個人管理
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5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣
當一天事情很多很亂時，兩個小動作，可以幫助自己獲得更有掌控力的一天。第一個小動作是：每天早上花個 5 分鐘回看一下待辦清單，確認今天的重心，幫助自己減少混亂中的失誤，在繁忙中掌握關鍵，並且懂得取捨，知道如何停止。（延伸參考：8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用） 第二個小動作是：一邊處理事情，一邊把各種意外行動記錄到待辦清單，讓自己可以隨時回顧在忙什麼，即使亂中也有序，避免空忙。以免一天最後結束時，忘了自己做了什麼重要行動。（延伸參考：用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到） 在大多數時候，我們通常認為待辦清單與時間管理息息相關，似乎是為了計畫的制定與準時、準確執行。但基於我多年來使用待辦清單的經驗，我發現它的真正價值其實在兩個方面： 第一，它幫助我們能夠安心地推進每天的工作。 第二，它讓我們在一天結束時，能夠清晰地知道自己完成了哪些事情。 或許這才是待辦清單對大多數人來說最重要的功能。 所以，上面提到的兩個小策略，其實目的不僅是進行時間管理的規劃，而是讓我們在每天開始之前，清楚地知道今天可以做些什麼。並在每天結束時，讓我們能夠安心地回顧自己所完成的事情。這樣做能夠幫助我們在忙碌且複雜的日子中，至少有一個更清晰的方向。（延伸參考：設計好下班後待辦清單， 5 個常忽略卻重要的技巧） 每一回看待辦清單，都是在強化目標 比如說，每天早上調整待辦清單，面對一長串待完成的事務，我會首先篩選出與「長期目標」最為相關的任務。這是確定待辦清單優先順序中最有效的策略。 當我發現今天需要完成的任務過於繁多，而我不可能全部處理完成時，我會選擇那些與我的長期目標最為相關的任務來優先處理。 這個動作雖然簡單，但卻也「最有效益」： 長期目標累積出來的價值是最大的，先投資長期目標，回報最大。 長期目標的意外往往更難處理，降低長期目標的風險，回報最大。 而這些回報，往往也足以抵銷自己可能捨棄的那些次要任務。 在執行待辦清單的過程中，無論是紀錄自己當下的行動，或是要新增未完成任務時，我們也可以從長期目標的角度出發，思考哪些真正與長期目標相關，優先處理它們，或是思考如何往目標的方向前進，而不只是紀錄上去一件事情而已。 對於那些與目標無關的待辦事項，我可能會選擇在今天的清單中先不予考慮，這種針對目標的調整和紀錄，是我在管理待辦清單時，用來強化目標導向行動的具體做法。 延伸閱讀，目標化待辦清單的具體格式：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧 （圖／Esor 提供） 每一回看待辦清單，都要決定下一步行動 當我決定將與大目標相關的某個任務加入待辦清單時，（無論是早晨的待辦清單調整，或是隨時的待辦清單記錄）我會進一步思考當下能立即採取的下一步行動是什麼。 放在每日待辦清單上的，應該是我今天真正能夠完成的具體下一步行動，而不是那些抽象的專案或任務名稱。 比如，今天突然多了一個必須完成的報告，這份報告與我今年上半年的一個大專案密切相關，但「製作報告」這個任務，我今天具體能採取的下一步行動是什麼呢？ 可能我的下一步行動會是：從我的筆記系統中找出與報告相關的資訊，並快速歸納出一份報告大綱。 這就是一個具體可行的下一步行動，我會將這樣的行動寫入待辦清單，而不是僅僅寫上「製作報告」。具體的下一步行動能夠讓我們明確知道在每個空檔時間應該做些什麼，而泛泛的任務描述則會使待辦清單變得難以實施。 延伸閱讀，拆解下一步行動的技巧：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟 （圖／Esor 提供） 整理待辦清單的目的是決定可行性 前兩步驟其實對我在整理早上的待辦清單，以及在執行任務的同時記錄代辦清單這過程中，都補足了一個時間管理的關鍵細節，那就是「可行性」。 我們經常會制定一些不切實際的計畫，結果往往只會導致無止境的拖延，只有真正可行的清單，才能成為今日完成有效任務的強大工具。 當今天突然多了一些臨時會議，使得可用時間變得更加緊張時，從強化目標的角度出發，我會更清楚地知道哪些次要的任務可以放棄，而專注於與最大目標相關的關鍵任務。 當我明確下一步的具體行動時，我就會了解到在有限的時間內，或許無法完成整個重要任務，但至少能推進任務的幾個步驟，實現百分之四五十的進度也是很棒的。 這種方法讓我們在時間被不斷壓縮、分割、占用的過程中，不會完全放棄待辦清單，仍能逐步有效前進。 只有真正具備可行性的代辦清單，才不會變成增加壓力和挫折感的清單，反而幫助我們避免更容易陷入拖延的困境。 延伸閱讀：時間管理Q&A：從安排行動到引誘行動，5種設計不強迫計畫技巧 好的待辦清單，可以得到休息平衡 結合上述小技巧，實際上能夠幫我們在每日的時間管理過程中找到更適當的休息時機，也讓我們明白何時可以放下心頭大石，無需再擔憂。（延伸思考：設計「停戰領域」與「行動邊界」，我建立健康時間管理的小秘訣） 往往我們列出的待辦清單，可能因各種原因而沒有進展，即使到了晚上，我們可能仍處於一種焦慮的狀態。但若我們在執行任務的同時記錄下自己的行動，就更容易感覺到自己確實完成了一些事情，這樣我們便有了更多安心休息的空間。 有時，我們的一天真的會因為各種臨時的意外、不可預期的雜事、突發狀況而被打亂，但如果我們每天早上先確認當日的重點目標及可採取的下一步行動，就能利用日間的零星空檔，逐步推動這些小步驟。 即便一天被打亂且零散，至少我們知道自己的重要目標仍然在進展，這讓我們更容易對自己說，可以停下來休息一下，準備迎接明天的挑戰。 春節假期後，我們又要面對更多零散繁雜的工作流程和生活任務。這篇文章分享的兩個簡單實用的待辦清單技巧： 第一是每天早上調整目標化的待辦清單。 第二是在執行中記錄行動。 這可能無法讓我們的工作生活完全井然有序，那是不現實的。 但在混亂中至少讓我們知道自己在做什麼、向何處推進，找到一種更安心的時間管理方式，並懂得適時休息，這才是最為關鍵的。 -- 本文轉貼自：電腦玩物 （原文連結） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 6, 2024
【給遠端工作者的健康指南】專業醫師的 3 + 2 + 1 建議，教你有效擺脫工作疲勞、身心都健康
許多遠端、自由工作者長時間在家辦公，也擺脫不了上班族常有的「辦公症候群」，包含消化不好、精神不濟、眼睛乾澀酸，具備中西醫雙執照的黃子玶醫師（Apple 醫生），將給你一些建議！ 我有個從事軟體開發與專案管理相關工作的朋友，在疫情期間，從辦公室改在自家臥室辦公，這幾次聯絡，他都不斷問我：「Apple 醫生啊，自從在家工作之後，我也不能出門、開會也是線上開，整天坐在電腦前面，便秘變嚴重、肚子的脂肪存量感覺也越來越多，怎麼辦？」 身為遠端工作、自由工作者的你也有和我這個朋友一樣的煩惱嗎？在家工作之後，上下班時間的界線變得不明顯，坐著的時間可能也拉長了，各種平時沒那麼擾人的問題，也就一一浮現。這次，我們就來討論一下上班族常有的健康問題有哪些，而你又能如何避免這些問題發生吧！ 依照我在門診的經驗，朝九晚五（我知道很多人都需要加班，但在此就姑且算大家是五點下班吧）上班族最常遇到的問題有三： 水分補充不足，導致消化不好、便祕等各種問題發生 想補氣提振精神卻用錯方式 長時間盯著電腦，眼睛乾、痠、澀 我通常也會給上班族朋友一些健康方面的建議，其中包含了 3 種飲品建議、2 種按摩方式和 1 種隨時都能做的伸展方式。以下我逐一來說明。 補水與補氣建議 很多人來看醫生都會告訴我：「我知道要多喝水啊，但我就是不喜歡沒味道的水，喝不下去，還不如不喝了……」 我能理解多喝水對某些人來說可能不是很簡單，尤其是在豔陽高照的大熱天，冰涼的手搖飲絕對是最優先的選項。不過，這恐怕是一件完全無法迴避的問題。 人體中有 70% 是水，腸胃消化營養、身體代謝也都需要水分來促成，如果身體裡的水分不足，多餘宿便自然容易積累在肚子裡，便秘、腹痛問題也接踵而至，那可是場災難啊！ 不過看到這也不必崩潰，以下我將提供一些水之外的飲品建議，協助你避免勉強喝水的痛苦，又能同時做好水分補充。 第一項是蜂蜜水。 蜂蜜有潤腸通便的效果，淡淡的蜂蜜水可以讓腸胃吸收足夠水分，也可以幫助蠕動加速排便。因此每天中午用餐過後，我會開始喝些蜂蜜水，既補水又幫助消化。 此外，情況允許的話，我也會準備像是木瓜、火龍果、香蕉、奇異果等富含酵素、纖維的水果當點心，同樣能協助腸道蠕動，達到潤腸通便的效果。 第二項是「粉光蔘」飲品。 超過下班時間還要加班趕工，是許多上班族的真實日常。想減緩一整天累積的疲勞感，你可以用「粉光蔘」泡茶來喝。 相較於「高麗蔘」，粉光蔘的性質比較平和，中醫常用來補氣，生津止渴，對熬夜身體燥熱的上班族來說，也會比「高麗蔘」更合適。 第三項是「玫瑰花茶」。 如果你已經忙到壓力爆表、極度煩躁、胸悶頭痛很「鬱卒」，你還可以準備一些「玫瑰花茶」，無論是放在辦公室或是家裡都很不錯喔！ 一方面，你不必擔心甜膩的飲料增加腹部負擔；另一方面，「玫瑰花」有疏通肝氣，舒緩精神壓力的效果，喝起來氣味芳香也會讓心情變好許多。 