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遠端職缺、接案詐騙多！常見詐騙手法＋防詐騙方法一次看

近幾年，有滿多人分享自己在臉書、求職網站應徵遠端工作或接案，被詐騙的經驗。像是要預先支付一些費用，或是被引導到假的網站填寫個資、匯款等等。本篇文章就整理幾種常見的詐騙類型，以及辨別詐騙的方法，大家在求職和接案時，一定要小心！遠端工作、接案常見的詐騙手法 1. 高薪、低技術的職缺有一些職缺屬於低技術、低知識需求的工作內容，卻提供不合理的高薪做為誘因，常見出現在填寫網路問卷、打字員、資料登記、廣告點擊等工作。 2. 要求預先付款或索取個資這類詐騙會要求你預先支付一些費用，例如軟硬體費用、工具費、培訓費等，或者跟你索取金融卡、帳戶、身分證或護照等資料，竊取財產或冒用身分從事非法行為。 3. 偽造網站有一些職缺會架設虛假或偽造知名網站，甚至是冒充人力銀行致電或發布簡訊通知徵才，竊取個資或金融資訊。 4. 不合理的工作要求有些也會要求受雇者以私人帳戶進行金錢轉移，實際上是從事洗錢等犯罪行為，讓你成為代罪羔羊；也可能會要求你在需提供個資的網站上註冊、或要求下載不明軟體，以竊取資料或財物。如何避免自己被詐騙，有哪些分辨方法在資訊爆炸且真假難辨的網路世代中，詐騙手法變得更加五花八門，我們到底該如何保護自己免於受害呢？ 1. 確認公司背景使用合法、具公信力的求職平台（最近臉書職缺詐騙很多，一定要小心！）到該公司的官網、 LinkedIn 頁面，或政府網站，確認是否提供營業登記相關資料 2. 注意職缺內容只要職缺內容有這些特質，就很有可能是詐騙：高薪但輕鬆、不須經驗，甚至包吃住等職缺工作內容描述模糊的職缺，你應徵後又很快就被錄取要求預先支付相關費用 3. 聯繫管道與面試流程確認郵件的公司域名是否正確。正規公司大多會有 email 帳號會有公司域名，若是沒有，只是透過一般的 Gmail、Yahoo 帳號，或是通訊軟體（What's App、Line、Instagram…等）聯繫，就要先謹慎對待。使用專業的面試工具（如 Zoom、Teams），而不是社群或通訊軟體合法雇用前，不應提供金融卡、帳戶、護照等個人資料合法機構不會要求在需提供個資的網站註冊，或要求下載不明軟體詐騙集團經常使用開頭為「+86」、「+44」、「+22」的電話號碼若接到自稱人力銀行的徵才通知，可以先致電到該公司確認詳情 4. 海外求職注意事項登機前，確認簽證與相關文件的合法性在外交部「旅外安全 - 出國登錄」專區進行登錄有疑問時可聯繫勞動部，獲得求職相關的協助抵達後，確認居住地的安全性與親友保持聯繫結論無論是哪種詐騙手法，都跟竊取金錢、個資或勞力脫離不了關係，甚至還可能危及人身安全。求職者搜尋職缺時一定要提高警覺，再三求證，並保護好個人資料，才能早日尋得理想職業！ -- 撰文整理／林昕嬡追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

September 4, 2024

【新手必讀】想開始在「網路寫作」！7 本我強力推薦的寫作好書

在網路上寫作分享觀點，可以提高自己的影響力。最近你興致高昂，準備在社群平台或部落格上寫文章了，不過在寫作的過程中，你逐漸發現了一些問題。像是：文章標題要怎麼下呀？文章段落要怎麼寫，才可以更吸引人呀？文章內容有沒有現成架構可以用，讓內容變的更有邏輯呀？問題好多，但又不知道去哪裡找答案。老實說，我很懂你的感受。我從 2019 年開始在網路上寫作 5 年了，這些問題我或多或少都遇過。幸好，這一路上有不少寫作好書幫助了我。而現在，我想要將這些好書也分享給你。你不必花個 3 小時辛苦 Google，因為我已經幫你整理好了。下面是我讀過，個人最推薦的 7 本寫作書。我會簡單介紹這本書，以及分享我自己閱讀時在寫作上的收穫。事不宜遲，下面讓我跟你分享這 7 本寫作好書吧！推薦寫作書籍 1. 讓寫作成為自我精進的武器（圖／朱騏提供）簡介：教你如何寫出好讀的文章段落。我最大的收穫：萬能寫作法。這個方法把 1 個寫作段落 (paragraph) 拆成 3 個部分：觀點案例總結一篇文章，就是由 1+ 個寫作段落組合的結果。舉個例子吧：觀點：每天寫作，能夠拓展自己的人脈。案例：我每天會在 Facebook 上發表一篇 200 字的短文，反思與分享自己新學到的事情，結果有許多產業內的網友主動聯繫我。總結：如果你很害羞，也應該試看看用寫作來拓展人脈。講清楚這 3 個元素，寫文章段落就變的很簡單。推薦寫作書籍 2. The Art and Business of Online Writing （圖／朱騏提供）簡介：教你如何靠「網路寫作」打造自己的商業模式。我最大的收穫：重複利用你寫過的文章，不斷擴充內容。例如你可以按照下列的順序寫作：社群平台：在 Facebook 上寫 100-200 字的短文，驗證文章主題是否有人感興趣。電子報：將「按讚、留言與分享」最高的短文，補充內容變成更長的文章寄送給訂閱戶。部落格：將開信率/回信率最高的電子報，再次加長變成部落格文章。電子書：將閱讀率、瀏覽數高的部落格文章，集合起來變成電子書。要在網路上打造自己的商業模式，就從寫一篇 Facebook 的短文開始。很抽象嗎？我直接拿這封電子報的內容來舉例。這篇文章的內容，實際上就是由一篇 Facebook 上的短文加長而成的。把短文寫成長文，比從 0 開始簡單許多。推薦寫作書籍 3. 高產出的本事（圖／朱騏提供）簡介：教你在不同的溝通場合，選用不同的寫作框架。我最大的收穫：如何畫出一張「全息圖 (Holygraph)」。「全息圖」是將一篇文章、一本書、甚至一堂課的精華資訊濃縮在一張圖上。我現在舉辦讀書會/講座時，都會在最後一張投影片用一張「全息圖」做結尾。想學習不同的寫作框架與適用時機，強推《高產出的本事》。讓我用自己的《卡片盒筆記》讀書會當作範例。這場讀書會主要在講解「卡片盒筆記法」的 3 個步驟，分別是：寫卡片存卡片用卡片做成「全息圖」後，會長的像是下面這個樣子。（圖／朱騏提供）重點一目瞭然，非常適合作為講座的收尾投影片！推薦寫作書籍 4. 自由書寫術（圖／朱騏提供）簡介：教你克服「寫作卡卡」的毛病，學習「自由書寫 (Freewriting)。我最大的收穫：「寫作」跟「編輯」必須分開做。將腦中的想法一次到在紙上，這裡的關鍵是不要帶有任何批判的想法，就是單純地吐出文字。如果是用電腦，就是讓手不要停下來一直打，想到什麼就打什麼。放下對自己的批判，單純的將腦中想到的東西寫在紙上。這裡分享一個「寫作」訣竅。如果你擔心自己寫到一半就是會卡住，可以使用「語音轉文字」的功能。在 iPhone 或 Android 手機上點擊 🎙️後，開始把腦中的想法一股作氣全部講出來。把想法都「倒在」紙上後，再進行「編輯」就好。推薦寫作書籍 5. Smart Brevity （圖／朱騏提供）簡介：教你如何簡單又直接地，寫出你想表達的重點。我最大的收穫：學會使用「Axiom (點題)」。這裡的「我最大的收穫」就是一種點題。使用點題最大的好處是，幫助你快速抓到這一段的重點 (我到底想講什麼)。網路上 1 秒鐘都珍貴，我們要練習只傳遞最重要的資訊給讀者。根據我的實戰經驗，「Axiom」的技巧也適合用在 Email 寫作。例如創作者 Vicky Zhao 在《5 Minute Communication Framework》線上課程中，就分享了使用「Axiom」的 Email 模板。看看以下的 Email 範本，你發現她把「Axiom」用在哪裡了嗎？（圖／朱騏提供）我們把實際內容，套用到這個範本中。（圖／朱騏提供）推薦寫作書籍 6. Write Useful Books. （圖／朱騏提供）簡介：教你寫出一本，能解決目標讀者痛點的書。我最大的收穫：把你的目標讀者也拉入寫書的過程。這裡的訣竅是：從寫書的早期就邀請讀者加入，讓他們陪著你一起把書寫完。在邀請之前，先使用以下的「寫書目標清單」：讀者付錢的原因你的目標讀者是誰這本書不適合誰看這本書不會說什麼想清楚後，就能加快寫書速度。這份「寫作目標清單」也適合放在書籍前言，用來讓讀者判斷這本書是不是他們需要的。用我自己在 2023 年 7 月出版的《知識複利筆記術》當作範例吧。我在書籍的前言，就清楚寫下「寫作目標清單」的 3 跟 4 內容。（圖／朱騏提供）你能從這本書中，學到許多的「寫書」細節。推薦寫作書籍 7. Snow Leopard （圖／朱騏提供）簡介：教你找出個人商業模式的利基市場 (Niche Market)。我最大的收穫：了解 Category Design 的觀念，讓自己將時間投入到值得解決的問題上。每一個產品/服務的背後，不外乎都是在回答：問題(Problem): 為了要解決客戶的什麼問題解法(Solution): 用什麼方法解決問題有意思的問題來了：為什麼有些產品成功受人關注、有些卻被視為了無新意的可替代品 ? 這個問題放在創作者身上也適用: 為什麼有些創作者主題成功受人關注、有些卻被視為了無新意的可替代品 ? 書中教我們用「問題」與「解法」4 象限來找到值得投入的領域。因為這本書講到了「創作者如何思考自己的商業模式」，我認為是一本進階書籍。你可以先讀完前面 6 本之後，再回頭看這本。不藏私地跟你分享這 7 本寫作好書書中，能大幅提升你的「寫作」和「商業模式」的知識快速幫你複習這 7 本書：讓寫作成為自我精進的武器 The Art and Business of Online Writing 高產出的本事自由書寫術 Smart Brevity Write Useful Books Snow Leopard 要學習這些書的內容，加起來還不用 NT. 3,000。現在就上博客來或 Amazon，把這些書籍買回家吧！ -- 本文轉貼自：I'm Chi（原文標題：想開始在網路上寫作的新手必讀！7 本我強力推薦的寫作好書 (每一本都提升了我的寫作技巧)）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

