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美国职场分享｜美国企业纷纷要求员工回办公室！我如何逆风，向老板要求远距工作？
2020 年初，COVID-19 疫情蔓延到北美。三月初我从犹他滑雪旅行回来，没隔几天公司突然宣布 shutdown，然后基本全美国白领都开始了远程工作。 时间快转到2023年，疫情已经基本上在美国结束了。而湾区各大公司的高层们，看着盖得美轮美奂的办公园区，员工餐厅冉起的炊烟，和那放眼望去寥寥可数的几名员工，心想：该让大家回来了吧...然后一个接着一个，宣布了 back to office 的政策，然后冠上一个冠冕堂皇的 “for better collaboration”。 从一开始软性劝导，出台各种诱因，到后面开始统计各部门员工刷 badge 的次数，给各部门的 VP 施压，到全公司都必须起码回公司三天，变成大部分公司的标准政策。 我的公司也不例外。 我在湾区一家上万人生技药厂的全球供应链部门工作， 负责公司抗癌症生物药的生产规划和全球分配。而我和老婆，在疫情开始后的前半年，求婚，结婚，买房，一下子全到位，隔两年也生了宝宝，正在享受在家上班的弹性，以及加州阳光下愉快的小家庭生活。 回去上班？接受那湾区上下班交通堵塞的煎熬，一天花两三个小时卡在路上，回来之后还得忙孩子吃饭睡觉？ No way！ 当时新来的 SVP 已经正式宣布：我们希望大家都回来上班，特别是未来新开出来的缺都会是 on-site 的。 我开始到处打听，终于听到了我想听的 - ” 远程工作的申请会是例外中的例外，但公司政策永远可以有例外，而我们需要证明自己为什么值得是那个例外。“ 于是我开启了几个月和老板们以及公司上层谈判的过程，最终顺利在全公司回流的 2023 年后半，逆风转成全远程工作的员工。 我说服公司，转成远程工作的 4 大主因 回过头来看，我回归纳这几个点，是我能顺利从公司拿到远程工作的主因： 1. Reputation 对公司来说，远程工作需要比基本还要高的信任，而我们过往的工作表现（前几年的Performance Review） 和同侪对我们职业道德的回馈，就成了最好的背书。 可能因为亚洲教育背景，我对自己工作的要求挺高，过去几年都拿到最高的绩效考核，也连续几年拿到公司所谓 Key Contributor Award。 在这几年工作的累积，同事、自己或其他部门合作过的主管们都可以为我的责任感和效率背书，这些名声上的支撑让我的要求充满底气。 2. Criticality 我认为，如果你手头上持有着不可取代的 portfolio ，或有很强的专业技能让公司不想失去你，这也是很可以在谈判桌上加分的一个点。 这几年来我一直在全球供应链部门里转换角色，每一两年就掌握更多技能、经验、推动项目，并且开始负责更重要的产品，一直到现在，我掌管规划公司未来重点发展的生物抗癌症用药在全世界的生产运输，而这是 CEO 在未来十年内要持续专注投入的地方。 所以以一个在部门里角色的重要性来说，我在阶层内占到了最有能见度的位置，虽然组织里没有人是不可以被取代的，但我让同事和上层们都很清楚，失去我会是一个很大的损失！ 3. Transparency 让公司知道，你有一个需要远程工作的好理由，以及你会怎么完成工作上的任务和期待，我认为是一个很好开启对话的方式。 首先，你要有一个可以说服其他人的理由。最好的几个理由我认为： 第一，是家庭，工作基本就是为了支持家庭，而我们是刚有宝宝而且无后援的移民新手爸妈，这变成很直接也合理的要求。 第二，可以是交通和住家距离，疫情之中很多人往远处搬，而我们也是其中之一，在湾区外围负担得起的地方买了一个小窝，如果要上下班，起码会耗掉两个半小时。 然后我认为可以做的是重申这个远程工作只会维持甚至增进我的工作效率，如果硬要回公司，除了得边开车边开会，也失去体力和效率，反而会有负面的影响。 4.Management Backing 最后到真的要递申请了，直属上司们的大力支持的就真的很重要了。 主管的完全信任是第一关，而这很大一部分是上面三点的累积。远程工作对应的是自主作业能力和责任感，每次的1 on 1，我会在起码几小时之前送去一份agenda，列出当天我想讨论的点，他应该知道的事和我需要帮忙的地方，证明是我积极主动而且是有组织性的人。 除了职业操守和能力之外，我认为跟主管有健康的个人关系很有帮助，让他愿意为你挺身而出争取想要的东西，我个人是一直维持很透明的沟通，包含偶尔分享一些家里的状况，这让主管知道我是真的有需要而不是只是懒得来公司。 我和主管合作把上面几点整合起来：在给部门 SVP 的信里面，首先写到我的个人生活在过去几年疫情有了很大转变，结婚搬家生子，回到公司工作已经不再是容易的事。 然后老板把我过去几年的丰功伟业都加油添醋地写出来，加上我目前负责的产品和项目重要性，接着是声明他完全支持的态度以及理由，最后也许是很关键的，他写了一句如果这个要求被拒绝，我可能会把我的天赋带到其他公司去（NBA 梗）。 就这样，我得到一封回信，请我正式把申请从 Workday 系统里送出，于是我顺利正式的变成远程工作者了！ 成为远程工作者后，４ 个方法与同事协作 远程工作，最需要调适的除了工作和生活的时间切割之外，我认为还有自己心态的调整。 在大家都固定回公司碰面，而自己老是在家视讯开会的时候，我得清楚知道，因为追求家庭生活的平衡，我选择性地牺牲了跟同事的交流，也许还有在职涯上更好的发展。 职涯成长到一个程度之后，和同部门/跨部门同事之间的关系和人脉，很多时候不比工作上的表现来得次要。虽然我们选择家庭和生活为重，但也未必一定得完全牺牲发展。 在这里也建议几个小方法，我自己会用的给大家参考： 尽量开视讯摄影机：这样做的好处应该不用多谈，毕竟我们人不在现场，不管跟在哪里的人开会，露个脸，别人在 present 的同时，时不时做个表情还是应该的，"virtual collaboration"嘛。 在会议里多发言：我在职涯初期就开始要求自己这样做，一直到现在远程工作更觉得这件事的重要性，毕竟很多人即使在开会现场，心也是飘到其他地方的，如果你在远程却是非常engaged，给人的感觉就不再那么远了。 定期的和重要人士约 1 on 1 的聊天：科技让距离不一定跟现实的一样遥远，我们既然失去了跟大家面对面 chit-chat 的机会，就不要忘了付出多一点努力建立桥梁！ 在有重要会议或重要的人来拜访时，还是跑一趟露露脸吧 ：如果大家知道你平常在遥远的家里工作的话，还会觉得你特别在意这次碰面的机会呢！ 祝远程工作的大家也能身心平衡！想追求远程工作的人早日成功！ – 本文由 Justin Lee 投稿刊出 （本篇文章不代表平台立场） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 25, 2024
【新手必读】想开始在「网络写作」！7 本我强力推荐的写作好书
在网络上写作分享观点，可以提高自己的影响力。 最近你兴致高昂，准备在社群平台或部落格上写文章了，不过在写作的过程中，你逐渐发现了一些问题。 像是： 文章标题要怎么下呀？ 文章段落要怎么写，才可以更吸引人呀？ 文章内容有没有现成架构可以用，让内容变的更有逻辑呀？ 问题好多，但又不知道去哪里找答案。 老实说，我很懂你的感受。 我从 2019 年开始在网络上写作 5 年了，这些问题我或多或少都遇过。幸好，这一路上有不少写作好书帮助了我。 而现在，我想要将这些好书也分享给你。 你不必花个 3 小时辛苦 Google，因为我已经帮你整理好了。 下面是我读过，个人最推荐的 7 本写作书。我会简单介绍这本书，以及分享我自己阅读时在写作上的收获。 事不宜迟，下面让我跟你分享这 7 本写作好书吧！ 推荐写作书籍 1. 让写作成为自我精进的武器 （图／朱骐提供） 简介：教你如何写出好读的文章段落。 我最大的收获：万能写作法。 这个方法把 1 个写作段落 (paragraph) 拆成 3 个部分： 观点 案例 总结 一篇文章，就是由 1+ 个写作段落组合的结果。 举个例子吧： 观点： 每天写作，能够拓展自己的人脉。 案例： 我每天会在 Facebook 上发表一篇 200 字的短文，反思与分享自己新学到的事情，结果有许多产业内的网友主动联系我。 总结： 如果你很害羞，也应该试看看用写作来拓展人脉。 讲清楚这 3 个元素，写文章段落就变的很简单。 推荐写作书籍 2. The Art and Business of Online Writing （图／朱骐提供） 简介：教你如何靠「网络写作」打造自己的商业模式。 我最大的收获：重复利用你写过的文章，不断扩充内容。 例如你可以按照下列的顺序写作： 社群平台： 在 Facebook 上写 100-200 字的短文，验证文章主题是否有人感兴趣。 电子报： 将「按赞、留言与分享」最高的短文，补充内容变成更长的文章寄送给订阅户。 部落格： 将开信率/回信率最高的电子报，再次加长变成部落格文章。 电子书： 将阅读率、浏览数高的部落格文章，集合起来变成电子书。 要在网络上打造自己的商业模式，就从写一篇 Facebook 的短文开始。 很抽象吗？我直接拿这封电子报的内容来举例。 这篇文章的内容，实际上就是由一篇 Facebook 上的短文加长而成的。 把短文写成长文，比从 0 开始简单许多。 推荐写作书籍 3. 高产出的本事 （图／朱骐提供） 简介：教你在不同的沟通场合，选用不同的写作框架。 我最大的收获：如何画出一张「全息图 (Holygraph)」。 「全息图」是将一篇文章、一本书、甚至一堂课的精华信息浓缩在一张图上。我现在举办读书会/讲座时，都会在最后一张投影片用一张「全息图」做结尾。 想学习不同的写作框架与适用时机，强推《高产出的本事》。 让我用自己的《卡片盒笔记》 读书会当作范例。 这场读书会主要在讲解「卡片盒笔记法」的 3 个步骤，分别是： 写卡片 存卡片 用卡片 做成「全息图」后，会长的像是下面这个样子。 （图／朱骐提供） 重点一目了然，非常适合作为讲座的收尾投影片！ 推荐写作书籍 4. 自由书写术 （图／朱骐提供） 简介：教你克服「写作卡卡」的毛病，学习「自由书写 (Freewriting)。 我最大的收获：「写作」跟「编辑」必须分开做。 将脑中的想法一次到在纸上，这里的关键是不要带有任何批判的想法，就是单纯地吐出文字。如果是用计算机，就是让手不要停下来一直打，想到什么就打什么。 