个人管理
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《远距工作这样做》选摘：远距工作沟通效率差？想提高沟通质量，试着从「降低沟通次数」开始
我一直认为，在工作上，如果需要频繁与对方沟通才能办成事、才能得到想要的效果，工作上一定有什么地方出了错。 我想在职场上，下面这些问题的提问语句，对你来说应该不陌生： 「在吗？」 「你有没有什么方向？」 「你觉得黄色好吗？」 「你觉得老板想要什么？」 这类问题给人的感觉十分黏腻与烦躁。 表面上这些问句看起来好像很平凡，但实际上，这些问句在协作上带给的队友负担其实挺大的。平常在办公室里这样有一搭没一搭的乱聊，看起来还没什么。但是如果在远距中，这类问题一旦出现在通讯软件内，看到时自己内心常有一股冲动想掐死对方。 为什么有这么大的差异呢？ 这些问题都有个共通特点：每当这些问题出现前，你总需要再多问好几句，才能明白对方最终要什么？ 以前，在办公室里这种问题很常见，但大家其实不太在意，主要原因是因为以前这类问题，多来回几句的成本只要几秒钟。但是切换到远距工具后，光是响应问句的时间成本，加上远距工具的操作，就是多了几十倍，所以往往让人不由自主的无名火起。 这些问句的成因很多，有可能是当初对方没想清楚，随口就丢出问题，而没有好好把核心要求表达出来。 但还有一种更可怕的情况，就是问这些问题的人，平常就有不好的工作习惯，习惯将「思考作业」扔给对方。 建立不要丢思考炸弹的提问原则 平常在办公室里，我们对这种「思考作业」炸弹没感觉，但是一切转换到远距工作模式，就觉得跟这样的人工作十分吃力，沟通上很抓狂。 但是最重要的是，我们要如何改变「结果」？ 不管你是炸弹接收者，还是无意中成为了炸弹制造者。如果我们不想陷入这种讨厌的情形，我建议团队里面针对问问题的原则，应该改成： 在问对方一个问题时，先思考自己想要得到什么答案？ 尽量将问题的答案选项，用手段集中限制成你想要的结果。 将一个「开放问题」，改造成有限的多选题。 比如说上面举这些无脑例子，就可以重构成如此： 「在吗？」 「在吗？我想跟你沟通 A 项目的事。我在 15 分钟里面都在线。如果你在的话尽快回我。如果等下要找我，我可能整点才在，到时候可以打我电话 XXXXXX。 」 「你有没有什么方向？」 「关于目前这个问题，我目前有 A 方向、 B 方向、 C 方向，我个人比较偏好 A 方向。你有没有其他想法？」 「你觉得黄色好吗？ 」 「关于这张海报，我做了红橙黄绿色，我个人觉得黄色在这个场景比较适合，理由是 XXXX。你比较偏好哪一款。选个两组给我。」 「你觉得老板想要什么？」 「我认为老板因为 AA、BB、CC 因素。他可能比较偏好 CC 选项。你有什么的看法？可以给我你的方案与理由吗？」 让我们看看，前后两种提问有什么差别。你会发现，这些问题经过「改写」后具备几个特征： 相对比较长。 一次性的表达了自己相对完整的看法。 如果对方没有什么想法，提供封闭式选项，让双方能对结论快速收敛。 容易得到具体的沟通成效，时间可控，结果可控。 「过度沟通」（在一句话里面塞满了可能的选项，以及上下文场景）。 先拆解问题，沟通才能获得有效答案 我们平日之所以会「没有效率」的原因。是因为「走过去沟通」的「时间成本」非常低廉。所以反而最有效率的方式，是近距离高频率的快速修正。 然而，这种走过去沟通的「坏习惯」被带进远距工作时，大家就会觉得「沟通」上很费劲。 我们可以把「时间」比喻成水，「沟通」当成洗澡。以前在办公室，我们有自来水，当然是拿莲蓬头快乐地冲澡。但是如果我们到了高原上，洗澡需要打水，非常的费力。你还会想要在高原密集的打水进行快乐地冲澡吗？当然不可能！ 