April 19, 2024

高效能會議的 7 個習慣！遠端工作靠它保持線上開會效率

有時候開會變成聊天，結果一件事情討論了很多次，最後專案卻還是沒有什麼進度。有時候開會時大家都很努力，但討論的時間拉得太長，講的話失去焦點，讓會議變成一件累人的事情。我自己也是上班族，每天面對許多公司內行政會議、客戶專案開會，甚至有時需要談判決策的會議。回顧自己親身經歷過的各種冗長會議、高效率會議，兩者對比，或許可以從我自己的經驗，整理出讓會議變得「高效能」的七個習慣。你或許也發現這篇文章題目，借用了史蒂芬.柯維的經典著作書名：《高效能人士的七種習慣》，當然我不是管理學大師，這裡整理的七個習慣，只是我的個人經驗，所以也很歡迎大家一起討論，分享你的看法。開會前，有個基本一定要做的事情：「準備自己要報告的資料」。如果要跟客戶討論產品，我就要先準備好市場分析資料。如果要說明專案進度，我就要準備好工作報告。因為太基本，所以不列入下面的七個習慣中，就讓我們從已經準備好開會資料開始，看看還能「為高效能會議做些什麼事」？這些習慣包含了會議前、中、後的不同行動。（可以延伸參考兩年前的這篇文章：我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？） 1. 列出這一次要確認的重點問題清單會議有時候會不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什麼討論什麼，最後離題而拖長不必要的討論時間。有時候會議會有議程，但有時候沒有。無論如何，我都會有個習慣，就是自己先列出這一次我想討論的重點清單，以及我想確認的問題清單。所謂「重點問題清單」，不是報告資料，而是裡面真正需要釐清的問題是什麼？真正值得凸顯的重點是什麼？我通常會問自己，假設會議時間很少，假設最後沒時間才輪到我講，但我一定要確認的重點與問題是什麼？無論我是不是會議主導者都需要這份清單。如果我是主導者，有了重點問題清單，我就知道什麼時候離題，可以把會議拉回討論主軸。如果我只是報告者，有了重點問題清單，我也知道如何簡潔扼要的說明，並且知道我應該花時間在哪些重點上討論。 2. 排出重點問題清單的討論邏輯會議有時候會卡在一些關鍵問題，結果陷入無解的討論迴圈。會議有時候讓人覺得很混亂，最後好像討論了很多，但心中對專案的整體架構卻還是很茫然。在前面列出重點問題清單後，我還會多一個習慣，就是我會排列出要怎麼討論這些重點、問題的順序與流程？把這些重點與問題，用邏輯重新整理一次，先確認簡單的、要先確認的問題，然後才慢慢引導到困難的討論。我通常會問自己，這些重點與問題要怎麼依序提出，對方會被我說服？這樣的習慣，可以讓會議過程中，對方更容易對你建立信心，並且困難問題也會從簡單開始，逐步拆解，這樣整個會議過程都會更加順暢。 3. 確認我自己對問題的解答與底線有時當會議討論到關鍵問題，但是大家都不確定解答是什麼，不確定能不能這樣做，於是不能做出決定，可是又在討論上無限迴圈。當然會遇到一些很難抉擇的問題討論，但在前面決定好重點問題的討論順序後，我還會再有一個習慣，就是先想好自己對這些問題的可能答案，或是這些問題我的最後底線是什麼。如果底線不是我能決定的，我會在會議前先去問可以做決定的主管，然後才去跟客戶開會。我會問自己，這個問題如何大家沒有更好答案時，我的目前最好答案是什麼？這個問題如果對方提出要求時，我可以答應的最後底線是什麼？前面三個步驟是環環相扣的，如果沒有準備好問題清單，又怎麼知道要準備好底線答案？而當我準備好自己的答案，就能在會議時明快地給出回應，有意外時也能自在的應變、調整甚至推翻。 4. 一開始就先說明會議的待辦清單尤其是一些企劃構思會議時，與會者抱持著聊聊看的想法，但會議也很容易就變成真正的聊聊看，最後卻無法拉回需要的結論。在會議一開始時，如果可以的話，我通常有個習慣，就是會先跟客戶、與會者，說明這次會議我們要討論的逐項重點與問題是什麼，也就是說明前面第二個習慣列出來的有邏輯的討論順序清單。我會說，今天會議想要逐步討論這幾項問題，然後最後我們要確認什麼結論？只需要一個很簡單，可能不超過一分鐘的說明，但這個簡單動作有兩個效果。雖然會議中不一定能阻止喜愛天南地北聊天的人，但起碼我們有個名正言順的理由可以拉回討論，例如「讓我們先回到我剛剛說的下一項重點」，大家心中也有個底，容易接受被打斷。並且這樣可以有效先暫緩抱持著疑惑的人，防止他們太快提出現在還不能解決的問題討論，這會讓會議失速失焦。讓他們知道等一下會討論到那個問題，而現在先解決這個問題，並且現在這個問題，有助於解答等等那個難題。 5. 事先做好會議筆記當然，我們都會做會議筆記。但我有一個習慣，就是會在「開會前」先做好會議筆記，也就是先把我要討論的問題清單、我的解答與想法，都先做好筆記，然後才去開會。那麼會議時要做什麼筆記呢？我的會議筆記主要在記錄：接下來我要做什麼應變，下一個接續討論的問題要不要調整？因為基本的重點問題與答案，我可能會議前都做好筆記了。這時候會議中的筆記其實主要聚焦在讓接下來的會議更加高效率的方法，我聽到對方提到什麼事情，接下來我要提出什麼回應或詢問？接下來要怎麼調整流程會讓討論更順暢？ 6. 最後確認一次所有結論當會議結束，大家對於這次會議其實已經討論了後面，忘了前面。這時候我會習慣重新說明一次每個問題的結論，不用超過一分鐘，但可以有很多好處。說明一次會議結論，讓大家確認是不是每個結論都沒問題，也讓大家快速對這次會議有了整體概念。當然，最好能在會後，立刻把這次結論 mail 給大家一份。 7. 討論接下來每個人的下一步行動一次會議可能討論了一整個專案的流程，對每個人來說都是長期而龐大的工作，但這樣的會議回去後，不一定能立刻推動專案的進行。所以我還有最後一個習慣，就是在說明完這次會議的所有結論後，我會問大家，那麼接下來我們每個人的下一步行動是什麼呢？可能是 Esor 要列出大綱、 A 要擬出合約、 C 要把會議紀錄發送給相關人並收集回饋。我習慣在會議最後，跟對方確認回去後「立刻可以做」的行動是什麼？如果不是立刻可以做的，就要設定一個近期檢查時間。透過上面幾個會議習慣，在我的經驗裡，更容易創造高效能的會議，讓會議進行得更快速，在準確的時間結束，並且會議之後會真正產生一些有效的行動。 -- 本文轉貼自：電腦玩物 ( 原文標題：高效能會議的七個習慣，不能只是開會前準備資料而已 )

December 7, 2023

英文求職信該怎麼寫？吸引目光的 4 大關鍵！

我每年都會遇到不少台灣學員夢想到外商工作，但從小到大學的英文，卻從來沒教我們如何用英文求職。事實上，只要掌握以下的四個關鍵，你也能輕鬆寫出好的求職信！ 1. 正式開頭不少台灣求職者在失利後來找我諮詢，一看他們的求職信，開頭幾乎都是：I want to… / I can…。這兩種用法都是「直接語氣」，在正式信件中讀來相對不禮貌。如果是正式的詢問或請求，我們應該使用以下的起手式： I am writing to express my interest in the ______ position.（來信旨在表達對...職位的興趣） This is in regard to the ______ position posted on the ______ website.（此信是關於張貼在...網站上的...職位）起手式用對了，就等於過了第一關，讓收信人願意繼續閱讀。（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 2. 求職動機我也發現許多求職者，花了許多篇幅敘述自己的豐功偉業、能力組合，卻忘了說最重要的一件事：「你來求職的原因和目的是什麼？」沒有說明這點，人資或主管也很難放心地發面試通知給你，因為不知道你到底是不是認真的。我們可以用以下句型來表達自己的求職動機： I am excited by the opportunity to ______ at your company.（對於貴司... 的機會，我非常期待） I am excited about the prospect of contributing to the ______ team at your company.（很期待能為貴司的...團隊帶來貢獻。） I am confident that my background in ______ makes me a strong candidate for this role.（我相信自身的...背景讓我在...職位是不二人選。）（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 3. 個人優勢特別注意，在敘述個人優勢時，不要只使用一些含糊的詞語來描述，例如：good, excellent, great amount of, a great deal of 等等，而是要用「包含數據和實績的兩三句話」，吸引人資或主管的目光。例如你參與過哪個知名的專案，協助公司達到某個數字的里程碑，甚至打破某項紀錄，都比空泛的形容詞來得有利許多。比方說下面的第一句話，遠勝於第二句的描述： I have managed the operations of the ______ project and cut down the logistics cost by 12% compared to 2022.（我曾主導...企劃的營運，並讓物流成本比 2022 年減少了 12%。） I have managed a major project and achieved excellent results.（我曾管理一個主要專案，結果非常優異。）（圖／Sonny老師的英文國際力提供） 4. 結尾 CTA 求職信最終目的只有一個：吸引對方打開並閱讀附檔履歷、主動聯絡，因此簡短有力的結尾很重要。我們可以參考以下句型，客製出最切合自身狀況的結尾： I look forward to the opportunity to explore how I can positively impact your company as a ______.（我期待能夠探索自己在...職位上，為貴司帶來正面影響的機會。） Please kindly refer to my CV for more about my skill sets and achievements.（歡迎參閱我的 CV，了解我更多職能和成就。） Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of discussing my candidacy further.（感謝您考量我的申請，期待有機會能和您進一步討論我的能力狀態。）一個好的外商職位，通常都有幾十個人，甚至幾百人投履歷競爭。如果你能把求職信寫得禮貌而得體，就能先勝過至少 30% 的對手。（圖／Sonny老師的英文國際力提供）如果你也有意爭取外商公司工作，面試通常也是免不了的。我在大人學開設的【V023通往一流外商的英文面試準備指南】線上課程中，也彙整了我多年擔任外商面試官的觀察及必勝心法。歡迎進入課程頁面，了解更多關於這門課的內容。 -- 原文轉貼自：Sonny老師的英文國際力（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