放下对自己的批判，单纯的将脑中想到的东西写在纸上。 这里分享一个「写作」诀窍。 如果你担心自己写到一半就是会卡住，可以使用「语音转文字」的功能。在 iPhone 或 Android 手机上点击 🎙️后，开始把脑中的想法一股作气全部讲出来。 把想法都「倒在」纸上后，再进行「编辑」就好。 推荐写作书籍 5. Smart Brevity （图／朱骐提供） 简介：教你如何简单又直接地，写出你想表达的重点。 我最大的收获：学会使用「Axiom (点题)」。 这里的「我最大的收获」就是一种点题。使用点题最大的好处是，帮助你快速抓到这一段的重点 (我到底想讲什么)。 网络上 1 秒钟都珍贵，我们要练习只传递最重要的信息给读者。 根据我的实战经验，「Axiom」的技巧也适合用在 Email 写作。 例如创作者 Vicky Zhao 在《5 Minute Communication Framework》在线课程中，就分享了使用「Axiom」的 Email 模板。 看看以下的 Email 范本，你发现她把「Axiom」用在哪里了吗？ （图／朱骐提供） 我们把实际内容，套用到这个模板中。 （图／朱骐提供） 推荐写作书籍 6. Write Useful Books. （图／朱骐提供） 简介： 教你写出一本，能解决目标读者痛点的书。 我最大的收获：把你的目标读者也拉入写书的过程。 这里的诀窍是：从写书的早期就邀请读者加入，让他们陪着你一起把书写完。在邀请之前，先使用以下的「写书目标列表」： 读者付钱的原因 你的目标读者是谁 这本书不适合谁看 这本书不会说什么 想清楚后，就能加快写书速度。 这份「写作目标列表」也适合放在书籍前言，用来让读者判断这本书是不是他们需要的。 用我自己在 2023 年 7 月出版的《知识复利笔记术》 当作范例吧。 我在书籍的前言，就清楚写下「写作目标列表」的 3 跟 4 内容。 （图／朱骐提供） 你能从这本书中，学到许多的「写书」细节。 推荐写作书籍 7. Snow Leopard （图／朱骐提供） 简介：教你找出个人商业模式的利基市场 (Niche Market)。 我最大的收获： 了解 Category Design 的观念，让自己将时间投入到值得解决的问题上。 每一个产品/服务的背后，不外乎都是在回答： 问题(Problem): 为了要解决客户的什么问题 解法(Solution): 用什么方法解决问题 有意思的问题来了： 为什么有些产品成功受人关注、有些却被视为了无新意的可替代品 ? 这个问题放在创作者身上也适用: 为什么有些创作者主题成功受人关注、有些却被视为了无新意的可替代品 ? 书中教我们用「问题」与「解法」4 象限来找到值得投入的领域。 因为这本书讲到了「创作者如何思考自己的商业模式」，我认为是一本进阶书籍。 你可以先读完前面 6 本之后，再回头看这本。 不藏私地跟你分享这 7 本写作好书书中，能大幅提升你的「写作」和「商业模式」的知识 快速帮你复习这 7 本书： 让写作成为自我精进的武器 The Art and Business of Online Writing 高产出的本事 自由书写术 Smart Brevity Write Useful Books Snow Leopard 要学习这些书的内容，加起来还不用 NT. 3,000。 现在就上博客来或 Amazon，把这些书籍买回家吧！ -- 本文转贴自：I'm Chi（原文标题：想开始在网络上写作的新手必读！7 本我强力推荐的写作好书 (每一本都提升了我的写作技巧)） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
April 19, 2024
5 个时间管理技巧！让你在家工作也能维持高效，兼顾生活平衡
大家好，我是电脑玩物的站长 Esor。 平常除了大量文章产出，开设各种课程讲座，其实我还有跟大家一样上下班的正职工作。所以，像是写文章、准备课程，都要利用自己在家的时间。多年来这样的斜杠经验，也累积了另类在家工作提升生产力的心得。 如何利用剩余时间累积个人专业，并且，还能够兼顾生活的平衡呢？ 这次就来跟大家分享。 第一个关键技巧，是为任务设定「有截止时间」的「阶段性成果」 在家工作、做自己的工作，相对没人逼我，但是没有一点点压力，反而无法真正提升效率。 这时候可以主动为自己设计有「截止时间」的「阶段性成果」。 什么是「设定截止时间」？ 在家工作，可能没有交期，可能没有人在旁边随时要进度，很多事情就开始不知不觉拖延，这时候可以自己设定截止时间。 什么是「设定阶段性成果」？ 如果我直接设定今天要写完一篇文章，难度太高。难度超过自己可以掌握，就很容易拖延。这时候可以把任务分成几个阶段性成果，逐段推进。 设计有「截止时间」的「阶段性成果」，就是如果要写一篇文章，就设定今天要把大纲数据全部整理完成，这是一个自己可以做得到，有截止时间，也看得到阶段性成果的任务。 「给自己能够负荷的正向压力」：让在家工作时，遇到有弹性、可掌控的时间，更容易全力投入到这个任务上去完成。 那如果我提早完成怎么办呢？这没有什么好担心，那就继续推进这个任务的下一个阶段成果就可以啦！ 关于阶段性成果的设定，可参考：克服拖延 5 个进阶步骤，以养成阅读学习等生活习惯为例 第二个关键技巧，是每个任务尽可能拆解出步骤清单 什么是拆解出步骤清单？例如写一篇文章，我会把它拆解成： 设计一个好题目 列出目前想法大纲 研究相关文章 回头修改大纲 补充相关案例 设计教学方法 制作图表或截图 写好开场白 写出草稿 这其实就是我多年来在家写文章、准备课程的一个技巧。 在家工作的环境，可能比办公室更容易受到干扰、更容易被打断。我没办法一直安排那种周末半天完全不理家人，只做自己工作的时间。 但是如果可以列出步骤清单，我就能充分利用随时出现的零碎空档，每次充分推进一个小步骤。 其实，空档时间比我们想象得多，只是很零碎，如果能充分利用，累积起来就有足够完成任务的时间。 可参考：工作愈忙愈需要清单工作法，把块状任务变成分点行动 第三个关键技巧，当觉得时间变得很混乱时，利用工具做统计反省 有时候觉得一天工作的产能变低，好像很忙碌，却不知道自己到底在忙什么。真正重要的任务反而没时间做。 遇到这样的情况，我会利用一个时间计时的工具，例如 Toggl 。 我会开始来计算自己每一天时间真实利用情况。 当我开始在做某个工作的时候，按下定时器，暂时离开工作就暂停。看看自己到底花了多少的时间。 这样计算一两个礼拜之后，我就可以在一个统整报表上，看到自己每周真正工作时数，以及在不同任务分配的时间。 我就可以开始准确地知道，自己到底把时间花在哪里？ 说不定我常常打开网页逛 Facebook，常常在实时通上回讯聊天，没有去做真正实质的工作，只是自己不自觉。 Toggl 是我使用了很多年的计时工具，教学可参考：打醒你对时间的低敏感度！ Toggl 专业工作者的时间追踪利器 第四个关键技巧，准备行动中也能工作的工具 一个任务中，确实有些步骤是必须回到办公桌才能执行，但有些步骤不是。 所以，我们前面有一个任务拆解步骤的方法，让我们知道哪些步骤是办公桌才能做，但哪些步骤在行动端也可以快速完成。 例如要写一篇文章，大纲难道不能在手机的 App 上处理吗？故事难道不能在手机 App 上写完吗？ 只要有一个可以在行动端易用的工具即可。 这样一来，我们就更能适应那些不是非常完美的工作环境，也都可以推进我们的工作任务。 让自己任何环境都能快速专注，可参考：工作愈忙愈要能快速专注，方法却不在灯光美气氛佳与有时间 第五个关键技巧，设定要被保护的时间 要注意的是，这个保护时间，应该要跟我们的家庭生活环境来配合。 我的意思是，不影响他人，但如果不保护起来，自己也没办法好好利用的时间。 例如，晚上小孩睡觉之后的一两个小时空档、小孩午休时的空档。 保护时间的意思是，在这些时间中，优先执行那些设定好的重要任务。 可参考：画时间盒的练习：如何在更少时间完成更多事情 那么如果生活时间也都在工作，又如何达到生活的平衡呢？ 前面五个技巧，我都用工作性质的任务来举例。其实同样的方法，用在生活目标一样有效果。 我们从头快速梳理一遍。 可参考：「专案」「管理」我的生活，才是及时行乐的幸福方法 如果是生活目标，我们有没有为生活目标设定有截止时限的阶段性任务呢？ 例如想要研究烘焙面包蛋糕，一个有截止时间的阶段性成果，是在小孩今年生日前帮他做一个生日蛋糕。 然后这个礼拜要先学会做戚风蛋糕，下个礼拜要练习在蛋糕上面涂奶油，再下个礼拜要做出一个夹芋泥馅的奶油蛋糕。不断的往前，推进每一个阶段性成果。 当生活目标也可以设定有截止时间的阶段性成果，你会发现真正可以充分地利用时间，投注在那些以前都没办法推进的生活目标上面。 更进一步，有没有为生活任务，拆解出步骤清单呢？如果我这礼拜必须要练习做一个戚风蛋糕，有哪些步骤要做？ 要去研究一下网络上的食谱 要列出自己的食谱 列出食材的清单 去烘焙材料行把食材、器具买好 如果前面这些步骤没有拆解出来，没有利用周间空档去做，到了周末，什么都还没开始，那么就算我有两个小时的空档，也做不出一个戚风蛋糕了！ 我们的空档时间，往往就是这样被浪费掉的。我们当然也要为生活目标保护时间。 例如每天洗澡之后，陪小孩一起念故事书或玩玩具，然后才去睡觉，这是固定的家庭时间。 我们必须把自己的时间保护好，先保护好，才不会随意安插更多杂七杂八的事情。 同样的处理流程，帮助我们推进工作目标，也推进生活目标。如果工作上的重要目标能达成，生活中的重要目标能推进，那么自然就是工作与生活的平衡了。 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文标题：这5个时间管理技巧，帮助我在家也能高效率工作，兼顾生活平衡） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
January 1, 2024
英文求职信该怎么写？吸引目光的 4 大关键！