这时候，我们采取的策略，就会变成可能两天才洗一次澡，每次都采取擦澡的方式，并且集中在某些时段里面大家一起洗。 在远距工作上，为什么我在开篇第一个原则，就是「限制直接、立即沟通次数，一天最好在两次以下」？ 目的是，反过来设计一个极限场景，如果说话机会这么珍贵，大家就不会浪费时间找寻更好的语音沟通工具，或想开更长的会。 而是回过头来，促使自己在遇到问题时更深入地思考：自己要如何提问题？又期待得到什么样的结果？ 在提问之前，先把问题拆解清楚，反而可以更有效地获得答案、缩短沟通时间。 -- 本文摘自创意市集《 远距工作这样做：所有你想知道的 Working Remotely 效率方法都在这里》
December 8, 2023
高效能会议的 7 个习惯！远程工作靠它保持在线开会效率
有时候开会变成聊天，结果一件事情讨论了很多次，最后项目却还是没有什么进度。有时候开会时大家都很努力，但讨论的时间拉得太长，讲的话失去焦点，让会议变成一件累人的事情。 我自己也是上班族，每天面对许多公司内行政会议、客户项目开会，甚至有时需要谈判决策的会议。回顾自己亲身经歷过的各种冗长会议、高效率会议，两者对比，或许可以从我自己的经验，整理出让会议变得「高效能」的七个习惯。 你或许也发现这篇文章题目，借用了史蒂芬.柯维的经典着作书名：《高效能人士的七种习惯》，当然我不是管理学大师，这里整理的七个习惯，只是我的个人经验，所以也很欢迎大家一起讨论，分享你的看法。 开会前，有个基本一定要做的事情：「准备自己要报告的资料」。如果要跟客户讨论产品，我就要先准备好市场分析资料。如果要说明项目进度，我就要准备好工作报告。 因为太基本，所以不列入下面的七个习惯中，就让我们从已经准备好开会资料开始，看看还能「为高效能会议做些什么事」？这些习惯包含了会议前、中、后的不同行动。（可以延伸参考两年前的这篇文章：我如何用「有效」企划进行高效率会议讨论？） 1. 列出这一次要确认的重点问题清单 会议有时候会不小心失焦，大家天南地北的聊起天，或是想到什么讨论什么，最后离题而拖长不必要的讨论时间。 有时候会议会有议程，但有时候没有。无论如何，我都会有个习惯，就是自己先列出这一次我想讨论的重点清单，以及我想确认的问题清单。所谓「重点问题清单」，不是报告资料，而是里面真正需要釐清的问题是什么？真正值得凸显的重点是什么？ 我通常会问自己，假设会议时间很少，假设最后没时间才轮到我讲，但我一定要确认的重点与问题是什么？ 无论我是不是会议主导者都需要这份清单。 如果我是主导者，有了重点问题清单，我就知道什么时候离题，可以把会议拉回讨论主轴。如果我只是报告者，有了重点问题清单，我也知道如何简洁扼要的说明，并且知道我应该花时间在哪些重点上讨论。 2. 排出重点问题清单的讨论逻辑 会议有时候会卡在一些关键问题，结果陷入无解的讨论迴圈。会议有时候让人觉得很混乱，最后好像讨论了很多，但心中对项目的整体架构却还是很茫然。 在前面列出重点问题清单后，我还会多一个习惯，就是我会排列出要怎么讨论这些重点、问题的顺序与流程？把这些重点与问题，用逻辑重新整理一次，先确认简单的、要先确认的问题，然后才慢慢引导到困难的讨论。 我通常会问自己，这些重点与问题要怎么依序提出，对方会被我说服？ 这样的习惯，可以让会议过程中，对方更容易对你建立信心，并且困难问题也会从简单开始，逐步拆解，这样整个会议过程都会更加顺畅。 3. 确认我自己对问题的解答与底线 有时当会议讨论到关键问题，但是大家都不确定解答是什么，不确定能不能这样做，于是不能做出决定，可是又在讨论上无限迴圈。 当然会遇到一些很难抉择的问题讨论，但在前面决定好重点问题的讨论顺序后，我还会再有一个习惯，就是先想好自己对这些问题的可能答案，或是这些问题我的最后底线是什么。如果底线不是我能决定的，我会在会议前先去问可以做决定的主管，然后才去跟客户开会。 