January 22, 2024

定義你的「營業時間」是成為跨國工作者的第一步：數位遊牧民族的跨時區工作心法

許多人嚮往 digital nomad 數位遊牧生活，能夠邊旅行邊工作。隨著遠端工作風潮在後疫情時代崛起，能實現這個生活型態的機會愈來愈大。但實際的數位遊牧生活，有很多現實困難需要克服。首當其衝的問題就是：如何克服時差、跨時區工作？以下是我在六週多的旅程、在超過十個城市間移動、跨八至十五個小時時差工作的心得。先決條件確認在你繼續往下閱讀之前，必須先確認一個先決條件：你的工作內容和團隊可以接受彈性工時以及自主分配時間。如果你的工作是偏向高度獨立作業、只需要在期限內完成任務，那跨時區工作的可行性相對地高。但是如果你的工作內容是偏向需要 follow 固定的時間，那不建議你跨太多時區工作。此外，也需要確定你的團隊和主管能夠允許、支持你跨時區工作，確保你的旅行計劃不會影響工作產出。將工作依照類型細分符合以上的先決條件後，我會把 tasks and schedule 分成兩種：Type-I 和 Type-C。 Type-I (Independent)：可以獨自完成的 tasks , 以及需要花時間思考、研究、閱讀、產出的事。 Type-C (Collaboration)：需要共事合作的 tasks , 以及需要開會和溝通的 schedule。接下來，我會把工時做切割，Type-C 的事會集中在原本時區的上班時間完成；Type-I 的事情，就可以運用其他的時間完成。舉個例子，假設你原本是在東八區（UTC+8）的 9am 至 6pm 工作，你可以把 Type-C 的工作集中在東八區的 2pm 到 5pm 完成，剩下 Type-I 的工作，再另外找適合自己作息的五個小時完成。通常在進行 Type-I 的工作同時，自然會衍生出一些需要和同事討論的事，這時我會把要問的、要確認的、要討論的事情條列記下來，做成 agenda，等進入Type-C 工作狀態時，就可以很有效率地把該釐清的事情定案，也可以減少來回溝通的成本。在營業時間與時差之間取得平衡另一個困難之處，是怎麼定錨自己的生理時鐘和睡眠時間。在旅行剛開始時，一開始你還會有時差因素，能夠維持和原本工作時區一致的行程。但大約三至五天後，只要你有行程要跑，你的身體就會很容易開始進入混亂狀態：該睡的時候睡不著，不該睡的時候又很睏。特別是人體自然的生理時鐘是和日出日落有關，只要你有外出、曬到太陽，就很難不被影響。這時，先前定義的「營業時間」就很重要，確保自己在 Type-C 的營業時間內狀態是好的，並且在營業時間前有充分時間休息。假設我的 Type-C 工時是當地時間 11pm 至 4am，我會在 9pm 至 10:30pm 間先小睡一下，等到 4am 完成工作後，再進行較長時間的睡眠。或是在營業時間的空檔中，做 30 分鐘的 power napping。不要小看這些短時間的睡眠，這些睡眠都能協助你維持專注度和續航力。此外，如果有需要，可以攝取一些睡眠輔助品（有些需要醫生處方），並且確保睡眠時間內，房間能夠保持陰暗。淺眠的人，可以用耳塞、眼罩、舒眠精油協助。睡前喝薰衣草茶、洋甘菊茶等等，也能幫助放鬆。但不建議睡前一小時喝太多水，會影響睡眠品質。旅行同時維持工作質量運用旅行中零碎時間完成 Type-I 的工作也是很好的策略。例如轉機、等待登機、搭飛機或火車的時間，都可以善加運用，確保自己產出的質量不被旅行影響。保持行程彈性也是很重要，最怕的就是沒睡好、玩不到、工作又被影響。行程安排不要太密集，即便有一整天沒有出去玩，你心態上也不會覺得懊悔、可惜。因為有時候你真的會需要一整天好好補眠、休息。在因為時差失眠、睡不著的時候，也盡量不要焦慮，可以趁這時候完成 Type-I 的工作，有時候真的弄一弄就會有睡意了。跨時區工作要特別注意和同事溝通時的時區換算。推薦使用時區換算器，確保雙方約定的時間一致。如何開啟數位遊牧的可能性 digital nomad 的生活沒有想像中的浪漫，肯定也沒有在家工作舒服。但能夠一邊看世界一邊工作保持收入，這就是數位遊牧的魅力。許多人嚮往 digital nomad 生活，想要轉職遠端工作，卻又不知道從何準備。因此，我開始接受委託，為想轉職到遠端工作的職場人做「轉職諮商」。透過有系統和策略的規劃，協助職場人開啟數位遊牧的可能性。有興趣的朋友可到 Career Talk with Ivy 頁面看細節。在旅行的途中，確實也會想念家中的大螢幕、升降桌、辦公椅等等。不過有捨就有得，只要能做好行前準備，有方法平衡旅行和工作的時程，就能夠享受數位遊牧的魅力。延伸閱讀：如何digital nomad — 行李篇你與遠端工作的距離轉職前，你必須要知道的幾件事 -- 本文轉貼自：Ivy is Out of Office（原文標題：如何 digital nomad — 跨時區篇）

December 9, 2023

Joe 的時間管理術｜時間管理關鍵可不是時間喔！

我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在於目前似乎沒有一個能涵蓋整個時間管理需求的工具存在。講到這個，很多人可能會發出「咦」的聲音。畢竟各類 calendar 工具這麼的普遍，很多專家與名人也都針對如何使用行事曆寫過一堆文章，為何我會覺得不夠呢？事實上，我在寫這文章前還真的買了一堆日本人寫的「萬用手帳應用術」、或是「記事本應用術」、甚至「時間管理術」。但我發現大部分的文章都沒辦法解決我一直以來的「疑問」。疑問是甚麼，我先晚點說。這裡先來談談我在讀了這些書、以及觀察大部分人對於 calendar 的用法後，我覺得的缺點。一般人既然是要做時間管理，會很自然的從「時間」為出發點；無論是分配時間、切割時間、或是工作安排，都是些很直覺想到的議題。這也是為何幾乎所有人都把 calendar 當成時間管理的起點以及核心。但只用 calendar 管理時間有甚麼缺點呢？一般用 calendar 的人，我歸納起來有三種做法與行為模式 a. 只記錄邀約、或只用很小的時幅（如日計畫） b. 勉強有用到月或週計畫 c. 真正是從年計畫一路拆解下來Ａ的狀況就是我前篇文章（Joe 的時間管理術 01 - 基本知識）中第二點提到的「被動管理」。只是把別人邀約的事情，不加以分類的填入記事本或是軟體 calendar 中。這樣的做法其實只仰賴工具達到「提醒功能」罷了。能做到這一步，當然比甚麼都不做而老是忘東忘西來的好。可是對於有效的時間規劃而言，這樣只是「被動的在接受別人的安排」，而非在管理自己的工作與人生。 B 的狀況當然好一些，可是也還是看得不夠遠。只寫下月計劃，還是有可能見樹不見林。那到底該怎麼主動管理呢？我對時間管理的看法我一直有個觀念，在此正好可以先分享給大家。時間管理跟金錢管理的基本理念是很類似的。大部分的理財雜誌在個人金錢管理上，都會教一個淺顯易懂的存錢方法。那就是，在發薪水的那天就把要存的錢存起來。無法存錢的大部分人，通常都是在拿到薪水後，先享樂、先做些快樂的事情（如吃飯、看電影、買奢侈品），想說月底再把剩餘存下來就好。但當你沒有先移開這筆打算儲蓄的資金時，你就很可能不知不覺的把它花光了。所以，先把重要的資金保留下來，這是能否存錢的關鍵。時間管理也很類似。若你只是被動的讓別人來找你，並把這些事情記入行事曆，那其實你的時間會被切的零碎。這些零碎的時間無法好好使用，最後也往往只會被浪費掉。這也是為何很多人年初時發奮圖強說「今年一定要如何如何」，但等歲末一回顧，卻一件事都沒達成。但你請他們認真思考原因，卻常常完全不知道時間用到哪裡去了。所以很多書會教你，最好在每年開始時，就先拿出一份年計畫表（大概類似下圖）請你把一年的計劃先思考並排入。比方說有人打算明年要報考 PMP。這類書會教你，應該在年初時把這些事情優先列在你打算進行的時間與月份。然後每個月再細部規劃月行事曆，每周再規劃周行事曆或日行事曆，如此就能好好利用時間。所以呢，以上面的例子來看，寫一寫可能會類似下面這張圖。然後，你想到今年還要完成一個企畫案的提案，所以你想想可能的發生時間，也把該企畫案的事項填入。那結果可能類似下圖：然後，你可能再思考到還有其他重要但更次要的目標。你再陸續的把這些相關事項填入。以此類推，直到所有重大計畫都能安排進入為止。換言之，當你把時間先分配給「最重要」的事情之後，剩下未填滿的時間則可以再在月規劃或是周規劃時，分配給當時才要做但相對「次重要」的事情。而最後才把別人邀約的行程塞在空檔之中。這樣就像一般致富書籍教導先存錢的概念一樣→ 把重要的時間先預佔下來，這樣就不會讓自己的時間被別人切碎。先分配關鍵時間，再把剩餘時間分給其他瑣事，時間利用或是工作進行，自然能較有效率。概念是對的，但這「方法」可還不夠完美！這樣的做法比被動的讓別人來安排我們的時間絕對是好的多，也確實能讓人生規劃更積極。但我自己試過幾次後，卻覺得這方法其實還不完美，僅是個理論上很好的方式。為何說理論上很好呢？因為除非自己是很有條理的人，能讓事情大多精確的順序發生；否則實際執行下來時，很有可能會發現一開始苦心做好的年計劃在一旦走亂了後，將會完全無法調整與更新。就如同大部分人在專案排程一樣的結果 → 排了個漂亮的計劃，可是因為規劃經驗不足，規劃無法也不會因應變動，所以最後只變成牆上的裝飾品。為何這麼說呢？還記得我在之前的文章《預估不準，但那又如何?》有提到一個觀念。專案規劃的目的並非是我們有自信能完全一字不漏的執行計畫，而是要透過計劃來因應變化。也在那邊文章引用過艾森豪將軍的一段話：「Plan is nothing, planning is everything」（計劃本身不值錢，但制訂計劃卻很重要）我總強調，專案管理的知識其實在任何情境都是通用的。這在人生與時間管理上也是一樣。我們計劃的結果其實不重要，反而要是讓那為基礎，方面隨時根據現狀來評估可行度、考量是否要調整、並反應在我們「當下的計畫」中（所以注意喔，年初寫好的年計劃表可不是當下的計劃了喔）。如果還有人看不懂，那請試想想看。你在年初提出了一堆「今年的希望」並寫入年計劃表中。可是事情總會有新發展、人生總會碰到變化吧？可能有哪些變化呢？原來設想很容易的事情，真正開始時發現變得很複雜。（如需追加一堆工作）原來設想的發生時間發生變化。（延遲或是得提早開始，可是因為關連的事情很多，所以後續的安排都得調整）原來排序的優先順序改變了。（比方說本來年初預定的目標，等三個月後發現不重要了）某些計畫被取消了。某些計畫臨時察覺並加入了。一旦碰到事情有變時，你就會發現這方法最大的困難點 →若年初安排的事情很多，且都訂好時間後，你其實將不知道該如何重新調整。最後很可能得重做一份。以上圖而言，這只是一個我隨便做的範例，都已經讓人看得眼花撩亂了。若是個真實的人生規劃，整個畫面恐怕更會是密密麻麻的。到底哪些工作屬於哪個目標？到底哪些工作已經有所調整？其中是不是有可能漏安排某些事情？萬一計畫有變要把原來的工作改去哪裡？你其實根本無從檢查起。比方說 PMP 的規劃來說吧。若你二月時並沒找到合適的 PMP 補習班，你要如何快速的調整計畫？用這方法時，你得要先整個看過，辨識出哪些事情跟 PMP 有關，然後每個事情要重新調整到新的時間段。可是新的時間段，可能早有別的事情安排在那裡。你要調整那些工作，你又得去分析這些工作跟哪些工作有關連。最後你可能覺得整個打結，就放棄不做了。當然，另一個方法就是每個月都重新規劃一次年計畫表。可是若每個月都必須從各類目標重新 review 一次，這其實是很花時間的。當然，你也可以選擇根本不調整年計畫，而是只在月計畫或是週計畫中反應就好。但這卻不方便我們進行追蹤。比方說若某些目標進行了一半卻要調整，你有可能根本不記得哪些做完，又哪些沒做。所以我覺得好的解決方案是甚麼？我自己思考了很久，最後的結論是「最上層的計畫不該涉及時間」，該像專案管理一樣，最高的計畫應該是 WBS、也就是 Deliverable。在時間管理這件事情上，第一步不該去考慮時間，而是該考慮專案。而計畫安排也不該是以時間為切點，而該以事件為切點。這句的意思是說，人生目標不該是只在年初才來定、而是隨時該有、隨時能規劃，並要能方便的併入時間軸且方便管理與追蹤。否則，如果方法不方便好用，我們會被自己的方法卡住，最後就會選擇放棄。這也是為何很多人有夢想，最後卻無法達到的原因。因為他們不知道怎麼讓自己接近夢想並了解進度狀況，最後就被動的希望命運能帶我們去那裡。但這是不切實際，也是可惜的。所以，下一篇我將跟大家分享。行程計畫的前端到底該是甚麼東西？為何那樣控制能讓我們更高度的掌握我們的人生，並進而達成人生目標。 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 20, 2024

