2023 年，Notion 2.30 更新，官方根據企業團隊用戶的研究觀察，推出了全新的「團隊工作用模版」——Notion Project。

甚至為此全面更新了品牌標語：Your wiki, docs & projects Together.

透過強調知識庫（wiki）、文檔（docs）、專案（projects）還有整合（Together）的這些關鍵字，告訴我們 Notion 的核心功能是這些資料的彼此關聯，在一個工具內快速看到、方便找到、有效取用所需資料。

實際將這套 Notion Project 引入團隊協作一個多月後，我會說 Notion 非常聰明地避免掉了「太過自由，以致於無所適從」的學習門檻過高的困擾，也透過提供一套完整的工作管理系統，解決許多企業團隊難以導入 Notion 的原因；另外，從官網的標語更新，也能察覺到他們想正式脫離「筆記工具」（完全沒有提到 note-taking）的用戶認知，而是用於「工作＆專案管理」的生產力工具。

怎麼開始免費使用 Notion Projects？

以往在 Notion 進行工作任務管理時，需要自己花大量時間規劃構建、篩選、排序。

現在直接套用 Notion Project，你不再需要從零開始建立規則，可以直接利用 Notion Template 快速的搭建專案管理的頁面，它也會自動幫你做好幾種常用的檢視模式。

在 Notion 的免費版本就能使用 Notion Project 的功能，直接使用 Page Template（新建頁面後，點擊 Template 模版），或者在左側功能欄的最下方（圖一），選擇 Template，就能使用模版庫，叫出整個 Notion Project 系統：

【官方英文模板一鍵領取】

Notion 根據研究大多數團隊的需求，提供了一整套基礎的工作管理系統，包含專案項目（Project）、任務行動（Task）、任務週期（Sprint）、會議記錄（Meeting）、團隊知識庫（Wiki），只不過是全英文的，也有很多團隊執行會需要的小細節沒有被注意到 😅（中文化的優化模版，我在文末會提供）。

Notion Project 帶來的改變、優勢特色？

2023 年 8 月我剛好有場企業內訓，發現一般公司如果沒有專案管理系統，無論是老闆或主管，還是職場工作者，每次要查找資料，都是直接在 LINE 群喊人，弄得大家整天無法專心工作，時間／精力分配是：

• 📂 20% 時間在找檔案（使用 Google Drive，但因為沒有規範，每個人不一定會上傳建檔，大多都是放在自己的電腦中）
• ⏳ 30% 時間開會（沒有共同的任務系統，大家很難知道彼此的執行狀況、遇到什麼問題，只好一直開會來確認，或者走過去拍肩膀打擾，中斷專注）
• 🤖 30% 時間做重複的事（沒有共同的資料庫和文檔，經驗無法累積，遇到新的事情只好再來一遍）
• 🤯 20% 時間，才能做真正有價值、有產出的事

除了分散在太多的工具，無法順利讓專案、任務、會議文檔、人員和行事曆相互關聯，不僅是同一專案零散的問題，長久下來也會演變成工作流破碎，協作成本大幅提高。

現在你可以試著使用 Notion Project 直接將團隊所需的工作管理一次性整合，它也會自動幫你做好幾種常用的檢視模式。

特殊機制：防誤刪設計、內建多種檢視方式

為了保護工作系統的完整性，方便大家上手，Notion Project 犧牲了一些「自由度」，避免有人破壞到系統的關聯，所以將關鍵的資料庫功能鎖起來，無法刪除更改，例如圖一 Project 到 Task 的關聯（Relation）。

還有（圖二）的資料庫檢視方式建議，系統將常見的 View 預設在（+）內，就不用再自己去從 0 到 1 去調整 Filter、Sort 和 Layout 了！

全遠距團隊怎麼使用／優化 Notion Project？

我們團隊一開始因為人數少、分配下去的專案任務也相對簡單直覺，不需要建立一個共同工作台，只有一個團隊的共同文檔庫，例如會議記錄、WIki。個人的任務就放在每個負責人自己的工作台，裡面有他個人的待辦任務庫。

但隨著人數增多、專案項目越來越複雜，我們發現需要個「一體式」的共用專案和任務區，才能讓我們有效減少會議、不需要在不同 Pages 頻繁切換、迷路，也能更清楚每一個人的工作狀態（每個任務的 Working Hour？在等誰而無法前行？明確的優先級別……等），所以我們決定引入 Notion Project，並透過一個月的使用期，逐步將原有的官方模版，優化成「非開發的全遠距、綜合專案性質團隊」的樣子。