我会问自己，这个问题如何大家没有更好答案时，我的目前最好答案是什么？这个问题如果对方提出要求时，我可以答应的最后底线是什么？ 前面三个步骤是环环相扣的，如果没有准备好问题清单，又怎么知道要准备好底线答案？ 而当我准备好自己的答案，就能在会议时明快地给出回应，有意外时也能自在的应变、调整甚至推翻。 4. 一开始就先说明会议的待办清单 尤其是一些企划构思会议时，与会者抱持着聊聊看的想法，但会议也很容易就变成真正的聊聊看，最后却无法拉回需要的结论。 在会议一开始时，如果可以的话，我通常有个习惯，就是会先跟客户、与会者，说明这次会议我们要讨论的逐项重点与问题是什么，也就是说明前面第二个习惯列出来的有逻辑的讨论顺序清单。 我会说，今天会议想要逐步讨论这几项问题，然后最后我们要确认什么结论？ 只需要一个很简单，可能不超过一分钟的说明，但这个简单动作有两个效果。 虽然会议中不一定能阻止喜爱天南地北聊天的人，但起码我们有个名正言顺的理由可以拉回讨论，例如「让我们先回到我刚刚说的下一项重点」，大家心中也有个底，容易接受被打断。 并且这样可以有效先暂缓抱持着疑惑的人，防止他们太快提出现在还不能解决的问题讨论，这会让会议失速失焦。让他们知道等一下会讨论到那个问题，而现在先解决这个问题，并且现在这个问题，有助于解答等等那个难题。 5. 事先做好会议笔记 当然，我们都会做会议笔记。 但我有一个习惯，就是会在「开会前」先做好会议笔记，也就是先把我要讨论的问题清单、我的解答与想法，都先做好笔记，然后才去开会。那么会议时要做什么笔记呢？ 我的会议笔记主要在记录：接下来我要做什么应变，下一个接续讨论的问题要不要调整？ 因为基本的重点问题与答案，我可能会议前都做好笔记了。这时候会议中的笔记其实主要聚焦在让接下来的会议更加高效率的方法，我听到对方提到什么事情，接下来我要提出什么回应或询问？接下来要怎么调整流程会让讨论更顺畅？ 6. 最后确认一次所有结论 当会议结束，大家对于这次会议其实已经讨论了后面，忘了前面。这时候我会习惯重新说明一次每个问题的结论，不用超过一分钟，但可以有很多好处。 说明一次会议结论，让大家确认是不是每个结论都没问题，也让大家快速对这次会议有了整体概念。 当然，最好能在会后，立刻把这次结论 mail 给大家一份。 7. 讨论接下来每个人的下一步行动 一次会议可能讨论了一整个项目的流程，对每个人来说都是长期而庞大的工作，但这样的会议回去后，不一定能立刻推动项目的进行。 所以我还有最后一个习惯，就是在说明完这次会议的所有结论后，我会问大家，那么接下来我们每个人的下一步行动是什么呢？可能是 Esor 要列出大纲、 A 要拟出合约、 C 要把会议纪录发送给相关人并收集回馈。 我习惯在会议最后，跟对方确认回去后「立刻可以做」的行动是什么？如果不是立刻可以做的，就要设定一个近期检查时间。 透过上面几个会议习惯，在我的经验里，更容易创造高效能的会议，让会议进行得更快速，在准确的时间结束，并且会议之后会真正产生一些有效的行动。 -- 本文转贴自：电脑玩物 ( 原文标题：高效能会议的七个习惯，不能只是开会前准备资料而已 )
December 7, 2023
远程工作社交只有一个人怎么做？7 个方法让你再也不当边缘人
