明確的任務」後，「預期」自己稍後得給予講者回饋，自然提高注意力。你可以詳細地說明交代：「接下來換 Nolan 說明最新的 product roadmap ，等 Nolan 說完後，再請 Mary 和 Lora 直接以業務和研發單位的角度給予反饋，務必確保在今日會議結束前，讓三方都有共識，以便下週跟副總提案說明」不只綜觀大局，更要成為各項議題講者間的橋梁另外，針對每個項目發言的「講者」，主持人也需要特別做好「控場」。遠端會議全程只靠聲音在溝通，若聲音本質不好，音量不夠、音調過低、語速過快、音質沙啞等，很容易讓與會者分心，更不用提萬一講者本身表達能力也有問題，內容不夠專業、講老半天不知所云，或是回答問題雞同鴨講等，都會拖累會議的進度，造成溝通成本過高。因此對於「每一位發言的講者」，主持人要適時做到以下幾件事：介紹講者出場時，摘要為何由這位講者發表或說明講者若內容失焦，主持人要視情況打斷並釐清確認講者在一番話後的「重點」為何，必要時可「換句話說」再重申一次在介紹下一位講者開口前，先簡單複習上一位講者的重點講者講話的過程中，隨時點名相關的與會者，針對具體內容發言會議即將結束時，再次請與會者確認共筆的內容，若有後續的追蹤行動，則提醒所有單位各自在何時該完成什麼目標或作業，又或者簡單摘要全程會議的結論。一場會議有效無效，關鍵絕對不只主持人一人，與會者也很重要，因此以上內容對於任何角色都是個提醒，不管是你主動發起這個線上會議，或是被動通知出席，都要對整場會議做好應變準備，即使主持人沒有幫講者總結論點，與會者也能自行發問確認「所以你剛剛的意是是… ，對嗎？」，或是發現大家同時在講話，可以讓別人先說，等到一個段落再問「現在我可以補充幾句嗎？」，以及發現沒有結論就要換下一位講者時，也可以主動說「不好意思，所以剛才的結論是？」總之關鏡頭的溝通就像閉著眼睛講話，很容易因認知不同步，造成開會的溝通成本提高，因此不管作為主持人或是與會者都有責任，做好前置作業及會議中的控場，運用輔助溝通的工具，確保大家腦袋都有開機，在會議當下順暢運作。 -- 本文轉貼自：我是黃喬伊（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

《遠距團隊》書摘：遠距工作如何讓團隊有默契、溝通順暢？試試 3C 模型！

針對團隊及文化設計的三 C 模型幾個月來，胡里歐一直在思考我們在本書中提出的許多問題。他不停地自問：「在構思如何在這個新的工作環境中設計團隊時，我需要考慮哪些因素？」以及「我怎麼知道我們是否成功了？」在他想著要打造一種理想的團隊文化時，他不知道應該納入哪些內容。他之所以在這些關鍵問題上猶豫不決，部分原因就在於這些重要問題本身。他知道自己需要採取行動，但不知道從哪裡開始。我們為像胡里歐這樣的人寫了本書。我們知道團隊設計和文化議題向來都很重要，然而，現今的每個人都身陷於工作場所快速改變的時代。我們正在研究新的工作方式和方法，而成功團隊和優秀文化的關鍵因素，則需要被簡單明瞭地闡明。在《帶領遠端團隊》中，我們介紹了領導力的三個 O 模型；在《遠距隊友》一書中，我們則提出了遠端工作成功的三個 P 模型。在發展這些模型時，更重要的是，在我們不斷改善並將這些模型應用在客戶身上的過程，我們在其運用的簡單性和豐富性之中，找到了力量。自從新冠疫情在二〇二〇年三月開始侵襲美國和歐洲的大多數公司以來，混合型團隊的採用率就愈來愈高。儘管這個詞彙經常被廣泛使用，但它通常被用來泛指任何既非完全遠端、也非完全同地辦公的團隊。我們對這種工作方式愈是了解，就愈會意識到，如果我們的團隊要成為真正的混合型團隊，那麼它們必須與我們只是在嘗試重建辦公環境時，所設計的團隊大不相同。我們已經知道，沿用舊有模式會導致會議過多、電子郵件超載，也讓員工的工作時間缺乏彈性。