以上就是我針對補水和補氣的一些建議。 不過我還要額外提醒一件事情，上班族每天上班必備好幾杯咖啡，有人可能是為了提神，也有人是已經習慣一定要喝咖啡才有開工「儀式感」。 適量喝咖啡來提振精神是沒問題的，但你也該注意，咖啡和茶類富含咖啡因，雖然可以提神，卻也會讓身體水分流失喔！ 真要喝的話，建議你可以和我一樣，盡量在上午時段喝就好，並且加緊補充水分。讓咖啡因作用可以有一整天的時間淡化，也不至於影響水分吸收以及晚上的睡眠狀況。 有些人會在加班時喝咖啡提神。從中醫的角度來看，咖啡的屬性是偏「燥熱」的。你想想，晚上熬夜已經讓身體越來越燥，燥熱的咖啡加上火氣滿點的身體，那就像專案出包延遲交貨，老闆已經很火，你趕緊跟老闆說：「都是因為某某部門不配合，我們才會延遲交貨…」這只會火上澆油，讓狀況越變越糟。 所以狂喝咖啡未必是好事喔！ 總的來說，以一天的時間軸來看，你可以在早上喝點咖啡提神，中午過後喝蜂蜜水（亦可搭配水果幫助消化），下午疲倦時喝粉光蔘茶補補氣，晚上下班喝點玫瑰花茶來舒緩壓力。我經常也是這樣做的喔！ 正確補水與補氣後，我們接著學習 2 個按摩方式！ 上班族常有的第三個問題就是眼部乾澀癢。 上班整天都要盯著電腦或手機，一整天下來，眼睛難免吃不消。這該怎麼辦才好呢？其實，按摩眼睛周圍的幾個穴位就能有效舒緩不適喔！ 真的很疲倦時，你可以試著閉目養神，利用五分鐘按摩眼睛周圍： 依序點按內眼角上方凹陷處的的晴明穴 ── 眉頭下方凹陷處的攢竹穴 ── 眉毛中間的魚腰（瞳孔正上方）── 眉尾凹陷處的絲竹空穴 ── 眼尾凹陷處的瞳子髎穴 ── 側邊的太陽穴 ── 瞳孔正下方眼眶骨凹陷處的承泣穴 ── 瞳孔正下方約一個大拇指寬的四白穴 可以用雙手食指的指腹針對上面的穴位，每個位置按揉五到十下，最後，將手掌心摩擦熱熱的，再輕敷在眼睛上「收功」。當眼睛再張開時，就會恢復明亮清晰，有「重見光明」的感覺喔！ 講完了眼部按摩，接著，呼應文章一開始我的朋友提出的便秘問題，我也想提供另一個按摩建議。 久坐容易造成便秘或大腹便便，如果你也有這樣的困擾，可以嘗試「按摩腹部通便法」。 首先，將雙手重疊放置腹部下方，大概是肚臍外側三指寬的位置，從腹部右下方開始，稍微用力壓肚子以「順時鐘」方向轉圈按摩30圈。這個動作可以幫助消除脹氣，促進腸胃蠕動，提升排便效能，改善大腹便便的窘境。 延伸學習：再教你一個最簡單的伸展紓壓法！ 以上，我們已經針對上班族常有的三個問題，以及便祕困擾做了說明，相信你已經學會一些可執行的做法了。 在我的專業「中醫」這個領域中，我們非常強調透過調整日常生活方式來改善健康，達到所謂「上工治未病」的最高境界。換言之，你可以透過一些小小的調整，及早預防疾病的發生。 在文章最後，我也想提供一個非常簡單、我也非常愛用的伸展紓壓法給你參考。 上班難免疲倦又壓力大，除了透過上述的保養方式來減緩不適，你也可以利用五分鐘的肢體伸展，讓身體的氣流動的更順暢些。 首先，試著把雙手向上延伸，感覺像是要摸到天上的白雲般，再來是往兩側伸展，同時將身體稍微往後壓，向外延伸到感覺要摸到牆壁般；運用肢體伸展鬆開肩頸跟胸廓，讓身體的氣運行通暢舒緩疲倦感，還可以改善胸悶、氣卡住的狀態，讓心情也能更加開闊！ 以上 3 種飲品建議、2 種按摩方式和 1 種隨時都能做的伸展方式，你都記住了嗎？在家工作時，你也可以透過這篇文章的指引，正確照顧自己的身體健康。 人的身體是很奇妙的，平時的鬆懈可能累積出將來的大問題，而學會用正確、簡單的方式保養身體，長時間下來也能讓自己變得更健康！如果你想向醫生學習更多實用的保健方式，歡迎把握【VP011天天用得到的現代中醫知識與養生指南】超早鳥優惠，用小投入槓桿一生受用的健康知識。 -- 本文轉貼自：大人學 黃子玶（原文連結） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
May 3, 2024
「待辦清單」到底有用無用？避開完成焦慮，符合人性的使用待辦清單
待辦清單的效率陷阱？ 「待辦清單」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？ 在時間管理課程中，我最常被問的一種問題是：「如何把待辦清單做完？」或是「如何列出做得完的待辦清單？」比起帶來安定與動力，待辦清單似乎更常帶來做不完的恐懼。 不斷累積而總是過長的待辦事項往往使人感到壓力山大，因為它提醒我們還有多少事情待做，而時間卻總是不夠用 。 我自己的體悟是，直覺上很容易把待辦清單當作時間管理中心， 同時把下面三種事情交給待辦清單來做：「記住交辦」、「提醒去做」、與「要求做完」，這反而會讓待辦清單變成效率陷阱，甚至成為工作上的干擾！ 「記住交辦」 當我們把所有通知都放入待辦清單，例如被提醒要買個東西、接到一個電話指示，最後就會獲得一個非常瑣碎，又缺乏目標的流水帳，表面上幫我記住，事實上永遠不可能做完，也難以再管理。甚至可能開始避而不看待辦清單。 「提醒去做」 有時候我們會在待辦清單上設定無數提醒，希望自己不要忘記那些要做的各種事項，但過度的提醒，尤其是對各種瑣事的提醒，可能轉移了我們對真正重要事項的注意力，反而降低了我們的整體生產力。提醒變成干擾的情況，可能更常發生。 「要求做完」 打勾完成事項，好像是使用待辦清單必然的功能。「完成」雖然是時間管理中很重要的指標，但是如果把「做完」當作待辦清單的指標，似乎太過高估自己做計劃的能力，以及低估環境變動的彈性，當我們覺得自己可以設計出明天、後天完美完成的待辦清單，事實上那往往會是一個做不到的清單。 所以現在的我隨然還是規畫每週、每日的待辦清單，但我不是把他們當作記住交辦、提醒一定要做完的清單。我讓待辦清單回歸他最基本的功能： 就是指引今日空檔時可以選擇的行動而已。 不打勾沒關係，只要能夠告訴我今日方向，反而給我更自由去調配自己的時間、喜好、動力、重要與緊急任務的彈性。 2024/5/27 新增：連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？ 延伸閱讀： 8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用 用「做了什麼清單」翻轉待辦清單，克服拖延症 間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升 區分任務筆記、待辦清單，從被動交辦，到主動選擇 把被交辦的事情全部都列上待辦清單，不是很直覺的做法嗎？但是這樣一來，待辦清單上就會充滿著： 還不確定為什麼要做、做了有什麼效益的事情。 還很模糊不確定要怎麼展開行動的事情。 不需要現在就開始做的事情。 根本不需要做的事情。 然後這些交辦如果全部都擠在待辦清單上，更會把待辦清單中那些真正重要的事情淹沒。最後待辦清單反而失去了判斷輕重緩急的功能。 那要怎麼辦比較好呢？ 我自己的流程是這樣： 任何交辦，第一時間先寫進兩種筆記：（參考：防彈筆記法） 暫存箱：收集那些跟其他專案、任務無關，也還不知道如何執行的臨時交辦。 專案、任務筆記：如果交辦跟特定任務有關，直接寫進任務筆記中。 專案、任務筆記逐漸累積，會整合出任務陸續被交辦的細節，這時候可以從專案、任務目標的角度，調整這些交辦的執行順序。 也可以在專案、任務筆記中，針對交辦拆解我需要執行的下一步行動。 延伸閱讀：為什麼我會「避免」在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？ 不記錄交辦，那「待辦清單」還要用來幹嘛呢？待辦清單對我來說，應該是過濾出不同專案、任務筆記中，那些需要今天、這週執行的行動。 這樣一來： 專案、任務筆記是各種交辦、資料有序整理後的記錄，真正幫助我們不要忘記，可以快速找到。 而「待辦清單」則是「主動選擇」出我決定要做的行動。 透過第一步先做出任務筆記、待辦清單的區分，我們可以把待辦清單變成一個主動的清單，而不是被動接收的清單。 有些時候，待辦清單反而不能有嚴格提醒 回顧我們真正的工作流程，有些時刻當下溝通就會成為下一步行動的依據（例如每天臨時但重要的意外需要處理），有些時刻則是自己心中很明確的知道要做什麼、想做什麼。這時候，還需要回到待辦清單確認？不在待辦清單上的就不做？還是趕快執行當下這個重要行動再說？ 這時候直接執行當下要做、想做的那件事，不一定就比跟著待辦清單執行不好，因為無論我們怎麼使用待辦清單，無非就是希望自己在單位時間內有優質的產出，這也是生產力真正的定義。 而至於這個產出有沒有需要被待辦清單嚴格限制？好像是不需要的。 就以我自己的寫作習慣為例，寫作這樣的創意思考流程，用列出待辦清單或設計一大堆行動提醒，反而往往是做不到的。我哪有辦法事先規劃自己什麼時候有靈感要完成什麼寫作步驟？什麼時候有想法要思考哪個寫作題目呢？或者應該說，就算我這樣規劃，事後往往大多數都不可能照著規劃去執行。 所以在規劃寫作這類創意思考任務時，我會這樣做： 先設定出有機會完成的「寫作成果」即可：例如兩到三個題目覺得應該有機會寫成完整的心得文章，就先把這三個成果的任務筆記開設出來。 很多時候各種想法就是在執行別的任務時被刺激出來的，反而不是在刻意執行寫作任務時產生，有想法就記錄到寫作成果筆記，累積久了，其實也就推進不少。 不是用提醒的方式去寫作，通常創意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是設定「寫作時空」，預設進入特定的時間或空間，就可以開始寫作。 