我每年都会遇到不少台湾学员梦想到外商工作，但从小到大学的英文，却从来没教我们如何用英文求职。事实上，只要掌握以下的四个关键，你也能轻松写出好的求职信！ 1. 正式开头 不少台湾求职者在失利后来找我咨询，一看他们的求职信，开头几乎都是：I want to… / I can…。这两种用法都是「直接语气」，在正式信件中读来相对不礼貌。 如果是正式的询问或请求，我们应该使用以下的起手式： I am writing to express my interest in the ______ position.（来信旨在表达对...职位的兴趣） This is in regard to the ______ position posted on the ______ website.（此信是关于张贴在...网站上的...职位） 起手式用对了，就等于过了第一关，让收信人愿意继续阅读。 （圖／Sonny老师的英文国际力提供） 2. 求职动机 我也发现许多求职者，花了许多篇幅叙述自己的丰功伟业、能力组合，却忘了说最重要的一件事：「你来求职的原因和目的是什么？」没有说明这点，人资或主管也很难放心地发面试通知给你，因为不知道你到底是不是认真的。我们可以用以下句型来表达自己的求职动机： I am excited by the opportunity to ______ at your company.（对于贵司... 的机会，我非常期待） I am excited about the prospect of contributing to the ______ team at your company.（很期待能为贵司的...团队带来贡献。） I am confident that my background in ______ makes me a strong candidate for this role.（我相信自身的...背景让我在...职位是不二人选。） （圖／Sonny老师的英文国际力提供） 3. 个人优势 特别注意，在叙述个人优势时，不要只使用一些含糊的词语来描述，例如：good, excellent, great amount of, a great deal of 等等，而是要用「包含数据和实绩的两三句话」，吸引人资或主管的目光。例如你参与过哪个知名的项目，协助公司达到某个数字的里程碑，甚至打破某项纪录，都比空泛的形容词来得有利许多。 比方说下面的第一句话，远胜于第二句的描述： I have managed the operations of the ______ project and cut down the logistics cost by 12% compared to 2022.（我曾主导...企划的营运，并让物流成本比 2022 年减少了 12%。） I have managed a major project and achieved excellent results.（我曾管理一个主要项目，结果非常优异。） （圖／Sonny老师的英文国际力提供） 4. 结尾 CTA 求职信最终目的只有一个：吸引对方打开并阅读附档履历、主动联络，因此简短有力的结尾很重要。我们可以参考以下句型，客制出最切合自身状况的结尾： I look forward to the opportunity to explore how I can positively impact your company as a ______.（我期待能够探索自己在...职位上，为贵司带来正面影响的机会。） Please kindly refer to my CV for more about my skill sets and achievements.（欢迎参阅我的 CV，了解我更多职能和成就。） Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing my candidacy further.（感谢您考虑我的申请，期待有机会能和您进一步讨论我的能力状态。） 一个好的外商职位，通常都有几十个人，甚至几百人投履历竞争。如果你能把求职信写得礼貌而得体，就能先胜过至少 30% 的对手。 （圖／Sonny老师的英文国际力提供） 如果你也有意争取外商公司工作，面试通常也是免不了的。我在大人学开设的【V023通往一流外商的英文面试准备指南】 线上课程中，也汇整了我多年担任外商面试官的观察及必胜心法。欢迎进入课程页面，了解更多关于这门课的内容。 -- 原文转贴自：Sonny老师的英文国际力 （原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
January 22, 2024
定义你的「营业时间」是成为跨国工作者的第一步：数字游牧民族的跨时区工作心法
许多人向往 digital Nomad 数字游牧生活，能够边旅行边工作。随着远程工作风潮在后疫情时代崛起，能实现这个生活型态的机会愈来愈大。但实际的数字游牧生活，有很多现实困难需要克服。首当其冲的问题就是：如何克服时差、跨时区工作？ 以下是我在六周多的旅程、在超过十个城市间移动、跨八至十五个小时时差工作的心得。 先决条件确认 在你继续往下阅读之前，必须先确认一个先决条件：你的工作内容和团队可以接受弹性工时以及自主分配时间。如果你的工作是偏向高度独立作业、只需要在期限内完成任务，那跨时区工作的可行性相对地高。但是如果你的工作内容是偏向需要 follow 固定的时间，那不建议你跨太多时区工作。 此外，也需要确定你的团队和主管能够允许、支持你跨时区工作，确保你的旅行计划不会影响工作产出。 将工作依照类型细分 符合以上的先决条件后，我会把 tasks and schedule 分成两种：Type-I 和 Type-C。 Type-I (Independent)： 可以独自完成的 tasks , 以及需要花时间思考、研究、阅读、产出的事。 Type-C (Collaboration)： 需要共事合作的 tasks , 以及需要开会和沟通的 schedule。 接下来，我会把工时做切割，Type-C 的事会集中在原本时区的上班时间完成；Type-I 的事情，就可以运用其他的时间完成。 举个例子，假设你原本是在东八区（UTC+8）的 9am 至 6pm 工作，你可以把 Type-C 的工作集中在东八区的 2pm 到 5pm 完成，剩下 Type-I 的工作，再另外找适合自己作息的五个小时完成。 通常在进行 Type-I 的工作同时，自然会衍生出一些需要和同事讨论的事，这时我会把要问的、要确认的、要讨论的事情条列记下来，做成 agenda，等进入Type-C 工作状态时，就可以很有效率地把该厘清的事情定案，也可以减少来回沟通的成本。 在营业时间与时差之间取得平衡 另一个困难之处，是怎么定锚自己的生理时钟和睡眠时间。 在旅行刚开始时，一开始你还会有时差因素，能够维持和原本工作时区一致的行程。但大约三至五天后，只要你有行程要跑，你的身体就会很容易开始进入混乱状态：该睡的时候睡不着，不该睡的时候又很困。特别是人体自然的生理时钟是和日出日落有关，只要你有外出、晒到太阳，就很难不被影响。 这时，先前定义的「营业时间」就很重要，确保自己在 Type-C 的营业时间内状态是好的，并且在营业时间前有充分时间休息。假设我的 Type-C 工时是当地时间 11pm 至 4am，我会在 9pm 至 10:30pm 间先小睡一下，等到 4am 完成工作后，再进行较长时间的睡眠。或是在营业时间的空档中，做 30 分钟的 power napping。不要小看这些短时间的睡眠，这些睡眠都能协助你维持专注度和续航力。 此外，如果有需要，可以摄取一些睡眠辅助品（有些需要医生处方），并且确保睡眠时间内，房间能够保持阴暗。浅眠的人，可以用耳塞、眼罩、舒眠精油协助。睡前喝熏衣草茶、洋甘菊茶等等，也能帮助放松。但不建议睡前一小时喝太多水，会影响睡眠质量。 旅行同时维持工作质量 运用旅行中零碎时间完成 Type-I 的工作也是很好的策略。例如转机、等待登机、搭飞机或火车的时间，都可以善加运用，确保自己产出的质量不被旅行影响。 保持行程弹性也是很重要，最怕的就是没睡好、玩不到、工作又被影响。行程安排不要太密集，即便有一整天没有出去玩，你心态上也不会觉得懊悔、可惜。因为有时候你真的会需要一整天好好补眠、休息。 在因为时差失眠、睡不着的时候，也尽量不要焦虑，可以趁这时候完成 Type-I 的工作，有时候真的弄一弄就会有睡意了。 跨时区工作要特别注意和同事沟通时的时区换算。推荐使用时区换算器，确保双方约定的时间一致。 如何开启数字游牧的可能性 digital Nomad 的生活没有想象中的浪漫，肯定也没有在家工作舒服。但能够一边看世界一边工作保持收入，这就是数字游牧的魅力。 许多人向往 digital Nomad 生活，想要转职远程工作，却又不知道从何准备。因此，我开始接受委托，为想转职到远程工作的职场人做「转职咨商」。透过有系统和策略的规划，协助职场人开启数字游牧的可能性。有兴趣的朋友可到 Career Talk with Ivy 页面 看细节。 在旅行的途中，确实也会想念家中的大屏幕、升降桌、办公椅等等。不过有舍就有得，只要能做好行前准备，有方法平衡旅行和工作的时程，就能够享受数位游牧的魅力。 延伸阅读： 如何digital Nomad — 行李篇 你与远程工作的距离 转职前，你必须要知道的几件事 -- 本文转贴自：Ivy is Out of Office（原文标题：如何 digital Nomad — 跨时区篇）
December 9, 2023
向往海外职场，你要知道的7个秘密！搞懂跨文化沟通，成为国际化人才
