有时候开会变成聊天，结果一件事情讨论了很多次，最后项目却还是没有什么进度。有时候开会时大家都很努力，但讨论的时间拉得太长，讲的话失去焦点，让会议变成一件累人的事情。

我自己也是上班族，每天面对许多公司内行政会议、客户项目开会，甚至有时需要谈判决策的会议。回顾自己亲身经歷过的各种冗长会议、高效率会议，两者对比，或许可以从我自己的经验，整理出让会议变得「高效能」的七个习惯。

你或许也发现这篇文章题目，借用了史蒂芬.柯维的经典着作书名：《高效能人士的七种习惯》，当然我不是管理学大师，这里整理的七个习惯，只是我的个人经验，所以也很欢迎大家一起讨论，分享你的看法。

开会前，有个基本一定要做的事情：「准备自己要报告的资料」。如果要跟客户讨论产品，我就要先准备好市场分析资料。如果要说明项目进度，我就要准备好工作报告。

因为太基本，所以不列入下面的七个习惯中，就让我们从已经准备好开会资料开始，看看还能「为高效能会议做些什么事」？这些习惯包含了会议前、中、后的不同行动。（可以延伸参考两年前的这篇文章：我如何用「有效」企划进行高效率会议讨论？）

1. 列出这一次要确认的重点问题清单

会议有时候会不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什么讨论什么，最后离题而拖长不必要的讨论时间。

有时候会议会有议程，但有时候没有。无论如何，我都会有个习惯，就是自己先列出这一次我想讨论的重点清单，以及我想确认的问题清单。所谓「重点问题清单」，不是报告资料，而是里面真正需要釐清的问题是什么？真正值得凸显的重点是什么？

我通常会问自己，假设会议时间很少，假设最后没时间才轮到我讲，但我一定要确认的重点与问题是什么？

无论我是不是会议主导者都需要这份清单。

如果我是主导者，有了重点问题清单，我就知道什么时候离题，可以把会议拉回讨论主轴。如果我只是报告者，有了重点问题清单，我也知道如何简洁扼要的说明，并且知道我应该花时间在哪些重点上讨论。

2. 排出重点问题清单的讨论逻辑

会议有时候会卡在一些关键问题，结果陷入无解的讨论迴圈。会议有时候让人觉得很混乱，最后好像讨论了很多，但心中对项目的整体架构却还是很茫然。

在前面列出重点问题清单后，我还会多一个习惯，就是我会排列出要怎么讨论这些重点、问题的顺序与流程？把这些重点与问题，用逻辑重新整理一次，先确认简单的、要先确认的问题，然后才慢慢引导到困难的讨论。

我通常会问自己，这些重点与问题要怎么依序提出，对方会被我说服？

这样的习惯，可以让会议过程中，对方更容易对你建立信心，并且困难问题也会从简单开始，逐步拆解，这样整个会议过程都会更加顺畅。

3. 确认我自己对问题的解答与底线

有时当会议讨论到关键问题，但是大家都不确定解答是什么，不确定能不能这样做，于是不能做出决定，可是又在讨论上无限迴圈。

当然会遇到一些很难抉择的问题讨论，但在前面决定好重点问题的讨论顺序后，我还会再有一个习惯，就是先想好自己对这些问题的可能答案，或是这些问题我的最后底线是什么。如果底线不是我能决定的，我会在会议前先去问可以做决定的主管，然后才去跟客户开会。

我会问自己，这个问题如何大家没有更好答案时，我的目前最好答案是什么？这个问题如果对方提出要求时，我可以答应的最后底线是什么？

前面三个步骤是环环相扣的，如果没有准备好问题清单，又怎么知道要准备好底线答案？

而当我准备好自己的答案，就能在会议时明快地给出回应，有意外时也能自在的应变、调整甚至推翻。

4. 一开始就先说明会议的待办清单

尤其是一些企划构思会议时，与会者抱持着聊聊看的想法，但会议也很容易就变成真正的聊聊看，最后却无法拉回需要的结论。

在会议一开始时，如果可以的话，我通常有个习惯，就是会先跟客户、与会者，说明这次会议我们要讨论的逐项重点与问题是什么，也就是说明前面第二个习惯列出来的有逻辑的讨论顺序清单。

我会说，今天会议想要逐步讨论这几项问题，然后最后我们要确认什么结论？

只需要一个很简单，可能不超过一分钟的说明，但这个简单动作有两个效果。

虽然会议中不一定能阻止喜爱天南地北聊天的人，但起码我们有个名正言顺的理由可以拉回讨论，例如「让我们先回到我刚刚说的下一项重点」，大家心中也有个底，容易接受被打断。

并且这样可以有效先暂缓抱持着疑惑的人，防止他们太快提出现在还不能解决的问题讨论，这会让会议失速失焦。让他们知道等一下会讨论到那个问题，而现在先解决这个问题，并且现在这个问题，有助于解答等等那个难题。

5. 事先做好会议笔记

当然，我们都会做会议笔记。

但我有一个习惯，就是会在「开会前」先做好会议笔记，也就是先把我要讨论的问题清单、我的解答与想法，都先做好笔记，然后才去开会。那么会议时要做什么笔记呢？

我的会议笔记主要在记录：接下来我要做什么应变，下一个接续讨论的问题要不要调整？

因为基本的重点问题与答案，我可能会议前都做好笔记了。这时候会议中的笔记其实主要聚焦在让接下来的会议更加高效率的方法，我听到对方提到什么事情，接下来我要提出什么回应或询问？接下来要怎么调整流程会让讨论更顺畅？

6. 最后确认一次所有结论

当会议结束，大家对于这次会议其实已经讨论了后面，忘了前面。这时候我会习惯重新说明一次每个问题的结论，不用超过一分钟，但可以有很多好处。

说明一次会议结论，让大家确认是不是每个结论都没问题，也让大家快速对这次会议有了整体概念。

当然，最好能在会后，立刻把这次结论 mail 给大家一份。

7. 讨论接下来每个人的下一步行动

一次会议可能讨论了一整个项目的流程，对每个人来说都是长期而庞大的工作，但这样的会议回去后，不一定能立刻推动项目的进行。

所以我还有最后一个习惯，就是在说明完这次会议的所有结论后，我会问大家，那么接下来我们每个人的下一步行动是什么呢？可能是 Esor 要列出大纲、 A 要拟出合约、 C 要把会议纪录发送给相关人并收集回馈。

我习惯在会议最后，跟对方确认回去后「立刻可以做」的行动是什么？如果不是立刻可以做的，就要设定一个近期检查时间。

透过上面几个会议习惯，在我的经验里，更容易创造高效能的会议，让会议进行得更快速，在准确的时间结束，并且会议之后会真正产生一些有效的行动。

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本文转贴自：电脑玩物 ( 原文标题：高效能会议的七个习惯，不能只是开会前准备资料而已 )