接下來，我會先以 2 個工作流來演示，我們是怎麼使用並將原版 Notion Project 進行刪減、優化的？

分別是我日常工作的「Task 任務行動庫」的使用方式，以及讓所有工作者最頭疼惱人的「會議文檔」，我們是怎麼優化讓一週只需要開 1 次不到 1 小時的會議？讓你用我們的「工作流程和原則」來認識這套系統。（文末也會提供模版 👇🏼）

最後補充 Notion Project 系統上的兩個一般人可能不太熟悉的模塊（Wiki＆Sprint）使用方式，我們是怎麼讓工作進度可視化、幫助團隊更有效地管理自己的時間與精力、沉澱可複製再次使用的經驗？

準備好了嗎～那我們開始囉 🤘🏼！

一、建立不同用途的任務檢視方式

先講講我對於整個 Notion Project 的兩個主要資料庫定義：

• 專案項目庫（Project）：是我們的作品／產品（能有數值指標的專案，至少需要追蹤一季或半年），階段性的知識＆數字累積在這，能長期使用的智慧則是沉澱到 Wiki。
• 任務行動庫（Aciton）：單一負責人負責的具體任務，可進一步細分為子行動（至多兩層）。Deadline 由行動負責人自己分配，必須在團隊共識會上安排的 Sprint 內；Backlog 為沒有截止日的點子，等待下一次會議或未來分配。
• 一個專案項目會有多個任務行動，所以這兩個資料庫是互相關聯的。

原版的 Project 還有設定子 Project，這我認為會讓專案項目庫過於複雜，所以精簡掉；原版的 Task 只有一個「By Project」的檢視，讓你能用專案的視角來看任務的執行狀況，但不夠我們使用，所以我們多新增了不同用途的任務庫檢視方式：

｜原版

只有「根據專案的檢視方式」不夠我們使用；裡面的 GitHub 欄位我們不是開發團隊也用不上，所以刪除。

｜Mine（自己的任務）

這個檢視方式（1）的需求是：「我想要一鍵看到『跟我有關、未完成的任務，並按照截止日與優先級由上往下排序』」

所以我設置了一個，根據所點擊的人（3），呈現出屬於這個人的任務，並按照上述的排序（2），而且只呈現「正在執行、還沒開始執行」的任務，不會顯示已完成的（4）。

幫助所有夥伴能一鍵瞭解自己的任務狀況。

｜工作任務時數

除了看到自己的，我也希望能看到團隊中的每一個夥伴的工作任務狀態，所以我們新增了「針對個人」的檢視，用來：

看到這位夥伴完成的任務（2）行動中，花了多少工作時數（3）。我們團隊是超過 0.5 hr 就要記錄，也因為有記錄，每個月的個人 1 on 1 Review 中，能從這些數據中去評估有什麼優先級 Low 的任務卻花了太多時間，可能要刪減任務，或者用更聰明的方法解決。畢竟每一個人的時間資源運用，代表著整個團隊的生產力。 也可透過篩選時間區間（Sprint），讓我們快速知道這位夥伴的這個月的「工作完成狀態」＆「工作時數總計」。

二、會議是行動指南：80% 無聲溝通 + 20% 實時對齊

任何團隊，應該要做的是「減少會議、專注行動」，但不是完全消除會議，而是讓會議真正有效達到「行動指南」的目的，而不是消耗時間精力的惱人事項。

所以我們打造了一份「會議模版」，裡面放置了 5 個資料庫檢視，是使用 /view 將不同的資料庫整合在一塊檢視，只需要點擊 Tab，可直接查看：「未完成的 Task」、「雙週任務時數、達成狀況」、「本週行事曆排序優先級」、「專案數值指標變化」、「上週完成任務檢視」

💡 我們每週會有一次 1 小時的線上對齊會，主要解決的問題是：

1. 專案是否有進度落後、卡住的狀況？（查看 Due 檢視 → 負責人回報、大家共同分析原因）
2. 任務的完成度？給予的時間是否相互匹配？（查看 Sprint 檢視 → 瞭解本週完成度、Working Hour 和資源分配）
3. 每位團隊成員前進的方向是否正確？（查看 Calendar 檢視 → 核對任務優先級的正確性）
4. 會後行動，目標拆分是否足夠明確？（SMART 原則 → 會後自行在 Task 新增任務卡片）

以上是我們利用每週一次會議快速對齊，其餘時間則是用 Notion 與 Discord 回報工作進度、即時討論。

｜會議模版

透過這份簡易又完整的會議文檔範本，能讓我們在每週線上會議開始前，先用文檔協作，大約有 80% 的事項能直接用文字確認，因為 Notion 可以針對每一個 Block 進行 Comment，討論的顆粒度很細緻。