在一场梦想工作的最后一轮面试，来自美国的面试官要我谈谈在上份工作取得的成就。我窃喜：耶！考古题有猜中，这题有准备。开始侃侃而谈预先演练好的过往丰功伟业。回答完毕后，我准备迎接关于更多成就细节的问答，没想到面试官只问了一个问题：我听见你一直说「我们」，这些成果究竟是你，还是一群人完成的？ 我当下愣在那边，也忘记了自己是怎么回答的，面试草草结束。最后不意外的，我落选了。 时间快转到年初的一场客户会议，来自欧洲的客户正向我们说明项目进度，并提出需求，希望我们能提供顾问咨询。而会议另一头的我们正思索着该如何回复。之前在不同客户的负面经验告诉我们，这类需求需要从长计议，如果贸然答应，后果可能一发不可收拾。 「We’ll see how it goes」（我们先看看讨论进行的如何吧），我的拉美主管跳出来说话了，于是我们没有承诺、也不拒绝，先将客户的提问搁置在一边，继续下一个议程。 我的澳洲同事很不解，私讯问我：我们干嘛不直接拒绝就好？客户行程这么赶，何必拖泥带水。 以上都是我的亲身经历。在数字游牧、跨国工作、远距上班越来越普遍的现在，跨文化沟通成了每个职场人的必备技能。Tatiana Kolovou 是印第安纳大学凯利商学院的教授。在希腊出生，并在美国求学及发展，她对两种文化的差异深有所感，也观察到这些文化差异是如何影响商业世界和人际沟通。 在《发展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）这门 LinkedIn 在线课程中，Kolovou 教授整理出七个面向。帮助我们善用语言和非语言的线索，找到对的沟通模式，成为有效的跨文化沟通者。 高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures） 首先是要了解所有文化可大致分为高情境文化与低情境文化。在高情境文化中，沟通者在传达讯息时较隐晦，对方需掌握足够的背景讯息，才能理解语言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中则恰好相反，沟通者会透过清楚、直接的语言传达讯息，两者是相对概念，而非绝对。 如何快速判断？ 来自高情境文化的人喜欢藉由穿着名牌、开好车、拿好包来彰显自己的地位，而低情境文化的人愿意大方分享自己的孩子、宠物，甚至政治观点。 原来所谓的炫富其实是一种来自于高情境文化的表现，背后隐含着该文化会期望：即使我不说，你也该知道我是个值得受到尊重的人物。 如何打入不同情境文化的市场 以保险广告为例，高情境文化市场的广告多会强调家庭，甚至是多代同堂的情况。以及没有保险的话可能会造成的负面效应。商标部分则可能到广告尾端才露出一次。 相反的，低情境文化市场的广告会很直白的告诉你这样保险方案的金钱效益、承保范围，也会凸显商标。 通常历史较悠久的国家多是高情境文化，相反的，历史较短的移民国家，譬如美国、澳洲，则是低情境文化的代表。低情境文化对于移民社会较具有优势。毕竟初来乍到，权益、义务说得越清晰简单，大家就越能遵守。最好是表列式，更能减少意见分歧。 1. 个人 vs 团体（Indivisual vs Group） 个人主义文化强调个人成就，会订下个人目标。喜欢自己做决定，竞争意识也高。对于自己的工作贡献不会羞于表达跟展示。比较常说我，而不说我们，也较不喜欢跟人分享成就。 而团体主义强调合作，认为自己是团体中的一份子。家庭观念大于个人，团体中彼此价值观较近；家族企业盛行。不喜欢只有个人被褒扬，如果发现团体中的其他人被忽略了，会感到丢脸。 个人主义代表国家：美国、西方文化 团体主义代表国家：希腊、印度尼西亚、日本、中国、韩国 2. 直接 vs 间接（Direct vs Indirect） 直接文化通常也是前面所提到的高情境文化国家，当中有许多非语言的沟通，讯息传递也比较微妙。例如说不得时后通常回复很长，也很难拒绝别人，常说再看看。 间接文化通常也是低情境文化国家。说不的时候比较没有罪恶感、回复很短，沟通会直接讲重点。 直接代表国家：美国、加拿大、北欧、德国 间接代表国家：南欧、亚洲、拉丁美洲 3. 阶级 vs 平等 （Status vs Equality） 还有另一个解释方法是权力距离（Power Distance），表示这个团体中最高权力者和最低权力者之间的距离，距离越大，则权力距离越大。相反的，则权力距离越低。 曾有位朋友刚从日商跳槽到美商，平常讲究穿着的他，第一天报到当然也不例外，西装革履。没想到一走进办公室，同事们各个穿着牛仔裤和衬衫，他顿时觉得格格不入，下班马上去添购几件较轻松的上班服。 原来他是从一个权力距离较高的文化进入一个权力距离较低的文化。在权力距离较高的文化中，组织地位越高的人越重视自己的穿著。属下们以姓氏（Last Name）加上女士先生称呼上司；相反的，来自权力距离较低的文化的高层会尝试让自己看起来不那么有距离、穿得比较轻松，也喜欢被直接叫名字（First Name）。 当然，依国家判断组织的方式也不是绝对，企业文化、产业和领导者风格都会有影响，例如我也曾见过要求西装革履的美商与喜欢被直接叫名字的日籍主管。 平等代表国家：美国、加拿大、澳洲、欧洲 阶级代表国家：印度、日本、中国、南韩 你可以怎么做？ 你可以从以下几点观察： 会议中资浅成员的会不会在资深的面前发问 资深成员是否总是坐中间 谁先被介绍 问问该公司平常怎么做决策 找找该公司的组织结构和流程 问问该公司有什么传统或需要注意的地方 如果要参加一场倾向阶级文化组成的会议，你可以预期有较多议会规则，换名片以及正式简报。也要注意称谓及穿着；重要文件会希望由公司负责人签名，而不是由法务负责人签属即可。 4. 关系 vs 规则 （Relationship vs Rules） 关系文化中人与人之间花较长时间建立关系，关心个人需要，认为规则可以协商和改变；规则文化则强调公平、一致，重视系统。面对不同意的事情会直接表达出来。碰上议题时喜欢投票决定、也较容易请律师出马处理纠纷。 关系代表国家（Particularist Society）：中国、希腊、拉丁美洲、俄罗斯 规则代表国家（Universalist Society）：荷兰、瑞士、德国、英国、美国 你可以怎么做？ 如果要拜访强调关系的文化，预期在谈正事以前，花些时间吃饭和社交，建立关系；如果在强调规则的文化中，则不要期待招聘的流程会因为主管与应征者的私人关系而有所调整。 5. 风险趋避（Risk vs Restrain） 这个面向讨论一个文化在面对未知事物时，有多愿意尝试或改变？以及能否适应不确定性。通常历史越悠久的国家，就越倾向避开风险。因为曾经经历过较多的政治变动或战争，因此相信许多传统及前车之鉴可以帮助趋吉避凶。 低风险趋避代表国家：美国、英国、澳洲 高风险趋避代表国家：印度、日本、希腊 你可以怎么做？ 观察一个组织招募时愿不愿意接受从外部招募新人，或是倾向同事的亲友。 问问这间公司最近的改变、有哪些改善项目？ 面对突发状况时，这个组织的响应官僚吗？是期待有规则可以遵循，还是拥抱改变。 6. 时间观念 （Time） 时间对于不同文化代表的意义也大不同，在线性（Monochronic）时间文化中，人们期待工作照着行事历走，并会做年度计划；要求开会准时并有效率，喜欢具体化和行动方案；在循环时间（Polychronic）文化中，人们会同时处理多个项目；在下结论前，更关心项目的前因后果。 认为时间是线性的（Monochronic）代表国家：加拿大、北美、美国 认为时间是循环的（Polychronic）代表国家：拉丁美洲、萨哈拉以南非洲、南地中海、中东地区 你可以怎么做？ 在面对一群线性时间文化的听众时，简报先讲结论，反之，则可以从故事开始。 7. 外控者 vs 内控者（External locus of control vs Internal locus of control） 外控者和内控者对于自己对一件事如何发展所带来的影响力有着截然不同的认知。外控者认为外在环境对于事情发展有决定性的因素，内控者则认为自己能够控制事情的结果。 外控文化通常历史悠久，例如在希腊会说「希望老天让事情如愿以偿」（God willing），较喜欢谈论宗教信仰、天文；而新兴国家，譬如美国，因为没有太多悲伤的过往记忆，总是向前看。流行自己动手做（DIY，Do It Yourself）及各种自我启发类书籍（Self-Help books）。 以参加面试为例，如果失败了，外控者会觉得面试失败是因为竞争对手太强，而内控者会不断自我检讨，觉得是因为自己表现不好。 外控者虽然容易和他人相处、容易原谅自己，但较缺乏行动力，还喜欢怪罪别人。容易放弃，也比较消极；内控者则很自律、能够对自我负责，也愿意改变，但容易自我怀疑，碰上失败时挫折感较重，也比较有控制欲。 外控者代表国家：希腊 内控者代表国家：美国 你可以怎么做？ 面对外者时请有耐性、面对内控者则要讲重点。 如何确定自己做对了？ 有了这些认知，该如何着手？我们可以从自我提问和建立行动计划开始。 自我提问 问问自己对于以下问题的掌握程度： 我对于将要面对的这个文化有多少了解？ 他们穿着正式吗？ 时间观念如何？ 这个文化最近关心什么大事？ 成果重要吗？ 谁会参加这场会议？ 这个组织的核心文化是什么？ 这个文化对于外来文化的适应度有多少？ 善用行动计划 （图／黄婉中提供） 后记 后来我明白了当时美国面试官对于我的贡献度感到质疑，可能源自于他的个人主义文化背景，而我总是用「我们」取代「我」则来自于讲究群体意识的文化背景；拉美主管的「再看看」其实是用间接的方式表达拒绝，而澳洲同事偏好直接切入重点，而且对拒绝他人没有障碍。 长途开车听广播的人，都知道同个电台在不同地区会有不同频率。譬如中广的收听频率在台北、台中、台南都不同。跨文化沟通也是如此，如果想要理解对方真正表达什么，就必须知道自己身在何处，做出相应的调整。 向往国际职场、海外工作的我们费了一番功夫学习当地语言（譬如英文），也都认同语言能力，是能否胜任的重要指标。但许多沟通是非语言的，这时跨文化理解力就是关键。 文化之间并没有对错，重要的是我们能否善用各种线索，找到合适的方式，成为有效的跨文化沟通者。 加码：快速洞察世界各国文化差异的２个好用网站推荐 马上就要开会了，没时间一一观察吗？别担心，我为你整理了两个网站，能够让你快速抓到各国文化的倾向，以及了解你独特的处事风格。 Hoftstede Hofstede Insights 将世界各国文化以六个角度做区分，分别是权力距离指数、个人主义与集体主义、男性气质与女性气质、不确定性规避指数、长期导向与短期规范导向、放纵与克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比较偏向商业角度的分析，我喜欢这个网站还可以将不同国家拿来做比较，并知道自己的倾向与这些文化的差异。 -- 本文转贴自：黄婉中 中途笔记（原文标题：向往海外职场的你可能不知道的7个秘密，搞懂跨文化沟通，成为国际化人才） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
February 27, 2024
Joe 的时间管理术｜时间管理关键可不是时间喔！