當開始寫作時，不被待辦清單所侷限，而是寫自己當下想寫的，甚至有可能在兩三個題目之間跳躍，能夠產出內容往前推進，都是有效的累積。 延伸閱讀：跟分心和平共處，不一定要移除干擾也能專心致志的專注力策略 這時候，我還是會把要推進的寫作題目設定在待辦清單上，但跟傳統「一定要做」的待辦清單有了不一樣的提醒意義。 因為平常我累積了很多正在研究、想要撰寫的題目，有些可能還在很初期的測試與累積想法的階段，這些我不會放入待辦清單，而是收集在自己的寫作筆記中即可，有想法就隨時補充進去。 但是我通常會在今天的待辦清單中列出兩到三個寫作題目（近期最想寫的），每當進入寫作時空，這幫助我先聚焦在這兩到三個寫作題目優先推進，不一定要寫哪一個，也不一定要寫完，甚至有可能最後真正產出內容的題目都不在這三個之中。 但是這樣的待辦清單，可以幫助我減少猶豫迷惑的時間，更快進入可以推進的任務切入點，我不要求要照章行事完成，甚至更多時候都保持彈性，目的只是有一個指引，可以更快進入產出狀態即可。 有些時候，待辦清單不一定要全部做完 其實工作上的很多任務也可以這樣安排待辦清單，例如我今天可能要想個企劃案、回覆某個客戶提案、撰寫某活動文案。當我把這三件事情列在今天待辦清單時，不會刻意去設定幾點幾分做的提醒，也不會刻意去安排前後執行順序，就是讓他們經過「主動選擇」後，出現在今日待辦清單上即可。 而在實際工作流程中，遇到空檔又一下子不知道做什麼（腦中這時沒有出現任何強力提示，甚至開始覺得迷惑），那就打開待辦清單： 「挑一個現在最想做」的任務來做，能不能做到打勾完成也不是那麼重要，有持續累積成果、往前推進就是好事。 這樣一來，在保留彈性與自由的同時，也聚焦在真正需要做的事情上，反而更能有效利用時間。 要不然，強制性的待辦清單讓自己一打開就做不下去第一步行動，一旦提醒時間過了又開始重新安排，甚至陷入焦慮後悔的循環，反而無法成為有用的待辦清單。 延伸閱讀：不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法 如何設計符合人性的待辦清單？我的待辦清單使用步驟 我也會使用待辦清單作為時間管理的輔助，不是把待辦清單當作牢不可破的時間管理中心，而是幫助自己減少迷惑、看到目標、增加彈性的選擇清單、指引清單。 以下是我自己實現待辦清單的步驟： 1. 主動選擇 我會在週日晚上快速瀏覽一遍重要的專案、任務筆記，搭配進攻行事曆，「過濾」「選擇」出下週我需要推進的任務，列上下週的待辦清單。 2. 簡化焦點 我自己有個選擇的小法則：「每天起碼一個長期目標，三個近期專案，保留一些空間給臨時出現的瑣事」，每天不是要列出很多待辦清單，反而發現太多時可以先移動到其他日期。 待辦清單在這個階段是幫我確認每天最重要任務的清單，而不是所有要做的事情的清單。 延伸閱讀：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧 3. 保持彈性 我幾乎不會在待辦清單上設定任何時間提醒，也不太做精密的排序，這也節省很多不必要的規劃待辦清單時間。（千萬不要時間都花在規劃，反而沒有時間執行。） 每一天的清單不需要告訴我什麼時候做什麼事，我更喜歡：「當我有一個空檔，打開今天的待辦清單，可以挑得出一件當下想做的事情來做，而且這件事情還足夠重要。」 4. 記錄成果 我不會把隨時跑出來的「臨時交辦」記錄在待辦清單，但相對的，我會把自己不在預期中「完成的成果」記錄到待辦清單。 例如，客戶傳來一個課程調整需求，這樣的臨時交辦，先記錄回課程任務筆記中，而非直接寫上待辦清單。 例如，我忽然有了靈感，意外地完成了一個課程演練設計，這樣的臨時完成成果，我反而會記錄到今天的待辦清單上。 為什麼呢？因為今日的待辦清單上愈多完成的成果，會讓我更有動力去推進剩下的成果。並且一天回顧時，也會更清楚看到自己把時間花費在哪些成果上，更有成就感，也更有辦法做修正。 延伸閱讀：用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到 5. 每日調整 待辦清單上會不會有今天做不完的事情？會。待辦清單上會不會有些事情一直沒有在空檔被挑出來做？會。待辦清單上會不會臨時有重要任務需要插入進來？當然也會。 當我們待辦清單足夠簡化、彈性，調整其實也不用花掉太多時間，我自己習慣每天早上調整一下，把昨天沒做完的適度改寫行動，看看今天是否能找到方法推進？把可能變得比較不重要或重要的，在接下來幾天的待辦清單調換一下位置？ 讓待辦清單可以成為我今日空檔時有效的指引即可。 延伸閱讀：5 分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣 比起完成清單，把待辦清單當作是減輕壓力的檢查清單 如果你常常覺得待辦清單變成自己的壓力來源，而自己總是管理不好待辦清單，但又需要待辦清單的指引，否則每天的工作就像是無頭蒼蠅？ 那麼，或許可以試試看上面分享的方法，讓待辦清單跳脫完成清單的思維，變成： 以主動選擇、記錄成果的角度，讓待辦清單成為我的輔助指引，而不是我的強制管理。 那麼，或許在待辦清單的幫忙下，我們可以有更多完成，更有滿足感，也減輕原本不必要的心理壓力。畢竟，專案、任務已經夠有壓力，何必讓待辦清單反而帶給我們更多壓力呢？ -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
June 28, 2024
目標 Deadline 怎麼訂才不會累死自己？面對死線還有動力完成？
在工作上有時候我們需要為任務設定截止日期，或者當他人交付我們任務時直接給我們訂了一條死線，無論哪一種 Deadline，這時候太逼人的截止線會累死自己，太遙遠的截止線讓人現在沒有動力去做（太無解的也是）。 訂出「有效」的死線、截止線是一種藝術，而且面對不同專案會有不同需要解決的問題與情況，所以我不敢說精通所有設定截止線的技巧，但畢竟在職場工作十幾年，還是有一些屬於我自己的經驗可以分享。 就像去年（2022 年）我個人推出的兩個產品：《防彈筆記法》書籍、「個人數位生產力」線上課程，剛好有兩種不同的設定截止線需求。 《防彈筆記法》的書相對沒有來自外力的額外要求，我需要自己負責，意思是我可以在任何時間完成，那麼我要如何設定出有效的截止線，是讓自己會有動力去推進，而不會死線一延再延，最後變成不斷拖延的目標呢？ 「個人數位生產力」線上課程又是另外一種情況，有來自合作單位的時間要求，某個程度是對方訂出了一個截止線，而我必須在截止線之前交付出產品。這時候要如何知道這個截止線是可行的？如果可行的話又如何真的可以如期完成呢？ 近期在我和趙胤丞老師一起合作的 Podcast 節目：「高效人生商學院」中，談論了「兩人對談｜EP.0034｜不累死又有動力的死線要怎麼訂才好？（歡迎訂閱收聽，和本篇文章內容會有不同啟發），今天這篇文章，跟大家分享其中幾個屬於我們的關鍵技巧。 短期內可以產出什麼成果 VS. 最終成果需要多少時間產出 我自己在設定截止線的時候有一個核心的指導原則： 就是優先處理「短期內可以產出什麼成果」，而不是「這個成果需要多少時間產出」。 這是什麼意思呢？ 例如我要撰寫一本書，若是從「這個成果需要多少時間產出」來思考，我可能就要開始計算這本書要寫多少字數，如果要寫 10 萬字，這樣每個禮拜如果產出起碼 4000 字的一篇文章。那每個月可以產出 2 萬字，這個專案就需要安排五個月的時間。 但是這樣的規劃，截止線看起來很長，很容易一開始就拖延著，加上會遇到各種意外，慢慢地過了幾個月，發現前面進度不理想，而後面來不及完成 10 萬字的份量，最後就會整個大拖延。 反過來，如果從「短期內可以產出什麼成果」設想，我會設計「一個禮拜內要把現有想法、資料整理成一個擁有完整細節的大綱」，於是一個禮拜後產出一個草稿大綱的成果。接著我看到大綱中的第一個章節已經具備基本資料，於是我設計「一個禮拜後要完成第一章節的草稿文字」。 結果這一次發現還缺少某些關鍵方法論的分析，於是下一個禮拜設計出「一個禮拜後完成相關四種方法論的對比分析」，讓自己短期內繼續推進下一個需要的關鍵成果。 後面這個方法，或許在四到五次的短期成果推進後，大概經過一個多月的時間，這本書的結構細節、草稿資料就已經順利產出。 讓專案的進度處在一個我擁有專案基本成果，進可攻、退可守的狀態。 如果這時候覺得還有更多時間處理專案，我會安排更多短期的進度成果，去設計例如流程圖表（就像這次的《防彈筆記法》的最終成果）。如果發現時間不夠，專案需要趕快上線，我也不會是趕鴨子上架，而是可以在既有的基本成果中，完成最重要的加工，就能推出專案。 我之前讀過《Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters》這本書，他的作者是知名專案管理軟體 Basecamp 的設計團隊，他在裡面提到了跟設定專案、任務截止線有關的兩個具體技巧： 先設定邊界 嘗試從專案的中間部分開始 這兩個技巧對我來說很有啟發，所謂「先設定邊界」，就是我們可以先思考「自己擁有多少時間」，或是「自己想要在多少時間內先產出」，然後根據自己擁有的時間來設定可以產出的成果，而不是根據成果來計算時間。 從這個角度來做時間管理，確實會增加很多彈性，比起煩惱要寫完一本書到底需要多少時間，不如思考如果我只有一個禮拜，我可以產出什麼成果。 另外一個關鍵就是「嘗試從專案的中間部分開始」，當我要思考一個禮拜可以產出的成果時，與其從頭開始先去看看一個禮拜可以找多少資料，不如從中間開始，也就是一個禮拜可以先產出的跟專案核心成果最有關的成果會是什麼？