使用 /view 將不同的資料庫整合在一塊檢視，這些都是當週的進度，是傳統會議最浪費時間的元素，大家只要先看過，有問題在文檔中先用文字提出，能文字、非同步解決的東西，就不需要佔用會議時間。

｜AI 會議摘要

這是我們會議資料庫的一般 Table 檢視＆Notion AI 摘要會議記錄。

｜請假用／勿擾時段

這個檢視是讓團隊夥伴能直接點擊、拖拉，就能建立請假時段。

因為我們是全遠距團隊，如果你哪一天的哪個時段有事外出、不想被打擾，透過這個檢視快速建立，我們就會知道這個時候找不到人是正常的。不頻繁打擾，是遠距團隊的溫柔 🥰。

三、專案（Project）與知識庫（Wiki）的差異？

• Wiki：不受時間跟年份影響的長期知識、行動指南（我有寫過一篇 Notion Wiki 介紹）
• Project：特定週期內（通常是半年、一年）的特化 SOP，知識沉澱中繼站

舉例：Notion 模版商店 3.0（Project）中，寫的是 Notion 模版商店 2023 年的經營作法、累積的 Know-how。每一段時間（通常是一個月或一個季度）梳理並沉澱這些 Know-how 到 Wiki，讓 2024 以及往後的模版商店經營都能參考運用。

我們再用一個新員工加入團隊的閱讀順序，更能瞭解其中差異：

先閱讀：Wiki（瞭解團隊做事方法、行為底線、各個專案的 SOP） → Project（瞭解當前年度目標與資源分配，以及怎麼使用 Wiki 來解決面對的難題挑戰）→ Task（個人行動認領）

四、Sprint：以雙週為單位衝刺進度，定期盤點工作時數和達成率

Sprint 是敏捷開發常用的模塊，直譯是「衝刺」，在 Notion Project 裡我們可以將 Sprints 理解為：

與任務相關，做為一個容器來組織工作時間。

Sprint 的好處在於：讓你可以區隔「現在」與「未來」的任務，專注在當前目標避免分心。

以上圖為例，我們團隊目前的用法是，以兩週為週期來做衝刺與回顧，：

1. 每月團隊共識會時，會分配每一個任務的 Sprint，例如【文章】PAI 系統這個任務是屬於 Sprint 3。
2. 行動負責人自行分配 Deadline，必須在 Sprint 內。
3. 若要臨時更動任務的 Sprints，請找專案負責人到大群詢問，不能自行更改。

這樣一來，能確保團隊成員的任務自主性，也能確保任務會在該週期內完成，如果提前做完，按照遠距專案小組的文化，就能提前放假 🥳，比起傳統職場被綁在辦公室來說，更鼓勵大家用把效能提高提前把任務做完！

至於 Backlog，則是尚未分配 Sprint 和截止日的點子，等待下一次會議或未來分配。

💡另外若有些任務在當前 Sprint 內無法完成，Notion 也是有一個功能，能一鍵移動所有上個週期的任務到下一個 Sprint：

中文優化版的 Notion Project 模版領取

我將我們團隊整份的中文化、優化版的 Notion 團隊工作、專案管理系統打包成一個模版，放在下方連結內，如果你需要一個完整能有效追蹤團隊工作進度、減少會議時間，不再檔案管理上迷失方向，建議你收藏這個模版，相信能省下你自己建置的 10+ 個小時，並且真正升級團隊的工作生產力：

🎁 結帳時輸入「NProject200」，即可獲得限量的 200 元折扣碼！

個人知識任務管理系統 PAI？

如果你有參加過我們的 Notion 線上訓練營，會知道我有基於 PARA 這套系統，重新優化、提出一套我認為更適合現代人的【PAI 個人知識＆任務管理系統】。

除了簡化了 PARA 又多又繁雜的資料庫，只剩下 3 個（專案項目、行動任務、外部資訊箱），捨棄 GTD 一堆無效的資料夾標籤，留下收集箱和一個任務一張卡片的原則，最後再把 TTL 生產力日記整合進去，讓寫日記時能一眼看到自己今天完成的任務和行動，不再需要空想。

我近期會找時間再來把 PAI 系統也寫成文章，或者拍成影片教學。

基本上只要熟練這兩套系統（多人團隊 Notion Project、個人應用 Notion PAI），你可以說是完整掌握 Notion 的精髓核心了，真正將人生放進 Notion 裡 🤘🏼。

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本文轉貼自：雷蒙三十（原文連結）

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