我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在于目前似乎没有一个能涵盖整个时间管理需求的工具存在。 讲到这个，很多人可能会发出「咦」的声音。毕竟各类 calendar 工具这么的普遍，很多专家与名人也都针对如何使用行事历写过一堆文章，为何我会觉得不够呢？ 事实上，我在写这文章前还真的买了一堆日本人写的「万用手帐应用术」、或是「记事本应用术」、甚至「时间管理术」。但我发现大部分的文章都没办法解决我一直以来的「疑问」。 疑问是甚么，我先晚点说。 这里先来谈谈我在读了这些书、以及观察大部分人对于 calendar 的用法后，我觉得的缺点。 一般人既然是要做时间管理，会很自然的从「时间」为出发点；无论是分配时间、切割时间、或是工作安排，都是些很直觉想到的议题。这也是为何几乎所有人都把 calendar 当成时间管理的起点以及核心。 但只用 calendar 管理时间有甚么缺点呢？ 一般用 calendar 的人，我归纳起来有三种做法与行为模式 a. 只记录邀约、或只用很小的时幅（如日计划） b. 勉强有用到月或周计划 c. 真正是从年计划一路拆解下来 Ａ 的状况就是我前篇文章（Joe 的时间管理术 01 - 基本知识）中第二点提到的「被动管理」。 只是把别人邀约的事情，不加以分类的填入记事本或是软件 calendar 中。 这样的做法其实只仰赖工具达到「提醒功能」罢了。 能做到这一步，当然比甚么都不做而老是忘东忘西来的好。 可是对于有效的时间规划而言，这样只是「被动的在接受别人的安排」，而非在管理自己的工作与人生。 B 的状况当然好一些，可是也还是看得不够远。 只写下月计划，还是有可能见树不见林。 那到底该怎么主动管理呢？ 我对时间管理的看法 我一直有个观念，在此正好可以先分享给大家。 时间管理跟金钱管理的基本理念是很类似的。 大部分的理财杂志在个人金钱管理上，都会教一个浅显易懂的存钱方法。 那就是，在发薪水的那天就把要存的钱存起来。 无法存钱的大部分人，通常都是在拿到薪水后，先享乐、先做些快乐的事情（如吃饭、看电影、买奢侈品），想说月底再把剩余存下来就好。 但当你没有先移开这笔打算储蓄的资金时，你就很可能不知不觉的把它花光了。 所以，先把重要的资金保留下来，这是能否存钱的关键。 时间管理也很类似。 若你只是被动的让别人来找你，并把这些事情记入行事历，那其实你的时间会被切的零碎。 这些零碎的时间无法好好使用，最后也往往只会被浪费掉。 这也是为何很多人年初时发奋图强说「今年一定要如何如何」，但等岁末一回顾，却一件事都没达成。 但你请他们认真思考原因，却常常完全不知道时间用到哪里去了。 所以很多书会教你，最好在每年开始时，就先拿出一份年计划表（大概类似下图） 请你把一年的计划先思考并排入。 比方说有人打算明年要报考 PMP。 这类书会教你，应该在年初时把这些事情优先列在你打算进行的时间与月份。 然后每个月再细部规划月行事历，每周再规划周行事历或日行事历，如此就能好好利用时间。 所以呢，以上面的例子来看，写一写可能会类似下面这张图。 然后，你想到今年还要完成一个企画案的提案，所以你想想可能的发生时间，也把该企画案的事项填入。 那结果可能类似下图： 然后，你可能再思考到还有其他重要但更次要的目标。 你再陆续的把这些相关事项填入。 以此类推，直到所有重大计划都能安排进入为止。 换言之，当你把时间先分配给「最重要」的事情之后，剩下未填满的时间则可以再在月规划或是周规划时，分配给当时才要做但相对「次重要」的事情。 而最后才把别人邀约的行程塞在空档之中。 这样就像一般致富书籍教导先存钱的概念一样→ 把重要的时间先预占下来，这样就不会让自己的时间被别人切碎。先分配关键时间，再把剩余时间分给其他琐事，时间利用或是工作进行，自然能较有效率。 概念是对的，但这「方法」可还不够完美！ 这样的做法比被动的让别人来安排我们的时间绝对是好的多，也确实能让人生规划更积极。 但我自己试过几次后，却觉得这方法其实还不完美，仅是个理论上很好的方式。 为何说理论上很好呢？ 因为除非自己是很有条理的人，能让事情大多精确的顺序发生；否则实际执行下来时，很有可能会发现一开始苦心做好的年计划在一旦走乱了后，将会完全无法调整与更新。就如同大部分人在项目排程一样的结果 → 排了个漂亮的计划，可是因为规划经验不足，规划无法也不会因应变动，所以最后只变成墙上的装饰品。 为何这么说呢？ 还记得我在之前的文章《预估不准，但那又如何?》有提到一个观念。 项目规划的目的并非是我们有自信能完全一字不漏的执行计划，而是要透过计划来因应变化。 也在那边文章引用过艾森豪威尔将军的一段话：「Plan is nothing, planning is everything」（计划本身不值钱，但制订计划却很重要） 我总强调，项目管理的知识其实在任何情境都是通用的。 这在人生与时间管理上也是一样。 我们计划的结果其实不重要，反而要是让那为基础，方面随时根据现状来评估可行度、考虑是否要调整、并反应在我们「当下的计划」中（所以注意喔，年初写好的年计划表可不是当下的计划了喔）。 如果还有人看不懂，那请试想想看。 你在年初提出了一堆「今年的希望」并写入年计划表中。 可是事情总会有新发展、人生总会碰到变化吧？ 可能有哪些变化呢？ 原来设想很容易的事情，真正开始时发现变得很复杂。（如需追加一堆工作） 原来设想的发生时间发生变化。（延迟或是得提早开始，可是因为关连的事情很多，所以后续的安排都得调整） 原来排序的优先级改变了。（比方说本来年初预定的目标，等三个月后发现不重要了） 某些计划被取消了。 某些计划临时察觉并加入了。 一旦碰到事情有变时，你就会发现这方法最大的困难点 →若年初安排的事情很多，且都订好时间后，你其实将不知道该如何重新调整。最后很可能得重做一份。 以上图而言，这只是一个我随便做的范例，都已经让人看得眼花撩乱了。 若是个真实的人生规划，整个画面恐怕更会是密密麻麻的。到底哪些工作属于哪个目标？ 到底哪些工作已经有所调整？ 其中是不是有可能漏安排某些事情？ 万一计划有变要把原来的工作改去哪里？ 你其实根本无从检查起。 比方说 PMP 的规划来说吧。 若你二月时并没找到合适的 PMP 补习班，你要如何快速的调整计划？ 用这方法时，你得要先整个看过，辨识出哪些事情跟 PMP 有关，然后每个事情要重新调整到新的时间段。可是新的时间段，可能早有别的事情安排在那里。 你要调整那些工作，你又得去分析这些工作跟哪些工作有关连。 最后你可能觉得整个打结，就放弃不做了。 当然，另一个方法就是每个月都重新规划一次年计划表。 可是若每个月都必须从各类目标重新 review 一次，这其实是很花时间的。 当然，你也可以选择根本不调整年计划，而是只在月计划或是周计划中反应就好。 但这却不方便我们进行追踪。比方说若某些目标进行了一半却要调整，你有可能根本不记得哪些做完，又哪些没做。 所以我觉得好的解决方案是甚么？ 我自己思考了很久，最后的结论是「最上层的计划不该涉及时间」，该像项目管理一样，最高的计划应该是 WBS、也就是 Deliverable。 在时间管理这件事情上，第一步不该去考虑时间，而是该考虑项目。而计划安排也不该是以时间为切点，而该以事件为切点。 这句的意思是说，人生目标不该是只在年初才来定、而是随时该有、随时能规划，并要能方便的并入时间轴且方便管理与追踪。 否则，如果方法不方便好用，我们会被自己的方法卡住，最后就会选择放弃。 这也是为何很多人有梦想，最后却无法达到的原因。 因为他们不知道怎么让自己接近梦想并了解进度状况，最后就被动的希望命运能带我们去那里。但这是不切实际，也是可惜的。 所以，下一篇我将跟大家分享。 行程计划的前端到底该是甚么东西？ 为何那样控制能让我们更高度的掌握我们的人生，并进而达成人生目标。 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
February 20, 2024
目标 Deadline 怎么订才不会累死自己？面对死线还有动力完成？
在工作上有时候我们需要为任务设定截止日期，或者当他人交付我们任务时直接给我们订了一条死线，无论哪一种 Deadline，这时候太逼人的截止线会累死自己，太遥远的截止线让人现在没有动力去做（太无解的也是）。 订出「有效」的死线、截止线是一种艺术，而且面对不同项目会有不同需要解决的问题与情况，所以我不敢说精通所有设定截止线的技巧，但毕竟在职场工作十几年，还是有一些属于我自己的经验可以分享。 就像去年（2022 年）我个人推出的两个产品：《防弹笔记法》书籍、「个人数字生产力」在线课程，刚好有两种不同的设定截止线需求。 《防弹笔记法》的书相对没有来自外力的额外要求，我需要自己负责，意思是我可以在任何时间完成，那么我要如何设定出有效的截止线，是让自己会有动力去推进，而不会死线一延再延，最后变成不断拖延的目标呢？ 「个人数字生产力」在线课程又是另外一种情况，有来自合作单位的时间要求，某个程度是对方订出了一个截止线，而我必须在截止线之前交付出产品。这时候要如何知道这个截止线是可行的？如果可行的话又如何真的可以如期完成呢？ 近期在我和赵胤丞老师一起合作的 Podcast 节目：「高效人生商学院」中，谈论了「两人对谈｜EP.0034｜不累死又有动力的死线要怎么订才好？（欢迎订阅收听，和本篇文章内容会有不同启发），今天这篇文章，跟大家分享其中几个属于我们的关键技巧。 短期内可以产出什么成果 VS. 最终成果需要多少时间产出 我自己在设定截止线的时候有一个核心的指导原则： 就是优先处理「短期内可以产出什么成果」，而不是「这个成果需要多少时间产出」。 这是什么意思呢？ 例如我要撰写一本书，若是从「这个成果需要多少时间产出」来思考，我可能就要开始计算这本书要写多少字数，如果要写 10 万字，这样每个礼拜如果产出起码 4000 字的一篇文章。那每个月可以产出 2 万字，这个项目就需要安排五个月的时间。 但是这样的规划，截止线看起来很长，很容易一开始就拖延着，加上会遇到各种意外，慢慢地过了几个月，发现前面进度不理想，而后面来不及完成 10 万字的份量，最后就会整个大拖延。 反过来，如果从「短期内可以产出什么成果」设想，我会设计「一个礼拜内要把现有想法、数据整理成一个拥有完整细节的大纲」，于是一个礼拜后产出一个草稿大纲的成果。接着我看到大纲中的第一个章节已经具备基本数据，于是我设计「一个礼拜后要完成第一章节的草稿文字」。 结果这一次发现还缺少某些关键方法论的分析，于是下一个礼拜设计出「一个礼拜后完成相关四种方法论的对比分析」，让自己短期内继续推进下一个需要的关键成果。 后面这个方法，或许在四到五次的短期成果推进后，大概经过一个多月的时间，这本书的结构细节、草稿数据就已经顺利产出。 