当我开始远程工作，大多时间都是一个人，不管是在家工作还是边旅行边工作，除非是讲电话或视频会议，不然几乎一整天都不会和真人讲到话，也因此远程工作社交成为我必须要好好关注的一件事情，不然我很容易耐不住寂寞 XD 。 随着远程工作愈来愈盛行，我也开始发现有愈来愈多人有这样的困扰，所以这篇文章我会来和你分享有哪些远程工作者可以进行社交的方法和平台，让你即使身边没有了同事，还是可以交到新朋友，扩大自己的人际网络。 远程工作社交的方法有哪些 1. 到 Co-working Space 工作 co-working space 中文是共同工作空间，通常会由某个公司或团体租下一栋大楼，然后把里面打造成适合工作的空间，有适合各种人数和需求的独立办公室，也有公开的公共空间，大部分都是需要付费的，不过有些也会有参观日让你「试工作」看看。 对我来说， co-working space 一直都是个很容易认识人的地方，你可以携带自己的名片，搞不好就有机会认识到很厉害的人，产生意想不到的合作机会，想知道你所在的地方有没有 co-working space ，可以 Google 「共同工作空间 + 你的所在地」，或是参考下面几个平台： WeWork ：适合在美国的人或是四、五人的新创公司，月租不便宜，基本上都是 300 美金起跳。不过里面的设备豪华、应有尽有，根本可以当家住了！ Workfrom ：我最爱用的网站之一，可以选择「开很晚」、「不吵闹」之类的 feature ，也可以根据你的位置，在地图上侦测哪间咖啡厅或 workspace 离你最近。 Nomads list ：除了有查询咖啡厅、workspace 的功能外，也有很棒的在线交友、聊天功能，以及入住新国家的 new arrival guideline 。 Meetup ：你在上面可以找到各式各样的免费 & 付费活动，可以依照个人兴趣，分类不同活动，但是台湾目前使用的人并不多。 Eventbrite ：类似 Meetup ，但付费居多，也有贩卖剧场、演唱会的门票，比起一群人一起相约社交，这个平台比较能找到工作坊、演讲、课程之类的活动。 2. 约人一起到咖啡厅工作 你可以上脸书搜寻到很多类似「台湾人在美国」、「台湾人在新加坡」、「在法国工作的台湾人」的社团，当你在边旅行边工作的时候想找人聊聊天，这些社团就是很好找到朋友的方式。 上去社团发个文，说明你现在在哪里？会待多久的时间？搞不好就会有人留言回复，你们两个就可以立刻约去咖啡厅一起聊天、一起工作，这也是我非常喜欢的做法，也因为双方都已经在在线主动联系过了，实际见面的时候就会比较不尴尬，交友的压力也会小一些。 3. 主动和在咖啡厅工作的人闲聊 你也可以把它想成是一种搭讪，在美国，大家都很习惯跟陌生人说话，只要稍微闲聊几句，马上就可以知道彼此的工作、兴趣、住的地方等等，成功深交的机率也大幅提升，甚至之后再约出来一起郊游、一起工作也是很有可能的。 但对于害羞的台湾人来说，虽然需要一点厚脸皮，但也绝对是个值得尝试的方法，如果你不知道要怎么开头，可以先默默的观察对方在计算机上正在做什么事情，手上正拿着什么物品，或是简单观察周围的环境，这些都是很好的切入点，让你跟对方快速展开话题。 4. 在社团上交同工作性质的朋友 如果你比较想认识的是工作上的朋友，最好还是跟自己同样的工作性质的，就可以到「LinkedIn」、「Women Who Code Taipei」、「Graphic Designers of LA」、「Photographers in Berlin」，这些职场专门的社团去找工作同好。 这些社团已经帮你做过第一层过滤，只留下跟你的工作性质、职场领域相关的人，当你想要找到适合的合作对象、客户时，这些人都是你可以主动接触的对象，也因为领域、工作性质类似，沟通起来相信会比陌生人还要更容易，也更有针对性。 5. CouchSurfing CouchSurfing 直翻就是去外面旅行时，睡在别人家沙发的一个活动，好听一点的讲法可以说借住一宿，现在有愈来愈多平台在帮忙做屋主和旅行者的媒合，你只要在网上设定条件，都有机会找到适合借住到他家的当地居民，会登录在上面的人多半也喜欢认识新朋友。 