這時候可能是一份具體的大綱，或是一個章節的草稿等等。 透過這樣的方式，我們可以更有彈性也更具體地去設計截止線，這時候或許不要稱呼他死線或是 Deadline ，而是應該叫做「成果線」。 也就是當要安排一個大專案、長期計畫的時間時，要思考的是「在哪一條時間線前我可以先產出什麼關鍵有效的成果」，然後透過一個成果線、一個成果線的累積，最終我們更有效率地完成專案需要的最終成果。 尤其面對一些變動性很大的專案目標，或是全新且不熟悉的專案時，更要把握這樣的技巧，用一個一個短期的「成果線」讓自己有把握的往前逐步推進，可以邊做邊修改，而且短期就能看到產出成果也會讓我們更有動力。 三種截止線：應對別人已經訂好死線的專案 但是，也有很多時候我們要實現的是別人交付的專案、任務，並且對方已經幫我們設定了一個最終的 Deadline，例如年度業績目標最後結算的日期、某個產品需要交貨的最終時間等等。 當我遇到這類型的專案時，我會幫自己設定「三種截止線」： 最終 Deadline：對方期望的最終截止日 中期專案驗證線：為了達成最終截止日，拆解成幾個階段進度的檢驗期限，設定每一階段應該達到什麼樣的成果，這樣推進下一階段成果才來得及。 短期內衝刺成果：為了滿足下一階段成果，現在我應該立刻開始衝刺、測試的成果是什麼。 （我在十年前的這篇時間管理文章中，就有提到類似做法，但現在的方法也有了一些修正：10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧） 讓我提供一個比較小型的案例，有一次我收到國外客戶要求，希望兩個月後可以收到某個我們正在製作中的產品。於是第一個比較簡單的截止線出現了，也就是兩個月後必須讓國外客戶收到這個產品，這是「最終 Deadline」。 但是在我要明確答應這個 Deadline 之前，我先做了一個專案的「階段性成果拆解」，我需要推進幾個進度才能完成上述的 Deadline，如果從最終截止線倒推來看，包含： 需要多少運送日期可以把產品寄送到國外客戶手上。 產品製作完成到撿貨、包裝需要多少時間。 目前還剩下多少時間可以把產品製作完成。 於是我可能設定出這樣的幾個中期專案驗證線（里程碑）： 最後留下兩個禮拜處理產品運送事宜。 中間留下一個禮拜處理產品撿貨包裝事宜。 我從現在開始有一個月多一點點的時間要把產品製作完成。 這是「中期專案驗證線」，設定這個中期里程碑的好處是可以更具體的了解死線前的風險，因為要專案完全如期如計劃推進真的「很難」，但起碼我們需要讓自己掌控的是：如果我在任何時候發現無法在一個月後把產品製作完成，那麼我就應該趕快研究有什麼讓產品如期完成的替代方案，或是研究有沒有更快的包裝流程，或是詢問有沒有更快的貨運方式，乃至於可能要跟客戶溝通是否可以改期。 起碼不要等到最後一刻才知道自己做不完，而這時候往往沒有任何溝通轉圜的餘地了。 那麼第三條截止線：「短期內衝刺成果」呢？這是為了確保我設定的下一個中期專案里程碑有辦法相對如期完成，所以我會以一個禮拜、兩個禮拜為區間，去設定自己能夠在這段時間趕快先產出的專案（中間的）關鍵成果。 例如這個產品可能有附加產品、行程流程、產品的主要圖像、產品宣傳素材等等工作要做，這時候為了確保第一階段的里程碑完成，或許我會設定一個「短期內衝刺成果」是一個禮拜後確認產品的主要圖像。 那如果一個禮拜後這個「短期內衝刺成果」無法如期完成怎麼辦？這時候我就會有「警惕」，要趕快尋求支援，要趕快找替代方式，要趕快開始溝通協調，或者必須捨下某些比較次要的瑣事。 三條截止線： 最終 Deadline 中期專案驗證線 短期內衝刺成果 並非是說我們會設定出「完美無缺」的專案、任務期限，起碼我自己工作十幾年的經驗，無論面對自己可以完全掌控，還是自己無法完全掌控的專案，我覺得都很難訂出沒有修改的完美進度截止線。 那為什麼還要設定三條截止線呢？我覺得最大的好處是，讓我下一個禮拜（或者短期內）就能警覺專案可能有時間上的風險了，並且開始找解決問題的方法了。 專案要好好完成，本來就是在不斷修正變動的過程中進行，關鍵在於我們「提早意識到需要調整」，才不會等到最終時限要到了，只能兩手一攤，無能為力，或是只能累死自己。 延伸閱讀： 2022 起始：九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行 2022 起始：停止花太多時間做計畫與整理，執行就是你的計劃 2024/1/27 更新：設計「停戰領域」與「行動邊界」，我建立健康時間管理的小秘訣 搭配進攻型行事曆的做法 前面分享了兩種做法，第一種作法：「短期內可以產出什麼成果」，是我應對不同專案、任務的大原則，先給自己一個短時間去產出一部分核心成果，測試到底還有什麼風險與問題，提早解決問題，就是讓時限如期完成最有效的做法。 而第二種作法：「三條截止線」就是第一作法的延伸版本，尤其面對他人直接交付給我截止日期的時候，我要懂得自己設定幾個階段的驗證線，意識到什麼時候就要開始改變作法。甚至懂得設定最近期的衝刺成果線，這樣這個當下我就可以更好的預判未來的風險，現在就開始改變作法。 而這些做法的背後有一個共通的原則，就是要設定好的死線，來自於「專案、任務的拆解」，把專案拆解出幾個階段成果，把任務拆解出具體的下一步行動，可以幫助我們更好的設定多層次的截止線，並且也知道如何調整與變動。 我在這篇文章曾經分享過很完成的專案拆解流程，而這和時間安排一直都是最緊密相關的，沒有拆解，就沒有真正的時間安排：「拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟」。 於是有些專案、任務拆解了幾次後，會更明確的掌控他們具體的執行流程，這時候我就可以更有效的利用「進攻行事曆」的做法，預先在行事曆上為不同專案留下足夠時間。 因為我們最後必須意識到一個問題：身為執行者的我，通常手上有很幾個專案、任務在進行，而且未來還可能隨時插入新的任務。 所以當我們看一個專案的時限安排時，不能只看到這個專案，還要看到我自己剩下多少時間？每天可以同時推進多少進度？要預留多少應付意外的時間？而「進攻行事曆」的方法幫助我把這些需要預留的時間都先預留在行事曆上。 不敢說我百分之百都會照著執行（事實上根本沒辦法），但同樣的道理，我總是可以提早預知來得及？來不及？時間夠還不夠？這時候要怎麼應對，有沒有哪些可以調整，還是哪些可以放棄，我才有一個明確的依據，而這同樣是讓我們看起來專案可以相對如期完成的方法。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
July 12, 2024
《遠距團隊》書摘：當團隊遠端工作，該如何讓彼此投入工作，打造團隊參與感呢？
李認為一切都很好。她和團隊煞費苦心地評估了他們的工作方式，並制定好一份每個人—至少看起來是每個人—都接受的設計計畫。團隊的目標是讓工作變得有趣、不拘謹，成員對彼此也有高度的信任。但在過去幾個星期裡，她在與團隊成員的一對一談話中發現了一些問題。對隊友的抱怨增加了，需要重工的情況也比以前多，這讓工作流程變得緩慢。是她對團隊承諾的判斷有誤，還是團隊文化正在發生變化？ 文化永遠在不斷地演變，因為人們持續在改變。有些人在新的結構中茁壯成長，有些人卻感到挫折。個別的貢獻者離開，新人則帶著新的想法加入。 一個原本每天都開心地走進辦公室的人，現在卻因為通勤而感到疲憊和壓力，希望改變自己的協議。也許有人正在與自己的某個隊友爭執不清。每個參與專案的人都覺得進展緩慢，於是有人決定：「寧願事後請求原諒，也不要事前獲得許可。」 團隊文化的目標是讓它沿著你所期望的方向發展，而不是任其自生自滅。要做到這一點，領導者和個別團隊成員都必須專注於正在發生的事情，並選擇以支持這個願景的方式行事。他們需要相信這些理想的目標，並選擇以支持它的方式來行動。 換句話說，他們需要參與其中。讓李和像她這樣的領導者感到沮喪的是，組織、高階領導者和團隊主管能做的事情是有限的。真正的參與在於個人。 想像一下這個比較個人的例子。你遇到想更深入了解的人，你帶他們出去約會，與之共度時光，讓他們喜歡上你，並決定要對其做出承諾。你買了戒指，單膝跪地，向他們求婚。你能做的都已經做了，但除非他們答應，你還不算已經訂婚。 領導者的一大苦惱就是無法讓人們承諾投入工作。當然，組織和領導者可以打造出一種環境，讓人們在其中選擇自由付出努力，為團隊的利益著想，為隊友付出更多。天知道，他們也可以做出激勵人們以完全相反的方式行事的事情。最終的選擇權屬於個人。 人們選擇不盡力投入有一些重要的原因，其中最大的兩個原因是，他們不知道自己能夠投入（畢竟這是工作），或者他們認為這只是意味著「做更多的工作」。有些人從小就將工作視為必要之惡，當他們聽到有人說要投入工作時，就會像看待三頭怪一樣地看著那些人。當然，不投入這似乎是個好主意，但有可能嗎？領導者需要記住，並不是每個人對工作的看法都是一樣的，這種差異往往是主管當初獲得升職的原因。 這裡還必須提出一個問題：當人們獨自工作或在很大程度上與其他團隊成員保持距離時，他們還能投入工作（或保持投入）嗎？根據我們個人和客戶的經驗，答案絕對是肯定的！當領導者和團隊成員了解參與的本質和所帶來的好處時，他們就更有可能做出這樣的選擇。領導者需要注意不同的因素（我們將在本章中討論），不能依賴像是乾洗服務、乒乓球桌或舒適的椅子等等的辦公室花招，無論如何，這些都不是真正的答案。 