让项目的进度处在一个我拥有项目基本成果，进可攻、退可守的状态。 如果这时候觉得还有更多时间处理项目，我会安排更多短期的进度成果，去设计例如流程图表（就像这次的《防弹笔记法》的最终成果）。如果发现时间不够，项目需要赶快上线，我也不会是赶鸭子上架，而是可以在既有的基本成果中，完成最重要的加工，就能推出项目。 我之前读过《Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters》这本书，他的作者是知名项目管理软件 Basecamp 的设计团队，他在里面提到了跟设定项目、任务截止线有关的两个具体技巧： 先设定边界 尝试从项目的中间部分开始 这两个技巧对我来说很有启发，所谓「先设定边界」，就是我们可以先思考「自己拥有多少时间」，或是「自己想要在多少时间内先产出」，然后根据自己拥有的时间来设定可以产出的成果，而不是根据成果来计算时间。 从这个角度来做时间管理，确实会增加很多弹性，比起烦恼要写完一本书到底需要多少时间，不如思考如果我只有一个礼拜，我可以产出什么成果。 另外一个关键就是「尝试从项目的中间部分开始」，当我要思考一个礼拜可以产出的成果时，与其从头开始先去看看一个礼拜可以找多少数据，不如从中间开始，也就是一个礼拜可以先产出的跟项目核心成果最有关的成果会是什么？这时候可能是一份具体的大纲，或是一个章节的草稿等等。 透过这样的方式，我们可以更有弹性也更具体地去设计截止线，这时候或许不要称呼他死线或是 Deadline ，而是应该叫做「成果线」。 也就是当要安排一个大项目、长期计划的时间时，要思考的是「在哪一条时间线前我可以先产出什么关键有效的成果」，然后透过一个成果线、一个成果线的累积，最终我们更有效率地完成项目需要的最终成果。 尤其面对一些变动性很大的项目目标，或是全新且不熟悉的项目时，更要把握这样的技巧，用一个一个短期的「成果线」让自己有把握的往前逐步推进，可以边做边修改，而且短期就能看到产出成果也会让我们更有动力。 三种截止线：应对别人已经订好死线的项目 但是，也有很多时候我们要实现的是别人交付的项目、任务，并且对方已经帮我们设定了一个最终的 Deadline，例如年度业绩目标最后结算的日期、某个产品需要交货的最终时间等等。 当我遇到这类型的项目时，我会帮自己设定「三种截止线」： 最终 Deadline：对方期望的最终截止日 中期专案验证线：为了达成最终截止日，拆解成几个阶段进度的检验期限，设定每一阶段应该达到什么样的成果，这样推进下一阶段成果才来得及。 短期内冲刺成果：为了满足下一阶段成果，现在我应该立刻开始冲刺、测试的成果是什么。 （我在十年前的这篇时间管理文章中，就有提到类似做法，但现在的方法也有了一些修正：10 个真的可以被具体执行的时间管理技巧） 让我提供一个比较小型的案例，有一次我收到国外客户要求，希望两个月后可以收到某个我们正在制作中的产品。于是第一个比较简单的截止线出现了，也就是两个月后必须让国外客户收到这个产品，这是「最终 Deadline」。 但是在我要明确答应这个 Deadline 之前，我先做了一个项目的「阶段性成果拆解」，我需要推进几个进度才能完成上述的 Deadline，如果从最终截止线倒推来看，包含： 需要多少运送日期可以把产品寄送到国外客户手上。 产品制作完成到捡货、包装需要多少时间。 目前还剩下多少时间可以把产品制作完成。 于是我可能设定出这样的几个中期项目验证线（里程碑）： 最后留下两个礼拜处理产品运送事宜。 中间留下一个礼拜处理产品捡货包装事宜。 我从现在开始有一个月多一点点的时间要把产品制作完成。 这是「中期项目验证线」，设定这个中期里程碑的好处是可以更具体的了解死线前的风险，因为要项目完全如期如计划推进真的「很难」，但起码我们需要让自己掌控的是：如果我在任何时候发现无法在一个月后把产品制作完成，那么我就应该赶快研究有什么让产品如期完成的替代方案，或是研究有没有更快的包装流程，或是询问有没有更快的货运方式，乃至于可能要跟客户沟通是否可以改期。 起码不要等到最后一刻才知道自己做不完，而这时候往往没有任何沟通转圜的余地了。 那么第三条截止线：「短期内冲刺成果」呢？这是为了确保我设定的下一个中期项目里程碑有办法相对如期完成，所以我会以一个礼拜、两个礼拜为区间，去设定自己能够在这段时间赶快先产出的项目（中间的）关键成果。 例如这个产品可能有附加产品、行程流程、产品的主要图像、产品宣传素材等等工作要做，这时候为了确保第一阶段的里程碑完成，或许我会设定一个「短期内冲刺成果」是一个礼拜后确认产品的主要图像。 那如果一个礼拜后这个「短期内冲刺成果」无法如期完成怎么办？这时候我就会有「警惕」，要赶快寻求支持，要赶快找替代方式，要赶快开始沟通协调，或者必须舍下某些比较次要的琐事。 三条截止线： 最终 Deadline 中期专案验证线 短期内冲刺成果 并非是说我们会设定出「完美无缺」的项目、任务期限，起码我自己工作十几年的经验，无论面对自己可以完全掌控，还是自己无法完全掌控的项目，我觉得都很难订出没有修改的完美进度截止线。 那为什么还要设定三条截止线呢？我觉得最大的好处是，让我下一个礼拜（或者短期内）就能警觉项目可能有时间上的风险了，并且开始找解决问题的方法了。 项目要好好完成，本来就是在不断修正变动的过程中进行，关键在于我们「提早意识到需要调整」，才不会等到最终时限要到了，只能两手一摊，无能为力，或是只能累死自己。 延伸阅读： 2022 起始：九个立即提升生产力技巧值得试试看而且简单可行 2022 起始：停止花太多时间做计划与整理，执行就是你的计划 2024/1/27 更新：设计「停战领域」与「行动边界」，我建立健康时间管理的小秘诀 搭配进攻型行事历的做法 前面分享了两种做法，第一种作法：「短期内可以产出什么成果」，是我应对不同项目、任务的大原则，先给自己一个短时间去产出一部分核心成果，测试到底还有什么风险与问题，提早解决问题，就是让时限如期完成最有效的做法。 而第二种作法：「三条截止线」就是第一作法的延伸版本，尤其面对他人直接交付给我截止日期的时候，我要懂得自己设定几个阶段的验证线，意识到什么时候就要开始改变作法。甚至懂得设定最近期的冲刺成果线，这样这个当下我就可以更好的预判未来的风险，现在就开始改变作法。 而这些做法的背后有一个共通的原则，就是要设定好的死线，来自于「项目、任务的拆解」，把项目拆解出几个阶段成果，把任务拆解出具体的下一步行动，可以帮助我们更好的设定多层次的截止线，并且也知道如何调整与变动。 我在这篇文章曾经分享过很完成的项目拆解流程，而这和时间安排一直都是最紧密相关的，没有拆解，就没有真正的时间安排：「拆解下一步行动的思考流程图范本，你也做得到专注不瞎忙的参考步骤」。 于是有些项目、任务拆解了几次后，会更明确的掌控他们具体的执行流程，这时候我就可以更有效的利用「进攻行事历」的做法，预先在行事历上为不同项目留下足够时间。 因为我们最后必须意识到一个问题：身为执行者的我，通常手上有很几个项目、任务在进行，而且未来还可能随时插入新的任务。 所以当我们看一个项目的时限安排时，不能只看到这个项目，还要看到我自己剩下多少时间？每天可以同时推进多少进度？要预留多少应付意外的时间？而「进攻行事历」的方法帮助我把这些需要预留的时间都先预留在行事历上。 不敢说我百分之百都会照着执行（事实上根本没办法），但同样的道理，我总是可以提早预知来得及？来不及？时间够还不够？这时候要怎么应对，有没有哪些可以调整，还是哪些可以放弃，我才有一个明确的依据，而这同样是让我们看起来项目可以相对如期完成的方法。 -- 本文转贴自：电脑玩物（原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
July 12, 2024
创业、自由工作与数字游牧必备的 3 大条件：高度自律、好的工作方式、忍受寂寞
其实满多人问我关于创业或是数字游牧的必备条件。 我自己创业至今，我觉得关键大致是这三个事情： 高度自律 好的工作方式 忍受寂寞 高度自律 当上班族的好处，在于会有明确的上班与下班时间。 下班了，事情丢着明天再来处理通常也没事。但你自己出来创业或是当数字游牧（自雇）你其实没有下班时间。像我自己其实有待办事项列表，常常都是被这些待办清单追着跑，重点是你得抽空档完成。像周六我上课，周日则在家审文稿以及准备周一 Podcast 要录的内容，到了周一除了录音、处理日常工作、还要抽空准备联发科访谈的稿子，昨天节目访谈结束我又回公司谈灯具改善、帮同仁升级计算机、以及审明天要录音的文稿，今天则是录音课程集数。 总之，如果你自己没有强度的自律性，也没人来逼你，那很快你就会停住。其实也别说很多事情了，很多人宣誓要怎么制作 Podcast 或是写 Blog，常常十篇就停下来了。因为没有人逼，要靠自律长时间一直有产出，这其实并没想象的容易。 好的工作方式 也因此，既然你会有很多事情得做，你就得自己发展一个好的工作方式。你是自雇者、创业者、或是数字游牧，你会发现你很需要不断进修工作方法，无论是时间管理，数据整理，笔记术、工作安排、项目管理、甚至零碎时间的工作能力。 以我现在来说，我可能一整天有四个会议，然后就是中间有空档就尽量写点甚么来发文。或是就算我需要专注处理文稿，也得切换心情去参加主管会议，或是每天随时都有人来敲门。我现在是训练到，可以有人敲门、来开会、然后对方离开后继续写三百字稿子；这时可能又有人敲门、开会讨论、然后他离开后再继续写三百字稿子。这完全不是我厉害，只是被环境毒打后的演化历程而已。（泣） 忍受寂寞 既然你得高度自律、又常常需要高强度的工作，难免当然会觉得疲累与沮丧。尤其长期经营也未必总是能日日顺利，有时候你会不免怀疑自己到底在干嘛？也会觉得自己其实做的很差之类。所以心理上的强韧度我觉得也很重要。 我觉得自己运气好的地方，在于我们经营上有两个人。而且我们的沮丧周期似乎总能不太一样？通常我觉得沮丧低潮时，Bryan 会刚好变得很乐观。而他觉得没劲时，常常刚好是我觉得很乐观可以主导的时期。所以每次倒都能顺利度过。 只是这么十多年下来，我真心觉得，忍耐不是好方法，你必须找到一个支持体系还是重要的。如果没有合伙人，还是建议你多认识一些类似生活模式的自雇者或是老板们。没事大家可以吐吐苦水，对于撑下去会有帮助。 以下可看可不看 过去很多数字游牧或是自雇者，常常来问我关于创业要如何忍受寂寞这样的问题，但我总觉得我们的经验很难怎么复制。但大家这需求我是始终有放在心里，所以我们在开设数字游牧网之后，也架设了一个社群。我们可能不能帮你找合伙人，但最少可以帮你汇集一群类似的人。这个类似绿洲或是营火的园地，让你可以在里头讨论烦恼、讨论远程工作、讨论报价策略、接案技巧、工作方法等问题。 或许在你最寂寞时，有这么一群相似的人，你会觉得能更好地度过。 点此前往数位游牧的营火区 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