如果你要設計一個混合型團隊，請將其視為設計一項獨特的事物，並抓住機會真正改變你和團隊的工作方式。我們的目標是打造出一個同樣有幫助且實用的模型，來協助你設計或重新設計團隊，以符合遠距工作的需求。我們相信三 C 模型的力量在於簡單，就像其他模型一樣；它將幫助你設計團隊及其文化。開始之前，讓我們先介紹一下它是什麼。三 C 模型圖（圖／時報出版提供）設計團隊及其文化的三 C 模型三 C 模型由三個因素組成，其力量來自於這些因素之間的整合，並認知到它們之間是互相依存的。這三個 C 分別是：溝通（Communication）合作（Collaboration）團結（Cohesion）這些組成要件不只都是以同個字母開頭而已（這讓它們記起來更容易），也是很常見的詞彙。要理解這個模型的威力（見三 C 模型圖），我們需要在設計團隊及其文化的脈絡下，定義和描述這些術語。溝通溝通是人類生活的基礎—我們一生都在進行溝通；它也是工作的基礎。儘管我們都會溝通，但其技巧、準確度和是否有效卻各不相同。在訊息已送出、依照預期被接收並達成相互理解之後，溝通才算成功。簡而言之，溝通就是訊息的發送、接收與理解。每個人的工作都需要溝通，如果溝通能夠更有效且迅速地達成目的，所有工作都會更順利。在一個互相連結和互相依賴的世界中，即使是獨立的手藝人也需要和客戶及供應商進行溝通。因此，溝通是所有工作的關鍵和基礎，無論我們已經做了多久、做得有多好，都還能有改進的空間。當每個人都身在相同建築物中或同一地點時，我們可以進行直接、即時、豐富的面對面交談。隨著優質溝通的障礙和挑戰與日俱增，我們對提高溝通效率的需求也增加了。我們最喜歡的一個關於溝通有多難的例子，來自於一項對手術室溝通的研究 2，內容是經過訓練的觀察員所觀看的四十八個手術過程中，共九十個小時的團隊溝通。而根據以下原則，在所有被觀察到的溝通中，有將近三分之一被歸類為「溝通失敗」：時機：該溝通是否在最適合或最需要的時間點傳達完成？內容：訊息是否完整且準確？受眾：是否由正確的對象聽到且接收到了訊息？目的：問題是否得到妥善的解決？此外，研究發現，有 36.4% 的失敗導致了效率低下、團隊緊張、資源浪費、延誤、為患者帶來不便及造成流程上的錯誤。這帶給我們兩個結論：倘若連在進行重要工作時，與身邊人們的即時溝通都有可能失敗或只是差強人意的話，那我們就會知道如果再加上距離和其他障礙，情況將變得更具挑戰性。其次，看看溝通失誤的結果：你不必在手術室工作，也能意識到這些失誤可能帶來災難性的後果。在組織活動的每一個環節，以及下列所有的群體與個人之間，溝通都必須是有效的：團隊內部團隊中的個人之間跨團隊同事之間與主管之間與客戶和供應商之間（內部及外部）當溝通不順暢、不即時、不完整或完全缺乏溝通時，結果會造成：誤解衝突缺乏一致性領導不力錯失良機關係疏遠信任度降低承諾和參與度降低責任感降低完成工作的速度變慢改革緩慢或無效合作減少挫折感增加人員流動率變高（請根據你個人的經驗新增）從這個角度來看我們就不難理解，為何即使是在最優秀、最成功的企業中，也經常聽到以下說法：「我們需要改善溝通。」溝通一直都很困難，但在一個日益複雜且遠距進行的新工作世界中，它比以往任何時候都更加重要。合作《韋氏字典》對合作（collaborate）一詞的定義是：與他人共同或一起工作，尤其是在智力活動方面。當每個人都在相同建築物中一起工作時，共同和一起所意味的似乎更為明白。例如吉娜需要和喬治合作的時候，只要走到他的辦公室或隔間借幾分鐘就可以了；這樣的合作通常會立即發生。如果胡安想針對某個問題徵求一些意見，他可能會召集三四個人（或在會議室快速開個會），來創造合作的時刻。但若你想合作的人在該城裡、國內的其他地方甚至是世界各地，似乎就沒那麼容易了。