人為什麼會選擇投入？ 想想你曾經投入工作的時候，想一想那對你來說是什麼感覺。下列這些事情裡，很可能有一些或全部都是你的親身體驗。那時的你： 更享受自己的工作。 看見自己的工作，如何為有意義或重要的事情做出貢獻。 與一起工作的人建立了更堅定的關係。 看到自己發揮更大影響力的機會：也許是獲得認可或升遷。 提高了你的工作效率。 自願付出努力：就因為你想這麼做。 引起大家的注意。 這些事情誰不想要啊？ 領導者的角色 這並不能免除領導者的責任。以下是一些組織和領導者可以做的事情，來打造一個讓人們選擇積極投入的環境： 協助人們看見參與的價值。 確保人們理解願景。 傾聽團隊意見，找出與該願景之間的不一致之處。 以你的理想團隊文化為導向，進行領導、輔導和提供意見回饋。 自己以身作則投入。 員工的參與是自願且有自覺的。人們會選擇是否投入工作，他們每天都會做出好幾次決定，帶著他們確認自己的承諾，或引導他們走向另一條道路。身為領導者（無論是否擁有職權），你都可以影響這個決定。 協助人們看見參與的價值 面對現實吧，人們可能會把「參與」看成是「他們只是想讓我做更多工作」，但當你問人們是否想要上述清單的內容時，大多數人都會迫不及待地點頭。 人們甚至不一定需要整張清單上的一切，一個要點或許就足以改變他們對工作的看法、他們在工作中的角色，以及他們對投入的選擇。一旦人們看到選擇參與投入對自己（而不僅僅是對組織）的好處，你就成功了。 事實上，當人們在家工作時，他們可能會更加重視參與，因為他們也許在生活的其他層面更加孤立，失去了在辦公室環境中可能得到的社交益處。 確保人們理解願景 你已經開過會了，你已經與團隊討論過計畫，並進行了多次談話，每個人都說他們「懂了」，那麼，我們為什麼還要繼續嘮叨這個話題呢？ 無論我們談論的是團隊文化還是整體業務目標，重點都是一樣的。我們可能會被任務清單所迷惑，因而忽略了全局。我們就像麥克魯漢所說的魚：忙著游泳，卻不知道自己在水裡（too busy swimming to know we’re in water）。這並不是說人們一定不同意，或選擇的行事方式與你們所有人設想的文化背道而馳；他們只是沒有像你一樣思考這個問題。 好消息是，你們的努力應該會得到很多支持。當你和同事們在設計團隊時，製作了大量的文件。你們清楚地定義和闡述了目標。你們應該有書面的計畫和協議供團隊參考和分享。 凱文非常注重凱文．艾肯貝瑞集團的整體格局和企業文化，因此在每次全體團隊的會議上，他都會先回顧我們的使命、願景和價值觀，最後再陳述我們將如何進行工作。這並不完全是我們的「文化聲明」，因為它還包括一些外部內容，但其中還是有一些共通點，也許能幫助你著手進行。 我們： 積極主動—無論是對內還是對外 不搞辦公室政治 有創意 積極進取 有同理心 加倍努力，成為值得信賴的顧問／資源 成為典型混合型團隊的模範 他並沒有花很多時間重新編寫這份清單，畢竟我們每個月都會拿出來講，但沒有哪個團隊成員，會說他們不知道我們的理想文化是什麼。我們盡可能以身作則，以這些行為樹立榜樣，也因此成了一道不錯的窗口，讓人們了解在這裡工作是什麼感覺。 韋恩坦承，這種定期的提醒有時確實能夠迫使他調整自己的行為。他可以更積極一些，當然也可以少一些政治色彩。小小的提醒讓他與團隊保持一致。 有新人要加入團隊時，這就是面試討論的前段，人們需要知道來這裡工作的大概情形。他們被錄取時，就會知道與我們一起工作是什麼樣子。如果他們不曉得期望是什麼，就不可能達成期望。即便他們知道，有時也可能需要提醒。 傾聽以找出不一致之處 領導者都知道，糾正或調整初次出現的行為會比較容易。人們之所以認為當每個人都在同一地點時會更容易實行管理，原因之一就在於你可以實際看到和聽到人們每天如何互動。這給了你機會（儘管這機會不見得總是可以被好好把握），在壞習慣養成之前先予以改進。 團隊文化每天都在展現。當我們彼此分開工作時，即使只是一部分時間而已，我們也無法獲得同樣明顯的線索，來了解成員之間發生了什麼。在尋找不符合理想文化的問題或行為時有個特別挑戰，若要用大偵探白羅 8 的言語來表達的話，就是「你在尋找不存在的東西」。 請記住，在遠端和混合型團隊中，一些最具侵蝕性的行為是排斥和自我孤立。問題不在於你聽到別人在抱怨......而是你根本沒聽到他們的聲音。當人們不再讓別人聽到或看到自己時，很有可能是他們已經從團隊中抽離了。 這或許是因為他們覺得自己被排除在團隊其他成員正在進行的工作之外；也許他們的私人生活中發生了一些事情，使得工作不再是首要事務。人們不再以支持團隊理想文化的方式行事可能有許多原因，如果是暫時的，這種情況會過去；但要是長期的，這意味著情況比較嚴重，而且需要你的關注。 領導者應該留意這些顯示人們對團隊工作失去熱忱的跡象： 人們溝通方式的改變。是否有人停止回覆電子郵件和群組聊天？當你在徵求意見或回饋時，某些人是否變得安靜？ 人們與隊友互動的方式發生了變化，尤其是在會議中。一向積極參與的人是否變得沉默寡言？也許他們不願意使用網路攝影機，或者一定要被點到名才會發表意見或回饋？ 錯過截止日期和工作品質下降。以往表現良好的人，是否突然出現了生產力和工作效率低下的情況？ 積極度的改變。人們是否不再自願接下任務？你是否需要明確要求成員提供協助，但以前他們明明都會自願幫忙？ 還有一個重要的方法可以了解成員的參與程度是否有所改變—直接去問他們。這就會引導我們到下一個衡量參與度的方法，也許也是最重要的方式。 領導、輔導和提供回饋 與員工交談的過程，就是傾聽他們心聲的最佳機會。如果你感覺到有什麼不對勁，他們不再投入，或者他們的行為方式與團隊其他成員格格不入，作為領導者，你的工作就是保持好奇心，更深入地了解情況。 確保人們知道如何展示他們對團隊文化的參與和承諾的最佳方法，就是以身作則。如果我們的行為符合團隊成員的期望，他們就會模仿領導者的作為。他們一直都是這樣做的。在進行輔導會談或一對一面談時，你可以聽到人們的實際情況。積極傾聽，並留意那些表明事情不對勁的字詞或短語。 以下是一些需要注意傾聽的內容： 提及團隊工作時，反覆使用「我」而不是「我們」。 不願意擴展思維。即使你提出的是開放式問題，他們似乎也不願意發言或給出詳細的答案。 消極應對的語言，例如「隨便」或「我不在乎」，尤其要注意像是「還可以」這類看似安全但有誤導性的用語。 在引導輔導對話時，多傾聽比發言要來得重要。正如我們在前幾本書中多次提到的，要給團隊成員先發言的機會；他們至少應該佔所有發言的百分之五十一。 認真傾聽，也不要害怕提出後續問題。你可以問的最有力的問題之一，就是：「你為什麼這麼說？」你會對自己聽到什麼感到驚訝，而且可能不太喜歡其中的某些內容。即便如此，這也許正是你需要知道的，說不定還能給你一個鼓勵和幫助團隊成員選擇重新參與的機會。 自己以身作則投入 身為領導者，你是一個榜樣，人們都在關注你的一言一行。你是否投入參與？你關心工作和員工嗎？你是否願意多付出一點，不是因為你必須，而是因為你願意這麼做？你是否在工作中找到了熱情和意義？ 他們從你身上看到了什麼，給他們留下了這樣的印象？愛默生曾說：「你的行動所展現出的一切，遠勝於你的言語。」請記住，你的意圖雖然很重要，但人們用來評斷你（以及每一個人）的依據，是透過他們的所見所聞，而不是你的意圖。 如果你想讓你的團隊成員選擇參與，你的示範就是最有說服力的武器。 注意平衡 參與是件好事，每個人都能從中受益，但也要有個限度。希望受到關注的團隊成員，尤其是遠端工作的團隊成員，可能會覺得自願參與每一件事、隨時回覆郵件和參加會議，將被視為一種正面的表現。而領導者往往績效都很出色，尤其對自己的工作充滿熱情，這可能是他們獲得升遷的原因。 我們能否在高度投入工作、獲得所有個人和組織利益的同時，仍然擁有自己的生活？ 我們辦得到。儘管對於不同的人和生命中的不同時期來說，平衡可能是不同的，但這種平衡非常重要。優秀的領導者以身作則的是投入參與，而偉大的領導者以身作則的則是工作與生活的穩固平衡，因為這也是他們的團隊所需要的。 是個別情況，還是多數人都這樣？ 如果你確定存在缺乏參與的情況，請問問自己這個問題：這是個別情況，還是一種爆發？ 如果只是個人問題，那就盡力去探究缺乏參與感的根源。幾乎沒有人能夠百分之百地投入團隊。我們總會有幾天過得不太順利，積極度和行為也有碰上低谷的時候。一句善意的話、示意他們在工作中的價值和他們的重要性，以及對於理想團隊文化的提醒，都會有幫助。 倘若有具體的挑戰，身為團隊領導者，請盡你所能地提供協助。他們也許需要培訓，或可能需要與其他隊友進行討論，這是你可以幫忙促成的。如果他們的私生活中有什麼事情影響了他們的工作，也請盡力滿足他們的需求。 如果不參與團隊的現象更為普遍，那麼也許是時候向團隊提出這個問題了。同樣地，領導者需要少說多聽。同時也請考慮採用非同步和匿名的方式來了解團隊的情緒，而不是召集所有人開會來「討論問題」。 此外，你並不是想要「處理」他們，而是要了解他們為什麼選擇不投入，看看你能做些什麼，來協助他們改變選擇。 如果團隊文化似乎存在著嚴重的問題，那就找出根本的原因。可能是你的團隊設計需要重新檢視，也可能是你可以解決的外在因素。 比方說，團隊組成以來的人事變動，以意想不到的方式影響了團隊文化。期望新人只要「跟著流程」工作就好，是合理的嗎？還是應該重新審視和評估團隊設計，並設定新目標？ 無論人們自團隊抽離的原因是什麼，領導者或團隊成員最不該做的就是置之不理，希望問題主動消失。問題很少會消失，而且往往會擴散到團隊的其他成員。雖然我們都不喜歡愁雲慘霧的感覺，但好發牢騷的人卻很愛互相取暖。 投入參與來自於個人的內心，但這並不意味著領導者和隊友無能為力，無法協助人們選擇參與他們的工作、團隊和理想的文化。 小結 參與度不僅僅是調查問卷上的一個分數而已，當然也不只是領導者的行動項目。投入參與是一種個人選擇，可以由領導者和隊友共同推動。當你運用我們討論過的理念和思維模式時，你的團隊真正參與和合作的機率就會提高。 -- 本文摘自時報出版《遠距團隊：打造溝通無礙合作無間的成功團隊》 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