October 30, 2024
【2024 远程工作】工具推荐（下）「外接键盘」、「无线鼠标」挑选原则与推荐
每逢要去外地，或咖啡厅工作，我都会带上我戏称为「远距工作三本柱」的工具们出门，包含主动降噪耳机、外接键盘、无线鼠标。 上一篇，我先介绍了主动降噪耳机的选购与评测，请看《【2024 远程工作】工具推荐（上）「主动降噪耳机」挑选原则与推荐》 这一篇文章，我要来介绍外接键盘、无线鼠标。 在咖啡厅用笔电用久了，姿势容易酸痛的问题，可以靠把笔电架高稍稍缓解；可是笔电架高后，用起来又会很不顺手的问题，怎么办呢？ 后来我发现，只要有外接键盘、无线鼠标的帮忙，就不是问题！ 远程工作必备｜外接键盘 通常在咖啡厅工作，我喜欢用笔电架将计算机稍微架高。但这样做的代价，就是双手往往得异常扭曲，才有办法使用笔电本身的键盘。 怎么办？只好外接一块键盘啰！ 第一优选， Logitech K380 对于外出键盘，我对它的期待很单纯： 轻便好携带：不然我还要你干嘛！ 无线首选，最好还要能同时连接多个设备：不是每家咖啡厅，都有宽大且附上插座的座位，因此线材的空间还是能省则省。 筛选过一轮后，最后我入手的是 Logitech 的 K380 。重量轻、尺寸薄，最大程度满足了好携带的需求。同时它也支持跨平台使用，不管你是 Apple, Windows 还是 Chrome 系统的用户，这把键盘都能无痛联机使用。 此外，它最多能同时联机三台设备的功能，也解决了我外出工作时，偶尔需要在不同设备上打字时的困扰。 比较可惜的是，在极大化轻便、好携带优势之余，这把键盘也舍弃了独立的数字键盘，键程也多有妥协，所以敲打起来的手感，终究比不上机械键盘来得爽快。 不过，如果你愿意在重量上稍微退让，那么市面上也有很多小尺寸的无线机械键盘，可以满足你挑剔的手指。 又或者，你也可以像我一样……专门准备一把机械键盘放在家里用，轻便、手感我全都要（握拳）。 远程工作必备｜巧控板（或无线鼠标） 笔电架起来、接上外接键盘之后，最后一个令我头痛的问题，就是得找一颗好用的无线鼠标（对，我的外出工具几乎都是选无线）。 原因是，若你继续使用计算机原本的触摸板，整个使用体验会非常诡异：每当你想要移动鼠标，就得伸长手去使用触摸板；之后再把手缩回来，继续使用键盘。这流程实在反直觉，我始终更习惯左键盘、右鼠标的使用流程。 由于我是 Macbook 的使用者，加上我平常没有重度设计需求，所以这回倒是不需要太多比较，马上就入手了苹果的巧控板。 你可能会怀疑，不就是块功能都一样的触摸板，有差这么多吗？ 有，差非常多！这块巧控板让我感到最值回票价的部分，大致有以下两点： 改善操作流程：在外接键盘的右边摆上一块巧控板后，整个使用体验就再次回到最熟悉的「左键盘、右鼠标」的配置里。跑到咖啡厅工作，难免会有一些需要妥协的地方，若你的工具能让你舒服进入专注状态，绝对值得投资。 触控面积加大：巧控板带来的另一个优势，是更大的使用面积。虽然 Macbook 本身所附的触摸板的面积，早属于市售笔电的前段班，但在运用三指拖曳、上下滑动等手势的时候，我还是常常「出界」。若你也有相似的问题，面积更大的巧控板，肯定会让你心满意足。 同场加映， Logitech Mx Master 3S 若你是比较喜欢用鼠标的人，那么我很推荐你给这颗鼠标一个机会。讲求携带性的人，同系列也有 Mx Anywhere 3 可以考虑，但这颗鼠标尺寸跟我的手掌不大合，握起来不太舒服，所以最后我还是决定牺牲一点携带性，选择 Mx Master 3s。 长话短说，Mx Master 3s 在满足改善操作流程、无线等基本需求之余，它让我最满意的部分，在于可以快速卷动的电磁滚轮，还有充满无穷潜力的 Logi Options+ 自定义功能。 电磁滚轮提供了丝滑、流畅的滚动手感（滚起来不会像一般滚轮一样，有很明显的颗粒感，推荐亲自体验！），Logi Options+，则让你能自定义 Mx Master 3s 各个按键的功能（ex. 将翻页键指定为全选功能），甚至还能设定快捷方式，按一颗按钮就触发一连串指令！若你熟悉 RPA / Zapier / Mac Automator 等设定，这颗鼠标绝对能为你带来无穷乐趣。 怎么选购外出工作设备？ 最后，来聊一聊到你底该怎么选购外出工作的设备。 或许会出乎你意料，我其实不推荐你网购，也不推荐你直接照着我的推荐，入手上述产品。 原因是，选购这些工具的终极目标，是要帮助你在外出工作的时候，能轻松进入专注状态。每个人的需求，进入专注状态的方式也都不一样，适合我的工具，未必适合你。 所以，在掏钱之前，我建议你应该先仔细思考 4 个问题： 通常，我都怎么进入「专注」状态？是靠音乐、白噪音，还是完成特定的前置准备？ 外出工作 / 远距工作的时候，有哪些因素，让我无法按照习惯的方式，进入专注的工作状态？ 有哪些工具，可以满足我的需求，帮助我能用最习惯的方式，进入专注状态？ 这些工具，彼此「组合」起来的效果好吗？ 在最一开始，我从没仔细想过上面这 4 个问题。所以一路走来，花了很多冤枉钱、买了一堆根本于我无益的产品，最后才摸索出这 4 个采买原则。 基于类似的理由，我也推荐你优先选择现场购买，而不是直接网购。因为只有实际到场试用，你才能评估它们究竟能否相互搭配，替你的工作状态加分。就连我自己，当初也是带着我手上的家当，到实体店跑了好几次，才做最后选择。 总之，花点力气想想自己的需求、别忘记选购工具的目的，把握这两项原则，我相信你也能找到用得顺手的利器！ 如果你想了解更多远程工作好用的工具与设备，可以参考这一篇《把家改造成办公室！「远距工作」过来人分享 3 类设备升级考虑，远离酸痛更能专注》！ -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 28, 2024
【2024 远程工作】工具推荐（上）「主动降噪耳机」挑选原则与推荐
「哇噻，不过就是来咖啡厅做点事情，你的『家俬』也太多了吧？」 每当和朋友相约在咖啡厅做点事情，看着我从背包里翻出一样又一样的道具，朋友们往往会摇着头、发出类似的赞叹。 的确，每逢要去外地，或咖啡厅工作，我都会带上我戏称为「远距工作三本柱」的工具们出门，包含主动降噪耳机、外接键盘、无线鼠标。今天就趁着这个机会，来开箱我的三本柱，以及聊聊我挑选工具的重要原则。 远程工作必备｜主动降噪耳机 先从「主动降噪耳机」开始吧！ 我的远距工作三本柱中的一本柱，是主动降噪耳机。 如果你跟我一样，是工作时喜欢听点音乐的人，那么准备一点预算入手一副无线主动降噪耳机（若能买到耳罩式的更好），绝对是笔划算的投资。 你可能会想问：一定要耳罩式的吗？我平常也在戴像 Airpods Pro 这种入耳式的主动降噪耳机阿，有什么不好吗？ 为什么建议选耳罩式耳机？ 这几年，市面上推出很多真无线耳机，这类耳机虽然轻便好带，但其中一个硬伤，就是「入耳式」的设计，本身其实不太适合长时间配戴。 其中一个原因是，大部分入耳式耳机所附赠的耳帽（也就是耳机上的硅胶套子），大小都并非为每个人的耳道量身打造，因此长时间使用下来，多少会感到有些不舒服。 以我自己为例，入耳式的耳机我最多只能连续使用半小时，再多耳朵就会开始不舒服。跟入耳式耳机天生命中相克的属性，让我早早就将目光，投向耳罩式耳机。 第一优选 WH-1000XM4／WH-1000XM5 做了一堆功课后，最后获选的选手是 Sony 的 WH-1000XM4。 （注：以下主要介绍 WH-1000XM4 主力使用，目前已经推出新一代的 WH-1000XM5，既保留了大部分优点，还解决了折迭容易坏的问题，超赞！） 对于这副外出工作用的耳机，我的需求很简单： 音质不需要攻顶，有平均以上就好。 主动降噪很重要：我喜欢在咖啡厅工作，但咖啡厅的环境噪音很多变，遇到聊太开心的客人、或是离座位离咖啡机太近，多少都会令人分心。 蓝芽联机，可连接多设备佳：之前戴有线耳机，一站起身手机当场从桌上跳楼的经验太可怕了…，新耳机必须是无线！ 综合来看，Sony 的 WH-1000XM4 几乎符合了我最核心的需求。 它让我爱不释手的优势主要有以下三个： 降噪效果显著： Sony 家的降噪真的是一时之选。戴着 WH-1000XM4 坐在咖啡厅里，就算你只打开降噪功能而不播放任何音乐，也足以把旁人的闲聊模糊成背景音，降噪效果绝对是水平之上。 有的人可能会担心全天打开主动降噪功能，会影响耳机的续航力。这点倒是不用太担心，在经过我近 3 年、几乎每天使用之后，至今我的耳机在充饱电后，都还能应付连续 10 小时开着降噪功能听音乐的使用，续航力相当可靠。 Speak to Chat 功能：只要你一讲话，耳机就会自动暂停播放中的音乐，等你讲完话后再重新播放。这点在点餐，或者在需要和同事讲话的时候很方便！解决了以往使用耳罩式耳机每当想讲话，就得大费周章拿下耳机、讲完话再戴起来的烦恼。 蓝芽多设备联机：戴着耳机正在用计算机看影片，突然间手机响了，怎么办？戴着 WH-1000XM4，你完全可以丝滑地暂停影片，使用同一支耳机转换到手机上讲电话；挂上电话后，再转向你的计算机继续看影片。中间的转换，完全不需要处理耳机和不同设备的联机问题。 不过，经过一段时间的实验后，我发现想在咖啡厅里高效率地工作，光靠制造一个相对安静的环境远远不够，因为除了环境，「姿势」也是另一大问题。 由于使用笔电的时候，你通常得长时间低头，若想架高笔电，让视线与屏幕几近平行，又会造成很不顺手的问题。 怎么办呢？赶快去下篇看看我的解决方案吧！ 【2024 远程工作】工具推荐（下）外接键盘、无线鼠标挑选原则与推荐 -- 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
March 27, 2024
「待办清单」到底有用无用？避开完成焦虑，符合人性的使用待办清单