長久以來，人們一直是透過下列事物，來看待合作這件事的：即時互動會議室白板或掛圖 PowerPoint 投影片或其他分享資料的方式雖然上述各點皆可以在虛擬環境中複製，但大多數人都發現，虛擬合作比面對面合作要來得更難。面對面的合作毫無疑問有其優勢（我們歷史悠久的虛擬團隊一直期待著偶爾才舉行的實體會議）。然而，遠距會議也可能具有正面、且往往是出乎意料的優點。「我們必須見面才能合作」的思維模式，至少有三個缺點： 1. 合作不只是單單一次的活動而已合作可以在沒有會議的情況下、也可以在會議之外存在。面對面會議也許可以帶來能量，但關於人們針對會議有多沒效率的抱怨，我們也聽了好幾十年。如果你所認為的合作只在正式（甚至非正式）的會議中進行，那麼你對這個主題的思考，其實能夠或應該更加廣泛。 2. 合作不僅僅是同步的活動回到定義：我們知道，「共同」工作不一定意味著同時進行。儘管電子郵件存在著種種挑戰和不足，但它還是為我們提供了許多正面的合作範例。還有許多其他較新的合作工具，包括用來取代歷史悠久的白板和強化其功能的工具，它們可以創造出了不起的合作結果。你是否常在會議結束後才想到一個後續問題或附加想法，但卻因為來不及提出而覺得扼腕？在 Microsoft Teams 或 Slack 中持續進行的討論區或對話串，可以提高你們在決策方面的品質，或促進產生有創意的問題解決方案。 3. 面對面的合作不總是辦得到如果團隊的一部分人位於美國緬因州的邦哥，其他人卻在印度邦加羅爾，那麼你們很可能永遠都不會出現在同一間會議室（甚至在同個時區）。你必須學會在這種情況下盡力而為。合作成功與否取決於許多因素。你在設計團隊及其文化時，下列這些都需要加以考量。會議／小組會議和聚會一對一的合作腦力激盪解決問題事先規劃建立共同的願景及目標如果將這份清單與合作一詞分開來看，你會發現當我們制定計畫、流程和協議來支持成功時，所有這些事情都可以有效地遠距完成。需要注意的是，並不是說我們不應該或不能夠聚在一起；而是倘若我們以一種呆板和保守的方式來思考合作的話，當我們在團隊設計中加入遠距和非同步的元素時，就可能會錯失完美合作的良機。團結三 C 模型的第三部分是團結（cohesion）。以下是來自《韋氏字典》的第一個定義：緊密凝聚在一起的行為或狀態。如果我們從未（或很少）在一起工作，那麼緊密凝聚在一起是否自相矛盾？也許從字面上看來是如此，但讓我們接著看下去。第二個定義將這個詞與生物學和生命科學連結起來：植物相似部分或器官之間的結合。我們喜歡這個詞在生物學上的連結和內涵，這也是我們選擇它的原因。工作和工作關係不單純是機械性的，也不僅僅由組織結構圖、時間和空間來定義。團結所意味的遠不只是這些事物而已，其面向還包括明顯非結構性的事物，如下所示：關係連結相關性信任信仰目的意義投入參與包容責任感這些面向中的每一項都對團隊成功非常重要。這裡也是如此，我們的經驗可能會影響我們的判斷，我們可能會想，上述內容在面對面時，可能更容易建立或維持。雖然這一點可以成立，但看看這些項目中的任何一項，你也可以為遠距進行這些項目，找到支持的論據。請提出下列問題：我們能否在彈性的工作環境中建立關係？人們在遠距或混合型的工作環境中，是否還能高度參與？人們能否在很少見面的情況下，還得以維持責任感？答案是可以、可以，還是可以。傳統上，此清單的大多數項目通常被視為技能（因此屬於培訓或輔導的議題）或希望（「我們希望能做到這些」或「我們在最優秀的員工身上看到了這些」），而不是作為我們團隊的期望和設計元素。但我們鼓勵你這麼做，也會在本書的其他部分告訴你，如何將這些事項納入你的團隊及其文化的設計中，而不是讓它們繼續維持在希望與願望的層次而已。如何使用三 C 模型你可以將此架構用於設計團隊和打造團隊文化，我們將幫助你同時進行。