除非你借住的那家屋主真的很忙，常常出门工作，不然你通常会有很多机会可以跟屋主聊天、吃饭，甚至是一起到附近的观光景点晃一晃，这时就容易建立出不错的感情，CouchSurfing 结束后也几乎都会保持联络，因为双方都有认真花时间在对方身上。 6. 住进青年旅社或背包客栈 当你去外面旅行，假设不做 CouchSurfing ，你就不免俗的会需要找地方住，这时便宜的青年旅社或背包客栈就是个好选择，在外旅行的人也不会只有你一个，你可能会遇到很多的台湾人或是来自世界各地的外国人。 这时只要像第三点一样，主动找人家闲聊，用周围的事物或是对方正在做的事情来开话题，就很有机会打开人与人之间的连结，如果你不是住这些地方，也应该会有 lobby 、交谊厅、餐桌或工作空间，也都有机会促进聊天，想认识朋友，就不要再把自己关在房间里了。 7. 参加线下讲座或工作坊 如果你想找的是喜欢学习的朋友，那来参加线下讲座绝对是最快的方法，要知道，现在很多人离开学校后就不再继续学习了，会在忙碌的工作与日常生活中特别拨时间来参加线下讲座或工作坊的人，相信都有一定的上进心。 如果是参加工作坊，甚至还有可能会有分组活动，这时跟陌生人之间就自动有了话题，透过一起合作完成一件事情，也可以让你们的关系瞬间加温喔！ 在台湾的远程工作社交活动 刚刚我们讲了六种你可以尝试远程社交的方式，但大多都是适合用在美国，或是台湾以外的地方，假设你是一个只会待在台湾的远程工作者，我额外整理了三个台湾特别活跃，可以找到许多活动来社交的方式。 1. ACCUPASS 活动通是目前我所知道，在台湾十分知名的活动售票网站，上面的活动有免费的，也有付费的，付费的价格看活动规模而定，但依照我自己参加过的经验，也不乏很多免费、小额，但内容却十分丰富的优质活动，活动种类也是非常的多，台湾各地都有。 在 ACCUPASS 线下讲座和在线课程特别多，如果你是热爱学习的人，优先来这边找活动通常都不会失望，更新速度也挺快的，交友、学习一次涵盖。 ( 点此前往 ) 2. Facebook event 脸书上的活动数量也是不可小觑，你可以在这边找到各式各样的活动，只要设定好类别、地点、举办时间等条件，就能够立刻列出所有你可能可以参加的活动。 但 Facebook event 的缺点就是活动信息写得比较少，你需要额外点到官网或是举办者附上的相关连结才能更清楚更多的信息和报名方式，据我的观察， Facebook event 上面的志工活动比较多，如果你比较喜欢当志工的话可以优先参考。 ( 点此前往 ) 3. Remote Taiwan 远程工作 这是我目前看过全台湾最棒的远程工作者交流社团，上面时不时会有办相关讲座、彼此分享远程工作者的心得、或是远程工作的最新趋势，你可以在上面多跟大家多多互动，主动跟别人互相认识。 如同上面第四点所提到的，这边已经帮你筛过一轮了，要找到同样对远程工作有共鸣的人一起交流应该不难，剩下的就看你怎么聊啰~ (点此前往 ) 远程工作社交，你有一部份的责任 我现在最主要的方式还是去咖啡厅工作，我在咖啡厅遇见过很多人，有些聊得非常开心，却再也没有见过下一次面；也有遇过只见了几分钟，马上留下电话，后来用讯息聊天却意外合拍的人，我认为能不能变成朋友，是需要天时地利人和的。 天时地利我们无法掌握，但人和我认为我们起码可以掌握一半的责任，也就是我们要主动去连结别人，剩下的一半我们也不能控制，就看对方接不接球，重点是在社交的时候就放轻松，不需要带有太多目的，以「了解对方」为主要聊天的方向。 我相信人类的快乐和健康的社交绝对是成正比的，适度地与其他人交流，会有助于你的身心健康，认识来自世界各地的人，未来到哪都可以被照应，这也是一边旅行一边工作最棒的事情之一，希望今天的分享有帮助到你。 -- 本文转贴自：理想生活设计（原文连结）
December 5, 2023