待办清单的效率陷阱？ 「待办清单」几乎成了一讲到时间管理就好像不可或缺的工具，它不仅是一张简单的纸条或是数字列表，更是许多人记住与管理无数工作生活事务的方式。然而，这个看似有用的工具真的就是时间管理的最佳解药吗？或者它更常是一个让我们陷入无止境焦虑的效率陷阱？ 在时间管理课程中，我最常被问的一种问题是：「如何把待办清单做完？」或是「如何列出做得完的待办清单？」比起带来安定与动力，待办清单似乎更常带来做不完的恐惧。 不断累积而总是过长的待办事项往往使人感到压力山大，因为它提醒我们还有多少事情待做，而时间却总是不够用 。 我自己的体悟是，直觉上很容易把待办清单当作时间管理中心， 同时把下面三种事情交给待办清单来做：「记住交办」、「提醒去做」、与「要求做完」，这反而会让待办清单变成效率陷阱，甚至成为工作上的干扰！ 「记住交办」 当我们把所有通知都放入待办清单，例如被提醒要买个东西、接到一个电话指示，最后就会获得一个非常琐碎，又缺乏目标的流水账，表面上帮我记住，事实上永远不可能做完，也难以再管理。甚至可能开始避而不看待办清单。 「提醒去做」 有时候我们会在待办清单上设定无数提醒，希望自己不要忘记那些要做的各种事项，但过度的提醒，尤其是对各种琐事的提醒，可能转移了我们对真正重要事项的注意力，反而降低了我们的整体生产力。提醒变成干扰的情况，可能更常发生。 「要求做完」 打勾完成事项，好像是使用待办列表必然的功能。「完成」虽然是时间管理中很重要的指标，但是如果把「做完」当作待办清单的指针，似乎太过高估自己做计划的能力，以及低估环境变动的弹性，当我们觉得自己可以设计出明天、后天完美完成的待办清单，事实上那往往会是一个做不到的清单。 所以现在的我随然还是规画每周、每日的待办清单，但我不是把他们当作记住交办、提醒一定要做完的清单。我让待办列表回归他最基本的功能： 就是指引今日空档时可以选择的行动而已。 不打勾没关系，只要能够告诉我今日方向，反而给我更自由去调配自己的时间、喜好、动力、重要与紧急任务的弹性。 2024/5/27 新增：连续写了 101 则每月待办清单，为何我仍坚持手动撰写子弹笔记？ 延伸阅读： 8 种待办列表方法指南，从 GTD 到子弹笔记，选择适合你的更有用 用「做了什么列表」翻转待办列表，克服拖延症 间歇日记结合每周清单，要事完成率大提升 区分任务笔记、待办列表，从被动交办，到主动选择 把被交办的事情全部都列上待办清单，不是很直觉的做法吗？但是这样一来，待办清单上就会充满着： 还不确定为什么要做、做了有什么效益的事情。 还很模糊不确定要怎么展开行动的事情。 不需要现在就开始做的事情。 根本不需要做的事情。 然后这些交办如果全部都挤在待办清单上，更会把待办清单中那些真正重要的事情淹没。最后待办列表反而失去了判断轻重缓急的功能。 那要怎么办比较好呢？ 我自己的流程是这样： 任何交办，第一时间先写进两种笔记：（参考：防弹笔记法） 暂存箱：收集那些跟其他项目、任务无关，也还不知道如何执行的临时交办。 项目、任务笔记：如果交办跟特定任务有关，直接写进任务笔记中。 项目、任务笔记逐渐累积，会整合出任务陆续被交办的细节，这时候可以从项目、任务目标的角度，调整这些交办的执行顺序。 也可以在项目、任务笔记中，针对交办拆解我需要执行的下一步行动。 延伸阅读：为什么我会「避免」在邮件、实时通，甚至待办清单中直接完成工作？ 不记录交办，那「待办清单」还要用来干嘛呢？待办清单对我来说，应该是过滤出不同项目、任务笔记中，那些需要今天、这周执行的行动。 这样一来： 项目、任务笔记是各种交办、数据有序整理后的记录，真正帮助我们不要忘记，可以快速找到。 而「待办清单」则是「主动选择」出我决定要做的行动。 透过第一步先做出任务笔记、待办列表的区分，我们可以把待办清单变成一个主动的清单，而不是被动接收的清单。 有些时候，待办清单反而不能有严格提醒 回顾我们真正的工作流程，有些时刻当下沟通就会成为下一步行动的依据（例如每天临时但重要的意外需要处理），有些时刻则是自己心中很明确的知道要做什么、想做什么。这时候，还需要回到待办清单确认？不在待办清单上的就不做？还是赶快执行当下这个重要行动再说？ 这时候直接执行当下要做、想做的那件事，不一定就比跟着待办清单执行不好，因为无论我们怎么使用待办清单，无非就是希望自己在单位时间内有优质的产出，这也是生产力真正的定义。 而至于这个产出有没有需要被待办清单严格限制？好像是不需要的。 就以我自己的写作习惯为例，写作这样的创意思考流程，用列出待办清单或设计一大堆行动提醒，反而往往是做不到的。我哪有办法事先规划自己什么时候有灵感要完成什么写作步骤？什么时候有想法要思考哪个写作题目呢？或者应该说，就算我这样规划，事后往往大多数都不可能照着规划去执行。 所以在规划写作这类创意思考任务时，我会这样做： 先设定出有机会完成的「写作成果」即可：例如两到三个题目觉得应该有机会写成完整的心得文章，就先把这三个成果的任务笔记开设出来。 很多时候各种想法就是在执行别的任务时被刺激出来的，反而不是在刻意执行写作任务时产生，有想法就记录到写作成果笔记，累积久了，其实也就推进不少。 不是用提醒的方式去写作，通常创意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是设定「写作时空」，预设进入特定的时间或空间，就可以开始写作。 当开始写作时，不被待办清单所局限，而是写自己当下想写的，甚至有可能在两三个题目之间跳跃，能够产出内容往前推进，都是有效的累积。 延伸阅读：跟分心和平共处，不一定要移除干扰也能专心致志的专注力策略 这时候，我还是会把要推进的写作题目设定在待办清单上，但跟传统「一定要做」的待办清单有了不一样的提醒意义。 因为平常我累积了很多正在研究、想要撰写的题目，有些可能还在很初期的测试与累积想法的阶段，这些我不会放入待办清单，而是收集在自己的写作笔记中即可，有想法就随时补充进去。 但是我通常会在今天的待办清单中列出两到三个写作题目（近期最想写的），每当进入写作时空，这帮助我先聚焦在这两到三个写作题目优先推进，不一定要写哪一个，也不一定要写完，甚至有可能最后真正产出内容的题目都不在这三个之中。 但是这样的待办清单，可以帮助我减少犹豫迷惑的时间，更快进入可以推进的任务切入点，我不要求要照章行事完成，甚至更多时候都保持弹性，目的只是有一个指引，可以更快进入产出状态即可。 有些时候，待办清单不一定要全部做完 其实工作上的很多任务也可以这样安排待办清单，例如我今天可能要想个企划案、回复某个客户提案、撰写某活动文案。当我把这三件事情列在今天待办清单时，不会刻意去设定几点几分做的提醒，也不会刻意去安排前后执行顺序，就是让他们经过「主动选择」后，出现在今日待办清单上即可。 而在实际工作流程中，遇到空档又一下子不知道做什么（脑中这时没有出现任何强力提示，甚至开始觉得迷惑），那就打开待办清单： 「挑一个现在最想做」的任务来做，能不能做到打勾完成也不是那么重要，有持续累积成果、往前推进就是好事。 这样一来，在保留弹性与自由的同时，也聚焦在真正需要做的事情上，反而更能有效利用时间。 要不然，强制性的待办清单让自己一打开就做不下去第一步行动，一旦提醒时间过了又开始重新安排，甚至陷入焦虑后悔的循环，反而无法成为有用的待办清单。 延伸阅读：不想做就别做！感性自动聚焦时间管理法 如何设计符合人性的待办清单？我的待办清单使用步骤 我也会使用待办清单作为时间管理的辅助，不是把待办清单当作牢不可破的时间管理中心，而是帮助自己减少迷惑、看到目标、增加弹性的选择列表、指引列表。 以下是我自己实现待办清单的步骤： 1. 主动选择 我会在周日晚上快速浏览一遍重要的项目、任务笔记，搭配进攻行事历，「过滤」「选择」出下周我需要推进的任务，列上下周的待办清单。 2. 简化焦点 我自己有个选择的小法则：「每天起码一个长期目标，三个近期项目，保留一些空间给临时出现的琐事」，每天不是要列出很多待办清单，反而发现太多时可以先移动到其他日期。 待办清单在这个阶段是帮我确认每天最重要任务的列表，而不是所有要做的事情的清单。 延伸阅读：比较持续 5 年的列每周行动清单习惯，复盘我的待办列表笔记技巧 3. 保持弹性 我几乎不会在待办清单上设定任何时间提醒，也不太做精密的排序，这也节省很多不必要的规划待办清单时间。（千万不要时间都花在规划，反而没有时间执行。） 每一天的清单不需要告诉我什么时候做什么事，我更喜欢：「当我有一个空档，打开今天的待办清单，可以挑得出一件当下想做的事情来做，而且这件事情还足够重要。」 4. 记录成果 我不会把随时跑出来的「临时交办」记录在待办列表，但相对的，我会把自己不在预期中「完成的成果」记录到待办列表。 例如，客户传来一个课程调整需求，这样的临时交办，先记录回课程任务笔记中，而非直接写上待办清单。 例如，我忽然有了灵感，意外地完成了一个课程演练设计，这样的临时完成成果，我反而会记录到今天的待办列表上。 为什么呢？因为今日的待办清单上愈多完成的成果，会让我更有动力去推进剩下的成果。并且一天回顾时，也会更清楚看到自己把时间花费在哪些成果上，更有成就感，也更有办法做修正。 延伸阅读：用写「间歇式日记」取代规划待办清单，不会再写了一堆却做不到 5. 每日调整 待办清单上会不会有今天做不完的事情？会。待办清单上会不会有些事情一直没有在空档被挑出来做？会。待办列表上会不会临时有重要任务需要插入进来？当然也会。 当我们待办列表足够简化、弹性，调整其实也不用花掉太多时间，我自己习惯每天早上调整一下，把昨天没做完的适度改写行动，看看今天是否能找到方法推进？把可能变得比较不重要或重要的，在接下来几天的待办列表调换一下位置？ 让待办清单可以成为我今日空档时有效的指引即可。 延伸阅读：5 分钟的晨间待办清单整理，从混乱到掌控的生产力习惯 比起完成列表，把待办列表当作是减轻压力的检查清单 如果你常常觉得待办清单变成自己的压力来源，而自己总是管理不好待办清单，但又需要待办清单的指引，否则每天的工作就像是无头苍蝇？ 那么，或许可以试试看上面分享的方法，让待办列表跳脱完成列表的思维，变成： 以主动选择、记录成果的角度，让待办清单成为我的辅助指引，而不是我的强制管理。 那么，或许在待办清单的帮忙下，我们可以有更多完成，更有满足感，也减轻原本不必要的心理压力。毕竟，项目、任务已经够有压力，何必让待办清单反而带给我们更多压力呢？ -- 本文转贴自：电脑玩物（原文连结） 追踪数位游牧脸书粉丝团，与 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！
June 28, 2024