May 30, 2024
如何解決不在線 / 不即時打開訊息處理的焦慮？數位遊牧者必學的生活平衡 3 招
當我們隨時都在線上時，大量的即時通、社群訊息通知會讓我們失去很多專注時間。睡前如果還在保持上線，可能因為使用手機的藍光，加上訊息干擾帶來的焦慮，以及未完成事情的煩惱，導致我們睡不好。 在生活中隨時保持上線時間，可能讓我們無法專心享受休閒、家庭樂趣。在工作中如果每分每秒都在線上，也可能造成工作更頻繁的切換，於是效率降低。 不知道你有沒有遇過這樣的情況： 假日的時候還是隨時拿著手機在回應各種臨時訊息，或是忍不住拿著手機上網追各種新資訊，但是同一時間又要兼顧假日的生活活動，例如那時候可能正在跟家人一起旅遊，或是跟好友一起用餐。結果兩頭忙碌下來，一天過後，我們只覺得整個人依然處在焦躁狀態：假日的活動因為不斷的其他干擾而沒有留下充分體驗的回憶，但是工作上的訊息、網路上的資訊也因為當下其實沒有時間好好處理，也是回應得零零落落，整理得不夠到位，結果只覺得事情變得愈來愈繁瑣，沒有因為自己隨時上線而變得更好。 可是，有時候工作上就是有許多難以掌控什麼時候出現的訊息、郵件，也確實需要處理怎麼辦？或者最近每天那麼多 AI 工具與新聞，如果我不隨時追蹤，會不會錯失了某些關鍵機會？ 而且有時候確實就是無聊沒事做，這時候忍不住上線，卻也往往造成上線時間比預期更久，流失掉的時間換來的還是只有焦慮？ 或許離線專注處理要事的優點，我們可以想像，只是很難做到。 而且現在的工作與生活都很難完全離線，甚至有時候必須上線才能解決問題。那麼，我們可以如何設計自己的上線、下線時間呢？ 先設計上線時間，而非先強制隔離時間 要讓自己離線，對於已經習慣隨時接收通知與消息的你我來說，反而壓力很大，因為擔心自己是否會遺漏重要的消息（雖然結果是往往不會）。 但也因此，其實要設計自己離線時間的第一步，反而應該先設定自己的上線時間，只有我們明確知道自己上線的節奏與時間，並且知道這樣的時間足夠應付我們的需求，我們才會放下壓力，開始設計真正的離線時間。 例如我分析自己查看電子郵件的節奏（每個人都不一樣，並非是建議這樣的節奏），是每個中午前、下班前各查看一次即可。有時候遇到工作特別忙，我便明確在待辦清單寫上這樣的安排，讓自己知道會有時間查看郵件，但現在先專注在目前工作吧！ 又或者我也有設定自己要用來查看 Feedly 或社群的時間，主要是早上出門前、中午剛吃完飯的時候，這個節奏是幫助我可以接收到有助部落格寫作的新消息、新素材的節奏。這樣一來，其他時間就是專注完成任務或真正寫作的時間。 到了假日，我也會設定什麼時候要查看即時通的時間，例如早上一起床先處理一輪未讀且需要處理的部分，傍晚跟家人的休閒活動結束後，再處理一輪。 先設定自己真的需要、真的有效的處理郵件即時通、社群消息的時間。這樣在真正工作或生活中，反而會放下還沒看、該不該看的焦慮。 我們聚焦的不是離線，而是設計最適合的上線節奏。 設計休閒、工作任務，專注在具體產出 直接設定離線、隔離時間雖然很直覺，但我的經驗是，就算用了再厲害的「斷線」工具，在我身上的效果也往往只是暫時的。一旦忍不住想要上線，我有無數種方法可以讓這些工具失效。 或許換個角度思考，有可以讓自己專注投入的生活活動、工作任務，是不是自然就會切斷線上干擾呢？ 例如當我希望週末時間可以專注陪伴家人，養成不要沒事拿出手機來看的習慣，那麼除了利用工具禁止上網外，或許更應該先做的是設計一個有趣又可以專注投入的生活任務。（延伸思考：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！） 當我希望通勤等零碎時間不要被滑手機上網快速消耗，而可以在離線思考時產出一些文章草稿、節目企劃等等具體內容。但是，這時候後者的產出往往也需要依靠手機（例如筆記軟體），所以不太可能只是禁止使用手機或上網，而如果一旦拿出手機又不知不覺被其他分心事物拉去注意力怎麼辦？或許我們因此更需要先設定好零碎時間想要並且可以產出的明確成果，這時候才不會因為「不知道要做什麼，以及不知道做了什麼有什麼結果」，而總是不知不覺被打發時間的其他事物干擾。 設計更集中的工作節奏與流程 擔心沒有隨時上線回應最新訊息，或是焦慮沒有隨時上線跟蹤到最新新聞，這在所難免，我也會有這樣的心情。只是我們可以進一步思考，隨時上線處理最新訊息、跟蹤最新新聞，是處理這些訊息、新聞最有效的方式嗎？ 例如在通勤的過程中追著新訊息、新文章，看到一個重要訊息想要回應，可是手機上打字不方便，於是很可能犧牲了好好回應一個完整訊息的方式，變成只是簡單回覆初步想法。有時候重要訊息需要我們去查詢資料、在筆記中仔細思考，撰寫正式有效的回應，但是在通勤中很難這樣做，於是只傳出了片段的訊息。而對方也開始回應一些片段的訊息，最後在這個斷斷續續的通勤上線處理過程中，一件事情有可能資訊變得更破碎，處理過程產生失誤，失去了完整有效把任務確認好的機會。 最後任務有可能因此更容易漏東漏西，要花更多時間追逐補充，而處理任務的雙方也變得更瑣碎焦躁。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？） 一直處在上線狀態讓我們容易陷入焦慮，事情也不一定處理得更好，反而很多時候一直在回應破碎的訊息，最後工作流程也變得很破碎，並且很多當下的回應還來不及深思熟慮，更會增加事情的變動。 於是一直上線，讓我們工作流程更分散，卻也讓我們無法好好處理完最重要的任務。 如果結合前面兩個方法： 先設計集中上線時間，於是就有離線專注時間 先設定有產出的任務，於是相對不會被線上干擾 我們或許可以思考這樣的工作流程： 有固定的上線時間，目的是在上線處理時自己保持一個「真正可以處理」的狀態。意思是那時候自己可以把破碎的線上訊息進行統整，可以在遇到新訊息時重新思考自己任務的流程。這樣一來反而比隨時上線但無法充分處理，達到更好的任務處理效果。並且在固定集中的上線時間，可以把破碎的線上訊息真正有效統整成任務系統。 可以用節奏作為概念，例如先一個小時專注完成一個任務階段產出，然後再上線 20 分鐘快速旦專注處理雜亂訊息。這樣一來，無論是重要任務，還是新的雜亂線上訊息，反而都能各自獲得最佳的處理。 小結 常見的時間管理方法，可能會告訴我們無論如何就是要給自己一個完整的離線專注時間，徹底斷絕與線上的往來，這當然也不失為一個沉澱心情與思考的好辦法。不過或許我們可以每一個月有一次像是這樣的「休耕期」來與世隔絕，做一個轉換。可是平常大量的工作與生活任務，在每一天、每一課的日常流程中，我認為也需要有適度的離線設計。 而常見的離線工具、專注工具，如果有時候真的對忙碌的我們沒什麼效果時，或許我們可以思考真正的問題不在工具上，而在工作流程的調整上。所以這篇文章嘗試從設計工作流程的角度，提供大家幾個可以試試看的方法： 先設計上線時間，而非先強制隔離時間 設計休閒、工作任務，專注在具體產出：產出過程，往往就讓我們更容易專注在當下，自然就沒有離線、上線的問題 設計更集中的工作節奏與流程 這篇文章不是要鼓吹透過離線來充足心靈，而是因為隨時上線本身，就可能是一個更沒有效率，更無法有效處理工作的流程。 如果你正處於好像隨時工作、生活、各種不同任務混雜在一起的焦慮，稍稍感覺到在不斷回應訊息、追資訊的過程中好像反而失去了好好處理的餘裕，那麼希望這篇文章提供的三個不同思考、設計角度，可以讓你試試看是否有效。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文標題：這樣設計離線、上線時間，不依賴專注工具，兼顧工作與生活平衡） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
February 26, 2024
別讓「多巴胺消費」，犧牲你的第二曲線！改變一習慣，累積人生第二曲線探索本錢