嚮往海外職場，你要知道的7個秘密！搞懂跨文化溝通，成為國際化人才

在一場夢想工作的最後一輪面試，來自美國的面試官要我談談在上份工作取得的成就。我竊喜：耶！考古題有猜中，這題有準備。開始侃侃而談預先演練好的過往豐功偉業。回答完畢後，我準備迎接關於更多成就細節的問答，沒想到面試官只問了一個問題：我聽見你一直說「我們」，這些成果究竟是你，還是一群人完成的？我當下愣在那邊，也忘記了自己是怎麼回答的，面試草草結束。最後不意外的，我落選了。時間快轉到年初的一場客戶會議，來自歐洲的客戶正向我們說明專案進度，並提出需求，希望我們能提供顧問諮詢。而會議另一頭的我們正思索著該如何回覆。之前在不同客戶的負面經驗告訴我們，這類需求需要從長計議，如果貿然答應，後果可能一發不可收拾。「We’ll see how it goes」（我們先看看討論進行的如何吧），我的拉美主管跳出來說話了，於是我們沒有承諾、也不拒絕，先將客戶的提問擱置在一邊，繼續下一個議程。我的澳洲同事很不解，私訊問我：我們幹嘛不直接拒絕就好？客戶行程這麼趕，何必拖泥帶水。以上都是我的親身經歷。在數位遊牧、跨國工作、遠距上班越來越普遍的現在，跨文化溝通成了每個職場人的必備技能。Tatiana Kolovou 是印第安納大學凱利商學院的教授。在希臘出生，並在美國求學及發展，她對兩種文化的差異深有所感，也觀察到這些文化差異是如何影響商業世界和人際溝通。在《發展跨文化理解力》（Developing Cross-Cultural Intelligence）這門 LinkedIn 線上課程中，Kolovou 教授整理出七個面向。幫助我們善用語言和非語言的線索，找到對的溝通模式，成為有效的跨文化溝通者。高情境文化 vs 低情境文化（High-context Cultures vs Low-context Cultures）首先是要了解所有文化可大致分為高情境文化與低情境文化。在高情境文化中，溝通者在傳達訊息時較隱晦，對方需掌握足夠的背景訊息，才能理解語言中未直接表述的意涵；而在低情境文化中則恰好相反，溝通者會透過清楚、直接的語言傳達訊息，兩者是相對概念，而非絕對。如何快速判斷？來自高情境文化的人喜歡藉由穿著名牌、開好車、拿好包來彰顯自己的地位，而低情境文化的人願意大方分享自己的孩子、寵物，甚至政治觀點。原來所謂的炫富其實是一種來自於高情境文化的表現，背後隱含著該文化會期望：即使我不說，你也該知道我是個值得受到尊重的人物。如何打入不同情境文化的市場以保險廣告為例，高情境文化市場的廣告多會強調家庭，甚至是多代同堂的情況。以及沒有保險的話可能會造成的負面效應。商標部分則可能到廣告尾端才露出一次。相反的，低情境文化市場的廣告會很直白的告訴你這樣保險方案的金錢效益、承保範圍，也會凸顯商標。通常歷史較悠久的國家多是高情境文化，相反的，歷史較短的移民國家，譬如美國、澳洲，則是低情境文化的代表。低情境文化對於移民社會較具有優勢。畢竟初來乍到，權益、義務說得越清晰簡單，大家就越能遵守。最好是表列式，更能減少意見分歧。 1. 個人 vs 團體（Indivisual vs Group）個人主義文化強調個人成就，會訂下個人目標。喜歡自己做決定，競爭意識也高。對於自己的工作貢獻不會羞於表達跟展示。比較常說我，而不說我們，也較不喜歡跟人分享成就。而團體主義強調合作，認為自己是團體中的一份子。家庭觀念大於個人，團體中彼此價值觀較近；家族企業盛行。不喜歡只有個人被褒揚，如果發現團體中的其他人被忽略了，會感到丟臉。個人主義代表國家：美國、西方文化團體主義代表國家：希臘、印尼、日本、中國、韓國 2. 直接 vs 間接（Direct vs Indirect）直接文化通常也是前面所提到的高情境文化國家，當中有許多非語言的溝通，訊息傳遞也比較微妙。例如說不得時後通常回覆很長，也很難拒絕別人，常說再看看。間接文化通常也是低情境文化國家。說不的時候比較沒有罪惡感、回覆很短，溝通會直接講重點。直接代表國家：美國、加拿大、北歐、德國間接代表國家：南歐、亞洲、拉丁美洲 3. 階級 vs 平等（Status vs Equality）還有另一個解釋方法是權力距離（Power Distance），表示這個團體中最高權力者和最低權力者之間的距離，距離越大，則權力距離越大。相反的，則權力距離越低。曾有位朋友剛從日商跳槽到美商，平常講究穿著的他，第一天報到當然也不例外，西裝革履。沒想到一走進辦公室，同事們各個穿著牛仔褲和襯衫，他頓時覺得格格不入，下班馬上去添購幾件較輕鬆的上班服。原來他是從一個權力距離較高的文化進入一個權力距離較低的文化。在權力距離較高的文化中，組織地位越高的人越重視自己的穿著。屬下們以姓氏（Last Name）加上女士先生稱呼上司；相反的，來自權力距離較低的文化的高層會嘗試讓自己看起來不那麼有距離、穿得比較輕鬆，也喜歡被直接叫名字（First Name）。當然，依國家判斷組織的方式也不是絕對，企業文化、產業和領導者風格都會有影響，例如我也曾見過要求西裝革履的美商與喜歡被直接叫名字的日籍主管。平等代表國家：美國、加拿大、澳洲、歐洲階級代表國家：印度、日本、中國、南韓你可以怎麼做？你可以從以下幾點觀察：會議中資淺成員的會不會在資深的面前發問資深成員是否總是坐中間誰先被介紹問問該公司平常怎麼做決策找找該公司的組織圖和流程問問該公司有什麼傳統或需要注意的地方如果要參加一場傾向階級文化組成的會議，你可以預期有較多議會規則，換名片以及正式簡報。也要注意稱謂及穿著；重要文件會希望由公司負責人簽名，而不是由法務負責人簽屬即可。 4. 關係 vs 規則（Relationship vs Rules）關係文化中人與人之間花較長時間建立關係，關心個人需要，認為規則可以協商和改變；規則文化則強調公平、一致，重視系統。面對不同意的事情會直接表達出來。碰上議題時喜歡投票決定、也較容易請律師出馬處理糾紛。關係代表國家（Particularist Society）：中國、希臘、拉丁美洲、俄羅斯規則代表國家（Universalist Society）：荷蘭、瑞士、德國、英國、美國你可以怎麼做？如果要拜訪強調關係的文化，預期在談正事以前，花些時間吃飯和社交，建立關係；如果在強調規則的文化中，則不要期待招聘的流程會因為主管與應徵者的私人關係而有所調整。 5. 風險趨避（Risk vs Restrain）這個面向討論一個文化在面對未知事物時，有多願意嘗試或改變？以及能否適應不確定性。通常歷史越悠久的國家，就越傾向避開風險。因為曾經經歷過較多的政治變動或戰爭，因此相信許多傳統及前車之鑑可以幫助趨吉避凶。低風險趨避代表國家：美國、英國、澳洲高風險趨避代表國家：印度、日本、希臘你可以怎麼做？觀察一個組織招募時願不願意接受從外部招募新人，或是傾向同事的親友。問問這間公司最近的改變、有哪些改善專案？面對突發狀況時，這個組織的回應官僚嗎？是期待有規則可以遵循，還是擁抱改變。 6. 時間觀念（Time）時間對於不同文化代表的意義也大不同，在線性（Monochronic）時間文化中，人們期待工作照著行事曆走，並會做年度計劃；要求開會準時並有效率，喜歡具體化和行動方案；在循環時間（Polychronic）文化中，人們會同時處理多個專案；在下結論前，更關心專案的前因後果。認為時間是線性的（Monochronic）代表國家：加拿大、北美、美國認為時間是循環的（Polychronic）代表國家：拉丁美洲、薩哈拉以南非洲、南地中海、中東地區你可以怎麼做？在面對一群線性時間文化的聽眾時，簡報先講結論，反之，則可以從故事開始。 7. 外控者 vs 內控者（External locus of control vs Internal locus of control）外控者和內控者對於自己對一件事如何發展所帶來的影響力有著截然不同的認知。外控者認為外在環境對於事情發展有決定性的因素，內控者則認為自己能夠控制事情的結果。外控文化通常歷史悠久，例如在希臘會說「希望老天讓事情如願以償」（God willing），較喜歡談論宗教信仰、天文；而新興國家，譬如美國，因為沒有太多悲傷的過往記憶，總是向前看。流行自己動手做（DIY，Do It Yourself）及各種自我啟發類書籍（Self-Help books）。以參加面試為例，如果失敗了，外控者會覺得面試失敗是因為競爭對手太強，而內控者會不斷自我檢討，覺得是因為自己表現不好。外控者雖然容易和他人相處、容易原諒自己，但較缺乏行動力，還喜歡怪罪別人。容易放棄，也比較消極；內控者則很自律、能夠對自我負責，也願意改變，但容易自我懷疑，碰上失敗時挫折感較重，也比較有控制欲。外控者代表國家：希臘內控者代表國家：美國你可以怎麼做？面對外者時請有耐性、面對內控者則要講重點。如何確定自己做對了？有了這些認知，該如何著手？我們可以從自我提問和建立行動計劃開始。自我提問問問自己對於以下問題的掌握程度：我對於將要面對的這個文化有多少了解？他們穿著正式嗎？時間觀念如何？這個文化最近關心什麼大事？成果重要嗎？誰會參加這場會議？這個組織的核心文化是什麼？這個文化對於外來文化的適應度有多少？善用行動計劃（圖／黃婉中提供）後記後來我明白了當時美國面試官對於我的貢獻度感到質疑，可能源自於他的個人主義文化背景，而我總是用「我們」取代「我」則來自於講究群體意識的文化背景；拉美主管的「再看看」其實是用間接的方式表達拒絕，而澳洲同事偏好直接切入重點，而且對拒絕他人沒有障礙。長途開車聽廣播的人，都知道同個電台在不同地區會有不同頻率。譬如中廣的收聽頻率在台北、台中、台南都不同。跨文化溝通也是如此，如果想要理解對方真正表達什麼，就必須知道自己身在何處，做出相應的調整。嚮往國際職場、海外工作的我們費了一番功夫學習當地語言（譬如英文），也都認同語言能力，是能否勝任的重要指標。但許多溝通是非語言的，這時跨文化理解力就是關鍵。文化之間並沒有對錯，重要的是我們能否善用各種線索，找到合適的方式，成為有效的跨文化溝通者。加碼：快速洞察世界各國文化差異的２個好用網站推薦馬上就要開會了，沒時間一一觀察嗎？別擔心，我為你整理了兩個網站，能夠讓你快速抓到各國文化的傾向，以及了解你獨特的處事風格。 Hoftstede Hofstede Insights 將世界各國文化以六個角度做區分，分別是權力距離指數、個人主義與集體主義、男性氣質與女性氣質、不確定性規避指數、長期導向與短期規範導向、放縱與克制。 GlobeSmart GlobeSmart 比較偏向商業角度的分析，我喜歡這個網站還可以將不同國家拿來做比較，並知道自己的傾向與這些文化的差異。 -- 本文轉貼自：黃婉中中途筆記（原文標題：嚮往海外職場的你可能不知道的7個秘密，搞懂跨文化溝通，成為國際化人才）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