在上述兩個目的中，你可以使用三 C 模型來做三件事：評估：獨立或整體檢視每個面向，以確定團隊目前在該層面的表現如何（下一節將進一步討論）。設計：利用這些面向來幫助我們建立一個完整且清晰的團隊設計，如此一來，團隊就能朝著每個面向實現目標；我們也可以運用各個面向來釐清我們的團隊文化願景。發展：設計或決定我們想要什麼是一回事，但實現目標卻是另一回事。三 C 模型可以為我們指明實現團隊和文化目標所需的發展方向。進一步界定這些面向的問題儘管我們正在討論為新的工作環境設計團隊及有意識地打造團隊文化，但我們知道，大多數人並不是從零開始的。如果你在讀這本書的時候，已經存在著現有的團隊，那你很可能會想：我們現在的狀況如何？無論現在或以後（其實是隨時），你都可以使用三 C 模型作為評估工具，來衡量自己目前的狀態。你可以將以下問題作為個人的心理練習、將它們運用在與團隊的對話中，或以調查的形式使用這些問題，這是更有價值、更可靠的利用方式。即使你決定先進行個人評估，我們也鼓勵你在團隊中使用這些問題。關於溝通的問題我們對團隊溝通的挫折程度是多少？溝通上的失誤有多常導致衝突或重工？從訊息接收者的角度來看，團隊目標的傳達有多清楚？我們在整個團隊及組織間的溝通效率如何？團隊以非正式和正式方式進行溝通的頻率為何？團隊成員的同步及非同步溝通進行得有多順利？我們有多常預設使用最自在、而不是最有效的溝通工具和做法？各方在分擔溝通的責任方面做得如何（在發送者和接收者之間）？若要改善團隊溝通，我們現在可以做些什麼？在 1 分到 10 分之間，所有團隊成員如何評價團隊的溝通成功程度？關於合作的問題我們的會議在實現預期結果和滿足工作需求方面的效果如何？我們的會議是在維繫、改善信任與關係，還是在對其造成傷害？我們在使用非同步的合作工具時有多順手？我們進行非正式合作的頻率為何、是否順利？我們的跨團隊合作是什麼樣子的？階層結構或從屬關係妨礙我們合作的程度有多高？在我們的規劃過程中，有多少是經由合作進行的？人們是否感受到自己被傾聽，並覺得他們的想法獲得考慮？在預算內準時完成專案的頻率為何？在 1 分到 10 分之間，所有團隊成員如何評價我們團隊的合作？關於團結的問題我們的團隊提供了多少心理安全感？每個人是否都以相同的方式評價這一點？我們團隊的整體信任等級為何？我們團隊的工作關係有多穩固？人們和其主管或經理的關係如何、是否願意給予支持？我們與工作使命和目的的一致性如何？我們會如何評價團隊的整體參與度？團隊成員對團隊的成果抱持並展現出多少責任感？整個團隊的期望有多明確？在 1 分到 10 分之間，所有成員如何評價我們團隊的團結力？如果你選擇以團隊的形式來回答這些問題，你可能需要從團隊外部找一位主持人，以讓所有團隊成員都能有效地提出想法。根據我們的經驗，即便團隊認為他們還有很長的路要走、他們需要透過對話本身來改善溝通、加強合作和建立信任，這些對話也會帶來很多好處。小結三 C 模型既全面又簡單，它就是設計來讓主管、團隊和個人使用的，目標是協助你在一個可能會有人員的部分或全部時間都在遠距離工作的世界中，打造並讓你的團隊升級。此模型圖暗示了一個重要觀點：只有一根支柱的狀態良好是不夠的。要想擁有結實的地基和堅固的屋頂，我們需要在所有三個層面都有強大的實力。當然，即使是面對面，要做到這一點已經不容易了；在遠距的情況下雖然可能更難，但還是辦得到。這個模型可以幫助我們從可能走向成功。本書的其他部分將幫助你在致力於所有團隊設計、重新設計，以及打造團隊的大文化及微文化時，運用這個模型。 -- 本文摘自時報出版《遠距團隊：打造溝通無礙合作無間的成功團隊》追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

May 10, 2024