這幾年，許多人都在大力提倡「經營人生第二曲線」的觀念，鼓勵上班族在職涯巔峰的時候，就撥出一點時間和資源，探索未來離開職場後，要靠什麼賺錢和度過漫長的人生下半場。 想做這樣的探索，最重要的無非是挖掘天賦熱情，尋找人生下半場的主軸。有了頭緒之後，接下來的頭號課題，無非就是：準備足夠的資源，建立商業模式，慢慢發展你的事業。 然而，這卻會是讓許多人很頭痛的地方。準備一筆小錢，投資挖掘自己的天賦熱情，或許還不難辦到；可是要準備一筆夠大的金額，讓你能長時間全力投入人生第二曲線的探索中，未必就是人人都能辦到的了。 那到底該怎麼辦？ 已經走過這段歷程的「中年級實習生」老查表示，你未必需要一步到位，但你當下可以做的，就是「重新配置資源，改變支出比例」，為自己開始累積本錢。不過，這些是抽象的理財原則，實際上到底可以怎麼做呢？對此，老查提供了幾個簡單、人人都能上手的方法： Photo from Freepik 從記帳開始累積數據，讓數字自己說話 老查認為第一步，就是從「記帳」開始，而且必須長期、穩定地去追蹤自己的消費習慣。 老實說，要養成穩定的記帳習慣其實並不容易。如果你是還沒有穩定記帳習慣的人，或許可以試用看看「記帳城市」這款 App。它把記帳，巧妙變成了一個城市經營遊戲，用遊戲和獎勵機制，讓使用者在不知不覺中，養成記帳的習慣。 但不管你選擇用什麼方式，老查表示，「關鍵是要長期、持續的記，如此你才能從數據中，看出個人的消費模式和習慣來。這道理就好像我在經營網站，單看一、兩個月的數據，是看不出太多東西的，必須長期紀錄和蒐集，才能從中挖掘出意義」。 然而話又說回來，記了帳，然後呢？光是記帳，又不會憑空生出錢來？ 圖 / 老查提供 梳理記帳數據 瞄準「多巴胺消費」 老查解釋，記完帳後的下一步，就是要鎖定當中的「多巴胺消費」，也就是那些你為了滿足感、為了快感所花的錢。「人到中年，難免都會有些多巴胺消費的習慣，是用來紓解心情，或是釋放內心壓力的。」老查一邊解釋，一邊展示了一下背後書架上整整兩櫃、排列得整整齊齊的公仔。 這些公仔，曾經都是他的「多巴胺消費」。絕大多數都是他過去在當上班族期間，一點一滴累積下的戰利品。那段日子，上班帶來的巨大壓力，讓老查每每路過玩具店，就會習慣性地走進店裡繞兩圈，再帶著幾盒公仔回家。這種下意識地多巴胺消費，一個月下來，有時也是幾萬塊的開銷。 「仔細盤點一下你可能會發現：這些花費如果能降低，甚至是省下來投資到自己的人生第二曲線裡，往往會是筆不小的錢。」老查說道。 不要用錢，改用「壽命」來計算消費！？ 說來簡單，可是別說是消除了，光是要降低日常的多巴胺消費，都不是件容易的事。畢竟多巴胺消費是多年累積、下意識的習慣，想在一夕間大幅降低，哪是那麼容易的事呢？ 對此，老查根據親身經驗，提供了 2 個有趣的作法，分別是「壽命計價」和「尋找純然的喜悅」。 「壽命計價」背後的概念很簡單：我們花出去的錢，大半都是用「時間」賺來的。換句話說，買東西的價錢，其實也能換算成對應的時間，讓你能用壽命的角度，來評估這筆消費是否值得。 計算的方式很簡單：請先用你賺到的錢 / 你的實際工時（註），得出你的時薪。在這裡要特別提醒：你的收入不只是思考「你賺到的金額」，也要考慮「因此而發生的成本」，例如你因為做這份工作，會衍生出要置裝、買車通勤、去上課學習...，這些都是因為賺得這份收入所產生的成本，扣除之後，才是你真正的「賺到的錢」。這樣計算之後，如果你目前的時薪是 500 / 小時，那麼購買一個 2 萬元的公仔，就相當於花掉 40 個小時，也就是 1.6 天左右的壽命。 值得嗎？每個人的答案都會不一樣。不過對老查來說，這個簡單的換算，卻讓他漸漸意識到，原來很多消費，並沒有想像中的「值得」。 註：這裡的實際工時，指的是你處理工作相關事務的時間，譬如下班應酬、周末逛書店蒐集提案靈感、通勤等等都算。 沒了多巴胺消費，但壓力還在，怎麼辦？ 對大多數人來說，多巴胺消費另一個難以戒除的原因，是因為這類消費往往被當成釋放壓力、放鬆心情的捷徑。沒了它，壓力卻還在，那又該怎麼辦呢？ 老查認為，「向過去的自己取經」、尋找一些自己曾經很熱衷，卻在工作後不得不捨棄的事物，往往會帶來意想不到的收穫。 這建議看起來好像是老生常談，但背後卻是老查一段血淋淋的親身經驗。 某天，老查在咖啡廳打開電腦，正準備要完成當天的待辦事項，但也不知道為什麼，他突然完全提不起勁工作。這狀況是人之常情，只要沒有要緊的事情，稍微休息、玩耍一下，多數人也都能逐漸恢復過來。 「可是那時候我整個人僵住了。」老查回憶道：「因為我完全不知道（拿掉多巴胺消費後），我該玩什麼、做些什麼，來打發掉這段時間。」也是這段經驗，讓老查意識到：原來，他的生命經驗裡，好像欠缺一項可以全心投入，從中得到樂趣的事物。 這次的「當機」經驗，讓老查決定向過去的自己取經，試著要找回一些他曾經熱衷、做起來也很開心滿足，卻許久未曾做過的事情。後來，其中一件被它找回的樂趣，是畫畫。 「我其實沒受過正統訓練，作品也還不到能送人，或者販賣的程度啦！」老查謙虛地表示：「但我就覺得這件事我做的很開心，那後來也發現它確實可以取代多巴胺消費的功能，讓我有另一個管道舒緩心情、釋放壓力。」 Photo from iStock 把塵封已久的興趣，變成人生下半場的主旋律！「上班族製琴師」的人生第二曲線 有類似經驗的也不是只有老查自己而已。 在老查舉辦的「人生轉型工作坊」裡，就有一位學員，年輕時熱衷彈吉他，還曾自組過樂團，可惜後來由於成員們工作繁忙，越來越難一起練習，這才中斷了彈琴、練團的習慣。 經過老查的引導，這位學員決定在多年後，重新拾起吉他，再度享受彈琴的樂趣。更令人意想不到的是，彈吉他不只讓學員重溫舊日美好時光，後來更變成了他開拓人生第二曲線的關鍵：他決定要成為一位「吉他製琴師」，目前正在努力學習製琴的手藝，至今已經接連完成三、四把個人作品。 不管是學員的製琴，還是自己的畫畫經驗，老查認為這種「純然的喜悅」，才是能取代多巴胺消費，讓人們能真正釋放壓力的關鍵，「對別人來說，這類活動可能沒什麼意義；可是在當事人看來，卻能帶來獨特的樂趣和體驗。這類經驗是我們小時候或年輕時都有過，但卻在不知不覺中忘記的體驗」。 多方嘗試，先找到支點，再思考放大、借力使力！ 除了靠檢視消費習慣，擴充探索第二曲線的資金池，老查在發展第二曲線的時候，盡量別替自己設下太多限制，有機會就多多嘗試不同的變現管道。經營自媒體或許是當紅的方式，但並不是唯一，畢竟每個人第二曲線的主題大相徑庭，多方嘗試才能找真正適合你的變現管道。 「在最一開始，你能賺到的肯定不多，可是在這個階段比起賺多少，『能不能賺』才是關鍵。」老查分析道：「這就好像是用槓桿撐起重物一樣。你得先找到一個支點，接著才能慢慢思考怎麼更輕鬆地借力使力。」 說到這裡，老查又舉了另一個朋友的故事當例子。 這位朋友是位熱愛畫畫的上班族，不過一直以來，畫畫就只是她私下的興趣而已，從未變成賺錢的工具。有一段時間，她因故離開職場，索性就轉身，從小班制的繪畫課開始，全心投入到自己的畫畫事業裡。 有了開課的經驗，她對於探索新的商業模式這件事，也越來越得心應手，之後更跨入視覺設計的領域，陸續接到了包裝設計、視覺設計之類的案子，甚至她還和其他自由工作者合作，去接更大、更複雜的專案，用她的藝術專業，組合出多元的第二曲線收入。 「這就是一個很棒的槓桿案例。」老查指出：「如果你沒有最開始的那個支點（開繪畫課），後面是完全不會槓桿起來的。但只要有一開始的那個支點，就算槓桿很短（指收入少），後面你依舊能透過不斷嘗試，找機會把放大收入。」 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
August 30, 2024
遠端職缺、接案詐騙多！常見詐騙手法＋防詐騙方法一次看
近幾年，有滿多人分享自己在臉書、求職網站應徵遠端工作或接案，被詐騙的經驗。像是要預先支付一些費用，或是被引導到假的網站填寫個資、匯款等等。 本篇文章就整理幾種常見的詐騙類型，以及辨別詐騙的方法，大家在求職和接案時，一定要小心！ 遠端工作、接案常見的詐騙手法 1. 高薪、低技術的職缺 有一些職缺屬於低技術、低知識需求的工作內容，卻提供不合理的高薪做為誘因，常見出現在填寫網路問卷、打字員、資料登記、廣告點擊等工作。 2. 要求預先付款或索取個資 這類詐騙會要求你預先支付一些費用，例如軟硬體費用、工具費、培訓費等，或者跟你索取金融卡、帳戶、身分證或護照等資料，竊取財產或冒用身分從事非法行為。 3. 偽造網站 有一些職缺會架設虛假或偽造知名網站，甚至是冒充人力銀行致電或發布簡訊通知徵才，竊取個資或金融資訊。 4. 不合理的工作要求 有些也會要求受雇者以私人帳戶進行金錢轉移，實際上是從事洗錢等犯罪行為，讓你成為代罪羔羊；也可能會要求你在需提供個資的網站上註冊、或要求下載不明軟體，以竊取資料或財物。 如何避免自己被詐騙，有哪些分辨方法 在資訊爆炸且真假難辨的網路世代中，詐騙手法變得更加五花八門，我們到底該如何保護自己免於受害呢？ 1. 確認公司背景 使用合法、具公信力的求職平台（最近臉書職缺詐騙很多，一定要小心！） 到該公司的官網、 LinkedIn 頁面，或政府網站，確認是否提供營業登記相關資料 2. 注意職缺內容 只要職缺內容有這些特質，就很有可能是詐騙： 高薪但輕鬆、不須經驗，甚至包吃住等職缺 工作內容描述模糊的職缺，你應徵後又很快就被錄取 要求預先支付相關費用 3. 聯繫管道與面試流程 確認郵件的公司域名是否正確。正規公司大多會有 email 帳號會有公司域名，若是沒有，只是透過一般的 Gmail、Yahoo 帳號，或是通訊軟體（What's App、Line、Instagram…等）聯繫，就要先謹慎對待。 使用專業的面試工具（如 Zoom、Teams），而不是社群或通訊軟體 合法雇用前，不應提供金融卡、帳戶、護照等個人資料 合法機構不會要求在需提供個資的網站註冊，或要求下載不明軟體 詐騙集團經常使用開頭為「+86」、「+44」、「+22」的電話號碼 若接到自稱人力銀行的徵才通知，可以先致電到該公司確認詳情 4. 海外求職注意事項 登機前，確認簽證與相關文件的合法性 在外交部「旅外安全 - 出國登錄」專區進行登錄 有疑問時可聯繫勞動部，獲得求職相關的協助 抵達後，確認居住地的安全性 與親友保持聯繫 結論 無論是哪種詐騙手法，都跟竊取金錢、個資或勞力脫離不了關係，甚至還可能危及人身安全。求職者搜尋職缺時一定要提高警覺，再三求證，並保護好個人資料，才能早日尋得理想職業！ -- 撰文整理／林昕嬡 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