February 27, 2024

目標 Deadline 怎麼訂才不會累死自己？面對死線還有動力完成？

在工作上有時候我們需要為任務設定截止日期，或者當他人交付我們任務時直接給我們訂了一條死線，無論哪一種 Deadline，這時候太逼人的截止線會累死自己，太遙遠的截止線讓人現在沒有動力去做（太無解的也是）。訂出「有效」的死線、截止線是一種藝術，而且面對不同專案會有不同需要解決的問題與情況，所以我不敢說精通所有設定截止線的技巧，但畢竟在職場工作十幾年，還是有一些屬於我自己的經驗可以分享。就像去年（2022 年）我個人推出的兩個產品：《防彈筆記法》書籍、「個人數位生產力」線上課程，剛好有兩種不同的設定截止線需求。《防彈筆記法》的書相對沒有來自外力的額外要求，我需要自己負責，意思是我可以在任何時間完成，那麼我要如何設定出有效的截止線，是讓自己會有動力去推進，而不會死線一延再延，最後變成不斷拖延的目標呢？「個人數位生產力」線上課程又是另外一種情況，有來自合作單位的時間要求，某個程度是對方訂出了一個截止線，而我必須在截止線之前交付出產品。這時候要如何知道這個截止線是可行的？如果可行的話又如何真的可以如期完成呢？近期在我和趙胤丞老師一起合作的 Podcast 節目：「高效人生商學院」中，談論了「兩人對談｜EP.0034｜不累死又有動力的死線要怎麼訂才好？（歡迎訂閱收聽，和本篇文章內容會有不同啟發），今天這篇文章，跟大家分享其中幾個屬於我們的關鍵技巧。短期內可以產出什麼成果 VS. 最終成果需要多少時間產出我自己在設定截止線的時候有一個核心的指導原則：就是優先處理「短期內可以產出什麼成果」，而不是「這個成果需要多少時間產出」。這是什麼意思呢？例如我要撰寫一本書，若是從「這個成果需要多少時間產出」來思考，我可能就要開始計算這本書要寫多少字數，如果要寫 10 萬字，這樣每個禮拜如果產出起碼 4000 字的一篇文章。那每個月可以產出 2 萬字，這個專案就需要安排五個月的時間。但是這樣的規劃，截止線看起來很長，很容易一開始就拖延著，加上會遇到各種意外，慢慢地過了幾個月，發現前面進度不理想，而後面來不及完成 10 萬字的份量，最後就會整個大拖延。反過來，如果從「短期內可以產出什麼成果」設想，我會設計「一個禮拜內要把現有想法、資料整理成一個擁有完整細節的大綱」，於是一個禮拜後產出一個草稿大綱的成果。接著我看到大綱中的第一個章節已經具備基本資料，於是我設計「一個禮拜後要完成第一章節的草稿文字」。結果這一次發現還缺少某些關鍵方法論的分析，於是下一個禮拜設計出「一個禮拜後完成相關四種方法論的對比分析」，讓自己短期內繼續推進下一個需要的關鍵成果。後面這個方法，或許在四到五次的短期成果推進後，大概經過一個多月的時間，這本書的結構細節、草稿資料就已經順利產出。讓專案的進度處在一個我擁有專案基本成果，進可攻、退可守的狀態。如果這時候覺得還有更多時間處理專案，我會安排更多短期的進度成果，去設計例如流程圖表（就像這次的《防彈筆記法》的最終成果）。如果發現時間不夠，專案需要趕快上線，我也不會是趕鴨子上架，而是可以在既有的基本成果中，完成最重要的加工，就能推出專案。我之前讀過《Shape Up: Stop Running in Circles and Ship Work that Matters》這本書，他的作者是知名專案管理軟體 Basecamp 的設計團隊，他在裡面提到了跟設定專案、任務截止線有關的兩個具體技巧：先設定邊界嘗試從專案的中間部分開始這兩個技巧對我來說很有啟發，所謂「先設定邊界」，就是我們可以先思考「自己擁有多少時間」，或是「自己想要在多少時間內先產出」，然後根據自己擁有的時間來設定可以產出的成果，而不是根據成果來計算時間。從這個角度來做時間管理，確實會增加很多彈性，比起煩惱要寫完一本書到底需要多少時間，不如思考如果我只有一個禮拜，我可以產出什麼成果。另外一個關鍵就是「嘗試從專案的中間部分開始」，當我要思考一個禮拜可以產出的成果時，與其從頭開始先去看看一個禮拜可以找多少資料，不如從中間開始，也就是一個禮拜可以先產出的跟專案核心成果最有關的成果會是什麼？這時候可能是一份具體的大綱，或是一個章節的草稿等等。透過這樣的方式，我們可以更有彈性也更具體地去設計截止線，這時候或許不要稱呼他死線或是 Deadline ，而是應該叫做「成果線」。也就是當要安排一個大專案、長期計畫的時間時，要思考的是「在哪一條時間線前我可以先產出什麼關鍵有效的成果」，然後透過一個成果線、一個成果線的累積，最終我們更有效率地完成專案需要的最終成果。尤其面對一些變動性很大的專案目標，或是全新且不熟悉的專案時，更要把握這樣的技巧，用一個一個短期的「成果線」讓自己有把握的往前逐步推進，可以邊做邊修改，而且短期就能看到產出成果也會讓我們更有動力。三種截止線：應對別人已經訂好死線的專案但是，也有很多時候我們要實現的是別人交付的專案、任務，並且對方已經幫我們設定了一個最終的 Deadline，例如年度業績目標最後結算的日期、某個產品需要交貨的最終時間等等。當我遇到這類型的專案時，我會幫自己設定「三種截止線」：最終 Deadline：對方期望的最終截止日中期專案驗證線：為了達成最終截止日，拆解成幾個階段進度的檢驗期限，設定每一階段應該達到什麼樣的成果，這樣推進下一階段成果才來得及。短期內衝刺成果：為了滿足下一階段成果，現在我應該立刻開始衝刺、測試的成果是什麼。（我在十年前的這篇時間管理文章中，就有提到類似做法，但現在的方法也有了一些修正：10 個真的可以被具體執行的時間管理技巧）讓我提供一個比較小型的案例，有一次我收到國外客戶要求，希望兩個月後可以收到某個我們正在製作中的產品。於是第一個比較簡單的截止線出現了，也就是兩個月後必須讓國外客戶收到這個產品，這是「最終 Deadline」。但是在我要明確答應這個 Deadline 之前，我先做了一個專案的「階段性成果拆解」，我需要推進幾個進度才能完成上述的 Deadline，如果從最終截止線倒推來看，包含：需要多少運送日期可以把產品寄送到國外客戶手上。產品製作完成到撿貨、包裝需要多少時間。目前還剩下多少時間可以把產品製作完成。於是我可能設定出這樣的幾個中期專案驗證線（里程碑）：最後留下兩個禮拜處理產品運送事宜。中間留下一個禮拜處理產品撿貨包裝事宜。我從現在開始有一個月多一點點的時間要把產品製作完成。這是「中期專案驗證線」，設定這個中期里程碑的好處是可以更具體的了解死線前的風險，因為要專案完全如期如計劃推進真的「很難」，但起碼我們需要讓自己掌控的是：如果我在任何時候發現無法在一個月後把產品製作完成，那麼我就應該趕快研究有什麼讓產品如期完成的替代方案，或是研究有沒有更快的包裝流程，或是詢問有沒有更快的貨運方式，乃至於可能要跟客戶溝通是否可以改期。起碼不要等到最後一刻才知道自己做不完，而這時候往往沒有任何溝通轉圜的餘地了。那麼第三條截止線：「短期內衝刺成果」呢？這是為了確保我設定的下一個中期專案里程碑有辦法相對如期完成，所以我會以一個禮拜、兩個禮拜為區間，去設定自己能夠在這段時間趕快先產出的專案（中間的）關鍵成果。例如這個產品可能有附加產品、行程流程、產品的主要圖像、產品宣傳素材等等工作要做，這時候為了確保第一階段的里程碑完成，或許我會設定一個「短期內衝刺成果」是一個禮拜後確認產品的主要圖像。那如果一個禮拜後這個「短期內衝刺成果」無法如期完成怎麼辦？這時候我就會有「警惕」，要趕快尋求支援，要趕快找替代方式，要趕快開始溝通協調，或者必須捨下某些比較次要的瑣事。三條截止線：最終 Deadline 中期專案驗證線短期內衝刺成果並非是說我們會設定出「完美無缺」的專案、任務期限，起碼我自己工作十幾年的經驗，無論面對自己可以完全掌控，還是自己無法完全掌控的專案，我覺得都很難訂出沒有修改的完美進度截止線。那為什麼還要設定三條截止線呢？我覺得最大的好處是，讓我下一個禮拜（或者短期內）就能警覺專案可能有時間上的風險了，並且開始找解決問題的方法了。專案要好好完成，本來就是在不斷修正變動的過程中進行，關鍵在於我們「提早意識到需要調整」，才不會等到最終時限要到了，只能兩手一攤，無能為力，或是只能累死自己。延伸閱讀： 2022 起始：九個立即提升生產力技巧值得試試看而且簡單可行 2022 起始：停止花太多時間做計畫與整理，執行就是你的計劃 2024/1/27 更新：設計「停戰領域」與「行動邊界」，我建立健康時間管理的小秘訣搭配進攻型行事曆的做法前面分享了兩種做法，第一種作法：「短期內可以產出什麼成果」，是我應對不同專案、任務的大原則，先給自己一個短時間去產出一部分核心成果，測試到底還有什麼風險與問題，提早解決問題，就是讓時限如期完成最有效的做法。而第二種作法：「三條截止線」就是第一作法的延伸版本，尤其面對他人直接交付給我截止日期的時候，我要懂得自己設定幾個階段的驗證線，意識到什麼時候就要開始改變作法。甚至懂得設定最近期的衝刺成果線，這樣這個當下我就可以更好的預判未來的風險，現在就開始改變作法。而這些做法的背後有一個共通的原則，就是要設定好的死線，來自於「專案、任務的拆解」，把專案拆解出幾個階段成果，把任務拆解出具體的下一步行動，可以幫助我們更好的設定多層次的截止線，並且也知道如何調整與變動。我在這篇文章曾經分享過很完成的專案拆解流程，而這和時間安排一直都是最緊密相關的，沒有拆解，就沒有真正的時間安排：「拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟」。於是有些專案、任務拆解了幾次後，會更明確的掌控他們具體的執行流程，這時候我就可以更有效的利用「進攻行事曆」的做法，預先在行事曆上為不同專案留下足夠時間。因為我們最後必須意識到一個問題：身為執行者的我，通常手上有很幾個專案、任務在進行，而且未來還可能隨時插入新的任務。所以當我們看一個專案的時限安排時，不能只看到這個專案，還要看到我自己剩下多少時間？每天可以同時推進多少進度？要預留多少應付意外的時間？而「進攻行事曆」的方法幫助我把這些需要預留的時間都先預留在行事曆上。不敢說我百分之百都會照著執行（事實上根本沒辦法），但同樣的道理，我總是可以提早預知來得及？來不及？時間夠還不夠？這時候要怎麼應對，有沒有哪些可以調整，還是哪些可以放棄，我才有一個明確的依據，而這同樣是讓我們看起來專案可以相對如期完成的方法。 -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

July 12, 2024

【2024 遠端工作】工具推薦（下）「外接鍵盤」、「無線滑鼠」挑選原則與推薦

每逢要去外地，或咖啡廳工作，我都會帶上我戲稱為「遠距工作三本柱」的工具們出門，包含主動降噪耳機、外接鍵盤、無線滑鼠。上一篇，我先介紹了主動降噪耳機的選購與評測，請看《【2024 遠端工作】工具推薦（上）「主動降噪耳機」挑選原則與推薦》這一篇文章，我要來介紹外接鍵盤、無線滑鼠。在咖啡廳用筆電用久了，姿勢容易痠痛的問題，可以靠把筆電架高稍稍緩解；可是筆電架高後，用起來又會很不順手的問題，怎麼辦呢？後來我發現，只要有外接鍵盤、無線滑鼠的幫忙，就不是問題！遠端工作必備｜外接鍵盤通常在咖啡廳工作，我喜歡用筆電架將電腦稍微架高。但這樣做的代價，就是雙手往往得異常扭曲，才有辦法使用筆電本身的鍵盤。怎麼辦？只好外接一塊鍵盤囉！第一優選， Logitech K380 對於外出鍵盤，我對它的期待很單純：輕便好攜帶：不然我還要你幹嘛！無線首選，最好還要能同時連接多個設備：不是每家咖啡廳，都有寬大且附上插座的座位，因此線材的空間還是能省則省。篩選過一輪後，最後我入手的是 Logitech 的 K380 。重量輕、尺寸薄，最大程度滿足了好攜帶的需求。同時它也支援跨平台使用，不管你是 Apple, Windows 還是 Chrome 系統的使用者，這把鍵盤都能無痛連線使用。此外，它最多能同時連線三台設備的功能，也解決了我外出工作時，偶爾需要在不同設備上打字時的困擾。比較可惜的是，在極大化輕便、好攜帶優勢之餘，這把鍵盤也捨棄了獨立的數字鍵盤，鍵程也多有妥協，所以敲打起來的手感，終究比不上機械鍵盤來得爽快。不過，如果你願意在重量上稍微退讓，那麼市面上也有很多小尺寸的無線機械鍵盤，可以滿足你挑剔的手指。又或者，你也可以像我一樣……專門準備一把機械鍵盤放在家裡用，輕便、手感我全都要（握拳）。遠端工作必備｜巧控板（或無線滑鼠）筆電架起來、接上外接鍵盤之後，最後一個令我頭痛的問題，就是得找一顆好用的無線滑鼠（對，我的外出工具幾乎都是選無線）。原因是，若你繼續使用電腦原本的觸控板，整個使用體驗會非常詭異：每當你想要移動鼠標，就得伸長手去使用觸控板；之後再把手縮回來，繼續使用鍵盤。這流程實在反直覺，我始終更習慣左鍵盤、右滑鼠的使用流程。由於我是 Macbook 的使用者，加上我平常沒有重度設計需求，所以這回倒是不需要太多比較，馬上就入手了蘋果的巧控板。你可能會懷疑，不就是塊功能都一樣的觸控板，有差這麼多嗎？有，差非常多！這塊巧控板讓我感到最值回票價的部分，大致有以下兩點：改善操作流程：在外接鍵盤的右邊擺上一塊巧控板後，整個使用體驗就再次回到最熟悉的「左鍵盤、右滑鼠」的配置裡。跑到咖啡廳工作，難免會有一些需要妥協的地方，若你的工具能讓你舒服進入專注狀態，絕對值得投資。觸控面積加大：巧控板帶來的另一個優勢，是更大的使用面積。雖然 Macbook 本身所附的觸控板的面積，早屬於市售筆電的前段班，但在運用三指拖曳、上下滑動等手勢的時候，我還是常常「出界」。若你也有相似的問題，面積更大的巧控板，肯定會讓你心滿意足。同場加映， Logitech Mx Master 3S 若你是比較喜歡用滑鼠的人，那麼我很推薦你給這顆滑鼠一個機會。講求攜帶性的人，同系列也有 Mx Anywhere 3 可以考慮，但這顆滑鼠尺寸跟我的手掌不大合，握起來不太舒服，所以最後我還是決定犧牲一點攜帶性，選擇 Mx Master 3s。長話短說，Mx Master 3s 在滿足改善操作流程、無線等基本需求之餘，它讓我最滿意的部分，在於可以快速捲動的電磁滾輪，還有充滿無窮潛力的 Logi Options+ 自訂功能。電磁滾輪提供了絲滑、流暢的滾動手感（滾起來不會像一般滾輪一樣，有很明顯的顆粒感，推薦親自體驗！），Logi Options+，則讓你能自訂 Mx Master 3s 各個按鍵的功能（ex. 將翻頁鍵指定為全選功能），甚至還能設定捷徑，按一顆按鈕就觸發一連串指令！若你熟悉 RPA / Zapier / Mac Automator 等設定，這顆滑鼠絕對能為你帶來無窮樂趣。怎麼選購外出工作設備？最後，來聊一聊到你底該怎麼選購外出工作的設備。或許會出乎你意料，我其實不推薦你網購，也不推薦你直接照著我的推薦，入手上述產品。原因是，選購這些工具的終極目標，是要幫助你在外出工作的時候，能輕鬆進入專注狀態。每個人的需求，進入專注狀態的方式也都不一樣，適合我的工具，未必適合你。所以，在掏錢之前，我建議你應該先仔細思考 4 個問題：通常，我都怎麼進入「專注」狀態？是靠音樂、白噪音，還是完成特定的前置準備？外出工作 / 遠距工作的時候，有哪些因素，讓我無法按照習慣的方式，進入專注的工作狀態？有哪些工具，可以滿足我的需求，幫助我能用最習慣的方式，進入專注狀態？這些工具，彼此「組合」起來的效果好嗎？在最一開始，我從沒仔細想過上面這 4 個問題。所以一路走來，花了很多冤枉錢、買了一堆根本於我無益的產品，最後才摸索出這 4 個採買原則。基於類似的理由，我也推薦你優先選擇現場購買，而不是直接網購。因為只有實際到場試用，你才能評估它們究竟能否相互搭配，替你的工作狀態加分。就連我自己，當初也是帶著我手上的家當，到實體店跑了好幾次，才做最後選擇。總之，花點力氣想想自己的需求、別忘記選購工具的目的，把握這兩項原則，我相信你也能找到用得順手的利器！如果你想了解更多遠端工作好用的工具與設備，可以參考這一篇《把家改造成辦公室！「遠距工作」過來人分享 3 類設備升級考量，遠離痠痛更能專注》！ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 28, 2024