September 4, 2024
澳洲雲端架構師分享｜英文求職面試，你可以問雇主的 3 大問題
之前在《澳洲職場如何準備職場英文面試》提到，一個好的面試官在面試過程中絕對都會留下一點時間給申請人問問題。這時候如果申請人提出了一些好問題，不僅可以幫助你更加了解即將加入的公司與團隊文化，更可以在面試官心中留下一個好印象。 這篇文章中我會將我自己常用的英文面試雇主問題集分為三大類：公司、職位與團隊、直屬主管，列出中英文問題以及問這些問題背後的原理，希望可以為大家的英文面試帶來一些幫助。 在實際面試過程中，我會根據面試當下收集到的資訊做出調整，所以以下的問題我不會每一題都問到，大家也可以根據自己的面試情形作出調整。請大家一定要好好把握這個機會盡量挖出有用的訊息，畢竟面試的過程是雙向的，當公司在決定你是否適合這個職位的同時，申請人也必須盡全力找出這個公司 / 職位是否符合他們的期待。 一、公司類（文化跟未來發展方向） How would you envision XYZ company/team in 5 years?（你對於公司 / 團隊未來五年的發展藍圖有什麼規劃？） 了解公司未來的發展方向，要是主管講不出來，那可能是一個警訊 XD How would you describe the culture of XYZ company/team?（請問你會怎麼描述 XYZ 公司的公司文化 / 團隊文化） 透過這個問題可以獲得公司文化的相關資訊，如果答案是「work hard play hard」，那代表工作壓力可能會比較大，但也代表公司會願意花錢 / 時間來辦活動提升員工士氣。如果答案是 「good work life balance」，那代表這個團隊的文化可能比較輕鬆，或是工作內容比較沒有時限性。 二、職位與團隊類（團隊有多少人，大家怎麼分工合作） Can you please talk about the team that I'll be in? How many people are there and what are their levels of experience? （可以請你分享一下我即將加入的團隊嗎? 團隊裡面有幾個人? 他們的業界經驗分別是？） 會問這題是因為我想要多了解團隊的背景。如果團隊裡面新人居多，可能意味著這個公司流動量高，如果團隊成員都在公司待了非常久，可能代表公司福利不錯，但同時也可能表示公司文化僵化？ 我自己心中的最佳解是團隊中至少有一到兩個非常資深的前輩，非常了解公司文化以及開發流程，可以帶領新進員工，不會所有人都像無頭蒼蠅一樣瞎忙。同時也希望團隊中有幾個一到兩年之內加入的新員工，代表團隊有訓練新人的經驗。因為不常有新人加入的團隊，他們的 onboarding process（新進員工訓練）可能會因為缺乏經驗一團糟 XD 如果是科技業的話，我還會特別注意一下團隊的多元性以及包容性（diversity and inclusion），很多技術團隊成員基本上全部都是白人男性，女生非常少。當然這點不是決定性因素，但還是可以稍微參考一下。 What's a typical day/week for this role? Can you give me an example of a recently challenging work? （請你分享一下這個職位的日常工作，例如每周通常需要處理那些工作事項。可以舉一個這個職位最近在工作上遇到的挑戰嗎？） 我覺得這題非常重要，可以讓你了解這個職位在這個團隊裡平常是做什麼的，是怎樣的流程，還有日常職務上可能遇到的困難。 Does XYZ company support flexible working for this role? What's the working from home policy for this role?（請問貴公司提供彈性上班制度嗎? 這個職位有遠端工作的相關政策嗎？） 三、直屬主管類 (直屬經理的管理風格是什麼？如何評估員工的表現？) How would you describe your management style?（請問你會怎麼評價自己的管理風格呢？） 這裡我想要知道的是主管的管理風格跟我合不合？例如有些主管是放羊吃草型，只要員工績效有達成，並不會在意員工的工作時間或是工作怎麼完成的。有些主管是微觀管理（micro-management）型，所有的文件跟 Email 都要親自看過才放行。找到跟自己的工作方式合得來的主管很重要！ What kind of mentoring and support do you provide to new starters?（對於新進員工，請問你會提供什麼樣的員工訓練與支援呢？） 如果面試官對於這部分的回答很含糊，代表他們可能是一個沒有完整員工訓練的公司。 What are the expectations for me in 6 months and 12 months?（如果我成功錄取這份工作的話，請問你對我在未來 6 個月以及 12 個月的期許是什麼？） 時間範圍請自行調整，台灣的試用期好像是一到三個月? 澳洲則是六個月。這題是用來判斷主管打算給你多少時間來上手，也可以看出主管對你的期許是否不切實際，例如入職兩週就希望你可以立刻上手，這樣的話我會說塊陶啊 XD How do you evaluate the performance of your team members? What are the performance metrics?（請問你都如何評估員工的工作表現？有哪些常用的工作指標嗎？） 這題可以讓你知道這個職位主管看中的 KPI 有哪些。另外也可以知道這個公司是否有一套標準，我在最近的一次面試問了面試官這個問題，結果他回我說「呃，我們並沒有一套正式的標準」（這樣的回答對我來說就是一個警訊，代表主管其實不太清楚這個職位的 KPI，可能是靠著他的「感覺」評估員工的績效） Are your systems complex and need consolidation? How would you help your new starters navigate through different systems and components?（如果公司的系統很負責，而且需要整合的話，請問你會如何幫助新進員工在不同系統中找到所需要的資訊？） 這題一樣是更用實際一點的例子來試探主管打算怎樣帶新人。 What kind of tasks are you expecting me to work on after I join?（在我加入團隊後，請問你打算安排我從那些工作事項開始入手呢？） 通常一個好的主管，會安排比較適合新人入手、逐步了解公司系統的工作任務。 How do you usually support the team in terms of technical depth and career growth?（請問你通常都如何幫助團隊成員進一步加深他們的技術以及職涯發展呢？） 試探主管是否關心員工的職涯發展，會不會幫助員工在職場上不斷進步。 形式類 When can I expect to hear back about next steps? What’s the format of technical assessment?（請問如果通過這個階段，大概什麼時候會通知下一個階段的面試? 你可以談一下第二次面試的流程嗎? 有什麼特別需要準備跟注意的地方嗎？） 基本上不管我對這個工作的興趣高不高（其實有時候面試的過程中你就會知道你不會想去那家公司），我還是會禮貌性問一下這題。如果是有興趣的公司，我會進一步問下一次面試的細節。 主題類（我最近面試的一個職位是 DevOps 工程師，所以以下是一些針對 DevOps 工程師職位的問題） What's your current status in terms of your cloud journey?（請問公司目前在雲服務上的進展如何？） 看看他們是還在一開始的 migration 階段，此時可能還會有很多 on-prem workload，或是已經非常成熟地使用雲服務平台。 Are most of the work deployed by IaC (infrastructure) or are you still doing manual deployment?（現在還是手動部署嗎? 還是已經使用 IaC 了呢？） How automated is your process?（部署過程的自動化程度） How modernised is your system?（系統的現代化程度） Do you need to be on call?（需要 on-call 嗎？） How are tickets/tasks allocated?（請問在團隊中如何分配 tickets/tasks） 希望以上的分享會對大家有所幫助! 如果你也有一套自己用來問面試官的問題集，歡迎跟我分享 :) -- 本文轉貼自：澳洲雲端架構師 EC（原文標題：【職場】知己知彼，百戰百勝 — 英文面試中你該問雇主哪些問題） 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
August 26, 2024