【2024 遠端工作】工具推薦（上）「主動降噪耳機」挑選原則與推薦

「哇噻，不過就是來咖啡廳做點事情，你的『傢俬』也太多了吧？」每當和朋友相約在咖啡廳做點事情，看著我從背包裡翻出一樣又一樣的道具，朋友們往往會搖著頭、發出類似的讚嘆。的確，每逢要去外地，或咖啡廳工作，我都會帶上我戲稱為「遠距工作三本柱」的工具們出門，包含主動降噪耳機、外接鍵盤、無線滑鼠。今天就趁著這個機會，來開箱我的三本柱，以及聊聊我挑選工具的重要原則。遠端工作必備｜主動降噪耳機先從「主動降噪耳機」開始吧！我的遠距工作三本柱中的一本柱，是主動降噪耳機。如果你跟我一樣，是工作時喜歡聽點音樂的人，那麼準備一點預算入手一副無線主動降噪耳機（若能買到耳罩式的更好），絕對是筆划算的投資。你可能會想問：一定要耳罩式的嗎？我平常也在戴像 Airpods Pro 這種入耳式的主動降噪耳機阿，有什麼不好嗎？為什麼建議選耳罩式耳機？這幾年，市面上推出很多真無線耳機，這類耳機雖然輕便好帶，但其中一個硬傷，就是「入耳式」的設計，本身其實不太適合長時間配戴。其中一個原因是，大部分入耳式耳機所附贈的耳帽（也就是耳機上的矽膠套子），大小都並非為每個人的耳道量身打造，因此長時間使用下來，多少會感到有些不舒服。以我自己為例，入耳式的耳機我最多只能連續使用半小時，再多耳朵就會開始不舒服。跟入耳式耳機天生命中相剋的屬性，讓我早早就將目光，投向耳罩式耳機。第一優選 WH-1000XM4／WH-1000XM5 做了一堆功課後，最後獲選的選手是 Sony 的 WH-1000XM4。（註：以下主要介紹 WH-1000XM4 主力使用，目前已經推出新一代的 WH-1000XM5，既保留了大部分優點，還解決了摺疊容易壞的問題，超讚！）對於這副外出工作用的耳機，我的需求很簡單：音質不需要攻頂，有平均以上就好。主動降噪很重要：我喜歡在咖啡廳工作，但咖啡廳的環境噪音很多變，遇到聊太開心的客人、或是離座位離咖啡機太近，多少都會令人分心。藍芽連線，可連接多設備佳：之前戴有線耳機，一站起身手機當場從桌上跳樓的經驗太可怕了…，新耳機必須是無線！綜合來看，Sony 的 WH-1000XM4 幾乎符合了我最核心的需求。它讓我愛不釋手的優勢主要有以下三個：降噪效果顯著： Sony 家的降噪真的是一時之選。戴著 WH-1000XM4 坐在咖啡廳裡，就算你只打開降噪功能而不播放任何音樂，也足以把旁人的閒聊模糊成背景音，降噪效果絕對是水準之上。有的人可能會擔心全天打開主動降噪功能，會影響耳機的續航力。這點倒是不用太擔心，在經過我近 3 年、幾乎每天使用之後，至今我的耳機在充飽電後，都還能應付連續 10 小時開著降噪功能聽音樂的使用，續航力相當可靠。 Speak to Chat 功能：只要你一講話，耳機就會自動暫停播放中的音樂，等你講完話後再重新播放。這點在點餐，或者在需要和同事講話的時候很方便！解決了以往使用耳罩式耳機每當想講話，就得大費周章拿下耳機、講完話再戴起來的煩惱。藍芽多設備連線：戴著耳機正在用電腦看影片，突然間手機響了，怎麼辦？戴著 WH-1000XM4，你完全可以絲滑地暫停影片，使用同一支耳機轉換到手機上講電話；掛上電話後，再轉向你的電腦繼續看影片。中間的轉換，完全不需要處理耳機和不同設備的連線問題。不過，經過一段時間的實驗後，我發現想在咖啡廳裡高效率地工作，光靠製造一個相對安靜的環境遠遠不夠，因為除了環境，「姿勢」也是另一大問題。由於使用筆電的時候，你通常得長時間低頭，若想架高筆電，讓視線與螢幕幾近平行，又會造成很不順手的問題。怎麼辦呢？趕快去下篇看看我的解決方案吧！【2024 遠端工作】工具推薦（下）外接鍵盤、無線滑鼠挑選原則與推薦 -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 27, 2024

Joe的時間管理術｜單價判斷與時間投資術

前篇我提到「時間的單價」這一概念。也就是把我們的時間，換算成錢一樣的價值。並透過「做某件事情對你未來能產生的價值」來做為行動上的決策依據。那篇文末，有讀者留言問說： Joe 你好，第一次在這個網站回文:)我也有類似於文章所說的時間價值的想法，但是我有點好奇：如何能知道自己所下的主觀價值真能為未來帶來效益？這確實是一個好問題。雖然我在前文中提到價值來自於未來效益，可是若不知道是否真能帶來未來效益，那不就可能錯估情勢了嗎？做了一堆事情以為能帶來未來價值，結果後來發現根本弄錯了。所以，這篇要更深入的談談「到底甚麼是未來效益」，以便讓大家能更正確的使用「時間單價」這一概念。我自己做了個整理，發現一般人的時間利用大致可以分成三大類：投資導向的不得不為的休閒與浪費而所謂「未來效益」，簡單的講就是要評估一個人的時間有沒有用在「第一大類」的活動上。大部分我們平常的時間，其實都花在第二大類，也就一些不得不為，為了眼前的生存或是責任執行而的事情。比方說每天八到十小時的上班、上學、睡眠、吃飯、或參加一些不一定喜歡但不得不去的聚會等。這些事情讓我們目前免於失業、或是保護住人際關係、或是獲得繼續生存的能量。但那僅僅是一種維護性的行為，對於未來的人生而言，並不會有甚麼加分的作用。唯有你每日有部分時間是放在「投資上」，那對未來才會帶來正價值。下一個可能有人會問的問題會是：「但到底該是甚麼事情，算投資導向的呢」？對很多人而言，投資理財還可以理解，投資時間可能就覺得怪怪的了。時間總是一去不復返，難道時間也可以賺取利息或是獲得資本利得嗎？我的看法是，確實有可能喔！如果我們做些事情，能「增大未來不同領域的報酬」或是「讓未來自己能更省時省力」，這就可以算是一種時間上的投資。以圖型的方式來解釋：一般人的時間利用可能是這樣（圖/張國洋提供）目標遠大的人，他的一天可能是這樣（圖/張國洋提供）最後變成能利用時間的人，他可能一天的時間分配最後變這樣（圖/張國洋提供）為何能利用時間者的時間，在不得不為的比例減少了呢？不得不為的時間之所以減少了，並非他就不工作了，而是可能他的工作能越來越有效率的完成。或是他增加別的條件(如有錢雇用人)，透過別人的時間來縮減自己需要投入的時間。所以這兩點，也就是我前面提到的能「增大未來不同領域的報酬」以及「讓未來自己能更省時省力」的含意！如果這樣還讓你覺得抽象，那我再舉些例子。 1. 讓未來能得到更大報酬的可能包含有 : 甲、智慧乙、職位丙、眼界丁、獲利能力戊、成就己、愛庚、友情/親情辛、幸福壬、更多的時間比方說，讀一兩本書或是擴充生活經歷，有可能可以增加我們的智慧。學習新技能可能增加我們未來職位上的競爭力。跟不同領域的人交流，或是走出去看看世界，或是做自己沒做過的工作，有機會提升自己的眼界。其它如獲利能力、成就、愛等也都是讓我們未來能比現在更好的東西。所以若做的事情能促進上列清單的提升，就是一種直接投資。 2. 讓未來能省時省力的事情可能包含甲、SOP 乙、系統丙、紀錄丁、規劃這部分的事情，則讓我們把平常會「不斷發生」的事情做個有效的整理。讓日後再次要做時，能以一個有系統、統一的方式來執行。甚至如前段提到，如果有這些在手上，必要時我們可以把這些工作指派或是轉移給別人來做。這樣，自己就能空出時間去追求其他更重要的目標，而不是讓自己一直被纏在某些重複度很高的事情上，並把其他更重要的事情不斷往後推延。所以， SOP 也好、規則、流程設計也好，必須考慮對於未來真正的節能省時為出發點。如果一個規則或流程反而讓自己得重工的話，那也是得重頭思考怎麼調整的喔。畢竟花了時間去做某些事情，就是希望能帶來價值。再來，有人可能又會問：「我如何知道做一件事到底能帶來多少未來價值呢？」答案是，我也不知道。從絕對值的角度來看。沒人能告訴你，讀一本專案管理的書、或是來我們網站看文章能增加多少的未來的價值或提升未來成功機率多少%。但時間單價永遠是個「相對問題」，你是拿好幾件事情在相互比較，並透過高低差來決定你該做哪些事情。看電視、讀書、玩 Online Game ，這些放在一起比較，總是可以得出一個對未來幫助誰高誰低的比較出來。也未必人人都相同的。比方說，你的工作是遊戲設計，那多玩遊戲的價值可能比多讀專案管理書來的有幫助也說不定。再比方說，你短期目標是要找到對象結婚，那參加聯誼約會的價值可能就高過讀一本講地殼變動的書。但我也要再次強調的是，並非我很八股的說我們不該懶散、睡覺、休閒、或玩玩遊戲。而是強調，每個人「每天總該」要有些「高時間單價」的事情。如果每天只是吃喝玩樂，或只是求做好分內的事情(如上班下班)，那長期而言人生怎麼樣也不會突然有甚麼好事發生吧？所以，做這些高單價的事情，其實就是讓我們增加未來自我的可能性；講的玄一些，這是在增加自己「帶來好運」的機會。這也是個重要觀念喔。如果你都不提升自己未來價值的話，未來就很難有好事(如加薪升職)。若人生好事發生的機率很低，可是出意外的機率不變，那未來就有可能每況愈下喔。這也是很多人會覺得人生越來越走下坡的原因，因為他都沒有在之前的時間為未來做些投資嘛。另一件要講的是：花時間去省錢通常也不是高時間單價的事情。我就有認識一些人會去剪量販店的 coupon 然後去排隊買特價的絲瓜或是高麗菜之類的。那種事情常常是耗費來回加排隊共數個小時，就算買了 1 元的絲瓜又如何？長期而言，對人生的任何面向其實都沒幫助的！這點有人可能會不以為然，會覺得能省一元是一元啊。所以我要說一下我這觀點的核心思維。錢是我們可以靠資歷累積、以及知識能力所獲取的一種東西。當你累積能力到一定成就時，錢通常會等同的增加。但時間卻不是。時間是一去不復返的，不管你多有錢、多有名、多有能力，你永遠無法賺取更多的時間。所以，我自己的思維中心是，要想辦法增加自己能去追尋夢想的時間。換言之，用錢換時間，值得；但用時間換錢，就得小心考量了。在這前提下，你現在的時間，最該去累積日後的資本。不管是提升自我能力、增加未來賺錢的競爭力、交朋友、增加名望、或是任何事情都好。但排隊買特價品，剛好是反過來的一個概念。我們把寶貴的時間，拿去節流一些小錢。可是這節流下來的小錢，將來能對人生有甚麼助益？能帶來更多的機會？更多的錢？幫我們未來節省更多時間？其實常常都不會。不是嗎？他只是讓我們得到了一次性便宜的蔬菜或是衛生紙。這些東西用完，也就沒了。但同樣，你那不會再回頭的時間，也隨著這行為消耗掉了。這是我覺得排隊買特價品不應該之處。賺大錢能提升未來的效用，省小錢卻只是消耗罷了。這也是為何我會建議大家把時間的單價列出來的原因。因為當你用同樣的單位考慮問題時，花數小時卻只能省個 30-50 元的事情，就絕對會讓人覺得很笨的了，不是嗎？ -- 追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

March 26, 2024

「待辦清單」到底有用無用？避開完成焦慮，符合人性的使用待辦清單

待辦清單的效率陷阱？「待辦清單」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具，它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單，更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而，這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎？或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱？在時間管理課程中，我最常被問的一種問題是：「如何把待辦清單做完？」或是「如何列出做得完的待辦清單？」比起帶來安定與動力，待辦清單似乎更常帶來做不完的恐懼。不斷累積而總是過長的待辦事項往往使人感到壓力山大，因為它提醒我們還有多少事情待做，而時間卻總是不夠用。我自己的體悟是，直覺上很容易把待辦清單當作時間管理中心，同時把下面三種事情交給待辦清單來做：「記住交辦」、「提醒去做」、與「要求做完」，這反而會讓待辦清單變成效率陷阱，甚至成為工作上的干擾！「記住交辦」當我們把所有通知都放入待辦清單，例如被提醒要買個東西、接到一個電話指示，最後就會獲得一個非常瑣碎，又缺乏目標的流水帳，表面上幫我記住，事實上永遠不可能做完，也難以再管理。甚至可能開始避而不看待辦清單。「提醒去做」有時候我們會在待辦清單上設定無數提醒，希望自己不要忘記那些要做的各種事項，但過度的提醒，尤其是對各種瑣事的提醒，可能轉移了我們對真正重要事項的注意力，反而降低了我們的整體生產力。提醒變成干擾的情況，可能更常發生。「要求做完」打勾完成事項，好像是使用待辦清單必然的功能。「完成」雖然是時間管理中很重要的指標，但是如果把「做完」當作待辦清單的指標，似乎太過高估自己做計劃的能力，以及低估環境變動的彈性，當我們覺得自己可以設計出明天、後天完美完成的待辦清單，事實上那往往會是一個做不到的清單。所以現在的我隨然還是規畫每週、每日的待辦清單，但我不是把他們當作記住交辦、提醒一定要做完的清單。我讓待辦清單回歸他最基本的功能：就是指引今日空檔時可以選擇的行動而已。不打勾沒關係，只要能夠告訴我今日方向，反而給我更自由去調配自己的時間、喜好、動力、重要與緊急任務的彈性。 2024/5/27 新增：連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？延伸閱讀： 8 種待辦清單方法指南，從 GTD 到子彈筆記，選擇適合你的更有用用「做了什麼清單」翻轉待辦清單，克服拖延症間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升區分任務筆記、待辦清單，從被動交辦，到主動選擇把被交辦的事情全部都列上待辦清單，不是很直覺的做法嗎？但是這樣一來，待辦清單上就會充滿著：還不確定為什麼要做、做了有什麼效益的事情。還很模糊不確定要怎麼展開行動的事情。不需要現在就開始做的事情。根本不需要做的事情。然後這些交辦如果全部都擠在待辦清單上，更會把待辦清單中那些真正重要的事情淹沒。最後待辦清單反而失去了判斷輕重緩急的功能。那要怎麼辦比較好呢？我自己的流程是這樣：任何交辦，第一時間先寫進兩種筆記：（參考：防彈筆記法）暫存箱：收集那些跟其他專案、任務無關，也還不知道如何執行的臨時交辦。專案、任務筆記：如果交辦跟特定任務有關，直接寫進任務筆記中。專案、任務筆記逐漸累積，會整合出任務陸續被交辦的細節，這時候可以從專案、任務目標的角度，調整這些交辦的執行順序。也可以在專案、任務筆記中，針對交辦拆解我需要執行的下一步行動。延伸閱讀：為什麼我會「避免」在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？不記錄交辦，那「待辦清單」還要用來幹嘛呢？待辦清單對我來說，應該是過濾出不同專案、任務筆記中，那些需要今天、這週執行的行動。這樣一來：專案、任務筆記是各種交辦、資料有序整理後的記錄，真正幫助我們不要忘記，可以快速找到。而「待辦清單」則是「主動選擇」出我決定要做的行動。透過第一步先做出任務筆記、待辦清單的區分，我們可以把待辦清單變成一個主動的清單，而不是被動接收的清單。有些時候，待辦清單反而不能有嚴格提醒回顧我們真正的工作流程，有些時刻當下溝通就會成為下一步行動的依據（例如每天臨時但重要的意外需要處理），有些時刻則是自己心中很明確的知道要做什麼、想做什麼。這時候，還需要回到待辦清單確認？不在待辦清單上的就不做？還是趕快執行當下這個重要行動再說？這時候直接執行當下要做、想做的那件事，不一定就比跟著待辦清單執行不好，因為無論我們怎麼使用待辦清單，無非就是希望自己在單位時間內有優質的產出，這也是生產力真正的定義。而至於這個產出有沒有需要被待辦清單嚴格限制？好像是不需要的。就以我自己的寫作習慣為例，寫作這樣的創意思考流程，用列出待辦清單或設計一大堆行動提醒，反而往往是做不到的。我哪有辦法事先規劃自己什麼時候有靈感要完成什麼寫作步驟？什麼時候有想法要思考哪個寫作題目呢？或者應該說，就算我這樣規劃，事後往往大多數都不可能照著規劃去執行。所以在規劃寫作這類創意思考任務時，我會這樣做：先設定出有機會完成的「寫作成果」即可：例如兩到三個題目覺得應該有機會寫成完整的心得文章，就先把這三個成果的任務筆記開設出來。很多時候各種想法就是在執行別的任務時被刺激出來的，反而不是在刻意執行寫作任務時產生，有想法就記錄到寫作成果筆記，累積久了，其實也就推進不少。不是用提醒的方式去寫作，通常創意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是設定「寫作時空」，預設進入特定的時間或空間，就可以開始寫作。當開始寫作時，不被待辦清單所侷限，而是寫自己當下想寫的，甚至有可能在兩三個題目之間跳躍，能夠產出內容往前推進，都是有效的累積。延伸閱讀：跟分心和平共處，不一定要移除干擾也能專心致志的專注力策略這時候，我還是會把要推進的寫作題目設定在待辦清單上，但跟傳統「一定要做」的待辦清單有了不一樣的提醒意義。因為平常我累積了很多正在研究、想要撰寫的題目，有些可能還在很初期的測試與累積想法的階段，這些我不會放入待辦清單，而是收集在自己的寫作筆記中即可，有想法就隨時補充進去。但是我通常會在今天的待辦清單中列出兩到三個寫作題目（近期最想寫的），每當進入寫作時空，這幫助我先聚焦在這兩到三個寫作題目優先推進，不一定要寫哪一個，也不一定要寫完，甚至有可能最後真正產出內容的題目都不在這三個之中。但是這樣的待辦清單，可以幫助我減少猶豫迷惑的時間，更快進入可以推進的任務切入點，我不要求要照章行事完成，甚至更多時候都保持彈性，目的只是有一個指引，可以更快進入產出狀態即可。有些時候，待辦清單不一定要全部做完其實工作上的很多任務也可以這樣安排待辦清單，例如我今天可能要想個企劃案、回覆某個客戶提案、撰寫某活動文案。當我把這三件事情列在今天待辦清單時，不會刻意去設定幾點幾分做的提醒，也不會刻意去安排前後執行順序，就是讓他們經過「主動選擇」後，出現在今日待辦清單上即可。而在實際工作流程中，遇到空檔又一下子不知道做什麼（腦中這時沒有出現任何強力提示，甚至開始覺得迷惑），那就打開待辦清單：「挑一個現在最想做」的任務來做，能不能做到打勾完成也不是那麼重要，有持續累積成果、往前推進就是好事。這樣一來，在保留彈性與自由的同時，也聚焦在真正需要做的事情上，反而更能有效利用時間。要不然，強制性的待辦清單讓自己一打開就做不下去第一步行動，一旦提醒時間過了又開始重新安排，甚至陷入焦慮後悔的循環，反而無法成為有用的待辦清單。延伸閱讀：不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法如何設計符合人性的待辦清單？我的待辦清單使用步驟我也會使用待辦清單作為時間管理的輔助，不是把待辦清單當作牢不可破的時間管理中心，而是幫助自己減少迷惑、看到目標、增加彈性的選擇清單、指引清單。以下是我自己實現待辦清單的步驟： 1. 主動選擇我會在週日晚上快速瀏覽一遍重要的專案、任務筆記，搭配進攻行事曆，「過濾」「選擇」出下週我需要推進的任務，列上下週的待辦清單。 2. 簡化焦點我自己有個選擇的小法則：「每天起碼一個長期目標，三個近期專案，保留一些空間給臨時出現的瑣事」，每天不是要列出很多待辦清單，反而發現太多時可以先移動到其他日期。待辦清單在這個階段是幫我確認每天最重要任務的清單，而不是所有要做的事情的清單。延伸閱讀：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧 3. 保持彈性我幾乎不會在待辦清單上設定任何時間提醒，也不太做精密的排序，這也節省很多不必要的規劃待辦清單時間。（千萬不要時間都花在規劃，反而沒有時間執行。）每一天的清單不需要告訴我什麼時候做什麼事，我更喜歡：「當我有一個空檔，打開今天的待辦清單，可以挑得出一件當下想做的事情來做，而且這件事情還足夠重要。」 4. 記錄成果我不會把隨時跑出來的「臨時交辦」記錄在待辦清單，但相對的，我會把自己不在預期中「完成的成果」記錄到待辦清單。例如，客戶傳來一個課程調整需求，這樣的臨時交辦，先記錄回課程任務筆記中，而非直接寫上待辦清單。例如，我忽然有了靈感，意外地完成了一個課程演練設計，這樣的臨時完成成果，我反而會記錄到今天的待辦清單上。為什麼呢？因為今日的待辦清單上愈多完成的成果，會讓我更有動力去推進剩下的成果。並且一天回顧時，也會更清楚看到自己把時間花費在哪些成果上，更有成就感，也更有辦法做修正。延伸閱讀：用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到 5. 每日調整待辦清單上會不會有今天做不完的事情？會。待辦清單上會不會有些事情一直沒有在空檔被挑出來做？會。待辦清單上會不會臨時有重要任務需要插入進來？當然也會。當我們待辦清單足夠簡化、彈性，調整其實也不用花掉太多時間，我自己習慣每天早上調整一下，把昨天沒做完的適度改寫行動，看看今天是否能找到方法推進？把可能變得比較不重要或重要的，在接下來幾天的待辦清單調換一下位置？讓待辦清單可以成為我今日空檔時有效的指引即可。延伸閱讀：5 分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣比起完成清單，把待辦清單當作是減輕壓力的檢查清單如果你常常覺得待辦清單變成自己的壓力來源，而自己總是管理不好待辦清單，但又需要待辦清單的指引，否則每天的工作就像是無頭蒼蠅？那麼，或許可以試試看上面分享的方法，讓待辦清單跳脫完成清單的思維，變成：以主動選擇、記錄成果的角度，讓待辦清單成為我的輔助指引，而不是我的強制管理。那麼，或許在待辦清單的幫忙下，我們可以有更多完成，更有滿足感，也減輕原本不必要的心理壓力。畢竟，專案、任務已經夠有壓力，何必讓待辦清單反而帶給我們更多壓力呢？ -- 本文轉貼自：電腦玩物（原文連結）追蹤數位遊牧臉書粉絲團，與 instagram（＠digital.nomad.press）掌握更多最新文章！

June 28, 2024